浙江省初級(jí)檔案考試資料

1、4. 編號(hào)編號(hào)是編制包括一組數(shù)字和字符在內(nèi)的編號(hào)項(xiàng)目，包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、件號(hào)等。歸檔文件應(yīng)以分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置上加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。此時(shí)所編之號(hào)稱為室編件號(hào)。檔案室的檔案移交進(jìn)館時(shí)，因需要再鑒定、整理，文件的位置有所調(diào)整而根據(jù)新排序所編的件號(hào)，稱之為館編件號(hào)。上述編號(hào)項(xiàng)目中，全宗號(hào)、年度、保管期限和件號(hào)是必備項(xiàng)目，各級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門編號(hào)時(shí)必須編制。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)為選擇項(xiàng)。5. 編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄的項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注。6. 裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)

2、順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。三、歸檔歸檔是辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理移交檔案室（館）保存的過(guò)程。（一）歸檔范圍根據(jù)2006年12月18日頒布的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定規(guī)定（二）歸檔時(shí)間機(jī)關(guān)文件處理部門一般應(yīng)在文件形成后第二年上半年向機(jī)關(guān)檔案部門移交歸檔。有些專門檔案可根據(jù)有關(guān)專門規(guī)定時(shí)間移交歸檔。-32-（三）歸檔要求就是指對(duì)歸檔的檔案文件和有關(guān)材料的質(zhì)量要求。主要內(nèi)容有：歸檔的檔案文件和有關(guān)材料應(yīng)齊全、完整；歸檔的檔案文件和有關(guān)材料應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范；按時(shí)歸檔；嚴(yán)格辦理歸檔交接手續(xù)等。（四）歸檔工作內(nèi)容和步驟 包括編制移交有

3、關(guān)目錄、撰寫立卷（或組件）說(shuō)明、移交等工作。第二章 檔案管理學(xué)習(xí)提示：本章應(yīng)全面理解檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索和統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本內(nèi)容和要求，掌握科技檔案的特點(diǎn)、種類以及管理要求和整理規(guī)則，熟悉會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和特殊載體檔案的概念和管理規(guī)范。第一節(jié) 檔案收集一、檔案收集的內(nèi)容和要求檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。（一）檔案收集的內(nèi)容檔案收集的內(nèi)容，可以分為兩個(gè)層次：一是檔案室的收集，即檔案室接收本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)所形成的檔案；二是檔案館的收集，即檔案館接收各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，向社會(huì)征集檔案等。（二）檔案收集的要求檔案收集的基本要求是：科學(xué)組織，信息

4、完整，結(jié)構(gòu)優(yōu)化，標(biāo)準(zhǔn)控制。二、檔案室的收集（一）加強(qiáng)對(duì)歸檔制度的宣傳 （二）對(duì)文件形成的超前控制（三）對(duì)文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)（四）全面檢查歸檔案卷的質(zhì)量 （五）加強(qiáng)平時(shí)收集工作-33-三、檔案館的收集（一）檔案館的收集范圍檔案館收集工作的基本指導(dǎo)思想是，在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)檔案分級(jí)管理的原則，將應(yīng)該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究?jī)r(jià)值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地收集進(jìn)館，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。1各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集中華人民共和國(guó)成立后檔案的范圍；2各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集中華人民共和國(guó)成立前檔案的范圍；3中央和地方各級(jí)專門性國(guó)家

5、檔案館接收檔案的范圍（二）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案是各級(jí)綜合性檔案館館藏的主要來(lái)源，接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室移交的檔案，是檔案館收集工作的主要任務(wù)。1接收期限根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交檔案。屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交?！?接收要求進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，并按規(guī)定整理好。一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案

6、作為一個(gè)整體，統(tǒng)一移交給一個(gè)檔案館，不能隨意分散；進(jìn)館的檔案要齊全完整，進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理，正確劃分保管期限，具有長(zhǎng)久保存價(jià)值；立檔單位編制的組織沿革、全宗指南、檢索工具和有關(guān)資料應(yīng)隨同檔案一起接收；交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽名蓋章。-34-3. 編制案卷目錄案卷目錄，即案卷的名冊(cè)，在案卷經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化排列后，對(duì)其逐一編號(hào)登記成冊(cè)。案卷目錄的編制可以按年度、保管期限、機(jī)關(guān)內(nèi)各內(nèi)部機(jī)構(gòu)分別編制。二、組件歸檔文件整理，即將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。這里的歸檔文件整理，即組件。（一）組件的意義1. 有利于提高和控制檔案的質(zhì)量2.

7、有利于在降低資源耗費(fèi)的同時(shí)提高歸檔文件整理的效率3. 便于深化檔案信息資源的開發(fā)、利用和管理4. 更適應(yīng)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理（二）組件的方法步驟1. 裝訂裝訂即采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起?！凹笔侵笇?shí)體的文件，一般以每份文件為一件。需要注意的是：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。2. 分類規(guī)則推薦了常用的復(fù)式分類法，即年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限或保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的分類方法。3. 排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等

8、排列。-31-時(shí)間，作者文件重要程度等進(jìn)行排列，其中用得比較廣泛的是按文件的時(shí)間先后順序或按文件重要程度排列的方法。2. 編頁(yè)（件）號(hào)3. 填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄，是揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件。卷內(nèi)文件目錄主要包括以下項(xiàng)目：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。4. 填寫卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表，置于卷內(nèi)文件之后，用以注明卷內(nèi)文件及其立卷的狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。卷內(nèi)備考表包括以下內(nèi)容：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。5. 擬寫案卷題名案卷題名的基本結(jié)構(gòu)是：作者（責(zé)任者）內(nèi)容（問(wèn)題）名稱（文種）。6. 填

9、寫案卷封面案卷封面包括項(xiàng)目：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件（頁(yè)）數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。（六）案卷的排列與編目1. 排列案卷排列案卷，就是根據(jù)一定的規(guī)則，將案卷系統(tǒng)化地排列成有機(jī)聯(lián)系的整體。排列案卷的實(shí)質(zhì)是為了保持案卷之間的聯(lián)系，更好地為立卷目的服務(wù)。按保管期限和組織機(jī)構(gòu)排列案卷是現(xiàn)行機(jī)關(guān)中最常用的兩種基本方法。2. 編制案卷號(hào)編制案卷號(hào)，就是按照案卷的排列順序給每個(gè)案卷分別編號(hào)，用以固定案卷的位置。由于排列方法不同，案卷號(hào)的編法也各異。-30-3接收方法檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案主要有兩種方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)按照接收期限，將已到期的檔案每年向檔案館移交一

10、次；定期接收就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)將已到接收期限的檔案每隔一段時(shí)間向檔案館移交一次。間隔時(shí)間由檔案館確定，一般為3年或5年。（三）撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、文化等體制的改革和行政區(qū)劃的變動(dòng)，必須會(huì)帶來(lái)機(jī)構(gòu)的變動(dòng)。機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位一旦撤銷，其全部檔案應(yīng)清理后移交國(guó)家檔案館。撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收要求與現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案一樣。（四）重大活動(dòng)檔案的接收重大活動(dòng)檔案，是指在重大活動(dòng)過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。根據(jù)規(guī)定，重大活動(dòng)的組織承辦單位或者承擔(dān)組織、承辦主要工作的單位，應(yīng)當(dāng)自重大活動(dòng)結(jié)束之日起4個(gè)月內(nèi)，向同級(jí)國(guó)家檔案館移交重大活動(dòng)檔案;因特殊情況需要延

11、期移交檔案的,須經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意。重大活動(dòng)中形成的全部檔案獨(dú)立構(gòu)成全宗，檔案的編目、鑒定等工作，由接收檔案的國(guó)家檔案館按照檔案整理規(guī)則進(jìn)行。（五）社會(huì)散存檔案的征集所謂征集，是指檔案館按照國(guó)家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)，這也是豐富檔案館館藏資源的途徑之一。征集的途徑包括：征集個(gè)人保存的歷史檔案；向有關(guān)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體征集檔案；向有關(guān)國(guó)家和地區(qū)征集歷史檔案；向圖書館、博物館、紀(jì)念館等文化部門征集檔案。征集的主要方法有接受捐贈(zèng)、有償征集、國(guó)家收購(gòu)和征購(gòu)、交換等。-35-第二節(jié) 檔案整理一、檔案整理概述檔案整理，就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排

12、列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過(guò)整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動(dòng)面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。（一）檔案整理的類型檔案整理可以分為以下三種類型：1系統(tǒng)排列和編目；2局部調(diào)整；3全過(guò)程整理（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目?jī)刹糠?。檔案的系統(tǒng)化，就是對(duì)檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對(duì)檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形

13、式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號(hào)和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。（三）檔案整理的原則檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。1保持文件之間的歷史聯(lián)系所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。2充分利用原有的整理基礎(chǔ)-36-2. 文件處理部門與機(jī)關(guān)檔案室結(jié)合立卷從機(jī)關(guān)檔案室介入立卷工作的深度看，有組織型、分工型、兼職型

14、三種基本類型。（二）立卷的準(zhǔn)備工作1. 立卷工作會(huì)議 參加會(huì)議人員為機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合部門（中心機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)人、立卷部門人員、檔案部門負(fù)責(zé)人和機(jī)關(guān)各部門內(nèi)勤人員等。2. 立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn) 3. 文件材料的收集和清理 4. 機(jī)關(guān)檔案室在立卷工作中的作用（1）協(xié)助立卷部門組織立卷的準(zhǔn)備工作。 （2）進(jìn)行立卷工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。 （3）為機(jī)關(guān)立卷工作提供良好的后勤服務(wù)。（三）擬訂（或修訂）立卷類目立卷類目是機(jī)關(guān)文件處理部門根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行預(yù)測(cè)，對(duì)新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，預(yù)先擬制（修訂）的新年度歸檔文件的類目表，又稱為案卷類目、立卷?xiàng)l款、立卷計(jì)劃等。立卷類目的

15、結(jié)構(gòu)包括類號(hào)、類目名稱、條款號(hào)、條款名稱、保管期限、備注等。（四）平時(shí)歸卷就是立卷人員按照當(dāng)年擬訂（或修訂）的立卷類目的要求，在日常工作中隨時(shí)將已辦理完畢的文件材料歸類、歸卷（或組卷），到年終與其他案卷一并歸檔的一種立卷方法。（五）卷內(nèi)文件的排列與編目1. 排列卷內(nèi)文件文件的排列一般是采用幾個(gè)特征相結(jié)合的方法進(jìn)行，如按問(wèn)題時(shí)間、名稱時(shí)間、作者時(shí)間、地區(qū)時(shí)間、通訊者時(shí)間、文件的重要程度-29-二、文書處理程序文書處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文件擬出后，只有經(jīng)過(guò)處理，才能完成它的使命。（一）收文處理收文處理是指各單位圍繞所收文件進(jìn)行的一系列工作。主

16、要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等。（二）發(fā)文處理發(fā)文處理是指各單位在發(fā)文過(guò)程中圍繞著所發(fā)文件進(jìn)行的一系列工作。主要的工作程序包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等。第三節(jié) 文件整理與歸檔一、立卷（一）立卷基礎(chǔ)1. 立卷的概念和含義（1）立卷的概念 文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價(jià)值的文件材料，根據(jù)文件之間固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過(guò)程稱為立卷。2. 立卷特征及其運(yùn)用 立卷特征就是在立卷過(guò)程中，按文件的基本特征確定文件分類和組卷的原則和依據(jù)。文件一般有問(wèn)題、作者、名稱、時(shí)間、地區(qū)、通訊者等特征。立卷特征需要靈

17、活和結(jié)合運(yùn)用。（二）立卷環(huán)節(jié)的選擇1. 部門立卷集中式。是指機(jī)關(guān)文書部門集中立卷的模式。部門式。是指在機(jī)關(guān)文書部門的組織下，機(jī)關(guān)的一級(jí)內(nèi)設(shè)部門分別立卷的模式。部門式又分為完全部門式和部分部門式兩種。-28-充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對(duì)于已經(jīng)整理過(guò)的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國(guó)檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。3便于檔案的保管和利用便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。二、全宗（一）全宗的概念 全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作

18、中的一個(gè)基本原則和核心理論。（二）立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個(gè)人。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：1.可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文； 2.是一個(gè)的會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。其中，第一個(gè)條件是首要的、必要的條件，后兩個(gè)是補(bǔ)充條件。（三）立檔單位變化對(duì)全宗劃分的影響1.政權(quán)更迭的全宗處理2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理3. 立檔單位其他變化情況的全宗處理（四）全宗的補(bǔ)充形式 1聯(lián)合全宗；2匯集全宗；3檔案匯集（五）判定檔案所屬全宗判定檔案所屬全

19、宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對(duì)于那些沒(méi)有標(biāo)明作者或收受者的“無(wú)頭無(wú)尾”文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證，綜合判定其所屬全宗。-37-三、全宗內(nèi)檔案的分類（一）分類的基本要求全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。分類應(yīng)遵循以下基本要求： 1客觀性；2邏輯性；3可操作性。（二）常用的分類方法檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的

20、方法很多，常用的主要有以下四種：1年度分類法；2組織機(jī)構(gòu)分類法；3問(wèn)題分類法；4門類分類法（三）分類方案的編制所謂分類方案，就是標(biāo)列各個(gè)層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過(guò)程中可以根據(jù)實(shí)際情況修訂和完善。1.機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制，應(yīng)以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。2. 企業(yè)全宗分類方案的編制根據(jù)國(guó)家檔案局制定的工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目，

21、即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。-38-2000年中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布（修訂）了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，規(guī)定我國(guó)各級(jí)各類國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的文種有13類14種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等要了解各類通用公文的使用情況，并能分別加以區(qū)分。如公報(bào)、公告和通告；決定和決議；意見、條例和規(guī)定；議案和報(bào)告；請(qǐng)示和批復(fù)；通知和通報(bào)等。（二）事務(wù)文件 事

22、務(wù)文件是各級(jí)機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位處理日常事務(wù)，用來(lái)溝通信息，安排計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)查研究問(wèn)題，指導(dǎo)工作的一類公文。事務(wù)文件的主要文種有計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、工作要點(diǎn)、匯報(bào)提綱等。第二節(jié) 文件的形成與處理一、文件的擬寫（一）文件擬寫的基礎(chǔ)文件的擬寫過(guò)程有如下步驟：1. 領(lǐng)會(huì)意圖，明確目的 2. 調(diào)查研究，獲取材料 3. 總體構(gòu)思，擬寫提綱 4. 起草初稿，認(rèn)真修改（二）文件擬寫的相關(guān)規(guī)范1. 行文規(guī)范（1）嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍，避免不必要的行文。（2）除非確有必要，一般不越級(jí)行文，以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。（3）行文要注意隸屬關(guān)系。 （4）行文應(yīng)分清主送與抄送機(jī)關(guān)。（5）兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)單位聯(lián)合

23、行文，其行文的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)是同級(jí)機(jī)關(guān)。2. 結(jié)構(gòu)規(guī)范公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 -27-檔案工作實(shí)務(wù)第一章 文件管理第一節(jié) 文 件一、文件的概念與屬性（一）文件的概念文件定義有很多種，以下列舉兩個(gè)有代表性的定義：一是學(xué)術(shù)定義；如一般教材中，文件是指社會(huì)組織和個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。另一是檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的定義。如中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案工作基本術(shù)語(yǔ)（DA/T1-2000）的文件定義是：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人

24、在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。從日常使用來(lái)看，“文件”一詞通常與“文書”、“公文”混用。這里使用的文件概念，也基于公務(wù)文件的理解，即狹義文件的理解。（二）公務(wù)文件的特點(diǎn)1. 公文由法定作者制發(fā) 2. 公文具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用3. 公文具有規(guī)范的體式和特定的處理程序二、文件的種類按文件的規(guī)范性情況分為通用公文和事務(wù)文件兩類，現(xiàn)分述如下。（一）通用公文 通用公文一般是指黨政機(jī)關(guān)的規(guī)范性文件。1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例，規(guī)定中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)各類機(jī)關(guān)使用的文種有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、

25、函、會(huì)議紀(jì)要。-26-四、檔號(hào)和案卷目錄的編制（一）檔號(hào)編制原則檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循原則：1唯一性原則；2合理性原則；3穩(wěn)定性原則；4擴(kuò)充性原則；5簡(jiǎn)單性原則。（二）檔號(hào)的結(jié)構(gòu)根據(jù)檔號(hào)編制規(guī)則的規(guī)定，檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種。歸檔文件整理規(guī)則頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。（三）檔號(hào)的編制方法1.全宗號(hào)的編制方法 全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。2.案卷目錄號(hào)的編制方法 名稱、條款號(hào)、條款名稱、保管期限、備注等。

26、2 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 - 8 -案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。3.類別號(hào)的編制方法類別號(hào)由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)，在一個(gè)檔案館（室）內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。4.項(xiàng)目號(hào)的編制方法 項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目

27、代號(hào)。5.案卷號(hào)的編制方法案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。6.件號(hào)的編制方法 件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào)，每個(gè)案卷的卷內(nèi)-39-文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照歸檔文件整理規(guī)則整理的檔案，同一個(gè)類目下的文件按排列次序流水編號(hào)。7.頁(yè)（張）號(hào)的編制方法頁(yè)（張）號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，卷內(nèi)文件各頁(yè)（張）按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。（四）案卷目錄的編制案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找

28、利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級(jí)類目為單位編制的分類目錄，在實(shí)際工作中，大多采用第二種。第三節(jié) 檔案鑒定一、檔案鑒定概述（一）檔案鑒定的內(nèi)容檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程。當(dāng)前檔案界人士通稱的檔案鑒定主要指的檔案價(jià)值鑒定。我國(guó)現(xiàn)階段的檔案價(jià)值鑒定的內(nèi)容分為三個(gè)方面：一是歸檔鑒定。二是保管期限鑒定。三是到期鑒定。（二）檔案價(jià)值鑒定的原則 1從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)；2全面的觀點(diǎn)；3歷史的觀點(diǎn)；4.發(fā)展的觀點(diǎn)。（三）

29、檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)可分為自身屬性標(biāo)準(zhǔn)、社會(huì)需求標(biāo)準(zhǔn)和相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。其中自身屬性標(biāo)準(zhǔn)又包括職能標(biāo)準(zhǔn)、來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)和形式特征標(biāo)準(zhǔn)等。 -40-（三）檔案行政訴訟的程序檔案行政訴訟的程序是指行政訴訟原告起訴、被告應(yīng)訴、人民法院受理、審理并裁判行政案件，直至強(qiáng)制執(zhí)行裁判的步驟、順序、方式、形式和時(shí)間的總稱。它包括第一審程序、第二審程序、執(zhí)行程序和再審程序。（四）檔案行政訴訟應(yīng)訴1. 檔案行政訴訟應(yīng)訴的概念檔案行政訴訟應(yīng)訴是相對(duì)起訴而言，沒(méi)有起訴就不存在應(yīng)訴。檔案行政訴訟中的應(yīng)訴是指檔案行政管理部門針對(duì)原告的起訴提出答辯，或被人民法院傳喚到庭對(duì)原告進(jìn)行駁辯的活動(dòng)。2. 檔案行政訴

30、訟應(yīng)訴的程序檔案行政管理部門在收到人民法院送達(dá)的應(yīng)訴通知書和原告起訴狀副本后，應(yīng)由其法定代表人指定本機(jī)關(guān)法制機(jī)構(gòu)及時(shí)辦理有關(guān)事宜，積極應(yīng)訴。 -25-二、檔案行政復(fù)議（一）檔案行政復(fù)議的概念檔案行政復(fù)議是檔案行政管理部門對(duì)檔案事務(wù)進(jìn)行行政管理，作出行政決定后，作為行政管理相對(duì)人的公民、法人或其他組織認(rèn)為檔案行政決定違法或不適當(dāng)、影響或侵害自己的合法權(quán)益的，可以向作出具體行政行為的上一級(jí)行政機(jī)關(guān)提出行政復(fù)議申請(qǐng)，由受理該申請(qǐng)的行政機(jī)關(guān)對(duì)該具體行政行為的合法性和適當(dāng)性進(jìn)行審查，作出行政復(fù)議決定的一種行政法律制度。（二）檔案行政復(fù)議的適用范圍根據(jù)行政復(fù)議法和檔案法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，行政管理相對(duì)人可

31、以按照規(guī)定申請(qǐng)檔案行政復(fù)議或者提起行政訴訟,主要有五種情形。P90（三）檔案行政復(fù)議的程序根據(jù)行政復(fù)議法的有關(guān)規(guī)定，檔案行政復(fù)議的程序主要由申請(qǐng)行政復(fù)議、受理行政復(fù)議、作出行政復(fù)議決定等步驟構(gòu)成。三、檔案行政訴訟（一）檔案行政訴訟的概念及原則檔案行政訴訟是指公民、法人或者其他組織認(rèn)為檔案行政管理部門的具體行政行為侵犯其合法權(quán)益，依法訴諸人民法院，人民法院據(jù)此在雙方當(dāng)事人和其他訴訟參加人的參加下，對(duì)行政案件進(jìn)行受理、審理、裁判以及執(zhí)行裁判等司法活動(dòng)的總和。行政訴訟具有原被告恒定性、訴訟客體（具體行政行為）特定性等特征。 檔案行政訴訟的基本原則可以分為一般原則和特有原則。（二）檔案行政訴訟的管轄檔

32、案行政訴訟的管轄，是指人民法院受理第一審行政案件的分工和權(quán)限。其中上下級(jí)人民法院之間受理第一審行政案件的分工和權(quán)限，稱為級(jí)別管轄；同級(jí)人民法院間受理第一審行政案件的分工和權(quán)限，稱為地域管轄。1.級(jí)別管轄的確定規(guī)則主要有四項(xiàng)。 2. 地域管轄的確定規(guī)則主要有四項(xiàng)。-24-二、檔案保管期限表檔案保管期限表，就是用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案管理期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。（一）檔案保管期限表的類型 1通用檔案保管期限表（又稱標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表）；2專門檔案保管期限表； 3同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表； 4同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表；5機(jī)關(guān)檔案

33、保管期限表。（二）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)檔案保管期限表通常由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的說(shuō)明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項(xiàng)目（三）檔案保管期限的劃分檔案保管期限是指對(duì)檔案劃定的存留年限。根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行規(guī)定，文書檔案的保管期限分永久和定期兩種，其中定期又可分為30年、10年。永久保存，就是無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去。定期保存的計(jì)算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。 三、檔案鑒定的組織和方法（一）檔案鑒定的組織檔案鑒定組織的任務(wù)是，組織編制和審查檔案保管期限表；組織和指導(dǎo)本館、本機(jī)關(guān)檔案鑒定工作；討論審查“檔案鑒定報(bào)告”和“檔

34、案銷毀清冊(cè)”；對(duì)檔案的存毀作出決定，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）檔案鑒定的方法檔案鑒定的方法是直接鑒定法，即直接、具體地審查檔案。直接鑒定法要求檔案鑒定人員逐卷逐件逐頁(yè)地審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、題名、可靠程度等方面，全面考察分析其價(jià)值，而不是僅根據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷-41-題名來(lái)判定檔案的價(jià)值。直接鑒定法一般以案卷為基本單位進(jìn)行。（三）檔案銷毀檔案銷毀是指經(jīng)過(guò)鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過(guò)程。機(jī)關(guān)銷毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊(cè)。經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。第四節(jié) 檔案保管與保護(hù)一、檔案保管的內(nèi)容和要求（一）檔案保管的

35、內(nèi)容檔案保管是維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)，指采取一定的管理方式和技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理與保護(hù)，以維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度延長(zhǎng)檔案壽命的工作。其主要內(nèi)容包括三個(gè)方面：1.檔案庫(kù)房管理 2.檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù) 3.保護(hù)檔案的專門措施（二）檔案保管的基本要求1.以防為主，防治結(jié)合；2.加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般二、檔案保管的基本條件檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有：檔案庫(kù)房、檔案裝具、檔案保管設(shè)備和檔案的包裝材料。（一）檔案館（室）建筑1.檔案館建設(shè)規(guī)模和構(gòu)成檔案館應(yīng)按照檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范設(shè)計(jì)建造。檔案館建筑由檔案庫(kù)房、對(duì)外服務(wù)用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、辦公室用房和附屬用房及建筑設(shè)

36、備組成。 2. 檔案館的選址檔案館的選址應(yīng)符合下列要求：應(yīng)選擇工程地質(zhì)條件和水文地質(zhì)條件較好地區(qū)；應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所，不應(yīng)設(shè)在有污染腐蝕性氣體源的下風(fēng)向；應(yīng)選擇交-42-第三，作出處罰決定。 第四，告知理由并告知權(quán)利。 第五，當(dāng)事人陳述與申辯。 第六，正式裁決。 第七，行政處罰決定書的送達(dá)。 第八，制作行政處罰案件結(jié)案報(bào)告。3. 檔案行政處罰的聽證程序根據(jù)檔案行政處罰程序暫行規(guī)定，檔案行政管理部門作出對(duì)單位處以5萬(wàn)元以上罰款，對(duì)個(gè)人處以3000元以上罰款決定之前，應(yīng)當(dāng)制作行政處罰聽證告知書，告知當(dāng)事人有要求聽證的權(quán)利。（五）檔案行政處罰的執(zhí)行1. 檔案行政處罰執(zhí)行的概念及原則檔案行政處罰的執(zhí)

37、行，是指檔案執(zhí)法主體保證檔案行政處罰決定所確定的當(dāng)事人的義務(wù)得以履行的程序。檔案行政處罰執(zhí)行的原則有：一是申訴不停止執(zhí)行原則。二是嚴(yán)格實(shí)行罰款收支兩條線，作出罰款決定的機(jī)關(guān)與收繳罰款機(jī)構(gòu)相分離的原則。2. 檔案行政處罰執(zhí)行的方式 第一，自動(dòng)履行。 第二，強(qiáng)制執(zhí)行。第三節(jié) 檔案行政救濟(jì)一、檔案行政救濟(jì)的概念檔案行政救濟(jì)即檔案事務(wù)方面的救濟(jì)，是公民或社會(huì)組織的合法權(quán)益受到檔案行政管理部門的具體行政行為的侵害，經(jīng)申訴或提起訴訟，由有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)對(duì)違法或不當(dāng)?shù)臋n案行政行為予以糾正，并對(duì)被侵害的權(quán)益加以補(bǔ)救的過(guò)程。檔案行政救濟(jì)具有行政救濟(jì)的一般特點(diǎn)：第一、行政救濟(jì)適用于行政機(jī)關(guān)的行政行為。 第二、行政救濟(jì)

38、實(shí)行“不告不理”的原則。 檔案行政救濟(jì)的途徑主要是行政復(fù)議和行政訴訟。-23-（三）檔案行政處罰的管轄1. 原則上由檔案違法行為發(fā)生地的縣級(jí)以上檔案行政管理部門依照職權(quán)管轄。2. 法律、行政法規(guī)對(duì)行政處罰的管轄有專門的規(guī)定，按照該法律、行政法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管轄。3. 兩個(gè)或者兩個(gè)以上的行政處罰實(shí)施主體對(duì)行政處罰管轄權(quán)發(fā)生爭(zhēng)議的，報(bào)請(qǐng)共同上一級(jí)行政機(jī)關(guān)指定管轄。4. 根據(jù)國(guó)家檔案局檔案行政處罰暫行規(guī)定，上級(jí)檔案行政管理部門在必要時(shí)可以辦理下級(jí)檔案行政管理部門管轄的行政處罰案件，也可以把自己管轄的行政處罰案件交下級(jí)檔案行政管理部門辦理。5. 違法行為情節(jié)較重，已構(gòu)成犯罪的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)移送司法機(jī)關(guān)依法追

39、究刑事責(zé)任。（四）檔案行政處罰的程序主要包括檔案行政處罰簡(jiǎn)易程序（或稱當(dāng)場(chǎng)處罰程序）、檔案行政處罰一般程序（或稱普通程序）、聽證程序。1. 檔案行政處罰簡(jiǎn)易程序檔案行政處罰簡(jiǎn)易程序，也稱當(dāng)場(chǎng)處罰程序，是指檔案行政管理部門對(duì)符合法定條件的行政處罰事項(xiàng)，當(dāng)場(chǎng)作出檔案行政處罰決定的處罰程序。因檔案法律、法規(guī)規(guī)定的罰款數(shù)額限度為對(duì)單位為1萬(wàn)元以上10萬(wàn)以下，對(duì)個(gè)人為500元以上5000元以下，故罰款不適用于檔案行政處罰簡(jiǎn)易程序。2. 檔案行政處罰一般程序檔案行政處罰一般程序，或稱普通程序，是指除法律特別規(guī)定應(yīng)當(dāng)適用簡(jiǎn)易程序和聽證程序以外，檔案行政處罰通常所應(yīng)適用的程序。除法律有特別規(guī)定的以外，一律適用

40、一般程序。檔案行政處罰一般程序有以下步驟：第一，立案。 第二，調(diào)查取證。 -22-通便利，城市公用設(shè)施比較完備的地區(qū)；應(yīng)選擇地勢(shì)較高、排水通暢、空氣通暢和環(huán)境安靜的地段。3.檔案館的建筑設(shè)計(jì)4.檔案室用房 檔案室用房一般由檔案庫(kù)房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。（二）其他保管條件1.檔案裝具我國(guó)使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。其中，活動(dòng)式檔案密集架在有效利用庫(kù)房空間、方便管理和密閉等方面具有較好的性能。2.檔案保管設(shè)備。 3.檔案包裝材料。我國(guó)包裝檔案的材料主要有兩種：卷皮、卷盒等。三、檔案庫(kù)房管理（一）檔案裝具的排列編號(hào) 1.合理布局；2.避光通風(fēng)；3.整齊有序。

41、（二）檔案存放1.檔案的排列存放檔案館對(duì)館藏檔案的存放應(yīng)堅(jiān)持簡(jiǎn)便、實(shí)用、便于管理的原則，以全宗為單位排列。檔案室的檔案，一般根據(jù)檔案的種類實(shí)行分類排列，將同一類別的檔案集中存放在一起。2.檔案存放位置索引檔案存放位置索引是以表冊(cè)或卡片的形式記錄和反映檔案在庫(kù)房和裝具中存放次序的管理工具。檔案存放位置索引有兩體例：一是指明檔案存放位置的索引；另一種是指明庫(kù)房?jī)?nèi)裝具所存放檔案的索引。 -43-（三）檔案管理的應(yīng)急處置 檔案管理的應(yīng)急處置，是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急措施加以處置的工作。1. 檔案管理的應(yīng)急處置預(yù)案 2. 檔案管理的應(yīng)急處

42、置措施四、檔案保護(hù)（一）庫(kù)房溫濕度的控制檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范對(duì)于檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)作出規(guī)定，溫度為1424；相對(duì)濕度為45%60%。庫(kù)房溫濕度的控制方法很多，主要是通過(guò)密閉、通風(fēng)，結(jié)合增溫、降溫、增濕、降濕等措施，使庫(kù)房溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。1.密閉 密閉是庫(kù)房溫濕度的控制的基礎(chǔ)。2.通風(fēng) 通風(fēng)有自然通風(fēng)和機(jī)械通風(fēng)兩種方式（二）庫(kù)房的“八防”措施庫(kù)房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實(shí)體安全的主要防護(hù)措施。1.防火 檔案庫(kù)房裝具應(yīng)采用金屬柜架，庫(kù)房照明燈具及其他電器時(shí)，要保證材質(zhì)、性能上的安全性，安裝時(shí)必須按照規(guī)范操作，保證線路的安全。2.防

43、光 檔案庫(kù)房一般應(yīng)使用白熾燈為照明光源。3.防霉 滅菌的方法可以分為兩類：一類是物理滅菌法，包括有冷凍真空干燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等方法；另一類是化學(xué)滅菌法，包括酒精滅菌、臭氧滅菌、甲醇滅菌、環(huán)氧乙烷滅菌等方法。4.防蟲 殺滅害蟲的方法有物理方法和化學(xué)方法物理兩種，物理方法主要有低溫殺蟲、高溫殺蟲、射線輻照射殺蟲、氣調(diào)殺蟲等；化學(xué)方法主要是采用熏蒸殺蟲劑來(lái)殺滅害蟲，常用的熏蒸殺蟲劑有硫酸氟、磷化鋁、環(huán)氧乙烷等。-44-三是向國(guó)內(nèi)外的單位或個(gè)人贈(zèng)送、交換、出賣國(guó)有檔案的復(fù)制件的審批。四是攜帶、運(yùn)輸或者郵寄檔案出境的審批。五是專業(yè)檔案館收集檔案范圍的審批。六是縣級(jí)以上人民政府確定的重點(diǎn)建設(shè)

44、項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收。（三）檔案行政許可的實(shí)施1. 檔案行政許可實(shí)施原則。 2. 檔案行政許可實(shí)施程序。根據(jù)行政許可法、檔案法和檔案法實(shí)施辦法等法律法規(guī)，檔案行政管理部門依照法定的程序?qū)嵤┬姓S可，主要內(nèi)容如下：第一，申請(qǐng)與受理。 第二，審查。 第三，決定。 第四，送達(dá)。（四）檔案行政許可的監(jiān)督根據(jù)行政許可法有關(guān)規(guī)定，檔案行政許可的監(jiān)督包括兩個(gè)方面:一是檔案行政管理部門內(nèi)部的監(jiān)督；二是檔案行政管理部門對(duì)相對(duì)人的監(jiān)督。四、檔案行政處罰（一）行政處罰概述 行政處罰，是行政主體為達(dá)到對(duì)違法者予以懲戒，促使其以后不再犯，有效實(shí)施行政管理，維護(hù)公共利益和社會(huì)秩序，保護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益的目的，依法

45、對(duì)行政相對(duì)人違反行政法律規(guī)范但尚未構(gòu)成犯罪的行為（違反行政管理秩序的行為），給予人身的、財(cái)產(chǎn)的、名譽(yù)的及其他形式的法律制裁的行政行為。行政處罰必須遵循處罰法定、公開公正、處罰和教育相結(jié)合、保障當(dāng)事人程序權(quán)利、一事不再罰原則。（二）檔案行政處罰的種類根據(jù)檔案法和檔案行政處罰程序暫行規(guī)定的有關(guān)規(guī)定，檔案行政處罰權(quán)分三種：警告、罰款和沒(méi)收違法所得。檔案法實(shí)施辦法第二十八條規(guī)定了罰款數(shù)額，根據(jù)有關(guān)檔案的價(jià)值和數(shù)量，對(duì)單位罰款為1萬(wàn)元以上10萬(wàn)元以下，對(duì)個(gè)人為500元以上5000元以下。-21-二、檔案行政執(zhí)法依據(jù)檔案行政執(zhí)法依據(jù)，主要有以下三個(gè)方面：一是以檔案行政管理部門為主管部門的法律、法規(guī)、規(guī)章依

46、據(jù)。如：檔案法、檔案法實(shí)施辦法、檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定、檔案行政處罰程序暫行規(guī)定、檔案行政許可程序規(guī)定等。二是檔案行政管理部門為協(xié)助部門的法律依據(jù)。如：保密法、文物保護(hù)法、統(tǒng)計(jì)法、會(huì)計(jì)法、合同法、電子簽名法、行政區(qū)域界線管理?xiàng)l例、企業(yè)國(guó)有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記管理辦法、政府信息公開條例等。三是共同執(zhí)行的法律、法規(guī)、規(guī)章依據(jù)。如：行政訴訟法、行政復(fù)議法、國(guó)家賠償法、行政許可法、行政處罰法等。檔案行政執(zhí)法依據(jù)的適用原則，主要體現(xiàn)在七個(gè)方面。P73-74三、檔案行政許可（一）檔案行政許可的概念檔案行政許可是指檔案行政管理部門根據(jù)公民、法人或者其他組織的申請(qǐng)，經(jīng)依法審查，準(zhǔn)予其從事特定活動(dòng)的行為。有四個(gè)方

47、面的主要特征。（二）檔案行政許可主體與項(xiàng)目根據(jù)檔案法、檔案法實(shí)施辦法的有關(guān)規(guī)定，檔案行政許可主體是檔案行政管理部門。檔案行政許可項(xiàng)目的設(shè)定必須遵循保障檔案事業(yè)發(fā)展的原則、確保公共利益原則、數(shù)量最少原則和適用原則。根據(jù)檔案法、檔案法實(shí)施辦法以及一些地方性檔案法規(guī)的規(guī)定，檔案行政許可項(xiàng)目主要有下列六項(xiàng)內(nèi)容：一是集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案向國(guó)家檔案館以外的單位或個(gè)人出賣的審批。二是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的非國(guó)家所有的檔案贈(zèng)送、交換的審批。-20-（三）檔案修復(fù)檔案修復(fù)是指使受損或退變檔案恢復(fù)或接近原有特征，或?qū)ζ溥M(jìn)行加固的過(guò)程，是一項(xiàng)搶救性的保護(hù)

48、措施。紙質(zhì)檔案修復(fù)技術(shù)主要包括去污技術(shù)、去酸技術(shù)、加固技術(shù)、修裱技術(shù)、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。五、全宗卷（一）全宗卷的編制原則和內(nèi)容全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。全宗卷的主要內(nèi)容包括：1.檔案收集方面的材料；2.檔案整理方面的材料；3.檔案鑒定方面的材料；4.檔案保管方面的材料；5.檔案統(tǒng)計(jì)方面的材料；6.檔案利用方面的材料；7.檔案管理新技術(shù)應(yīng)用方面的材料。（二）全宗卷的整理全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時(shí)必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時(shí)，及時(shí)進(jìn)行

49、整理組卷，數(shù)量較多的可設(shè)分卷。（三）全宗卷的管理檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號(hào)順序排列編制全宗卷目錄。檔案室和館藏全宗極少的檔案館，其形成的全宗卷，可置于每個(gè)全宗排列的卷首。全宗向檔案館或向有關(guān)單位移交時(shí)，其全宗卷亦隨同移交。第五節(jié) 檔案檢索一、檔案檢索概述（一）檔案檢索的內(nèi)容檔案檢索就是存儲(chǔ)和查找檔案信息的過(guò)程。存儲(chǔ)是查找的前提，查找是存儲(chǔ)的目的。-45-1.存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容 檔案檢索存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容兩方面：一是著錄標(biāo)引；二是組織檢索工具2.查找階段的主要內(nèi)容 檔案檢索查找階段的主要內(nèi)容包括兩個(gè)環(huán)節(jié)一是確定查找內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)換成檢索標(biāo)識(shí)。（二）檔案檢索效率檢索效率是指通過(guò)檢索滿足利用

50、者利用需求的全面性和準(zhǔn)確性程度。它是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能以及每一個(gè)檢索過(guò)程質(zhì)量的最基本的指標(biāo)。1.查全率查全率是指檢索結(jié)果滿足利用者利用需求的全面程度，即檢索出來(lái)的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。與查全率相對(duì)應(yīng)的是漏檢率，即未檢索出來(lái)的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。2.查準(zhǔn)率查準(zhǔn)率是指滿足利用者利用需求的準(zhǔn)確程度，即檢索出來(lái)的有關(guān)檔案與檢索出來(lái)的全部檔案的百分比。與之相對(duì)應(yīng)的是誤檢率，即檢索出來(lái)的不相關(guān)檔案與檢索出來(lái)的全部檔案的百分比。二、檔案著錄檔案著錄是對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。檔案著錄是組織檔案檢索工具的基礎(chǔ)，著錄的質(zhì)量決定了檢索工具的質(zhì)量。（一）著錄項(xiàng)目檔案著

51、錄項(xiàng)目是揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。根據(jù)檔案著錄規(guī)則的規(guī)定，包括7個(gè)著錄項(xiàng)目。著錄項(xiàng)目分為必要項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目。其中必要項(xiàng)目包括正題名、責(zé)任者、時(shí)間項(xiàng)、分類號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞。其余為選擇項(xiàng)目。-46-定，如檔案館工作通則、國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法。省、自治區(qū)、直轄市和較大的市的人民政府通過(guò)的地方檔案規(guī)章，如浙江省國(guó)家檔案館管理辦法、浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法。三、檔案法及檔案法實(shí)施辦法檔案法是我國(guó)檔案事業(yè)建設(shè)中的第一部法律，于1987年9月5日經(jīng)中華人民共和國(guó)第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)，并于1988年1月1日起施行。1996年7月5

52、日，第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議通過(guò)了關(guān)于修改中華人民共和國(guó)檔案法的決定，對(duì)檔案法進(jìn)行了修改。檔案法實(shí)施辦法是對(duì)檔案法原則性規(guī)定的進(jìn)一步細(xì)化，于1990年10月24日經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，1990年11月19日國(guó)家檔案局第1號(hào)令發(fā)布施行。1999年5月5日經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，1999年6月7日國(guó)家檔案局第5號(hào)令重新發(fā)布實(shí)施修改后的檔案法實(shí)施辦法。檔案法、檔案法實(shí)施辦法的調(diào)整內(nèi)容，主要有以下幾個(gè)方面：1. 檔案工作的基本問(wèn)題。主要有法律調(diào)整的范圍、檔案工作的基本原則、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、公民在檔案事務(wù)中的義務(wù)與權(quán)利等。2. 檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)和檔案工作人員的任職條件。3. 檔案的管理。包括文件材

53、料的立卷歸檔、檔案的移交、檔案的安全保管、國(guó)家檔案館館藏檔案的出境管理等。4. 檔案的開放利用和公布。5. 法律責(zé)任。檔案法、檔案法實(shí)施辦法明確規(guī)定了檔案違法行為的種類及應(yīng)追究的法律責(zé)任。檔案違法行為主要有十三種。P69-70第二節(jié) 檔案行政執(zhí)法一、檔案行政執(zhí)法的概念與基本要求檔案行政執(zhí)法，是指縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門依照檔案法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，對(duì)行政相對(duì)人采取的影響其檔案權(quán)利義務(wù)，以及對(duì)行政相對(duì)人行使檔案權(quán)利、履行義務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查的行為。 檔案行政執(zhí)法應(yīng)遵循五項(xiàng)基本要求：合法、依據(jù)充分、合理、效率、接受監(jiān)督。-19- 第三章 檔案法制建設(shè)第一節(jié) 檔案立法工作一、檔案立法

54、的概念檔案立法，從廣義上講，是指一切國(guó)家機(jī)關(guān)，即從中央到地方的各級(jí)國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)，依據(jù)法定權(quán)限和程序，制定、修改和廢止各種檔案規(guī)范性文件的活動(dòng)；從狹義上講，是指國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān)制定、修改和廢止檔案法律的活動(dòng)。二、檔案法規(guī)體系的構(gòu)成檔案法規(guī)體系，是以檔案法為核心，由檔案法律、法規(guī)、規(guī)章等組成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的有機(jī)整體。我國(guó)各類檔案法律規(guī)范的效力等次依次為法律、法規(guī)、規(guī)章。法律由國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān)依照立法程序制定和頒布的法律文件。如檔案法行政法規(guī)是國(guó)務(wù)院在職權(quán)范圍內(nèi)或者根據(jù)全國(guó)人大及其常委會(huì)授權(quán)制定發(fā)布的有關(guān)國(guó)家行政管理活動(dòng)的法律規(guī)范。如檔案法實(shí)施辦法、全國(guó)檔案館網(wǎng)設(shè)置原則和布局方案、科學(xué)技術(shù)檔案工作條例等。地方性法規(guī)是由省、自治區(qū)、直轄市及國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市的人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)制定的規(guī)范。如浙江省實(shí)施檔案法辦法、杭州市檔案管理?xiàng)l例、寧波市檔案工作條例。自治條例和單行條例是根據(jù)憲法、立法法、地方各級(jí)人民代表大會(huì)和地方各級(jí)人民政府組織法和民族區(qū)域自治法的規(guī)定，由民族自治地方的人民代表大會(huì)及其常委會(huì)依照當(dāng)?shù)孛褡宓恼?、?jīng)濟(jì)和文化特點(diǎn)制定的民族自治地方法規(guī)。規(guī)章包括部門規(guī)章和地方政府規(guī)章。部門規(guī)章由國(guó)務(wù)院各部門以及經(jīng)授權(quán)的國(guó)務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)依據(jù)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本部門行政管理的實(shí)際情況制-18-（