時間管理培訓

1、 盛年不重來，一日難再晨，盛年不重來，一日難再晨， 及時當勉勵，歲月不待人。及時當勉勵，歲月不待人。 陶淵明陶淵明 凡是在事業(yè)上有所成就的人，凡是在事業(yè)上有所成就的人， 無一不是利用時間的能手。無一不是利用時間的能手。 華羅庚華羅庚 放棄時間的人，時間也會放棄他。放棄時間的人，時間也會放棄他。 莎士比亞莎士比亞 你熱愛生命嗎？那么別浪費時你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構(gòu)成生命的材料。間，因為時間是構(gòu)成生命的材料。 富蘭克林富蘭克林 時間是最為寶貴的資源，如果時間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時間，便什么都不能我們不能管理時間，便什么都不能管理。管理。 彼得彼得 杜拉克杜拉克 小實

2、驗小實驗道具：道具：鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，細沙一堆，水一罐。細沙一堆，水一罐。方法：方法：把以上物品裝進鐵桶。把以上物品裝進鐵桶。提問：提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎如果請你做這個實驗，你將會按怎 樣的順序把以上物品裝進鐵桶？樣的順序把以上物品裝進鐵桶？ 什么是時間管理什么是時間管理概念概念 由于時間所具備的基本特性，所以時間管由于時間所具備的基本特性，所以時間管 理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而 進行的進行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何減。所探索的是如何減 少時間浪費，以便有效

3、地完成既定目標。少時間浪費，以便有效地完成既定目標。結(jié)論結(jié)論通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。 案例分析案例分析 有效時間管理的五個步驟有效時間管理的五個步驟l 明確你的價值觀明確你的價值觀l 確定你的目標確定你的目標l 對你的目標按優(yōu)先級別排序?qū)δ愕哪繕税磧?yōu)先級別排序l 明確你的任務明確你的任務l 對任務按優(yōu)先等級排序?qū)θ蝿瞻磧?yōu)先等級排序 時間管理的步驟時間管理的步驟價值觀價值觀金錢金錢權(quán)利權(quán)利自我實現(xiàn)自我實現(xiàn) 價值觀價值觀l 健康健康看牙醫(yī)、洗澡等看牙醫(yī)、洗澡等l 家庭家庭給家里打電話等給家里打電話等l 社交社交買禮物、回信、參加聚會、拜訪朋友等買

4、禮物、回信、參加聚會、拜訪朋友等l 生活生活準備燭光晚餐等準備燭光晚餐等l 工作工作準備簡報等準備簡報等l 學習學習聽一場講座等聽一場講座等 價值觀、目標與任務價值觀、目標與任務 優(yōu)先級綜合分析優(yōu)先級綜合分析 四象限坐標圖四象限坐標圖重要度緊迫性A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫 請運用四象限方法排列你的工作：請運用四象限方法排列你的工作：緊急緊急不緊急不緊急重重要要A（碎石型的事務）（碎石型的事務）l危機危機l急迫的問題急迫的問題l有期限壓力的計劃有期限壓力的計劃B（石塊型的事務）（石塊型的事務）l發(fā)掘新機會發(fā)掘新機會l規(guī)劃規(guī)劃l改進產(chǎn)能改進產(chǎn)能l建立伙伴關(guān)系建立伙伴

5、關(guān)系l防患于未然防患于未然不不重重要要C（細沙型的事務）（細沙型的事務）l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、電話的處理某些信件、文件、電話的處理l某些會議的出席某些會議的出席l某些必要而不重要的會議、活動某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務）（水型的事務）l一些可做可不做的雜事一些可做可不做的雜事l一些不必要的應酬一些不必要的應酬l有趣的活動有趣的活動 四個象限的四個象限的4D原則原則 1 1、我們的問題在哪里、我們的問題在哪里時間的浪費時間的浪費電話干擾，陪同煲粥電話干擾，陪同煲粥會而不議，議而不決會而不議，議而不決不速之客，禮節(jié)陪聊不速之客，禮節(jié)陪聊回復信件，斟字酌句回復

6、信件，斟字酌句外部客觀的低效率，如：外部客觀的低效率，如：A A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等）、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等） B B、餐飲服務、餐飲服務 C C、社會化程度、社會化程度 1 1、我們的問題在哪里、我們的問題在哪里時間的浪費時間的浪費某項調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果某項調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）（天）睡睡 眠眠 8.058.05小時小時用用 餐餐 1.311.31小時小時瑣瑣 事事 0.550.55小時小時工工 作作 7.347.34小時小時交交 際際 0.390.39小時小時 休休 息息 0.450.45小時小時娛娛 樂樂 0.310.31小時小時上下班交通上下班交通 0.730.73

7、小時小時讀書報雜志讀書報雜志 0.420.42小時小時處理家務事處理家務事 0.260.26小時小時興趣的工作興趣的工作 0.370.37小時小時音樂或電視音樂或電視 2.512.51小時小時 與朋友聊天與朋友聊天 1.111.11小時小時 1 1、我們的問題在哪里、我們的問題在哪里時間陷井時間陷井情不自禁情不自禁事必躬親事必躬親過分客套過分客套例行公事例行公事猶豫不決猶豫不決漫不經(jīng)心漫不經(jīng)心碌碌無為碌碌無為 國外學者對某跨國公司總部人員國外學者對某跨國公司總部人員的的跟蹤調(diào)查顯示：跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每管理人員平均每8分鐘被打擾一次；分鐘被打擾一次；業(yè)務系統(tǒng)的管理人員平均每周花在業(yè)務系

8、統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于會議上的時間不少于10小時；小時；行政管理人員每周會議行政管理人員每周會議20小時。小時。心理學家指出：心理學家指出：恢復思路平均時間為分鐘恢復思路平均時間為分鐘 日本學者關(guān)于時間浪費的調(diào)查日本學者關(guān)于時間浪費的調(diào)查 “人們一般每人們一般每8 8 分鐘會收到分鐘會收到1 1 次打擾，每小時大約次打擾，每小時大約7 7次，次，即每天即每天50506060次。平均每次打擾大約是次。平均每次打擾大約是5 5分鐘，總共每天分鐘，總共每天大約大約4 4小時，也就是小時，也就是50%50%。其中約。其中約3 3小時的打擾是沒有意義小時的打擾是沒有意義或者極少有價值

9、的。同時或者極少有價值的。同時 人被打擾后重拾原來的思路至人被打擾后重拾原來的思路至少需要少需要3 3分鐘，每天就是分鐘，每天就是2.52.5小時。小時?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為時間損失約為5.55.5小時，按小時，按8 8小時工作制算，這占了工作時小時工作制算，這占了工作時間的間的68.7%68.7%。 時間管理的原則時間管理的原則時間進度表制定原則時間進度表制定原則實際花費的時間總比預計的長實際花費的時間總比預計的長突發(fā)性事件應付原則突發(fā)性事件應付原則為突發(fā)事件預留處理時間為突發(fā)事件預留處理時間日常性事

10、務維護原則日常性事務維護原則做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎工作做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎工作時間被占用說不原則時間被占用說不原則過度熱心腸者的良藥過度熱心腸者的良藥 3 3、走出觀念上的誤區(qū)、走出觀念上的誤區(qū)“缺我不可缺我不可”的潛理念的潛理念事必躬親的諸葛亮事必躬親的諸葛亮導致操勞過度的高管人員導致操勞過度的高管人員推遲決策會提高決策質(zhì)量推遲決策會提高決策質(zhì)量借口借口“需要更多的事實需要更多的事實”只要授權(quán)就可節(jié)約時間只要授權(quán)就可節(jié)約時間相關(guān)人員能力不足相關(guān)人員能力不足無效授權(quán)或授權(quán)失控無效授權(quán)或授權(quán)失控 走出觀念上的誤區(qū)走出觀念上的誤區(qū)高效率就是高效益高效率就是高效益快就一定好嗎？快就一定好嗎

11、？方向錯誤和方法不當方向錯誤和方法不當鑒別問題比進一步解決問題容易鑒別問題比進一步解決問題容易想明白了再行動想明白了再行動找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素管理上有捷徑可走嗎？管理上有捷徑可走嗎？ 時間管理的八大法寶時間管理的八大法寶樹立時間價值觀樹立時間價值觀理念變革理念變革結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化組織前提組織前提工作環(huán)境工作環(huán)境“”準備工準備工作作工作的計劃性工作的計劃性目標管理目標管理分清工作輕重緩急分清工作輕重緩急優(yōu)先級優(yōu)先級并行串行的兼顧性并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學統(tǒng)籌學工作任務轉(zhuǎn)移工作任務轉(zhuǎn)移授權(quán)與借力授權(quán)與借力學會說學會說“不不” 拒絕的學拒絕的學問問 時間管理

12、時間管理SMARTSMART原則原則讓目標達到讓目標達到SMARTSMART標準標準 四象限原則四象限原則關(guān)注重要且緊迫的第二象限關(guān)注重要且緊迫的第二象限 韻律原則韻律原則保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào)保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào)流程優(yōu)化精簡原則流程優(yōu)化精簡原則分析流程，減少多余環(huán)節(jié)分析流程，減少多余環(huán)節(jié) 案例案例：時間管理：時間管理韻律原則韻律原則“韻律原則韻律原則”包括兩個方面的內(nèi)容：包括兩個方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如性不強的溝通方

13、式（如e-maile-mail），要適當?shù)呐c），要適當?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等；上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。 1 1、提高你的時間管理技能、提高你的時間管理技能做個時間管理的高手做個時間管理的高手學會從事務型工作中解脫出來學會從事務型工作中解脫出來有效地計劃與安排自己的時間有效地計劃與安排自己的時間找到節(jié)約時間的措施找到節(jié)約時間的措施學會積零成整學會積零成整 實行交叉實行交叉“輪作輪作”提高提高“復種復種”指數(shù)指數(shù) 整批使用時

14、間整批使用時間應付意外事件應付意外事件 分身有術(shù)分身有術(shù) 2 2、應該記住的、應該記住的2020條實用方法條實用方法準備之一：長期準備（準備之一：長期準備（4 4）購買工具書購買工具書/ /增加知識儲備增加知識儲備/ /提高能力提高能力訓練你的快速閱讀能力訓練你的快速閱讀能力把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣 凡事預則立，不預則廢。凡事預則立，不預則廢。 2 2、應該記住的、應該記住的2020條實用方法條實用方法準備之二：臨時準備（準備之二：臨時準備（5 5）明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序?qū)⑾嚓P(guān)的

15、工作列在一起將相關(guān)的工作列在一起把工作計劃放到隨時可見的地方把工作計劃放到隨時可見的地方每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘做好正式工作前的準備工作做好正式工作前的準備工作 2 2、應該記住的、應該記住的2020條實用方法條實用方法要培養(yǎng)的好習慣（要培養(yǎng)的好習慣（7 7）利用各種裝備如電話利用各種裝備如電話/ /信件等節(jié)省時間信件等節(jié)省時間把最困難的事放在效率最高的時候把最困難的事放在效率最高的時候利用零碎時間處理例行性事務利用零碎時間處理例行性事務午餐或下班前開會效率最高午餐或下班前開會效率最高/ /避免上午開會避免上午開會休息片刻休息片刻/ /伸個懶腰伸個懶腰/ /沖杯

16、咖啡沖杯咖啡/ /茶茶/ /其他飲料其他飲料報刊放在晚上看報刊放在晚上看每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顧與總結(jié)回顧與總結(jié) 2 2、應該記住的、應該記住的2020條實用方法條實用方法與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應變能力（與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應變能力（4 4）站著接待一向健談的來訪者站著接待一向健談的來訪者從不主動閑聊從不主動閑聊/ /盡量回避來閑聊者盡量回避來閑聊者管理電話：主動撥號管理電話：主動撥號/ /與被動接聽與被動接聽如遇瑣事纏身能快速擺脫如遇瑣事纏身能快速擺脫3 3、經(jīng)理人員的時間管理、經(jīng)理人員的時間管理抓大放小抓大放小/ /充分授權(quán)充分授權(quán)4 4、秘書人員的時間管理、秘書人員的時間管理認清自己

17、的角色和職責認清自己的角色和職責 、樹立時間價值觀樹立時間價值觀 首先解決思想認識問題首先解決思想認識問題人的行動是受思想支配的人的行動是受思想支配的思想方法決定行為模式思想方法決定行為模式牢固樹立時間的價值觀牢固樹立時間的價值觀時間就是效益時間就是效益時間就是金錢時間就是金錢時間就是生命時間就是生命牢記魯迅先生的話：牢記魯迅先生的話：時間是組成生命時間是組成生命的材料，浪費別人的的材料，浪費別人的時間，其實是無異于時間，其實是無異于謀財害命的。謀財害命的。 工作環(huán)境工作環(huán)境“”不同層次員工的準備工作不同層次員工的準備工作金領(lǐng)高管的準備工作金領(lǐng)高管的準備工作 、整體工作目標、階段性工作規(guī)劃、整

18、體工作目標、階段性工作規(guī)劃 、下級狀況備忘錄、用好秘書這個幫手、下級狀況備忘錄、用好秘書這個幫手白領(lǐng)階層的辦公室白領(lǐng)階層的辦公室“” 、工作計劃表、常用文件及工具書、工作計劃表、常用文件及工具書 、柜子及辦公室桌清理、相關(guān)人員通訊錄、柜子及辦公室桌清理、相關(guān)人員通訊錄藍領(lǐng)員工的作業(yè)現(xiàn)場管理藍領(lǐng)員工的作業(yè)現(xiàn)場管理 日常價值法控制時間日常價值法控制時間工作中的現(xiàn)象工作中的現(xiàn)象我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些人和事都需要你耗費時間來處理。人和事都需要你耗費時間來處理。你將如何應對？你將如何應對？是堅持一貫的做法，還是依據(jù)本能的反應？是堅持一貫的做法，還是依

19、據(jù)本能的反應？通常的表現(xiàn)通常的表現(xiàn)有明確標準的，快速決斷有明確標準的，快速決斷沒明確標準的，依據(jù)直覺感受沒明確標準的，依據(jù)直覺感受 浪費時間的大敵浪費時間的大敵工作目標不明確工作目標不明確你為什么工作你為什么工作 你要達到什么目的你要達到什么目的工作沒有計劃性工作沒有計劃性工作千頭萬緒工作千頭萬緒 眉毛胡子一把抓眉毛胡子一把抓被動工作和生活被動工作和生活跟著感覺走跟著感覺走 2 2、時間管理第一法則、時間管理第一法則目標管理與工作的計劃性目標管理與工作的計劃性工作方法三段論工作方法三段論目標目標方法方法行動行動計劃計劃 計劃是計劃是從目標到從目標到方法的橋方法的橋梁梁 3 3、明確工作目標、明

20、確工作目標怎樣制定工作計劃怎樣制定工作計劃年度計劃年度計劃季度計劃季度計劃月度計劃月度計劃周計劃周計劃每天工作任務每天工作任務工作計劃表要素：工作計劃表要素： 序號序號 任務內(nèi)容任務內(nèi)容 擬完成時間擬完成時間 相關(guān)責任人相關(guān)責任人 檢查監(jiān)督人檢查監(jiān)督人 備注備注 目標體系的目標體系的SMARTSMART原則原則 S S-Specific -Specific 具體，不能籠統(tǒng)；具體，不能籠統(tǒng)； M M-Measurable -Measurable 可度量，可度量， A A-Attainable -Attainable 可實現(xiàn)，指付出努力的情況下可實現(xiàn)，指付出努力的情況下 可以實現(xiàn)，避免過高或過低的

21、目標?？梢詫崿F(xiàn)，避免過高或過低的目標。 R R-Realistic -Realistic 現(xiàn)實性，指目標是實實在在的。現(xiàn)實性，指目標是實實在在的。 T T-Time bound -Time bound 時限，完成目標的期限。時限，完成目標的期限。 “8080、2020”法則法則運用運用先做最重要的事情先做最重要的事情 你知道你知道圓的面積占圓的面積占正方形面積正方形面積的多少嗎？的多少嗎？ 你知道去掉你知道去掉圓的面積正方圓的面積正方形面積還剩下形面積還剩下多少嗎？多少嗎？結(jié)論：結(jié)論：做重要的少數(shù)事情做重要的少數(shù)事情 工作任務轉(zhuǎn)移工作任務轉(zhuǎn)移學會授權(quán)與借力學會授權(quán)與借力依據(jù)企業(yè)管理的組織原則依據(jù)企業(yè)管理的組織原則遵照公司崗位職責和權(quán)限遵照公司崗位職