合同管理及審核注意事項(xiàng)淺析

1、合同與證件管理及合同審核淺析合同與證件管理及合同審核淺析主講人：李萍2014年12月12日一、合同管理部分第一、制作電子明細(xì)（見截圖）第二、歸檔。按照公司名稱、合同編號(hào)建立檔案盒進(jìn)行整理歸檔。（建安集團(tuán)公司、建發(fā)公司、城鎮(zhèn)公司、安源檢測(cè)線、物業(yè)、駕校、水務(wù)投資公司、鐵投公司合同存于法務(wù)；地產(chǎn)公司只審核簽字不編號(hào)）第三、催交。 合同已審核、編號(hào)結(jié)束但一直（超過(guò)15天）未交給法務(wù)備案的，法務(wù)合同管理人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系合同運(yùn)轉(zhuǎn)人，通知并催促其流程運(yùn)轉(zhuǎn)結(jié)束后歸還法務(wù)室。（注意：合同原件）第四：借閱登記。合同一般不予外借，如需特殊原因可以在借閱登記表中簽字。表格如下：二、證件管理 證件的范圍： 營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組

2、織機(jī)構(gòu)代碼證、工商登記原始資料、房企資質(zhì)證書等一系列文件資料 證件的保管與借閱：注意：一定要讓借閱人寫清楚是否為原件。一般復(fù)印件不需要簽字借閱，可問(wèn)清借閱原因后予以打印（掃描件）三、合同審核 一、合同的定義 合同，即(Contract)，又稱為契約、協(xié)議，是平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同作為一種民事法律行為，是當(dāng)事人協(xié)商一致的產(chǎn)物，是兩個(gè)以上的意思表示相一致的協(xié)議。只有當(dāng)事人所作出的意思表示合法，合同才具有法律約束力。依法成立的合同從成立之日起生效，具有法律約束力。 合同=協(xié)議？二、合同的重要性 在我們的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，不管有意或無(wú)意，我們時(shí)時(shí)與合同打交道。合同是隨時(shí)

3、發(fā)生的，合同的應(yīng)用是社會(huì)進(jìn)步的表現(xiàn)。合同制度隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展。因此具有以下幾點(diǎn)重要性： （一）可以規(guī)范當(dāng)事人的簽約行為，約束合同當(dāng)事人嚴(yán)格按照合同履行自身的義務(wù)，增強(qiáng)法律意識(shí)，減少合同糾紛； （二）可以避免出現(xiàn)不認(rèn)帳、不按照承諾來(lái)履行的行為，杜絕顯失公平以及不合法合理現(xiàn)象； （三）可以明確當(dāng)事人各自的權(quán)利、義務(wù)，方便全面地實(shí)際地履行合同； （四）即使發(fā)生糾紛，也容易舉證，有據(jù)可依，依法請(qǐng)求法律保護(hù)。 三、合同所包含的一般條款： 合同的內(nèi)容由當(dāng)事人約定，依合同的具體含義不同而有所不同。一般包括以下條款： 1、當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。 2、標(biāo)的。 3、數(shù)量和質(zhì)量。 4、價(jià)款或報(bào)酬以及付

4、款方式。 5、履行期限、履行地點(diǎn)和履行方式。 6、雙方的權(quán)利和義務(wù) 7、違約責(zé)任。 8、解決爭(zhēng)議的方法。 9、其他 幻燈片 15 四、合同的審查 合同審查是律師尤其是公司法務(wù)人員最普遍最日常的工作之一。這項(xiàng)工作其實(shí)是考察該法務(wù)人員對(duì)法律知識(shí)與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)知識(shí)的碰撞與融合的過(guò)程。 合同審查三部曲： 第一步：形式審查 （一）將合同文本分為三部分 開頭（合同名稱、編號(hào)、雙方當(dāng)事人基本信息和鑒于條款） 注意：合同名稱的規(guī)范性。幻燈片 10舉例：明明是設(shè)備買賣安裝合同，卻簡(jiǎn)單地寫成設(shè)備買賣合同。雖然只是少了兩個(gè)字，但是安裝的義務(wù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備的安裝費(fèi)用及調(diào)試就不知如何界定了。 當(dāng)事人的基本信息規(guī)范示例

5、（便于與對(duì)方溝通聯(lián)系）： 不規(guī)范示例： 買方（甲方）：公司（如直接簡(jiǎn)稱建投駕校） 賣方（乙方）：公司 根據(jù)不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，合同分為： 第一，以法律是否設(shè)有規(guī)范并賦予一個(gè)特定名稱為標(biāo)準(zhǔn)，合同分為有名合同（有名合同：買賣合同、供用電、水、氣、熱力合同、贈(zèng)與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設(shè)工程合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同、保管合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同、行紀(jì)合同及居間合同）與無(wú)名合同； 第二，以給付義務(wù)是否由雙方當(dāng)事人互負(fù)為標(biāo)準(zhǔn)，合同分為雙務(wù)合同與單務(wù)合同； 第三，以當(dāng)事人取得權(quán)益是否須付相應(yīng)代價(jià)為標(biāo)準(zhǔn)，合同分為有償合同與無(wú)償合同； 第四，以合同的成立是否須付標(biāo)的物或完成其他給付為標(biāo)

6、準(zhǔn)，合同分為諾成性合同與實(shí)踐性合同。 正文（第一條至最后一條） 簽署部分（即雙方簽字蓋章和簽署時(shí)間） 形式審查就是看一看一份合同是否具有上述三個(gè)部分，這三個(gè)部分是否完整，是否相互矛盾。常見的錯(cuò)誤有：當(dāng)事人的名稱不一致、不完全、錯(cuò)誤或矛盾；合同名稱與合同文本實(shí)質(zhì)內(nèi)容不符；時(shí)間簽署不一致；地址、法定代表人錯(cuò)誤等。 （二）形式審查還要看是否附有對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、其他證書、法定代表人身份證復(fù)印件、委托書等相關(guān)材料?？聪嚓P(guān)文件之間是否具有矛盾之處。 第二步、實(shí)質(zhì)審查 該步主要是對(duì)合同正文的審查，是審查合同最關(guān)鍵的一步。 （一）合同主體資格審查（直接影響到合同的合法性。例如：建筑施工合同，如果承包方?jīng)]有相應(yīng)

7、資質(zhì)，則合同歸于無(wú)效。） 1、首先應(yīng)關(guān)注該主體是否具有簽約的資格，此處應(yīng)區(qū)分企業(yè)法人的分支機(jī)構(gòu)與企業(yè)法人的內(nèi)部部門。一般情況下，企業(yè)法人的分支機(jī)構(gòu)如果具備營(yíng)業(yè)執(zhí)照就具有簽約的資格，但其是否獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任就是訴訟中應(yīng)當(dāng)解決的問(wèn)題，但不應(yīng)當(dāng)影響其簽約主體的資格。而企業(yè)的內(nèi)部部門（如辦公室、財(cái)務(wù)部等）就不能對(duì)外簽訂合同，不具有簽訂合同的主體資格。 2、要審查對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等的年檢情況，以了解其主體的合法性（是否合法注冊(cè)、是否存在未年檢導(dǎo)致被吊銷等）和其經(jīng)營(yíng)范圍。 3、對(duì)法律法規(guī)規(guī)定需要具備相應(yīng)資質(zhì)的合同項(xiàng)目，要根據(jù)合同內(nèi)容審查對(duì)方的資質(zhì)現(xiàn)狀，即是否獲得相應(yīng)資質(zhì)及目前效力情況（有的資

8、質(zhì)可能失效）。 4、要對(duì)對(duì)方的履約能力做必要評(píng)估，如根據(jù)其經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、以往合作情況及客戶評(píng)價(jià)對(duì)其履約能力及信用程度進(jìn)行考量，以保證簽約后順利履行合同。 5、審查簽約人有無(wú)簽約權(quán)限。如果不是法定代表人簽約的話，一般會(huì)有一個(gè)授權(quán)代表，此時(shí)應(yīng)審查代理人的資格和權(quán)限。查看其是否有單位加蓋公章的授權(quán)委托書以及委托書所列事項(xiàng)是否包含簽約行為，并應(yīng)索要該代理人的身份證復(fù)印件。 注意：索要對(duì)方的基礎(chǔ)資料（最新的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證復(fù)印件、代理人的授權(quán)委托書以及代理人的身份證復(fù)印件等，這些最好都要求對(duì)方加蓋其單位公章。）與合同一并保存，一旦發(fā)生糾紛導(dǎo)致訴訟時(shí)，不至于使我司處于極其被動(dòng)的位置。

9、 （二）合同內(nèi)容的審查 1、查看其是否包含合同的一般性條款幻燈片 7； 2、合同的內(nèi)容是否合法（所簽合同是否違法國(guó)家法律或強(qiáng)制性規(guī)定；是否存在欺詐、脅迫等）； 3、是否有權(quán)利義務(wù)條款，以及該內(nèi)容是否明確、完備，特別是合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、付款方式、履約方式、期限等條款必不可少，一旦未做約定或約定不明，將對(duì)合同履行埋下重大隱患； 4、是否約定違約責(zé)任，以及該違約條款是否合法合理。 若沒(méi)有約定違約責(zé)任，則一旦一方違約，另一方的權(quán)益就得不到保護(hù)。所以應(yīng)明確約定違約責(zé)任以及違約時(shí)的具體實(shí)施辦法（如賠償金數(shù)額、具體計(jì)算方法） 一般是直接約定違約方支付違約金元；或者違約方承擔(dān)合同總標(biāo)的額%的違約金。

10、（一般不超過(guò)造成實(shí)際損失的30%，否則法院審理會(huì)認(rèn)為過(guò)分高于，不予支持） 5、解決爭(zhēng)議的辦法 可訴訟可仲裁（不可即約定仲裁又約定訴訟），一般情況下會(huì)約定在我方（具體看合同中我方處于甲方還是乙方）所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決。 6、合同的生效條款 一般應(yīng)當(dāng)寫明“合同自雙方（或各方）法定代表人或授權(quán)代表人簽字并加蓋單位公章（合同專用章）后生效”；如果該合同是有固定期限的，則應(yīng)在合同中明確“本合同有效期自年月日始至年月日止” 7、其他條款 第三步 溝通、參照、找法 合同審查不僅僅只是審查合同的合法性合規(guī)性條款，還要對(duì)其邏輯性合理性等進(jìn)行審核。 溝通要與合同運(yùn)轉(zhuǎn)人溝通，了解簽訂該合同的目的以及希望達(dá)到的目標(biāo)。對(duì)于合同中不清楚的義務(wù)條款可要求運(yùn)轉(zhuǎn)人進(jìn)行解釋。 參照找到與所審合同有關(guān)的示范文本、行業(yè)推薦的示范文本等，在合同條款與內(nèi)容上進(jìn)行參照。 找法找到法律依據(jù)。在審查中一定要對(duì)照合同法、公司法以及其他相關(guān)法律法規(guī)查看合同是否合法、合規(guī)、是否需要修改以及如何進(jìn)行修改等。 其他注意事項(xiàng) 1、簽章 合同對(duì)方如果是企業(yè)法人或其他組織，在簽章處應(yīng)加蓋單位印章以及法定代表人或授權(quán)代表簽字；如果是自然人，則應(yīng)要求其本人簽名。對(duì)于超過(guò)一頁(yè)的合同，還應(yīng)當(dāng)加蓋騎縫章。所有的印章或簽字均應(yīng)當(dāng)清晰、完整。 2、合同附件 要注意合同有無(wú)附件以及附件與主合同的關(guān)系，審查附件的內(nèi)