公文管理辦法培訓(xùn)講義

1、江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司南方水泥南方水泥公文管理辦法公文管理辦法培訓(xùn)講義培訓(xùn)講義培訓(xùn)時(shí)間培訓(xùn)時(shí)間:2010:2010年年1111月月2626日日 培訓(xùn)地點(diǎn)培訓(xùn)地點(diǎn): :本部大會議室本部大會議室 主講：杜云龍主講：杜云龍 江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 一、總則一、總則 （一） 本辦法依據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、國家行政機(jī)關(guān)公文格式等規(guī)定制訂。（二）本辦法適用于公司總部、區(qū)域公司及成員企業(yè)三級管理體系。 （三）本辦法要求從2011年1月1日起開始實(shí)施。二、發(fā)

2、文類型二、發(fā)文類型 （一） 區(qū)域公司（指江西南方） 1 .公司發(fā)文，發(fā)文字號為：贛南發(fā)號。 2.公司發(fā)函，發(fā)文字號為：贛南函號。 3. 公司部門發(fā)文，如行政人事部印發(fā)的公文，發(fā)文字號為：贛南行發(fā)號。 4.公司部門發(fā)函，如行政人事部印發(fā)的公文，發(fā)文字號為： 江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 ：贛南行函號。 （二） 成員企業(yè)（以豐城南方為例） 1.公司發(fā)文，發(fā)文字號為：贛豐城南發(fā)號。 2 .公司發(fā)函，發(fā)文字號為：贛豐城南函號。 3 .成員企業(yè)部門原則上不發(fā)文。三、文件簽發(fā)與用印三、文件簽發(fā)與用印 1.公司發(fā)文（贛南發(fā)號）由區(qū)域公司（成

3、員企業(yè)）總裁（總經(jīng)理）簽發(fā)，加蓋本級公司章，使用本級公司“文頭紙”印發(fā)的公文。 2.公司發(fā)函（贛南函號）由區(qū)域公司（成員企業(yè)）總裁（總經(jīng)理）簽發(fā)，加蓋本級公司章，使用本級公司“函頭紙”印發(fā)的公文。江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 四四、發(fā)文版式、發(fā)文版式 （一）發(fā)文眉首要素格式（一）發(fā)文眉首要素格式 1.秘密等級和保密期限 如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。 2.緊急程度 如需標(biāo)識緊

4、急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 3.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“文頭紙”；由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加武文線組成，即“函頭紙” 4.發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成，3號仿宋字體；江西南方各部門發(fā)文代字表詳見附件2，各成員企業(yè)發(fā)文字號表詳見附件3。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“”括入，序號不編虛位（

5、即1不編為001），不加“第”字，如：贛南發(fā)號。 5.簽發(fā)人 上報(bào)的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 （二）發(fā)文文頭格式（二）發(fā)文文頭格式 1.上行文的文頭格式 上行文是指下級機(jī)關(guān)、組織向其所屬的上級機(jī)關(guān)、組織行文，也可以是向有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級部門行文。報(bào)告、請示等為上行文文種。 上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”組成，標(biāo)識必須與公章名稱一致。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊

6、緣至版心上邊緣為80。 上行文文頭包括：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線。 2.下行文的文頭格式 下行文是上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對所屬下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行文。決定、通告、通報(bào)、通知、批復(fù)、意見等為下行文文種。江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 下行文發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識必須與公章名稱一致。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心邊緣的距離為25。 下行文文頭包括：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、紅色反線。 3.公函的文頭格式 公函發(fā)文機(jī)關(guān)的

7、標(biāo)識，只有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，不加“文件”二字，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識必須與公章名稱一致。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識與上頁邊距離為30，發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下為一條武文線（上粗下細(xì)），公文的秘密等級和保密期限、緊急程度標(biāo)識在武文線下版心左上角頂格；發(fā)文字號標(biāo)識在武文線下版心右上角頂格。江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 （三）各類書面文件排版格式（三）各類書面文件排版格式 1.文件標(biāo)題 用2號宋體粗體字，可分一行或多行居中排布；回車時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。 2.主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號

8、。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。 3.文件正文 主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 正文用3號仿宋字體，文中如有小標(biāo)題可用3號宋體粗體字江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 或黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”,第四層為“（1）”。 4.附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿

9、拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）;附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時(shí)標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 5.成文日期 用漢字將年份、月份、日期標(biāo)全；“零”寫為“”。 6.主題詞 如有主題詞，用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號宋體粗體字；詞目之間空1字。 7.抄送機(jī)關(guān) 如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號

10、仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如抄送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。 江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 8.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用4號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文復(fù)印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 五、發(fā)文其他規(guī)定五、發(fā)文其他規(guī)定 （一）發(fā)文審核（一）發(fā)文審核

11、 1.加蓋公司章的公文及函件須經(jīng)行政職能部門核稿，涉及重要事項(xiàng)的公文須經(jīng)行政職能部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)總裁簽發(fā)后，由行政職能部門統(tǒng)一編號、排版、登記。（發(fā)文流程參照附件4的發(fā)文流程1） 2.江西南方各部門不得以公司名義對外正式行文，但可以部門名義行下行文或行聯(lián)系、商洽工作的函，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，加蓋部門章，使用公司“文頭紙”或“函頭紙”印發(fā)。該類公文由各部門嚴(yán)格按照公司公文管理規(guī)定自覺履行核稿，簽發(fā)、編號、登記程序，并由行政人事部門統(tǒng)一發(fā)放。 3.區(qū)域公司（成員企業(yè)）發(fā)文和發(fā)函流程詳見附件4。江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方公文管理辦法培訓(xùn)講義江西南方水泥有限公司江西南方水泥有限公司 4.公司各成員企業(yè)凡上行發(fā)文或加蓋公司章的下行發(fā)文必須按照公文規(guī)范行文。 （二）凡是發(fā)送給某一個(gè)（或若干個(gè)）單位的文件，其主（二）凡是發(fā)送給某一個(gè)（或若干個(gè)）單位的文件，其主送單位和抄送單位的名稱均應(yīng)適用單位全稱或規(guī)范化簡稱送單位和抄送單位的名稱均應(yīng)適用單位全稱或規(guī)范化簡稱。根據(jù)發(fā)文對象，相應(yīng)選擇以下名稱：公司屬各部門、各。根據(jù)發(fā)文對象，相應(yīng)選擇以下名稱：公司屬各部門、各區(qū)域公司、各成員企業(yè)。區(qū)域公司、各成員企業(yè)