ERP精品課程第二章

1、第2章ERP信息系統(tǒng)學習目標通過本章學習，了解會計信息系統(tǒng)、會計電算化信息系統(tǒng)的概念及其組成，掌握手工會計與電算化會計的區(qū)別，熟悉會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)方法，掌握商品化會計軟件的選擇與系統(tǒng)轉換。2.1 會計電算化信息系統(tǒng)概況2.1.1 會計信息系統(tǒng)1. 會計數(shù)據(jù)和會計信息在會計工作中，從不同的來源和渠道取得的各種原始會計資料稱為會計數(shù)據(jù)，如某日倉庫的進貨量、金額，某日某產(chǎn)品的產(chǎn)量、費用等。按一定的要求通過加工處理的會計數(shù)據(jù)，稱為會計信息。只有將會計數(shù)據(jù)進行加工生成會計信息后才能滿足管理的需要，為管理者所用。會計信息主要包括資產(chǎn)、負債信息，生產(chǎn)費用和成本信息以及利潤實現(xiàn)和分配等信息。2. 會計

2、信息系統(tǒng)會計的各項活動都體現(xiàn)為對會計信息的某種作用:取得原始憑證，是信息的獲取;原始憑證的審核，是信息的特征提取和確認;設置會計賬戶，是對信息的分類;填制記賬憑證和登記賬簿，是變數(shù)據(jù)為信息，并進行傳遞和存儲;成本計算，是對成本信息的進一步變換和處理;賬務檢查和核對，是會計內(nèi)部信息的反饋，對企業(yè)經(jīng)濟活動過程進行調(diào)節(jié)和控制;會計預測、決策和管理，是對會計信息的進一步應用。會計工作過程是一個有序的信息輸入、信息處理和信息輸出的過程，這一過程可分為若干部分，每一部分都有各自的信息處理任務，所有部分互相聯(lián)系、互相配合，服從于一個統(tǒng)一的目標，形成一個會計活動的有機整體，這個有機整體，就構成了會計信息系統(tǒng)。

3、即會計信息系統(tǒng)就是以完成會計工作為目的的信息系統(tǒng)，也就是以輸入、處理和輸出會計信息為目的的系統(tǒng)。作為管理信息系統(tǒng)一個子系統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)，與管理信息系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)相比，具有數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)結構復雜，數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴格，數(shù)據(jù)的真實性、準確性要求高，數(shù)據(jù)要具有可驗證性等特征，而且會計信息系統(tǒng)兼有監(jiān)督和管理的功能。2.1.2 會計電算化信息系統(tǒng)會計信息系統(tǒng)要有一定的操作技術和處理手段，用來對會計的原始數(shù)據(jù)進行采集、加工、存儲和輸出等。會計電算化信息系統(tǒng)是以電子計算機為主的當代電子信息處理技術為手段的會計信息系統(tǒng)。也就是當會計信息系統(tǒng)使用計算機作為主要數(shù)據(jù)處理工具后，所形成的系統(tǒng)。會計電算化信息

4、系統(tǒng)是一個人機結合的系統(tǒng)，它不但需要機器的支持，而且更需要人的操作和使用，所以從系統(tǒng)的組成來看，會計電算化信息系統(tǒng)由硬件、軟件、人員、數(shù)據(jù)和規(guī)程組成。1. 硬件。硬件是系統(tǒng)中所有固定裝置的總稱。它是系統(tǒng)工作的物質基礎，硬件設備一般包括數(shù)據(jù)輸入設備、數(shù)據(jù)處理設備、存儲設備和輸出設備。這也是計算機硬件系統(tǒng)的組成部分。數(shù)據(jù)輸入設備是指能夠把會計數(shù)據(jù)輸入到計算機中的設備。目前常見的有:鍵盤、鼠標、光筆、掃描儀及光學閱讀器等。數(shù)據(jù)處理設備是指按一定的要求對數(shù)據(jù)進行加工、計算、分類、匯總、存儲、轉換及檢索等處理設備，這由計算機主機的功能來實現(xiàn)。數(shù)據(jù)存儲設備是指用于存放數(shù)據(jù)的設備，目前常見的有磁盤、磁帶、光

5、盤及驅動設備等。數(shù)據(jù)輸出設備是指從存儲設備中取出數(shù)據(jù)按照一定的方式和格式進行輸出的設備，如顯示器、打印機及繪圖機等設備。此外還有通訊設備、機房設備等。2. 軟件。會計電算化信息系統(tǒng)的軟件包括:系統(tǒng)軟件和應用軟件。系統(tǒng)軟件主要包括操作系統(tǒng)，如DOS、Windows及網(wǎng)絡操作系統(tǒng)、語言加工系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等，應用軟件主要包括通用應用軟件和會計軟件。3. 人員。一般指直接從事系統(tǒng)研制開發(fā)、使用和維護的人員。這些人員一般可分為兩類，一類為系統(tǒng)開發(fā)人員，包括系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設計員、系統(tǒng)編程及測試人員;另一類為系統(tǒng)的使用人員，包括系統(tǒng)管理人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入人員、數(shù)據(jù)審核人員、檔案

6、管理員、專職會計人員和專職分析人員等。4. 數(shù)據(jù)。會計電算化信息系統(tǒng)的主要任務是向內(nèi)部和外部提供會計信息。這些信息都是按照一定的結構存放在計算機存儲設備中，組成會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，供會計電算化信息系統(tǒng)處理、查詢和輸出。由于會計信息涉及面廣、量大，因此，其數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的結構也十分復雜。會計電算化信息系統(tǒng)所處理的數(shù)據(jù)主要是經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)，處理經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)是財會部門的傳統(tǒng)職責。任何使企業(yè)財務狀況發(fā)生變化的事件或過程都可以說是經(jīng)濟業(yè)務，這些業(yè)務是通過數(shù)據(jù)來反映的，經(jīng)濟業(yè)務包括外部業(yè)務、內(nèi)部業(yè)務和轉賬業(yè)務。外部業(yè)務是企業(yè)與外部之間發(fā)生的業(yè)務，如購買原材料和銷售產(chǎn)品。內(nèi)部業(yè)務指企業(yè)資金在企業(yè)內(nèi)部的轉移流動，如

7、領料、發(fā)放工資、產(chǎn)品入庫等。轉賬業(yè)務指根據(jù)會計工作需要而進行的轉賬工作。5. 規(guī)程。規(guī)程指有關會計電算化的各種法令、條例及規(guī)章制度。主要包括兩大類:一是政府的法令、條例;二是系統(tǒng)運轉的各項規(guī)定，如數(shù)據(jù)準備說明書、會計電算化核算系統(tǒng)操作使用說明書、機房管理制度及會計內(nèi)部控制制度等。2.1.3 會計電算化信息系統(tǒng)的特點1. 手工會計信息系統(tǒng)的特點數(shù)據(jù)量大會計信息系統(tǒng)以貨幣作為主要計量單位，對生產(chǎn)經(jīng)營活動進行系統(tǒng)、連續(xù)、全面及綜合地核算和監(jiān)督。一個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動涉及到具體的貨幣資金、債權債務的收支增減變動。具體品種規(guī)格的材料物資和機器設備、工具器具的增減變動，都要歸入會計信息系統(tǒng)，經(jīng)過加工處理，

8、最后得出反映單位財務狀況和經(jīng)營成果的綜合性數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)核算詳細、存儲時間長、數(shù)據(jù)量大，占整個企業(yè)管理信息量的70%左右。數(shù)據(jù)結構復雜會計信息必須反映企業(yè)整體的經(jīng)濟活動，主要從資產(chǎn)、負債、所有者權益、成本費用和損益五個方面進行，核算時表現(xiàn)為五大分支體系。這些數(shù)據(jù)不僅結構層次較多，而且數(shù)據(jù)處理流程也比較復雜，一項經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生，可能引起各個方面的變化，數(shù)據(jù)處理比其他信息處理系統(tǒng)都要錯綜復雜。數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴格會計信息系統(tǒng)對各項經(jīng)濟業(yè)務的處理都必須遵守一套嚴格的準則和方法。如存貨計價、成本計算等從內(nèi)容到范圍、方法，在會計法規(guī)和財經(jīng)制度中都做了明確的規(guī)定，必須嚴格按規(guī)定執(zhí)行，不得隨意更改。數(shù)據(jù)

9、的及時性、真實性、準確性、完整性及全面性等要求嚴格會計信息的及時性是對經(jīng)濟活動有效核算和監(jiān)督的基礎，會計信息系統(tǒng)應該及時地向有關部門及個人提供數(shù)據(jù)，及時將有關資金運轉、成本消耗的信息反饋給管理部門，以利于管理者能夠及時作出正確的決策。為全面反映經(jīng)濟活動情況，會計信息系統(tǒng)收集的數(shù)據(jù)必須齊全，不允許有疏漏，保證資料的連續(xù)、完整;數(shù)據(jù)加工的過程要有高度的準確性，不能有任何差錯。只有全面、完整、真實和準確地處理會計數(shù)據(jù)，才能正確反映企業(yè)的經(jīng)營成果和財務狀況，準確處理國家、企業(yè)及個人之間的財務關系。安全可靠性要求高會計信息系統(tǒng)的有關資料包含了企業(yè)單位的財務狀況和經(jīng)營成果的全部信息，是重要的歷史檔案材料，

10、不能隨意泄露、破壞和丟失。應采取有效措施加強管理，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全可靠。2. 會計電算化信息系統(tǒng)的特點計算機方式下的會計信息系統(tǒng)，不僅具有電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的共性，而且具有以下幾個自身特征:及時性與準確性計算機方式下會計信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理更及時、準確。計算機運算速度決定了對會計數(shù)據(jù)的分類、匯總、計算、傳遞及報告等處理幾乎是在瞬間完成的，并且計算機運用正確的處理程序可以避免手工處理出現(xiàn)的錯誤。計算機可以采用手工條件下不易采用或無法采用的復雜的、精確的計算方法，如材料收發(fā)的移動加權平均法等，從而使會計核算工作更細、更深，能更好地發(fā)揮其參與管理的職能。集中化與自動化計算機方式下會計信息系統(tǒng)，各種核算

11、工作都由計算機集中處理。在網(wǎng)絡環(huán)境中信息可以被不同的用戶共享，數(shù)據(jù)處理更具有集中化的特點。對于大的系統(tǒng)，如大型集團或企業(yè)，規(guī)模越大，數(shù)據(jù)越復雜，數(shù)據(jù)處理就越要求集中。由于網(wǎng)絡中每臺計算機只能作為一個用戶完成特定的任務，使數(shù)據(jù)處理又具有相對分散的特點。計算機方式下會計信息系統(tǒng)，在會計信息的處理過程中，人工干預較少，由程序按照指令進行管理，具有自動化的特點。人機結合的系統(tǒng)會計工作人員是會計信息系統(tǒng)的組成部分，不僅要進行日常的業(yè)務處理，還要進行計算機軟硬件故障的排除。會計數(shù)據(jù)的輸入、處理及輸出是手工處理和計算機處理兩方面的結合。有關原始資料的收集是計算機化的關鍵性環(huán)節(jié)，原始數(shù)據(jù)必須經(jīng)過手工收集、處理

12、后才能輸入計算機，由計算機按照一定的指令進行數(shù)據(jù)的加工和處理，將處理的信息通過一定的方式存入磁盤、打印在紙張上或通過顯示器顯示出來。內(nèi)部控制更加嚴格計算機方式下會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有了明顯的變化，新的內(nèi)部控制制度更強調(diào)手工與計算機結合的控制形式，控制要求更嚴，控制內(nèi)容更廣泛。2.1.4 會計電算化信息系統(tǒng)與手工會計信息系統(tǒng)的比較1.會計數(shù)據(jù)的采集手工會計信息系統(tǒng)由財會人員收集、填制及審核各種原始憑證，根據(jù)有關會計制度將反映經(jīng)濟業(yè)務的會計數(shù)據(jù)集中在記賬憑證中。在會計電算化信息系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)的采集有多種方式: 直接輸入。財務人員根據(jù)原始憑證或記賬憑證，通過輸入設備將數(shù)據(jù)直接送入計算機，存入

13、憑證文件中。 間接輸入。財務人員首先將會計數(shù)據(jù)存放在存儲介質上，然后再將其轉換成計算機所能接受的憑證，并保存在憑證文件中。 自動輸入。計算機自動編制憑證，如固定資產(chǎn)系統(tǒng)的計提折舊業(yè)務。2.會計數(shù)據(jù)的處理在手工條件下，會計核算要由許多會計人員共同協(xié)作完成。出納根據(jù)記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，有多個會計人員分別登記各自有關的明細賬，總賬會計負責登記總賬并編制財務報表等。由于登記賬簿的工作由多個會計人員完成，不可避免地會出現(xiàn)各種錯誤，所以要進行總賬和明細賬的核對，總賬和日記賬的核對。在會計電算化信息系統(tǒng)中，只要與人工輸入有關的記賬憑證經(jīng)審核無誤后，計算機可自動完成記賬、算賬、編制會計報表

14、的一系列工作。而像材料核算和成本計算等復雜又受時間限制的核算內(nèi)容，可由計算機按照一定的程序不厭其煩地計算，并可隨時抽取所需相關數(shù)據(jù)。相應的會計核算程序與變動主要在計算機上完成。3. 會計信息的存儲在手工會計信息系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)的收集、加工處理及會計報表的編制等都由手工完成，會計信息都是以紙制介質形式保存，對會計資料的查詢，也是以調(diào)閱紙制檔案為基礎。在電算化會計信息系統(tǒng)中，無論是記賬憑證、賬簿，還是會計報表都是以磁制介質為主，紙制介質為輔的形式保存，但與手工會計信息系統(tǒng)相比，對信息存儲所要求的環(huán)境和技術等都提出了新的要求。4. 會計信息的輸出方式在手工會計信息系統(tǒng)中期末財會人員從賬簿或其他資料中

15、取得數(shù)據(jù)，并對其進行加工，以規(guī)定的格式編制成各種報表，并將報表發(fā)送給企業(yè)管理者、投資人及稅務部門等信息的使用者。在電算化會計信息系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)保存在存儲介質中，只要從存儲介質中提取信息，即可輸出。目前最常見的方式有: 屏幕顯示輸出。即將存儲介質中的會計數(shù)據(jù)，按照會計人員的需要輸出到顯示器上，如在計算機中查詢有關的明細賬。 打印輸出。即將存儲介質中的會計數(shù)據(jù)，按照需要通過打印機將有關信息打印在打印紙上，如會計人員打印輸出各種會計報表。 軟盤輸出。即將產(chǎn)生的有關信息輸出到軟盤中，如將報表數(shù)據(jù)保存在軟盤上，向相關部門報送。 網(wǎng)絡輸出。通過計算機網(wǎng)絡直接將信息從信息的提供者傳送給信息的使用者。5.

16、數(shù)據(jù)處理流程手工會計的處理流程一般有“記賬憑證處理程序”、“科目匯總表賬務處理程序”、“匯總記賬憑證賬務處理程序”、“多欄式日記賬賬務處理程序”等。在組織會計核算時，可根據(jù)會計業(yè)務的繁簡和管理的需要，選用其中一種，但無論采用哪種處理流程，其共同特點是“平行登記”，即來源于記賬憑證的會計信息總是同向、等量和平行地記錄于總分類賬和明細分類賬中。因此，一方面各有側重地反映會計信息，另一方面發(fā)揮總分類賬對明細分類賬的統(tǒng)轄作用，通過二者之間的對賬發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的人工記賬錯誤，并及時加以糾正。在會計電算化信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程中，所考慮的是會計數(shù)據(jù)處理的目標，即獲得管理所需的各種會計信息。它的中間數(shù)據(jù)處理都可

17、以認為是源于原始會計數(shù)據(jù)的加工處理，因此，從輸入會計憑證到輸出會計報表，所有的中間加工過程都由計算機控制，上一過程數(shù)據(jù)的結果作為下一過程數(shù)據(jù)處理的來源，整個處理過程都在程序的安排下完成，具有數(shù)據(jù)處理的“集中化”和“自動化”的特點。如圖2-1所示，是一個企業(yè)的會計信息系統(tǒng)結構圖。它是一個包含供應鏈管理系統(tǒng)和企業(yè)財務系統(tǒng)等多模塊信息系統(tǒng)。6. 會計內(nèi)部控制制度在手工操作下，有崗位責任制和各種內(nèi)部牽制制度，保證了手工核算下會計信息的正確性，企業(yè)資產(chǎn)的完整和安全。計算機的引入使得內(nèi)部控制制度的形式、內(nèi)容及重點都發(fā)生了一定的變化。（1）內(nèi)部控制制度形式的變化。由于計算機具有高速、穩(wěn)定的特點，有很強的邏輯

18、判斷和邏輯分析能力，使內(nèi)部控制形式主要有兩方面變化:一方面手工會計下的一些內(nèi)部控制措施在會計電算化后沒有存在的必要性，如編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查;另一方面手工會計下的一些內(nèi)部控制措施，在實現(xiàn)會計電算化后轉移到計算機內(nèi)部，如憑證的借貸平衡校驗、余額和發(fā)生額的平衡檢查。（2）內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化。計算機技術的引入，給會計工作增加了新的內(nèi)容，同時也增加了新的控制措施，如計算機硬件及軟件分析、編程，維護人員與計算機操作人員的內(nèi)部牽制，計算機機內(nèi)以及存儲介質內(nèi)會計信息的安全，計算機病毒的防治，計算機操作管理，系統(tǒng)管理員、維護人員等的崗位責任等。（3）內(nèi)部控制重點的變化。會計電算化后的

19、內(nèi)部控制重點將放在原始數(shù)據(jù)輸入的控制、會計信息輸出的控制、人機交互處理的控制和系統(tǒng)模塊之間的連接控制等方面。7. 會計職能手工會計下，會計的基本職能是反映和監(jiān)督經(jīng)濟活動的過程。實現(xiàn)電算化后，會計在完善傳統(tǒng)的會計職能的基礎上更加側重發(fā)展管理職能，進行事中控制，事前預測并參與經(jīng)營決策。2.2 會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)2.2.1 會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)方法會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項龐大而復雜的過程，需要會計人員、計算機技術人員和用戶等各方面人員花費幾年甚至幾十年的時間才能完成，所以必須選擇行之有效的系統(tǒng)開發(fā)方法。目前應用較多的系統(tǒng)開發(fā)方法有生命周期法和原型法。1.生命周期法生命周期法把一個信息

20、系統(tǒng)從其提出、分析、設計和使用，直到停止使用的整個生存期視為一個生命周期。整個生命周期劃分為五個主要工作階段:可行性分析階段、系統(tǒng)分析階段、系統(tǒng)設計階段、系統(tǒng)實施階段和系統(tǒng)運行、維護與評價階段。每一個階段都有明確的任務，都要將工作結果形成文檔資料，并移交下一階段繼續(xù)處理。第一階段:系統(tǒng)準備，稱可行性分析。主要任務是對現(xiàn)行系統(tǒng)進行認真的初步調(diào)查，分析新系統(tǒng)開發(fā)在經(jīng)濟上、技術上和組織上等方面的必要性和可能性，并編寫可行性分析報告。第二階段:系統(tǒng)分析。主要任務是對現(xiàn)行系統(tǒng)進行全面的分析研究，找出現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問題，在充分理解用戶需求的基礎上，確定新系統(tǒng)的目標，建立新系統(tǒng)的邏輯模型，將現(xiàn)行系統(tǒng)模型轉換

21、成能實現(xiàn)系統(tǒng)目標的新系統(tǒng)的邏輯模型，解決新系統(tǒng)“做什么”的問題，并編寫系統(tǒng)分析說明書。第三階段:系統(tǒng)設計。主要任務是在系統(tǒng)分析基礎上，根據(jù)新系統(tǒng)的邏輯模型，設計出系統(tǒng)的具體實現(xiàn)方案，解決新系統(tǒng)“怎么做”的問題，并編寫系統(tǒng)設計說明書。第四階段:系統(tǒng)實施。主要任務是根據(jù)系統(tǒng)詳細設計說明書編制出可在計算機上運行的源程序，并進行程序的調(diào)試和測試，并編寫程序說明書和測試報告。第五階段:系統(tǒng)運行、維護與評價。主要任務是完成新舊系統(tǒng)的轉換，在系統(tǒng)運行過程中進行調(diào)整和維護，分析新系統(tǒng)是否達到預期目標，并編寫開發(fā)總結報告、運行及維護手冊等。生命周期法通常采用結構化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計方法，自上而下分析、設計，強調(diào)

22、開發(fā)過程的整體性和全局性;開發(fā)過程在時間上基本按階段進行，任務明確;結合用戶需求進行開發(fā);開發(fā)周期長，維護不方便;適用于開發(fā)較大型信息系統(tǒng)。2.原型法原型法是系統(tǒng)開發(fā)者在初步了解用戶需求的基礎上，開發(fā)出能實現(xiàn)系統(tǒng)最基本功能的一個原型，再根據(jù)用戶對原型使用與評價的意見，提出修改方案，修改完善原型，如此反復多次，直到得到用戶滿意的最終系統(tǒng)為止。原型法分為四個階段:確定用戶需求;設計原型;使用、評價原型;修改和完善原型。第一階段:確定用戶需求。主要任務是通過調(diào)查表、討論會、現(xiàn)場調(diào)研等形式在幾天或幾個星期內(nèi)確定用戶最基本、最迫切的要求。第二階段:設計系統(tǒng)原型。主要任務是根據(jù)用戶的要求在短時間內(nèi)設計出能

23、實現(xiàn)用戶最基本要求的系統(tǒng)原型。第三階段:試用、評價原型。主要任務是先由用戶試用原型，找出原型存在的不足，提出修改原型的具體意見。第四階段：修改和完善系統(tǒng)原型。主要任務是由系統(tǒng)開發(fā)人員根據(jù)用戶提出的改進意見，對原型進行修改完善，修改后再交由用戶使用、評價。開發(fā)過程如圖2-1所示。以上的第三階段和第四階段是重復進行的，直到用戶和開發(fā)人員都滿意為止。確定用戶需求設計系統(tǒng)原型*|試用原型修改系統(tǒng)原型正式使用圖2-1原型法的開發(fā)過程原型法沒有進行系統(tǒng)全面的分析與設計，新系統(tǒng)是在初始原型基礎上隨著用戶和開發(fā)者對系統(tǒng)認識的加深而不斷地進行補充和細化而形成的。開發(fā)過程以用戶為中心，開發(fā)周期短，開發(fā)過程中存在大

24、量的重復，適用于開發(fā)小型應用軟件或需求不夠明確或不斷變化的軟件。222會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)設計1. 系統(tǒng)開發(fā)的準備階段系統(tǒng)準備階段的主要任務是對現(xiàn)行系統(tǒng)進行初步的調(diào)查研究，論證新系統(tǒng)開發(fā)的可行性與必要性?；景匆韵氯矫孢M行：（1）初步調(diào)查主要任務是對現(xiàn)行系統(tǒng)進行初步調(diào)查，掌握與系統(tǒng)有關的基本情況，作為可行性分析的基礎。（2）可行性分析主要任務是在初步調(diào)查的基礎上，分析論證企業(yè)現(xiàn)有條件下開發(fā)新系統(tǒng)的必要性與可行性。（3）可行性分析報告完成可行性分析后要編寫可行性分析報告?？尚行苑治鰣蟾娴闹饕獌?nèi)容包括： 初步調(diào)查情況。 可行性分析。 新系統(tǒng)備選方案。 結論。結論有三種：一是可以開發(fā)一個新系統(tǒng)

25、；二是對原系統(tǒng)進行修改和補充；三是不需要開發(fā)新系統(tǒng)?？尚行苑治鰣蟾嫘纬珊螅唤o企業(yè)領導人、有關管理人員、財務人員和系統(tǒng)開發(fā)人員以及邀請一些有經(jīng)驗的局外的管理專家和系統(tǒng)開發(fā)專家進行論證，對新系統(tǒng)開發(fā)的可行性作出結論?？尚行苑治鰣蟾嬲酵ㄟ^后，即可進入系統(tǒng)分析階段。2. 系統(tǒng)開發(fā)的分析階段系統(tǒng)分析階段的主要任務是在現(xiàn)行系統(tǒng)的基礎上，結合用戶的需求，建立新系統(tǒng)的邏輯模型，解決新系統(tǒng)“干什么”的問題。一般按以下步驟進行:（1）詳細調(diào)查主要任務是掌握系統(tǒng)業(yè)務處理的流程及所有輸入、處理、輸出及存儲等環(huán)節(jié)的詳細資料。調(diào)查的內(nèi)容主要包括組織機構、系統(tǒng)功能、業(yè)務流程以及業(yè)務流程中各環(huán)節(jié)涉及的賬證表和具體輸入處

26、理、輸出內(nèi)容及現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問題等。調(diào)查的方法主要有開座談會、收集資料、訪問、書面調(diào)查及參加實踐等。（2）描述現(xiàn)行系統(tǒng)的模型主要任務是在詳細調(diào)查的基礎上，用一定的方式來描述現(xiàn)行系統(tǒng)的邏輯模型。常用的方法是結構化系統(tǒng)分析方法。其原理是采用“自上而下，逐層分解”的方法，將一個功能復雜的系統(tǒng)逐步分解為若干個能用計算機直接處理的功能模塊，分析的結果以結構化的圖表的形式來描述對象的邏輯模型。結構化系統(tǒng)分析的工具主要有數(shù)據(jù)流程圖、數(shù)據(jù)字典等。（3）建立新系統(tǒng)的邏輯模型主要任務是在現(xiàn)行系統(tǒng)邏輯模型的基礎上，結合用戶的需求，仔細分析評價現(xiàn)行系統(tǒng)。在原有功能基礎上進行修改，確定新系統(tǒng)的功能體系，并自上而下逐層修

27、改數(shù)據(jù)流程和數(shù)據(jù)結構，建立新系統(tǒng)的邏輯模型。（4）系統(tǒng)分析說明書完成系統(tǒng)分析后要編寫系統(tǒng)分析說明書。系統(tǒng)分析說明書的內(nèi)容主要包括:現(xiàn)行系統(tǒng)概況。新系統(tǒng)的邏輯模型。包括新系統(tǒng)的目標、子系統(tǒng)的劃分、新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖、數(shù)據(jù)字典及性能說明等。運行環(huán)境規(guī)定。系統(tǒng)分析說明書要經(jīng)過領導、專家和系統(tǒng)分析人員共同審查。系統(tǒng)分析說明書一旦審閱通過，系統(tǒng)分析階段就結束了，即可進入系統(tǒng)設計階段。3. 系統(tǒng)開發(fā)的設計階段系統(tǒng)設計階段的主要任務是在系統(tǒng)分析的基礎上，根據(jù)新系統(tǒng)的邏輯模型建立新系統(tǒng)的物理模型，解決新系統(tǒng)“怎么做”的問題。系統(tǒng)設計包括總體設計和詳細設計兩部分。（1）總體設計主要任務是將新系統(tǒng)按功能劃分為若干

28、個子系統(tǒng)，確定各個子系統(tǒng)的功能及各個子系統(tǒng)之間的聯(lián)系，并對各個子系統(tǒng)劃分功能模塊，設計系統(tǒng)結構圖。 子系統(tǒng)的劃分主要任務是對新系統(tǒng)按功能劃分為若干個子系統(tǒng)。 模塊結構圖系統(tǒng)設計常用的方法是結構化系統(tǒng)設計方法。即將一個大的系統(tǒng)通過“自上而下”和“自下而上”的反復，逐層劃分為多個功能明確、大小適當和易于程序實現(xiàn)的模塊。模塊設計時要盡量降低模塊間的耦合度，盡量提高模塊間的聚合度，劃分的模塊大小要適中。劃分的結果以模塊結構圖表示。 系統(tǒng)配置方案設計主要任務是根據(jù)系統(tǒng)性能、吞吐量、響應時間等選擇計算機系統(tǒng)配置。（2）詳細設計主要任務是在系統(tǒng)總體設計的基礎上，確定新系統(tǒng)各個模塊的具體實現(xiàn)方案。詳細設計的內(nèi)

29、容主要有:代碼設計、輸出設計、輸入設計和數(shù)據(jù)文件設計等。 代碼設計代碼是代表事物名稱、屬性、狀態(tài)等的符號。用代碼代替被編碼的客觀事物，方便計算機進行輸入、存儲、處理和輸出。 輸出設計主要任務是對各種賬證表的內(nèi)容、輸出方式及格式等進行設計，輸出用戶滿意的賬證表數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)文件設計根據(jù)系統(tǒng)分析中編制的數(shù)據(jù)流程圖和數(shù)據(jù)字典把所有文件設計成可以在計算機上存取的物理形式。數(shù)據(jù)文件設計的內(nèi)容主要包括確定系統(tǒng)需要建立的數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)文件的組織形式設計和結構設計。（3）系統(tǒng)設計說明書完成系統(tǒng)設計后要編寫系統(tǒng)設計說明書。系統(tǒng)設計說明書的內(nèi)容主要包括:系統(tǒng)設計的目標和任務 系統(tǒng)總體設計方案 系統(tǒng)詳細設計方案 系統(tǒng)

30、物理設計方案系統(tǒng)設計說明書一旦被審查通過，系統(tǒng)設計階段就結束了，即可進入系統(tǒng)實施階段。4. 系統(tǒng)開發(fā)的實施階段系統(tǒng)實施階段的主要任務是將系統(tǒng)設計的新系統(tǒng)的方案轉化為可運行的實際系統(tǒng)，進行程序設計、系統(tǒng)調(diào)試和測試。（1）程序設計使用某種程序設計語言和編程工具編寫出查找錯誤，并糾正錯誤。系統(tǒng)調(diào)試包括對模塊逐個進行調(diào)試以發(fā)現(xiàn)其中的語法錯主要任務是根據(jù)系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計的文件，可在計算機上執(zhí)行的源程序。（2）系統(tǒng)調(diào)試主要任務是對程序設計的結果進行全面的檢查，程序調(diào)試和系統(tǒng)聯(lián)調(diào)兩部分。 程序調(diào)試。程序調(diào)試是以程序模塊為單位，誤和邏輯錯誤等。 系統(tǒng)聯(lián)調(diào)。系統(tǒng)聯(lián)調(diào)是在程序模塊單調(diào)的基礎上，依據(jù)系統(tǒng)分析報告，

31、將相關的模塊和相關的子系統(tǒng)連接起來進行調(diào)試。包括子系統(tǒng)的測試和系統(tǒng)總調(diào)。子系統(tǒng)測試是在模塊測試基礎上，解決模塊間調(diào)用問題。系統(tǒng)總調(diào)是在子系統(tǒng)測試的基礎上進行子系統(tǒng)之間接口調(diào)試。完成系統(tǒng)調(diào)試后，如果系統(tǒng)功能完備，性能良好，就可以用新系統(tǒng)替代老系統(tǒng)，進行系統(tǒng)轉換。5. 系統(tǒng)運行、維護與評價主要任務是完成系統(tǒng)轉換，在系統(tǒng)運行中進行維護，并評價系統(tǒng)開發(fā)的成果。（1）系統(tǒng)轉換主要任務是完成新老系統(tǒng)的交替。在系統(tǒng)切換前，要準備好系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)、文檔并進行用戶培訓工作。系統(tǒng)切換方式一般有三種: 直接轉換:指在某一特定時刻，舊系統(tǒng)停止使用，新系統(tǒng)立即使用。這種方式最簡單，費用較低，但風險較大。 平行轉換:指

32、新舊系統(tǒng)同時并列運行一段時間，同時處理同一批數(shù)據(jù)，相互比較印證。這種方式安全，可靠性高，風險較小，但費用較高。 逐步轉換:一部分一部分地完成新舊系統(tǒng)的轉換。這種方式既避免了直接轉換的風險，又避免了平行轉換的雙倍費用，但這種方式接口較多，控制技術較復雜。（2）系統(tǒng)維護主要任務是當系統(tǒng)環(huán)境和其他因素發(fā)生變化時，對原系統(tǒng)進行必要的修改與完善，以保證系統(tǒng)正常運行。維護的內(nèi)容主要有: 硬件設備維護。主要工作一是定期對設備進行保養(yǎng)；二是當設備發(fā)生突發(fā)性故障時，由專人維護。 數(shù)據(jù)文件及代碼維護。為使數(shù)據(jù)文件和代碼系統(tǒng)適應會計數(shù)據(jù)和系統(tǒng)不斷變化的需要，要對數(shù)據(jù)文件和代碼進行修改。 軟件維護。包括正確性維護、適

33、應性維護、完善性維護、預防性維護。（3）系統(tǒng)評價主要任務是用定性方法和定量方法評價系統(tǒng)的經(jīng)濟效果和各項性能指標，分析系統(tǒng)是否達到預期目的，并指出系統(tǒng)的長處與不足，為未來工作提供依據(jù)。（4）系統(tǒng)評價報告完成系統(tǒng)評價后要編寫系統(tǒng)評價報告。系統(tǒng)評價報告的主要內(nèi)容有:新舊系統(tǒng)的比較；系統(tǒng)開發(fā)結果；系統(tǒng)指標評價。系統(tǒng)評價報告是對新會計信息系統(tǒng)開發(fā)的總結和評價，也是對新系統(tǒng)運行過程中進行維護的依據(jù)。當一般維護工作不能滿足管理對會計信息的要求時，就需要開發(fā)一個新的更先進的會計信息系統(tǒng)了。2.3 商品化會計軟件的選擇與系統(tǒng)轉換2.3.1 商品化會計軟件的選擇隨著我國會計電算化的逐步成熟和發(fā)展，我國已經(jīng)形成了一

34、個規(guī)模很大的會計軟件市場，并涌現(xiàn)出一批質量較高的會計軟件。如市場占有率較高的用友、金蝶、新中大軟件等等。這些軟件公司開發(fā)的軟件也正由原來的單一會計核算發(fā)展到以會計核算為中心的ERP（EnterpriseResourcePlanning）系統(tǒng)，并有向全面管理信息系統(tǒng)發(fā)展的趨勢。例如：用友公司的ERP/NGERP/U8系列產(chǎn)品和金蝶公司的EASK/3產(chǎn)品都是以企業(yè)績效管理為核心，涵蓋了企業(yè)內(nèi)部資源管理、供應鏈管理、客戶關系管理、知識管理等，并能實現(xiàn)企業(yè)間的協(xié)作和電子商務的應用集成軟件。如圖2-2所示，是包含多種模塊的會計信息系統(tǒng)。另外，經(jīng)信息產(chǎn)業(yè)部批準為國家電子行業(yè)標準的企業(yè)信息化技術規(guī)范第1部分

35、：企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP規(guī)范已經(jīng)于2003年10月1日開始實施。ERP標準的制定耗時兩年，中國生產(chǎn)力促進中心協(xié)會共調(diào)查了2000多家企業(yè)和幾十家IT廠商，在100多家企業(yè)中試點應用，用友、神州數(shù)碼、工大科軟、和佳、利瑪、新中大、博通、富士通等近20家IT廠商參加了本標準的制定工作。此標準的制定也為企業(yè)和事業(yè)單位通過購買商品化會計軟件實現(xiàn)會計電算化系統(tǒng)提供了選擇和評價的依據(jù)。無論是哪家公司的產(chǎn)品一般包括以下所示的功能模塊，如圖2-3所示。用友ERP-U852管理系統(tǒng)圖2-3會計信息系統(tǒng)功能模塊圖在選購會計軟件時應注意以下幾個方面：1. 明確軟件的運行環(huán)境與單位的實際情況相結合，明確軟件運行的硬

36、件環(huán)境和軟件環(huán)境。（1）硬件環(huán)境硬件環(huán)境主要應了解軟件運行所要求的硬件應達到的標準，如計算機的硬件型號、硬盤的容量、顯示器的型號、內(nèi)存的大小以及對打印機的要求等等。（2）軟件環(huán)境會計軟件屬于一種應用軟件，需要在系統(tǒng)軟件的基礎上來運行。所以應明確會計軟件需要什么樣的操作系統(tǒng)來支持，會計軟件使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)有哪些等等。2. 了解會計軟件的基本情況（1）會計軟件是否通過財政部門評審會計工作要遵循全國統(tǒng)一的會計制度和相關財經(jīng)法規(guī)中的有關規(guī)定，對執(zhí)行會計工作的商品化會計軟件也不例外。會計電算化管理辦法規(guī)定，為了保證商品化會計軟件的質量，財務軟件必須經(jīng)過省級以上財政部門評審以后，才能在市場上銷售。不經(jīng)

37、評審的軟件在質量上不能保證，也不能得到財政、稅務、審計等部門的承認，不能代替手工記賬。所以，對于會計軟件的用戶，為了保證財務信息的安全，一定要選用已經(jīng)通過評審的財務軟件。（2）會計軟件的技術性能 操作使用是否簡單易學雖然在我國計算機的普及程度越來越高，但會計人員對計算機的熟悉程度仍然不是很高，仍缺乏系統(tǒng)的計算機方面的知識和操作上的經(jīng)驗。如果操作過于復雜，學習起來仍很困難，很容易引起會計人員的誤操作，從而帶來不必要的麻煩。這樣就要求選擇商品化會計軟件時盡可能選擇簡單易學的。 軟件運行是否安全可靠安全可靠是對會計軟件最重要的要求。會計軟件的安全可靠性是指會計軟件處理信息的準確性、防止會計信息被泄露

38、和破壞的能力。集中體現(xiàn)在軟件的防錯、糾錯能力上，包括對操作權限的控制、操作錯誤的提示處理、計算機發(fā)生故障或由于強行關機等引起數(shù)據(jù)破壞的恢復、程序及數(shù)據(jù)被篡改后的恢復等等。 文檔資料是否齊全最基本、最重要的文檔資料是用戶操作手冊，又稱使用說明書。它應盡量詳細地介紹系統(tǒng)的功能和用戶的操作步驟，以及系統(tǒng)對操作的反應，以幫助用戶熟悉軟件的使用并排除某些操作產(chǎn)生的故障。文檔資料中還應有系統(tǒng)運行時產(chǎn)生的憑證、賬簿、報表等樣本資料。它可以幫助用戶判斷新系統(tǒng)的功能是否滿足自己的需要。文檔資料中最好能有對系統(tǒng)的測試方案，以幫助用戶驗證系統(tǒng)的功能與控制能力。如果文檔資料中有系統(tǒng)的業(yè)務處理流程及數(shù)據(jù)結構說明書甚至程

39、序清單，就更完善了。（3）會計軟件實用性與先進性會計軟件并非只要通過財政部門的評審就一定是好軟件。在選擇商品化軟件時，還應考察該軟件對本單位是否實用以及和其他商品化會計軟件相比是否更加先進。不同種類的會計軟件，其性能、水平也各不相同，都在某些方面有自己的優(yōu)點或缺點。如有的在商品流通行業(yè)使用起來比較方便，而有的在工業(yè)企業(yè)效果更突出。因此，選擇時應認真考察軟件的優(yōu)點和缺點，并根據(jù)本行業(yè)、本單位的特點提出一些關鍵性的問題，看看軟件能否滿足自身要求，對于單位來說是否具有很強的實用性。先進性是指該軟件在同類產(chǎn)品中的先進程度，它包括安全性、可靠性、功能的完備性及運行效率等。由于各單位財務制度、核算方法并非

40、一成不變，而且使用軟件后對信息處理的及時性和準確性有很高的要求。因此，先進性是單位選擇商品化會計軟件的重要因素之一。3. 了解軟件公司的信譽和售后服務情況隨著我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展，軟件用戶和軟件公司都越來越重視售后服務的好壞。一方面，對于軟件公司來說，售后服務在公司的業(yè)務中占的比例越來越大，可以說售后服務的質量是它的第二生命;另一方面，對于使用單位來說，售后服務的質量是單位會計電算化系統(tǒng)正常運行的一個保證。目前，在我國購買會計軟件的眾多用戶很難自己去排除會計軟件在運行中發(fā)生的故障，主要還是依靠軟件公司進行日常的維護工作。所以，單位在選擇會計軟件時，必須對軟件的開發(fā)和經(jīng)銷單位的信譽及售后服務

41、進行考察?？疾燔浖臼欠裰匦抛u、守合同，售后服務質量如何。售后服務主要包括:對用戶的操作培訓和應用指導、會計軟件的日常維護與維修、軟件版本的更新等方面。除此之外，使用單位也可以針對自身的特點與軟件經(jīng)銷單位商定售后服務方式，明確售后服務項目，明確哪些是無償提供，哪些需要交納服務費。4. 軟件的價格是否合理目前在我國各軟件公司推出的會計軟件的價格各不相同。所以，單位在購買軟件時應與其他同檔次的會計軟件進行價格比較，選擇能滿足單位需要且價格便宜的軟件。而且在購買會計軟件時，還要看軟件價格中是否包括系統(tǒng)軟件，如操作系統(tǒng)等。如果單位已經(jīng)有了這些系統(tǒng)軟件，便可將這部分費用扣除。5. 考慮單位會計電算化工

42、作的發(fā)展隨著單位的逐步發(fā)展，單位的會計工作將發(fā)生很大變化，如經(jīng)濟業(yè)務的變化、組織機構的變化以及企業(yè)管理需要的變化都會對會計軟件提出新的要求，這就要求軟件能滿足單位未來發(fā)展的需要。2.3.2 試運行1. 試運行的目的會計軟件與其他應用軟件比較起來，有自己的特殊性，對數(shù)據(jù)的準確性、時效性有較高的要求，而且它要嚴格按照財務準則、會計制度來執(zhí)行。所以不僅要保證軟件的合法、安全、可靠，按照新系統(tǒng)的要求建立組織機構、進行人員分工，而且對如何安全、準確、可靠地把手工會計系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)轉換到新系統(tǒng)中也有嚴格的要求，這就需要對新系統(tǒng)經(jīng)過一定時間的運行進行驗證和確認。這個階段就是試運行，只有試運行成功，新系統(tǒng)才能正

43、式投入使用。會計軟件的試運行也是會計軟件使用的最初階段，一般是人工與計算機同時進行會計業(yè)務處理的過程，因而又稱人機并行。它是從手工會計系統(tǒng)轉換到會計電算化系統(tǒng)必不可少的一個階段，其目的具體有:檢驗核算結果和核算方法的正確性;檢驗人員分工的合理性;提高軟件操作的熟練性。2. 試運行的主要內(nèi)容（1）購買計算機硬件與系統(tǒng)軟件計算機硬件的購買和安裝是試運行的物質前提，單位按照會計電算化總體規(guī)劃及需要創(chuàng)建的會計電算化信息系統(tǒng)的要求建設機房及購買計算機、打印機、空調(diào)等，并應該在試運行之前建設和安裝完畢。在此基礎上在計算機中安裝好系統(tǒng)軟件，為會計軟件的使用創(chuàng)造良好的運行環(huán)境。這一過程耗費的時間較長，而且資金耗費較大，所以在進行總體規(guī)劃時一定要進行具體、有效的規(guī)劃，如期地實施以免影響會計電算化信息系統(tǒng)的實現(xiàn)進程。（2）會計業(yè)務的規(guī)范化主要是對會計業(yè)務工作進行一次全面清理，徹底解決遺留問題，為設計會計電算化方式下的核算方案做好準備。這項工作的進行，應當按會計工作達標升級的標準進行，并特別注意與會計電算化關系比較密切的幾項內(nèi)容: 會