秘書(shū)實(shí)務(wù)之辦公室事務(wù)：收文、發(fā)文、辦文、立卷歸檔

1、 起草撰寫公務(wù)文書(shū) 本節(jié)要點(diǎn)本節(jié)要點(diǎn) 一、公務(wù)文書(shū)的概念和性質(zhì)一、公務(wù)文書(shū)的概念和性質(zhì) 二、黨和國(guó)家關(guān)于公文規(guī)范的二、黨和國(guó)家關(guān)于公文規(guī)范的有關(guān)要求有關(guān)要求 三、公務(wù)文書(shū)的體式三、公務(wù)文書(shū)的體式一、公務(wù)文書(shū)的概念和性質(zhì) 由于公務(wù)文書(shū)概念的不同，使其具有了不 同的性質(zhì)。（一）公務(wù)文書(shū)的概念 公務(wù)文書(shū)有廣義和狹義兩種理解。具體的內(nèi)容如 下 廣義：這樣的公務(wù)文書(shū)種類很多，隨著現(xiàn)代社會(huì) 公務(wù)交際交往和現(xiàn)代文字處理技術(shù)的發(fā)展，還有新的 文種出現(xiàn)。 狹義：它是傳達(dá)、貫徹黨和政府的方針、政策， 發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn) 題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的 重要工具。一般特指

2、在國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布、 2001年1月1日起實(shí)施的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 中明確規(guī)定的13種國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文。辦法指 出，“行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中 形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政 和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具?！保ǘ┕珓?wù)文書(shū)的性質(zhì) 根據(jù)公務(wù)文書(shū)有廣義和狹義的劃分，其性質(zhì)有如下的分類按定義劃分公務(wù)文書(shū)的性質(zhì)概 念廣 義公務(wù)性 是指以組織名義或組織領(lǐng)導(dǎo)人、法人名義發(fā)文，文書(shū)的內(nèi)容是組織的公務(wù)工作和活動(dòng)實(shí)用性 是指公文的內(nèi)容對(duì)組織貫徹決策、推行管理、落實(shí)事項(xiàng)有實(shí)際使用價(jià)值，起實(shí)際作用規(guī)范性 是指這類公文在組織往來(lái)中有約定俗成的行文語(yǔ)言、成文格式、文種要

3、求等續(xù) 表按定義劃分公務(wù)文書(shū)的性質(zhì)概 念狹 義政治性 是代表國(guó)家行政機(jī)關(guān)行使職權(quán)，集中體現(xiàn)國(guó)家的根本利益職權(quán)性 是代表行政機(jī)關(guān)的職權(quán)，實(shí)施管理職能。其制作的公文，所管轄的范圍內(nèi)，具有法定效力政策性 是其制發(fā)機(jī)關(guān)所管轄的各級(jí)各類組織的辦事依據(jù)。本身既在傳達(dá)黨和政府的方針、政策，又在貫徹、執(zhí)行方針、政策傳播性 是信息的載體 國(guó)家通過(guò)頒布以下的辦法和規(guī)定來(lái)規(guī)范公文的寫 作和處理二、黨和國(guó)家關(guān)于公文規(guī)范的有關(guān)要求三、公務(wù)文書(shū)的體式 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法嚴(yán)格規(guī)定 了行政機(jī)關(guān)的公文體式，行政機(jī)關(guān)的公文應(yīng)嚴(yán) 格依法行文。其他組織 的公文為莊重規(guī)范起見(jiàn)， 也形成了相應(yīng)的體式要 求。公文的體式由以下 四部分

4、組成（一）公文的結(jié)構(gòu) 公文的結(jié)構(gòu)可以包括以下11部分 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：其作用在于表明公文的責(zé) 任者，顯示公文的權(quán)威性與鄭重性。通常有兩 種形式：一是作為文頭（又稱版頭），多采用 大號(hào)字體套紅標(biāo)識(shí)于公文首頁(yè)上端，由發(fā)文機(jī) 關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字構(gòu)成；二 是作為署名，用黑色字體將發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或 規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)于公文末頁(yè)的落款處。聯(lián)合行文 時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前。 發(fā)文字號(hào)：作為專指性很強(qiáng)的文件代號(hào)，為檢索 和引用文、件提供便利，同時(shí)也便于對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì) 和管理。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文 順序號(hào)構(gòu)成，如國(guó)辦發(fā) 1998 28號(hào)，意為該文件系國(guó) 務(wù)院辦公廳1998年所制發(fā)的第28

5、份文件。發(fā)文年份應(yīng) 寫完整，發(fā)文順序號(hào)按該年份發(fā)文的先后順序采用大 流水的方法依次順序編寫，不得出現(xiàn)重復(fù)或漏編的現(xiàn) 象。一份公文只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)，聯(lián)合行文時(shí)只標(biāo)注 主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。另外在上行文中還有簽發(fā)人標(biāo) 識(shí)是在公文正文簽注代表機(jī)關(guān)最后核查并批準(zhǔn)公文向 外發(fā)出的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名。簽發(fā)在公文正本首頁(yè)標(biāo)題之 下、正文之上靠右的位置。 公文標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三 部分構(gòu)成。撰擬公文標(biāo)題時(shí)，在發(fā)文機(jī)關(guān)與事由之間 通常用介詞“關(guān)于”、“對(duì)”連接，在事由與文種之間用 助詞“的”連接。事由應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi) 容。文種要準(zhǔn)確。另外題注是對(duì)標(biāo)題的注解和說(shuō)明。 題注的寫法是在公文標(biāo)題之

6、下標(biāo)注。 受文者：通常分為兩種：一種是主送機(jī)關(guān)，即對(duì) 公文負(fù)辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)；另一種是抄送機(jī)關(guān)， 即只需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容而不承擔(dān)辦理或答復(fù)責(zé) 任的機(jī)關(guān)。標(biāo)注受文者時(shí)，應(yīng)使用全稱、規(guī)范的簡(jiǎn)稱 或統(tǒng)稱。 正文：用于闡述具體內(nèi)容，表達(dá)發(fā)文意圖，使受 文者對(duì)文件所傳遞的信息獲得具體、明確的認(rèn)識(shí)。正 文的內(nèi)容一般要求做到一文一事，正文的結(jié)構(gòu)通常包 括開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)三部分。 附件說(shuō)明：可分為兩類：一種是與公文正件具有 同等效力的附件，其作用在于進(jìn)一步補(bǔ)充和完善公文 正件的內(nèi)容；另一種是在公文正件中已申明僅供參考 而不具備現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用的附件，其作用在于為受文者 正確理解和執(zhí)行公文正件提供參考數(shù)據(jù)。

7、附件說(shuō)明指 為附件所做的標(biāo)記，用以注明附件的順序和名稱等， 以便查閱和保存附件，防止附件散亂、丟失。另外為 使正文集中表述主要內(nèi)容，一些不便在正文中直接解 釋、說(shuō)明的名詞術(shù)語(yǔ)，通常在附注中加以注解。 成文日期 ：通常以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期作為公文的成 文日期；聯(lián)合行文時(shí)，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的 日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文以會(huì)議通過(guò)的日期為 準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。一般情況下，公文開(kāi)始生效 的時(shí)間是以成文日期為準(zhǔn)的。 公文生效標(biāo)識(shí)：分為兩種形式：其一是印章，指作 為機(jī)關(guān)公文權(quán)力象征的圖章；其二是簽署，指有權(quán)簽發(fā) 公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在公文正本的落款處簽名（或代以簽 名章）。需要說(shuō)明的是，多數(shù)公

8、文是蓋印表示生效；有 些是簽署表示生效；有的需要蓋印和簽署同用；有的則 都不需要。（二） 公文的標(biāo)記 公文的標(biāo)記由以下七個(gè)部分組成公文的標(biāo)記概 念主題詞 是用于揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組。主題詞的標(biāo)引應(yīng)將以公文內(nèi)容為特征的主題詞寫在前面，表明文種的主題詞寫在后面印發(fā)說(shuō)明 又稱版記。是對(duì)公文印刷、制作、發(fā)出情況的介紹與解說(shuō)。其作用是明確公文印制質(zhì)量、時(shí)限的責(zé)任歸屬，使受文者了解公文制發(fā)過(guò)程，為其直接與承印、承發(fā)單位聯(lián)系提供便利公文的標(biāo)記概 念 公文格式分類代碼 表明每份公文格式在整個(gè)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件格式系統(tǒng)中的類別歸屬及注冊(cè)順序的代碼份號(hào) 是對(duì)根據(jù)同一定稿印制的若干份公文依次編制

9、的順序代碼密級(jí)標(biāo)識(shí) 是表明公文保密等級(jí)的標(biāo)識(shí)符號(hào)，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限 緊急程度標(biāo)識(shí) 指表明對(duì)公文（包括電報(bào)）送達(dá)和辦理的時(shí)限要求的標(biāo)識(shí)符號(hào)收文印章 是收文機(jī)關(guān)為便于管理，收到公文后在首頁(yè)右上端加蓋的戳記（三）公文的格式 為了維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、法規(guī)性，對(duì)公文 中所有結(jié)構(gòu)和標(biāo)記的組成方法，有明確的標(biāo)識(shí) 規(guī)則。行政機(jī)關(guān)的公文參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公 文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（四）公文的文體 辦法中規(guī)定公文應(yīng)當(dāng)做到：情況確 實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理 清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇 幅力求簡(jiǎn)短。公文的文體應(yīng)當(dāng)以說(shuō)明、敘述 和議論的表達(dá)方法為主，排斥描寫，盡量不 抒情。公

10、文的語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)采用現(xiàn)代漢語(yǔ)書(shū)面語(yǔ) 言，可以有通行的口語(yǔ)，不用俗語(yǔ)和土話。 公文的文體力求莊重規(guī)范。二、辦法中規(guī)定的收發(fā)文處理程序 文書(shū)的收發(fā)傳遞處理工作是秘書(shū)部門的重 要任務(wù)之一，為了使機(jī)關(guān)各部門能夠協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)， 秘書(shū)要一絲不茍地做好文書(shū)管理工作，實(shí)現(xiàn)優(yōu) 質(zhì)服務(wù)，以保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。 （一）發(fā)文的處理程序 機(jī)關(guān)撰制并向外發(fā)出的一切文件，統(tǒng)稱發(fā)文。在 日常生活中，主要按一下程序進(jìn)行 草擬 草擬亦稱擬稿，是秘書(shū)接受領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)文意 圖之后，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行草擬公文的過(guò) 程；也是指撰文秘書(shū)接受任務(wù)后，搜集有關(guān)信 息資料、了解情況、醞釀構(gòu)思、擬制起草提綱 以及撰擬文稿的工作。從秘書(shū)“辦文”工作說(shuō)，

11、草擬是發(fā)文的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也 可以是收文中“承辦”的繼續(xù)， 秘書(shū)承辦的就是草擬文稿。 審核 審核亦稱核稿，是指機(jī)關(guān)秘書(shū)部門或負(fù)責(zé) 擬稿的業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人對(duì)所擬文稿的審核過(guò) 程。一般由秘書(shū)部門指定有經(jīng)驗(yàn)的、思想業(yè)務(wù) 水平和文字水平都比較高的秘書(shū)負(fù)責(zé)，所以也 叫“把關(guān)”或“把口”。核稿的目的是為了保證文 書(shū)質(zhì)量，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)的 時(shí)間和精力。所以，核稿必 須認(rèn)真負(fù)責(zé)、全面細(xì)致。 審核的重點(diǎn)內(nèi)容包括以下六種 簽發(fā) 簽發(fā)是文書(shū)經(jīng)有權(quán)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)上司核準(zhǔn)簽 字，準(zhǔn)予發(fā)出。簽發(fā)也是文書(shū)形成的一個(gè)重要 環(huán)節(jié)，只是簽發(fā)人不是秘書(shū)，而是有權(quán)簽發(fā)的 領(lǐng)導(dǎo)。簽發(fā)人對(duì)要簽發(fā)的文書(shū)全面負(fù)責(zé)，所以 簽發(fā)之前必須認(rèn)真審核。 從

12、秘書(shū)的角度看，簽發(fā)人要對(duì)秘書(shū)的文書(shū)送審稿 審核什么呢？主要內(nèi)容有以下三點(diǎn)。 對(duì)文書(shū)從內(nèi)容到形式，從文字、標(biāo)點(diǎn)到行文、語(yǔ) 法、邏輯、主題等等要進(jìn)行全面斟酌。 經(jīng)審閱，文書(shū)無(wú)大問(wèn)題的，簽發(fā)者應(yīng)在閱后簽上 明確的意見(jiàn)或批示、簽發(fā)人姓名及簽發(fā)日期。 對(duì)簽發(fā)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)提出意見(jiàn)較多的文稿，修改后可再 報(bào)簽發(fā)；只需稍加修改的，如果領(lǐng)導(dǎo)也已經(jīng)簽發(fā)，就 可不再報(bào)。如果秘書(shū)只是轉(zhuǎn)呈文稿，文稿起草是另一 個(gè)承辦單位，對(duì)簽發(fā)中改動(dòng)的文稿，秘書(shū)要在制文的 同時(shí)，退一份改動(dòng)后的稿樣給原承辦單位。 簽發(fā)的關(guān)鍵是時(shí)間問(wèn)題，及時(shí)簽發(fā)對(duì)文書(shū)極為重 要，但是簽發(fā)的核心工作并不是秘書(shū)的事。對(duì)于秘書(shū) 來(lái)說(shuō)應(yīng)做好一下三點(diǎn)秘書(shū)在簽發(fā)中的任務(wù)準(zhǔn)

13、確理解簽發(fā)中的修改意見(jiàn)或批示，在進(jìn)一步修改公文時(shí)，以最準(zhǔn)確的文字，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見(jiàn)秘書(shū)要選準(zhǔn)呈上簽發(fā)的時(shí)間準(zhǔn)確地確定要簽發(fā)的文書(shū)，因?yàn)橛械奈臅?shū)并不需要簽發(fā) 復(fù)核 2001年1月1日施行的辦法在“簽發(fā)”之 后加入了“復(fù)核”環(huán)節(jié)。辦法第五章“發(fā)文辦 理”第二十九條規(guī)定：“公文正式印刷前，文秘 部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù) 是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、 規(guī)范等。這實(shí)際上給了秘書(shū)部門對(duì)文書(shū)的又一 次把關(guān)的機(jī)會(huì)，也增加了秘書(shū)部 門對(duì)所發(fā)文書(shū)的責(zé)任。復(fù)核的重 點(diǎn)在于文書(shū)的形式和程序。 繕印 繕印是對(duì)經(jīng)復(fù)核沒(méi)有問(wèn)題的定稿進(jìn)行技術(shù) 加工，制作文書(shū)的正式的過(guò)程?？樣【褪怯啥?稿制成本

14、份文書(shū)的正、副、存本的過(guò)程?？樣?有各種不同的簡(jiǎn)捷方式，可以先通過(guò)文字處理 機(jī)或電腦，經(jīng)編輯排版，使定稿在體式上規(guī)范 化。如果發(fā)文數(shù)量小，可以直接打印、復(fù)印， 數(shù)量多的，可以用輕型印刷或激 光照排技術(shù)，膠印技術(shù)。 下面介紹文書(shū)稿本的主要稱謂草稿定稿 正本 副本 存本 草稿：是文書(shū)的原始稿本，反映了文書(shū)的撰制、 起草過(guò)程，主要供修改、討論、審批使用。草稿不是 正式文稿。“草稿”并不是指文稿形式上不正規(guī)、不規(guī) 范，而主要是指相對(duì)正式文書(shū)而言，它在內(nèi)容上還是 不成熟的、不完善的文書(shū)。 定稿：是正式文書(shū)的依據(jù)稿，是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)、上司審 閱核準(zhǔn)后簽發(fā)的，或是經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)的稿本，也 就是草稿經(jīng)過(guò)簽發(fā)和復(fù)核后

15、形成的稿本?！岸ǜ濉比允?稿，內(nèi)容上已經(jīng)確定，一般不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意秘書(shū)不能再 加更改，但是它不具備“本”的形式，要經(jīng)過(guò)從“稿”到 “本”的技術(shù)處理，才產(chǎn)生正式文書(shū)。 正本：是根據(jù)定稿印制或編寫的向外發(fā)出的文本。 在辦文中，正本具有法定的實(shí)效。 副本：是根據(jù)正本另行復(fù)制的文書(shū)。實(shí)質(zhì)上，副 本與正本在辦文中有許多不同。副本主要用來(lái)代替正 本供傳閱、參考、備查使用。對(duì)于上行文，正本是主 送給有關(guān)批準(zhǔn)、審閱的收文機(jī)關(guān)的，副本是抄報(bào)用的。 這樣，批示、批準(zhǔn)、批復(fù)意見(jiàn)，應(yīng)見(jiàn)諸正本。僅僅是 傳閱、備查的副本，可以是復(fù)印件，印跡也可以復(fù)印。 存本：存本是發(fā)文機(jī)關(guān)留存的印制本，是正本的 留查樣本，存本一般可以不加蓋

16、公章，留存的份數(shù)由 秘書(shū)根據(jù)需要定。 秘書(shū)對(duì)繕印要做到準(zhǔn)確、清晰、整潔、規(guī) 格統(tǒng)一、印刷及時(shí)。要對(duì)原稿負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)有 疑誤，應(yīng)與核稿人員研究，不得擅自改動(dòng)。每 件公文從文號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、 成文日期到文件印刷份數(shù)、頁(yè)碼、正文、標(biāo) 點(diǎn)，都要認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行校對(duì)。末頁(yè)應(yīng)盡量避 免無(wú)正文現(xiàn)象，如無(wú)法避免，應(yīng)注明“此頁(yè)無(wú)正 文”。發(fā)出的文件必須加蓋機(jī)關(guān)印章。 用印 用印是指在有必要加蓋印章的文書(shū)正本上 加蓋機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人印章的過(guò)程。國(guó)家行政機(jī)關(guān) 的公文，在制發(fā)中一般都要經(jīng)過(guò)蓋章這一環(huán)節(jié)。 用印的文件，要以原稿上領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)為準(zhǔn)，無(wú) 簽發(fā)不得用印。也有極少的、針對(duì)性很強(qiáng)的文 書(shū)，如辦理某件具體事項(xiàng)

17、的回函、批復(fù)，以領(lǐng) 導(dǎo)簽發(fā)的定稿為正本，蓋印后復(fù)制留 存本，正本發(fā)出。 在國(guó)家行政機(jī)關(guān)內(nèi)包含有以下三種用印方式用 印 方 式適 用 情 況 只簽署不蓋印的公務(wù)文書(shū) 一是層次很高； 二是尊重別國(guó)的習(xí)慣或方式； 三是雖屬公務(wù)文書(shū)，但主要是禮節(jié)性的 只蓋印不簽署的公務(wù)文書(shū) 是向外單位發(fā)出的、一般指比較莊重、鄭重、正式的公務(wù)文書(shū) 又簽署、又蓋印的公務(wù)文書(shū) 一是它一定是公務(wù)文書(shū)，而不是私人文書(shū)，所以，簽署者應(yīng)是法人、最高領(lǐng)導(dǎo)或?qū)ｉT的負(fù)責(zé)人 二是這種文書(shū)一般多見(jiàn)于經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議書(shū)，上面要明確有法人代表簽署、簽署時(shí)間和用印 文書(shū)印章蓋在正文落款處，疊印在發(fā)文機(jī)關(guān)和日期上。要注意： 印章名稱要與發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一

18、致，否則要加以說(shuō)明。 印章字跡要清晰，印章要端正，位置要準(zhǔn)確。一般落款印要“騎年蓋月”。 印章只蓋在公文正本上。 登記 登記是指根據(jù)本機(jī)關(guān)文書(shū)處理的具體要求 與發(fā)取簿式或卡片式、聯(lián)單式、活頁(yè)式的登記 方式。登記項(xiàng)目，一般應(yīng)包括：發(fā)文字號(hào)、發(fā) 文日期、文件標(biāo)題、保密等級(jí)、發(fā)往機(jī)關(guān)、附 件、份數(shù)、承辦單位、案卷號(hào)等，如果是回復(fù) 對(duì)方的文書(shū)，還需注明收文編號(hào)。 對(duì)發(fā)文進(jìn)行認(rèn)真的登記，是文書(shū) 管理、查考的重要基礎(chǔ)。 分發(fā) 分發(fā)亦稱封發(fā)，是指對(duì)撰制登記好的文書(shū) 封裝、發(fā)出的過(guò)程。分發(fā)是一項(xiàng)細(xì)致的工作， 是將向外發(fā)出的文書(shū)信函進(jìn)行封裝、發(fā)出的過(guò) 程。 “分發(fā)”的程序 核對(duì)封套與封內(nèi)文書(shū)一致并加封后，按相應(yīng)

19、的方式發(fā)出 檢查發(fā)文登記。和收文登記一樣，發(fā)文也有詳細(xì)的登記表格 填好并檢查所有封套標(biāo)記 寫好文件、文書(shū)封套或函件信封 封發(fā)的注意事項(xiàng) 注辦 注辦是對(duì)發(fā)出的文書(shū)的辦理情況做出必要 的說(shuō)明，注明辦理結(jié)果的環(huán)節(jié)。 “注辦”一般是 發(fā)文登記內(nèi)容的一項(xiàng)，是對(duì)文書(shū)已經(jīng)發(fā)出情況 的注明。其作用是便于今后查考。（二）收文的處理 凡是由外機(jī)關(guān)或外部門送給本機(jī)關(guān)的文件，統(tǒng)稱 為收文。 簽收 簽收就是簽字表示收到來(lái)文，是收文處理工作的 開(kāi)端。小型機(jī)關(guān)只設(shè)一個(gè)綜合收發(fā)室或?qū)＃妫┞毷?發(fā)員，負(fù)責(zé)文件的簽收、拆封、登記和送閱。大中型 機(jī)關(guān)多設(shè)內(nèi)外兩種收發(fā)。先由外收發(fā)部門收文，而后 轉(zhuǎn)交秘書(shū)人員（文書(shū)）。公司、企業(yè)的文

20、書(shū)信函常由 寫字樓的前臺(tái)或辦公樓的總收發(fā)代收，秘書(shū)從專門的 信箱或前臺(tái)收取。 秘書(shū)簽收文件時(shí)要注意三點(diǎn)將文件封套上的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，發(fā)文機(jī)關(guān)的文件編發(fā)號(hào)，以及發(fā)文機(jī)關(guān)的機(jī)要通信號(hào)、等登記在的收文簿上 仔細(xì)查看文件封套上所注的收文機(jī)關(guān)部門或姓名，是否是本機(jī)關(guān)，如有誤投，應(yīng)立即退回 檢查無(wú)誤后，收件人應(yīng)認(rèn)真地在送件人的投遞回執(zhí)清單上簽名，注明收到日期，然后轉(zhuǎn)送到秘書(shū)部門 簽收后就要拆封，亦稱啟封，是指有權(quán)拆 封的秘書(shū)對(duì)來(lái)文拆剪封套，檢查封套內(nèi)來(lái)文的 程序。對(duì)拆封工作應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，除指定專人或 主管文件工作的機(jī)要秘書(shū)拆封外，其他人員不 得拆封。拆封范圍是：封面上標(biāo)明送本機(jī)關(guān)、 機(jī)關(guān)辦公室以及機(jī)關(guān)“負(fù)責(zé)人

21、”收的所有信件。 封面標(biāo)有具體領(lǐng)導(dǎo)同志名字的，或“親啟”、“親 收”字樣的，一般不得拆封。 拆封時(shí)應(yīng)注意幾點(diǎn)注意保存原封套的完好，不要損壞封內(nèi)文件、信件，必要時(shí)還應(yīng)把原封套別在文件或信件后一并處理 文件的秘密等級(jí)在封套上是標(biāo)明的，但如果拆封后發(fā)現(xiàn)是保密文件，不再轉(zhuǎn)讓他人閱讀，拆封人員要負(fù)責(zé)保管 請(qǐng)示類文件，如無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，或其他手續(xù)不全時(shí)，應(yīng)拒收退回；在處理急件時(shí)，應(yīng)告知行文錯(cuò)處 登記 登記是有權(quán)拆封的秘書(shū)對(duì)所經(jīng)手拆閱的文 書(shū)進(jìn)行管理和保護(hù)的必要措施，也是保障文書(shū) 迅速辦理的措施，是一項(xiàng)重要的制度。登記制 度便于對(duì)文書(shū)的管理和保護(hù)；便于對(duì)目標(biāo)文書(shū) 的查找和利用；便于統(tǒng)計(jì)和催辦；便于文書(shū)工

22、 作中的核對(duì)和交接。 秘書(shū)對(duì)來(lái)文登記，在實(shí)際工作中有兩類登記的用具登 記 用 具 作 用 收文登記簿、冊(cè)的形式，主要是來(lái)文登記一覽表 是將所有來(lái)文按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)登記在一起，起總體掌握來(lái)文及辦理情況的作用 收文登記卡、單的形式 是為每一份來(lái)文做一份登記表，起重點(diǎn)表示該份來(lái)文辦理情況的作用 審核 2001年1月1日施行的辦法在“登記”之 后加入了“審核”環(huán)節(jié)。辦法第六章“收文 處理”第三十一條對(duì)此做了規(guī)定。規(guī)定：“收到 下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng) 當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān) 辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家 法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或 地區(qū)職權(quán)

23、的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用 和公文格式是否規(guī)范。” 擬辦 擬辦是秘書(shū)根據(jù)來(lái)文的具體情況，對(duì)來(lái)文 如何處理，拿出初步的意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù) 責(zé)人審核決定的過(guò)程。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，“擬辦” 是在辦文工作中體現(xiàn)“輔助管理”職能的重要環(huán) 節(jié)。 秘書(shū)要做好擬辦應(yīng)該做好以下三點(diǎn)。 首先要對(duì)來(lái)文內(nèi)容有透徹的了解掌握，要先認(rèn)真 閱讀來(lái)文，弄清楚：來(lái)文的上、下款是否明確；來(lái)文 的主要內(nèi)容；提出的主要問(wèn)題，這些問(wèn)題是否需要辦 理；提出的問(wèn)題與哪些部門有關(guān)系?應(yīng)由哪個(gè)部門主 辦，由誰(shuí)批示；來(lái)文的辦理時(shí)限和秘密等級(jí)要求。 其次要對(duì)相應(yīng)的政策法規(guī)、類似問(wèn)題的處理常規(guī) 有所掌握。 最后要充分掌握自己提出擬辦意見(jiàn)的理由。

24、擬辦 也可以由具體承辦部門、承辦人來(lái)做。 批辦 批辦是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)部門負(fù)責(zé)人針對(duì)一 份來(lái)文應(yīng)當(dāng)如何處理而做出的指示性意見(jiàn)，也 可以是對(duì)擬辦情況的肯定或否定。文件的批辦 工作一般由機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人、秘書(shū)長(zhǎng)或辦公室主 任承擔(dān)。秘書(shū)的工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)搞好批辦環(huán)節(jié)。 秘書(shū)要輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)來(lái)文做出三項(xiàng)明確的批 辦內(nèi)容批辦的內(nèi)容 領(lǐng)導(dǎo)簽署姓名 批辦時(shí)間批辦意見(jiàn) 承辦 承辦就是“承接辦理”，是秘書(shū)按照領(lǐng)導(dǎo)的 指示，承接辦理某份來(lái)文內(nèi)容中要求辦理的事 項(xiàng)。這工作可能是撰制一份新的文書(shū)，可能是 辦一件事，可能是組織準(zhǔn)備一次會(huì)議，也可能 以其他綜合辦理的形式體現(xiàn)。不需要秘書(shū)承辦 的事，也要由秘書(shū)轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)交給承辦人，這在

25、文書(shū)處理中亦稱“交辦”?？梢?jiàn)承辦是文書(shū)處理 工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是具體處理文書(shū)所涉及的事 務(wù)的過(guò)程。 催辦 催辦是對(duì)文件承辦工作的檢查和督促的過(guò) 程，這是避免辦事拖沓、文件積壓，加速文件 運(yùn)轉(zhuǎn)的重要措施。一旦催辦有結(jié)果，秘書(shū)要針 對(duì)該份文件注明辦理結(jié)果，并向交辦的領(lǐng)導(dǎo)或 有關(guān)部門回復(fù)辦理情況，即“辦復(fù)”。無(wú)論是向 領(lǐng)導(dǎo)或交辦人口頭匯報(bào)，還是文字“辦復(fù)”，辦 理結(jié)果一般要說(shuō)明在何時(shí)由何人主辦該事項(xiàng)、 辦理結(jié)果以及是否有遺留問(wèn)題，有無(wú)結(jié)論等。 無(wú)論是發(fā)文還是收文，在辦文環(huán)節(jié)的最后，都有 文書(shū)工作為以后的檔案工作所做的準(zhǔn)備工作環(huán)節(jié)。它 包括 立卷歸檔：“注辦”或“辦復(fù)”后，秘書(shū)部門根據(jù)立 卷的要求將文件

26、整理歸卷。立好的案卷，可按照檔案 部門的規(guī)定，定期向檔案部門移交。 銷毀：凡已辦理完畢并無(wú)查考保存價(jià)值的文書(shū)， 應(yīng)妥善保存，于當(dāng)年年底編制銷毀目錄，報(bào)請(qǐng)主管的 領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后定期銷毀；如屬保密文件，則必須逐件 登記目錄，并派人監(jiān)督銷毀。文書(shū)處理工作中應(yīng)注意的事項(xiàng) 文書(shū)處理時(shí)應(yīng)注意以下四點(diǎn)。 （一）文旨不明，文種不分 通過(guò)對(duì)請(qǐng)示與報(bào)告，通知與通報(bào)的辨析來(lái) 討論這一點(diǎn)。 請(qǐng)示與報(bào)告混用 “請(qǐng)示”有兩種類型，一種是“申報(bào)性”請(qǐng) 示，另一種是“求助性”請(qǐng)示。請(qǐng)示理由往往 有匯報(bào)的特點(diǎn)或在報(bào)告中帶著請(qǐng)示事項(xiàng)。 所以，有些秘書(shū)常將請(qǐng)示的理由與情況匯報(bào)的“報(bào)告”混為一體，造成文件主旨不明文種 主 旨 是否回復(fù)

27、 標(biāo) 題 寫 法 請(qǐng)示 請(qǐng)示的主旨是向上級(jí)請(qǐng)求指示批準(zhǔn)，反映情況的內(nèi)容只是作為請(qǐng)示事項(xiàng)的理由 請(qǐng)示要求上級(jí)回復(fù) 有時(shí)請(qǐng)示的標(biāo)題寫法是加上“呈請(qǐng)”、“提請(qǐng)”等字樣，以顯示“請(qǐng)示”的特色報(bào)告 報(bào)告的主旨是匯報(bào)情況 報(bào)告不需要上級(jí)回復(fù) 報(bào)告不能把標(biāo)題寫成關(guān)于的請(qǐng)示報(bào)告的形式 通知與通報(bào)混用 通知與通報(bào)都是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的行 文，而且在傳送信息、溝通情況、提出要求等 方面有相似之處，因此，常把通知與通報(bào)混用。 通知的文旨在于上級(jí)要求下級(jí)執(zhí)行辦理的具體 要求，而通報(bào)的文旨在于以好的、壞的典型事 例或重要情況來(lái)教育有關(guān)人員，起指導(dǎo)、啟發(fā) 和警戒作用與溝通重要情況的作用。（二） 行文關(guān)系不明，職權(quán)不清

28、通過(guò)對(duì)通知和函，批復(fù)和復(fù)函的辨析來(lái)討論這一點(diǎn)。 通知與函混用 通知與函的的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)文種 共同點(diǎn) 不同點(diǎn) 通知 都有告知性 只限于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所隸屬的下級(jí)機(jī)關(guān)使用（行政上沒(méi)有隸屬關(guān)系，業(yè)務(wù)上有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的也可以用通知），只作為下行文 函 是在不相隸屬的單位之間使用，作為平行文 批復(fù)與復(fù)函混用 批復(fù)、復(fù)函同屬于答復(fù)性文件，所以也容易 混用。事實(shí)上二者有嚴(yán)格的區(qū)別。批復(fù)只能用于 答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)，而復(fù)函只能用于答復(fù) 不相隸屬單位的商洽和詢問(wèn)。如果對(duì)不相隸屬單 位的要求、詢問(wèn)使用批復(fù)答復(fù)，那就越出自己的 職權(quán)范圍，而對(duì)下級(jí)單位的請(qǐng)示用復(fù)函，就又放 棄了自己應(yīng)有的職權(quán)。（三）多頭主送，多項(xiàng)

29、請(qǐng)示 有些請(qǐng)示將主送機(jī)關(guān)寫成幾個(gè)，甚至更多，以為 這樣可以多爭(zhēng)取上級(jí)的支持，容易解決問(wèn)題。有些請(qǐng) 示“一文數(shù)事”，把許多要求解決的問(wèn)題都寫在一份請(qǐng) 示中，以為這樣可以節(jié)省時(shí)間，多解決些問(wèn)題。 實(shí)際上這種不合規(guī)定的做法。由于沒(méi)有明確的主 辦機(jī)關(guān)，結(jié)果往往是各個(gè)主送機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)只表態(tài)不決 定。請(qǐng)示的內(nèi)容太雜，反而沒(méi)有了主要的請(qǐng)示事項(xiàng)， 文書(shū)常常被退回重新行文。因此擬制、發(fā)送文書(shū)一定 要嚴(yán)格按國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法去做，照章 辦理，毫不含糊。（四）不按業(yè)務(wù)歸口原則請(qǐng)示或商洽工作 一些下級(jí)機(jī)關(guān)為業(yè)務(wù)問(wèn)題向上行文時(shí)，不按業(yè) 務(wù)歸口原則行文，以為只要找政府機(jī)關(guān)就能迅速解 決問(wèn)題。實(shí)際上這些請(qǐng)示送政府機(jī)關(guān)后

30、，仍然要轉(zhuǎn) 到各業(yè)務(wù)主管部門研究，由業(yè)務(wù)主管部門提出意見(jiàn)， 或做出處理決定。這種不合規(guī)范的行文，不僅未能 達(dá)到請(qǐng)示單位的目的、愿望，反而形成大量公文倒 流現(xiàn)象，嚴(yán)重影響工作效率。為解決這類問(wèn)題，一 些政府機(jī)關(guān)公文處理細(xì)則做出了規(guī)定。 隸屬關(guān)系：各級(jí)業(yè)務(wù)部門和機(jī)構(gòu)，除了在 行政上與各級(jí)所屬機(jī)關(guān)具有隸屬關(guān)系外，它們 還在全國(guó)范圍內(nèi)組成了一個(gè)由上而下的垂直領(lǐng) 導(dǎo)結(jié)構(gòu)，建立了自上而下的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，這 種業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系也是隸屬關(guān)系。三、現(xiàn)代企業(yè)、公司中的新型文書(shū)與載體 （一）現(xiàn)代企業(yè)、公司中的商務(wù)文書(shū)： 商務(wù)文書(shū)（也有稱財(cái)經(jīng)文書(shū)）事務(wù)文書(shū)、禮 儀文書(shū)和涉外文書(shū)。公司企業(yè)中各種文書(shū)的 分類序號(hào)文書(shū)種類具

31、體 分 類1禮儀性文書(shū) 邀請(qǐng)函、致謝信、致歉信、問(wèn)候信、講演稿、慶唁函稿、尋求幫助或協(xié)助的信、謝絕書(shū)、推薦信 2涉外文書(shū) 涉外經(jīng)濟(jì)合同、國(guó)際貿(mào)易會(huì)談紀(jì)要、電報(bào)、電傳、索賠書(shū)、迎送辭 3商務(wù)文書(shū) 經(jīng)濟(jì)合同、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、廣告、查賬報(bào)告書(shū)、審計(jì)報(bào)告書(shū)、催款信、意向書(shū)，招標(biāo)和投標(biāo)書(shū)4事務(wù)文書(shū) 計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、建議書(shū)2005企業(yè)危機(jī)管理現(xiàn)狀調(diào)查報(bào)告網(wǎng)絡(luò)電報(bào) 公司企業(yè)中各種文書(shū)的具體處理方法 收發(fā)文的處理 事務(wù)性文書(shū)多是本部門、本單位的內(nèi)部文書(shū)，所以在運(yùn)轉(zhuǎn)傳遞中，比其他文書(shū)要簡(jiǎn)單。像“市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告”，雖然以“報(bào)告”為文種，只是秘書(shū)向直接領(lǐng)導(dǎo)、上司行文的一

32、種形式。凡是秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)、上司備供咨詢和提供參考的，多是內(nèi)部文書(shū)。 商務(wù)、禮儀、涉外文書(shū)，只要是在行文范圍上牽 涉到外單位的，就有“收文”與“發(fā)文”的區(qū)別。只是這 類文書(shū)，一般不講究行文關(guān)系，不說(shuō)“上行、下行”， 多以“函”的方式傳遞商務(wù)、禮儀、涉外文書(shū) 發(fā)文 收文 專人遞送 郵路遞送 一般平信 掛號(hào)信 特快專遞 專人遞送：路途不很遠(yuǎn)、事情比較急的， 用專人遞送。目前有不少公司與信譽(yù)好的專遞 公司簽訂協(xié)議，重要文書(shū)保證在1-2小時(shí)內(nèi)送 達(dá)。有的公司給秘書(shū)配車，重要的文書(shū)由秘書(shū) 親自送。 郵政遞送：有的公司企業(yè)與郵政部門約定 好，在送件的同時(shí)取件，秘書(shū)就要在規(guī)定的時(shí) 間之前，辦好一切事務(wù)性工作。

33、收文：是由秘書(shū)在每天早上把所有的收函 進(jìn)行分類、登記，必要時(shí)要做“摘要卡”?！罢?卡”在實(shí)際工作中是秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)、上司迅速準(zhǔn)確 地了解來(lái)函所做的?！罢ā睕](méi)有固定的格式， 因單位不同，工作的具體內(nèi)容不同，制成的格 式也不盡相同。“摘要卡”的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)有： 來(lái)文單位名稱；來(lái)文主要內(nèi)容；要求、商洽事 項(xiàng)；擬辦意見(jiàn)和建議；領(lǐng)導(dǎo)、上司的意見(jiàn)和簽 署；日期（來(lái)文日期、要求辦畢時(shí)間）。 中文函件處理的一些技術(shù)要求 中文函件如果處理不當(dāng)可能影響正常工作的進(jìn) 行，應(yīng)注意以下要求公務(wù)工作和公務(wù)往來(lái)方面所用信箋，忌折成對(duì)角、對(duì)插、方巾或其他不規(guī)范形式遞送的信函應(yīng)從下至上逐層疊放：函信箋、來(lái)函登記卡、函信封、摘

34、要卡，由曲別針夾住遞送所有來(lái)函，不要撕開(kāi)，一律要用剪刀或啟封器，并且一律拆信封正面左邊，以便遞送和存檔信函、信封要按照固定的規(guī)范格式書(shū)寫 公司的文書(shū)有三類文書(shū)。 文書(shū)的種類 管理類文書(shū) 報(bào)批與注冊(cè)登記文書(shū) 生產(chǎn)技術(shù)性文書(shū) 輔 助 業(yè) 務(wù) 人員 辦 理 進(jìn) 出口業(yè)務(wù)文件 外貿(mào)公司文書(shū)信函的特點(diǎn)外貿(mào)公司文書(shū)信函的特點(diǎn) 簽發(fā)單位多，不僅有購(gòu)銷方、承運(yùn)方，還有擔(dān)保方或多邊貿(mào)易 時(shí)效性強(qiáng)，各種單據(jù)文件的日期有嚴(yán)格的順序，外貿(mào)業(yè)務(wù)文件時(shí)效時(shí)限具體明確 （二）現(xiàn)代企業(yè)、公司中的新型載體文書(shū) 新型載體文書(shū)是對(duì)采用非傳統(tǒng)紙制材料制 成的文書(shū)的統(tǒng)稱。它們有的是記錄在新型載體 上的文書(shū)信息，有的是運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)

35、行 傳輸?shù)奈臅?shū)信息，這里簡(jiǎn)單介紹幾種： 音像文書(shū)：圖片類、錄音錄像類 光盤文書(shū)原理 電信文書(shū)：電郵、電報(bào)、傳真等 電子文書(shū)：計(jì)算機(jī)生成的。 電子文書(shū)生成于計(jì)算機(jī)環(huán)境當(dāng)中。電子文書(shū)的特征 具備電子信息的一般特征 具備文件的一般特征四、辦理文件 （一）擬辦時(shí)要注意以下三點(diǎn)擬辦時(shí)要注意的三點(diǎn) 要熟悉黨和政府的有關(guān)政策，本機(jī)關(guān)工作各職能部門的歷史與現(xiàn)狀為方便領(lǐng)導(dǎo)批示，要將與本文件有關(guān)的文件、資料，附在后邊認(rèn)真閱讀文件，對(duì)文件中提出的問(wèn)題、要求，要看得清楚明白 需要秘書(shū)提擬辦意見(jiàn)的來(lái)文大體分三類需要提意見(jiàn)的來(lái)文 領(lǐng)導(dǎo)特意交秘書(shū)做出擬辦意見(jiàn)的來(lái)文 領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)經(jīng)長(zhǎng)期磨合，彼此對(duì)需要秘書(shū)提出意見(jiàn)的來(lái)文范圍很默

36、契 按照常規(guī) （二）批辦 批辦是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)擬辦文件及擬辦意 見(jiàn)提出批示意見(jiàn)。當(dāng)秘書(shū)為具體來(lái)文的擬辦意 見(jiàn)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)，要具體地匯報(bào)自己設(shè)計(jì)的擬 辦思路、方法和預(yù)期的結(jié)果，征求領(lǐng)導(dǎo)的意 見(jiàn)，請(qǐng)求指示。（三）辦理 辦理就是秘書(shū)具體地落實(shí)來(lái)文中的內(nèi)容，是來(lái)文 處理程序中“承辦”的核心工作。這類工作也可以分為 三類屬于秘書(shū)工作范疇不好落實(shí)到哪個(gè)職能部門的工作需要秘書(shū)部門出面組織其他職能部門共同完成的工作（四） 催辦 催辦是對(duì)非秘書(shū)部門承辦的那部分工作的檢查和督 促，這是避免辦事拖沓，文件積壓，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)的重 要措施。針對(duì)來(lái)文的催辦工作可分為以下兩類兩類催辦工作對(duì)外催辦 對(duì)內(nèi)催辦 對(duì)內(nèi)催辦：對(duì)本機(jī)

37、關(guān)內(nèi)部承辦文件情況進(jìn)行督促 檢查。 對(duì)外催辦：向其他機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或部門發(fā)出的文 件的辦復(fù)情況進(jìn)行催詢。 催辦工作很重要，但往往被秘書(shū)部門忽視，以致 有些公文轉(zhuǎn)出后沒(méi)有回音。秘書(shū)部門應(yīng)當(dāng)避免這種現(xiàn) 象的發(fā)生，要健全催辦制度和崗位責(zé)任制。應(yīng)當(dāng)看到， 催辦這個(gè)環(huán)節(jié)的產(chǎn)生和今天約定俗成的認(rèn)識(shí)，在某種 意義上反映了我們的某些機(jī)構(gòu)辦事不力、推諉扯皮， 甚至頂著不辦的惡劣作風(fēng)。 因此秘書(shū)為了有效避免交辦的工作未辦， 應(yīng)采取如下三個(gè)措施明確辦畢時(shí)限，加強(qiáng)辦事時(shí)效性，無(wú)論辦文辦事，都向承辦人確認(rèn)交辦事項(xiàng)的完成時(shí)間和辦理過(guò)程中重要環(huán)節(jié)的階段性完成時(shí)間催辦環(huán)節(jié)伴以處罰，凡未按時(shí)回告、應(yīng)當(dāng)辦畢時(shí)不能按時(shí)完成的，催辦的

38、同時(shí)加以處罰建立回告制度，按辦畢時(shí)限要求承辦人主動(dòng)回告交辦人五、立卷歸檔工作 來(lái)文處理后的立卷歸檔工作是整個(gè)辦文 工作很重要的一環(huán)。 （一）公文辦理的要求 公文辦理階段是公文發(fā)生實(shí)際效力的時(shí) 期，也是行文的目的所在。其效率和質(zhì)量如 何，直接影響著辦文的效果，甚至影響著機(jī) 關(guān)工作的效果。 國(guó)務(wù)院2000年8月發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公 文處理辦法規(guī)定：“公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求 是，精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安 全?！?“必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其 他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全”。中共中央 辦公廳秘書(shū)局1987年6月發(fā)布的中國(guó)共產(chǎn)黨各 級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理暫行條例也規(guī)定：“文件 處理的基

39、本原則是準(zhǔn)確、及時(shí)、保密?！?據(jù)此，公文處理的要求包括以下四點(diǎn)A1.準(zhǔn)確無(wú)誤2.講究時(shí)效3. 安全保密 4. 統(tǒng)一管理 準(zhǔn)確無(wú)誤：是指公文在辦理階段的各個(gè)環(huán)節(jié)上， 在內(nèi)容、方向、方式及其結(jié)果方面，應(yīng)完全符合行文 制度和實(shí)際情況。準(zhǔn)確是對(duì)公文辦理的首要的、基本 的要求，是對(duì)公文辦理的質(zhì)量要求。不準(zhǔn)確，出現(xiàn)差 錯(cuò)、漏洞和失誤，不僅會(huì)影響辦文的質(zhì)量，而且會(huì)影 響整個(gè)機(jī)關(guān)工作，有損于機(jī)關(guān)的形象。 講究時(shí)效：公文的辦理要及時(shí)迅速，講究時(shí)效。 這是對(duì)辦文的效率要求，也是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)工作高效化的 重要條件之一。要加快公文辦理的速度，一要強(qiáng)化時(shí) 間觀念，二要縮短文書(shū)的運(yùn)轉(zhuǎn)周期， 三要簡(jiǎn)化辦文程 序。 安全保密：公

40、文辦理的安全保密有兩層含義；一 是要保證所經(jīng)辦的文件完整無(wú)缺、無(wú)損，做到不丟失、 不損壞，這就是安全的意思；二是要嚴(yán)格遵守公文管 理的保密規(guī)定，做到不泄密、不失密，這就是保密的 意思。安全和保密是相互關(guān)聯(lián)的。 統(tǒng)一管理：公文的辦理，包括公文的撰制和保 管，都必須由秘書(shū)部門集中統(tǒng)一管理。如果不統(tǒng)一， 容易造成文件丟失、漏辦、積壓、脫節(jié)、混亂，直至 造成重大失誤。要實(shí)現(xiàn)公文辦理的集中與統(tǒng)一，必須 做到管理統(tǒng)一于秘書(shū)部門，依據(jù)統(tǒng)一于公文法規(guī)，生 效權(quán)統(tǒng)一于主管領(lǐng)導(dǎo)。據(jù)集體領(lǐng)導(dǎo)與個(gè)人分工負(fù)責(zé)相 結(jié)合的制度，機(jī)關(guān)和部門的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)有專人主管公文 的處理，集“簽發(fā)”、“批辦”于一人。（二）立卷 立卷 立卷是

41、指秘書(shū)部門將辦理完畢的、具有保 存價(jià)值的一個(gè)個(gè)零散文件，按照它們內(nèi)在的聯(lián) 系，分門別類地組成一個(gè)或數(shù)個(gè)案卷。其中每 一個(gè)案卷都是若干具有共同特征、互為聯(lián)系、 經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的文件的集合體。 主要包括三方面的含義 立卷的含義 文件立卷必須依照科學(xué)的方法與原則進(jìn)行 必須是具有保存價(jià)值的文件才需要立卷 只有辦理完畢的文件才能立卷 文件立卷的范圍 要保證把有查考價(jià)值的文件完全完整地保存下來(lái)， 就要弄清楚哪些文件需要立卷，哪些文件不需要立卷，以確定文件立卷的范圍。立卷的范圍指本機(jī)關(guān)在工作中或業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成和使用的、辦理完畢具有查考價(jià)值的收發(fā)文件。從文件的外觀形態(tài)上看主要包括各類正式文件、會(huì)議記錄、重要的電

42、報(bào)電話記錄、圖紙照片、錄音錄像帶，以及本機(jī)關(guān)編印的出版物的原稿等。 立卷的步驟 一般來(lái)講，立卷由編目、歸卷、組卷、定卷四個(gè) 步驟組成編制立卷類目 平時(shí)歸卷 年終調(diào)整組卷 編目定卷 立卷類目一般由類名和各個(gè)條款組成 編制立卷類目：指在機(jī)關(guān)內(nèi)實(shí)際文件尚未形成之 前，根據(jù)以往機(jī)關(guān)活動(dòng)和文件形成的一般規(guī)律，對(duì)一 年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的原則和方法，擬制 比較詳細(xì)的立卷方案或計(jì)劃，以指導(dǎo)文件立卷工作。 平時(shí)歸卷：指文件立卷人員依據(jù)已編好的案卷類 目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條 款歸入卷內(nèi)。堅(jiān)持平時(shí)歸卷的目的就是防止已辦理完 畢的文件長(zhǎng)期堆積、處于零亂狀態(tài)或文件私有化。秘 書(shū)部門要注意向各部門，尤其是領(lǐng)導(dǎo)者手中收集已經(jīng) 處理完畢的文件，隨時(shí)按照案卷類目條款歸卷。 年終調(diào)整組卷：指在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，把一年 來(lái)的文件對(duì)照立卷類目各條款適當(dāng)加以調(diào)整、拆并， 最后確定組卷。在這項(xiàng)