辦公軟件使用技巧交流

1、知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享辦公軟件使用技巧交流與分享辦公軟件使用技巧交流與分享 賽維賽維LDKLDK集團集團知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享分享目的分享目的u通過這個平臺，把我平時工作中常用的office技巧及部分數(shù)據(jù)分析工具使用與大家做個分享，希望對大家以后工作有所幫助。辦公軟件常用辦公軟件常用10項小技巧項小技巧EXCEL常用常用10項函數(shù)項函數(shù)EXCEL數(shù)據(jù)分析及圖表制作數(shù)據(jù)分析及圖表制作Office outlook 三技巧三技巧知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享第一部分第一部分摘摘 要要 1 1、同一、同一wordword

2、文檔，多種頁碼、紙張方向實現(xiàn)技巧文檔，多種頁碼、紙張方向實現(xiàn)技巧 2 2、wordword與郵件集成技巧與郵件集成技巧 3 3、取消自動替代后續(xù)文字、取消自動替代后續(xù)文字 4 4、批閱模式下修改文件、批閱模式下修改文件 5 5、如何用、如何用A4A4紙打印小手冊紙打印小手冊 6 6、如何使用凍結、拆分、組合窗口、如何使用凍結、拆分、組合窗口 7 7、excelexcel高級篩選如何使用高級篩選如何使用 8 8、excelexcel單元格密碼保護，文檔密碼保護單元格密碼保護，文檔密碼保護 9 9、 excel excel單元格如何換行，處理篩選復制結果（單元格如何換行，處理篩選復制結果（alt+

3、alt+；）；） 1010、設置單元格內容僅供選擇（設置單元格有效性）、設置單元格內容僅供選擇（設置單元格有效性）目目 錄錄wordexcel辦公軟件辦公軟件10項小技巧項小技巧知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享 1 1、頁面布局、頁面布局插入分隔符插入分隔符下一下一頁頁 2 2、點擊頁面出、點擊頁面出取消取消鏈接到前一鏈接到前一頁頁 3 3、隨意設置分隔符之后頁面方式，與、隨意設置分隔符之后頁面方式，與之前的不方式任何干擾之前的不方式任何干擾1 1、同一、同一wordword文檔，多種頁碼、紙張方向實現(xiàn)技巧文檔，多種頁碼、紙張方向實現(xiàn)技巧案例文件案例文件word需要做本手冊

4、，要求封需要做本手冊，要求封面、目錄編碼與正文不面、目錄編碼與正文不同？同？知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享 1 1、點擊郵件、點擊郵件開始郵件合并開始郵件合并使用使用郵件合并向導郵件合并向導 2 2、選擇電子郵件、選擇電子郵件瀏覽瀏覽EXCELEXCEL表表 3 3、插入合同域、插入合同域預覽結果預覽結果 4 4、合并、發(fā)送郵件、合并、發(fā)送郵件2 2、wordword與郵件集成技巧與郵件集成技巧案例文件案例文件wordexcel部門員工績效考核部門員工績效考核成績出來了，需要成績出來了，需要郵件一一通知他們郵件一一通知他們？知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于

5、分享按按insertinsert建建3 3、取消自動替代后續(xù)文字、取消自動替代后續(xù)文字案例文件案例文件wordword輸入文輸入文字為何后面字為何后面的文字會消的文字會消失？失？知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享4 4、批閱模式下修改文件、批閱模式下修改文件案例文件案例文件word 1 1、點擊審閱、點擊審閱 2 2、選擇修訂、選擇修訂 3 3、修改文件、修改文件如何讓修改文如何讓修改文件自動生成修件自動生成修改記錄？改記錄？知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享5 5、如何用、如何用A4A4紙打印小手冊紙打印小手冊案例文件案例文件word 1 1、打印縮放、打

6、印縮放每版兩頁每版兩頁如何用如何用A4紙打紙打印小手冊？印小手冊？知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享6 6、如何使用凍結、拆分、組合窗口、如何使用凍結、拆分、組合窗口案例文件案例文件excel 1 1、點擊視圖、點擊視圖 2 2、選擇拆分，移動拆分框、選擇拆分，移動拆分框 3 3、點擊凍結窗口、點擊凍結窗口 1 1、點擊數(shù)據(jù)、點擊數(shù)據(jù) 2 2、選擇所需組合的行、選擇所需組合的行 3 3、點擊組合、點擊組合excel數(shù)據(jù)量大，如數(shù)據(jù)量大，如何才能更快捷的查閱何才能更快捷的查閱各項數(shù)據(jù)？各項數(shù)據(jù)？知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享7 7、excelexcel高級

7、篩選如何使用高級篩選如何使用案例文件案例文件excel 1 1、點擊數(shù)據(jù)、點擊數(shù)據(jù) 2 2、選擇高級篩選、選擇高級篩選 3 3、輸入查找范圍、條件、顯示區(qū)域、輸入查找范圍、條件、顯示區(qū)域 （且且條件同行，條件同行，或或條件分行）條件分行）各科成績出來了，我各科成績出來了，我要篩選有要篩選有90分以上的分以上的人員？人員？知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享我的我的excelexcel有保密信息，需要設置密碼？我的有保密信息，需要設置密碼？我的excelexcel部分單元格不允許修改？部分單元格不允許修改？8 8、excelexcel單元格密碼保護，文檔密碼保護單元格密碼保護，文

8、檔密碼保護案例文件案例文件excel 1 1、選擇另存為其他格式、選擇另存為其他格式 2 2、點擊工具，選擇常規(guī)選項、點擊工具，選擇常規(guī)選項 3 3、設置密碼，保存、設置密碼，保存 如何取消密碼保護？如何取消密碼保護？ 1 1、選擇允許修改的單元格，點擊單元格屬性、選擇允許修改的單元格，點擊單元格屬性 2 2、點擊保護，設置不鎖定，保存、點擊保護，設置不鎖定，保存 3 3、點擊審閱，設置工作表保護、點擊審閱，設置工作表保護數(shù)據(jù)保密數(shù)據(jù)保密知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享我的我的excelexcel單元格內單元格內如何換行？如何換行？9 9、 excelexcel單元格如何換

9、行單元格如何換行案例文件案例文件excel方法一：在記事本文件里編輯好，然后方法一：在記事本文件里編輯好，然后復制至單元格復制至單元格方法二：按住方法二：按住ALT+ENTERALT+ENTER建強制換行建強制換行知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享1010、設置單元格內容僅供選擇、設置單元格內容僅供選擇案例文件案例文件excel 1 1、點擊數(shù)據(jù)，選擇數(shù)據(jù)有效性、點擊數(shù)據(jù)，選擇數(shù)據(jù)有效性 2 2、設置序列，輸入出錯警告、設置序列，輸入出錯警告 3 3、保存、保存我有份離職情我有份離職情況表需要下發(fā)況表需要下發(fā)給部門人員，給部門人員，要求只能選擇要求只能選擇離職類別？離職類別？

10、知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享第二部分第二部分摘摘 要要 1 1、數(shù)據(jù)引用函數(shù)：、數(shù)據(jù)引用函數(shù)：vlookupvlookup 2 2、條件判斷函數(shù)：、條件判斷函數(shù)：IFIF，sumifsumif 3 3、字符串提取函數(shù)：、字符串提取函數(shù)：MID,left,rightMID,left,right 4 4、提取年月日函數(shù)：、提取年月日函數(shù)：year,month,dayyear,month,day 5 5、絕對引用：、絕對引用：$ $ 6 6、求最值函數(shù)：、求最值函數(shù)：minmin，maxmax 7 7、計算指點條件單元格數(shù)函數(shù)：、計算指點條件單元格數(shù)函數(shù)：countifcou

11、ntif 8、 將數(shù)值向下取整為最接近的整數(shù)：將數(shù)值向下取整為最接近的整數(shù)： INT 9、字符串連接：、字符串連接：concatenate 1010、提取系統(tǒng)時間函數(shù)：、提取系統(tǒng)時間函數(shù)：nownow，todaytoday目目 錄錄案例案例excelEXCEL常用常用10項函數(shù)項函數(shù)知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享第三部分第三部分摘摘 要要目目 錄錄一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)透視表的使用透視表的使用二、制作領導想要的圖表二、制作領導想要的圖表圖表制作圖表制作EXCEL數(shù)據(jù)分析及圖表制作數(shù)據(jù)分析及圖表制作知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享一、靈

12、活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)透視表的使用透視表的使用 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟 1.1.規(guī)范您的數(shù)據(jù)列表（數(shù)據(jù)庫）規(guī)范您的數(shù)據(jù)列表（數(shù)據(jù)庫） 2.2.明確您的問題明確您的問題/ /要求要求 3.3.使用數(shù)據(jù)透視表向導使用數(shù)據(jù)透視表向導 4.4.調整透視表結構調整透視表結構知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)透視表的使用透視表的使用 規(guī)范數(shù)據(jù)表規(guī)范數(shù)據(jù)表 1.1.首行由標簽組成首行由標簽組成, , 每一個標簽描每一個標簽描述的是下面整列的內容述的是下面整列的內容. . 該標簽也該標簽也稱為字段稱為字段 2.2.每一個字

13、段都是唯一的每一個字段都是唯一的 3.3.不包含空白行或列不包含空白行或列知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)透視表的使用透視表的使用 明確您的問題明確您的問題/ /要求要求統(tǒng)計各公司性別分布情況？統(tǒng)計各公司性別分布情況？統(tǒng)計各公司各部門的性別分布情況？統(tǒng)計各公司各部門的性別分布情況？統(tǒng)計各公司在職人員的的性別分布情況？統(tǒng)計各公司在職人員的的性別分布情況？知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)透視表的使用透視表的使用 操作要點操作要點1.1.增加字段（拖放）增加字段（拖放）2.2.在行

14、字段在行字段, , 列字段列字段, , 頁字段之間轉換頁字段之間轉換( (拖拖, , 放放) )3.3.顯示明細數(shù)據(jù)（雙擊）顯示明細數(shù)據(jù)（雙擊）4.4.排序排序5.5.添加、刪除匯總添加、刪除匯總6.6.增加計算字段增加計算字段知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)透視表的使用透視表的使用 案例實現(xiàn)案例實現(xiàn)統(tǒng)計各公司性別分布情況？統(tǒng)計各公司性別分布情況？統(tǒng)計各公司各部門的性別分布情況？統(tǒng)計各公司各部門的性別分布情況？統(tǒng)計各公司在職人員的的性別分布情況？統(tǒng)計各公司在職人員的的性別分布情況？知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享二

15、、制作領導想要的圖表二、制作領導想要的圖表圖表制作圖表制作 圖表制作要點：圖表制作要點：1.1. 創(chuàng)建圖表標準四步曲創(chuàng)建圖表標準四步曲2.2.識別、修改及美化圖表的八要素識別、修改及美化圖表的八要素3.3.如何在圖表中使用次坐標軸如何在圖表中使用次坐標軸4.4.如何在圖表中插入對象如何在圖表中插入對象5.5.如何創(chuàng)建動態(tài)圖表如何創(chuàng)建動態(tài)圖表知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享二、制作領導想要的圖表二、制作領導想要的圖表圖表制作圖表制作1.1. 創(chuàng)建圖表標準四步曲創(chuàng)建圖表標準四步曲知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)一、靈活統(tǒng)計想要數(shù)據(jù)透視表的

16、使用透視表的使用知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享二、制作領導想要的圖表二、制作領導想要的圖表圖表制作圖表制作2.2.識別、修改及美化圖表的八要素：識別、修改及美化圖表的八要素：圖表標題圖表標題:命名命名, 設置圖案設置圖案, 字體和對齊方式字體和對齊方式坐標軸坐標軸:顯示或隱藏顯示或隱藏, 設置圖案設置圖案, 刻度刻度, 字體字體, 數(shù)字格式和對齊方式數(shù)字格式和對齊方式網(wǎng)格線網(wǎng)格線:顯示或隱藏顯示或隱藏, 設置圖案設置圖案, 刻度刻度圖例圖例:顯示或隱藏顯示或隱藏, 設置圖案設置圖案, 字體和位置字體和位置數(shù)據(jù)標志數(shù)據(jù)標志:顯示或隱藏顯示或隱藏, 設置圖案設置圖案, 字體字

17、體, 數(shù)字格式和對齊方式數(shù)字格式和對齊方式數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)表:顯示或隱藏顯示或隱藏, 設置圖案設置圖案, 字體字體背景區(qū)域背景區(qū)域:設置圖案設置圖案數(shù)據(jù)系列數(shù)據(jù)系列:設置圖案設置圖案, 次序次序, 重疊比例重疊比例, 分類間距和系列線分類間距和系列線知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享二、制作領導想要的圖表二、制作領導想要的圖表圖表制作圖表制作3.3.如何在圖表中使用次坐標軸：如何在圖表中使用次坐標軸：次坐標次坐標知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享二、制作領導想要的圖表二、制作領導想要的圖表圖表制作圖表制作4.4.如何在圖表中插入對象：如何在圖表中插入對象：知識源于分享，快樂源于分享知識源于分享，快樂源于分享二、制作領導想要的圖表二、制作領導想要的圖表圖表制作圖表制作5.5.如何創(chuàng)建動態(tài)圖表：如何創(chuàng)建動態(tài)圖表：知識源于分享，