文檔管理培訓(xùn)材料_201107_final

1、02011年7月文檔管理經(jīng)驗(yàn)介紹文檔管理經(jīng)驗(yàn)介紹1第一章第一章文檔管理基本技能介紹文檔管理基本技能介紹2做好文檔管理的重要性做好文檔管理的重要性對(duì)公司發(fā)展的重要性對(duì)公司發(fā)展的重要性持續(xù)發(fā)展持續(xù)發(fā)展對(duì)個(gè)人發(fā)展的重要性對(duì)個(gè)人發(fā)展的重要性反饋與進(jìn)步反饋與進(jìn)步3文檔管理的四個(gè)層次文檔管理的四個(gè)層次數(shù)據(jù)、事實(shí)、記錄數(shù)據(jù)、事實(shí)、記錄信息、分析、研究信息、分析、研究知識(shí)知識(shí)智慧智慧文檔管理的基本對(duì)象文檔管理的基本對(duì)象文檔管理的目標(biāo)和升華文檔管理的目標(biāo)和升華4方便查詢?cè)瓌t方便查詢?cè)瓌t最終稿原則最終稿原則n符合個(gè)人習(xí)慣，根據(jù)個(gè)人偏好逐步摸索出適合自己的文檔管理模式符合個(gè)人習(xí)慣，根據(jù)個(gè)人偏好逐步摸索出適合自己的文

2、檔管理模式n保存所有文檔的最后一稿，保存所有文檔的最后一稿，包括所有發(fā)送給過客戶的資料、每份資料的最包括所有發(fā)送給過客戶的資料、每份資料的最終稿、申報(bào)資料等終稿、申報(bào)資料等結(jié)合公司要求及相關(guān)機(jī)結(jié)合公司要求及相關(guān)機(jī)構(gòu)要求的原則構(gòu)要求的原則n項(xiàng)目結(jié)束后需要按照公司要求提交文件清單、按照證監(jiān)會(huì)要求建立保薦業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后需要按照公司要求提交文件清單、按照證監(jiān)會(huì)要求建立保薦業(yè)務(wù)工作底稿務(wù)工作底稿123文檔管理的基本原則文檔管理的基本原則定期回顧原則定期回顧原則n通過定期的文檔整理、以及同類文檔的比較加深理解通過定期的文檔整理、以及同類文檔的比較加深理解45基本的文件管理技能基本的文件管理技能文檔命名文檔命

3、名n項(xiàng)目名稱_文件名_日期(20110701)_版本 6基本的文件管理技能（續(xù)）基本的文件管理技能（續(xù)） 文檔分類文檔分類n可分為“my project “ 和” my library”my project” 主要保存自己執(zhí)行的項(xiàng)目、負(fù)責(zé)的大客戶、以及做過的Pitch項(xiàng)目。項(xiàng)目文檔可按進(jìn)程、領(lǐng)域進(jìn)行分類“my library” 是個(gè)人知識(shí)庫(kù)的積累n建議事先準(zhǔn)備好“書架”“抽屜”文檔收集文檔收集n保存所有發(fā)給過客戶的資料(Execution)，以及最后定稿版本(Final) 文檔整理文檔整理n定期整理文件，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行周期性回顧文檔回顧文檔回顧n項(xiàng)目結(jié)束后需按照公司及證監(jiān)會(huì)要求整理文檔并遞交文檔，

4、請(qǐng)事先熟悉文檔遞交目錄，平時(shí)就做有心人7項(xiàng)目文檔管理項(xiàng)目文檔管理 - 初期階段初期階段Pitch Book方案論證方案論證立項(xiàng)立項(xiàng)123n各項(xiàng)目的Pitch Book ，以及相關(guān)的行業(yè)分析、行業(yè)數(shù)據(jù)、Comps等n各項(xiàng)目的方案論證，包括重組方案、發(fā)行方案、疑難點(diǎn)、方案設(shè)計(jì)等n立項(xiàng)申請(qǐng)、立項(xiàng)批準(zhǔn)、相關(guān)方的反饋意見8項(xiàng)目文檔管理項(xiàng)目文檔管理 - 執(zhí)行階段執(zhí)行階段業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)法律法律123執(zhí)行執(zhí)行4研究研究5其他其他7n公司提供信息、行業(yè)資料、招股書、業(yè)務(wù)盡職調(diào)查、數(shù)據(jù)庫(kù)、AP材料、路演材料、問答等n公司提供信息、審計(jì)、評(píng)估、盈利預(yù)測(cè)、模型及財(cái)務(wù)測(cè)算等n公司提供信息、法律盡職調(diào)查、改制重組方案、

5、律師報(bào)告、法律協(xié)議、公司內(nèi)部規(guī)范文件（三會(huì)制度）等n時(shí)間表、通訊錄、啟動(dòng)大會(huì)、例會(huì)材料、會(huì)議記錄、內(nèi)部程序(ESC ReviewCC內(nèi)核)、備忘錄、大事記等n可比公司研究、行業(yè)研究、專題研究（戰(zhàn)投引入、激勵(lì)機(jī)制、各種疑難重要問題）等n公司圖片集等監(jiān)管報(bào)批監(jiān)管報(bào)批6n報(bào)批文件、申請(qǐng)文件、監(jiān)管機(jī)構(gòu)溝通、監(jiān)管機(jī)構(gòu)批文、輔導(dǎo)等9項(xiàng)目文檔管理項(xiàng)目文檔管理 - 結(jié)束階段結(jié)束階段- 根據(jù)證監(jiān)會(huì)證券發(fā)行上市保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄的要求，整理部分工作底稿- 根據(jù)中金公司文檔管理要求將相關(guān)文件提交給李勝楠- 通過對(duì)項(xiàng)目文檔的進(jìn)一步整理，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行回顧，提升對(duì)項(xiàng)目的理解力- 將項(xiàng)目中獨(dú)特的材料、知識(shí)難點(diǎn)、關(guān)鍵問題

6、備忘錄等歸檔入自己的資料庫(kù)中，以方便以后的查詢10項(xiàng)目外的文檔管理項(xiàng)目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫(kù)建立自己的資料庫(kù)- 宏觀經(jīng)濟(jì)研究：早會(huì)、研究報(bào)告- 資本市場(chǎng)信息：CMD Weekly、資本市場(chǎng)回顧與展望- 行業(yè)：行業(yè)研究報(bào)告、行業(yè)大客戶信息、Bi-Weekly- 中國(guó)法律- 香港法律- 美國(guó)法律- 按執(zhí)行過程中的難點(diǎn)、專題進(jìn)行分類整理- 按照產(chǎn)品進(jìn)行分類整理11項(xiàng)目外的文檔管理項(xiàng)目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫(kù)建立自己的資料庫(kù)宏觀經(jīng)濟(jì)、資本市場(chǎng)、行業(yè)信息宏觀經(jīng)濟(jì)、資本市場(chǎng)、行業(yè)信息宏觀經(jīng)濟(jì)宏觀經(jīng)濟(jì)資本市場(chǎng)資本市場(chǎng)行業(yè)信息行業(yè)信息123n宏觀經(jīng)濟(jì)研究報(bào)告：早會(huì)材料n宏觀經(jīng)濟(jì)新聞nCM

7、 Weeklyn資本市場(chǎng)分析、新聞n境內(nèi)外資本市場(chǎng)回顧與展望：可用于Pitchbookn自己關(guān)注的行業(yè)：行業(yè)研究報(bào)告、行業(yè)信息、行業(yè)中大客戶信息n其他Bi-weekly等12項(xiàng)目外的文檔管理項(xiàng)目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫(kù)建立自己的資料庫(kù)法律、法規(guī)法律、法規(guī)中國(guó)為例中國(guó)為例境內(nèi)發(fā)行境內(nèi)發(fā)行境外發(fā)行境外發(fā)行股東與監(jiān)管機(jī)構(gòu)股東與監(jiān)管機(jī)構(gòu)124n公司法、證券法n證監(jiān)會(huì)：首次公開發(fā)行、上市公司公開發(fā)行、上市公司非公開發(fā)行、公司債n交易所：上市規(guī)則、信息披露內(nèi)容與格式準(zhǔn)則、上市公司內(nèi)部治理機(jī)制n紅籌方式nH股方式n其他要求n按不同部委分類：國(guó)資委、發(fā)改委、環(huán)?？偩?、國(guó)土局、稅務(wù)局、工商局、商務(wù)部、

8、外管局n其他專題：股權(quán)激勵(lì)機(jī)制、國(guó)企重組改制、境外投資、外商投資企業(yè)收購(gòu)兼并收購(gòu)兼并3n上市公司收購(gòu)兼并n外資收購(gòu)并購(gòu)境內(nèi)企業(yè)n境外并購(gòu)行業(yè)法規(guī)行業(yè)法規(guī)n銀行業(yè)、保險(xiǎn)業(yè)13項(xiàng)目外的文檔管理項(xiàng)目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫(kù)建立自己的資料庫(kù)產(chǎn)品知識(shí)收集產(chǎn)品知識(shí)收集股本產(chǎn)品股本產(chǎn)品固定收益產(chǎn)品固定收益產(chǎn)品收購(gòu)兼并收購(gòu)兼并123nIPO：A股、H股、紅籌、NASDQ等（具體流程、主要法規(guī)要求、優(yōu)缺點(diǎn)）n再融資：境內(nèi)再融資（增發(fā)、配股、可轉(zhuǎn)債、分離交易可轉(zhuǎn)債等）；境外再融資（快速增發(fā)、境外可轉(zhuǎn)債、境外分離交易可轉(zhuǎn)債等）n買殼上市、反向收購(gòu)、DR等n境內(nèi)：公司債、企業(yè)債、可轉(zhuǎn)債、可分離交易債、ABS

9、n境外：公司債、可轉(zhuǎn)債、ABS、各種衍生產(chǎn)品n境內(nèi)外收購(gòu)兼并操作流程介紹n收購(gòu)兼并案例14項(xiàng)目外的文檔管理項(xiàng)目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫(kù)（續(xù)）建立自己的資料庫(kù)（續(xù)）執(zhí)行專題股本為例執(zhí)行專題股本為例中介機(jī)構(gòu)中介機(jī)構(gòu)1n中介選聘、中介機(jī)構(gòu)推薦、中介機(jī)構(gòu)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)重組改制流程重組改制流程2n國(guó)企重組流程、民企重組流程、地方國(guó)企重組流程、紅籌重組流程其他重點(diǎn)問題其他重點(diǎn)問題10n股權(quán)激勵(lì)、時(shí)間表、小改制、職工股權(quán)處理、職工福利費(fèi)處理、稅收、環(huán)保核查等上市方案上市方案4n上市地的選擇、發(fā)行方案審計(jì)評(píng)估審計(jì)評(píng)估5n會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的比較、分部報(bào)告、具體的會(huì)計(jì)處理、評(píng)估培訓(xùn)材料土地處置土地處置6n國(guó)企評(píng)估評(píng)估

10、培訓(xùn)材料交割結(jié)算交割結(jié)算8n上海交易所、香港聯(lián)交所等項(xiàng)目案例分析項(xiàng)目案例分析11n公司各項(xiàng)目組的案例分析、Pitch Book模型模型9n模型培訓(xùn)材料、模型Case、COMPS稅收、環(huán)保稅收、環(huán)保n稅收、環(huán)保核查715文檔管理方法各取所好文檔管理方法各取所好按照時(shí)間順序分類按照時(shí)間順序分類按照功能分類按照功能分類n財(cái)務(wù)n業(yè)務(wù)n法律n執(zhí)行n研究n監(jiān)管審批n其他按照證監(jiān)會(huì)指引分類按照證監(jiān)會(huì)指引分類n按照指引的三大部分進(jìn)行分類n立項(xiàng)階段n股份公司改制階段n輔導(dǎo)階段n盡職調(diào)查階段n材料制作階段及內(nèi)核通過n證監(jiān)會(huì)審核階段n發(fā)行銷售階段n上市階段n持續(xù)輔導(dǎo)階段文檔管理方法各取所好，項(xiàng)目執(zhí)行完畢后需按照公司

11、要求對(duì)號(hào)入座文檔管理方法各取所好，項(xiàng)目執(zhí)行完畢后需按照公司要求對(duì)號(hào)入座16第二章第二章中金公司對(duì)文檔管理的要求介紹中金公司對(duì)文檔管理的要求介紹17聯(lián)交所聯(lián)交所- PN 21 Checklistn香港項(xiàng)目的文檔管理主要按照PN 21 Checklist的要求準(zhǔn)備即可，主要涉及方面如右，具體執(zhí)行一般由海外律師協(xié)助Practice Note 21 Checklist 一 關(guān)于董事的盡職調(diào)查二 關(guān)于上市資格的盡職調(diào)查三 關(guān)于上市資格的盡職調(diào)查四 業(yè)務(wù)盡職調(diào)查五 專業(yè)機(jī)構(gòu)（審計(jì)師）的盡職調(diào)查六 專業(yè)機(jī)構(gòu)（物業(yè)評(píng)估師）的盡職調(diào)查七 財(cái)務(wù)系統(tǒng)、管理體系的盡職調(diào)查八 向聯(lián)交所聲明前的最后盡職調(diào)查18證監(jiān)會(huì)證監(jiān)

12、會(huì)保薦業(yè)務(wù)工作底稿指引保薦業(yè)務(wù)工作底稿指引保薦業(yè)務(wù)保薦業(yè)務(wù)工作底稿工作底稿的要求的要求n召開例會(huì)、專題會(huì)等形式為發(fā)行人分析、解決證券發(fā)行上市過程中的問題，所有會(huì)議資料予以留存中介機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)會(huì)中介機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)會(huì)n發(fā)行人律師、發(fā)行人聘請(qǐng)的注冊(cè)會(huì)計(jì)師、評(píng)估機(jī)構(gòu)，以及承銷商律師，對(duì)發(fā)行人的重大或?qū)ｎ}事項(xiàng)出具備忘錄專業(yè)機(jī)構(gòu)備忘錄專業(yè)機(jī)構(gòu)備忘錄n 保薦人應(yīng)當(dāng)對(duì)盡職調(diào)查過程中獲取的文件資料作為工作底稿予以留存盡職調(diào)查盡職調(diào)查n保薦人內(nèi)部對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)以及內(nèi)核工作，應(yīng)當(dāng)留存相關(guān)文件立項(xiàng)及內(nèi)核工作立項(xiàng)及內(nèi)核工作n保留輔導(dǎo)相關(guān)文件、發(fā)行申請(qǐng)及相關(guān)文件、報(bào)送證券交易所以及證券登記公司文件、詢價(jià)及簿記相關(guān)文件以及持續(xù)督導(dǎo)過程

13、中形成的相關(guān)文件申報(bào)文件申報(bào)文件n保留對(duì)發(fā)行人的客戶、供應(yīng)商、開戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)、工商部門、環(huán)保部門、行業(yè)協(xié)會(huì)以及其他中介機(jī)構(gòu)的訪談紀(jì)要發(fā)行人往來機(jī)構(gòu)發(fā)行人往來機(jī)構(gòu)n對(duì)招股說明書進(jìn)行驗(yàn)證，并在驗(yàn)證文件與工作底稿之間建立起索引關(guān)系，便于對(duì)工作底稿的使用與檢索招股說明書驗(yàn)證招股說明書驗(yàn)證n保留對(duì)發(fā)行人的控股股東或?qū)嶋H控制人、發(fā)行人以及發(fā)行人的子公司的董事、監(jiān)事、經(jīng)理和其他高級(jí)管理人員進(jìn)行訪談的紀(jì)要高管訪談高管訪談19證監(jiān)會(huì)證監(jiān)會(huì)保薦業(yè)務(wù)工作底稿指引（續(xù)）保薦業(yè)務(wù)工作底稿指引（續(xù)）保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄第一部分：盡職調(diào)查文件第一部分：盡職調(diào)查文件第二部分：從事保薦業(yè)務(wù)的記錄第二

14、部分：從事保薦業(yè)務(wù)的記錄第三部分：申請(qǐng)及其他文件第三部分：申請(qǐng)及其他文件一發(fā)行人基本情況二業(yè)務(wù)與技術(shù)三同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)與關(guān)聯(lián)交易四董監(jiān)高及核心技術(shù)人員五組織機(jī)構(gòu)與內(nèi)部控制六財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)七業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)八募集資金運(yùn)用九股利分配情況十風(fēng)險(xiǎn)因素及其它n在招股書撰寫過程中，將相關(guān)信息以插入注釋的形式進(jìn)行標(biāo)注，標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容為文件索引號(hào)，指向工作底稿目錄中的相關(guān)編號(hào)：例如1-3-2 驗(yàn)資報(bào)告n發(fā)行基本情況等章節(jié)如果由律師起草，請(qǐng)律師按照相同要求編制底稿及索引一各項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要二備忘錄三訪談提綱及記錄四現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查記錄一保薦人內(nèi)部控制文件二輔導(dǎo)文件三發(fā)行申請(qǐng)文件及反饋意見四詢價(jià)簿記等發(fā)行文件五上市申請(qǐng)和證券登記文件六持續(xù)督導(dǎo)文

15、件n該部分文件主要由律師協(xié)助進(jìn)行收集管理n該部分記錄以及專題研究統(tǒng)一由項(xiàng)目組指定的文檔管理人員進(jìn)行收集管理五招股說明書驗(yàn)證20中金公司對(duì)項(xiàng)目文檔提交的要求中金公司對(duì)項(xiàng)目文檔提交的要求必備文檔必備文檔1n做為項(xiàng)目文檔管理的最低要求，必須按照既定的清單，將項(xiàng)目執(zhí)行過程中的重要文件最終稿進(jìn)行歸檔，并提交給公司文檔管理員，主要包括：執(zhí)行前階段：pitch book、立項(xiàng)申請(qǐng)及批復(fù)、保密協(xié)議、財(cái)務(wù)顧問協(xié)議等執(zhí)行階段：Kick-off材料、重組方案、國(guó)內(nèi)報(bào)批的申請(qǐng)和批準(zhǔn)文件、盡職調(diào)查材料、主要法律文件、估值模型、CC meeting、ESC文件、內(nèi)核意見及反饋、timetable（最終稿）、通訊錄、正式受理函、申請(qǐng)材料及歷次反饋及回復(fù)、預(yù)審員姓名、合規(guī)顧問協(xié)議、律師Bible、證監(jiān)會(huì)/聯(lián)交所的正式批復(fù)、托管機(jī)構(gòu)登記申請(qǐng)文件、保薦人需取得的重要安慰函市場(chǎng)推介階段：路演材料、路演形成等簿記與定價(jià)各種版本的招股書項(xiàng)目總結(jié)：Case Study（對(duì)內(nèi)/外）過程文檔過程文檔2n證監(jiān)會(huì)保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄第二部分盡職調(diào)查記錄的內(nèi)容n記錄所有對(duì)外發(fā)出的資料，無論是否是最終稿21中金公司項(xiàng)目文檔管理分工中金公司項(xiàng)目文檔