第10章 采購管理系統(tǒng)

1、第10章 采購管理系統(tǒng)10.1 采購管理系統(tǒng)概述10.2 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理10.1采購管理系統(tǒng)概述o 采購系統(tǒng)初始設(shè)置采購系統(tǒng)初始設(shè)置n包括設(shè)置采購管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理所需要的采購參數(shù)、基礎(chǔ)信息及采購期初數(shù)據(jù)o 采購業(yè)務(wù)處理采購業(yè)務(wù)處理n采購業(yè)務(wù)處理主要包括請購、訂貨、到貨、入庫、采購發(fā)票、采購結(jié)算等采購業(yè)務(wù)全過程的管理?？梢蕴幚砥胀ú少彉I(yè)務(wù)、受托代銷業(yè)務(wù)、直運業(yè)務(wù)等業(yè)務(wù)類型。企業(yè)可根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況，對采購業(yè)務(wù)流程進行可選配置。o 采購賬簿及采購分析采購賬簿及采購分析n提供各種采購明細表、增值稅抵扣明細表、各種統(tǒng)計表及采購賬簿供用戶查詢。同時提供采購成本分析、供應(yīng)商價格對比分析、采購類型結(jié)

2、構(gòu)分析、采購資金比重分析、采購費用分析、采購貨齡綜合分析。 10.1采購管理系統(tǒng)概述o 采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系采購訂單、到貨單采購入庫單直運采購發(fā)票采購成本直運銷售訂單、銷售訂單、發(fā)票直運采購發(fā)票付款信息采購發(fā)票應(yīng)付款管理系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)庫存管理系統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)存貨核算系統(tǒng)10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 普通采購業(yè)務(wù)處理n 普通采購業(yè)務(wù)適合于大多數(shù)企業(yè)的日常采購業(yè)務(wù)，提供對采購請購、采購訂貨、采購入庫、采購發(fā)票、采購成本核算、采購付款全過程管理。10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購入庫業(yè)務(wù)n 按貨物和發(fā)票到達的先后，將采購入庫業(yè)務(wù)劃分為單貨同行、貨到票未到（暫估入庫）、票到貨

3、未到（在途存貨）三種類型，不同的業(yè)務(wù)類型相應(yīng)的處理方式有所不同。10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 單貨同行的采購業(yè)務(wù)憑證憑證憑證發(fā)票制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）核銷制單結(jié) 算制單采購入庫單錄入（庫存管理）采購入庫單記賬（存貨核算）采購入庫單審核（庫存管理）借：原材料 貸 ：物資采購借：物資采購 應(yīng)交稅金 貸：應(yīng)付賬款借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款采購發(fā)票錄入（采購管理）錄入付款單（應(yīng)付款系統(tǒng)）審核、記賬 （總賬系統(tǒng)）10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購請購n 采購請購是指企業(yè)內(nèi)部各部門向采購部門提出采購申請，或采購部門匯總企業(yè)內(nèi)部采購需求列出采購清單。請購是采購業(yè)務(wù)的起點，可以依據(jù)審核后的采購請購單生

4、成采購訂單。在采購業(yè)務(wù)流程中，請購環(huán)節(jié)是可省略的。 10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購請購單10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購訂貨n 訂貨是指企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購合同或采購協(xié)議，確定要貨需求。供應(yīng)商根據(jù)采購訂單組織貨源，企業(yè)依據(jù)采購訂單進行驗收。在采購業(yè)務(wù)流程中，訂貨環(huán)節(jié)也是可選的。 10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購訂貨10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購到貨n 采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確定對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息，以到貨單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。在采購業(yè)務(wù)流程中，到貨處理可選可不選。 10.

5、2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購入庫n采購入庫是指將供應(yīng)商提供的物料檢驗（也可以免檢）確定合格后，放入指定倉庫的業(yè)務(wù)。當(dāng)采購管理系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)集成使用時，入庫業(yè)務(wù)在庫存管理系統(tǒng)中進行處理。當(dāng)采購管理系統(tǒng)不與庫存管理系統(tǒng)集成使用時，入庫業(yè)務(wù)在采購管理系統(tǒng)中進行處理。在采購業(yè)務(wù)流程中，入庫處理是必須的。n采購入庫單是倉庫管理員根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的入庫單據(jù)。采購入庫單既可以直接填制，也可以拷貝采購訂單或采購到貨單生成。10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購入庫10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購發(fā)票n 采購發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票確定采購成本，并據(jù)以

6、登記應(yīng)付賬款。采購發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為藍字發(fā)票和紅字發(fā)票；按發(fā)票類型分為增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運費發(fā)票。n 采購發(fā)票既可以直接填制，也可以從“采購訂單”、 “采購入庫單” 或其他的 “采購發(fā)票”拷貝生成。10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購結(jié)算n采購結(jié)算也稱采購報賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購發(fā)票和倉庫確定的入庫單到財務(wù)部門，由財務(wù)人員確定采購成本。在本系統(tǒng)中采購結(jié)算是針對采購入庫單，根據(jù)發(fā)票確定其采購成本。采購結(jié)算的結(jié)果是生成采購結(jié)算單，它是記載采購入庫單與采購發(fā)票對應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對照表。采購結(jié)算分為自動結(jié)算和手工結(jié)算兩種方式。n自動結(jié)算是由計算機系統(tǒng)自動將相同供

7、貨單位的，存貨相同且數(shù)量相等采購入庫單和采購發(fā)票進行結(jié)算。n使用“手工結(jié)算”功能可以進行正數(shù)入庫單與負數(shù)入庫單結(jié)算、正數(shù)發(fā)票與負數(shù)發(fā)票結(jié)算、正數(shù)入庫單與正數(shù)發(fā)票結(jié)算，費用發(fā)票單獨結(jié)算。手工結(jié)算時可以結(jié)算入庫單中部分貨物，未結(jié)算的貨物可以在今后取得發(fā)票后再結(jié)算?？梢酝瑫r對多張入庫單和多張發(fā)票進行報賬結(jié)算。手工結(jié)算還支持到下級單位采購，付款給其上級主管單位的結(jié)算，支持三角債結(jié)算，即支持甲單位的發(fā)票可以結(jié)算乙單位的貨物。n如果費用發(fā)票在貨物發(fā)票已經(jīng)結(jié)算后才收到，為了將該筆費用計入對應(yīng)存貨的采購成本，需要采用費用發(fā)票單獨結(jié)算的方式。10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購運費單獨結(jié)算10.2采購管理系

8、統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購發(fā)票審核生成憑證10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 入庫單記賬生成憑證10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 暫估入庫（貨到票未到）的采購業(yè)務(wù)n 暫估是指本月存貨已經(jīng)入庫，但采購發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。對暫估業(yè)務(wù)，系統(tǒng)提供了三種不同的處理方法。即月初回沖、單到回沖和單到補差。10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 暫估入庫（貨到票未到）的采購業(yè)務(wù)n 暫估是指本月存貨已經(jīng)入庫，但采購發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。對

9、暫估業(yè)務(wù)，系統(tǒng)提供了三種不同的處理方法。即月初回沖、單到回沖和單到補差。10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 月初回沖n本月月底，填寫暫估單價，記存貨明細賬，生成暫估憑證。n進入下月后，存貨核算系統(tǒng)自動生成與暫估入庫單完全相同的“紅字回沖單”，同時登錄相應(yīng)的存貨明細賬，沖回存貨明細賬中上月的暫估入庫。對“紅字回沖單”制單，沖回上月的暫估憑證。n收到采購發(fā)票后，錄入采購發(fā)票，對采購入庫單和采購發(fā)票作采購結(jié)算。結(jié)算完畢后，進入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行“暫估處理”功能，進行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動生成一張 “藍字回沖單”，其上的金額為發(fā)票上的報銷金額。同時登記存貨明細賬，使庫存增加。對“藍字回沖單”制單

10、，生成采購入庫憑證。 10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 月初回沖-結(jié)算成本處理10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 單到回沖n 當(dāng)月, 貨到票未到:暫估制單暫估入庫單記賬n 下月發(fā)票到: 暫估制單暫估入庫單記賬（存貨核算）借：原材料 貸：物資采購填制暫估入庫單（采購管理）藍字回沖單制單紅字回沖單制單填制采購發(fā)票（采購管理）采購結(jié)算（采購管理）暫估處理（存貨核算）借：原材料(紅) 貸：物資采購(紅)借：原材料 貸：物資采購10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 單到補差n 下月初不作處理，采購發(fā)票收到后，在采購管理中錄入并進行采購結(jié)算；再到存貨核算中進行“暫估處理”，如果報銷金額與暫估金額的差額不為

11、零，則產(chǎn)生調(diào)整單，一張采購入庫單生成一張調(diào)整單，用戶確定后，自動記入存貨明細賬；如果差額為零，則不生成調(diào)整單；最后對“調(diào)整單”制單，生成憑證，傳遞到總賬。10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 在途業(yè)務(wù)（票到貨未到）處理n 如果先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票進行壓單處理，待貨物到達后，再一并輸入計算機做報賬結(jié)算處理。但如果需要實時統(tǒng)計在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計算機，待貨物到達后，再填制入庫單并做采購結(jié)算。10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 直運采購業(yè)務(wù)處理n 直運采購業(yè)務(wù)是指產(chǎn)品無需入庫即可完成的購銷業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶，沒有實務(wù)的入庫處理，

12、財務(wù)結(jié)算由供銷雙方通過直運銷售發(fā)票和直運采購發(fā)票分別與企業(yè)結(jié)算。直運業(yè)務(wù)適用于大型電器、汽車和設(shè)備等產(chǎn)品的購銷。n 直運采購業(yè)務(wù)類型有兩種：普通直運業(yè)務(wù)和必有訂單直運業(yè)務(wù)。10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購?fù)素洏I(yè)務(wù)處理n貨雖收到，但尚未錄入采購入庫單o 只要把貨退還給供應(yīng)商即可，軟件中不用做任何處理。n已錄入“采購入庫單” ，未錄入“采購發(fā)票” o 如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”；如果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單”。n已錄入“采購入庫單” ，已錄入“采購發(fā)票”但未結(jié)算 o 如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”和“采購發(fā)票”；如果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單” 和“采購發(fā)

13、票”。n已錄入“采購入庫單” ，已錄入“采購發(fā)票”并執(zhí)行了采購結(jié)算o 若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，此時可取消采購結(jié)算，再刪除或修改“采購入庫單”和“采購發(fā)票”，若結(jié)算后的發(fā)票已付款，則必須錄入退貨單。 10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 采購?fù)素洏I(yè)務(wù)處理n 入庫單已記賬o 無論是否錄入“采購發(fā)票”， “采購發(fā)票”是否結(jié)算，結(jié)算后的“采購發(fā)票”是否付款，都需要錄入退貨單。憑證憑證憑證紅字發(fā)票制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）核銷制單結(jié) 算制單退貨單錄入（庫存管理）退貨單記賬（存貨核算）退貨單審核（庫存管理）借：原材料(紅) 貸：物資采購(紅)借：物資采購(紅) 應(yīng)交稅金(紅) 貸：應(yīng)付賬款(紅)借：銀行存款(紅)

14、貸：應(yīng)付賬款(紅)紅字發(fā)票錄入（采購管理）錄入收款單（應(yīng)付款系統(tǒng)）審核、記賬 （總賬系統(tǒng)）10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 現(xiàn)付業(yè)務(wù)n 當(dāng)采購業(yè)務(wù)發(fā)生時，立即付款，由供貨單位開具發(fā)票。 現(xiàn)結(jié)制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）填制采購發(fā)票（采購管理）現(xiàn)付處理（采購管理）借：材料采購 貸：銀行存款10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 現(xiàn)付業(yè)務(wù)n 現(xiàn)付生成憑證 10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 受托代銷業(yè)務(wù)n 受托代銷業(yè)務(wù)是一種先銷售后結(jié)算的采購模式。指商業(yè)企業(yè)接受其他企業(yè)的委托，為其代銷商品，代銷商品售出后，本企業(yè)與委托方進行結(jié)算，開具正式的銷售發(fā)票，商品的所有權(quán)實現(xiàn)轉(zhuǎn)移。n 只有在建賬時選擇企業(yè)類型為“商業(yè)”，才能處理受托代銷業(yè)務(wù)。對于受托代銷商品，必須在存貨檔案中將“是否受托代銷”復(fù)選框選中，并且把存貨屬性設(shè)置為“外購”、“銷售”。 10.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o 受托代銷業(yè)務(wù)流程n 受托方接收貨物，填制受托代銷入庫單