秘書實務(wù)第四章

1、案例導(dǎo)入：案例導(dǎo)入： 華風(fēng)集團(tuán)公司的總經(jīng)理秘書米蘭穿著得體的職業(yè)女裝，華風(fēng)集團(tuán)公司的總經(jīng)理秘書米蘭穿著得體的職業(yè)女裝，正站在公司即將舉行的正站在公司即將舉行的“KH新產(chǎn)品新聞發(fā)布會新產(chǎn)品新聞發(fā)布會”的會議的會議大廳門口迎接來賓。門廳旁有一張簽到桌，放著簽到表和大廳門口迎接來賓。門廳旁有一張簽到桌，放著簽到表和簽到筆。已有來賓到會，但管簽到工作的秘書還未到崗，簽到筆。已有來賓到會，但管簽到工作的秘書還未到崗，米蘭十分著急，剛剛電話催完，米秘書的手機(jī)響了，原來米蘭十分著急，剛剛電話催完，米秘書的手機(jī)響了，原來是今天大會上最重要的嘉賓、市里主管經(jīng)濟(jì)工作的副市長是今天大會上最重要的嘉賓、市里主管經(jīng)濟(jì)工

2、作的副市長的專車在路上出了故障。時間眼看來不及了，米秘書果斷的專車在路上出了故障。時間眼看來不及了，米秘書果斷決定讓公司正在去電視臺接記者的奧迪車掉頭去接副市長，決定讓公司正在去電視臺接記者的奧迪車掉頭去接副市長，讓去接記者的秘書另打一輛出租車去電視臺。這樣，通過讓去接記者的秘書另打一輛出租車去電視臺。這樣，通過及時的協(xié)調(diào)，兩邊的事情都得到了妥善的處理及時的協(xié)調(diào)，兩邊的事情都得到了妥善的處理 。米秘書剛。米秘書剛準(zhǔn)備喘口氣，手下的工作人員又來反映因預(yù)先估計不足，準(zhǔn)備喘口氣，手下的工作人員又來反映因預(yù)先估計不足，會議的禮品和宣傳品都不夠了，米秘書又趕緊派人與大廈會議的禮品和宣傳品都不夠了，米秘書

3、又趕緊派人與大廈的管理人員協(xié)商，盡可能地多提供一些車位。然后派下面的管理人員協(xié)商，盡可能地多提供一些車位。然后派下面工作人員迅速前去加印宣傳材料并購買新的禮品。這時接工作人員迅速前去加印宣傳材料并購買新的禮品。這時接副市長的車子就快到大門口了，米秘書立即給總經(jīng)理打了副市長的車子就快到大門口了，米秘書立即給總經(jīng)理打了電話，告訴他市長已到，然后面帶微笑地迎向大門口。電話，告訴他市長已到，然后面帶微笑地迎向大門口。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會議工作概述會議工作概述一、會議的內(nèi)涵一、會議的內(nèi)涵 v 會議會議:人類群體有組織地會晤、議人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程事的行

4、為或過程 v 會見會見:又稱接見、拜會又稱接見、拜會 v 會談會談:是指雙方或多方就某些重大是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見其他共同關(guān)心的問題交換意見 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會議工作概述會議工作概述一、會議的內(nèi)涵一、會議的內(nèi)涵 會議的構(gòu)成要素會議的構(gòu)成要素基本要素：基本要素：目的、時間、會址、主持者、目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程等組織者、與會者、議題、議程等 其他要素：其他要素：名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費、文件材料、專用設(shè)備工

5、具、各種經(jīng)費、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗性材料等消耗性材料等 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會議工作概述會議工作概述二、會議的主要種類二、會議的主要種類v 按組織類型按組織類型 內(nèi)部會議內(nèi)部會議 外部會議外部會議 正式會議正式會議 非正式會議非正式會議v 按時間方面的規(guī)定性按時間方面的規(guī)定性 定期會議定期會議 不定期會議不定期會議v 按出席對象按出席對象 聯(lián)席會聯(lián)席會 內(nèi)部會內(nèi)部會 代表會代表會 群眾會群眾會 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會議工作概述會議工作概述按功能性質(zhì)按功能性質(zhì) 決策性決策性 講座性講座性 執(zhí)行性執(zhí)行性 告知性告知性 學(xué)術(shù)

6、性學(xué)術(shù)性協(xié)調(diào)性協(xié)調(diào)性 報告性報告性 談判性談判性 動員性動員性 紀(jì)念性等紀(jì)念性等按議題性質(zhì)按議題性質(zhì) 專題性專題性 綜合性綜合性 按規(guī)模大小按規(guī)模大小 特大型特大型 大型大型 中型中型 小型小型按會議采用的方式手段按會議采用的方式手段常規(guī)會常規(guī)會 廣播會廣播會 電話會電話會 電視會電視會 網(wǎng)絡(luò)會網(wǎng)絡(luò)會第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節(jié)第一節(jié) 會議工作概述會議工作概述三、三、公司常見會議的類型與作用公司常見會議的類型與作用 v 經(jīng)理例會與特別會議經(jīng)理例會與特別會議 v 員工例會員工例會 v 股東大會和董事會議股東大會和董事會議 v 公司年會公司年會 第四章第四章 會議管理工作會議管理工

7、作第一節(jié)第一節(jié) 會議工作概述會議工作概述三、三、公司常見會議的類型與作用公司常見會議的類型與作用 v 客戶咨詢會客戶咨詢會 v 產(chǎn)品展銷訂貨會產(chǎn)品展銷訂貨會 v 業(yè)務(wù)洽談會業(yè)務(wù)洽談會 v 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會新產(chǎn)品新聞發(fā)布會1、制定會議方案的一般原則、制定會議方案的一般原則 v減少會議次數(shù)原則減少會議次數(shù)原則 v嚴(yán)守時間原則嚴(yán)守時間原則v會議通知的明確性原則會議通知的明確性原則 v缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則 v效率性原則效率性原則 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會議方案一、制定大中型會議方案 2會議籌備方案的內(nèi)容會議

8、籌備方案的內(nèi)容 確定會議的主題與議題確定會議的主題與議題 確定會議的名稱確定會議的名稱 確定會議的議程確定會議的議程 確定會議的時間和日期確定會議的時間和日期 確定會議所需設(shè)備和工具確定會議所需設(shè)備和工具 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會議方案一、制定大中型會議方案v確定會議與會代表的組成確定會議與會代表的組成v確定會議文件的范圍，做好文件的印確定會議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作制和發(fā)放工作 v確定會議經(jīng)費預(yù)算確定會議經(jīng)費預(yù)算 v確定會議住宿和餐飲安排確定會議住宿和餐飲安排 v確定會議的籌備機(jī)構(gòu)確定會議的籌備機(jī)構(gòu) 第四章第

9、四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會議方案一、制定大中型會議方案 可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會籌備方案可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會籌備方案 一、會議主題：為了增強(qiáng)本公司綜合競爭一、會議主題：為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會。會議的重點是討論研技術(shù)訓(xùn)練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。術(shù)訓(xùn)練方法。二、會議的時

10、間、地點：擬定于二、會議的時間、地點：擬定于3月月5日上午日上午9：00至下午至下午4：00，在公司，在公司1號會議廳召開。號會議廳召開。3月月5日上午日上午8：30報到。報到。會議籌備方案示例如下：會議籌備方案示例如下：三、參加會議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司三、參加會議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人。總計人?？傆?0人。人。四、會議議程：會議由主管副總經(jīng)理主持。四、會議議程：會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：上午：(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工

11、作報告?？偨?jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報告。 (2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。 (3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：下午：(1)分組討論。分組討論。 (2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計劃草案。比的計劃草案。 (3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。 五、會議議題：五、會議議題： (1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。 (2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。 (3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。 (4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。 六

12、、會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會議所需的六、會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺秘書負(fù)投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺秘書負(fù)責(zé)。責(zé)。 七、會議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。七、會議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。 (1)總經(jīng)理的工作報告?？偨?jīng)理的工作報告。 (2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。 (3)公司開展技術(shù)競賽評比的計劃公司開展技術(shù)競賽評比的計劃(草案草案)。 (4)副總經(jīng)理的總結(jié)報告。副總經(jīng)理的總結(jié)報告。 八、會議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。八、會議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。 附：附：(1)會議通知。會議通知。

13、 (2)會議日程表。會議日程表。 1確定會議的時間確定會議的時間 2會議議程與會議日程會議議程與會議日程 會議議程：會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來表達(dá)出來 會議日程：會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作二、會議時間的安排二、會議時間的安排 安排會議議程和日程要注意的問題安排會議議程和日程要注意的問題1）要把握會議目的，即了解會議召開的原因）要把握會議目的

14、，即了解會議召開的原因2）先安排關(guān)鍵人物的時間，要保證重要人物能先安排關(guān)鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議，根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證夠出席會議，根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參加會議盡可能多的人員都有時間參加會議3）例會原則上定時召開，且時間不宜過長。）例會原則上定時召開，且時間不宜過長。4）如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重）如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。要的排列在最前面。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作二、會議時間的安排二、會議時間的安排 大中型會議的議程一般安排：大中型會議的議程一

15、般安排：開幕式、上司和來賓致辭開幕式、上司和來賓致辭上司做報告上司做報告分組討論分組討論大會發(fā)言大會發(fā)言參觀或其他活動；參觀或其他活動； 會議總結(jié)，宣讀決議；會議總結(jié)，宣讀決議； 閉幕式。閉幕式。 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作二、會議時間的安排二、會議時間的安排 會議議程示例會議議程示例 英豪公司銷售團(tuán)隊會議議程英豪公司銷售團(tuán)隊會議議程 公司銷售團(tuán)隊會議將在公司銷售團(tuán)隊會議將在5月月25日星期一上日星期一上午午9：00在公司總部的三號會議室舉行。在公司總部的三號會議室舉行。 一、宣布議程。一、宣布議程。 二、說明有關(guān)人員缺席情況。二、說明有關(guān)

16、人員缺席情況。 三、宣讀并通過上次會議的記錄。三、宣讀并通過上次會議的記錄。 四、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。四、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。 五、銷售一部關(guān)于團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言。五、銷售一部關(guān)于團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言。 六、公司銷售人員的招聘和重組。六、公司銷售人員的招聘和重組。 七、銷售二部經(jīng)理的人選。七、銷售二部經(jīng)理的人選。 八、下季度銷售目標(biāo)。八、下季度銷售目標(biāo)。 會議日程表示例：會議日程表示例：日日期期時間時間內(nèi)容安排內(nèi)容安排地點地點參加人參加人負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人備注備注2008年年6月月20日日8：00報到報到會議大會議大廳廳鐘秘書鐘秘書簽到桌簽到桌 紙紙 筆筆9：00-10：00總經(jīng)理講話總經(jīng)理講

17、話小會議小會議廳廳全體代表全體代表投影儀投影儀 錄音錄音 錄像錄像10：00-10：20休息休息10：20-11：50公司顧問講公司顧問講話話小會議小會議廳廳全體代表全體代表12：00午餐午餐天地賓天地賓館館全體代表全體代表高秘書高秘書自助餐自助餐14：00-15：30分組討論分組討論小會議小會議廳廳全體代表全體代表15：30-15：50休息休息15：50-17：30各組代表發(fā)各組代表發(fā)言言小會議小會議廳廳全體代表全體代表18：00-20：00聚餐聚餐天地賓天地賓館館全體代表全體代表趙秘書趙秘書20：00離會離會會場位置必須讓上司和與會者方便前往會場位置必須讓上司和與會者方便前往 會場的大小應(yīng)

18、與會議規(guī)模相符會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符 場地要有良好的設(shè)備配置場地要有良好的設(shè)備配置 場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所 場地租借的費用必須合理場地租借的費用必須合理 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作三、確定會議地點三、確定會議地點第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作四、正確確定會人員范圍四、正確確定會人員范圍 五、準(zhǔn)備會議文件資料五、準(zhǔn)備會議文件資料 為上司撰寫會議文稿為上司撰寫會議文稿 為上司準(zhǔn)備材料

19、為上司準(zhǔn)備材料 組織好發(fā)言人的文稿組織好發(fā)言人的文稿 準(zhǔn)備資料袋準(zhǔn)備資料袋 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作六、發(fā)送會議通知六、發(fā)送會議通知 1會議通知的作用會議通知的作用 周知作用周知作用提醒作用提醒作用憑證作用憑證作用 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作2、會議通知的發(fā)送、會議通知的發(fā)送為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會，均應(yīng)正式打印會議通知，以示正和每日例會，均應(yīng)正式打印會議通知，以示正規(guī)和鄭重規(guī)和鄭重人數(shù)較少的非正式會議，可用多種方式進(jìn)行

20、通人數(shù)較少的非正式會議，可用多種方式進(jìn)行通知。知。一些會議在發(fā)送通知時應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行一些會議在發(fā)送通知時應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事，如股東會議附上代理委托書事，如股東會議附上代理委托書如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份與會者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作需要回復(fù)的會議可夾一張明信片，上面注明本公司地需要回復(fù)的會議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名址、郵編、電話、發(fā)信人姓名對于經(jīng)常參加某類會議的會員，可用計算機(jī)

21、打印出多對于經(jīng)常參加某類會議的會員，可用計算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計算機(jī)中保存的地套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新址要注意隨情況變化不斷更新可將會中使用的票證與會議通知一并發(fā)出可將會中使用的票證與會議通知一并發(fā)出如果與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回如果與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和反程時間，并說執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和反程時間，并說明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具線路明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具線路會議通知樣本要作為檔案保存會議通知樣本要作為檔案保存第四章第四章 會議管理

22、工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作3、會議通知的內(nèi)容、會議通知的內(nèi)容要有具體的會議名稱要有具體的會議名稱日期、時間、場所要準(zhǔn)確無誤日期、時間、場所要準(zhǔn)確無誤議題應(yīng)盡量具體議題應(yīng)盡量具體有附加資料時，應(yīng)寫明資料名稱及頁數(shù)有附加資料時，應(yīng)寫明資料名稱及頁數(shù)會議通知示例會議通知示例 會議通知會議通知尊敬的客戶：尊敬的客戶： 為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽取客戶對我為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽取客戶對我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見，我公司擬于公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見，我公司擬于2003年年8月月15日上午日上午9：00至下午至下午5：00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會。敬在燕豐

23、賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會。敬請回復(fù)及光臨。請回復(fù)及光臨。 附：會議日程及路線圖附：會議日程及路線圖回執(zhí)回執(zhí) 請于請于7月月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：廈天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：100110，電話：，電話我公司參加此次會議，參加人數(shù)：我公司參加此次會議，參加人數(shù)：我公司不能參加此次會議。我公司不能參加此次會議。 姓名：姓名： 公司：公司：第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作2 2主席臺座次的安排主席臺座次的安排 前排高于后排前排高于后排 中央

24、高于兩側(cè)中央高于兩側(cè) 國內(nèi)政務(wù)會議左高右低國內(nèi)政務(wù)會議左高右低 國際會議右高左低國際會議右高左低 主持人：居中設(shè)座主持人：居中設(shè)座 自由擇座自由擇座 發(fā)言人：就座位置發(fā)言發(fā)言人：就座位置發(fā)言 國內(nèi)會議主席團(tuán)前面中間位置國內(nèi)會議主席團(tuán)前面中間位置 國際會議前排右前方發(fā)言國際會議前排右前方發(fā)言 會場類型與會者主席團(tuán)方方 形形會場類型半圓形半圓形第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作會場布置的各種必會場布置的各種必要設(shè)施要設(shè)施 1.1. 橫幅：一般懸橫幅：一般懸掛于來賓入口、掛于來賓入口、酒店大堂或是酒店大堂或是會議主席臺上會議主席臺上方，以作歡迎方，以作歡

25、迎和明示主題之和明示主題之用；用；第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作3. 3. 桌牌：在簽到桌牌：在簽到處和貴賓位置處和貴賓位置設(shè)備桌牌非常設(shè)備桌牌非常重要，使來賓重要，使來賓能根據(jù)桌牌快能根據(jù)桌牌快速找到自己的速找到自己的簽到或接待位簽到或接待位置；置；第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作4. 4. 胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會顏色及文字區(qū)分會場人員的身份，更場人員的身份，更加容易識別和協(xié)調(diào)加容易識別和協(xié)調(diào)人員；人員；第四章第四章 會議管理工作會議管理

26、工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作5. 5. 簽到處：供來賓簽到處：供來賓簽到或咨詢以及簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方；辦理手續(xù)的地方；6. 6. 簽到處背景板：簽到處背景板：在簽到處的后方在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會板，更能體現(xiàn)會議的專業(yè)性；議的專業(yè)性；第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作7. 7. 會場主背景會場主背景板板/ /背景墻：背景墻：會議主席臺會議主席臺后方通常會后方通常會搭建起一塊搭建起一塊主題背景，主題背景，上有會議主上有會議主題及主辦機(jī)題及主辦機(jī)構(gòu)信息構(gòu)信息第四章第四章 會議管理工作會議管理工

27、作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作八、準(zhǔn)備會議所需物品、設(shè)備八、準(zhǔn)備會議所需物品、設(shè)備 九、安排食宿九、安排食宿 十、大型會議的接十、大型會議的接(送送)站、報到站、報到第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節(jié)第二節(jié) 會議的準(zhǔn)備工作會議的準(zhǔn)備工作十一、大型會議的經(jīng)費預(yù)算十一、大型會議的經(jīng)費預(yù)算 會議資料費會議資料費郵電通訊費用郵電通訊費用會議設(shè)備和用品費會議設(shè)備和用品費會議辦公費會議辦公費會議宣傳交際費會議宣傳交際費會議住宿補(bǔ)貼費會議住宿補(bǔ)貼費會議伙食補(bǔ)貼會議伙食補(bǔ)貼會議交通費會議交通費其他開支其他開支第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會議中的工作會議中的工作一

28、、會前的最后檢查一、會前的最后檢查 1檢查的方式檢查的方式 v聽取會議籌備人的匯報聽取會議籌備人的匯報v現(xiàn)場檢查現(xiàn)場檢查2檢查的內(nèi)容檢查的內(nèi)容 v文件的材料準(zhǔn)備情況文件的材料準(zhǔn)備情況 v會場布置情況會場布置情況 v會議保衛(wèi)工作情況會議保衛(wèi)工作情況 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會議中的工作會議中的工作二、組織簽到和登記二、組織簽到和登記 三、做好必要的錄音錄像工作三、做好必要的錄音錄像工作四、會議設(shè)備的操作與維護(hù)四、會議設(shè)備的操作與維護(hù) 五、做好會議的記錄工作五、做好會議的記錄工作 會議記錄示例：會議記錄示例： 藝海股份有限公司董事會例會記錄藝海股份有限公司董事會例會記錄

29、 (2002年年4月月14日日)宣布：宣布：2002年年4月月14日上午日上午10：00藝海股份有限藝海股份有限公司董事會例會在北京海淀高科技大廈公司總部公司董事會例會在北京海淀高科技大廈公司總部會議室召開。主持人為高杰，有法定人數(shù)參加了會議室召開。主持人為高杰，有法定人數(shù)參加了會議，他們是：高杰會議，他們是：高杰(董事長董事長)、劉明、劉明(副董事長副董事長)、白雪白雪(秘書秘書)、歐陽軍、歐陽軍(財務(wù)主管財務(wù)主管)、安慧、安慧(董事董事)、郭、郭利利(董事董事)、代理投票人有王龍董事、李忠董事、代理投票人有王龍董事、李忠董事、錢清董事。錢清董事。記錄：秘書白雪宣讀了記錄：秘書白雪宣讀了20

30、02年年3月月10日會議的記日會議的記錄，并在宣讀后獲得通過。錄，并在宣讀后獲得通過。財務(wù)狀況：財務(wù)狀況： 財務(wù)主管歐陽軍提出的一份財務(wù)報財務(wù)主管歐陽軍提出的一份財務(wù)報告顯示，告顯示，2002年年3月月31日公司的流動資金余額為日公司的流動資金余額為2576.98萬元。財務(wù)主管的報告在宣讀后獲得通萬元。財務(wù)主管的報告在宣讀后獲得通過。過。公司其他活動報告：公司其他活動報告： 主管公司企劃部的副總經(jīng)主管公司企劃部的副總經(jīng)理郭利董事報告說，公司企業(yè)策劃活動的下一個理郭利董事報告說，公司企業(yè)策劃活動的下一個項目是為北京護(hù)城河河道清淤項目捐款項目是為北京護(hù)城河河道清淤項目捐款10萬元人萬元人民幣，這項

31、公益活動將有助于提高企業(yè)的知名度。民幣，這項公益活動將有助于提高企業(yè)的知名度。計劃在計劃在“五一五一”期間舉行捐款儀式，向北京市有期間舉行捐款儀式，向北京市有關(guān)部門捐款。關(guān)于此事全部細(xì)節(jié)情況的材料將于關(guān)部門捐款。關(guān)于此事全部細(xì)節(jié)情況的材料將于4月月21號寄發(fā)給所有成員號寄發(fā)給所有成員新的事項：新的事項： 安慧董事提出在安慧董事提出在5月月14日舉行的下一次董事會日舉行的下一次董事會例會上，公司董事會應(yīng)任命一人負(fù)責(zé)公司職工藝?yán)龝希径聲?yīng)任命一人負(fù)責(zé)公司職工藝術(shù)節(jié)術(shù)節(jié)(將于將于8月初舉行月初舉行)，同時董事會還應(yīng)在下次，同時董事會還應(yīng)在下次會議上為職工藝術(shù)節(jié)確定一個主題。此建議得到會議上為

32、職工藝術(shù)節(jié)確定一個主題。此建議得到了郭利董事的附議并獲一致通過。了郭利董事的附議并獲一致通過。休會：休會： 已無其他問題，會議于上午已無其他問題，會議于上午11：50結(jié)束。結(jié)束。 秘書秘書(簽名簽名) 董事長董事長(簽名簽名）第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會議中的工作會議中的工作六、提供會議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)六、提供會議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 七、做好會議的保密和保衛(wèi)工作七、做好會議的保密和保衛(wèi)工作 八、組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、八、組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作照相等工作九、會議信息工作九、會議信息工作第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節(jié)第三節(jié) 會議中

33、的工作會議中的工作1、充分認(rèn)識媒體的重要作用和媒體在、充分認(rèn)識媒體的重要作用和媒體在塑造企業(yè)形象中的影響塑造企業(yè)形象中的影響2、了解媒體、了解媒體3、有備而來、有備而來4、臨場表現(xiàn)、臨場表現(xiàn)第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書在會議中的角色與責(zé)任秘書在會議中的角色與責(zé)任一、會前的準(zhǔn)備一、會前的準(zhǔn)備1、根據(jù)個人觀點研究問題、根據(jù)個人觀點研究問題2、依據(jù)所提供的文件、資料，準(zhǔn)備推斷分析、依據(jù)所提供的文件、資料，準(zhǔn)備推斷分析的論證材料。并提出意見或詢問事項的論證材料。并提出意見或詢問事項3、準(zhǔn)備在會間盡力發(fā)揮自己的角色、準(zhǔn)備在會間盡力發(fā)揮自己的角色4、嚴(yán)格遵守開會時間，準(zhǔn)時到會、

34、嚴(yán)格遵守開會時間，準(zhǔn)時到會第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書在會議中的角色與責(zé)任秘書在會議中的角色與責(zé)任二、會議期間的角色方寸二、會議期間的角色方寸 1 1、認(rèn)真傾聽他人的觀點、認(rèn)真傾聽他人的觀點盡量避免：盡量避免：1 1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調(diào)，自己又拿不出合理的論證調(diào)，自己又拿不出合理的論證2 2）在論證中喋喋不休，使他人無法插話）在論證中喋喋不休，使他人無法插話3 3）盲目認(rèn)同他人觀點）盲目認(rèn)同他人觀點第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書在會議中的角色與責(zé)任秘書在會議中的角色與責(zé)任2、積極發(fā)表

35、自己的見解、積極發(fā)表自己的見解1）發(fā)言力求簡要明確，注意發(fā)言時機(jī)）發(fā)言力求簡要明確，注意發(fā)言時機(jī)2）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力力3）發(fā)言要守時，動作、手勢要充滿自信，但）發(fā)言要守時，動作、手勢要充滿自信，但不要固執(zhí)己見，不要固執(zhí)己見，第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第四節(jié)第四節(jié) 秘書在會議中的角色與責(zé)任秘書在會議中的角色與責(zé)任3、關(guān)注正在討論的事項、關(guān)注正在討論的事項1）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛氣氛2）不隨便打斷別人的發(fā)言，不隨便插言，不）不隨便打斷別人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯其他與

36、會者的權(quán)利侵犯其他與會者的權(quán)利3）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言4）自己的論點會證明根據(jù)不足時，應(yīng)當(dāng)顯示）自己的論點會證明根據(jù)不足時，應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度，放棄己見自己的風(fēng)度，放棄己見5）應(yīng)服從多數(shù)人的決定）應(yīng)服從多數(shù)人的決定第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第五節(jié)第五節(jié) 與助手一起開會與助手一起開會一、準(zhǔn)備會議主持計劃一、準(zhǔn)備會議主持計劃1、自查的內(nèi)容、自查的內(nèi)容會議目的是否明確會議目的是否明確會議程序是否確定會議程序是否確定會議是否有助于你制定決策會議是否有助于你制定決策與會人員能否充分發(fā)表自己的見解與會人員能否充分發(fā)表自己的見解你是否表現(xiàn)出過于自信的態(tài)度

37、或盛氣凌人的作你是否表現(xiàn)出過于自信的態(tài)度或盛氣凌人的作風(fēng)風(fēng)第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第五節(jié)第五節(jié) 與助手一起開會與助手一起開會2、制定主持人行動計劃需搞清的問題、制定主持人行動計劃需搞清的問題關(guān)于會議的目標(biāo)：總目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是關(guān)于會議的目標(biāo)：總目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是否有助于實現(xiàn)總目標(biāo)？什么？子目標(biāo)是否有助于實現(xiàn)總目標(biāo)？關(guān)于會議的結(jié)構(gòu)：會議的內(nèi)容是什么？擬采關(guān)于會議的結(jié)構(gòu)：會議的內(nèi)容是什么？擬采用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時間用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時間關(guān)于結(jié)果與目標(biāo)的偏差：你允許會議產(chǎn)生的關(guān)于結(jié)果與目標(biāo)的偏差：你允許會議產(chǎn)生的結(jié)果與既定目標(biāo)偏差的大?。拷Y(jié)

38、果與既定目標(biāo)偏差的大?。康谒恼碌谒恼?會議管理工作會議管理工作第五節(jié)第五節(jié) 與助手一起開會與助手一起開會二、控制會場的氣氛二、控制會場的氣氛開會時間準(zhǔn)時，不能因為個別人對會議的冷漠態(tài)開會時間準(zhǔn)時，不能因為個別人對會議的冷漠態(tài)度或尚未到場而耽誤大家的時間度或尚未到場而耽誤大家的時間當(dāng)會議參加者進(jìn)入會場時，要與他們打招呼，保當(dāng)會議參加者進(jìn)入會場時，要與他們打招呼，保證他們各有其座證他們各有其座會議開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的會議開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的目的，使每一個與會者都明白會議的目的目的，使每一個與會者都明白會議的目的鼓勵每一個人發(fā)表自己的見解鼓勵每一個人發(fā)表自己的見解

39、在一段時間里要集中討論一個議題，避免跑題在一段時間里要集中討論一個議題，避免跑題第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第六節(jié)第六節(jié) 會后的工作會后的工作一、合理安排與會人員返程一、合理安排與會人員返程二、提醒與會者及時做好各種物品的清退二、提醒與會者及時做好各種物品的清退 三、清理會場和文件三、清理會場和文件 四、整理會議材料，立卷歸檔四、整理會議材料，立卷歸檔 v會議正式文件，如決定、決議、計劃、報告等。會議正式文件，如決定、決議、計劃、報告等。v會議參閱文件。會議參閱文件。v會議安排的發(fā)言稿。會議安排的發(fā)言稿。v會議上的講話記錄會議上的講話記錄 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第六節(jié)

40、第六節(jié) 會后的工作會后的工作五、會議的總結(jié)五、會議的總結(jié)1、會議總結(jié)的要點、會議總結(jié)的要點1）會議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)）會議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容，逐條對照檢查書的內(nèi)容，逐條對照檢查2）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合3）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗、激勵下屬為目的）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗、激勵下屬為目的2、起草會議紀(jì)要或總結(jié)報告、起草會議紀(jì)要或總結(jié)報告第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第六節(jié)第六節(jié) 會后的工作會后的工作六、會議效果的評估六、會議效果的評估1、對主持人的評估、對主持人的評估組織安排會議組織安排會議確定、檢查目標(biāo)確定、檢查目標(biāo)

41、遵守時間遵守時間鼓勵發(fā)表見解、提出建議與問題鼓勵發(fā)表見解、提出建議與問題澄清事實澄清事實引入正題還是離題太遠(yuǎn)引入正題還是離題太遠(yuǎn)控制過嚴(yán)或過松控制過嚴(yán)或過松處理沖突、解決爭端處理沖突、解決爭端第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第六節(jié)第六節(jié) 會后的工作會后的工作2、對會議工作人員的評估、對會議工作人員的評估會議工作中，精通業(yè)務(wù)，勝任工作會議工作中，精通業(yè)務(wù)，勝任工作具有公關(guān)意識，能自學(xué)維護(hù)組織的形象具有公關(guān)意識，能自學(xué)維護(hù)組織的形象具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語言規(guī)范具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語言規(guī)范會議工作中沒有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為會議工作中沒有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為與同事合作協(xié)調(diào)，相處融洽與同事合作協(xié)調(diào)，相處融洽對上司的批評指導(dǎo)，能虛心接受對上司的批評指導(dǎo)，能虛心接受第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第六節(jié)第六節(jié) 會后的工作會后的工作3、對會議管理工作的總體評估、對會議