高效會議管理

1、高效會議管理高效會議管理佳兆業(yè)集團佛山地產(chǎn)公司行政及人力資源部2014年2月學(xué)習(xí)目錄學(xué)習(xí)目錄一、會議的重要性：會議對公司及管理者的意義一、會議的重要性：會議對公司及管理者的意義二、會議前的準(zhǔn)備：會前溝通與安排二、會議前的準(zhǔn)備：會前溝通與安排三、會議中的注意事項：三個會議法則、四種干擾行為管理三、會議中的注意事項：三個會議法則、四種干擾行為管理四、會議后的跟蹤：會后執(zhí)行四、會議后的跟蹤：會后執(zhí)行 某公司管理層普遍覺得，公司的會議太多，集團召集的會議，分公司召集的會議，加上部門召集的會議，一周下來，感覺都在開會。且大多數(shù)會議的時間較長，臨近散會時已感覺疲憊，討論過程中容易偏離議題，對相關(guān)的決議事項

2、督辦不力會議貌似占用了時間，又未能有效地解決問題。 思考思考：如何：如何做到高效的會議管理？做到高效的會議管理？ 案例案例會議中存在的常見問題會議中存在的常見問題很多會議未事先準(zhǔn)備材料；已準(zhǔn)備材料的會議，有多數(shù)人會前未閱讀；很多會議未事先準(zhǔn)備材料；已準(zhǔn)備材料的會議，有多數(shù)人會前未閱讀；一些參會者不知會議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會議；一些參會者不知會議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會議；多數(shù)會議不能準(zhǔn)時召開，準(zhǔn)時結(jié)束；多數(shù)會議不能準(zhǔn)時召開，準(zhǔn)時結(jié)束；會議決定、明確的工作計劃不明確責(zé)任人、完成時間、完成標(biāo)準(zhǔn)；會議決定、明確的工作計劃不明確責(zé)任人、完成時間、完成標(biāo)準(zhǔn)；有不少人開會不做記錄；有不少人開會不做

3、記錄；有不少人在開大會時開小會，對他人的發(fā)言置之不理或無理打斷；有不少人在開大會時開小會，對他人的發(fā)言置之不理或無理打斷；有不少人人到心不到，或忙于接有不少人人到心不到，或忙于接/打電話，或忙于自己的其他工作，或閉打電話，或忙于自己的其他工作，或閉目養(yǎng)神，或做局外人，一言不發(fā)。目養(yǎng)神，或做局外人，一言不發(fā)。會議氣氛差，雖然是管理人員，但爭吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生，反而對會議議題會議氣氛差，雖然是管理人員，但爭吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生，反而對會議議題不感興趣。不感興趣。對會議中涉及的問題、責(zé)任等，不能正確對待。對會議中涉及的問題、責(zé)任等，不能正確對待。會議中涉及的工作往往分配給未參加會議的人，或無人

4、跟進、反饋。會議中涉及的工作往往分配給未參加會議的人，或無人跟進、反饋。有些會議的決議是在會議結(jié)束前的很短一段時間內(nèi)做出的。（因急于結(jié)束、休息，有些會議的決議是在會議結(jié)束前的很短一段時間內(nèi)做出的。（因急于結(jié)束、休息，故草草了結(jié)）故草草了結(jié)）有些會議毫無效果，議而不決，決而不行，行而不通。有些會議毫無效果，議而不決，決而不行，行而不通。不少與會者，離場時不能保持會議室整潔。不少與會者，離場時不能保持會議室整潔。會議中存在常見問題會議中存在常見問題一、會議管理的重要性 對于公司來說，高效的會議可以對于公司來說，高效的會議可以提高決策效率降低運作成本改善組織氣氛 對于管理者來說，高效的會議可以對于管

5、理者來說，高效的會議可以增加團隊凝聚力增強團隊執(zhí)行力提高決策效率會議成功的要素高效會議一個中心 兩個基本點三個會議法則四種干擾行為管理五個會議步驟Successful factors會議目標(biāo)1.會議準(zhǔn)備2.會后跟蹤1.明確與會人員2.集中與會人員注意力3.鼓勵與會人員1.滔滔不絕2.沉默者3.交頭接耳4.跑題1.有效開場2.澄清信息3.頭腦風(fēng)暴4.做出決策5.總結(jié)跟進二、會議前的準(zhǔn)備會議目的會議目的會議計劃表會議計劃表選擇適合的與會者選擇適合的與會者選擇會議時間和地點選擇會議時間和地點準(zhǔn)備會議資料準(zhǔn)備會議資料制定會議議程制定會議議程會前溝通會前溝通會場準(zhǔn)備會場準(zhǔn)備1234561、會議目的 會議

6、目的會議結(jié)束時達成的結(jié)果解決問題 制定計劃 做出決策 會議目的應(yīng)該符合以下標(biāo)準(zhǔn)具體明確SMART 結(jié)果導(dǎo)向2、準(zhǔn)備會議資料 會前資料準(zhǔn)備和發(fā)放會前資料準(zhǔn)備和發(fā)放 會中資料的準(zhǔn)備會中資料的準(zhǔn)備3、會前溝通 內(nèi)容確認(rèn)與會人員是否能夠到會（尤其是確認(rèn)關(guān)鍵人物的到場）讓與會者事先了解會議資料了解關(guān)鍵人物對問題的看法明確與會者的期望值提醒與會者應(yīng)做的準(zhǔn)備 方式書面溝通（會議通知）電話溝通當(dāng)面溝通案例案例會議前不溝通，導(dǎo)致拖延會議時間會議前不溝通，導(dǎo)致拖延會議時間 公司經(jīng)營例會上，A部門提出需要B部門協(xié)助一起完成展示區(qū)園林的布置。B部門表示不知道此事，請A部門提出具體需求及展示標(biāo)準(zhǔn)，便于開展工作。 會議議

7、程必須待此項事務(wù)確認(rèn)了后才能進行，于是，會議不得不騰出時間給這2個部門做工作溝通。點評：點評：會議會議原則之一原則之一：需：需協(xié)調(diào)的事項應(yīng)在會前提前讓相關(guān)部門、人員知協(xié)調(diào)的事項應(yīng)在會前提前讓相關(guān)部門、人員知悉。甚至可以在會前溝通決定。只有涉及多個部門的協(xié)調(diào)事項，悉。甚至可以在會前溝通決定。只有涉及多個部門的協(xié)調(diào)事項，或無法達成一致結(jié)果的事項，才需要在會上溝通、討論決定?；驘o法達成一致結(jié)果的事項，才需要在會上溝通、討論決定。4、選擇合適的與會者 分配會議的角色 確定參會人員有權(quán)做決策的人了解信息的人其他利益干系者：執(zhí)行人，關(guān)心會議結(jié)果的人5、安排會議角色 行為描述：在會議中作簡短的記錄，突出標(biāo)示

8、在下次會議前應(yīng)完成的行動；修改紀(jì)要（必要時）以總結(jié)已采取的行動、負(fù)責(zé)跟進的人、推遲至下次會議的事項等等；在會后及時發(fā)布會議紀(jì)要。 記錄人：確保如實、完整的記錄會議討論的問題、結(jié)論；發(fā)布審核后的會議紀(jì)要給相關(guān)與會者；跟蹤會議紀(jì)要的落實。 行為描述：按照議程要求為會議計時；如果討論有正當(dāng)理由超過安排時間，請與團隊協(xié)商以獲得更多時間；引導(dǎo)團隊縮減或延期項目以獲得更多討論時間；在會議結(jié)束前確定下次會議的時間；及時提醒分階段參與的人員及時到會。 計時人：負(fù)責(zé)會議的時間記錄；控制參與成員的發(fā)言時間，確保會議正常按時進行。5、安排會議角色 行為描述：確保每個人有機會參與會議使會議的主題與議程一致尋找解決問題

9、的方法提出較好的問題以澄清不明確或誤解的信息傾聽并關(guān)注發(fā)言者努力緩和緊張或壓抑的局面 與會人：帶來信息、專業(yè)知識和創(chuàng)意幫助解決問題完成分配給他們的所有任務(wù)5、安排會議角色 行為描述：通過閱讀上次會議紀(jì)要和跟進會后行動進展來計劃會議議程，特別是要按期完成的行動項目在開會前征求其他團隊成員對議程項目的想法組織會議，讓所有成員參與確定議程，集體討論意見或針對活動的要點進行頭腦風(fēng)暴安排特別嘉賓參與和安排新成員加入會議團體確定何時要在掛圖上記錄意見或信息 召集人：負(fù)責(zé)確定會議目的并向與會者闡明按照議程進行引導(dǎo)控制與會者行為會議總結(jié)5、安排會議角色案例案例 會議中容易偏離主題，拖延會議時間會議中容易偏離主

10、題，拖延會議時間 公司召開關(guān)于如何降低行政、營銷費用的專題會議。會議上，主持人請大家提出解決方法，與會者你一言我一語，提出許多建議。建議涉及方方面面，由此工程部由降低費用議題跑向了如何提高工程質(zhì)量從而在集團巡檢中排好名次；營銷部開始討論本月的銷售方案的具體安排和落實；設(shè)計人員提出多組織費用不高的如爬山類的活動，但后面又開始討論起爬什么山這些議題與會議主題有一定的相關(guān)性，但針對性不強，且并非短短的會議上就能討論出結(jié)果。 結(jié)果最終原定2小時的會議，4小時才開完。 點評：明確點評：明確相對集中的會議主題，且控制好討論范圍，是保證相對集中的會議主題，且控制好討論范圍，是保證會議高效的有效手段之一。會議

11、高效的有效手段之一。6、選擇會議時間 會議時間考慮因素：領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先：優(yōu)先考慮上級領(lǐng)導(dǎo)的時間主持人優(yōu)先：確保主持人自己的時間兼顧其他：選擇方便與會者出席的時間，以及與會者所喜愛的時間，尤其是關(guān)鍵人物方便的時間 會議時間的長度：一個議案不超過2小時為限議案多，則會議時間將相應(yīng)延長時間超過一個半小時，則中途應(yīng)騰出若干時間做休息之用6、選擇會議時間 業(yè)界參考時間會議特點8AM-9AM發(fā)言的欲望沒有被喚醒，不宜讓與會者對提議有太多回應(yīng)或進行業(yè)務(wù)分析9AM-10AM適合一對一會談，也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機10AM-12AM1PM-3PM適合集思廣益3PM-5PM最好不安排會議7、制定會議議程 有效議程必須

12、要滿足下列條件有效議程必須要滿足下列條件 按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序 按議題的邏輯編排 每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并明白地標(biāo)示出來 每一議程項責(zé)任到人1、五個會議步驟有效開場 澄清信息 頭腦風(fēng)暴 做出決策 總結(jié)跟進會前簽到/準(zhǔn)備營造會議氣氛設(shè)立會議紀(jì)律陳述會議目的回顧會議議程復(fù)述背景總結(jié)征詢其他資料及議題征詢意見及發(fā)掘可行方案分配會議角色發(fā)揮他人意見總結(jié)征詢及選擇最可取的方案決定行動由誰執(zhí)行及何時完成歸納共識遺留問題分工計劃感謝參與三、會議中的注意事項 團結(jié)與會人員 集中與會人員的注意力 鼓勵與會人員2、三個會議法則3、4種會議干擾行為有效會議沉默者交頭接耳者滔滔不絕者跑題者4、

13、干擾行為管理原則1、不傷害自尊2、反干擾步驟逐步增強干擾者行為表現(xiàn)滔滔不絕者 一直說個不停，搶話題，占用大家的時間沉默者安靜地坐著，非常被動，不愿意在討論中發(fā)表意見或看法，也不對提出來的建議表示同意或不同意交頭接耳一直在和他人交頭接耳談一些無關(guān)的話題，開小會，影響了其他的與會者跑題者討論的話題偏離會議主題，時不時地將探討帶離議程，使得其他與會人員也偏離主題，從而討論其他不相關(guān)的內(nèi)容案例案例同一事項反復(fù)討論同一事項反復(fù)討論 會議上，各部門針對會議議題進行討論。某部門就樣板房裝飾風(fēng)格事項提出異議，建議討論解決。其實該事項已在上一次會議中集體討論并最終做出了采用“歐式田園風(fēng)格”的決定。 該部門在會議

14、上重新提出討論已表決事項，體現(xiàn)出該部門對會議決議不夠重視，且該行為浪費了會議時間，干擾了會議的正常進行。 點評：點評：會議會議原則之一：不要隨意推翻已明確的事項，對原則之一：不要隨意推翻已明確的事項，對已明確的事項應(yīng)堅決執(zhí)行。已明確的事項應(yīng)堅決執(zhí)行。四、會后跟蹤會議紀(jì)要：會議紀(jì)要： 及時輸出及時輸出 有效傳達有效傳達 確認(rèn)理解確認(rèn)理解領(lǐng)導(dǎo)溝通領(lǐng)導(dǎo)溝通 紀(jì)要審核紀(jì)要審核 人物溝通人物溝通責(zé)任到人：人物責(zé)任到人，監(jiān)控責(zé)任到人責(zé)任到人：人物責(zé)任到人，監(jiān)控責(zé)任到人時間限制：在規(guī)定時間內(nèi)進行跟蹤人物的完成情況時間限制：在規(guī)定時間內(nèi)進行跟蹤人物的完成情況確認(rèn)跟蹤的方式：電話、郵件、書面確認(rèn)跟蹤的方式：電話、郵件、書面任務(wù)監(jiān)控人： 任務(wù)計劃完成時間實際完成時間交付件責(zé)任人請各任務(wù)責(zé)任人及時反饋表中事務(wù)進展情況至監(jiān)控人！案例案例 會議結(jié)果不明確，會議后執(zhí)行不到位會議結(jié)果不明確，會議后執(zhí)行不到位 某部門召開專項工作會議，會議中，各模塊負(fù)責(zé)人逐一提出工作中存在的問題，會議上討論的熱火朝天，最終卻不能形成一致的明確的解決方案。 會議后，出具了會議紀(jì)要，上面列明了在下一次會議前需完成的事項，但沒有明確責(zé)任人、完成時間，也沒有督辦人跟進。最后，許多事項仍不了了之。 點評：決議點評：決議必須明確，遵循必須明確，遵循smart原則原則S=（Specific）、