檔案管理教案

1、檔案管理 秘書辦公室： 李總：小王，你幫我找一下上個(gè)月合肥天則公司來我們公司時(shí)雙方談判的會(huì)議記錄。 王俐：好的。我馬上送過去。（過了好久，王俐也沒找到，她與小胡兩人一起找，還是沒找到。）（李總打來電話）：小王，怎么回事，這么慢？王俐：對不起，李總，我忘記放哪去了李總：這怎么行？你事后未歸檔嗎？王俐：我記不清了李總：這些檔案是很有用的，難道你不清楚么？我現(xiàn)在要和對方談具體問題，沒有憑據(jù)豈不麻煩？小胡：看看這是不是？王俐：是了，哎呀，李總，找到了！在我的辦公臺下壓著呢！李總：趕緊送過來，以后要多學(xué)學(xué)如何管理檔案方面的知識！相關(guān)知識 一、檔案的作用：一、檔案的作用： 檔案是單位中最原始、最可靠的信息

2、，主要有單位文件、手稿、書信、合同、憑證、賬簿、報(bào)表、圖表、照片、錄音、錄像等，發(fā)揮著憑證和參考作用。 檔案的收集：辦理完畢的有價(jià)值的文字和影音材料。 二、檔案的整理二、檔案的整理： 全宗：一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。 立檔單位：在工作、組織和財(cái)務(wù)上是否有一定的獨(dú)立性。即可以獨(dú)立行使職權(quán)；可以自己編制預(yù)算或財(cái)務(wù)收支計(jì)劃；設(shè)有人事管理的機(jī)構(gòu)或人員并有一定人事任免權(quán)。 1、收集收集。即是對本單位應(yīng)歸檔的文件材料的接收 一是處理完畢的文件材料要隨時(shí)收隨時(shí)收； 二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收定期收； 三是本單位發(fā)文，在蓋章時(shí)當(dāng)時(shí)收當(dāng)時(shí)收； 四是會(huì)議材料，要事先做好工作及

3、時(shí)收及時(shí)收； 五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對性地有針對性地收收； 六是常規(guī)性的文件材料，要逐項(xiàng)收逐項(xiàng)收； 七是在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)，要提前收提前收； 八是結(jié)合年終檢查，集中收集中收； 九是年末立卷需要全面收全面收； 十是在立卷過程中，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收反復(fù)收。 2、裝訂、裝訂 （1）文件的修整。修裱破損文件、拆除金屬）文件的修整。修裱破損文件、拆除金屬物或塑膠殼，復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件物或塑膠殼，復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件（主要指傳真件）。（主要指傳真件）。 （2）文件的裝訂。采用袋裝結(jié)合線裝的方法。）文件的裝訂。采用袋裝結(jié)合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除后，放入梯形無酸牛皮袋裝即是將

4、金屬排除后，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的文件，先線裝紙（即斜口袋）中。較厚的文件，先線裝（“三孔一線三孔一線”），再裝入斜口袋。），再裝入斜口袋。 3、分類、分類。即依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對文件進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的管理體系。 ，按時(shí)間：年度分類法、時(shí)期分類法。 ，按來源：組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法。 ，按內(nèi)容：問題分類法、實(shí)物分類法、地理分類法。 常用的是按年度、組織機(jī)構(gòu)、問題分類三種。 分類方案的設(shè)置分類方案的設(shè)置： 一般機(jī)關(guān)按“年度機(jī)構(gòu)或問題保管期限”三級分類；歸檔文件少的單位可按“年度保管期

5、限”兩級分類。 4、排列、排列 （1）盒內(nèi)歸檔文件排列盒內(nèi)歸檔文件排列。在同一保管期限下，按“事由結(jié)合時(shí)間”排列。運(yùn)用電腦和軟件輔助歸檔的，可采用隨辦隨歸，按文件辦理時(shí)間先后順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件集中排列。 一件文件的排列順序一件文件的排列順序： 發(fā)文與定稿為一件，發(fā)文在前； 收文處理簽和文件為一件，收文處理簽在前； 正件與附件為一件，正件在前； 請示與批復(fù)為一件，批復(fù)在前； 轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前； 原件與復(fù)制件為一件，復(fù)制件在前； 無定稿的發(fā)文與簽發(fā)單為一件，發(fā)文在前。 5、編號、編號 （1）檔號的編制檔號的編制。由全宗號年度號類別號保管期限件號組成。 在編制

6、檔號時(shí)，注意五點(diǎn)： 全宗號全宗號是指區(qū)檔案館給各單位的代號。 年度號年度號是指歸檔文件形成的年度。 類別號類別號用大寫拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制。拼音字母為檔案的類代號，阿拉伯?dāng)?shù)字為類別號。如“W01”表示文書檔案中的黨群類（或辦公室） 檔號舉例檔號舉例：如“0132009W01Y001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件； (2)、頁數(shù)的編制： 頁數(shù)指每件文件的總頁數(shù)（包括處理簽、發(fā)文稿紙、底稿等），在每件文件首頁的右上角，用鉛筆編寫。 （3）歸檔章的編制歸檔章的編制 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章蓋在每份文

7、件首面上方的空白處。歸檔章統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫，不得用紅筆、原珠筆、鉛筆、藍(lán)色筆填寫。 歸檔章規(guī)范式樣 規(guī)格：1645mm（全宗號） （年度）（室編件號）(機(jī)構(gòu)或問題） （保管期限） （館編件號） 6、編目、編目 即編制歸檔文件目錄（一式兩份：一份放入檔案盒，一份作為檢索工具）。歸檔文件目錄的項(xiàng)目：檔號（編在目錄的左上角）、件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。不同類別的歸檔文件目錄要制作目錄封面，便于區(qū)分、查找。歸檔文件目錄 檔號：013-2009-W01-Y 文件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注歸檔文件目錄封面格式歸歸 檔檔 文文 件件 目目 錄錄 全 宗 名 稱 年 度 期 限

8、 類別 “檔號”：與前邊介紹的檔號編寫方法有點(diǎn)不一致，不編件號。 “件號”：盒內(nèi)文件的排列順序號（小流水號）。 “責(zé)任者”：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)，要用全稱或規(guī)范性簡稱。 “文號”：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號，包括機(jī)關(guān)代字、年度、順序號等要全部填寫。如咸安政辦發(fā)（2008）8號。 “題名”：即文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)自擬標(biāo)題，用方括號“ ”區(qū)別。如任免文件中有本單位干部的，一定要用方括號“ ”單獨(dú)標(biāo)識。如標(biāo)題只是“通知”或“批復(fù)”的，要自擬標(biāo)題，外加方括號“ ”。 “日期”：即文件的形成時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，中間不用任何分隔號，如19990810。 “頁數(shù)”：即文件的總

9、頁數(shù)，與袋號章的頁數(shù)對應(yīng) “備注”：填寫本盒內(nèi)文件的變化情況或需要注明的情況（有就填）。 7、裝盒、裝盒 （1）盒內(nèi)材料盒內(nèi)材料：按歸檔文件目錄歸檔文件備考表順序存放。 （2）裝盒步驟裝盒步驟 第一步第一步：在同一年度、同一類別、同一保管期限下，按件號順序裝盒。一盒裝不下，可裝第二盒，排放在一起。在室編起止件號中區(qū)分。 第二步第二步：填寫檔案盒封面，只填寫單位名稱。 第三步第三步：填寫檔案盒脊背各欄目。檔案盒封面格式 _檔案盒背脊格式全 宗 號類別號期限年度 分類號起止件號盒內(nèi)備考表格式 備考表說明： 整理人： 檢查人： 整理時(shí)間： 年 月 日 “全宗號全宗號”：填寫區(qū)檔案館給定的全宗號，暫未

10、給定的不填寫； “年度年度”：填寫盒內(nèi)文件形成的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫； “保管期限保管期限”：填寫盒內(nèi)文件的保管期限，用漢字或數(shù)字（永久、30、10）表示； “機(jī)構(gòu)（或問題）機(jī)構(gòu)（或問題）”：填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)（或問題）名稱或代號； “起止件號起止件號”：起止件號分為室編欄和館編欄。機(jī)關(guān)檔案室只填寫室編欄，館編欄由檔案館填寫。用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫本盒內(nèi)歸檔文件的起止號，中間用“”連接。如“1218”表示盒內(nèi)第12件到第18件文件。如遇到一盒裝不下，需另裝一盒的同一類別，同一保管期限的，室編起止件號順編。如第一盒為“124”，第二盒為“2538” “盒號盒號”：按年度和分類方案排列順序編流水號

11、，一年一個(gè)流水號。盒號用鉛筆填寫（如固定好的，可用中性筆寫），其他欄目填寫用碳素墨水或中性筆，也可用黑色印泥蓋章。 三、檔案檢索：三、檔案檢索： 檢索工具包括： 歸檔文件目錄文件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注 分類目錄； 人名索引，由人名和檔號兩部分組成，按姓氏筆劃、漢語拼音字母順序或四角號碼方法排列。 全宗指南； 電子檔案檢索。 四、檔案鑒定：四、檔案鑒定： 分析價(jià)值：內(nèi)容、來源、產(chǎn)生時(shí)間、名稱、稿本和外形特征、技術(shù)因素、功能因素、作者因素。 確定保管期限：永久、定期（10年、30年） 五、檔案保管五、檔案保管 檔案庫房安排：合理安排，如盡可能集中等； 日常管理： 建立管理制度； 溫濕度（紙質(zhì)溫度度，相對濕度為）。 流動(dòng)中的保護(hù)； 安全檢