外貿(mào)函電的格式商務英語外貿(mào)

1、第三講外貿(mào)函電之格式外貿(mào)函電的定義外貿(mào)函電的定義外貿(mào)函電，英文foreign correspondence，是我們建立對外貿(mào)易關系和外貿(mào)往來的重要手段。外貿(mào)函電包括：建立客戶業(yè)務關系建立客戶業(yè)務關系，詢價，報盤，還盤，訂詢價，報盤，還盤，訂貨，接受，簽約，包裝，裝運，支付，結(jié)算，保險，商貨，接受，簽約，包裝，裝運，支付，結(jié)算，保險，商檢，索賠，代理及仲裁檢，索賠，代理及仲裁等到幾項特殊貿(mào)易形式和經(jīng)濟技術合作。外貿(mào)函電包含商業(yè)書信商業(yè)書信及電報，電傳電報，電傳等。外貿(mào)函電是一種商務信件，是有著國際貿(mào)易關系的雙方由于彼此的業(yè)務往來而產(chǎn)生的信件。在信息化高度發(fā)達的今天，形式并不局限于紙質(zhì)信件，也可以

2、是電子郵件、 或MSN。外貿(mào)函電是外貿(mào)業(yè)務員要處理的日常工作之一。然而，能處理好外貿(mào)函電的外貿(mào)業(yè)務員卻不多。外貿(mào)函電的格式內(nèi)容和要求外貿(mào)函電的格式內(nèi)容和要求外貿(mào)函電最常用的內(nèi)容：外貿(mào)函電最常用的內(nèi)容：建立業(yè)務關系、詢盤、發(fā)盤、回復、銷售合同、包裝、保險、賠償、仲裁等。外貿(mào)函電基本要求：外貿(mào)函電基本要求：主題明確，內(nèi)容簡潔，語言精煉，表述完整。外貿(mào)函電的格式：外貿(mào)函電的格式：有固定的語言、習慣用法和常用句型。外貿(mào)函電的語氣：外貿(mào)函電的語氣：各部分語氣。開發(fā)信、詢盤回復一般要客氣，表達感謝;平常業(yè)務聯(lián)系要細心、信任;催促付款要緊急而不失禮貌;客戶索賠要理解、給予足夠的解釋和說明。外貿(mào)信函的分類外貿(mào)

3、信函從功能、用途上可分為：建立商貿(mào)關系函建立商貿(mào)關系函詢價函詢價函貨物訂購函貨物訂購函通函通函商洽函商洽函等等。商務信函1. 格式：1）信封的格式 2）信件的格式2.內(nèi)容一、信封信封一定要寫得準確、整潔，是寫信封的基本要求。但英語和漢語在地址的寫法上是截然不同的。 信封的格式美國式信封書寫THE TENTH NATIONAL BANK，101WallStreet，NEWYORK 5NY，USVia airmailMrLiming，No363，Renmin Road，ChongQing，630000China630000中國重慶人民路363號：李明先生收美國紐約市第5郵區(qū)華爾街101號第10國民

4、銀行需要注意的是，我國由國內(nèi)需要注意的是，我國由國內(nèi)發(fā)往國外的信件，郵電部門發(fā)往國外的信件，郵電部門規(guī)定有統(tǒng)一的外函信封。其規(guī)定有統(tǒng)一的外函信封。其要求是，信封的正面寫收信要求是，信封的正面寫收信人名址，背面寫寄信人名址人名址，背面寫寄信人名址。收信人名址應用英文書寫。收信人名址應用英文書寫，寄信人名址除國名用英文，寄信人名址除國名用英文書寫外，均用中文書寫。書寫外，均用中文書寫。 信封地址的寫法商務信函的格式齊頭式（ 美式）縮進式（英式、中式）混合式 信封的格式1齊頭式（平頭式）信封的格式2縮格式（縮進式）信封的格式3混合式商務信函的格式齊頭式或垂直式(Block style) 縮進式或鋸齒

5、式(indented style)齊頭式漢語書信樣式（縮進式）漢語書信樣式（縮進式） 中文商務信函的格式和內(nèi)容中文商務信函一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個部分組成。 (1)開頭開頭 開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。(2)正文正文 信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務往來聯(lián)系的實質(zhì)問題，通常包括： 向收信人問候； 寫信的事由，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復等等； 該信要進行的業(yè)務聯(lián)系，如詢問有關事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐?，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重；

6、 提出進一步聯(lián)系的希望、方式和要求。 (3)結(jié)尾結(jié)尾 結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，在商務信函中一般用祝愿語“此致”，“商祺”。對于比較熟悉的可以用如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。(4)署名署名 署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。 (5)日期日期 寫信日期

7、般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。 英語商務信函（Business Letters）的的格式和內(nèi)容格式和內(nèi)容 商貿(mào)英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)束語和簽名外，有的信還要注明收發(fā)信編號，載入特別注意事項，如注意事項或特別指定閱信人、書信主題、附言和附件等（當然這些都不是必需的，可視情況而定。），都有其固定的位置。如下圖：發(fā)文編號收文編號信頭日期收信人名址特別指定閱信人稱呼書信主題正文結(jié)尾簽名附件1. 信頭商貿(mào)英文書信與中文書信不同的一個特點是，在信紙的開頭必須首先寫上信頭，即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書信的末尾的。這

8、是英文書信的固定格式。通常，信頭寫在信紙的右上角，先寫寄信人名址（與信封上寫法一樣），再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。 信頭樣例150 Kensington Road，Brooklyn，NewYork 12，NYJune 10，2013Established1900TELEPHONE：xxxxxx, CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRESS：CALUMET 4251，2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGORefNoCHICAGO，ILLINOIS CODES USED：March 16，2012，AL

9、LCODES RENTLEYS PREFERRED2. 日期信頭（Letter head ）下面是發(fā)信日期，如果寫信日期與發(fā)信日期不一致的話，外國人會在最后祝福語和個人簽名底下加上寫信日期，但大多數(shù)時候不寫，因為涉及到法律效力的只有發(fā)信日期和實際收信日期。 日期的表達在日期方面，美英英語的表達方式存在差別：英國式：日期為先，月份為后，再為年；美國式：月份為先，日期在后再為年。例如：一九九六年三月二日的寫法： 2nd March, 1996（英） March 2, 1996（美） 在美式的寫法中，在美式的寫法中，1st, 2nd, 3rd的的st, nd, rd是不使用的。是不使用的。由于日期書

10、面表達不同，讀法也不一樣。例如：1987年4月20日：英式的寫法是20th April, 1987，讀成the twentieth of April, nineteen eighty-seven；美式的表達是April 20, 1987，則讀成April the twentieth, nineteen eighty-seven。同樣，全部用數(shù)字表達日期時，英美也有差別。1998年5月6日：按照英國式應寫成6/5/98，而按照美國式應寫成5/6/98；是英國式的1998年8月1日，按照美國的表達方式卻是1998年1月8日，美國的1998年8月1日應寫成08，01，1998。 在電視劇紅箭中有一個

11、情節(jié)：以女兒夏青的身份潛伏在國軍司令宋鴻儒身邊的共產(chǎn)黨地下工作者受到國民黨軍統(tǒng)的懷疑，用了一個假的夏青來考驗她，并設計了一個情節(jié)，叫了三名外國人來冒充夏青在英國留學時期的室友、班主任和同學，夏青叫英國班主任寫了一個日期，便識破這些假冒人員。原來美式：November 12, 1939 英式：12th November, 1939 3. 編號（可選項）4. 收信人的名址與信封上的收信人地址相同，一般寫在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫。 收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細，而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫，不能隨意改變，因為職業(yè)、職位不同，以及在不同的國家，其頭銜、區(qū)域的寫法是完全

12、不一樣的。 信內(nèi)地址的內(nèi)容5. 稱呼商貿(mào)英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。例如：Dear Sir/Dear sirs，Dear Madam，Dear Ladies， Dear Mesdames，Gentlemen：Dear Sir and Madam，Ladies and Gentlemen： 在不同的信件中，稱呼是多種多樣的，但最常見的不外是Gentlemen（美國式）和Dear sirs（英國式）二種?？梢?，在商貿(mào)英文書信的稱呼中，由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄，所以一般不再寫收信人的姓名，通常就寫Dear sirs或Gentlemen即可。只有在雙方關系較為密切時，

13、才加上人名，如Dear MrSmall。在這里，Dear Sirs就相當于中文信件的“敬啟者”之類的禮節(jié)性用語，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛的先生”。另外，由于英、美習慣的不同，還要注意在“Dear Sirs”之后，通常用“，”號，而美國式“Gentlemen”之后，則應用“：”號。 6. 正文這是一封信的核心部分。要求是要做到五個“C”，即禮貌（Courtesy）、簡潔（Conciseness）、明了（Clarity）、正確（Correctness）和完整（Completeness），以準確表達自己的商貿(mào)意圖。正文應從稱呼下一行開始寫，信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白，以保持書信應有的

14、齊整格式。同時，一封信要按內(nèi)容分成幾段，不要把一封長信寫成單獨的一段。為了明確起見，商貿(mào)英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是，商貿(mào)英文書信原則上應符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內(nèi)敘述，以利于所談事情能及時得到處理。 7. 結(jié)尾敬語結(jié)束語是指在正文之后，簽名之前所使用的客套用語，一般在正文最后一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是：Yours truly（你的真誠的），Yours sincerely（你的忠誠的）Yours faithfully（你的忠實的），等等。在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中，

15、還可用Yours most Cordially（你的最真誠的）或Yours respectfully（你的恭順的）等。8.簽名簽名是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱，相當于我國的簽字蓋章。在商貿(mào)英文書信中，簽名通常要占三至四行，第一行常用作公司名稱，全部要用大寫；第二行用于個人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易于辨認簽名；第三行常用于簽名人的頭銜。在商貿(mào)英文書信中，即使是對認識的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫信人的職務是很重要的，這是告訴對方你有處理信中所談事務的權威。 簽名樣例Yours truly，F(xiàn)IDELITY TRADINGCOING（簽名）HBHaslehurstGeneral ManagerV