第四章會展運作階段的文案(中)

1、第四章 會展運作階段的文案（中）o 第一節(jié) 參展說明書 o 第二節(jié) 會展接待方案 o 第三節(jié) 展會相關活動策劃案 o 第四節(jié) 會展意向書 4.1參展說明書 o 4.1.1 參展說明書的含義參展說明書的含義o 參展說明書又稱參展商手冊是辦展機構將會展籌備、開幕以及參展商參加會展時應注意的其他問題匯編成冊，以方便參展商做參展準備的一種小冊子。編制參展商手冊是會展籌備過程中的一項基礎工作。 4.1參展說明書o4.1.2參展說明書的主要內容參展說明書的主要內容o）前言o主要是對參展商參加本會展表示歡迎，闡明本說明書編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關規(guī)定等。

2、前言一般要求言簡意賅。o）展覽場地基本情況o包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術數據等。o）會展基本信息o包括會展的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機構、會展指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。4.1參展說明書o）會展規(guī)則o即會展要求參展商和觀眾等參展時所必須遵守的規(guī)章制度，包括：會展有關證件使用和管理的規(guī)定、會展現(xiàn)場保安和保險的規(guī)定、展位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的注意事項、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產權保護規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的注意事項等。o）展位搭裝指南o是對會展展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標準展位說明和空地展位搭裝說明

3、等。o）展品運輸指南o是對參展商將展品等物品運到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運輸指南和國內運輸指南等。o）會展旅游信息o是對解決參展商及觀眾等參加會展期間的吃、住、行等需要和會展前后的旅游需要等做出的一些說明。o）相關表格o是有關參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和展位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務表、聘請臨時服務人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。 4.1參展說明書o 4.1.3參展說明書的編制要求參展說明書的編制要求o ）實用 ）簡明 ）詳盡 ）美觀 ）專業(yè) ）國際化4.2會展接待方案 o

4、4.2.1 會展接待方案的基本內容會展接待方案的基本內容o 1）接站與引導o 2）報到與簽到o 3）看望與會見o 4）安排食宿和作息時間o 5）文藝招待和參觀游覽o 6）返離工作4.2會展接待方案o 4.2.2會展接待方案的結構與寫法會展接待方案的結構與寫法o 會展接待方案的書面格式如下：o （1）標題o 綜合性方案的標題由會展活動名稱加“接待方案”組成。如：“2004年東北亞高新技術及產品博覽會接待方案”。4.2會展接待方案o （2）正文o 正文逐項載明接待方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規(guī)格、內容、

5、日程、責任和經費等內容，在撰寫相關條目時一定要力求準確、詳實，充分考慮到不同類展會和不同參展商的具體要求。尤其在具體的接站、食宿安排、及活動安排更不能有所紕漏。o （3）提交方案的會務工作機構o （4）提交方案的時間4.3展會相關活動策劃案 o4.3.1 展會相關活動策劃案的作用與原則展會相關活動策劃案的作用與原則o1）舉辦展會相關活動的作用o舉辦展會相關活動能滿足參展企業(yè)與專業(yè)觀眾達成交易、獲得信息等多種需求；對于辦展企業(yè)而言，也能使展會的影響力、知名度提高，作用很大。這主要表現(xiàn)在以下五個方面：o（1）豐富展會信息o（2）強化展會發(fā)布o（3）擴展展會展示o（4）延伸展會交易o（5）活躍展會現(xiàn)

6、場氣氛4.3展會相關活動策劃案o 2）舉辦展會相關活動的原則o 一般來說，舉辦展會的相關活動應遵循的原則有以下三條：o （1）要切合展會的主題o （2）有助于吸引目標受眾o （3）有助于提高展會效果4.3展會相關活動策劃案o 4.3.2展會相關活動策劃案的種類與策劃展會相關活動策劃案的種類與策劃o 1）開幕式策劃o 開幕式是展會正式開始的標志，同時也是主辦單位向公眾展示展會的規(guī)模和實力的良好機會，因而必須受到重視，更不能有任何差錯。其策劃要點有以下幾點：4.3展會相關活動策劃案o （1）主題o （2）時間和地點o （3）開幕式程序o （4）出席的主要嘉賓o （5）講話稿和新聞通稿o （6）創(chuàng)新

7、之處4.3展會相關活動策劃案o2）專題會議策劃o在展會的相關活動中，專業(yè)研討會、技術交流會、行業(yè)會議以及產品發(fā)布會等是最常見的會議活動。在策劃專題會議時關鍵要掌握策劃要點。o（1）專業(yè)研討會o（2）技術交流會o技術交流會使以技術的交流和傳播為主要內容的會議。這類會議是與會者就大家共同關心的領域和能引領合作事業(yè)，或是未來伙伴關系的框架進行研討。o（3）行業(yè)會議o行業(yè)會議一般是由行業(yè)協(xié)會或者政府主管部門組織舉辦，行業(yè)協(xié)會會員或者該行業(yè)有關企業(yè)參加的會議。行業(yè)會議在策劃上有三個方面的中心任務，即會議的主題、議題和籌備方案。o（4）產品發(fā)布會o產品發(fā)布會是以發(fā)布新產品或者是有關新產品信息為主要內容的會

8、議活動。在發(fā)布形式上可采取新聞發(fā)布會、記者招待會、情況通報會、記者通氣會、政策說明會、技術推介會、產品推介會以及成果發(fā)布會等類型，這些類型在內容和形式上常?；ハ嘟徊妫懈饔刑攸c。4.3展會相關活動策劃案o 3）評獎活動策劃評獎活動的策劃要點有：o （1）成立評審委員會 o （2）制定和發(fā)布活動方案o （3）發(fā)動參展商參加 o （4）評委會評選 o （5）公布評獎結果 4.3展會相關活動策劃案o 4）娛樂活動策劃o 在展會期間，為了活躍現(xiàn)場氣氛、更好地吸引企業(yè)參展和觀眾參觀，辦展機構往往會結合展會的需要，舉辦一些與展會有一定關聯(lián)的表演及其他活動，如比賽、特色餐飲等娛樂活動，如果這些活動策劃得好，

9、可以提高展會的效果。o （1）表演o （2）其他4.3展會相關活動策劃案o5）展會旅游活動策劃o會展旅游的概念有廣義和狹義之分。廣義的概念是把展會作為旅游活動的一種特殊類型，而狹義的概念是指展會之余所伴隨的觀光、休閑活動。本書所說的展會旅游活動是指狹義的概念。展會旅游活動的策劃要點有：o（1）策劃項目及路線o一般來說，策劃展會旅游項目及路線要考慮以下幾個方面：o切合展會主題o照顧對象興趣。o接待能力。o內外有別。o（2）安排落實o落實好車輛，安排好食宿，準備好必須的資金和物品，如攝像機、對講機、團隊標志、衛(wèi)生急救藥等。o（3）陪同o（4）介紹情況o（5）攝影o（6）安全4.4會展意向書o 4.

10、4.1會展意向書的含義 會展意向書是會展活動過程中當事人之間表達合作愿望的文書，沒有法律約束力。會展意向書常常是會展合同的前奏曲，很多重大項目的合同就是在意向書的基礎上簽訂的，因此它是簽訂重大會展合同的必要準備。4.4會展意向書o 4.4.2會展意向書和會展合同的區(qū)別 1）內容上 會展意向書的內容概括、原則，僅表明當事人雙方的意向、設想和打算，而會展合同的內容具體、詳細、周密，對雙方的權利、義務等有具體的要求。 4.4會展意向書o 4.4.2會展意向書和會展合同的區(qū)別 2）法律效力上 會展意向書不具有法律效力，不受法律保護；而會展合同具有法律的約束力和強制性，當事人必須全面履行合同規(guī)定的義務，

11、任何一方不得擅自變更或解除合同，不論哪一方違背了合同中規(guī)定條款，都要負違約責任。 4.4會展意向書o4.4.3會展意向書的結構和寫法 1）標題 標題要寫明雙方合作意向的主題或項目名稱，如“聯(lián)合辦展意向書”。文種必須寫“意向書”，不能寫成“協(xié)議書”。 2）雙方當事人名稱或姓名 標題之下寫明雙方當事人名稱或姓名，一般用“甲方”、“乙方”作簡稱，也可寫明雙方法定住所、營業(yè)批準機關名稱及批準時間、營業(yè)執(zhí)照編號等。 3）開頭 說明訂立意向書的目的、依據、時間、地點、原則，并用“達成如下合同意向”過渡到下文。標題下不寫雙方當事人名稱或姓名的。必須在開頭部分寫明雙方名稱或姓名。4.4會展意向書o4.4.3會展意向書的結構和寫法 4）主體 一般應寫明