中小學(xué)校舍檔案講義內(nèi)容-第一講檔案概述

1、第一講 檔案概述第一節(jié) 檔案的分類(lèi)學(xué)校的檔案是按照組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)的。一般可分為黨群工作檔案、行政管理檔案、教學(xué)工作檔案、財(cái)會(huì)檔案、校舍檔案等類(lèi)目。校舍檔案按照裁體形式分類(lèi)又分為圖紙檔案、文字檔案、音像檔案、證件檔案等。校舍檔案是學(xué)校全部檔案的重要組成部分，是對(duì)學(xué)校全部檔案進(jìn)行分類(lèi)而設(shè)置的一級(jí)類(lèi)目之一。校舍檔案是根據(jù)來(lái)源于校舍設(shè)施的建設(shè)和維護(hù)管理活動(dòng)中而產(chǎn)生的內(nèi)容記載，同時(shí)為了便于檔案的利用和管理校舍檔案，因此分為確權(quán)檔案、基建檔案、管理檔案。其中，基建類(lèi)目下又分為房屋、場(chǎng)地、其它建筑物（構(gòu)筑物）三個(gè)屬類(lèi)。第二節(jié) 校舍檔案的作用一、檔案的憑證作用 檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)。它記錄和證明事件在

2、某一歷史過(guò)程中的客觀性、真實(shí)性和證據(jù)性。二、檔案的參考作用。檔案的形成特點(diǎn)和真切的歷史標(biāo)記，決定了檔案在今后的校舍維護(hù)管理工作中的參考作用，體現(xiàn)了檔案的歷史性、可靠性和廣泛性的特點(diǎn)。第二講 校舍檔案的內(nèi)容第一節(jié) 確權(quán)類(lèi)檔案一、確權(quán)類(lèi)檔案的定義 所謂確權(quán)類(lèi)檔案是指能夠確認(rèn)并保護(hù)學(xué)校合法權(quán)益的檔案。他是校舍檔案中重要的組成部分。 二、確權(quán)檔案的分類(lèi) （一）土地使用權(quán)形成的文件材料 詳見(jiàn)附表21 （二）房屋所有權(quán)形成的文件材料詳見(jiàn)附表22三、注意事項(xiàng)附表“序號(hào)”欄中注寫(xiě)“”符號(hào)的材料，在材料收集、建卷過(guò)程中必須予以重視。附表21土地確權(quán)文件歸檔范圍一覽表序號(hào)歸檔文件保管期限備注土地使用權(quán)形成的文件材

3、料1選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見(jiàn)通知書(shū)永久1-8組成一卷2用地申請(qǐng)、報(bào)告及縣以上政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)永久3拆遷安置意見(jiàn)、協(xié)議、方案等長(zhǎng)期4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件永久5劃撥建設(shè)用地文件永久6土地管理部門(mén)加蓋印鑒的征地紅線(xiàn)圖永久7財(cái)政部門(mén)的征地投資協(xié)議書(shū)永久8其他文件永久9國(guó)有土地使用證永久自成一卷附表22房屋確權(quán)文件歸檔范圍一覽表序號(hào)歸檔文件保管期限備注一房屋所有權(quán)形成的文件材料新建、翻建、改建、擴(kuò)建校舍文件1房屋所有權(quán)證永久自成一卷2建筑工程規(guī)劃許可證永久復(fù)印件3規(guī)劃部門(mén)加蓋印鑒的紅線(xiàn)圖永久2-5組成一卷4建設(shè)的請(qǐng)示、審批文件永久5其他文件永久二房屋買(mǎi)賣(mài)文件1-8組成一卷1產(chǎn)權(quán)交易協(xié)議書(shū)、合同

4、書(shū)、契約永久2財(cái)政部門(mén)的購(gòu)房審批文件永久3縣、區(qū)以上教育主管部門(mén)批準(zhǔn)購(gòu)房文件永久4縣、區(qū)以上教育主管部門(mén)批準(zhǔn)出售公房文件永久5產(chǎn)權(quán)價(jià)值評(píng)估文件永久6房產(chǎn)交易的請(qǐng)示、審批文件永久7房產(chǎn)交易公證書(shū)永久8其它文件永久9房屋所有權(quán)證永久自成一卷三調(diào)撥、贈(zèng)與、移交、交換房屋文件1-6組成一卷1房屋調(diào)撥文件及清冊(cè)永久2房屋贈(zèng)與協(xié)議書(shū)、轉(zhuǎn)讓協(xié)議書(shū)、移交協(xié)議書(shū)、交換協(xié)議書(shū)永久3契證、原房產(chǎn)來(lái)源證件永久4權(quán)屬轉(zhuǎn)移變更文件永久5產(chǎn)權(quán)公證書(shū)永久6其他文件永久7房屋所有權(quán)證永久四拆除房屋文件1-8組成一卷1請(qǐng)示、審批文件永久2拆除房屋申報(bào)表永久3房產(chǎn)管理部門(mén)準(zhǔn)許房屋拆除許可證永久4規(guī)劃拆遷部門(mén)批準(zhǔn)定點(diǎn)拆除的文件永久5

5、拆遷協(xié)議書(shū)、合同書(shū)永久6貨幣補(bǔ)償協(xié)議書(shū)永久7房屋安置協(xié)議書(shū)永久8其它文件永久五房屋糾紛文件1-7組成一卷1房產(chǎn)管理部門(mén)的仲裁文件永久2房屋仲裁申請(qǐng)書(shū)永久3法院受理通知書(shū)永久4法院答辯通知書(shū)永久5法院調(diào)解書(shū)永久6法院裁決書(shū)永久7其它文件永久 （三）農(nóng)村學(xué)校房屋占有、土地使用的確權(quán)1、學(xué)校房屋占有、使用的確權(quán)。農(nóng)村中小學(xué)由辦（鎮(zhèn)）、村集體投資建設(shè)，辦（鎮(zhèn)）、村是當(dāng)然的所有權(quán)主體。而學(xué)校是房屋的合法占有者、使用者，為保證學(xué)校的正常教育教學(xué)工作順利進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)依法確認(rèn)學(xué)校對(duì)其事實(shí)上占有房屋的使用權(quán)。縣（市）、區(qū)教育主管部門(mén)應(yīng)會(huì)同辦、鎮(zhèn)政府組織一個(gè)班子，對(duì)轄區(qū)內(nèi)的校舍統(tǒng)一進(jìn)行普查、登記，經(jīng)縣（市）區(qū)、辦鎮(zhèn)

6、、村委會(huì)審查認(rèn)可（簽字、蓋章）發(fā)給房屋使用權(quán)證書(shū)。房屋使用權(quán)證各縣（市）區(qū)可參照城鎮(zhèn)房屋所有權(quán)證書(shū)的樣式（一院落一證）印制。證書(shū)上必須印有“學(xué)校所占有、使用的房屋屬無(wú)限期使用，產(chǎn)權(quán)人改變校舍用途必須報(bào)經(jīng)縣（區(qū)）、辦（鎮(zhèn)）人民政府、教育主管部門(mén)審查同意”等字樣。只有這樣學(xué)校對(duì)房屋的使用才有了合法的憑證，使學(xué)校的權(quán)益才能得以保證（房屋使用權(quán)必須確權(quán)在學(xué)校名下，原件存檔于主管局，學(xué)校存檔證書(shū)復(fù)印件）。 2、農(nóng)村學(xué)校土地使用的確權(quán)根據(jù)中華人民共和國(guó)土地法規(guī)定，城區(qū)的土地屬于全民所有即國(guó)家所有，農(nóng)村和城市郊區(qū)的土地，除法律規(guī)定屬于國(guó)家所有的之外屬于集體所有。國(guó)家為了維護(hù)單位（個(gè)人）土地使用權(quán)不受侵犯實(shí)行

7、土地登記發(fā)證制度?？h（市）、區(qū)教育局會(huì)同辦、鎮(zhèn)、村對(duì)學(xué)?，F(xiàn)實(shí)際使用土地進(jìn)行測(cè)繪，繪制地界圖，圖中以不變動(dòng)位置的地物作參照，標(biāo)定地界，并由四鄰必須加蓋印鑒認(rèn)同。原件存由主管局存檔，學(xué)校存放地界圖復(fù)印件?？蓞⒄罩行W(xué)校舍檔案管理一書(shū)第20頁(yè)“圖2-1”繪圖。第二節(jié) 基建類(lèi)檔案 一、基建檔案的定義基建類(lèi)檔案是由基建（新建、擴(kuò)建、改建等）、維修、查勘等活動(dòng)形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是校舍設(shè)施維護(hù)活動(dòng)中的重要參考依據(jù)。它是校舍檔案的重要組成部分。二、基建檔案的內(nèi)容（一）、基建形成的文件材料 詳見(jiàn)附表2-3 （二）、房屋修繕形成的文件材料詳見(jiàn)附表2-4三、注意事項(xiàng)：在附表“序號(hào)”欄加注“”符號(hào)的材料，在材

8、料收集、建卷過(guò)程中必須予以重視。基建文件歸檔范圍一覽表附表2-3基建文件歸檔范圍一覽表序號(hào)歸檔文件保管期限備注工程準(zhǔn)備階段文件一立項(xiàng)文件1-7組成一卷1項(xiàng)目建議書(shū)永久2項(xiàng)目建議書(shū)審批意見(jiàn)及前期工作通知書(shū)永久3可行性研究報(bào)告及附件永久4可行性研究報(bào)告審批意見(jiàn)永久5關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)永久6專(zhuān)家建議文件永久7調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究材料長(zhǎng)期二勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件2-12組成一卷1工程地質(zhì)勘察報(bào)告永久自成一卷2水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件佳、地震調(diào)查永久3建設(shè)用地釘樁通知單（書(shū)）永久4地形測(cè)量和撥地測(cè)量成果報(bào)告永久5申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)永久6初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明長(zhǎng)期7技術(shù)設(shè)計(jì)

9、圖紙和說(shuō)明長(zhǎng)期8審定設(shè)計(jì)方案通知書(shū)及審查意見(jiàn)長(zhǎng)期9有關(guān)行政主管部門(mén)（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議永久10施工圖紙及其說(shuō)明長(zhǎng)期11設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)長(zhǎng)期12政府有關(guān)部門(mén)對(duì)施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)文件的審批意見(jiàn)永久三招投標(biāo)文件1-6組成一卷1勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件長(zhǎng)期2勘察設(shè)計(jì)承包合同長(zhǎng)期3施工招投標(biāo)文件長(zhǎng)期4施工承包合同長(zhǎng)期5工程監(jiān)理招投標(biāo)文件長(zhǎng)期6監(jiān)理委托合同長(zhǎng)期四開(kāi)工審批文件1-8組成一卷1建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件永久2建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表永久3規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙永久4建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附

10、件永久5建設(shè)工程開(kāi)工審查表永久6建設(shè)工程施工許可證永久7投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明長(zhǎng)期8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長(zhǎng)期五財(cái)務(wù)文件1-4組成一卷1工程投資估算材料短期2工程設(shè)計(jì)概算材料短期3施工圖預(yù)算材料短期4施工預(yù)算短期六建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人1-3組成一卷1工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期2工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期3工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（施工項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期監(jiān) 理 文 件1-10 可組成2-3卷1建立規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃長(zhǎng)期監(jiān)理實(shí)施細(xì)則長(zhǎng)期監(jiān)理部總控制計(jì)劃等長(zhǎng)期2監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題長(zhǎng)期3監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題長(zhǎng)期4進(jìn)度控制工程開(kāi)工/

11、復(fù)工審批表長(zhǎng)期工程開(kāi)工/復(fù)工暫停令長(zhǎng)期5質(zhì)量控制不合格項(xiàng)目通知長(zhǎng)期質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)長(zhǎng)期6造價(jià)控制預(yù)付款報(bào)審與支付短期月付款報(bào)審與支付短期設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)長(zhǎng)期工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)長(zhǎng)期7分包資質(zhì)分包單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期供貨單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期8監(jiān)理通知有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期9合同與其他事項(xiàng)管理工程延期報(bào)告及審批永久費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長(zhǎng)期合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)永久合同變更材料長(zhǎng)期10監(jiān)理工作總結(jié)專(zhuān)題總結(jié)長(zhǎng)期月報(bào)總結(jié)長(zhǎng)期工程竣工總結(jié)長(zhǎng)期質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)報(bào)告長(zhǎng)期施 工 文 件一建筑安裝工程（一）土建（建筑與結(jié)構(gòu)）

12、工程1施工技術(shù)準(zhǔn)備文件1-3組成一卷不含施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期自成一卷技術(shù)交底長(zhǎng)期圖紙會(huì)審記錄長(zhǎng)期施工預(yù)算的編制和審查短期施工日志短期自成一卷2施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備控制網(wǎng)設(shè)置資料長(zhǎng)期工程定位測(cè)量資料長(zhǎng)期基槽開(kāi)挖線(xiàn)測(cè)量資料長(zhǎng)期施工安全設(shè)置短期施工環(huán)保措施短期3地基處理記錄地基釬探記錄和釬探平面布點(diǎn)圖永久驗(yàn)槽記錄和地基處理記錄永久樁基施工記錄永久試樁記錄長(zhǎng)期4工程圖紙變更記錄自成一卷設(shè)計(jì)會(huì)議會(huì)審記錄永久設(shè)計(jì)變更記錄永久工程洽商記錄永久5施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告自成一卷不含砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料試驗(yàn)匯總表長(zhǎng)期砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材

13、料、輕集料出廠(chǎng)證明文件長(zhǎng)期自成一卷砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、輕集料、焊條、瀝青復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠(chǎng)合格證、試驗(yàn)記錄長(zhǎng)期的“出廠(chǎng)合格證”歸放于本“5”中的組成一卷工程物質(zhì)選樣送審表短期進(jìn)場(chǎng)物質(zhì)批次匯總表短期工程物質(zhì)進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)表短期6施工試驗(yàn)記錄自成一卷土壤（素土、灰土）干密度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期土壤（素土、灰土）擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期砂漿配合比通知單長(zhǎng)期砂漿（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期混凝土配合比通知單長(zhǎng)期混凝土（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期商品混凝土出廠(chǎng)合格證、復(fù)試報(bào)告長(zhǎng)期鋼筋接頭（焊接）試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期防水工程試水檢查記錄長(zhǎng)期樓地面、屋面坡度檢查記錄長(zhǎng)期土壤、砂

14、漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告匯總表長(zhǎng)期7隱蔽工程檢查記錄自成一卷基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程長(zhǎng)期鋼結(jié)構(gòu)工程長(zhǎng)期防水工程長(zhǎng)期高程控制長(zhǎng)期8施工記錄自成一卷工程定位測(cè)量檢查記錄永久預(yù)檢工程檢查記錄短期冬施混凝土攪拌測(cè)溫記錄短期冬施混凝土養(yǎng)護(hù)測(cè)溫記錄短期煙道、垃圾道檢查記錄短期沉降觀察記錄長(zhǎng)期結(jié)構(gòu)吊裝記錄長(zhǎng)期現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記錄長(zhǎng)期工程竣工測(cè)量長(zhǎng)期新型建筑材料長(zhǎng)期施工新技術(shù)長(zhǎng)期9工程質(zhì)量事故處理記錄永久自成一卷10工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄自成一卷檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄永久幕墻工程驗(yàn)收記錄永久分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久（二）電氣、給排水、消防、采暖、通

15、風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工?一般施工記錄施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期自成一卷施工交底短期自成一卷施工日志短期自成一卷2圖紙變更記錄-組成一卷圖紙會(huì)審永久設(shè)計(jì)變更永久工程洽商永久3設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄-組成一卷設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書(shū)長(zhǎng)期中的“產(chǎn)品質(zhì)量合格證”歸放于前“5”中的組成一卷設(shè)備裝箱單、商標(biāo)證明和說(shuō)明書(shū)、開(kāi)箱報(bào)告長(zhǎng)期設(shè)備安裝記錄長(zhǎng)期設(shè)備試運(yùn)行記錄長(zhǎng)期設(shè)備明細(xì)表長(zhǎng)期4預(yù)檢記錄短期4-5組成一卷5隱蔽工程檢查記錄長(zhǎng)期6施工試驗(yàn)記錄-組成一卷電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線(xiàn)、有線(xiàn)電視末端等測(cè)試記錄長(zhǎng)期樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽(tīng)、電話(huà)等系統(tǒng)調(diào)試記錄長(zhǎng)期變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、

16、滿(mǎn)負(fù)荷測(cè)試記錄長(zhǎng)期給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、等管道?qiáng)度、嚴(yán)密性、灌水、通水、吹洗、漏風(fēng)、試壓、通球、閥門(mén)等試驗(yàn)記錄長(zhǎng)期電器照明、動(dòng)力、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾认到y(tǒng)調(diào)試、試運(yùn)行記錄長(zhǎng)期電梯接地電阻、絕緣電阻測(cè)試記錄；空載、半載、滿(mǎn)載、超載試運(yùn)行記錄；平衡、運(yùn)速、噪聲調(diào)整試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期7質(zhì)量事故處理記錄永久自成一卷8工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄自成一卷檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久附表2-4校舍維修文件歸檔范圍一覽表序號(hào)歸檔文件保管期限備注1中小學(xué)危房改造工程項(xiàng)目申請(qǐng)表長(zhǎng)期自成一卷2施工企業(yè)資質(zhì)復(fù)印件及工程承發(fā)包合同、施工招投標(biāo)資料長(zhǎng)期

17、3工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長(zhǎng)期4有相關(guān)資質(zhì)的設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)的維修方案長(zhǎng)期5工程使用的主要建筑材料、建筑構(gòu)配件和設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期6隱蔽工程驗(yàn)收記錄和工程質(zhì)量評(píng)定資料長(zhǎng)期7房屋建筑工程質(zhì)量保修書(shū)長(zhǎng)期8工程竣工驗(yàn)收人員名單，工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)發(fā)放的建筑工程竣工驗(yàn)收證明長(zhǎng)期9山東省中小學(xué)危房改造竣工驗(yàn)收情況表長(zhǎng)期10工程竣工結(jié)算資料長(zhǎng)期第三節(jié) 管理類(lèi)檔案一、管理檔案的定義 為提高檔案的使用效益，把學(xué)校土地、房屋、場(chǎng)地等各個(gè)方面的具體情況集中分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、填寫(xiě)形成專(zhuān)門(mén)用于校舍設(shè)施使用管理的一類(lèi)檔案。二、管理類(lèi)檔案的內(nèi)容。（一） 學(xué)校管理人員一覽表 （詳見(jiàn)附表2-5）（二） 學(xué)校建設(shè)歷史簡(jiǎn)況 （詳見(jiàn)附表2-6）

18、（三） 房屋、土地情況總表 （詳見(jiàn)附表2-7） （四） 房屋基本情況明細(xì)表 （詳見(jiàn)附表2-8） （五） 房屋基本情況分幢登記表 （詳見(jiàn)附表2-9）（六） 如上建筑平面示意圖 （詳見(jiàn)附表2-10）（七） 房屋查勘鑒定分幢記錄表 （詳見(jiàn)附表2-11）（八） 房屋修繕?lè)执庇涗洷?（詳見(jiàn)附表2-12）（九） 房屋、土地變更情況記錄表 （詳見(jiàn)附表2-13）（十） 房屋使用分類(lèi)統(tǒng)計(jì)表 （詳見(jiàn)附表2-14）（十一）運(yùn)動(dòng)場(chǎng)及其他建筑物總表 （詳見(jiàn)附表2-15）（十二）校園總平面圖 （詳見(jiàn)附表2-16）（十三）總體規(guī)劃圖 （同上）（十四）地下管線(xiàn)圖 （詳見(jiàn)附表2-17、2-18、2-19、2-20）（十五）照片

19、 （詳見(jiàn)附表2-21）（十六）其他情況附表2-5本表填寫(xiě)的基本要求：一、 該表所列人員有調(diào)整者就要反映在表中欄目上，否，可不改動(dòng)。二、 “年代”欄必須填寫(xiě)4位數(shù)。如“2005年”填寫(xiě)“2005”。三、 “備注”欄填寫(xiě)人員變更后的去向:（如調(diào)離、轉(zhuǎn)換崗位、退休等）。附表 2-6本表填寫(xiě)的基本要求：一、 追溯至學(xué)校的始建年代，簡(jiǎn)述其學(xué)校校舍、場(chǎng)地等情況；二、 詳述學(xué)校歷年來(lái)建設(shè)校舍、場(chǎng)地等重大事件中發(fā)展的巨大變 化、社會(huì)背景、和有突出貢獻(xiàn)的參與者；三、 簡(jiǎn)述學(xué)?，F(xiàn)狀。學(xué)?，F(xiàn)占地總面積、校舍總面積、場(chǎng)地面積、 綠化面積、規(guī)劃規(guī)模、各功能室的配備（個(gè)）面積等情況；四、 為說(shuō)明情況，可用數(shù)張表格紙?zhí)顚?xiě)。

20、附表2-7填表說(shuō)明：一、“學(xué)校類(lèi)別”欄按現(xiàn)行規(guī)定，分別填寫(xiě)“國(guó)辦”、“鎮(zhèn)（辦事處）辦”、“村辦”；二、“規(guī)劃規(guī)?！睓谔顚?xiě)教學(xué)班個(gè)數(shù)。如12個(gè)班填寫(xiě)“十二個(gè)班”等字樣，該規(guī)模是學(xué)校主管部門(mén)研究決定的班額；三、土地情況：“建筑用地”包括建筑物占地、建筑物周?chē)ǖ馈⒎壳胺亢蟮牧阈蔷G地，小片課間活動(dòng)場(chǎng)地，周邊院墻占地和院墻外學(xué)校占有土地；“綠化用地”是指成片綠地和室外自然科學(xué)園地；“運(yùn)動(dòng)場(chǎng)地”包括上體育課、課間操及課外體育活動(dòng)的成片運(yùn)動(dòng)場(chǎng)地；如上三者的劃分：至綠化隔離帶邊沿；否，以路中心為界；四、“總建筑面積”14=10至13之和，=6至9之和；五、“總工程造價(jià)”僅指該建筑物決算書(shū)中標(biāo)注的金額總值。不

21、含其他任何與工程相關(guān)的費(fèi)用。六、“房屋建筑面積”的填寫(xiě)必須是有資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)部門(mén)鑒定后書(shū)面報(bào)告的危房級(jí)別房屋面積。300600+300七、已知使用面積換算為建筑面積，例如：某一綜合樓建筑面積為1200m2，教學(xué)用房使用面積600 m2，辦公用房使用面積300 m2，辦公用房建筑 1200X =400（建筑m2）600600+300教學(xué)用房建筑 1200X =800（建筑m2）附表2-8填表說(shuō)明：一、“NO”后填寫(xiě)房屋幢數(shù)在本表中的編號(hào)。如學(xué)校有20幢房屋，須填寫(xiě)“01、02”等數(shù)字；二、“房屋名稱(chēng)”根據(jù)用途命名；三、“使用面積”即建筑面積除去構(gòu)件所占的水平面積即為使用面積；四、“占地面積”即建筑物

22、水平投影面積。對(duì)于勒腳、散水、臺(tái)階、雨蓬、檐廊、架空通廊等均投水平投影面積計(jì)入房屋的占地面積。五、“單方造價(jià)”房屋每平方米建筑面積的工程造價(jià)；1總建筑面積工程造價(jià)X = 單方造價(jià)；六、“產(chǎn)權(quán)類(lèi)別”本別為教育、房管、鎮(zhèn)（辦）、村、其他等；七、“備注”欄 1.注寫(xiě)該幢房屋的基建檔案編號(hào)； 2.該房如拆除，注寫(xiě)“X年X月X日拆除”等字樣；八、本表所注橫標(biāo)頭“6至10”各欄所填數(shù)之和必須分別等同于表3中“6至15”的合計(jì)數(shù)。 附表2-9填表說(shuō)明：一、“所有權(quán)人”一欄以房屋產(chǎn)權(quán)證書(shū)中的“所有權(quán)人”為準(zhǔn)進(jìn)行填寫(xiě)；二、表中各“xx類(lèi)別”和“xx面積”以現(xiàn)實(shí)為準(zhǔn)分別填寫(xiě)；三、不同“xx類(lèi)別”和“xx面積”共在

23、一處，可在空白格中橫向劃一線(xiàn)，上下分別填寫(xiě)相關(guān)數(shù)據(jù)，同“類(lèi)別”和“面積”必須在同一橫線(xiàn)上（下）格中。四、“屋面類(lèi)別”分為卷材、彩鋼平屋面和平瓦、青瓦、石棉瓦、彩鋼坡面屋面等；五、“內(nèi)粉面積”：內(nèi)墻面積（門(mén)窗洞口面積+門(mén)窗洞口內(nèi)側(cè)面積+頂棚面積面積）踢腳線(xiàn)（墻裙）面積暖氣片正立面積x個(gè)黑板面積x塊講臺(tái)正立面積六、“建筑平面示意圖”詳見(jiàn)附圖 。附圖2-10繪圖說(shuō)明：一、 繪圖線(xiàn)要求：（一） 墻體采用粗實(shí)線(xiàn)，線(xiàn)寬0.4mm1.2mm；（二） 起止符號(hào)用中實(shí)線(xiàn)，線(xiàn)寬為粗實(shí)線(xiàn)的1/2；（三） 尺寸線(xiàn)、尺寸界線(xiàn)用細(xì)實(shí)線(xiàn)，線(xiàn)寬為中實(shí)線(xiàn)的1/2；二、 自體采用仿宋體，字高3.5mm以上用中實(shí)線(xiàn)；三、 以毫米作

24、單位標(biāo)注軸線(xiàn)和總長(zhǎng)尺寸，一般用兩道尺寸線(xiàn)；四、 分別注明各室的用途（可簡(jiǎn)寫(xiě)，如物理實(shí)驗(yàn)室可寫(xiě)為“物實(shí)”）、使用面積、室內(nèi)地坪標(biāo)高（以米為單位，保留兩位小數(shù)用細(xì)實(shí)線(xiàn)）、圖名和繪圖比例用粗實(shí)線(xiàn)；五、 尺寸數(shù)字用中實(shí)線(xiàn)標(biāo)注在尺寸線(xiàn)的正中位置，數(shù)字高為3.5mm或2.5mm；六、 表明朝向。朝向用指北針?lè)?hào)。圓圈直徑25mm（用細(xì)實(shí)線(xiàn)）指北針下端寬度3mm。由于客觀上房屋平面形狀的多樣性和圖表的限制、圖幅可靈活美觀的安排，朝向指北針?lè)?hào)所指可分別為“北、東、西、南”。附表2-11填表說(shuō)明：一、 本表由教育主管部門(mén)填寫(xiě)；二、 各縣（市）、區(qū)在未接到新的文件規(guī)定前，可按照省教育廳一九九二年版本的中小學(xué)校舍

25、檔案管理一書(shū)中,房屋完損等級(jí)評(píng) 定標(biāo)準(zhǔn)（P 222P233）執(zhí)行；三、按學(xué)校房屋總幢數(shù)分別填寫(xiě)，一幢房屋用一張表格。附表2-12填表說(shuō)明：一、 “修繕類(lèi)別”分為翻修、大修、中修、小修、綜合維修五類(lèi)；1. 翻修：指全部拆除，另行設(shè)計(jì)、重新建造的工程；2. 大修：指須拆除部分主體構(gòu)件，無(wú)須全部拆除的工程；3. 中修：指須拆除少量主體構(gòu)件，保持原房屋的規(guī)模和結(jié)構(gòu)的工程；4. 小修：指及時(shí)修復(fù)小損小壞的日常養(yǎng)護(hù)工程；一般填寫(xiě)為大修、中修和小修。二、“質(zhì)量情況”參照中小學(xué)校舍檔案管理一書(shū)附錄10中危險(xiǎn)房屋鑒定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。分為合格和不合格兩個(gè)等級(jí)；三、“工程造價(jià)”以甲方審定后的乙方抄報(bào)的工程決算書(shū)金額為準(zhǔn)填

26、寫(xiě)；四、“損壞原因”必須用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，簡(jiǎn)明扼要地填寫(xiě)。附表2-13填表說(shuō)明：一、“變更原因”有如下情況：1新建 2擴(kuò)建 3改建 4拆建 5買(mǎi)賣(mài) 6交換 7贈(zèng)與 8撥用9轉(zhuǎn)讓 10裁決 11征用 12拆除 13其他二、本表房、地面積發(fā)生增減后，其房屋土地情況總表應(yīng)隨之調(diào)整；三、“備注”欄注寫(xiě)確權(quán)檔案編號(hào)。附表2-14填表說(shuō)明：一、“間數(shù)”按自然間填寫(xiě)；二、“使用面積”之和必須與房屋基本情況明細(xì)表中的“7”“使用面積”相等。附表2-15填表說(shuō)明：一、“單位”欄要求即要寫(xiě)明數(shù)量，又應(yīng)寫(xiě)明造價(jià)。如：2005年學(xué)校共建籃球場(chǎng)2個(gè)，總造價(jià)200000元，在表上填寫(xiě)“2/200000”即可。附表2-16學(xué)?？?/p>

27、平面圖和總體規(guī)劃圖繪制要求：一、 復(fù)印或購(gòu)買(mǎi)學(xué)校1：500比例的地形圖兩張，并按該比例制圖；二、 按圖示要求繪制；三、 總平面圖按照學(xué)校現(xiàn)狀將房屋、道路、場(chǎng)地、大門(mén)、院墻、綠 化等水平投影位置情況進(jìn)行繪制。四、 總體規(guī)劃圖是全面反映學(xué)校一切建設(shè)完成后校園的平面形狀、建筑物場(chǎng)地的總體布置、道路、環(huán)境綠化等的全部情況。五、 所繪圖紙參照附表2-16中“圖例”制圖。六、 圖紙折疊要求裝訂于管理檔案中。附圖2-17繪圖說(shuō)明： 1、圖中建筑物、院墻等構(gòu)筑物參照附表2-16繪制。 2、圖中管線(xiàn)（供、排水等）繪制參照附表2-19繪制。 3、繪圖流程： （1）、根據(jù)現(xiàn)狀繪制栓點(diǎn)圖（參照附表2-18），填寫(xiě)調(diào)查

28、表（附表2-20）。（2）、對(duì)照調(diào)查表和栓點(diǎn)圖按1：500比例繪制管線(xiàn)總圖（草圖）。 （3）、經(jīng)核實(shí)無(wú)誤后，參照如上圖示繪制總圖。 4、今后，隨著地下管線(xiàn)的變更，隨之在該總圖上及時(shí)標(biāo)注。附圖2-18距離交會(huì)法測(cè)定圖繪圖要求：一、 選定三個(gè)地上永久型特征點(diǎn)，如房屋的墻角；二、 分別測(cè)永久性特征點(diǎn)到挖探點(diǎn)的水平距離；三、 按比例將該水平距離尺寸分別繪制到調(diào)查平面示意圖上；四、 永久性特征點(diǎn)到挖探點(diǎn)的距離要在30米以?xún)?nèi)，量距要精確的厘米。交會(huì)角要大于30度小于150度。五、 交會(huì)方向不得少于三處，以便今后檢查故障；六、 根據(jù)栓點(diǎn)圖隨時(shí)修改調(diào)查示意圖；七、 調(diào)查示意圖經(jīng)修改、確定后再正式繪制地下管線(xiàn)總

29、圖。附圖2-19附表2-20附圖2-21填寫(xiě)說(shuō)明：一、 本“相片紙”僅存放學(xué)校有代表性建筑物的照片；二、 像片紙上為該建筑物的正立面圖像，下為注有該幢房屋號(hào)的側(cè) 立面圖像；三、 在相片紙存放相片平面位置的四角開(kāi)口，將相片鑲嵌上，相片上覆放與相片紙等同大小的半透明光滑薄紙；四、 “圖片說(shuō)明”分別注寫(xiě)：該圖片房屋使用名稱(chēng)、建設(shè)年代、結(jié)構(gòu)層數(shù)、建筑總面積、正立面（側(cè)立面）如該房屋拆除，注寫(xiě)拆除時(shí)間。第三講 校舍檔案收集、歸檔一、校舍檔案收集、歸檔的定義 校舍檔案的收集是按照有關(guān)規(guī)定，把分散在有關(guān)單位或單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的有關(guān)校舍設(shè)施建設(shè)和維護(hù)管理中的文件材料通過(guò)接收或征集，集中到檔案室，實(shí)行統(tǒng)一

30、管理的一項(xiàng)工作。第一節(jié) 學(xué)校校舍檔案的收集、歸檔工作一 對(duì)零散文件材料的收集（一）由于歸檔制度不健全，執(zhí)行制度不嚴(yán)格，不能按正常渠道歸檔而形成的零散文件，對(duì)此要及時(shí)收集。 （二）由于內(nèi)部機(jī)構(gòu)撤、并，人員更換，易出現(xiàn)零散文件材料，對(duì)此要及時(shí)清理、歸檔。 （三）更換文件材料、補(bǔ)充后的，應(yīng)及時(shí)收集歸檔。 （四）已收集的校舍檔案不全，需要進(jìn)行收集、補(bǔ)充、繪制的材料。 （五）學(xué)校因布局調(diào)整、撤并，工程停建緩建的要組織力量做好材料的收集工作。二 學(xué)校檔案的歸檔要求（一）學(xué)校在建設(shè)中的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須指定專(zhuān)人從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始到工程竣工驗(yàn)收使用整個(gè)過(guò)程中負(fù)責(zé)收集、保管所有材料。 （二）歸檔時(shí)間。一般文件一年為限。

31、工程建設(shè)項(xiàng)目可在竣工交付使用后，將有關(guān)材料整理歸檔。 （三）所收集的校舍檔案是真實(shí)的，不是杜撰的。 （四）歸檔的校舍檔案要完整，每份文件材料頁(yè)數(shù)不殘缺、不遺漏。 （五）按規(guī)定文件分類(lèi)準(zhǔn)確、立卷合理。 （六）所建檔案一式兩份，正本（原件）送交主管局，副本（復(fù)印件）留學(xué)校。 （七）所抄寫(xiě)的案卷目錄一式四份。其中兩本隨檔案一并送交主管局。學(xué)校存入檔案中一份，另一本存放檔案室，供日常查檔案之用。第二節(jié) 縣（市）、區(qū)教育局檔案室校舍檔案的收集工作一、轄區(qū)單位校舍檔案的接收 （一）學(xué)校建卷一式兩份，正本（原件）存在教育局，副本（復(fù)印件）存在學(xué)校。其中重大事件的檔案，如：工程竣工交付使用竣工驗(yàn)收、房地產(chǎn)糾紛

32、仲裁等應(yīng)在事件結(jié)束后一個(gè)月以?xún)?nèi)由向主管局移交。 （二）按規(guī)定盡量多收、收全相關(guān)檔案，增加檔案存量。 （三）接受檔案全宗完整。一個(gè)學(xué)校的校舍檔案應(yīng)做為一個(gè)整體上交。 （四）主管局接收時(shí)嚴(yán)格檢查檔案的三個(gè)“程度”，即：1 內(nèi)容的真實(shí)程度。2 內(nèi)容齊全完整的程度。3 整理、排列、編目、抄寫(xiě)、裝訂的規(guī)范化程度。 （五）案卷目錄隨同檔案一并接收。所填寫(xiě)內(nèi)容必須和檔案編目一致。（六）根據(jù)“以縣為主”的管理體制，農(nóng)村學(xué)校的房屋、土地使用兩證書(shū)原件存放于教育局。學(xué)校存放二證復(fù)印件。 （七）市區(qū)五區(qū)（歷下、市中、槐蔭、天橋、歷城）所轄單位（含教育局）房、地產(chǎn)證復(fù)印件建卷后交市教育局（可一袋交證）。（八）接收檔案

33、時(shí)根據(jù)學(xué)校案卷目錄清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，和送交單位辦理檔案交接收據(jù)。（詳見(jiàn)附表3-1） 二、布局調(diào)整、撤消單位校舍檔案的收集工作。 （一） 撤消學(xué)校的校舍檔案，主管局全部接收。 （二） 被撤消學(xué)校合并到一個(gè)新單位，該單位同時(shí)接收被撤消學(xué)校的校舍檔案，但應(yīng)分別管理。將來(lái)做為各自獨(dú)立的檔案整體由主管局接收。 （三） 對(duì)交接學(xué)校，主管局派員監(jiān)督移交雙方的檔案移交過(guò)程。被移交方填寫(xiě)移交檔案材料清單一式三份，三方各執(zhí)一份。在該清單中，交接雙方分別加蓋學(xué)校行政印鑒，主管局監(jiān)交人和交接方指派的經(jīng)辦人簽字。并辦理相關(guān)手續(xù)存檔。附表3-1第四講 校舍檔案整理第一節(jié) 文件材料的整理一 組卷組卷也稱(chēng)為立卷。即把一個(gè)事件具

34、有有機(jī)聯(lián)系的文件材料組成卷、冊(cè)、盒、夾等工作。（一）確權(quán)類(lèi)檔案的組卷方法1、土地權(quán)屬文件一個(gè)事件立一卷或多卷（詳見(jiàn)附表2-1）2、房屋權(quán)屬文件一幢房屋立一卷或多卷。3、對(duì)一幢房屋、一個(gè)場(chǎng)地、一幢大門(mén)等所屬對(duì)象分別按材料間的有機(jī)聯(lián)系、材料的性質(zhì)組卷（詳見(jiàn)附表2-2）4、國(guó)有土地使用證書(shū)和房屋所有權(quán)證書(shū)分別組卷、一證一卷。（二）基建類(lèi)檔案的組卷方法1、分別按所屬對(duì)象（如某一幢房屋、某一運(yùn)動(dòng)場(chǎng)地、某一大門(mén)等）組卷。2、所屬對(duì)象分別按材料間的有機(jī)聯(lián)系、材料的性質(zhì)組卷（詳見(jiàn)附表2-3）（三）管理類(lèi)檔案、直接按規(guī)定的圖表填繪組卷（詳見(jiàn)附表2-5至2-21）二 卷內(nèi)文件材料的排列（一）重要文件在前，其次文件

35、排在后;（二）同等重要的文件、時(shí)間早的在前，遲的在后;（三）正文在前、附件排在后;（四）印件在前，定稿排在后;（五）批復(fù)在前，請(qǐng)示排在后;（六）本文在前，復(fù)文排在后；（七）確權(quán)類(lèi)檔案同一幢房屋的權(quán)屬文件和同一事件的土地權(quán)屬文件可分別組卷，但不準(zhǔn)從立卷順序上分開(kāi);（八）基建檔案中的圖紙（如無(wú)圖紙目錄）可按照如下要求排列：1、總平面圖；2、建筑施工圖； 平面圖 正立面圖 側(cè)立面圖 剖立面圖1、結(jié)構(gòu)施工圖2、水、電、暖安裝備施工圖（九）管理類(lèi)檔案，按照表格的規(guī)定順序排列。（詳見(jiàn)附表2-5至2-21）第二節(jié)案卷編目一、案卷編目的定義案卷編目，即對(duì)未形成的案卷組卷材料進(jìn)行目錄的編制。二案卷編目的內(nèi)容案卷

36、編目的內(nèi)容包括標(biāo)注件號(hào)、頁(yè)號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表、編制案卷封面和編制案卷目錄等。（一）標(biāo)注件號(hào)件號(hào)即卷內(nèi)文件的順序號(hào)。即用阿拉伯?dāng)?shù)字自“1”開(kāi)始，從前向后逐件標(biāo)注在文件的右上角，其中，圖紙標(biāo)注在“標(biāo)題欄”的右上角。選用黑色鉛筆抄寫(xiě)。（二）標(biāo)注頁(yè)號(hào)頁(yè)號(hào)均用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”開(kāi)始，自前向后抄寫(xiě)，頁(yè)號(hào)的位置單面書(shū)寫(xiě)在右下前，雙面書(shū)寫(xiě)的文件正面在右下角，背面在左下角。頁(yè)號(hào)編寫(xiě)不含卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表和案卷封面，選用黑色鉛筆抄寫(xiě)。（三）卷內(nèi)文件目錄的填表要求 詳見(jiàn)附表4-1（四）卷內(nèi)備考表的填寫(xiě)要求詳見(jiàn)附表4-2（五）卷宗封面的抄寫(xiě)要求詳見(jiàn)附表4-3（六）卷宗封面和卷盒的抄寫(xiě)要求詳見(jiàn)附表4-4、4-5、

37、4-6（七）編制案卷目錄的要求詳見(jiàn)附表4-7填表說(shuō)明： 一、“順序號(hào)”一欄填寫(xiě)文件的件號(hào)。 二、“文號(hào)”是指文件的編號(hào)。如：“濟(jì)危改辦字（2005）5號(hào)”在該欄如實(shí)填全。 三、“責(zé)任者”是指發(fā)文單位或個(gè)人。如：“濟(jì)南市中小學(xué)危房改造工程協(xié)調(diào)小組辦公室”字樣要在該欄填寫(xiě)全稱(chēng)，不準(zhǔn)簡(jiǎn)稱(chēng)。個(gè)人如：某領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)要填寫(xiě)為“xx單位xxx”，不準(zhǔn)只填寫(xiě)人名。四、“題名”一欄填寫(xiě)文件的標(biāo)題，不準(zhǔn)簡(jiǎn)寫(xiě)。沒(méi)有標(biāo)題的，必須另擬標(biāo)題，外加書(shū)括號(hào)“ ”。五、“日期”一欄填寫(xiě)文件的形成時(shí)間。如“2005年9月9日”省略“年、月、日”寫(xiě)為“2005.9.9”。六、“頁(yè)號(hào)”欄填寫(xiě)每一文件首頁(yè)所在頁(yè)號(hào)。本卷最后一個(gè)文件既要填寫(xiě)

38、首頁(yè)號(hào)，又必須填寫(xiě)這個(gè)文件最后一頁(yè)的頁(yè)號(hào)，如：首頁(yè)是“16”未頁(yè)是“26”填寫(xiě)為“1626”。填表說(shuō)明：一、“卷內(nèi)情況說(shuō)明”分別填寫(xiě)： 1、說(shuō)明卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。由立卷部門(mén)填寫(xiě)。 2、歸檔后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)。 3、如上應(yīng)分別簽屬姓名和日期。二、“立卷人”由負(fù)責(zé)立卷者簽名三、“檢查人”由綜合檔案室檢查者簽名。四、“立案時(shí)間”填寫(xiě)完成卷的日期。填寫(xiě)說(shuō)明：一、“全宗名稱(chēng)”用黑色油墨（郵政局專(zhuān)用）涂學(xué)校全稱(chēng)印章后加蓋本欄中間。二、“類(lèi)目名稱(chēng)”用如上要求油墨分別涂“確權(quán)類(lèi)”、“基建類(lèi)”、“管理類(lèi)”印章后，加蓋本欄中間。三、“案卷題名”用書(shū)寫(xiě)筆薰碳素墨水以楷體

39、字僅填寫(xiě)本卷內(nèi)第一個(gè)文件的全稱(chēng)，后加“等”字即可。四、“自年 月至年 月”按本卷內(nèi)文件形成的時(shí)間最早至最后時(shí)間分別用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。五、“保管期限”確權(quán)檔案均為“永久”基建檔案和管理檔案一般為“長(zhǎng)期”或“短期”。六、“本卷共 件 頁(yè)”用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。填寫(xiě)卷內(nèi)文件的總件數(shù)和總頁(yè)數(shù)。七“歸檔號(hào)”不填寫(xiě)。（檔案自進(jìn)綜合檔案室保管，十年后由縣、區(qū)檔案局收管，該欄由收管單位統(tǒng)一填寫(xiě)）八、“全宗號(hào)”全宗，是一個(gè)獨(dú)立單位（如：教育局或一個(gè)學(xué)校）在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的全部檔案的總稱(chēng)?！叭谔?hào)”是縣（市、區(qū)）檔案局給教育局檔案單位的編號(hào)。學(xué)校該欄不填寫(xiě)，縣（市、區(qū)）教育局對(duì)轄區(qū)內(nèi)學(xué)校檔案統(tǒng)一編制全宗號(hào)。九、“

40、目錄號(hào)”針對(duì)“管理期限”所建案卷目錄而言，“永久”填寫(xiě)“1”、“長(zhǎng)期”填寫(xiě)“2”、“短期”填寫(xiě)“3”。統(tǒng)一用“藍(lán)色”筆填寫(xiě)。十、“案卷號(hào)”填寫(xiě)案卷目錄“案卷號(hào)”欄中的順序號(hào)。該編號(hào)也是卷宗盒“檔號(hào)”中的順序號(hào)。附表4-5序號(hào)檔案分類(lèi)檔號(hào)分類(lèi)號(hào)順序號(hào)一二三確權(quán)類(lèi)基建類(lèi)基建類(lèi)房屋基建類(lèi)場(chǎng)地基建類(lèi)其他建筑物（構(gòu)筑物）管理類(lèi)XS01XS02XS0201XS0202XS0203XS0301至9901至9901至9901至99三、分類(lèi)號(hào)和順序號(hào)之間用“”（約占3字寬）隔離，即形成“檔號(hào)”。如：XS0201 06 順序號(hào)（第6卷檔案） 房屋類(lèi) 基建類(lèi) 校舍檔案四、“檔案館號(hào)”不填寫(xiě)，由教育局、學(xué)校綜合檔案室

41、負(fù)責(zé)；五、“縮微號(hào)”（同上）六、“案卷提名”要求準(zhǔn)確揭示文件內(nèi)容和成分。如：“XX學(xué)校教學(xué)樓（某場(chǎng)地）建筑施工圖”。七、“編制單位”檔案內(nèi)容的編制單位。如：“濟(jì)南市建筑勘察設(shè)計(jì)院”。八、“編制日期”填寫(xiě)卷內(nèi)文件形成時(shí)間，不是現(xiàn)建卷日期。九、“保管期限”和“密級(jí)”同前條款所述。附表4-6填寫(xiě)說(shuō)明：一、“案卷題名”橫線(xiàn)下由縣（市）、區(qū)教育局檔案室按中、小學(xué)鎮(zhèn)（村）辦學(xué)校順序填寫(xiě)學(xué)校的“全宗號(hào)”。學(xué)校自管檔案不填寫(xiě)。二、“檔號(hào)”即按封面上“檔號(hào)”編號(hào)。確權(quán)類(lèi)、管理類(lèi)分兩行抄寫(xiě)，基建類(lèi)按三行。三、“案卷題名”堅(jiān)向按照封面上的“案卷題名”抄寫(xiě)。附表4-7填表說(shuō)明：一、案卷目錄是以全宗按檔案的保管期限（永

42、久、長(zhǎng)期、短期）編制若干本，用于查找和利用檔案的最基本的工具，它是所有檔案案卷的花名冊(cè)，是檔案統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。二、校舍學(xué)校檔案（用口曲紙注寫(xiě)“目錄號(hào)”粘貼區(qū)分確權(quán)類(lèi)、基建類(lèi)、管理類(lèi)案卷的注冊(cè)情況）案卷目錄一式四份，學(xué)校、教育局各存兩份。其中一本供日常使用，一本隨案卷保存?zhèn)溆谩Ｈ?、隨著基建工程的發(fā)生，產(chǎn)生新的案卷，學(xué)校負(fù)責(zé)對(duì)四本案卷目錄按類(lèi)別及時(shí)進(jìn)行登記填寫(xiě)。四、“案卷號(hào)”是指案卷封皮右下角的“案卷號(hào)”。和裝訂圖紙卷皮、檔案盒左上角的“檔號(hào)”中的順序號(hào)。五、“題名”按案卷封面題名全部抄寫(xiě)，不準(zhǔn)修改，縮減文字。六、“年度”填寫(xiě)案卷內(nèi)最早和最遲的文件日期。七、“頁(yè)數(shù)”填寫(xiě)卷內(nèi)文件實(shí)有數(shù)。八、“

43、期限”按案卷封皮的“保管期限”所在期限填寫(xiě)。九、“備注”填寫(xiě)案卷的銷(xiāo)、移出、遺失、殘缺、發(fā)霉、字跡、褪色等方面的情況第五講 校合檔案管理業(yè)務(wù)技術(shù)第一節(jié) 校合檔案裝訂前的準(zhǔn)備工作檔案的裝訂是校合檔案管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其具體操作技術(shù)是檔案管理人員必須熟練掌握的。一、校合檔案裝訂前卷內(nèi)文件材料的整理（一）去污染。用橡皮等工具清除頁(yè)面上所有的污染處；（二）按照卷內(nèi)目錄的編排順序排列有序；（三）取掉資料中的金屬物（訂書(shū)釘、回形針、大頭針等）;（四）對(duì)破損的資料和尺寸大小不一的材料進(jìn)行裱糊和整理；1、橫向表格應(yīng)沿橫表頭粘補(bǔ)長(zhǎng)條紙，便于左側(cè)裝訂時(shí)不壓字。幅面與A4紙相符。2、材料幅面小于A4紙單面有

44、文字的可直接粘于A4紙上，材料幅面雙向有字的要分別對(duì)材料的上、右（左）兩邊進(jìn)行粘貼，其幅面與A4紙相符。3、對(duì)于幅面較小的各種建材、五金、交電、化工等材料的出廠(chǎng)證明書(shū)、產(chǎn)品合格證等首先進(jìn)行分類(lèi)排列，再按其表頭排放粘貼在裝訂線(xiàn)一側(cè)，力求做到版面整齊、美觀。4、對(duì)折皺、殘破的材料，先用溫水浸過(guò)檸去水的白色潔凈純棉布，將折皺部分由中間向四周輕輕展開(kāi)再壓平。需粘貼的待紙干后再進(jìn)行粘補(bǔ)。5、粘貼所用紙盡量選用與文件同等顏色、厚度的紙張。加邊粘貼搭接寬度應(yīng)在2-5mm之間為好。加邊紙的纖維方向應(yīng)為橫向。（五）不同尺寸的文件材料要折疊、統(tǒng)一幅面；（六）卷內(nèi)材料要整理為下齊、右齊。二 校舍檔案裝訂前的工具材料

45、準(zhǔn)備鉤錐、手槍鉆、蠟線(xiàn)（粗、細(xì)兩種）、襯條、鋼板尺、裁紙刀、膠水（或白乳膠）、金屬夾（若干個(gè)）、磚塊（用紙包裹好）、橡皮、HB黑色鉛筆、書(shū)寫(xiě)鋼筆、炭素墨汁、三角板尺、剪刀專(zhuān)用油墨等。第二節(jié) 校舍檔案的裝訂技術(shù)一 房屋所有權(quán)證和國(guó)有土地使用證的裝訂（一）材料準(zhǔn)備1、裝訂前先將二證進(jìn)行復(fù)印，復(fù)印中不準(zhǔn)漏頁(yè)。2、將二證復(fù)印件按原證頁(yè)碼順序排列，裁邊整齊等同原件尺寸大小。3、將二證復(fù)印件折疊方正整后用縫紉機(jī)延中縫縫制成冊(cè)，形成副本。4、市區(qū)五區(qū)教育局兩證副本（復(fù)印件）由市教育局和學(xué)校分別存檔。（二）兩證案卷裝訂要求1、用案卷封面做口袋。具體做法詳見(jiàn)附圖5-1脊背粘貼面（反面）20015010 5 10

46、10 5 1025523010 5 10附圖5-1附圖涂黑處裁減掉。順附圖點(diǎn)劃線(xiàn)向反面折疊。附圖上正中半圓可用一元硬幣直經(jīng)的23劃線(xiàn)去掉。附圖點(diǎn)劃線(xiàn)處先用裁紙刀輕輕割一下，便于折疊。不準(zhǔn)將點(diǎn)劃線(xiàn)處割斷。附圖下涂黑處去掉使房屋所有權(quán)證和國(guó)有土地使用證的名稱(chēng)字樣裸露，一目了然。附圖尺寸為毫米。2、將做好的口袋粘貼面居中粘貼于“卷內(nèi)備考表”處。并用適當(dāng)重物壓放于口袋上，使其粘合牢固。3、為使卷內(nèi)材料裝訂后左右厚度一致，必須在卷皮裝訂線(xiàn)一側(cè)（左邊）內(nèi)加放厚于材料1mm的適量襯條。襯條可用A4紙疊制。長(zhǎng)等于A4紙，寬為25mm。4、根據(jù)卷內(nèi)材料厚度，將卷皮左、右側(cè)折疊出同樣厚度的脊背。并保證脊背平整、整

47、齊。5、將卷皮內(nèi)襯條少涂適量膠水貼于卷皮封底按“三孔一線(xiàn)”法將襯條和封底用粗線(xiàn)訂于一起，封底裝訂線(xiàn)中孔內(nèi)涂適量膠水，將裝訂線(xiàn)打節(jié)后的多余線(xiàn)頭剪掉后塞入封底中孔內(nèi)，然后將卷皮封面貼于襯條上，外用磚壓實(shí)。6、“三孔一線(xiàn)”裝訂法.附圖5-2（1）（3）（2）（三）確權(quán)類(lèi)檔案及基建類(lèi)檔案的文字、表格材料的裝訂。1、 按照兩證裝訂要求“3”4“5”款和“6”款中的“三孔一線(xiàn)”裝訂要求操作。2、 裝訂后的材料下側(cè)，比卷皮下側(cè)縮進(jìn)2mm。3、 檔案盒厚度分別有：20、30、40、50mm，材料建卷裝訂，厚分別為18、28、38、48mm。文字材料建卷厚度38mm為宜。（四）基建檔案中竣工藍(lán)圖的裝訂1、竣工圖是施工單位注明施工中構(gòu)件實(shí)際變更情況后的圖紙，其圖紙必須與建筑物相符，并在每一張竣工圖上由施工單位加蓋“竣工圖”印章。2、用案卷皮和其它薄而硬挺的金屬材料制作規(guī)格為20