第一章建交函的書寫

1、第一章 第二節(jié) 撰寫建交函 一、一、 商務函電的寫作原則商務函電的寫作原則 7“C”原則原則 1.體諒體諒Consideration 體諒的重點在于要注重多站在對方立場上考慮問題。體諒的重點在于要注重多站在對方立場上考慮問題。 “We”- attitude We allow 2 percent discount for cash payment. “U”-attitude You can get 2 percent discount when you pay cash. 2.謙恭謙恭 Courtesy 撰寫商務函電時的恭謙不僅僅意味著禮貌，同撰寫商務函電時的恭謙不僅僅意味著禮貌，同時應真摯，機

2、敏，縝密，注重時常表達對閱信時應真摯，機敏，縝密，注重時常表達對閱信者的欣賞與感激。者的欣賞與感激。 sincere, tactful and appreciative e.g. You are requested to send me a price list for your T-shirts. Would you please send me a price list for your T-shirts? Polite We have received your letter of Oct.7 with many thanks, and we take the pleasure of s

3、ending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it. 3.清晰清晰Clarity 寫信者應盡量清晰地表達自己的意思。寫信者應盡量清晰地表達自己的意思。 Mr. White yesterday called our agent David saying that the mistake was “his”. As to the steamers sailing from Hong kong to San Francisco, we hav

4、e bimonthly direct services. (The word “bimonthly” has two meanings: twice a month, or once two months. The reader will feel puzzled about the meaning.) 4.簡要簡要 Conciseness 簡要和清楚經常是相輔而成的。摒棄簡要和清楚經常是相輔而成的。摒棄信中的陳詞濫調可使信更清楚更簡要。信中的陳詞濫調可使信更清楚更簡要。 Avoid “wordiness” and “cliche” e.g (1) “We hereby wish to let

5、 you know that we fully appreciate the trust you have in us.” (2) “We appreciate your trust in us.” 5.正確正確 Correctness 正確意味著適當的語言、準確的語法、正確意味著適當的語言、準確的語法、真實的信息和精確可靠的數據。真實的信息和精確可靠的數據。 Appropriate and grammatically correct language, factual information and accurate figures (such as specifications, quan

6、tity, price and unit, etc.) 6.完整完整 Completeness 一封商務函電應包括所有必要的信息。諸一封商務函電應包括所有必要的信息。諸如收信人、寄信人，寫信的目的、時間、如收信人、寄信人，寫信的目的、時間、地點。地點。 All necessary information (who, what, when, where, how), and complete structure。 7.具體Concreteness 我公司專門經營中國紡織品出口業(yè)務。我公司專門經營中國紡織品出口業(yè)務。 We specialize in the export of textiles?

7、二、商務信函的結構二、商務信函的結構 Structure of Business Letters外外 貿貿 函函 電電Electronics Ltd. 3 Stockbridge Road Liverpool LP5 20M Tel.: 087564789076 Fax:087564747867 Website: .uk Your Reference: Our Reference: 2569 April 13, 2004 Fuiji Company 153 Ginza-Chome Tokyo, Japan Attention: Sales Manager Dear Sirs, Re: Port

8、able Colour TV Sets We have seen your advertisement in the “Electric Frontier” and are quite interested in your portable colour television set. Enclosed is our Inquiry Note No.2368. Please quote us the lowest price C.I.F. Liverpool, stating the earliest date of shipment. We look forward to your earl

9、y reply. Very truly yours, ELECTRONICS LTD. Harold Jones Harold Jones Manager Encl. Inquiry Note cc: Mr. J.L.Smith, New York Structure of Business Letter1.信頭 letter Head 2.日期 Date 3.封內地址 Inside Address 4.稱呼 Salutation 5. 正文 Body 6.結尾敬語 Complimentary Close 7.簽名 Signature 8.事由 Subject 9.附件 Enclosure a

10、 參考號 Ref.No. b 經辦人 Attention Line c 抄送 Carbon Copy go（一）（一）Letter head Generally, a letter head will include the company logo, companys name, address, telephone number, fax number and email address, and the web address if available. 信頭：發(fā)信人的信息 信頭一般印在信紙上端的中間，但也可印在信箋的左上方外外 貿貿 函函 電電（一）（一）Letter head 1.信

11、頭的寫法：有平頭和縮行兩種格式。左邊各行開頭字母垂直排齊的叫平頭式；從第二行起，每行開頭都比上行向右縮進兩三個字母的叫縮行式。目前平頭式比較常用，因其在打字機或電腦上更便于操作，工作效率可以得到提高。 1）平頭式 Richard Thomas & Baldwins Ltd. 151 Gower Street London, SCT 6DY, England Tel:63216260 Fax:63302700外外 貿貿 函函 電電 2） 縮行式 SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD P.O.Box No. 1752, Shanghai 20002,China T

12、el:63216260 Fax:63302700 E-mail: spcldonline.shcn 2.信頭中發(fā)信頭中發(fā)信人地址、日期的具體寫法：信人地址、日期的具體寫法： 1） 門牌號碼和街名（或郵箱號）門牌號碼和街名（或郵箱號） 例如例如: 151 Gower Street 但有些不寫門牌號與街名，而寫出信箱號，如但有些不寫門牌號與街名，而寫出信箱號，如P.O.Box 1079,即即Post Office Box 1079的縮寫，第的縮寫，第1079號信箱。號信箱。 2） 城市、郵政編碼、國家名城市、郵政編碼、國家名 例如：例如：London, Swg250Y, England 美國地址在

13、城市名稱后應寫州名和郵區(qū)號，例如，美國地址在城市名稱后應寫州名和郵區(qū)號，例如， Columbus, Ohio 43210 ，U.S.A. （二）編號和日期（二）編號和日期 1.編號編號 （Reference No.) 有的信頭下有編號有的信頭下有編號 。編號的作用是便。編號的作用是便于存檔和查閱。于存檔和查閱。 編號又分：編號又分： 你方編號（你方編號（Your Reference No.), 我方編號（我方編號（Our Reference No.), 例如：例如： Your Ref : B-1549 Your Ref : JBD/WM Our Ref: A-3450 Our Ref: WDW

14、/LP2.日期日期Date April 28,2009 月份要用英文寫出，不能用數字來代替，但可以用縮寫。 年份要完全寫出來，不能簡寫。外外 貿貿 函函 電電Return （三）（三）Inside Name and Address封內姓名地址封內姓名地址 Always include the recipients name, address and postal code. Add job title if appropriate. 1.寫上封內地址的益處： 1）發(fā)信時可與信封上地址相互對照，以免發(fā)信時發(fā)生錯誤 2）收信人讀信時可以相互對照 3）便于查閱 （四）經辦部門（四）經辦部門 atte

15、ntion 例如：ATTN. :Import Department 如果需要注明辦理部門的，則注明此項。如果哪個部門辦理均可，此欄目可以省略。（五）稱呼（五）稱呼salutation1. If unsure to whom you should address a letter, you should use the following salutations: Dear Sir or Madam, 2. If you know the name but not familiar , you should use the following salutation: Dear Mr./Mrs.

16、XXX,外外 貿貿 函函 電電 3. If you are quite familiar with the recipient, you may use the following salutation: Hi XXX, Hello XXX, XXX,外外 貿貿 函函 電電Informal salutation 1.商業(yè)函件商業(yè)函件 1)用用“Dear Sirs, ” 不能單獨用不能單獨用“Sirs,” 2)美國人用美國人用“Gentlemen：”,更加普遍更加普遍 (不能用單數）不能用單數）,單數時稱單數時稱“Dear Sir” 3)如果是女性公司，則用如果是女性公司，則用 “Dear Me

17、sdames,” 2. 公事函件：公事函件： “ Dear Sir，”對一般機關團體負責人適用對一般機關團體負責人適用 此外公事函件還可以用此外公事函件還可以用 “To those who may be concerned，”外外 貿貿 函函 電電 外外 貿貿 函函 電電（六）事由（六）事由（標題（標題）The Subject Line 或或Caption： 事事由（標題）的作用是讓收信人對信的主旨一目由（標題）的作用是讓收信人對信的主旨一目了然，寫在稱呼語下面的兩行，一般是在信箋中上部了然，寫在稱呼語下面的兩行，一般是在信箋中上部的位置，可在前冠的位置，可在前冠以以Subject ：或：或R

18、e：的字樣。：的字樣。 事事由要簡單扼由要簡單扼要，用最簡單的短語、最簡要，用最簡單的短語、最簡單的詞匯讓對方一看便知此信的主題是什么。單的詞匯讓對方一看便知此信的主題是什么。eg. Subject: Annual Stockholders Meeting Re: Your Order No.111（七）（七）Body of a letter正文正文 The body of a business letter typically contains three paragraphs: 1.introductory paragraph 開頭語段 2.one or more body paragra

19、phs 主體段 3.concluding paragraph結束語段外外 貿貿 函函 電電Body of a letter注意事項： 1）段與段之間一般空兩行 想一想：如果信的正文很長，一頁紙不夠用而需兩張或數張聯頁，該怎么辦？外外 貿貿 函函 電電Body of a letter 如果信的正文很長，一頁紙不夠用而需兩張或數張聯頁，應在第一頁的右下端打“待續(xù)”（to be continued),并在聯頁上端注明收信人的名稱、日期、頁數，再繼續(xù)打正文。這是為了避免第一頁和第二頁，第三頁在發(fā)信時誤置。外外 貿貿 函函 電電 Formal Truly/sincerely/Faithfully you

20、rs, Informal Best regards, 只有第一個字母大寫，后面加逗號外外 貿貿 函函 電電（八）（八）Complimentary Close結尾敬語結尾敬語（九）（九）Signature Companys name Your signature typed signature (job title)ELECTRONICS LTD. Harold Jones Harold Jones ManagerReturn 外外 貿貿 函函 電電 想一想：如果有資格簽署的人不在公司，想請他人簽署，該怎么辦？外外 貿貿 函函 電電 注意： 有時候有資格簽署的人不在公司，常以授權（power o

21、f attorney)負責的雇員簽署，在這情況下，則應在公司名稱前寫上P.P.( Per Procuration)或Per Pro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。 格式一般如下： Yours faithfully （P.P.）THE NATIONAL TRANSPORT CO.， T.M.White T.M.White Manager外外 貿貿 函函 電電 （十）其他 1.附件（Enclosure): 如信中有附件時，應在左下角注明Encl.或Enc.(縮寫），如果附件不止一件，應注明2 Encls.或3 Encls.等. 例如: Encls. ：2 Invoices 3 En

22、cls. : 1 B/L 1 Photo 1 Certificate 外外 貿貿 函函 電電 2.副本抄送（Carbon Copy Notation)：如果寫信人希望信件內容為更多人的知曉，那么在Enclosure的下方或者下方必須注明c.c.的字樣，然后打上抄送單位的名稱。 c.c .可以大寫，也可以小寫，其后跟冒號 c.c.: Mr. Bruce Pat C.C.: Public Relation Department外外 貿貿 函函 電電 3.主辦人代號，又叫辨認代號 Indentification 以便日后查對這封信是由何人主稿，由何人速記打字。一般的寫法是把主稿人、速記員的姓名的第一

23、個字母連續(xù)打出，兩者之間加一斜劃,或加冒號。 例如一個名叫Willian L.Rich的人向一位名叫Margaret Davis 的秘書口授一封信，他們可以縮寫成 WLR/MD WLR:MD mlr/md 外外 貿貿 函函 電電 4.附筆（再啟）(Postscripts) 信寫完后，如果想起還有要緊的話要說，可以在信末加 P.S.,然后由發(fā)信人簽署本人簡筆簽名（本人姓名的每一個字母，如Park Davis,只簽P.D.)。鄭重的函件一般不用P.S.，說明寫信人辦事不夠周密。 eg. P.S. The samples will be mailed to you tomorrow.外外 貿貿 函函

24、 電電三、商務信函的格式三、商務信函的格式 Form of Business Letters 1.商務信函的格式：商務信函的格式： 全齊頭式全齊頭式Full Block Form 縮進式縮進式Indented Style 混合式混合式Modified Block Form 1) 全齊頭式全齊頭式 在全齊頭式中，每行都從左邊頂格開始。在全齊頭式中，每行都從左邊頂格開始。這一格式簡單易于打字，是商業(yè)信函中最這一格式簡單易于打字，是商業(yè)信函中最常用的格式。常用的格式。Marketing Department Huaqiang Company 200 Beijing Road， Changchun,

25、Jilin, 130001，China Sept. 12, 2006 Prof. Thompson Harvard University Boston, MA 02163 U.S.A. Dear Professor Thompson, To celebrate the fiftieth anniversary of the founding of our company, we request the honor of your presence at a reception which is to be held at Dayu Hotel, Changchun on September 3

26、0 from 7 p.m. to 9 in the evening. We would be glad if you could come. Yours faithfully, Mike Tang 2）縮進式）縮進式Indented Style 信頭、信內地址的每行文字均比上行向右信頭、信內地址的每行文字均比上行向右縮進一、兩個字母，正文每段的首行向右縮進一、兩個字母，正文每段的首行向右縮進縮進4個字母。個字母。Harvard University Boston, Mr. Mike Tang Marketing Department Huaqiang Company 200 Beijing Road Changchun, Jilin 130001 China Dear Mr.Tang, Thank you very much for your invitation to join the fiftieth anniversary of the