《高效會議管理》

1、高效會議管理主講：xxxxABDC姓名姓名:xxxxx:xxxxx 部門：部門：xxxxxxxx崗位：崗位：xxxxxxxxxxxx任職經(jīng)歷：xxxxxxxxxxxxxTo introduce myself自我介紹如何打造高效會議如何打造高效會議明確會議為何會低效明確會議為何會低效了解會議的重要性了解會議的重要性課 程 目 標 第一章：會議概述 第二章：會議為什么低效 第三章：如何提高會議效能Contents目錄第一章會議概述什么是會議討論、商議聚會、見面、集會會議：就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。會會議議人類開會的歷史可謂是源遠流長。公元前21

2、98年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領，慶功封爵并商討全國的財政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。公元前 681 年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽為是“文山會?！钡淖鎺煚敗h起源在白領中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新詞兒了，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報社會調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進行的一項調(diào)查顯示，53.6的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。具體而言，57.4

3、的人每星期平均開會2次以上。受訪者中，40.8的人是企業(yè)職員，30的人是事業(yè)單位員工，12.9的人是政府機關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領認為自己參加的會議有意義，而剩余的大多數(shù)白領均表示厭煩開會，甚至有人為此變成職場“恐會族”。會議有什么作用會議作用集思廣益頭腦風暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報分配任務融合意見達成共識資訊分享政策宣傳表彰先進激勵士氣問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達；領導者需要公開表彰先進以激勵士氣等。發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；領導者需要聽取下屬的工作匯報并監(jiān)督進度；適于開會的情況12

4、3456已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好；所談事務密級較高，不宜擴大知情范圍；發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。123456不適于開會的情況會議的成本分析一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會海”的成本是：時間成本金錢成本效益成本機會成本會議成本時間成本時間成本參加會議的人數(shù)（與會者的準備時間與會者的到場時間正式會議時間

5、會議休息及耽擱時間）。金錢成本金錢成本開會的時間成本與會人員平均每小時的工資場地費、設施費、文件復印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本。效益成本效益成本參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。機會成本機會成本開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。第二章會議為什么低效從會議要素的角度來分析沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多（根本原因）。沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導致會議的進展和時間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴重，或該到的人未到

6、。未指定主持人或主持人未能嚴格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達。時間選擇不恰當，比如安排在即將午餐的時間，每人都饑腸轆轆，無心開會。地點選擇不合適，比如設在經(jīng)理辦公室，使會議被頻繁打斷，無法正常進行。主題議程參會人主持人記錄時間地點從會議過程的角度來分析1會議前缺乏準備123沒有提前準備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等開會前沒有提前通知與會者相關(guān)事宜及會議材料學習；沒有提前準備好會場、開會設施（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。2會議中缺乏控制氣氛緊張、壓抑

7、，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言；或領導者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。未能很好地圍繞主題進行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結(jié)束。與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。沒有嚴格按照會議的議程進行1會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責任人、時限并進行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！3會議后缺乏跟蹤第三章如何提高會議效能日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會議革命”，強化自身競爭力，以期由此帶來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標題：“只開有實際效果的

8、會議!”、“準時開始，最好一小時內(nèi)結(jié)束”、“重點在實際行動”。在日產(chǎn)被稱為“價值優(yōu)先”的跨部門會議，不請部長出席。因為部長是做最后決定的人，如果與會，可能影響討論方向的內(nèi)容。日 本 的 會 議 革 命從會議要素的角度來提升一次會議，最好只有一個主題?？梢约袝r間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。議題明確1 1從會議要素的角度來提升議程清晰2 2要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。 注意：議程安排上，不要領導先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”

9、拍馬屁，從而失去民主按領導意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。從會議要素的角度來提升精選參與人3 3會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。從會議要素的角度來提升指定主持人4 4參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)叩陌l(fā)言

10、、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議記錄要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成并發(fā)送到與會人員手中。做好會議記錄5 5從會議要素的角度來提升從會議過程的角度來提升會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準備。不要開沒有準備的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。提前準備好會議議題、議程、會議材料并確定參與人、主持人和記錄人等會

11、議議題、議程、時間、地點確定后，要提前告知參會人員并提前發(fā)放相關(guān)會議資料。提前準備好會場、開會設施（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。注意，會議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當面再次通知，并提醒與會人員應做好哪些準備。會前做好準備1 1會議主持人應對會議過程進行良好的引導和控制，如主持人工作未到位，那么會議中的領導者應及時提醒，以防會議脫離控制。1）確保會議按時開始，并嚴格按照會議議程進行；2）嚴格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結(jié)束；3）營造活躍的討論氣氛，

12、維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機會并引導大家積極發(fā)言或獻計獻策。4）保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊。5）控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應立即予以制止。6）對討論的結(jié)果及時進行匯總，并形成會議結(jié)論。會中做好控制2 2衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。1）會議記錄要明確記錄待追蹤事項。以下為待會議決議及重大事項追蹤表，可參考：會后做好跟蹤3 3序號序號事項事項責任部門責任部門責任人責任人事項產(chǎn)生時間事項產(chǎn)生時間成果要求成果要求計劃完成時間計劃完成時間實際完成時間實際完成時間成果展示成果展示備注備注2）會議發(fā)起人要指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作