高效工作方法

1、高效的工作方法焊裝焊裝科科黃鵬黃鵬飛飛2016.07.16工作成果業(yè)務(wù)知識(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)*技巧技巧價(jià)值觀價(jià)值觀*行動(dòng)準(zhǔn)則行動(dòng)準(zhǔn)則TFTMl 問(wèn)題解決方法l PDCA *日程管理l 文件的書(shū)寫(xiě)方式l 專業(yè)知識(shí)l TOYOTA WAY (TFTM WAY)一般l PCl 外語(yǔ)l 商務(wù)禮儀l 工作態(tài)度此次講義實(shí)施的內(nèi)容1.分組討論2.PDCA計(jì)劃階段的重要性時(shí)間PDAC問(wèn)題對(duì)應(yīng)*改善計(jì)劃需要較多時(shí)間按照計(jì)劃完成、不必花費(fèi)多余時(shí)間通過(guò)制作切實(shí)的P（計(jì)劃）、縮短D實(shí)施C（確認(rèn)*反思）A（處理）所需要的時(shí)間2.PDCA*重點(diǎn) 要反復(fù)思考接受的工作（問(wèn)題點(diǎn)），為什么會(huì)發(fā)生。2.PDCA2.PDCA重點(diǎn)重點(diǎn)u 合理

2、的P（計(jì)劃),可以使用D、C、A有效進(jìn)行。 但是，計(jì)劃是否只停留在腦子里就可以了呢？u 計(jì)劃不只是為了自己，還是為了與自己以外的相關(guān)人員能夠一同確認(rèn)指定的書(shū)面日程，將進(jìn)展?fàn)顩r可視化非常重要u 為此理解和掌握業(yè)務(wù)日程表的制作和管理技巧是非常必要的2.PDCA管理者的作用管理者的作用u （知識(shí)時(shí))準(zhǔn)確的對(duì)部下指示終點(diǎn)=（目標(biāo)） X：具體內(nèi)容由部下自己考慮，但不提示總方向，全部交給部下，不能達(dá)到人才的培養(yǎng)目的。u 親自確認(rèn)Plan階段是部下是否認(rèn)真考慮了工作內(nèi)容 （時(shí)而溫和、時(shí)而嚴(yán)厲） X:因?yàn)楣ぷ髅Γ蛔屑?xì)看內(nèi)容u 通過(guò)推廣好事例，提高公司的整體能力和效率 3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談3.匯報(bào)

3、聯(lián)絡(luò)商談重點(diǎn)重點(diǎn)u為在準(zhǔn)確的時(shí)間內(nèi)能夠向上司匯報(bào)1. 提前預(yù)定上司的日程2. 填寫(xiě)到自己制作的日程表里 （即：日程管理）u考慮對(duì)方的狀況立場(chǎng)關(guān)心事項(xiàng)， 在適宜的時(shí)間匯報(bào)事宜的內(nèi)容3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談管理者管理者的使命的使命u貫徹實(shí)施日程管理（下次進(jìn)行介紹）u培養(yǎng)不下養(yǎng)成 匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談的習(xí)慣，通過(guò)、持續(xù)事宜的指導(dǎo)，是提高業(yè)務(wù)執(zhí)行能力的有效方法（具體）一定要改掉這種（上司在座位上，好像有時(shí)間），就去商談的不良習(xí)慣3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談u 管理的目的是？管理的目的是？4.日程管理為使包括自己的相關(guān)人員能夠把握業(yè)務(wù)進(jìn)展情況（問(wèn)題、課題的視覺(jué)化）u 很好的進(jìn)行日程管理有什么好處？很好的進(jìn)行日程管理有什么好處？4.

4、日程管理本人和相關(guān)人員在實(shí)施之前對(duì)“誰(shuí)”、”做什么“、”什么時(shí)候之前完成“、”如何實(shí)施“等具體情況把我清晰可以向上司提前報(bào)告業(yè)務(wù)量較大的時(shí)期使相關(guān)部門(mén)人員明確必須要執(zhí)行的工作（明確業(yè)務(wù)上的契約關(guān)系）4.日程管理1.關(guān)于細(xì)化到詳細(xì)的“實(shí)施項(xiàng)目”的系統(tǒng)圖2.應(yīng)注意將“實(shí)施項(xiàng)目”沿時(shí)間軸（日程表的橫軸）配置的方法項(xiàng)目項(xiàng)目目的目的12345678全體日程（報(bào)告、決裁部長(zhǎng)決裁總經(jīng)理決裁企劃公司的經(jīng)營(yíng)環(huán)境聽(tīng)取常務(wù)副總理意見(jiàn)信息收集制作文本聽(tīng)取常務(wù)副總理意見(jiàn)Toyota Way聽(tīng)取總經(jīng)理意見(jiàn)資料制作報(bào)告總經(jīng)理（1）（2）u通過(guò)So How(下一步應(yīng)如何進(jìn)行）的邏輯展開(kāi)，將課題分解為各個(gè)具體工作u實(shí)施最后一項(xiàng)

5、工作后、一定可以達(dá)成目標(biāo)4.日程管理（1）系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖 將工作按照一定邏輯進(jìn)行劃分將工作按照一定邏輯進(jìn)行劃分 （抽象概念（抽象概念具體工作）的分解首發(fā)具體工作）的分解首發(fā)Step1：篩選出完成工作的大項(xiàng)目Step2：細(xì)分大項(xiàng)目，篩細(xì)制作出詳細(xì)的實(shí)施項(xiàng)目4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作(研修企劃）內(nèi)容企劃決定實(shí)施對(duì)象詢問(wèn)有經(jīng)驗(yàn)者決定講師決定時(shí)期調(diào)查全公司活動(dòng)日程調(diào)查管理層日程決定地點(diǎn)決定對(duì)象人數(shù)收集舉辦場(chǎng)所信息決定并預(yù)約舉辦場(chǎng)所So HowSo How4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作(研修企劃）內(nèi)容企劃決定實(shí)施對(duì)象詢問(wèn)有經(jīng)驗(yàn)者決定講師決定時(shí)期調(diào)查全公司活動(dòng)日程調(diào)查管理層

6、日程決定地點(diǎn)決定對(duì)象人數(shù)收集舉辦場(chǎng)所信息決定并預(yù)約舉辦場(chǎng)所內(nèi)容企劃 決定實(shí) 詢問(wèn)有施對(duì)象 經(jīng)驗(yàn)者時(shí)期決定 調(diào)查全公司 活動(dòng)日期 調(diào)查經(jīng)營(yíng)層報(bào)告場(chǎng)所決定 決定 舉辦場(chǎng)所信息收集 決定*予約注意點(diǎn)注意點(diǎn)1. 沒(méi)有疏漏，沒(méi)有重復(fù)的細(xì)分工作項(xiàng)目2. 工作細(xì)分到什么程度4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點(diǎn)：考慮細(xì)分工作的突破口、篩選實(shí)施項(xiàng)目重點(diǎn)：考慮細(xì)分工作的突破口、篩選實(shí)施項(xiàng)目4.日程管理（1）系統(tǒng)圖通過(guò)通過(guò)5W2H 4M找到突破口找到突破口進(jìn)行研修決定內(nèi)容決定日程決定地點(diǎn)決定人員決定預(yù)算WhatWhenWhereWhoHow Much4.日程管理（1）系統(tǒng)圖(參考參考) 所謂所謂4M?特別特別適用于制造行業(yè)

7、的工作員工適用于制造行業(yè)的工作員工Man （人）（人）Machine （設(shè)備（設(shè)備/物品）物品）Material （材料）（材料）Method （方法）（方法）4.日程管理（1）系統(tǒng)圖(參考參考) 5W2H的應(yīng)用事例的應(yīng)用事例1.What ：經(jīng)營(yíng)方針、商品、廣告內(nèi)容、系統(tǒng)、：經(jīng)營(yíng)方針、商品、廣告內(nèi)容、系統(tǒng)、 零件、活動(dòng)、培訓(xùn)內(nèi)容零件、活動(dòng)、培訓(xùn)內(nèi)容2.Why ：目的、期待、理由、原因：目的、期待、理由、原因3.Where ：地區(qū)、場(chǎng)所、事業(yè)機(jī)構(gòu)、組織等：地區(qū)、場(chǎng)所、事業(yè)機(jī)構(gòu)、組織等4.When ：年、期、月、日：年、期、月、日5.Who ：客戶、相關(guān)人員、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、：客戶、相關(guān)人員、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、

8、資格、能力水平資格、能力水平6.How ：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)7.How Much ：金額、數(shù)量、件數(shù)、率等：金額、數(shù)量、件數(shù)、率等重點(diǎn)：確認(rèn)大項(xiàng)目是否歸納了子項(xiàng)目的內(nèi)容重點(diǎn)：確認(rèn)大項(xiàng)目是否歸納了子項(xiàng)目的內(nèi)容4.日程管理（1）系統(tǒng)圖例）例）實(shí)施培訓(xùn)決定內(nèi)容決定日程決定地點(diǎn)重點(diǎn)：統(tǒng)一同層次之間的具體程度重點(diǎn)：統(tǒng)一同層次之間的具體程度不好事例）不好事例）實(shí)施研修制作當(dāng)日主持的講稿概要決定日程決定地點(diǎn)合同層次之間有差異合同層次之間有差異4.日程管理（1）系統(tǒng)圖日程要具體到：日程要具體到：細(xì)分細(xì)分工作，知道明確以下內(nèi)容：工作，知道明確以下內(nèi)容：u 必須進(jìn)行的工作有哪些必須進(jìn)行

9、的工作有哪些u 具體具體的成果是什么的成果是什么 明確明確每個(gè)項(xiàng)目是否完成每個(gè)項(xiàng)目是否完成 能夠明確能夠明確向向其他相關(guān)人員可以明確實(shí)施項(xiàng)目其他相關(guān)人員可以明確實(shí)施項(xiàng)目 以每以每周為單位周為單位細(xì)分各個(gè)項(xiàng)目細(xì)分各個(gè)項(xiàng)目4.日程管理（2）考慮時(shí)間的日程制作方法實(shí)施內(nèi)容實(shí)施內(nèi)容Step1整理通過(guò)系統(tǒng)圖篩選出的實(shí)施項(xiàng)目，考慮項(xiàng)目順序確認(rèn)項(xiàng)目前后的關(guān)系Step2確認(rèn)能否及時(shí)完成業(yè)務(wù)使用最快的途徑（critical path）Step3按業(yè)務(wù)期限調(diào)整實(shí)施日期Step4將實(shí)施項(xiàng)目放入日程確認(rèn)制約條件4.日程管理所謂前后關(guān)系所謂前后關(guān)系 明確區(qū)分準(zhǔn)備項(xiàng)目和后續(xù)項(xiàng)目明確區(qū)分準(zhǔn)備項(xiàng)目和后續(xù)項(xiàng)目 （準(zhǔn)備項(xiàng)目）實(shí)施

10、某項(xiàng)目之前必須完成的項(xiàng)目（準(zhǔn)備項(xiàng)目）實(shí)施某項(xiàng)目之前必須完成的項(xiàng)目 （后續(xù)后續(xù)項(xiàng)目）某項(xiàng)目不實(shí)施就無(wú)法實(shí)施的項(xiàng)目項(xiàng)目）某項(xiàng)目不實(shí)施就無(wú)法實(shí)施的項(xiàng)目（2）考慮時(shí)間的日程制作方法4.日程管理最短途徑最短途徑 是指從實(shí)施到結(jié)束所花費(fèi)的最短時(shí)間是指從實(shí)施到結(jié)束所花費(fèi)的最短時(shí)間（2）考慮時(shí)間的日程制作方法所謂制約條件所謂制約條件 會(huì)議日程、上司日程及和替他部門(mén)的關(guān)系會(huì)議日程、上司日程及和替他部門(mén)的關(guān)系u 明確最短途徑后與要求的工作期限對(duì)比。明確最短途徑后與要求的工作期限對(duì)比。u 如發(fā)現(xiàn)不能在期限內(nèi)完成，則需縮短如發(fā)現(xiàn)不能在期限內(nèi)完成，則需縮短時(shí)間時(shí)間4.日程管理你現(xiàn)在是你現(xiàn)在是TFTM培訓(xùn)的負(fù)責(zé)人。培訓(xùn)的

11、負(fù)責(zé)人。從從2月份開(kāi)始負(fù)責(zé)集體外出培訓(xùn)的工作。月份開(kāi)始負(fù)責(zé)集體外出培訓(xùn)的工作。-Case Study-條件條件u 在在2月末的經(jīng)管會(huì)上必須回報(bào)此次培訓(xùn)的整體企劃月末的經(jīng)管會(huì)上必須回報(bào)此次培訓(xùn)的整體企劃u 外出培訓(xùn)外出培訓(xùn)時(shí)間為時(shí)間為4月月3-4日日2天天關(guān)于培訓(xùn)目前了解的情況關(guān)于培訓(xùn)目前了解的情況u 必須從現(xiàn)在開(kāi)始考慮培訓(xùn)內(nèi)容必須從現(xiàn)在開(kāi)始考慮培訓(xùn)內(nèi)容u （也就是說(shuō)、資料制作負(fù)責(zé)人、講師都沒(méi)有決定）（也就是說(shuō)、資料制作負(fù)責(zé)人、講師都沒(méi)有決定）u 現(xiàn)在以你的能力來(lái)看，現(xiàn)在以你的能力來(lái)看，2周后可以向經(jīng)管會(huì)提交決裁周后可以向經(jīng)管會(huì)提交決裁4.日程管理 在這種情況下，你作為負(fù)責(zé)人必須制作出在這種情況

12、下，你作為負(fù)責(zé)人必須制作出2月月-4月的業(yè)月的業(yè)務(wù)日程表務(wù)日程表 請(qǐng)?jiān)O(shè)想業(yè)務(wù)內(nèi)容，請(qǐng)?jiān)O(shè)想業(yè)務(wù)內(nèi)容，制作一份制作一份業(yè)務(wù)日程業(yè)務(wù)日程-Case Study-時(shí)間時(shí)間u個(gè)人思考：個(gè)人思考：10minu小組件小組件確認(rèn)：確認(rèn)：15min4.日程管理參考（提示）：培訓(xùn)企劃、運(yùn)營(yíng)方面必須做的工作參考（提示）：培訓(xùn)企劃、運(yùn)營(yíng)方面必須做的工作-Case Study-決裁決裁企劃企劃 *委托相關(guān)責(zé)任人（各部門(mén)委托相關(guān)責(zé)任人（各部門(mén)*外包）制作資料外包）制作資料 *委托、調(diào)整公司內(nèi)部講師委托、調(diào)整公司內(nèi)部講師 *制作資料制作資料 *上司最后確認(rèn)上司最后確認(rèn) *確定場(chǎng)所確定場(chǎng)所 *給各部門(mén)發(fā)通知給各部門(mén)發(fā)通知 *

13、統(tǒng)計(jì)出席情況統(tǒng)計(jì)出席情況 *翻譯資料（外包或在公司內(nèi)部進(jìn)行）翻譯資料（外包或在公司內(nèi)部進(jìn)行） *給參加培訓(xùn)人員詳細(xì)日程通知給參加培訓(xùn)人員詳細(xì)日程通知 *資料印刷資料印刷 *召集和組織當(dāng)天運(yùn)營(yíng)事務(wù)局人員召集和組織當(dāng)天運(yùn)營(yíng)事務(wù)局人員4.日程管理為了能在準(zhǔn)確的時(shí)間向上司匯報(bào)為了能在準(zhǔn)確的時(shí)間向上司匯報(bào) 1.事前確認(rèn)好上司的日程事前確認(rèn)好上司的日程 2.將上司日程訪日自己的日程中將上司日程訪日自己的日程中認(rèn)真、細(xì)致的研究應(yīng)形成什么樣的業(yè)務(wù)流程認(rèn)真、細(xì)致的研究應(yīng)形成什么樣的業(yè)務(wù)流程重點(diǎn)重點(diǎn)4.日程管理確認(rèn)部下制作的日程表：確認(rèn)部下制作的日程表： 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程是否明確是否明確確認(rèn)能否按日程推進(jìn)工作確認(rèn)

14、能否按日程推進(jìn)工作 （特別是匯報(bào)、工作展開(kāi)的具體時(shí)間等）（特別是匯報(bào)、工作展開(kāi)的具體時(shí)間等） =是否切實(shí)的實(shí)施了工作是否切實(shí)的實(shí)施了工作管理者管理者的作用的作用5.文件的書(shū)寫(xiě)方式你是否被上司這樣說(shuō)過(guò)？你是否被上司這樣說(shuō)過(guò)？（1）首先u不清楚究竟想說(shuō)什么內(nèi)容不清楚究竟想說(shuō)什么內(nèi)容u信息量太信息量太大大u全是全是文字，沒(méi)有讀下去的興趣文字，沒(méi)有讀下去的興趣u資料不美觀資料不美觀5.文件的書(shū)寫(xiě)方式那么什么是讓人一目了然的資料呢？那么什么是讓人一目了然的資料呢？（1）首先u 將想說(shuō)的事情將想說(shuō)的事情總結(jié)總結(jié)在一張紙內(nèi)，通過(guò)圖形化表態(tài)，并讓任何人都能一在一張紙內(nèi)，通過(guò)圖形化表態(tài)，并讓任何人都能一目了然目

15、了然（資料的可視化）（資料的可視化）使用這樣的資料說(shuō)明，立刻可以讓對(duì)方：使用這樣的資料說(shuō)明，立刻可以讓對(duì)方： 了解把握整體情況了解把握整體情況 了解各項(xiàng)了解各項(xiàng)目的內(nèi)容目的內(nèi)容 了解項(xiàng)目了解項(xiàng)目之間的關(guān)系之間的關(guān)系5.文件的書(shū)寫(xiě)方式（2）資料制作的具體StepStep1：明確制作的“需求”Step2：題目向誰(shuí)傳達(dá)什么的設(shè)定Step3：文本的構(gòu)成Step4：資料格式的決定Step5：個(gè)構(gòu)成要素的決定Step6：檢查資料整體文本的制作資料的制作5.文件的書(shū)寫(xiě)方式（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)Step1：明確制作的：明確制作的“需求需求”Step2：題目：題目向誰(shuí)傳達(dá)什么向誰(shuí)傳達(dá)什么的設(shè)定的設(shè)定u 從重要

16、度、緊急度的觀點(diǎn)考察從重要度、緊急度的觀點(diǎn)考察 為什么需要這個(gè)資料！為什么需要這個(gè)資料！u 對(duì)于需求對(duì)于需求較低的資料應(yīng)重新討論一下制作的必要性較低的資料應(yīng)重新討論一下制作的必要性u(píng) 明確向明確向“誰(shuí)誰(shuí)”傳達(dá)傳達(dá)“什么什么”5.文件的書(shū)寫(xiě)方式（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)u 基礎(chǔ)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（性別、年齡等）數(shù)據(jù)（性別、年齡等）u 心里的心里的距離距離（肯定、否定）（肯定、否定）u 專業(yè)專業(yè)性性（履歷、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)等）（履歷、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)等）u 對(duì)方所處的對(duì)方所處的位置位置（公司部署職位、擔(dān)當(dāng)業(yè)務(wù)等）（公司部署職位、擔(dān)當(dāng)業(yè)務(wù)等）u 關(guān)心、感興趣的對(duì)象關(guān)心、感興趣的對(duì)象（擅長(zhǎng)領(lǐng)域、喜歡的話題）（擅長(zhǎng)領(lǐng)域、喜歡的

17、話題）u 性格（性格（重視過(guò)程重視過(guò)程、重視結(jié)果）、重視結(jié)果）Step3：文本文本的構(gòu)成的構(gòu)成（1）確認(rèn)屬性）確認(rèn)屬性（2）根據(jù)屬性得出需求根據(jù)屬性得出需求5.文件的書(shū)寫(xiě)方式（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)（1）將思考的流程可視化將思考的流程可視化Step4：資料格式的決定：資料格式的決定資料格式的重點(diǎn)資料格式的重點(diǎn)*加框圖加框圖 *注意視線的移動(dòng)（上下左右）注意視線的移動(dòng)（上下左右）5.文件的書(shū)寫(xiě)方式（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)（2）平衡各構(gòu)成要素）平衡各構(gòu)成要素Step4：資料格式的決定：資料格式的決定資料格式的要素資料格式的要素決定大體的格式、進(jìn)行空間的分配決定大體的格式、進(jìn)行空間的分配給重要度給重

18、要度較高的內(nèi)容分配更多的空間較高的內(nèi)容分配更多的空間（3）使用文件簡(jiǎn)潔明朗）使用文件簡(jiǎn)潔明朗設(shè)置設(shè)置適當(dāng)?shù)挠喟走m當(dāng)?shù)挠喟?.文件的書(shū)寫(xiě)方式（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)注重注重“緊湊緊湊”和和“一目了然一目了然”的表達(dá)方式的表達(dá)方式回避無(wú)用的修飾語(yǔ)和較長(zhǎng)的文章回避無(wú)用的修飾語(yǔ)和較長(zhǎng)的文章 （簡(jiǎn)單（簡(jiǎn)單*單刀直入）單刀直入）盡量詳盡盡量詳盡變被動(dòng)變被動(dòng)表述為主動(dòng)表述表述為主動(dòng)表述統(tǒng)一統(tǒng)一文體文體突出突出重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)部分重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)部分 （文字的大小、記號(hào)、標(biāo)題框）（文字的大小、記號(hào)、標(biāo)題框）Step5：個(gè)構(gòu)成要素的決定：個(gè)構(gòu)成要素的決定5.文件的書(shū)寫(xiě)方式（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)Step6：檢查資料整體：檢查資料整體1. 是否了解把握整體狀況是否了解把握整體狀況2. 是否是否清楚各構(gòu)成要素的內(nèi)容清楚各構(gòu)成要素的內(nèi)容3. 是否是否清楚各構(gòu)成要素之間的關(guān)系清楚各構(gòu)成要素之間的關(guān)系4. 是否明確表達(dá)是否明確表達(dá)了對(duì)方的需