最新辦公室公文寫作技巧

1、|公文的含義和特點(diǎn)|公文是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)間作用于公文是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)間作用于行政管理，具有法定效力和規(guī)范體式的文體，行政管理，具有法定效力和規(guī)范體式的文體，簡稱簡稱“文件文件”。|公文具有：政策性、權(quán)威性、規(guī)范性三大特點(diǎn)。公文具有：政策性、權(quán)威性、規(guī)范性三大特點(diǎn)。|公文的種類|命令、決定、通告、公告、議案、意見、批復(fù)、命令、決定、通告、公告、議案、意見、批復(fù)、通報、通知、請示、報告、函、會議紀(jì)要等。通報、通知、請示、報告、函、會議紀(jì)要等。|公文的分類|根據(jù)發(fā)文對象可分為三類：|上行文：上行文：下級單位向上級單位的發(fā)文下級單位向上級單位的發(fā)文|如：請示、報告、調(diào)查報告等。

2、如：請示、報告、調(diào)查報告等。|下行文：下行文：上級單位向下級單位的發(fā)文上級單位向下級單位的發(fā)文|如：命令、決定、決議、通知、指示、通報、批如：命令、決定、決議、通知、指示、通報、批復(fù)等。復(fù)等。|平行文：平行文：平級單位或不相隸屬單位之間的發(fā)文平級單位或不相隸屬單位之間的發(fā)文|如：函等。如：函等。|正確選用文種，格式規(guī)范；正確選用文種，格式規(guī)范；|標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確反映全文的主題；標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確反映全文的主題；|觀點(diǎn)明確，闡述清楚，邏輯關(guān)系明了；觀點(diǎn)明確，闡述清楚，邏輯關(guān)系明了；|簡明扼要，直書不曲；簡明扼要，直書不曲；|表述緊湊嚴(yán)密；表述緊湊嚴(yán)密；|用語端莊平實(shí)；用語端莊平實(shí)；|概念穩(wěn)定；概念穩(wěn)定；|用語要禮

3、貌得體；用語要禮貌得體；|正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號；正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號；|準(zhǔn)確計(jì)算。準(zhǔn)確計(jì)算。|語言重復(fù)、羅嗦|經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意同意|2012年年5月月25日至日至5月月31日，下午日，下午18：45分分|事故發(fā)生后，公司總部高度重視此次事故，事故發(fā)生后，公司總部高度重視此次事故，接報接報事故后，事故后，立即立即|工作人員工作人員24小時小時夜以繼日夜以繼日輪班作業(yè)輪班作業(yè)|詞序、語序不當(dāng)|關(guān)于部分三、四號線施工單位拖欠鋼筋、混凝土關(guān)于部分三、四號線施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)單供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)單位發(fā)文，限期要求解決。位發(fā)文，限

4、期要求解決。修改：關(guān)于三、四號線修改：關(guān)于三、四號線部分部分施工單位拖欠鋼筋、混施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)單位發(fā)文，關(guān)單位發(fā)文，要求要求限期解決。限期解決。|岷江航電工程是樂山市委、市政府及廣大市民備岷江航電工程是樂山市委、市政府及廣大市民備受關(guān)注的市政工程。受關(guān)注的市政工程。修改：岷江航電工程是修改：岷江航電工程是備受備受樂山市委、市政府及廣樂山市委、市政府及廣大市民關(guān)注的市政工程。大市民關(guān)注的市政工程。|詞義混淆“制定制定”與與“制訂制訂”詞義：制定詞義：制定制作、定出，公文中習(xí)慣用在較大制作、定出，公文中習(xí)慣

5、用在較大場合。如：黨的十六次代表大會，為我們制定了場合。如：黨的十六次代表大會，為我們制定了全面進(jìn)入小康社會的總?cè)蝿?wù)和政治路線。全面進(jìn)入小康社會的總?cè)蝿?wù)和政治路線。詞義：制訂詞義：制訂制作、訂立。公文中習(xí)慣用于具體制作、訂立。公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。如：公司制訂了防火、門衛(wèi)等規(guī)章制度的訂立。如：公司制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度。安全管理制度。|“和和”“與與”“或或”詞義：和詞義：和表示兩者都是，是并列的關(guān)系。表示兩者都是，是并列的關(guān)系。與與表示兩者對立，是平等的關(guān)系。表示兩者對立，是平等的關(guān)系?；蚧虮硎緝烧咂湟?，是選擇的關(guān)系。表示兩者其一，是選擇的關(guān)系。舉例：集團(tuán)公司舉辦的藍(lán)球賽

6、經(jīng)過兩天激烈的角逐，舉例：集團(tuán)公司舉辦的藍(lán)球賽經(jīng)過兩天激烈的角逐，A公司公司和和B公司一起進(jìn)入了準(zhǔn)決賽，明天，公司一起進(jìn)入了準(zhǔn)決賽，明天，A公司公司與與B公司將展開爭奪決賽權(quán)的較量，屆時，公司將展開爭奪決賽權(quán)的較量，屆時，A公司公司或或B公司將在決賽中向冠軍寶座發(fā)起沖擊。公司將在決賽中向冠軍寶座發(fā)起沖擊。|詞語搭配不當(dāng)A：借閱人必須：借閱人必須履行履行檔案借閱登記制度。檔案借閱登記制度。分析：履行對應(yīng)的是義務(wù)、職責(zé)、承諾等，否則詞分析：履行對應(yīng)的是義務(wù)、職責(zé)、承諾等，否則詞不答意。不答意。修改：借閱人必須修改：借閱人必須遵守遵守檔案借閱登記制度。檔案借閱登記制度。B：為：為杜絕杜絕管理漏洞管理

7、漏洞分析：杜絕對應(yīng)的是動詞，而不是名詞，管理漏洞分析：杜絕對應(yīng)的是動詞，而不是名詞，管理漏洞屬名詞。屬名詞。修改：為修改：為杜絕杜絕管理管理出現(xiàn)出現(xiàn)漏洞或?yàn)槁┒椿驗(yàn)槎沤^杜絕此類情況此類情況的的發(fā)生發(fā)生|C：嫌疑人嫌疑人應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年所為本地青年所為|分析：主、謂、賓混亂，主語是嫌疑人，謂語是分析：主、謂、賓混亂，主語是嫌疑人，謂語是應(yīng)為，賓語卻是本地青年所為。應(yīng)為，賓語卻是本地青年所為。|修改：修改：嫌疑人嫌疑人應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年本地青年或或案件應(yīng)為案件應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年所為本地青年所為|語法錯誤 A：全國人大常委會

8、第十八次會議于：全國人大常委會第十八次會議于2005年年10月月27日通過日通過公司法（修定案）公司法（修定案），并于，并于2006年年1月月1日起施行。日起施行。 修改：修改：公司法（修定案）公司法（修定案）于于2005年年10月月27日日經(jīng)經(jīng)全國人大常委會第十八次會議全國人大常委會第十八次會議通過通過，于，于2006年年1月月1日起施行。日起施行。 B：我公司于：我公司于9月月30日召開了表彰先進(jìn)個人和先進(jìn)集日召開了表彰先進(jìn)個人和先進(jìn)集體大會，董事長和其他公司領(lǐng)導(dǎo)同志參加了這次體大會，董事長和其他公司領(lǐng)導(dǎo)同志參加了這次會議。會議。 修改：修改：我公司于我公司于9月月30日召開了先進(jìn)個人和先

9、進(jìn)集日召開了先進(jìn)個人和先進(jìn)集體體表彰表彰大會，董事長和公司大會，董事長和公司其他其他領(lǐng)導(dǎo)同志參加了領(lǐng)導(dǎo)同志參加了這次會議。這次會議。|邏輯混亂A：2012年年4月月20日，我公司向總公司呈報了日，我公司向總公司呈報了關(guān)關(guān)于于的請示的請示，在請示中，王總提出了有關(guān)要，在請示中，王總提出了有關(guān)要求，請答復(fù)。求，請答復(fù)。修改：修改：2012年年4月月20日，我公司向總公司呈報了日，我公司向總公司呈報了關(guān)于關(guān)于的請示的請示，在請示中，王總提出了有，在請示中，王總提出了有關(guān)關(guān)意見意見，妥否妥否，請批示請批示。B：總部要求提高產(chǎn)品的折扣優(yōu)惠度，建議從：總部要求提高產(chǎn)品的折扣優(yōu)惠度，建議從7折提折提高到高到

10、9折。折。修改：修改：總部要求產(chǎn)品的折扣優(yōu)惠幅度從總部要求產(chǎn)品的折扣優(yōu)惠幅度從7折折降低降低到到9折。折。C：孤本、秘密檔案不予借閱。確需借閱的，需在：孤本、秘密檔案不予借閱。確需借閱的，需在指定時間內(nèi)歸還。指定時間內(nèi)歸還。修改：修改：孤本、秘密檔案孤本、秘密檔案原則上原則上不予借閱。不予借閱。如因特殊如因特殊情況情況確需借閱的，需在指定時間內(nèi)歸還。確需借閱的，需在指定時間內(nèi)歸還。 D：2012年上半年，我公司共組織培訓(xùn)年上半年，我公司共組織培訓(xùn)30次，其中：總次，其中：總公司培訓(xùn)公司培訓(xùn)5次，企業(yè)培訓(xùn)次，企業(yè)培訓(xùn)19次。次。 修改：修改：2012年上半年，我公司共組織培訓(xùn)年上半年，我公司共組

11、織培訓(xùn)30次，其中：次，其中：總公司培訓(xùn)總公司培訓(xùn)5次，企業(yè)培訓(xùn)次，企業(yè)培訓(xùn)19次，次，其次培訓(xùn)其次培訓(xùn)6次。次。 E：集中控制室的溫度、濕度要確保符合國家標(biāo)準(zhǔn)，避：集中控制室的溫度、濕度要確保符合國家標(biāo)準(zhǔn)，避免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，并定期檢查免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，并定期檢查室內(nèi)的室內(nèi)的“八防八防”，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。 修改：修改：集中控制室的集中控制室的溫度和濕度指數(shù)溫度和濕度指數(shù)要確保符合國家標(biāo)要確保符合國家標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)，保持室內(nèi)清潔，保持室內(nèi)清潔，避免避免造成造成磁場干擾，定期檢查室內(nèi)磁場干擾，定期檢查室內(nèi)的的“八防八防”情況，尤其要加強(qiáng)防火

12、工作，情況，尤其要加強(qiáng)防火工作，發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)隱患隱患及時及時消滅消滅。 F：解聘李四同志主管職務(wù)，從：解聘李四同志主管職務(wù)，從2008年年4月月9日起執(zhí)行。日起執(zhí)行。 修改：修改：解除解除李四同志主管職務(wù)，李四同志主管職務(wù)，執(zhí)行時間為執(zhí)行時間為2008年年4月月9日。日。|附件格式不當(dāng)1若公文附有附件資料，而公文內(nèi)容中又有涉及若公文附有附件資料，而公文內(nèi)容中又有涉及附件內(nèi)容，應(yīng)備注說明，如：詳細(xì)情況見附件附件內(nèi)容，應(yīng)備注說明，如：詳細(xì)情況見附件1。2若公文附有附件資料，應(yīng)在公文最后加上附件若公文附有附件資料，應(yīng)在公文最后加上附件名稱，如有多個附件，應(yīng)當(dāng)逐個列示，格式如下：名稱，如有多個附件，應(yīng)當(dāng)逐

13、個列示，格式如下：附件：附件：1、關(guān)于關(guān)于辦法辦法；2、關(guān)于關(guān)于通知通知；3、關(guān)于關(guān)于方案方案。|稱謂問題|2012年年3月月14日，在天安總公司第一會議室，由天日，在天安總公司第一會議室，由天安總公司蔣勇副總主持召開了合作方案討論會。安總公司蔣勇副總主持召開了合作方案討論會。參加會議的有天安公司行政部、財(cái)務(wù)部、青華設(shè)參加會議的有天安公司行政部、財(cái)務(wù)部、青華設(shè)計(jì)院、森達(dá)工貿(mào)有限公司。計(jì)院、森達(dá)工貿(mào)有限公司。|修改：修改：2012年年3月月14日，在天安總公司第一會議室，日，在天安總公司第一會議室，由天安總公司由天安總公司副總蔣勇副總蔣勇主持召開了合作方案討論主持召開了合作方案討論會。參加會議的

14、有天安公司、青華設(shè)計(jì)院、森達(dá)會。參加會議的有天安公司、青華設(shè)計(jì)院、森達(dá)工貿(mào)有限公司工貿(mào)有限公司等單位相關(guān)部門人員等單位相關(guān)部門人員。|確立為別人而寫的原則把握：把握：讓自己明白很重要，但讓讀者明白讓自己明白很重要，但讓讀者明白更重要；更重要；公文公文“四宜四宜”：宜短、宜實(shí)、宜準(zhǔn)、宜平和。宜短、宜實(shí)、宜準(zhǔn)、宜平和。|公文寫作“三步曲”|第一步：第一步：開頭。開頭。交待發(fā)文的背景、依據(jù)、交待發(fā)文的背景、依據(jù)、目的，為后面敘述主體進(jìn)行鋪墊。宜開門目的，為后面敘述主體進(jìn)行鋪墊。宜開門見山，簡短利落。見山，簡短利落。|第二步：第二步：主體。主體。闡明具體觀點(diǎn)、敘述具體闡明具體觀點(diǎn)、敘述具體事項(xiàng)、提出具

15、體要求。宜多費(fèi)筆墨、重點(diǎn)事項(xiàng)、提出具體要求。宜多費(fèi)筆墨、重點(diǎn)對待。對待。|第三步：第三步：結(jié)尾。結(jié)尾。宜廖廖幾筆、謹(jǐn)慎用字。宜廖廖幾筆、謹(jǐn)慎用字。|文中結(jié)構(gòu)，層次分明不重復(fù)段落之間分界清晰。段落之間分界清晰。一個段落重點(diǎn)敘一個段落重點(diǎn)敘述一個方面，提行后敘述另一個方面，但述一個方面，提行后敘述另一個方面，但各個段落之間必須是圍繞一個中心觀點(diǎn)展各個段落之間必須是圍繞一個中心觀點(diǎn)展開論證，也就是文章的中心思想。開論證，也就是文章的中心思想。不重復(fù)原則：不重復(fù)原則：每個問題只在文章中講每個問題只在文章中講述一次，且講透，不在其他地方再講。述一次，且講透，不在其他地方再講。|注意邏輯、順序1表述要符合

16、邏輯思想和一般人的思維表述要符合邏輯思想和一般人的思維習(xí)慣；習(xí)慣；2采用直敘法，不要用倒敘法和插敘法；采用直敘法，不要用倒敘法和插敘法；3注意相互依存關(guān)系。注意相互依存關(guān)系。|不犯語法錯誤1主語、謂語、賓語要齊全；主語、謂語、賓語要齊全；2正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號；正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號；3不要把日常生活中的表達(dá)方式運(yùn)用到不要把日常生活中的表達(dá)方式運(yùn)用到公文表達(dá)中來。公文表達(dá)中來。|緊湊連貫1能用一句話表達(dá)清楚的，絕不用兩句能用一句話表達(dá)清楚的，絕不用兩句話；話；2盡量用一個主語把后面的語言串起來；盡量用一個主語把后面的語言串起來；3語句、段落之間要有連貫性語句、段落之間要有連貫性。|力求簡潔1一份公文只解

17、決一個問題；一份公文只解決一個問題；2“復(fù)文復(fù)文”切忌不厭其煩地引述切忌不厭其煩地引述“來來文文”；3在報告在請示中，不要向上級大講方在報告在請示中，不要向上級大講方針政策；針政策；4盡量用簡短的句子。盡量用簡短的句子。|準(zhǔn)確明了1標(biāo)題要高度概括全文主旨；標(biāo)題要高度概括全文主旨；2內(nèi)容復(fù)雜、篇幅較長的公文，正文要內(nèi)容復(fù)雜、篇幅較長的公文，正文要分段闡述；分段闡述；3直接表述事由或要求，不要轉(zhuǎn)彎抹角；直接表述事由或要求，不要轉(zhuǎn)彎抹角；4觀點(diǎn)明確，不要用模棱兩可、易生歧觀點(diǎn)明確，不要用模棱兩可、易生歧義的詞句。義的詞句。|數(shù)字的運(yùn)用：公文標(biāo)題、引用文件名中有日期的，必公文標(biāo)題、引用文件名中有日期的

18、，必須用大寫數(shù)字，如（二須用大寫數(shù)字，如（二O一二年度總結(jié)報一二年度總結(jié)報告）；公文最后的落款日期必須是大寫數(shù)告）；公文最后的落款日期必須是大寫數(shù)字（如二字（如二O一二年七月十四日）；正文中一二年七月十四日）；正文中凡涉及日期、數(shù)字等一律用小寫數(shù)字。凡涉及日期、數(shù)字等一律用小寫數(shù)字。|請示的寫法請示，適用于向上級請求請示、批準(zhǔn)（上請示，適用于向上級請求請示、批準(zhǔn)（上行文）。行文）。請求的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)：請求的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)：標(biāo)題：標(biāo)題：事由文種（關(guān)于事由文種（關(guān)于*的請求）的請求）主體：主體：（1）起因（）起因（2）事項(xiàng)（）事項(xiàng)（3）提）提出處理意見出處理意見結(jié)尾用結(jié)尾用“妥否，請批示妥否，請批示”。|請

19、示應(yīng)注意的事項(xiàng)： 1. 理由部份簡明扼要；理由部份簡明扼要；2. 主要內(nèi)容在正文中表述；主要內(nèi)容在正文中表述；3. 要有傾向性意見，且有可操作性；要有傾向性意見，且有可操作性；4. 一事一請求；一事一請求；5. 送往政府部門的請求要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話；送往政府部門的請求要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話；6. 請求和報告有本質(zhì)上的區(qū)別。請求和報告有本質(zhì)上的區(qū)別。| 關(guān)于購置辦公用品的請示 總公司秘書辦：為進(jìn)一步加強(qiáng)各企業(yè)之間的溝通和配合，提高工作效率，經(jīng)經(jīng)營總辦批準(zhǔn)，我公司辦公地點(diǎn)遷往安谷先煤廠。因新?lián)Q辦公地點(diǎn)，急需購置空調(diào)、辦公桌椅、會議室桌椅、文件柜等辦公用品，總預(yù)算約21萬元，建議由我公司自購。

20、以上妥否，請批示。 附：各種辦公設(shè)備明細(xì)表。 公司辦公室2017年3月10日|通報的寫法通報：適用于向下級部門傳達(dá)信息通報：適用于向下級部門傳達(dá)信息(下行文下行文)通報常用的兩種類型：通報常用的兩種類型：1. 表彰性通報；表彰性通報；2. 批評性通報。批評性通報。 |通報的格式標(biāo)題：事由+文種“關(guān)于對駕駛員張某隱瞞事故的處罰通報”主送部門(財(cái)務(wù)科、業(yè)務(wù)部)正文：開頭+主體+結(jié)尾|通報應(yīng)具備的幾個要素：引言部分引言部分事實(shí)部分事實(shí)部分分析處理部分分析處理部分號召要求部分號召要求部分|引言部分，引言部分，主要是概括通報的內(nèi)容、性質(zhì)、作用和要求。 例：關(guān)于對物流公司駕駛員張某隱瞞事故的處罰通報 物流

21、公司張某在駕駛車輛發(fā)生事故后隱瞞不報，擅自維修事故車輛，現(xiàn)將事情經(jīng)過及處罰決定通報如下：|事實(shí)部份，事實(shí)部份，就是對事實(shí)進(jìn)行陳述，即要把主要事實(shí)寫清楚，又要容不得概括精練。 事情經(jīng)過：2016年6月5日，物流公司駕駛員張某駕駛云G*車執(zhí)行選煤運(yùn)輸任務(wù)時，約14：30分，|分析及處理部分，分析及處理部分，就是對事實(shí)進(jìn)行分析，提出處理意見。 分析原因和處理決定：此事件反映出駕駛員張某專業(yè)技能不佳，且組織管理意識淡薄，根據(jù)公司安全管理制度、安全獎罰制度、事故報告管理制度等有關(guān)規(guī)定，決定給予張某批評通報，并給予2000元的處罰。|號召及要求部分，號召及要求部分，根據(jù)通報的精神要求如何做，或者號召為實(shí)現(xiàn)

22、什么目標(biāo)而奮斗。 提出要求：望各駕駛員引以為戒，確保安全行駛。各科室要嚴(yán)格執(zhí)行公司安全管理制度，相關(guān)崗位人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，認(rèn)真做好事故的統(tǒng)計(jì)報告工作，如有隱瞞、心報、漏報情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。|會議紀(jì)要的寫法 標(biāo)題。主要反映會議的性質(zhì)和范疇。 1會議名稱+會議紀(jì)要（例行會議） 如：*公司月度總結(jié)會會議紀(jì)要 關(guān)于協(xié)調(diào)*公司開業(yè)慶典事宜的會議紀(jì)要 導(dǎo)言。導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括標(biāo)題、會議時間、會議地點(diǎn)、出席人員、缺席人員、主持人、記錄人和主要內(nèi)容等。 *公司月度總結(jié)會會議紀(jì)要 會議時間：2016年7月14日14：30分 會議地點(diǎn)：公司會議室 出席人員：張某、李某、王某、蔣某、周某 缺席人員：唐某（因公請假） 主持人：張某記錄人：周某 主要內(nèi)容：總結(jié)本月工作情況，計(jì)劃下月工作安排詳細(xì)如下： 主體。主體。這是會議紀(jì)要的核心部分。主要介紹會議議定事項(xiàng)。|重點(diǎn)將會議所形容的問題和決定事項(xiàng)逐條歸納，做到條重點(diǎn)將會議所形容的問題和決定事項(xiàng)逐