優(yōu)秀的行政秘書技能培訓(12月6日)

1、 陳默陳默 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理溝通與協(xié)調(diào)溝通與協(xié)調(diào)秘書時間管理秘書商務禮儀秘書商務禮儀 工作工作 自信自信 成長成長 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默秘書人員由其所服務的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。秘書人員由其所服務的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。如服務于政府機關(guān)的統(tǒng)稱為如服務于政府機關(guān)的統(tǒng)稱為“機關(guān)秘書機關(guān)秘書”，眼務于工，眼務于工礦企業(yè)的統(tǒng)稱為礦企業(yè)的統(tǒng)稱為“企業(yè)秘書企業(yè)秘書”，服務于私人的則統(tǒng)稱，服務于私人的則統(tǒng)稱為為“私人秘書私人秘書”，此外，還有，此外，還有“商業(yè)秘書商業(yè)秘書”、“涉外涉外秘書秘書”等等。等等。同在政府機關(guān)和某種企事業(yè)單位的秘書，則又因其工同在政府機關(guān)和某

2、種企事業(yè)單位的秘書，則又因其工作的內(nèi)容或?qū)I(yè)不同而有更細的劃分。如在政府機關(guān)作的內(nèi)容或?qū)I(yè)不同而有更細的劃分。如在政府機關(guān)中主要從事日常行政工作的被稱為中主要從事日常行政工作的被稱為“行政秘書行政秘書”，主，主要管理機密文件的被稱為要管理機密文件的被稱為“機要秘書機要秘書”，主要從事撰，主要從事撰文擬稿的被稱為文擬稿的被稱為“文字秘書文字秘書”，高等院校的院、系則，高等院校的院、系則有有“教學秘書教學秘書”“科研秘書科研秘書”和和“行政秘書行政秘書”之分。之分。 陳默陳默a 行政秘書行政秘書 他們在機關(guān)或企事業(yè)單位內(nèi)處理函件，收集資料，管理檔案，接待來訪，辦理會務，編制工作程序表；管理辦公室設

3、備、器材、用品和小額現(xiàn)金，購置辦公物品；辦理上司交辦事項，安排上司的會晤差旅事宜等等。 陳默陳默b 公司秘書公司秘書 又稱“董事會秘書”、“執(zhí)行秘書”。他們執(zhí)行董事會決議或董事會指示，監(jiān)督并管理公司財務人事對外聯(lián)絡事務；與公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理保持公務聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)工作；組織董事會，向董事會匯報公司財務、人事等情況，答復董事質(zhì)詢等。 陳默陳默c 通訊秘書通訊秘書 他們普遍服務于政府機關(guān)、社會團體和大中型企業(yè)。其職責是負責辦公室電話電報、電傳、信件等通訊事務；文件的起草打字、謄印編排、校對；記錄上司口述或會議情況，整理錄音，傳遞上司口頭指示和書面指令等等。 陳默陳默 d 技術(shù)秘書技術(shù)秘書 這類秘

4、書人員服務于政府技術(shù)部門或工程技術(shù)公司。他們從事記錄編寫技術(shù)資料、文件、科技合同，繪制圖表，編制技術(shù)項目預算；保管技術(shù)性文稿、圖紙表格等。 陳默陳默e 醫(yī)學秘書醫(yī)學秘書 這類秘書人員服務于醫(yī)院或私人診療所。他們負責與病人約定診療時間、掛號、收費，辦理住院手續(xù)；打印病史資料和醫(yī)療護理記錄；幫助配藥、送藥；負責訂購藥品、醫(yī)療器材和辦公用品等。 陳默陳默 f 法律秘書法律秘書 這是指服務于法院、企業(yè)及社團律師或私人律師事務所的秘書人員。他們負責接待或隨同律師訪問當事人，記錄、整理當事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事務處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其他事務等。 陳默陳默服務的直

5、接性服務的直接性a 秘書工作的內(nèi)容與領導工作是一致的，即領導做什么秘書也做什么；b 秘書做工作幾乎都是領導親自指派直接安排的，秘書也是直接向領導請示、匯報的；c 秘書做工作是直接對領導負責的，其結(jié)果成敗與領導直接有關(guān)。 陳默陳默服務的穩(wěn)定性服務的穩(wěn)定性 很多職業(yè)的服務都有其“業(yè)緣性”和“偶然性”。比如營業(yè)員與顧客之間，一次商品交易完成了，其關(guān)系就結(jié)束。醫(yī)生給病人治療，病人治愈或不 治身亡，其關(guān)系也就隨之斷絕。而秘書與其服務對象之間卻有相對的固定 性。可能是幾天幾個月，也可能長達幾年甚至幾十年，要到秘書自己辭職或被解聘才告結(jié)束。 陳默陳默知識化知識化 秘書以處理書面信息為主要工作內(nèi)容，以辦公室或

6、稱“寫字間”為主要工作地點，以筆墨打印機、復印機、電話電腦等現(xiàn)代工具設備為主要工作手段。秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識為基礎。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于“白領”階層。中高級秘書還被稱為參謀、顧問， 屬于智囊型人物。 陳默陳默年輕化年輕化 從世界范圍采看，秘書隊伍比較年輕，平均年齡為26歲左右，一般為20歲至35歲?？陀^上講，秘書工作繁忙，對腦力、體力要求都較高，尤其是記憶力、靈敏度、準確性等，這些都是年輕人的優(yōu)勢。因此，秘書的職業(yè)年齡比較短，“新陳代謝”也較快。但少數(shù)高級秘書秘書官員或私人秘書除外。 陳默陳默女性化女性化 從世界范圍來看，女性秘書在人數(shù)上占絕對優(yōu)勢。這是由女性的心

7、理素質(zhì)決定的。西方國家的中、初級秘書女性達到90,而高級秘書側(cè)重于調(diào)查研究出謀劃策，側(cè)重于邏輯思維和高科技，工作富于變動和挑戰(zhàn)性，因此男性較多。歐美國家大多數(shù)女性秘書是初級秘書，是“文員”，被稱為“office girl”。 陳默陳默無論是政府機關(guān)、企事業(yè)單無論是政府機關(guān)、企事業(yè)單位或是私人秘書，也無論秘位或是私人秘書，也無論秘書人員的類別或?qū)哟?，其工書人員的類別或?qū)哟危涔ぷ餍再|(zhì)與特征是大體相同的，作性質(zhì)與特征是大體相同的，具有某些共性，或可以說是具有某些共性，或可以說是職業(yè)特點職業(yè)特點 陳默陳默輔助性輔助性 “輔助”是相對于“主導”而言的。輔助，既非主導的，又是與主導密切相關(guān)，相對于主導而

8、存在的。輔助，是指在主導的領導、指揮控制之下，又是從旁幫助主導完成共同的目標。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規(guī)定的任務，實現(xiàn)其預定的目標。 陳默陳默綜合性綜合性 所謂綜合，就是指不同類型不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強的例行性工作，又有臨時的、突發(fā)性工作；既有操作簡易的工作，又有操作復雜的工作。門類眾多、內(nèi)容復雜。 陳默陳默機密性機密性 秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書”，是指物，后來發(fā)展為指人，即“秘密文書工作者”。到了近代，秘書才有了更為豐富更為確切的涵義。但至今仍有人戲言：秘書秘書，姓“秘”名“書”，一

9、離不開秘密，二離不開文書。不管是機關(guān)企業(yè)私人的秘書，其工作內(nèi)容都或多或少地涉及到機要和秘密，或者是個人的隱私。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業(yè)道德。 陳默陳默服務性服務性a 1文書撰寫(上司口述或會議記錄、整理，文件起草修改、潤色等)； 2文書制作(打字、復印、編排、裝訂等)； 3文書處理(收發(fā)、傳遞、辦理飛保管立卷等)； 4檔案管理(歸檔、鑒定、管理、提供等)； 5會議組織(準備、記錄、文件、善后等)； 陳默陳默服務性服務性b 6調(diào)查研究(計劃、實施、分析、研究等)； 7信息資料工作(收集、整理、提供、儲存等)； 8信訪工作(群眾來信來訪或顧客投訴處理等)； 9，接待工作(日常來訪

10、與計劃來訪接待安排、服務等)； 10協(xié)調(diào)工作(政策工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)； 陳默陳默服務性服務性c 11督查工作(政策推行或決議實施的督促、檢查等)； 12日程安排(為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等)； 13日常事務(通訊聯(lián)絡、值班、生活、管理等)； 14辦公室管理(環(huán)境、設備、經(jīng)費等)； 15其他臨時交辦事項。 陳默陳默助手作用助手作用秘書作為上司的直接工作助手，起著無可置疑的秘書作為上司的直接工作助手，起著無可置疑的助手作用。這種助手作用還包括在某些方面秘助手作用。這種助手作用還包括在某些方面秘書應為上司把關(guān)，譬如上司會見來訪者的把關(guān)，書應為上司把關(guān)，譬如上司會見來訪者的把關(guān)，

11、接聽電話的把關(guān)，發(fā)出文件信函的把關(guān)，接接聽電話的把關(guān)，發(fā)出文件信函的把關(guān)，接待會議以及辦公室費用開支的把關(guān)等等。董待會議以及辦公室費用開支的把關(guān)等等。董事會或公司總裁的秘書，作為高級助手，對公事會或公司總裁的秘書，作為高級助手，對公司和下屬人員還有著司和下屬人員還有著監(jiān)理監(jiān)理作用。作用。 陳默陳默參謀作用參謀作用 中、高級秘書具有參謀作用。他們?yōu)樯纤菊{(diào)中、高級秘書具有參謀作用。他們?yōu)樯纤菊{(diào)查研究收集和提供信息、提供咨詢，他們輔查研究收集和提供信息、提供咨詢，他們輔助上司決策，為上司草擬計劃或?qū)嵤┓桨?，或助上司決策，為上司草擬計劃或?qū)嵤┓桨?，或組織專家論證、選定最佳方案。高級秘書還能組織專家論證

12、、選定最佳方案。高級秘書還能充當領導人的充當領導人的“顧問顧問”和和“智囊智囊”，解決領導，解決領導的疑難問題，為領導主動出謀劃策。的疑難問題，為領導主動出謀劃策。 陳默陳默協(xié)調(diào)作用協(xié)調(diào)作用 秘書的協(xié)調(diào)作用是由秘書的工作任務、工作地秘書的協(xié)調(diào)作用是由秘書的工作任務、工作地位和工作方式?jīng)Q定的。秘書常常代表上司傳位和工作方式?jīng)Q定的。秘書常常代表上司傳達上司的指令或收集上司所需要的情況，與其達上司的指令或收集上司所需要的情況，與其他部門、人員有著廣泛的接觸，也容易產(chǎn)生矛他部門、人員有著廣泛的接觸，也容易產(chǎn)生矛盾，需要及時協(xié)商、溝通、調(diào)解。盾，需要及時協(xié)商、溝通、調(diào)解。 秘書的地秘書的地位又往往是在位

13、又往往是在“一人之下，眾人之上一人之下，眾人之上”，又處，又處于工作網(wǎng)絡的于工作網(wǎng)絡的“結(jié)點結(jié)點”，上下左右的工作與人，上下左右的工作與人際關(guān)系都要求秘書去調(diào)處，力爭達到平衡和統(tǒng)際關(guān)系都要求秘書去調(diào)處，力爭達到平衡和統(tǒng)一。一。 陳默陳默信息、樞紐作用信息、樞紐作用 以往的秘書最主要的工作就是處理書面信以往的秘書最主要的工作就是處理書面信息?，F(xiàn)代秘書則又從接待、聯(lián)絡調(diào)研息?，F(xiàn)代秘書則又從接待、聯(lián)絡調(diào)研電話等工作中接觸大量的口頭信息。電話等工作中接觸大量的口頭信息。秘書的辦公室可以說是機關(guān)公司的信秘書的辦公室可以說是機關(guān)公司的信息集散地。秘書為上司和整個機關(guān)公息集散地。秘書為上司和整個機關(guān)公司起著

14、信息的提供反饋傳遞等樞紐司起著信息的提供反饋傳遞等樞紐 作用作用。 陳默陳默公共關(guān)系作用公共關(guān)系作用 秘書工作中有秘書工作中有“對外聯(lián)絡內(nèi)部協(xié)調(diào)對外聯(lián)絡內(nèi)部協(xié)調(diào)”等等內(nèi)容，理應起著內(nèi)容，理應起著“內(nèi)求團結(jié)，外求發(fā)展內(nèi)求團結(jié)，外求發(fā)展”的公共關(guān)系作用。企業(yè)秘書人員應幫助的公共關(guān)系作用。企業(yè)秘書人員應幫助上司密切和融洽與股東、職工顧客上司密切和融洽與股東、職工顧客社區(qū)公眾新聞媒介乃至政府部門等內(nèi)社區(qū)公眾新聞媒介乃至政府部門等內(nèi)外各方面的關(guān)系，樹立并維護單位和上外各方面的關(guān)系，樹立并維護單位和上司的良好的知名度與美譽度司的良好的知名度與美譽度 陳默陳默 1 交際距離交際距離 2 肢體語言肢體語言 3

15、 傾聽及贊美傾聽及贊美 4 自我保護自我保護 5 穿衣味道穿衣味道 6 說話境界說話境界秘書商務禮儀秘書商務禮儀 陳默陳默1 交流的距離交流的距離 人與人之間都有一段距離，以線來表示距離的話，人與人之間都有一段距離，以線來表示距離的話，則可區(qū)分為下列幾段：則可區(qū)分為下列幾段： (1)0.5公尺公尺 wb親密領域親密領域(親近朋友親近朋友的領域的領域) (2)0.5米米1.5米米 dw個人領域個人領域(個人隱個人隱私的領域私的領域) (3)1.5米米3米米 dw社會活動領域社會活動領域(商業(yè)商業(yè)空間的領域空間的領域) (4)3米米7米米 dw公共活動領導公共活動領導(演講、演講、會議的領域會議的

16、領域)秘書商務禮儀秘書商務禮儀 陳默陳默秘書自我保護意識秘書自我保護意識 言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻 對人態(tài)度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；對人態(tài)度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵； 不接受分外的報酬和貴重的禮物；不接受分外的報酬和貴重的禮物； 不參與同事關(guān)于男女情事的談話；不參與同事關(guān)于男女情事的談話； 不在上司辦公室作非工作性的逗留；不在上司辦公室作非工作性的逗留； 不聆聽男性上司或伺事婚姻不幸的傾訴；不聆聽男性上司或伺事婚姻不幸的傾訴； 不讓對方誤解你的關(guān)心和幫助是愛情；不讓對方誤解你的關(guān)心和幫助是愛情； 盡量避免與男性上司單獨出差，差旅中尤其要

17、注意言行細節(jié)；盡量避免與男性上司單獨出差，差旅中尤其要注意言行細節(jié)； 及時表明你已婚或已有男友；及時表明你已婚或已有男友； 不得已時可提出辭職，以擺脫糾纏；不得已時可提出辭職，以擺脫糾纏； 必要時依靠法律，尋求保護必要時依靠法律，尋求保護秘書商務禮儀秘書商務禮儀 陳默陳默緩解壓力緩解壓力大部分壓力毫無必要：大部分壓力毫無必要：40%的擔憂永遠不會發(fā)生；的擔憂永遠不會發(fā)生； 30%的憂慮涉及過去的決定，是無法改變的；的憂慮涉及過去的決定，是無法改變的；12%的憂慮集中于別人出于自卑感而做出的批評；的憂慮集中于別人出于自卑感而做出的批評；10%的憂慮與健康有關(guān)，而越擔憂問題就越嚴重；的憂慮與健康有

18、關(guān)，而越擔憂問題就越嚴重；8%的憂慮可以列如的憂慮可以列如“合理合理”范圍。范圍。秘書商務禮儀秘書商務禮儀 陳默陳默6 說話境界說話境界a 想說想說b 敢說敢說c 能說能說d 會說會說秘書商務禮儀秘書商務禮儀 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默讓別人看看你的肢體語言 形象禮儀 還有有聲語言流利的表達和藹可親 而且很難忘的 ！ :) 我很難忘的一件事情我很難忘的一件事情 陳默陳默一、秘書寫作概述一、秘書寫作概述秘書寫作的內(nèi)容相當廣泛，題材多樣。因工作和業(yè)務需要，各有所秘書寫作的內(nèi)容相當廣泛，題材多樣。因工作和業(yè)務需要，各有所側(cè)重。大致如下側(cè)重。大致如下 1公文類公文類 國

19、務院所規(guī)定的行政公文共有國務院所規(guī)定的行政公文共有13類類14種：種： 命令命令(令令)；決定；公告；通告；通知；決定；公告；通告；通知；通報；議案；報告；請示；批復；意見；通報；議案；報告；請示；批復；意見；函；會議紀要函；會議紀要。 2法規(guī)類法規(guī)類 主要有：規(guī)定、條例、辦法細則等。主要有：規(guī)定、條例、辦法細則等。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默3經(jīng)濟類經(jīng)濟類主要有：經(jīng)濟合同協(xié)議書、市場預測報告、經(jīng)濟活動主要有：經(jīng)濟合同協(xié)議書、市場預測報告、經(jīng)濟活動分析報告等。分析報告等。4事務類事務類主要有：信函、計劃、總結(jié)、講話稿簡報、調(diào)查報告主要有：信函、計劃、總結(jié)、講話稿簡報、調(diào)查報

20、告聲明、啟事、條據(jù)等。聲明、啟事、條據(jù)等。5禮儀類禮儀類主要有：賀詞、祝詞請柬、訃告、悼詞等。主要有：賀詞、祝詞請柬、訃告、悼詞等。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默二二 秘書寫作的特點秘書寫作的特點 1代單位立言，非個人意愿代單位立言，非個人意愿 秘書寫作與文藝創(chuàng)作或論文寫作相比，有一個秘書寫作與文藝創(chuàng)作或論文寫作相比，有一個最大最大的特點就是非個人意愿，而是代機關(guān)、的特點就是非個人意愿，而是代機關(guān)、單位立言。代筆立言，這是秘書的職業(yè)特征所單位立言。代筆立言，這是秘書的職業(yè)特征所決定的。決定的。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默2 集體成果，非個人創(chuàng)作集體成果，非個人

21、創(chuàng)作 秘書寫作有一定的程序。即使是小單位的一封秘書寫作有一定的程序。即使是小單位的一封簡單的信，也要有上司授意簡單的信，也要有上司授意卡秘書擬卡秘書擬稿稿上司審核三個程序。較大單位較重上司審核三個程序。較大單位較重要的文章往往還得加上集體討論、部門會商、要的文章往往還得加上集體討論、部門會商、反復修改才可定稿；定稿之后還得經(jīng)過簽發(fā)反復修改才可定稿；定稿之后還得經(jīng)過簽發(fā)打印、校對、繕印才能成為正式文件。一打印、校對、繕印才能成為正式文件。一份份文件；往往要集中多人的智慧，要經(jīng)過好幾個文件；往往要集中多人的智慧，要經(jīng)過好幾個人的手筆和努力才能完成。人的手筆和努力才能完成。秘書寫作與文檔管理秘書寫作

22、與文檔管理 陳默陳默3內(nèi)容真實實用客觀，符合政策內(nèi)容真實實用客觀，符合政策 秘書寫作的內(nèi)容要有新聞那樣的真實性，決不允秘書寫作的內(nèi)容要有新聞那樣的真實性，決不允許文藝創(chuàng)作的虛構(gòu)；要求實用有針對性，能解決許文藝創(chuàng)作的虛構(gòu)；要求實用有針對性，能解決實際問題，而不能像文藝作品或新聞那樣追求感染實際問題，而不能像文藝作品或新聞那樣追求感染或宣傳效果，也不允許如某些論文那樣純理論化和或宣傳效果，也不允許如某些論文那樣純理論化和抽象化；要求客觀，排除個人情緒或好惡；要求符抽象化；要求客觀，排除個人情緒或好惡；要求符合黨和國家的方針政策法律法規(guī)，不允許隨心所合黨和國家的方針政策法律法規(guī)，不允許隨心所欲。欲。

23、秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默4語言要求流暢、平實、簡潔、規(guī)范語言要求流暢、平實、簡潔、規(guī)范 。 要求明明白白，通俗流暢，不要求像文藝語要求明明白白，通俗流暢，不要求像文藝語言的含蓄、獨特或科技語言的深邃理性和言的含蓄、獨特或科技語言的深邃理性和抽象；要求平鋪直敘、不要求曲折華麗；抽象；要求平鋪直敘、不要求曲折華麗；要求規(guī)范的詞語和句法，不允許用方言或作要求規(guī)范的詞語和句法，不允許用方言或作家所謂的語言風格，不用夸張擬人等修辭家所謂的語言風格，不用夸張擬人等修辭手法。手法。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默 5講究文體格式講究文體格式 凡是正式公文都應遵照國家規(guī)定的

24、公文格式，凡是正式公文都應遵照國家規(guī)定的公文格式，既要齊全，又要按規(guī)定的位置落款和操作。如：既要齊全，又要按規(guī)定的位置落款和操作。如：文件名稱、文號、編號、密級緩急標志橫文件名稱、文號、編號、密級緩急標志橫隔線標題、受文機關(guān)正文、附件發(fā)文機隔線標題、受文機關(guān)正文、附件發(fā)文機關(guān)發(fā)文日期、主題詞等等。其他應用文也有關(guān)發(fā)文日期、主題詞等等。其他應用文也有約定俗成的格式約定俗成的格式，講究的是統(tǒng)一規(guī)范，不，講究的是統(tǒng)一規(guī)范，不存在百花齊放。因而，秘書寫作不可標新立異。存在百花齊放。因而，秘書寫作不可標新立異。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默三三文書處理的內(nèi)容與要求文書處理的內(nèi)容與要求四

25、四 通常所說的文書工作，是指在使用通常所說的文書工作，是指在使用文書，處理日常公務的活動中，圍繞文書，處理日常公務的活動中，圍繞著文書的擬制、辦理管理以及立卷著文書的擬制、辦理管理以及立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。文書處理工作具有政治性時限性文書處理工作具有政治性時限性機要性和規(guī)范性等特點。其內(nèi)容和基機要性和規(guī)范性等特點。其內(nèi)容和基本任務包括：本任務包括：秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默 1發(fā)文：從文書起草修改審核簽發(fā)到印制、發(fā)文：從文書起草修改審核簽發(fā)到印制、發(fā)出的一系列處理環(huán)節(jié)發(fā)出的一系列處理環(huán)節(jié)。 2收文：從來文的簽收、登記、分辦、

26、傳閱擬辦、收文：從來文的簽收、登記、分辦、傳閱擬辦、批辦到承辦催辦以及答復的一系列處理環(huán)節(jié)。批辦到承辦催辦以及答復的一系列處理環(huán)節(jié)。 3管理：平時管理、發(fā)揮公文的效用，公文保密的管理：平時管理、發(fā)揮公文的效用，公文保密的一系列管理環(huán)節(jié)一系列管理環(huán)節(jié)。 4立卷歸檔：整理立卷、歸檔保存的處理環(huán)節(jié)立卷歸檔：整理立卷、歸檔保存的處理環(huán)節(jié)。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默5基本任務主要是：基本任務主要是： (1)文件的收發(fā)、登記和分送；文件的收發(fā)、登記和分送； (2)文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；文件的擬辦、批辦、承辦和催辦； (3)文件的擬寫校核、簽發(fā)、繕印、校對和用??；文件的擬寫校核

27、、簽發(fā)、繕印、校對和用?。?(4)會議匯報、電話的記錄和整理；會議匯報、電話的記錄和整理； (5)文件材料的平時歸卷，提供借閱與保管；文件材料的平時歸卷，提供借閱與保管； (6)文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作； (7)處理群眾來信；處理群眾來信； (8)為機關(guān)領導準備有關(guān)資料并完成機關(guān)領導人交辦的為機關(guān)領導準備有關(guān)資料并完成機關(guān)領導人交辦的其他文書工作的任務。其他文書工作的任務。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默四四 公文立卷公文立卷1 公文立卷的概念公文立卷的概念 公文立卷，是指機關(guān)文書部門將已經(jīng)辦公文立卷，是指機關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的

28、、具有一定查考利用價值的文理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。和一定的規(guī)律組成案卷。 案卷，也稱卷案卷，也稱卷宗，指有關(guān)某一問題或某一工作活動的宗，指有關(guān)某一問題或某一工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。合體。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默2 公文立卷的意義是：公文立卷的意義是： a公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用查找利用。b公文立卷可以維護文件的完整與安全，也便于文件的公文立卷

29、可以維護文件的完整與安全，也便于文件的保管保管。c公文立卷，為檔案工作打下了基礎。公文立卷，為檔案工作打下了基礎。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默3 公文立卷的原則與要求公文立卷的原則與要求 公文立卷的原則是：保存文件之間的歷史聯(lián)系，公文立卷的原則是：保存文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用區(qū)分保存價值，便于保管和利用。 秘書和文秘書和文書管理人員必須對卷內(nèi)文件的數(shù)量有一定的限書管理人員必須對卷內(nèi)文件的數(shù)量有一定的限制，卷內(nèi)文件的數(shù)量是制，卷內(nèi)文件的數(shù)量是50張到張到200張之間，國張之間，國標文件規(guī)定案卷的厚度為標文件規(guī)定案卷的厚度為10毫米、毫米、15毫米、毫米、

30、20毫米三種。毫米三種。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默4公文立卷的基本方法公文立卷的基本方法 主要有三種方法：主要有三種方法： (1)根據(jù)文件的特征組卷，問題特征、時間特征、文種特根據(jù)文件的特征組卷，問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征。征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征。 a 按問題特征立卷，即將有關(guān)同一事件同一人物按問題特征立卷，即將有關(guān)同一事件同一人物同一事物、同一問題或同一工作性質(zhì)等所形成的文件同一事物、同一問題或同一工作性質(zhì)等所形成的文件材料，組合在一起進行立卷。按問題特征立卷，是一材料，組合在一起進行立卷。按問題特征立卷，是一種自然的分門別

31、類的方法。種自然的分門別類的方法。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默b 按時間特征立卷，形成于同一時間的文件或內(nèi)按時間特征立卷，形成于同一時間的文件或內(nèi)容針對同一時間的文件組合在一起立卷。容針對同一時間的文件組合在一起立卷。 c 按名稱特征立卷，指公文文種的名稱，如決定按名稱特征立卷，指公文文種的名稱，如決定報告請示會議記錄等。報告請示會議記錄等。d文件按名稱特征立卷，就是把相同文種名稱的文件按名稱特征立卷，就是把相同文種名稱的文件組合在一起進行立卷。文件組合在一起進行立卷。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默e 按作者特征立卷，作者特征是指制發(fā)文件的按作者特征立卷，

32、作者特征是指制發(fā)文件的機關(guān)單位或個人。按作者特征立卷就是將反機關(guān)單位或個人。按作者特征立卷就是將反映同一作者制發(fā)的文件組合在一起立卷。映同一作者制發(fā)的文件組合在一起立卷。f 按地區(qū)特征立：卷，就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)按地區(qū)特征立：卷，就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文：件組合在一起進行立卷。的文：件組合在一起進行立卷。g 按通訊者特征立卷，即針對一個或幾個問題雙按通訊者特征立卷，即針對一個或幾個問題雙方機關(guān)的回復往來的文件，組合在一起進行立方機關(guān)的回復往來的文件，組合在一起進行立卷。卷。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默(5)文件的保存價值組卷文件的保存價值組卷劃分文件的保管期限，分為永久保

33、存的劃分文件的保管期限，分為永久保存的長期保存的長期保存的(保管期限為保管期限為1650年年)、短、短期保存的期保存的(15年以下年以下)三種形式三種形式秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默五五 公文立卷的準備公文立卷的準備 1立卷類目的編制立卷類目的編制 立卷類目是指機關(guān)文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據(jù)本立卷類目是指機關(guān)文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據(jù)本機關(guān)工作活動的規(guī)律，預測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方機關(guān)工作活動的規(guī)律，預測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目。法，事先擬制出來的歸卷條目。 立卷類目主要由類名和條

34、款兩部分組成：立卷類目主要由類名和條款兩部分組成： (1)類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱，如組織類、宣傳類、工交類城建類、財貿(mào)類、稱，如組織類、宣傳類、工交類城建類、財貿(mào)類、文教類綜合類等等。文教類綜合類等等。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默 (2)條款。條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標題。概括出來的一組文件的總標題。 條款順條款順序排定以后，依次編上順序號。如第一序排定以后，依次編上順序號。如第一類第一條為類第一條為“1一一1第二第二類第二條為類第二

35、條為“22”等等。等等。 立卷類目的類立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，是平時文件別和條款的排列呈表格式，是平時文件歸卷的歸卷的“索引表索引表”，指導文件，指導文件“對號入對號入座座”“定點歸宿定點歸宿”。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默2平時歸卷工作平時歸卷工作 指公文立卷人員依據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理指公文立卷人員依據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關(guān)條款歸人卷內(nèi)。要完畢的文件，隨時按類目上的有關(guān)條款歸人卷內(nèi)。要做到：做到： (1)注意做好文件材料的收集工作；注意做好文件材料的收集工作； (2)對已經(jīng)歸卷的文件材料，要進行定期檢查和調(diào)整；對

36、已經(jīng)歸卷的文件材料，要進行定期檢查和調(diào)整； (3)事先預編的立卷類目，要注意調(diào)整修改；事先預編的立卷類目，要注意調(diào)整修改； (4)可以確定組卷的，也可以提前進行編目裝訂。可以確定組卷的，也可以提前進行編目裝訂。 (5)千些文件不便歸卷，可單獨設立一個卷夾，注明千些文件不便歸卷，可單獨設立一個卷夾，注明“待歸文件。待歸文件。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默六、案卷的組合六、案卷的組合 案卷的組合，簡稱組卷，指年終或第二年上案卷的組合，簡稱組卷，指年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進行調(diào)整半年對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標題立卷

37、、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作等一系列工作。 1調(diào)整立卷調(diào)整立卷 是指在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每一條款是指在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當?shù)卣{(diào)整，并且中所積累的文件材料，進行適當?shù)卣{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項工作最后確定組合案卷的一項工作。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默2卷內(nèi)文件排列和編號卷內(nèi)文件排列和編號 (1)卷內(nèi)文件排列，指將每個案卷內(nèi)的文件按卷內(nèi)文件排列，指將每個案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進行系統(tǒng)化排列，可以按照一定的規(guī)律和順序進行系統(tǒng)化排列，可以按時間、問題、重要程度、文號、作者地區(qū)時間、問題、重要程度、

38、文號、作者地區(qū)通訊者文種名稱人名的姓氏筆畫或拼音字通訊者文種名稱人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進行排列母等順序進行排列。 (2)卷內(nèi)文件的編號。應當用阿拉伯數(shù)字給卷卷內(nèi)文件的編號。應當用阿拉伯數(shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序。內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默 3擬寫案卷標題擬寫案卷標題 案卷標題是案卷的名稱，也稱案卷題名，案卷標題是案卷的名稱，也稱案卷題名，一般的案卷標題不需標明時間，只有計一般的案卷標題不需標明時間，只有計劃、報告、總結(jié)預決算和重要文件以劃、報告、總結(jié)預決算和重要文件以及跨年度文件組成的案卷才需要標明時及跨年度文件組

39、成的案卷才需要標明時間。標明卷內(nèi)文件針對的時間要準確，間。標明卷內(nèi)文件針對的時間要準確，不可隨意簡化不可隨意簡化。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默七七 編目成卷編目成卷 編目成卷指在組合案卷的基礎上，對卷編目成卷指在組合案卷的基礎上，對卷內(nèi)文件進行編目裝訂，以及案卷的排內(nèi)文件進行編目裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。列、編號等一系列工作。 1案卷的編目案卷的編目 指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎上，填寫指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎上，填寫卷內(nèi)文件目錄備考表和案卷封皮等工卷內(nèi)文件目錄備考表和案卷封皮等工作作。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默2案卷的裝訂與裝盒案卷的裝訂與

40、裝盒 案卷都需要進行裝訂，對于某些特殊珍貴案卷都需要進行裝訂，對于某些特殊珍貴的手稿照片、圖紙在不便于進行裝訂的手稿照片、圖紙在不便于進行裝訂時，也可以采用卷盒卷袋進行保管。時，也可以采用卷盒卷袋進行保管。 案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。在裝訂之前，要去掉文件上的響閱讀。在裝訂之前，要去掉文件上的金屬物，以防年久銹蝕文件金屬物，以防年久銹蝕文件。注意不要注意不要有倒置、脫漏的頁張。有倒置、脫漏的頁張。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默 3案卷排列與編號案卷排列與編號 指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個年度、指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個年度

41、、一個組織機構(gòu)的案卷進行系統(tǒng)化排列一個組織機構(gòu)的案卷進行系統(tǒng)化排列編號，以固定其順序。編號，以固定其順序。 (1)案卷的排列。案卷先按保管期限分案卷的排列。案卷先按保管期限分開，即按永久長期、短期分別排列。開，即按永久長期、短期分別排列。也可按重要程度作者名稱、時間、也可按重要程度作者名稱、時間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默(2)案卷的編號。案卷的編號。編號的順序如：永久卷編號的順序如：永久卷l一一50乙；長乙；長期卷期卷5l一一100短期卷短期卷10l150、副卷副卷151200。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管

42、理 陳默陳默 八、案卷歸檔八、案卷歸檔 1案卷目錄的編制案卷目錄的編制 案卷目錄的項目有案卷目錄的項目有“案卷號、立卷類目號案案卷號、立卷類目號案卷題名卷內(nèi)文件起止日期卷內(nèi)文件份數(shù)、卷題名卷內(nèi)文件起止日期卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)、保管期限備注頁數(shù)、保管期限備注”等等等等。 編制案卷編制案卷目錄一般有兩種方法：一種由各部門的公文目錄一般有兩種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機關(guān)檔案室統(tǒng)一組織，指導各部門的文書立卷關(guān)檔案室統(tǒng)一組織，指導各部門的文書立卷人員統(tǒng)一分類

43、，編排卷號，直接編制案卷目人員統(tǒng)一分類，編排卷號，直接編制案卷目錄錄。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默 2文件檢索工具的編制文件檢索工具的編制 文件檢索工具指用來查找利用文件材料文件檢索工具指用來查找利用文件材料的目錄卡片等等。其編制內(nèi)容主要有：的目錄卡片等等。其編制內(nèi)容主要有： (1)文號索引。又叫文件作者目錄。目文號索引。又叫文件作者目錄。目錄設置的項目一般有：文件作者錄設置的項目一般有：文件作者(加標加標題題)、文號、文件日期、所在卷頁號。、文號、文件日期、所在卷頁號。秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默(2)文件分類目錄，又叫文件綜合分文件分類目錄，又叫文件綜合

44、分類目錄。設置的項目一般有：類類目錄。設置的項目一般有：類別順序號、文件作者別順序號、文件作者(加標題加標題)文文號文件日期、卷頁號，并加封面號文件日期、卷頁號，并加封面和底頁。一年編制一本，編制號后和底頁。一年編制一本，編制號后付印裝訂成冊付印裝訂成冊秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默3案卷的歸檔案卷的歸檔 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔歸檔。 (1)歸檔范圍也即文書立卷的范圍，歸檔范圍也即文書立卷的范圍，指機關(guān)在工作活動中形成和使用指機關(guān)在工作活動中形成和使用的文件以及其他有關(guān)的材料的文件

45、以及其他有關(guān)的材料(包括照片圖包括照片圖表印模錄音帶錄像帶等表印模錄音帶錄像帶等)。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默(2)歸檔時限。歸檔時限。一般應在第二年上半年向檔案部門移一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案交檔案。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默(3)歸檔要求：歸檔要求： 應歸檔的文件材料必須齊全、完整。應歸檔的文件材料必須齊全、完整。 歸檔歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值、分類整理立卷，系，區(qū)分保存價值、分類整理立卷，案卷標題應簡明確切。案卷標題應簡明確切。 機關(guān)檔案室在機關(guān)檔案室在接收案卷時，應按

46、照以上要求對案卷檢接收案卷時，應按照以上要求對案卷檢查驗收。查驗收。 移交目錄一式二至三份，一移交目錄一式二至三份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機關(guān)檔案室保存。一至二份交機關(guān)檔案室保存。 秘書寫作與文檔管理秘書寫作與文檔管理 陳默陳默秘書時間管理秘書時間管理 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默1 溝通的特點溝通的特點 (1)社會性。秘書工作的溝通往往以代表社會性。秘書工作的溝通往往以代表組織的個人為對象，而不是秘書個人的組織的個人為對象，而不是秘書個人的親友間的溝通，也不僅是組織直接關(guān)系親友間的溝通，也不僅是組織直接關(guān)

47、系的上下左右的溝通，而是有著社會性、的上下左右的溝通，而是有著社會性、普遍性廣泛性。既有與合作伙伴或潛普遍性廣泛性。既有與合作伙伴或潛在合作伙伴的溝通，又有為尋求理解和在合作伙伴的溝通，又有為尋求理解和支持的溝通；既有為收集信息的溝通，支持的溝通；既有為收集信息的溝通，又有為聽取反饋意見又有為聽取反饋意見溝通與協(xié)調(diào)溝通與協(xié)調(diào) 陳默陳默(2)選擇性。選擇性。與社會性相矛盾的是溝通又有選擇性，與社會性相矛盾的是溝通又有選擇性，或說目的性。秘書的溝通對象只能或說目的性。秘書的溝通對象只能選擇與本組織生存、發(fā)展有密切關(guān)選擇與本組織生存、發(fā)展有密切關(guān)聯(lián)的組織或個人，選擇領導授意或聯(lián)的組織或個人，選擇領導

48、授意或批準的；溝通的內(nèi)容和方式也必須批準的；溝通的內(nèi)容和方式也必須選擇自己的職責范圍內(nèi)的，不違反選擇自己的職責范圍內(nèi)的，不違反方針、政策、法律、法規(guī)和組織紀方針、政策、法律、法規(guī)和組織紀律的律的。溝通與協(xié)調(diào)溝通與協(xié)調(diào) 陳默陳默(3)互助性?；ブ?。溝通的對象和內(nèi)容必須以互助性為目溝通的對象和內(nèi)容必須以互助性為目的，以有助于雙方的經(jīng)濟效益和社的，以有助于雙方的經(jīng)濟效益和社會效益為目的，而不能只是一廂情會效益為目的，而不能只是一廂情愿，有去無還，應該是互通有無、愿，有去無還，應該是互通有無、禮尚往來飛互助互利。禮尚往來飛互助互利。溝通與協(xié)調(diào)溝通與協(xié)調(diào) 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默 陳默陳默 工作工作 自信自信 成長成長 陳默陳默在我們不斷塑造自我的過程中，影響最大在我們不斷塑造自我的過程中，影響最大的莫過于是選擇樂觀的態(tài)度還是悲觀的態(tài)的莫過于是選擇樂觀的態(tài)度還是悲觀的態(tài)度。我們思想上的這種抉擇可能給我們帶度。我們思想上的這種抉擇可能給我們帶來激勵，也有可能阻滯我們前進。來激勵，也有可能阻滯我們前進?；ㄅc刺。相信就能看見它?；ㄅc刺。相信就能看見它。 永遠積極永遠積極 陳默陳默要有一個你每天早要有一個你每天早 晨醒來為之奮斗的目晨醒來為之奮斗的目標，它應是你人生的目標。遠景必須即標，它應是你人生的