浙江省初級檔案考試資料

1、4. 編號編號是編制包括一組數字和字符在內的編號項目，包括：全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、件號等。歸檔文件應以分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置上加蓋歸檔章并填寫相關內容。此時所編之號稱為室編件號。檔案室的檔案移交進館時，因需要再鑒定、整理，文件的位置有所調整而根據新排序所編的件號，稱之為館編件號。上述編號項目中，全宗號、年度、保管期限和件號是必備項目，各級機關檔案部門編號時必須編制。機構（問題）項為選擇項。5. 編目歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注。6. 裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號

2、順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內容。三、歸檔歸檔是辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理移交檔案室（館）保存的過程。（一）歸檔范圍根據2006年12月18日頒布的機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定規(guī)定（二）歸檔時間機關文件處理部門一般應在文件形成后第二年上半年向機關檔案部門移交歸檔。有些專門檔案可根據有關專門規(guī)定時間移交歸檔。-32-（三）歸檔要求就是指對歸檔的檔案文件和有關材料的質量要求。主要內容有：歸檔的檔案文件和有關材料應齊全、完整；歸檔的檔案文件和有關材料應符合有關標準及規(guī)范；按時歸檔；嚴格辦理歸檔交接手續(xù)等。（四）歸檔工作內容和步驟 包括編制移交有

3、關目錄、撰寫立卷（或組件）說明、移交等工作。第二章 檔案管理學習提示：本章應全面理解檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索和統計等業(yè)務環(huán)節(jié)的基本內容和要求，掌握科技檔案的特點、種類以及管理要求和整理規(guī)則，熟悉會計檔案、人事檔案和特殊載體檔案的概念和管理規(guī)范。第一節(jié) 檔案收集一、檔案收集的內容和要求檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的活動。（一）檔案收集的內容檔案收集的內容，可以分為兩個層次：一是檔案室的收集，即檔案室接收本單位內部組織機構所形成的檔案；二是檔案館的收集，即檔案館接收各現行機關和撤銷機關的檔案，向社會征集檔案等。（二）檔案收集的要求檔案收集的基本要求是：科學組織，信息

4、完整，結構優(yōu)化，標準控制。二、檔案室的收集（一）加強對歸檔制度的宣傳 （二）對文件形成的超前控制（三）對文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導（四）全面檢查歸檔案卷的質量 （五）加強平時收集工作-33-三、檔案館的收集（一）檔案館的收集范圍檔案館收集工作的基本指導思想是，在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下，根據檔案分級管理的原則，將應該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學研究價值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地收集進館，建立內容豐富、結構合理的館藏體系。1各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立后檔案的范圍；2各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立前檔案的范圍；3中央和地方各級專門性國家

5、檔案館接收檔案的范圍（二）現行機關檔案的接收現行機關的檔案是各級綜合性檔案館館藏的主要來源，接收現行機關檔案室移交的檔案，是檔案館收集工作的主要任務。1接收期限根據中華人民共和國檔案法實施辦法規(guī)定：“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應當按照國家檔案局關于檔案移交的規(guī)定，定期向有關的國家檔案館移交檔案。屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交?！?接收要求進館檔案應保持全宗的完整性，并按規(guī)定整理好。一個機關形成的全部檔案

6、作為一個整體，統一移交給一個檔案館，不能隨意分散；進館的檔案要齊全完整，進行統一的分類整理，正確劃分保管期限，具有長久保存價值；立檔單位編制的組織沿革、全宗指南、檢索工具和有關資料應隨同檔案一起接收；交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接文據上簽名蓋章。-34-3. 編制案卷目錄案卷目錄，即案卷的名冊，在案卷經過系統化排列后，對其逐一編號登記成冊。案卷目錄的編制可以按年度、保管期限、機關內各內部機構分別編制。二、組件歸檔文件整理，即將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。這里的歸檔文件整理，即組件。（一）組件的意義1. 有利于提高和控制檔案的質量2.

7、有利于在降低資源耗費的同時提高歸檔文件整理的效率3. 便于深化檔案信息資源的開發(fā)、利用和管理4. 更適應現代化的計算機管理（二）組件的方法步驟1. 裝訂裝訂即采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起?！凹笔侵笇嶓w的文件，一般以每份文件為一件。需要注意的是：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。2. 分類規(guī)則推薦了常用的復式分類法，即年度機構（問題）保管期限或保管期限年度機構（問題）的分類方法。3. 排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等

8、排列。-31-時間，作者文件重要程度等進行排列，其中用得比較廣泛的是按文件的時間先后順序或按文件重要程度排列的方法。2. 編頁（件）號3. 填寫卷內文件目錄卷內文件目錄，是揭示卷內文件內容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統計卷內文件。卷內文件目錄主要包括以下項目：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。4. 填寫卷內備考表卷內備考表，置于卷內文件之后，用以注明卷內文件及其立卷的狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。卷內備考表包括以下內容：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。5. 擬寫案卷題名案卷題名的基本結構是：作者（責任者）內容（問題）名稱（文種）。6. 填

9、寫案卷封面案卷封面包括項目：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件（頁）數、歸檔號、檔號。（六）案卷的排列與編目1. 排列案卷排列案卷，就是根據一定的規(guī)則，將案卷系統化地排列成有機聯系的整體。排列案卷的實質是為了保持案卷之間的聯系，更好地為立卷目的服務。按保管期限和組織機構排列案卷是現行機關中最常用的兩種基本方法。2. 編制案卷號編制案卷號，就是按照案卷的排列順序給每個案卷分別編號，用以固定案卷的位置。由于排列方法不同，案卷號的編法也各異。-30-3接收方法檔案館接收現行機關的檔案主要有兩種方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是現行機關按照接收期限，將已到期的檔案每年向檔案館移交一

10、次；定期接收就是現行機關將已到接收期限的檔案每隔一段時間向檔案館移交一次。間隔時間由檔案館確定，一般為3年或5年。（三）撤銷機關檔案的接收我國經濟、政治、文化等體制的改革和行政區(qū)劃的變動，必須會帶來機構的變動。機關、國有企事業(yè)單位一旦撤銷，其全部檔案應清理后移交國家檔案館。撤銷機關檔案的接收要求與現行機關檔案一樣。（四）重大活動檔案的接收重大活動檔案，是指在重大活動過程中直接形成的有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄。根據規(guī)定，重大活動的組織承辦單位或者承擔組織、承辦主要工作的單位，應當自重大活動結束之日起4個月內，向同級國家檔案館移交重大活動檔案;因特殊情況需要延

11、期移交檔案的,須經同級檔案行政管理部門同意。重大活動中形成的全部檔案獨立構成全宗，檔案的編目、鑒定等工作，由接收檔案的國家檔案館按照檔案整理規(guī)則進行。（五）社會散存檔案的征集所謂征集，是指檔案館按照國家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關文獻的活動，這也是豐富檔案館館藏資源的途徑之一。征集的途徑包括：征集個人保存的歷史檔案；向有關機關、企事業(yè)單位和社會團體征集檔案；向有關國家和地區(qū)征集歷史檔案；向圖書館、博物館、紀念館等文化部門征集檔案。征集的主要方法有接受捐贈、有償征集、國家收購和征購、交換等。-35-第二節(jié) 檔案整理一、檔案整理概述檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排

12、列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務中的基礎環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯系，以便于檔案的管理和利用。（一）檔案整理的類型檔案整理可以分為以下三種類型：1系統排列和編目；2局部調整；3全過程整理（二）檔案整理的內容和步驟檔案整理的內容，從性質上分，包括系統化和編目兩部分。檔案的系統化，就是對檔案的內容和成份進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構成一個有機聯系的整體，具體內容包括：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形

13、式提示和介紹檔案內容和形式特征的工作，具體內容包括：卷內文件的編號、卷內文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統化是編目工作的基礎，編目是系統化的體現。（三）檔案整理的原則檔案整理工作應該按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。1保持文件之間的歷史聯系所謂文件之間的歷史聯系，是指文件在產生和處理過程中所形成的內在聯系，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面。2充分利用原有的整理基礎-36-2. 文件處理部門與機關檔案室結合立卷從機關檔案室介入立卷工作的深度看，有組織型、分工型、兼職型

14、三種基本類型。（二）立卷的準備工作1. 立卷工作會議 參加會議人員為機關分管領導、綜合部門（中心機構）負責人、立卷部門人員、檔案部門負責人和機關各部門內勤人員等。2. 立卷業(yè)務培訓 3. 文件材料的收集和清理 4. 機關檔案室在立卷工作中的作用（1）協助立卷部門組織立卷的準備工作。 （2）進行立卷工作的業(yè)務指導和監(jiān)督。 （3）為機關立卷工作提供良好的后勤服務。（三）擬訂（或修訂）立卷類目立卷類目是機關文件處理部門根據機關工作活動和文件材料形成的規(guī)律進行預測，對新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，預先擬制（修訂）的新年度歸檔文件的類目表，又稱為案卷類目、立卷條款、立卷計劃等。立卷類目的

15、結構包括類號、類目名稱、條款號、條款名稱、保管期限、備注等。（四）平時歸卷就是立卷人員按照當年擬訂（或修訂）的立卷類目的要求，在日常工作中隨時將已辦理完畢的文件材料歸類、歸卷（或組卷），到年終與其他案卷一并歸檔的一種立卷方法。（五）卷內文件的排列與編目1. 排列卷內文件文件的排列一般是采用幾個特征相結合的方法進行，如按問題時間、名稱時間、作者時間、地區(qū)時間、通訊者時間、文件的重要程度-29-二、文書處理程序文書處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。文件擬出后，只有經過處理，才能完成它的使命。（一）收文處理收文處理是指各單位圍繞所收文件進行的一系列工作。主

16、要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等。（二）發(fā)文處理發(fā)文處理是指各單位在發(fā)文過程中圍繞著所發(fā)文件進行的一系列工作。主要的工作程序包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等。第三節(jié) 文件整理與歸檔一、立卷（一）立卷基礎1. 立卷的概念和含義（1）立卷的概念 文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據文件之間固有的聯系及形成的規(guī)律，組成案卷的過程稱為立卷。2. 立卷特征及其運用 立卷特征就是在立卷過程中，按文件的基本特征確定文件分類和組卷的原則和依據。文件一般有問題、作者、名稱、時間、地區(qū)、通訊者等特征。立卷特征需要靈

17、活和結合運用。（二）立卷環(huán)節(jié)的選擇1. 部門立卷集中式。是指機關文書部門集中立卷的模式。部門式。是指在機關文書部門的組織下，機關的一級內設部門分別立卷的模式。部門式又分為完全部門式和部分部門式兩種。-28-充分利用原有的整理基礎，是指對于已經整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎”。3便于檔案的保管和利用便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理質量的最終尺度。二、全宗（一）全宗的概念 全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機關的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作

18、中的一個基本原則和核心理論。（二）立檔單位及其構成條件立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：1.可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文； 2.是一個的會計單位或經濟核算單位，獨立編制預算；3.設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補充條件。（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響1.政權更迭的全宗處理2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理3. 立檔單位其他變化情況的全宗處理（四）全宗的補充形式 1聯合全宗；2匯集全宗；3檔案匯集（五）判定檔案所屬全宗判定檔案所屬全

19、宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內部文件三種情況。對于那些沒有標明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內部特征進行考證，綜合判定其所屬全宗。-37-三、全宗內檔案的分類（一）分類的基本要求全宗內檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內容。分類應遵循以下基本要求： 1客觀性；2邏輯性；3可操作性。（二）常用的分類方法檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據，也稱“分類標準”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內檔案分類的

20、方法很多，常用的主要有以下四種：1年度分類法；2組織機構分類法；3問題分類法；4門類分類法（三）分類方案的編制所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據，但在分類過程中可以根據實際情況修訂和完善。1.機關全宗分類方案的編制機關全宗分類方案的編制，應以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據工作職能、結合檔案內容和載體形式特點，進行科學分類。機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。2. 企業(yè)全宗分類方案的編制根據國家檔案局制定的工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設置十個一級類目，

21、即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據實際需要增設一級類目。-38-2000年中華人民共和國國務院辦公廳發(fā)布（修訂）了國家行政機關公文處理辦法，規(guī)定我國各級各類國家行政機關使用的文種有13類14種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等要了解各類通用公文的使用情況，并能分別加以區(qū)分。如公報、公告和通告；決定和決議；意見、條例和規(guī)定；議案和報告；請示和批復；通知和通報等。（二）事務文件 事

22、務文件是各級機關、社會團體、企事業(yè)單位處理日常事務，用來溝通信息，安排計劃，總結經驗，調查研究問題，指導工作的一類公文。事務文件的主要文種有計劃、總結、簡報、工作要點、匯報提綱等。第二節(jié) 文件的形成與處理一、文件的擬寫（一）文件擬寫的基礎文件的擬寫過程有如下步驟：1. 領會意圖，明確目的 2. 調查研究，獲取材料 3. 總體構思，擬寫提綱 4. 起草初稿，認真修改（二）文件擬寫的相關規(guī)范1. 行文規(guī)范（1）嚴格控制發(fā)文數量和范圍，避免不必要的行文。（2）除非確有必要，一般不越級行文，以免打亂正常的領導關系。（3）行文要注意隸屬關系。 （4）行文應分清主送與抄送機關。（5）兩個以上的機關單位聯合

23、行文，其行文的機關應當是同級機關。2. 結構規(guī)范公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。 -27-檔案工作實務第一章 文件管理第一節(jié) 文 件一、文件的概念與屬性（一）文件的概念文件定義有很多種，以下列舉兩個有代表性的定義：一是學術定義；如一般教材中，文件是指社會組織和個人在各項活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。另一是檔案工作行業(yè)標準中的定義。如中華人民共和國檔案行業(yè)標準檔案工作基本術語（DA/T1-2000）的文件定義是：國家機構、社會組織或個人

24、在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。從日常使用來看，“文件”一詞通常與“文書”、“公文”混用。這里使用的文件概念，也基于公務文件的理解，即狹義文件的理解。（二）公務文件的特點1. 公文由法定作者制發(fā) 2. 公文具有法定的權威性和現行效用3. 公文具有規(guī)范的體式和特定的處理程序二、文件的種類按文件的規(guī)范性情況分為通用公文和事務文件兩類，現分述如下。（一）通用公文 通用公文一般是指黨政機關的規(guī)范性文件。1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了中國共產黨機關公文處理條例，規(guī)定中國共產黨各級各類機關使用的文種有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、

25、函、會議紀要。-26-四、檔號和案卷目錄的編制（一）檔號編制原則檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循原則：1唯一性原則；2合理性原則；3穩(wěn)定性原則；4擴充性原則；5簡單性原則。（二）檔號的結構根據檔號編制規(guī)則的規(guī)定，檔號結構分為三種。歸檔文件整理規(guī)則頒布實施后，又出現了檔號的第四種結構。（三）檔號的編制方法1.全宗號的編制方法 全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。2.案卷目錄號的編制方法 名稱、條款號、條款名稱、保管期限、備注等。

26、2 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 -案卷目錄號以三位阿拉伯數字標識，應根據全宗內檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置。3.類別號的編制方法類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內或一個全宗內，不應有重復的類別號。4.項目號的編制方法 項目號一般引用有關管理部門編制的項目

27、代號。5.案卷號的編制方法案卷號用三位阿拉伯數字標識，目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。6.件號的編制方法 件號用阿拉伯數字標識，不應有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內-39-文件按排列次序流水編號。另一種按照歸檔文件整理規(guī)則整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。7.頁（張）號的編制方法頁（張）號用阿拉伯數字標識，卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。（四）案卷目錄的編制案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找

28、利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統計和檢查的重要依據。案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。第三節(jié) 檔案鑒定一、檔案鑒定概述（一）檔案鑒定的內容檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。當前檔案界人士通稱的檔案鑒定主要指的檔案價值鑒定。我國現階段的檔案價值鑒定的內容分為三個方面：一是歸檔鑒定。二是保管期限鑒定。三是到期鑒定。（二）檔案價值鑒定的原則 1從國家和人民的整體利益出發(fā)；2全面的觀點；3歷史的觀點；4.發(fā)展的觀點。（三）

29、檔案價值鑒定的標準檔案價值鑒定的標準可分為自身屬性標準、社會需求標準和相對價值標準。其中自身屬性標準又包括職能標準、來源標準、內容標準和形式特征標準等。 -40-（三）檔案行政訴訟的程序檔案行政訴訟的程序是指行政訴訟原告起訴、被告應訴、人民法院受理、審理并裁判行政案件，直至強制執(zhí)行裁判的步驟、順序、方式、形式和時間的總稱。它包括第一審程序、第二審程序、執(zhí)行程序和再審程序。（四）檔案行政訴訟應訴1. 檔案行政訴訟應訴的概念檔案行政訴訟應訴是相對起訴而言，沒有起訴就不存在應訴。檔案行政訴訟中的應訴是指檔案行政管理部門針對原告的起訴提出答辯，或被人民法院傳喚到庭對原告進行駁辯的活動。2. 檔案行政訴

30、訟應訴的程序檔案行政管理部門在收到人民法院送達的應訴通知書和原告起訴狀副本后，應由其法定代表人指定本機關法制機構及時辦理有關事宜，積極應訴。 -25-二、檔案行政復議（一）檔案行政復議的概念檔案行政復議是檔案行政管理部門對檔案事務進行行政管理，作出行政決定后，作為行政管理相對人的公民、法人或其他組織認為檔案行政決定違法或不適當、影響或侵害自己的合法權益的，可以向作出具體行政行為的上一級行政機關提出行政復議申請，由受理該申請的行政機關對該具體行政行為的合法性和適當性進行審查，作出行政復議決定的一種行政法律制度。（二）檔案行政復議的適用范圍根據行政復議法和檔案法律、法規(guī)的有關規(guī)定，行政管理相對人可

31、以按照規(guī)定申請檔案行政復議或者提起行政訴訟,主要有五種情形。P90（三）檔案行政復議的程序根據行政復議法的有關規(guī)定，檔案行政復議的程序主要由申請行政復議、受理行政復議、作出行政復議決定等步驟構成。三、檔案行政訴訟（一）檔案行政訴訟的概念及原則檔案行政訴訟是指公民、法人或者其他組織認為檔案行政管理部門的具體行政行為侵犯其合法權益，依法訴諸人民法院，人民法院據此在雙方當事人和其他訴訟參加人的參加下，對行政案件進行受理、審理、裁判以及執(zhí)行裁判等司法活動的總和。行政訴訟具有原被告恒定性、訴訟客體（具體行政行為）特定性等特征。 檔案行政訴訟的基本原則可以分為一般原則和特有原則。（二）檔案行政訴訟的管轄檔

32、案行政訴訟的管轄，是指人民法院受理第一審行政案件的分工和權限。其中上下級人民法院之間受理第一審行政案件的分工和權限，稱為級別管轄；同級人民法院間受理第一審行政案件的分工和權限，稱為地域管轄。1.級別管轄的確定規(guī)則主要有四項。 2. 地域管轄的確定規(guī)則主要有四項。-24-二、檔案保管期限表檔案保管期限表，就是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案管理期限的依據和標準。（一）檔案保管期限表的類型 1通用檔案保管期限表（又稱標準檔案保管期限表）；2專門檔案保管期限表； 3同系統機關檔案保管期限表； 4同類型機關檔案保管期限表；5機關檔案

33、保管期限表。（二）檔案保管期限表的結構檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目（三）檔案保管期限的劃分檔案保管期限是指對檔案劃定的存留年限。根據國家現行規(guī)定，文書檔案的保管期限分永久和定期兩種，其中定期又可分為30年、10年。永久保存，就是無限期地盡可能長遠地保存下去。定期保存的計算方法，一般是從文件產生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。 三、檔案鑒定的組織和方法（一）檔案鑒定的組織檔案鑒定組織的任務是，組織編制和審查檔案保管期限表；組織和指導本館、本機關檔案鑒定工作；討論審查“檔案鑒定報告”和“檔

34、案銷毀清冊”；對檔案的存毀作出決定，報有關領導批準。（二）檔案鑒定的方法檔案鑒定的方法是直接鑒定法，即直接、具體地審查檔案。直接鑒定法要求檔案鑒定人員逐卷逐件逐頁地審查檔案材料，從它的內容、作者、題名、可靠程度等方面，全面考察分析其價值，而不是僅根據案卷目錄、卷內文件目錄和案卷-41-題名來判定檔案的價值。直接鑒定法一般以案卷為基本單位進行。（三）檔案銷毀檔案銷毀是指經過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。機關銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊。經機關分管負責人批準后，由兩人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。第四節(jié) 檔案保管與保護一、檔案保管的內容和要求（一）檔案保管的

35、內容檔案保管是維護檔案完整與安全的活動，指采取一定的管理方式和技術手段對檔案進行科學管理與保護，以維護檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命的工作。其主要內容包括三個方面：1.檔案庫房管理 2.檔案流動過程中的保護 3.保護檔案的專門措施（二）檔案保管的基本要求1.以防為主，防治結合；2.加強重點，照顧一般二、檔案保管的基本條件檔案保管工作基本的物質條件主要有：檔案庫房、檔案裝具、檔案保管設備和檔案的包裝材料。（一）檔案館（室）建筑1.檔案館建設規(guī)模和構成檔案館應按照檔案館建設標準和檔案館建筑設計規(guī)范設計建造。檔案館建筑由檔案庫房、對外服務用房、檔案業(yè)務和技術用房、辦公室用房和附屬用房及建筑設

36、備組成。 2. 檔案館的選址檔案館的選址應符合下列要求：應選擇工程地質條件和水文地質條件較好地區(qū)；應遠離易燃、易爆場所，不應設在有污染腐蝕性氣體源的下風向；應選擇交-42-第三，作出處罰決定。 第四，告知理由并告知權利。 第五，當事人陳述與申辯。 第六，正式裁決。 第七，行政處罰決定書的送達。 第八，制作行政處罰案件結案報告。3. 檔案行政處罰的聽證程序根據檔案行政處罰程序暫行規(guī)定，檔案行政管理部門作出對單位處以5萬元以上罰款，對個人處以3000元以上罰款決定之前，應當制作行政處罰聽證告知書，告知當事人有要求聽證的權利。（五）檔案行政處罰的執(zhí)行1. 檔案行政處罰執(zhí)行的概念及原則檔案行政處罰的執(zhí)

37、行，是指檔案執(zhí)法主體保證檔案行政處罰決定所確定的當事人的義務得以履行的程序。檔案行政處罰執(zhí)行的原則有：一是申訴不停止執(zhí)行原則。二是嚴格實行罰款收支兩條線，作出罰款決定的機關與收繳罰款機構相分離的原則。2. 檔案行政處罰執(zhí)行的方式 第一，自動履行。 第二，強制執(zhí)行。第三節(jié) 檔案行政救濟一、檔案行政救濟的概念檔案行政救濟即檔案事務方面的救濟，是公民或社會組織的合法權益受到檔案行政管理部門的具體行政行為的侵害，經申訴或提起訴訟，由有關國家機關對違法或不當的檔案行政行為予以糾正，并對被侵害的權益加以補救的過程。檔案行政救濟具有行政救濟的一般特點：第一、行政救濟適用于行政機關的行政行為。 第二、行政救濟

38、實行“不告不理”的原則。 檔案行政救濟的途徑主要是行政復議和行政訴訟。-23-（三）檔案行政處罰的管轄1. 原則上由檔案違法行為發(fā)生地的縣級以上檔案行政管理部門依照職權管轄。2. 法律、行政法規(guī)對行政處罰的管轄有專門的規(guī)定，按照該法律、行政法規(guī)的規(guī)定進行管轄。3. 兩個或者兩個以上的行政處罰實施主體對行政處罰管轄權發(fā)生爭議的，報請共同上一級行政機關指定管轄。4. 根據國家檔案局檔案行政處罰暫行規(guī)定，上級檔案行政管理部門在必要時可以辦理下級檔案行政管理部門管轄的行政處罰案件，也可以把自己管轄的行政處罰案件交下級檔案行政管理部門辦理。5. 違法行為情節(jié)較重，已構成犯罪的，應當及時移送司法機關依法追

39、究刑事責任。（四）檔案行政處罰的程序主要包括檔案行政處罰簡易程序（或稱當場處罰程序）、檔案行政處罰一般程序（或稱普通程序）、聽證程序。1. 檔案行政處罰簡易程序檔案行政處罰簡易程序，也稱當場處罰程序，是指檔案行政管理部門對符合法定條件的行政處罰事項，當場作出檔案行政處罰決定的處罰程序。因檔案法律、法規(guī)規(guī)定的罰款數額限度為對單位為1萬元以上10萬以下，對個人為500元以上5000元以下，故罰款不適用于檔案行政處罰簡易程序。2. 檔案行政處罰一般程序檔案行政處罰一般程序，或稱普通程序，是指除法律特別規(guī)定應當適用簡易程序和聽證程序以外，檔案行政處罰通常所應適用的程序。除法律有特別規(guī)定的以外，一律適用

40、一般程序。檔案行政處罰一般程序有以下步驟：第一，立案。 第二，調查取證。 -22-通便利，城市公用設施比較完備的地區(qū)；應選擇地勢較高、排水通暢、空氣通暢和環(huán)境安靜的地段。3.檔案館的建筑設計4.檔案室用房 檔案室用房一般由檔案庫房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。（二）其他保管條件1.檔案裝具我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。其中，活動式檔案密集架在有效利用庫房空間、方便管理和密閉等方面具有較好的性能。2.檔案保管設備。 3.檔案包裝材料。我國包裝檔案的材料主要有兩種：卷皮、卷盒等。三、檔案庫房管理（一）檔案裝具的排列編號 1.合理布局；2.避光通風；3.整齊有序。

41、（二）檔案存放1.檔案的排列存放檔案館對館藏檔案的存放應堅持簡便、實用、便于管理的原則，以全宗為單位排列。檔案室的檔案，一般根據檔案的種類實行分類排列，將同一類別的檔案集中存放在一起。2.檔案存放位置索引檔案存放位置索引是以表冊或卡片的形式記錄和反映檔案在庫房和裝具中存放次序的管理工具。檔案存放位置索引有兩體例：一是指明檔案存放位置的索引；另一種是指明庫房內裝具所存放檔案的索引。 -43-（三）檔案管理的應急處置 檔案管理的應急處置，是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急措施加以處置的工作。1. 檔案管理的應急處置預案 2. 檔案管理的應急處

42、置措施四、檔案保護（一）庫房溫濕度的控制檔案館建筑設計規(guī)范對于檔案庫房的溫濕度標準作出規(guī)定，溫度為1424；相對濕度為45%60%。庫房溫濕度的控制方法很多，主要是通過密閉、通風，結合增溫、降溫、增濕、降濕等措施，使庫房溫濕度控制在標準范圍內。1.密閉 密閉是庫房溫濕度的控制的基礎。2.通風 通風有自然通風和機械通風兩種方式（二）庫房的“八防”措施庫房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實體安全的主要防護措施。1.防火 檔案庫房裝具應采用金屬柜架，庫房照明燈具及其他電器時，要保證材質、性能上的安全性，安裝時必須按照規(guī)范操作，保證線路的安全。2.防

43、光 檔案庫房一般應使用白熾燈為照明光源。3.防霉 滅菌的方法可以分為兩類：一類是物理滅菌法，包括有冷凍真空干燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等方法；另一類是化學滅菌法，包括酒精滅菌、臭氧滅菌、甲醇滅菌、環(huán)氧乙烷滅菌等方法。4.防蟲 殺滅害蟲的方法有物理方法和化學方法物理兩種，物理方法主要有低溫殺蟲、高溫殺蟲、射線輻照射殺蟲、氣調殺蟲等；化學方法主要是采用熏蒸殺蟲劑來殺滅害蟲，常用的熏蒸殺蟲劑有硫酸氟、磷化鋁、環(huán)氧乙烷等。-44-三是向國內外的單位或個人贈送、交換、出賣國有檔案的復制件的審批。四是攜帶、運輸或者郵寄檔案出境的審批。五是專業(yè)檔案館收集檔案范圍的審批。六是縣級以上人民政府確定的重點建設

44、項目的檔案驗收。（三）檔案行政許可的實施1. 檔案行政許可實施原則。 2. 檔案行政許可實施程序。根據行政許可法、檔案法和檔案法實施辦法等法律法規(guī)，檔案行政管理部門依照法定的程序實施行政許可，主要內容如下：第一，申請與受理。 第二，審查。 第三，決定。 第四，送達。（四）檔案行政許可的監(jiān)督根據行政許可法有關規(guī)定，檔案行政許可的監(jiān)督包括兩個方面:一是檔案行政管理部門內部的監(jiān)督；二是檔案行政管理部門對相對人的監(jiān)督。四、檔案行政處罰（一）行政處罰概述 行政處罰，是行政主體為達到對違法者予以懲戒，促使其以后不再犯，有效實施行政管理，維護公共利益和社會秩序，保護公民、法人和其他組織的合法權益的目的，依法

45、對行政相對人違反行政法律規(guī)范但尚未構成犯罪的行為（違反行政管理秩序的行為），給予人身的、財產的、名譽的及其他形式的法律制裁的行政行為。行政處罰必須遵循處罰法定、公開公正、處罰和教育相結合、保障當事人程序權利、一事不再罰原則。（二）檔案行政處罰的種類根據檔案法和檔案行政處罰程序暫行規(guī)定的有關規(guī)定，檔案行政處罰權分三種：警告、罰款和沒收違法所得。檔案法實施辦法第二十八條規(guī)定了罰款數額，根據有關檔案的價值和數量，對單位罰款為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下。-21-二、檔案行政執(zhí)法依據檔案行政執(zhí)法依據，主要有以下三個方面：一是以檔案行政管理部門為主管部門的法律、法規(guī)、規(guī)章依

46、據。如：檔案法、檔案法實施辦法、檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定、檔案行政處罰程序暫行規(guī)定、檔案行政許可程序規(guī)定等。二是檔案行政管理部門為協助部門的法律依據。如：保密法、文物保護法、統計法、會計法、合同法、電子簽名法、行政區(qū)域界線管理條例、企業(yè)國有資產產權登記管理辦法、政府信息公開條例等。三是共同執(zhí)行的法律、法規(guī)、規(guī)章依據。如：行政訴訟法、行政復議法、國家賠償法、行政許可法、行政處罰法等。檔案行政執(zhí)法依據的適用原則，主要體現在七個方面。P73-74三、檔案行政許可（一）檔案行政許可的概念檔案行政許可是指檔案行政管理部門根據公民、法人或者其他組織的申請，經依法審查，準予其從事特定活動的行為。有四個方

47、面的主要特征。（二）檔案行政許可主體與項目根據檔案法、檔案法實施辦法的有關規(guī)定，檔案行政許可主體是檔案行政管理部門。檔案行政許可項目的設定必須遵循保障檔案事業(yè)發(fā)展的原則、確保公共利益原則、數量最少原則和適用原則。根據檔案法、檔案法實施辦法以及一些地方性檔案法規(guī)的規(guī)定，檔案行政許可項目主要有下列六項內容：一是集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案向國家檔案館以外的單位或個人出賣的審批。二是對國家和社會有保存價值的或者應當保密的非國家所有的檔案贈送、交換的審批。-20-（三）檔案修復檔案修復是指使受損或退變檔案恢復或接近原有特征，或對其進行加固的過程，是一項搶救性的保護

48、措施。紙質檔案修復技術主要包括去污技術、去酸技術、加固技術、修裱技術、字跡恢復與顯示技術等。五、全宗卷（一）全宗卷的編制原則和內容全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。全宗卷的主要內容包括：1.檔案收集方面的材料；2.檔案整理方面的材料；3.檔案鑒定方面的材料；4.檔案保管方面的材料；5.檔案統計方面的材料；6.檔案利用方面的材料；7.檔案管理新技術應用方面的材料。（二）全宗卷的整理全宗卷內文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時必須注意積累，把全宗管理中產生的文件材料，先歸入預設的卷夾內，文件材料積累到一定數量時，及時進行

49、整理組卷，數量較多的可設分卷。（三）全宗卷的管理檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號順序排列編制全宗卷目錄。檔案室和館藏全宗極少的檔案館，其形成的全宗卷，可置于每個全宗排列的卷首。全宗向檔案館或向有關單位移交時，其全宗卷亦隨同移交。第五節(jié) 檔案檢索一、檔案檢索概述（一）檔案檢索的內容檔案檢索就是存儲和查找檔案信息的過程。存儲是查找的前提，查找是存儲的目的。-45-1.存儲階段的主要內容 檔案檢索存儲階段的主要內容兩方面：一是著錄標引；二是組織檢索工具2.查找階段的主要內容 檔案檢索查找階段的主要內容包括兩個環(huán)節(jié)一是確定查找內容。二是轉換成檢索標識。（二）檔案檢索效率檢索效率是指通過檢索滿足利用

50、者利用需求的全面性和準確性程度。它是衡量檔案檢索系統性能以及每一個檢索過程質量的最基本的指標。1.查全率查全率是指檢索結果滿足利用者利用需求的全面程度，即檢索出來的有關檔案與全部有關檔案的百分比。與查全率相對應的是漏檢率，即未檢索出來的有關檔案與全部有關檔案的百分比。2.查準率查準率是指滿足利用者利用需求的準確程度，即檢索出來的有關檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。與之相對應的是誤檢率，即檢索出來的不相關檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。二、檔案著錄檔案著錄是對檔案內容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。檔案著錄是組織檔案檢索工具的基礎，著錄的質量決定了檢索工具的質量。（一）著錄項目檔案著

51、錄項目是揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。根據檔案著錄規(guī)則的規(guī)定，包括7個著錄項目。著錄項目分為必要項目和選擇項目。其中必要項目包括正題名、責任者、時間項、分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞。其余為選擇項目。-46-定，如檔案館工作通則、國家重點建設項目檔案管理登記辦法。省、自治區(qū)、直轄市和較大的市的人民政府通過的地方檔案規(guī)章，如浙江省國家檔案館管理辦法、浙江省重大活動檔案管理辦法。三、檔案法及檔案法實施辦法檔案法是我國檔案事業(yè)建設中的第一部法律，于1987年9月5日經中華人民共和國第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，并于1988年1月1日起施行。1996年7月5

52、日，第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議通過了關于修改中華人民共和國檔案法的決定，對檔案法進行了修改。檔案法實施辦法是對檔案法原則性規(guī)定的進一步細化，于1990年10月24日經國務院批準，1990年11月19日國家檔案局第1號令發(fā)布施行。1999年5月5日經國務院批準，1999年6月7日國家檔案局第5號令重新發(fā)布實施修改后的檔案法實施辦法。檔案法、檔案法實施辦法的調整內容，主要有以下幾個方面：1. 檔案工作的基本問題。主要有法律調整的范圍、檔案工作的基本原則、加強對檔案工作的領導、公民在檔案事務中的義務與權利等。2. 檔案機構的職責和檔案工作人員的任職條件。3. 檔案的管理。包括文件材

53、料的立卷歸檔、檔案的移交、檔案的安全保管、國家檔案館館藏檔案的出境管理等。4. 檔案的開放利用和公布。5. 法律責任。檔案法、檔案法實施辦法明確規(guī)定了檔案違法行為的種類及應追究的法律責任。檔案違法行為主要有十三種。P69-70第二節(jié) 檔案行政執(zhí)法一、檔案行政執(zhí)法的概念與基本要求檔案行政執(zhí)法，是指縣級以上人民政府檔案行政管理部門依照檔案法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，對行政相對人采取的影響其檔案權利義務，以及對行政相對人行使檔案權利、履行義務進行監(jiān)督檢查的行為。 檔案行政執(zhí)法應遵循五項基本要求：合法、依據充分、合理、效率、接受監(jiān)督。-19- 第三章 檔案法制建設第一節(jié) 檔案立法工作一、檔案立法

54、的概念檔案立法，從廣義上講，是指一切國家機關，即從中央到地方的各級國家權力機關和國家行政機關，依據法定權限和程序，制定、修改和廢止各種檔案規(guī)范性文件的活動；從狹義上講，是指國家最高權力機關制定、修改和廢止檔案法律的活動。二、檔案法規(guī)體系的構成檔案法規(guī)體系，是以檔案法為核心，由檔案法律、法規(guī)、規(guī)章等組成的相互聯系、相互協調的有機整體。我國各類檔案法律規(guī)范的效力等次依次為法律、法規(guī)、規(guī)章。法律由國家最高權力機關依照立法程序制定和頒布的法律文件。如檔案法行政法規(guī)是國務院在職權范圍內或者根據全國人大及其常委會授權制定發(fā)布的有關國家行政管理活動的法律規(guī)范。如檔案法實施辦法、全國檔案館網設置原則和布局方案、科學技術檔案工作條例等。地方性法規(guī)是由省、自治區(qū)、直轄市及國務院批準的較大的市的人民代表大會及其常務委員會制定的規(guī)范。如浙江省實施檔案法辦法、杭州市檔案管理條例、寧波市檔案工作條例。自治條例和單行條例是根據憲法、立法法、地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法和民族區(qū)域自治法的規(guī)定，由民族自治地方的人民代表大會及其常委會依照當地民族的政治、經濟和文化特點制定的民族自治地方法規(guī)。規(guī)章包括部門規(guī)章和地方政府規(guī)章。部門規(guī)章由國務院各部門以及經授權的國務院直屬機構依據法律、行政法規(guī)的規(guī)定，結合本部門行政管理的實際情況制-18-（