制度流程管理辦法

1、制度流程管理辦法修訂記錄日期修改內(nèi)容編制審核審批2016.10.20新制訂陳宗潤第一章總則3第二章管理部門與職責(zé)3Toc465328371第三章制度流程編碼規(guī)范第四章制度流程文本編制規(guī)范4第五章制度流程的制定、修訂5第六章制度流程的審查和發(fā)布6第七章制度流程的宣貫7第八章制度流程的檢查8第九章制度流程的動(dòng)態(tài)管理9第十章附則9第一章總則1.1. 目的為加強(qiáng)公司制度流程的管理工作，保證公司制度及流程的制定、執(zhí)行、評估與修改的制度化、規(guī)范化，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。1.2. 定義本辦法所指制度，是指公司根據(jù)實(shí)際情況制定的規(guī)范公司運(yùn)營的規(guī)范性文件，包括但不限于各類制度、辦法、規(guī)定、細(xì)則、規(guī)范等。1.

2、3. 制度流程編制原則1.3.1 遵從國家相關(guān)法律法規(guī)原則。1.3.2 制度流程精簡高效原則。1.3.3 制度流程切實(shí)有效原則。1.3.4 銜接一致、互不沖突原則。1.3.5 適應(yīng)公司發(fā)展戰(zhàn)略，促進(jìn)公司持續(xù)追求卓越，提升整體管理水平原則。1.3.6 符合公司章程及相關(guān)規(guī)定原則。1.4. 適用范圍本辦法適用于公司各中心/部門及下屬各項(xiàng)目。第二章管理部門與職責(zé)2.1. 各職能部門/中心負(fù)責(zé)擬定、修訂各自專項(xiàng)制度和工作流程。2.2. 行政部負(fù)責(zé)跟進(jìn)落實(shí)公司職能部門制度的擬訂、修訂、匯編、下發(fā)及監(jiān)督執(zhí)行；組織建立健全公司制度管理體系，保證公司制度流程的制定、執(zhí)行、評估與修改的制度化、規(guī)范化。2.3.

3、總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人負(fù)責(zé)公司職能部門/中心制度和工作流程的審批、簽發(fā),中心負(fù)責(zé)人或授權(quán)人負(fù)責(zé)簽發(fā)所轄中心內(nèi)部的管理制度，中心制度需報(bào)行政部備案。第三章制度流程編碼規(guī)范編碼是指為了便于文件的制訂、修訂、管理、歸檔、查尋，而人為指定的使各類文件區(qū)別于其他文件的特定代號。為便于編碼的制定，對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類及其代號做出如下明確規(guī)定：ZGTZXXXXXXXXXXXX表示制度版次號（阿拉伯?dāng)?shù)字01、02代表）表示制度版本號（用大寫字母A、B代表）表示制度所在類別的序號（用001、002代表）表示制度初次擬定的年號表示部門名稱（用所屬部門首兩字拼音的首字母表示，人力資源類采用慣用代碼“HR”）表示公司名稱如：

4、文件編號：“ZGTZ-HR2016-001-A/01”，表示“珠鋼投資2016年制定的人力資源類001號規(guī)章制度，A版第01版次”。若制度修訂的內(nèi)容較少，且未改變原制度的主旨內(nèi)容，一般不需要變更版本號，只需變更版次號。如原版號為A/01,現(xiàn)對制度進(jìn)行小幅修改，再次進(jìn)行頒發(fā)，具版本號更改為A/02;若制度修訂內(nèi)容較多，且對主旨內(nèi)容進(jìn)行了改動(dòng)，再次頒發(fā)時(shí)，應(yīng)改變版本號和版次號，如原編號為A/01,則變更為B/01。第四章制度流程文本編制規(guī)范制度文件包含封面（審批表）和正文內(nèi)容兩部分。4.1、 封面（審批表）規(guī)范4.1.1 構(gòu)成要素：包含頁眉、標(biāo)題、修訂記錄（修改內(nèi)容、編制部門、審核部門）等。4.1

5、.2 格式要求封面采用單邊實(shí)線框格顯示。標(biāo)題：微軟雅黑，二號，加粗，居中。表格內(nèi)容：宋體，小四號，居中。頁眉字體：宋體，小五號，左對齊；頁眉加單實(shí)線。頁面規(guī)格：左、右邊距3cm,上、下邊距2cmo頁眉、頁腳：1cm。4.2、 正文內(nèi)容規(guī)范4.2.1 排版規(guī)范頁面規(guī)格：左、右邊距3cm,上、下邊距2cmo頁眉頁腳：頁眉1.5cm,頁腳1cm。頁腳插入頁碼，格式：第X頁/共X頁；字體：宋體，小五，居中4.2.2 字體規(guī)范頁眉字體：宋體，小五號；左對齊為公司名稱，右對齊為文件編碼。目錄：標(biāo)題宋體，小二號，加粗，居中；內(nèi)容，宋體，小四號，行距25磅正文內(nèi)容：宋體、小四號，行距22磅。正文序號：如下序號

6、層級條目示例格式要求1章節(jié)A章、第二章宋體、小三號、加粗、居中2一級1.、2.宋體、小四、加粗、左對齊3二級1.1、1.2、1.3宋體、小四、左對齊、段落尢縮進(jìn)4三級1.1.1、1.1.2、1.1.3宋體、小四、左對齊、段落尢縮進(jìn)5四級(1)、(2)、宋體、小四、左對齊、段落尢縮進(jìn)第五章制度流程的制定、修訂5.1 .制度的制定、修訂5.1.1各職能部門/中心應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)營管理策略調(diào)整、架構(gòu)調(diào)整、實(shí)際工作情況等方面的需求，及時(shí)制定(修訂)相應(yīng)的制度流程。在制定(修訂)之前可以向相關(guān)部門征集意見。5.1.2出現(xiàn)下列情形之一的，歸口部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)制定(修訂)相關(guān)制度，如未及時(shí)制定(修訂)，行政部可以責(zé)成

7、歸口部門實(shí)施：(1)經(jīng)營或管理機(jī)制發(fā)生較大調(diào)整的。(2)部門管理職能或者管理架構(gòu)發(fā)生較大調(diào)整的。(3)經(jīng)實(shí)踐證明是無效的管理制度未及時(shí)進(jìn)行刪減。(4)經(jīng)營或管理出現(xiàn)漏洞，與實(shí)際工作情況不符的。5.2 制度的制定、修訂要求5.2.1 除公司經(jīng)營狀況發(fā)生重大變化外，各職能部門/中心每年定期對制度及流程重審、修訂。5.2.2 各中心可以根據(jù)公司職能管理制度的原則，結(jié)合中心經(jīng)營管理實(shí)際制定具體管理制度，報(bào)行政部備案。5.2.3 規(guī)章制度要做到內(nèi)容充實(shí)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、層次分明、條理清晰、邏輯嚴(yán)密、前后連貫、首尾照應(yīng)，標(biāo)點(diǎn)符號、序號使用規(guī)范。5.2.4 條款內(nèi)容不得與政府發(fā)布的政策、法律、法規(guī)等相抵觸，不得與

8、公司已發(fā)布的其他制度、文件等規(guī)定相矛盾。5.2.5 新起草或修訂的規(guī)章制度，不得多次重復(fù)使用已發(fā)布的規(guī)章內(nèi)容，避免出現(xiàn)雷同現(xiàn)象，影響執(zhí)行。5.2.6 在起草規(guī)章制度時(shí)，規(guī)章制度的名稱要準(zhǔn)確反映管理活動(dòng)的主題，簡單明確。選用的規(guī)章制度種類要同第二條的分類規(guī)定相一致。第六章制度流程的審查和發(fā)布6.1 各職能部門/中心所制定/修訂的制度如果是專項(xiàng)經(jīng)營或者管理制度，不涉及其他職能管理部門職責(zé)，也不需要會(huì)簽的制度流程，則在征集各相關(guān)部門意見之后，由擬稿部門審查把關(guān)，定稿并按公司規(guī)定發(fā)起OA審批程序（見OA系統(tǒng)，制度體系簽批流程）。審批后，由行政部按公司行文流程下發(fā)。6.2 制度流程草案中涉及到多個(gè)部門的

9、綜合管理，由起草部門牽頭組織討論，經(jīng)協(xié)商一致并定稿后，由起草部門按公司規(guī)定發(fā)起OA審批程序。審批后，由行政部按公司行文流程下發(fā)。6.3 制度流程草案中的某些規(guī)定與相關(guān)管理部門的意見不一致時(shí)，由起草部門將分歧說明，提請公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行專題研討并決策。6.4 制度流程會(huì)審參會(huì)部門，由起草部門依據(jù)制度流程審查內(nèi)容確定。參會(huì)部門應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人參會(huì)。6.5 對涉及公司全局性、綜合性的重要制度流程草案，需提交董事局審議的，應(yīng)按程序提交，經(jīng)審批通過后，轉(zhuǎn)交行政部行文發(fā)布實(shí)施。6.6 制度審核出現(xiàn)下列情形之一的，應(yīng)予駁回。6.6.1 嚴(yán)重偏離建章立制的原則。6.6.2 涉及其他部門的制度擬定部門未征集相關(guān)部門意見

10、。6.7 制度簽發(fā)流程制度制定、修訂流程為“起草制度草案一制度會(huì)審討論一OA發(fā)起審批流程一制度流程宣貫一制度檢查-制度流程動(dòng)態(tài)管理-歸檔”具體執(zhí)行如下:流程解析磕壬口閱仰也因11.起草制度草案1 .責(zé)任部門起草制度草案1.1 收集制度建議和要求：制定前應(yīng)了解與制度有關(guān)部門的意見和建議，確保制度制定有效可行。1.2 制定依據(jù)：制度起草確保不違背國家法律法規(guī)，同公司現(xiàn)有執(zhí)行制度不沖突和其他制度的有效銜接，起到管理目的。1F2.制度會(huì)審討論JL3.制度審批12.制度草案會(huì)審討論2.1 由起草部門牽頭，經(jīng)相關(guān)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)對草案進(jìn)行會(huì)審，起草部門根據(jù)會(huì)審意見進(jìn)行完善并提出修改意見，經(jīng)會(huì)審人員簽字同意。

11、2.2 制度流程草案中的某些規(guī)定與相關(guān)管理部門的意見不一致時(shí)，由起草部門將分歧說明，提請公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行專題研討并決策。4.制度流程宣貫1F5.制度檢查116.制度流程動(dòng)態(tài)管理3.制度審批（OA發(fā)起審批流程）114.制度流程宣貫針對重要制度組織相關(guān)人員、部門、崗位進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí)、共同研究討論，針對一般性制度直接進(jìn)行相應(yīng)的分散學(xué)習(xí)、各自學(xué)習(xí)，了解、熟悉、掌握與自己相關(guān)的內(nèi)容，宣貫過程中必須與實(shí)際現(xiàn)狀相結(jié)合，進(jìn)行針對性學(xué)習(xí)。7.歸檔5.制度檢查行政部負(fù)責(zé)制度監(jiān)督檢查的實(shí)施，其他部門負(fù)責(zé)配合，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。6.制度流程動(dòng)態(tài)管理各職能部門要對本部門制度流程每年組織一次梳理，對不符合執(zhí)行要求的制度進(jìn)行修訂

12、，保持制度與實(shí)際工作情況一致。第七章制度流程的宣貫7.1 建立分級分層、集散相結(jié)合的制度宣貫方式針對重要制度組織相關(guān)人員、部門、崗位進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí)、共同研究討論，針對一般性制度直接進(jìn)行相應(yīng)的分散學(xué)習(xí)、各自學(xué)習(xí)，了解、熟悉、掌握與自己相關(guān)的內(nèi)容，宣貫過程中必須與實(shí)際現(xiàn)狀相結(jié)合，進(jìn)行針對性學(xué)習(xí)，具體如下：7.1.1由計(jì)劃運(yùn)營部組織公司層面的制度宣貫。7.1.2 由各部門主導(dǎo)，在原有基礎(chǔ)上持續(xù)開展部門層面的制度宣貫。7.1.3 由行政部組織開展制度宣貫督導(dǎo)、檢查。7.2 各類制度宣貫方法、實(shí)施及要求7.2.2 新進(jìn)員工制度認(rèn)知宣貫制度學(xué)習(xí)列入新員工培訓(xùn)內(nèi)容，由人力資源部組織執(zhí)行。主要由人力資源部統(tǒng)籌組

13、織對新進(jìn)員工就關(guān)系其切身利益的制度(如考勤、加班、請假等)進(jìn)行宣導(dǎo)、講解，促使其認(rèn)知，快速的融入企業(yè)文化。7.2.3 在職員工制度深化宣貫對各部門/人員就公司通用制度、重要公共職能制度或其他重要制度，由人力資源部協(xié)同相關(guān)部門根據(jù)制定的培訓(xùn)計(jì)劃組織進(jìn)行宣導(dǎo)、講解，并以培訓(xùn)的模式展開，促使各級員工加強(qiáng)對制度的深化理解。7.2.4 宣貫具體實(shí)施(1)由人力資源部培訓(xùn)師開場闡明本次制度宣貫?zāi)康募爸黝}。(2)由培訓(xùn)師按制定計(jì)劃流程組織宣貫實(shí)施。(3)由行政部對現(xiàn)場問答等重要事項(xiàng)進(jìn)行記錄。(4)意見征集：行政部提前準(zhǔn)備意見征詢表/問卷，發(fā)給相關(guān)人員，組織開展對制度宣貫工作的意見調(diào)查，并統(tǒng)一收集、匯總，對問

14、題點(diǎn)進(jìn)行分析、調(diào)整、改進(jìn)、完善。7.2.4宣貫效果檢查、評價(jià)(1)人力資源部按培訓(xùn)計(jì)劃主導(dǎo)的制度宣貫培訓(xùn)，由人力資源部根據(jù)制度重要程度提前擬定測試試題，于宣貫前后不定期開展應(yīng)知應(yīng)會(huì)制度知識考核，達(dá)到宣貫的目的。(2)部門層面主導(dǎo)實(shí)施的制度宣貫，擬由行政部通過定期檢查(重點(diǎn)檢查部門層面)，予以情況記錄，并定期通報(bào)。第八章制度流程的檢查8.1 行政部是制度監(jiān)督檢查的歸口管理部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查的實(shí)施。其他部門負(fù)責(zé)配合行政部監(jiān)督檢查的實(shí)施。8.2 檢查流程8.2.1 檢查前的準(zhǔn)備(1)由行政部制定監(jiān)督檢查計(jì)劃(計(jì)劃分為定期計(jì)劃和不定期抽查)，檢查計(jì)劃應(yīng)覆蓋公司所有的制度。(2)制定的制度監(jiān)督檢查計(jì)劃應(yīng)

15、報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。(3)檢查人員提前1天通知被檢查的部門，如時(shí)間沖突可進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。(4)檢查人員依照已經(jīng)審核發(fā)布的且現(xiàn)行有效的制度進(jìn)行檢查。8.2.2檢查的實(shí)施(1)行政部按照檢查計(jì)劃實(shí)施檢查，檢查過程中采用詢問、檢查記錄、現(xiàn)場核實(shí)等多種方式展開。(2)如檢查的制度涉及多個(gè)部門時(shí)，則依照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全過程的檢查，相關(guān)部門也應(yīng)予以配合。(3)檢查過程中被檢查部門必須積極配合檢查，積極提供檢查人員要求的資料。(4)檢查人員必須提前熟悉所要檢查的制度，梳理出檢查的重點(diǎn)，在檢查過程中應(yīng)填寫檢查表，對檢查的情況做好記錄。(5)“檢查表”應(yīng)經(jīng)檢查人及被檢查部門簽字確認(rèn)。(6)行政部對檢查結(jié)果形成報(bào)告，并于

16、檢查結(jié)束后予以通報(bào)。8.3發(fā)現(xiàn)問題的處理8.3.1 對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)采取措施進(jìn)行整改，對整改情況由行政部跟蹤驗(yàn)證，并于結(jié)束后進(jìn)行通報(bào)。8.3.2 在制度執(zhí)行過程中如發(fā)現(xiàn)制度不適宜、有漏洞，各業(yè)務(wù)模塊制度銜接有漏洞，應(yīng)及時(shí)對制度進(jìn)行修訂，將制度系統(tǒng)化。第九章制度流程的動(dòng)態(tài)管理9.1 各職能部門要對本部門制度流程每年組織一次梳理，對不符合執(zhí)行要求的制度進(jìn)行修訂，保持制度與實(shí)際工作情況一致，同時(shí)各部門在1月底前向行政部報(bào)送本年度制定、修訂計(jì)劃以及廢止的制度清單。9.2 行政部根據(jù)各部門的報(bào)送情況，在第一季度編制下達(dá)公司年度制度流程制定、修訂計(jì)劃，包括對廢止的制度流程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，一并行文。9.3 職能部門要嚴(yán)格執(zhí)行公司下達(dá)的制定、修訂計(jì)劃。9.4 新制度出臺，原有相關(guān)制度即自動(dòng)作廢。9.5 公司各職能部門管理制度簽發(fā)后，由行政部負(fù)責(zé)存檔；中心內(nèi)部管理制度的存檔，報(bào)行政部備案。第十章附則本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件1:規(guī)