7、專業(yè)組織技能

1、Slide 1Great ResultsSeminar Slide 2Avery Professional Office Skills Training艾利專業(yè)辦公技巧培訓(xùn)艾利專業(yè)辦公技巧培訓(xùn)專業(yè)組織技能專業(yè)組織技能Slide 3Do you know Avery Great Results ? 你了解艾利完美結(jié)果的培訓(xùn)了嗎？Professional meeting organized 專業(yè)會議組織Avery excellent meeting organized tools tips 艾利專業(yè)會議組織工具的使用技巧 Q&A 問題與討論Slide 4 Working closely t

2、ogether for more than 12 years 有超過12年的緊密合作關(guān)系 Avery/IAAP Chapter Call Program- -225 productivity seminars conducted nationwide since 1998 從1998年起，艾利與國際職業(yè)秘書協(xié)會有225次研討會合作Avery is also a member of Association of Administrative in Hong Kong 是香港秘書協(xié)會的理事成員Slide 5Slide 6實(shí)用辦公技巧之三實(shí)用辦公技巧之三會議組織會議組織Slide 7Slide 8M

3、eeting 開開 會會21weeksFor 1 yearSlide 9The reasons for organize meeting召開會議的理由召開會議的理由會議能有效地傳遞其信息做出決策會議能增強(qiáng)各公司、部門、員工的交流和合作會議是企業(yè)的發(fā)展平臺和目標(biāo)的體現(xiàn)Slide 10Slide 11Slide 12Slide 13#79889 1” shownSlide 14#RI21310 shownSlide 15#76001 shownSlide 16會議會議Slide 17Slide 18Before the meeting會議準(zhǔn)備會議準(zhǔn)備先要有會議預(yù)算與經(jīng)理商量后擬定會議議程確定會議時(shí)

4、間聯(lián)系適合的會場會議管理和后勤Slide 19Meeting Budget會議預(yù)算會議預(yù)算把要做的事列出來不變成本一覽表 邀請過程可變成本一覽表投影音響后勤費(fèi)用宴會娛樂游覽準(zhǔn)備工作住宿應(yīng)急預(yù)算留出預(yù)算的15%來應(yīng)付意外開支Slide 20Case1:預(yù)算分配表不變成本百分比1會務(wù)、設(shè)臺2邀請、銷售、策劃3會議室4保安、停車安排5會議辦公、電話、電傳費(fèi)可變成本1膳食2酒水飲料3住宿4禮品5社交活動應(yīng)急成本35%50%15%Slide 21假如你的會議沒有限定在某一個(gè)特定的月份召開，那么對酒店每個(gè)月會議情況的一些了解也許會對你有些幫助。以下是某知名酒店提供的會議預(yù)定的入住率：7月 7. 3% 8月

5、 3. 4% 9月 9. 8% 10月 10.7% 11月 10.8%12月 8. 3% 1月 7. 6% 2月 7. 6% 3月 8. 9% 4月 9. 6%5月 7. 4% 6月 8. 6%會議預(yù)訂受歡迎 程度按月排列如下：No1.11月 No7.12月No2.10月 No8. 1月No3.9月 No9. 2月No4.4月 No10.5月No5.3月 No11.7月No6.6月 No12. 8月Meeting time selection會議時(shí)間的選擇會議時(shí)間的選擇Slide 22Meeting room selection尋找合適的會場尋找合適的會場Meeting room select

6、ion 選擇會場Meeting room exploration 考察會場Slide 23與會代表的情況會議地點(diǎn)(競爭列出侯選名單)巡回會議會議活動要求休息場所房間分配活動內(nèi)容Meeting room selection選擇會場選擇會場Slide 24Meeting room exploration考察會場考察會場 標(biāo)準(zhǔn)房（要求看酒店最差的房間）廚房/洗手間/KTV到會議室的距離（氣味和噪音問題）會議室窗戶的雙層玻璃（噪音問題）停車場酒吧、房間、商務(wù)中心、健身中心的價(jià)格所需日期是否可行附加價(jià)值會議期間的競爭對手情況Slide 25If so many invitation paper如果邀請函

7、很多如果邀請函很多Slide 26Mail Merge郵件合并郵件合并Mail merge郵件合并技術(shù)郵件合并技術(shù)Database management數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)庫管理Slide 27#5119 shownSlide 28Create Database FilesCreate, view, modify, and store addresses and other information in lists using LabelPros List Manager.Slide 29Meeting room deployed會場布置工作會場布置工作課堂型V字型U字型董事會型空陣型卡巴萊式劇場式

8、人字型l會議室布局Slide 30l會議工具的需要投影設(shè)備和主電源的位置白板和夾紙板白板筆、熒光筆、鉛筆等書寫工具的準(zhǔn)備話筒、音響設(shè)備及音樂光盤席卡、胸卡、可移除標(biāo)簽、覆膜工作證等Meeting room deployed會場布置工作會場布置工作Slide 31現(xiàn)在 Avery can help you!Slide 32 配合艾利白板筆，配合艾利白板筆，實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn) “流動會議室流動會議室”If no white board假如沒有白板假如沒有白板Slide 33Slide 34采用美采用美國進(jìn)國進(jìn)口舒眼米黃色口舒眼米黃色紙張紙張，可避免可避免強(qiáng)強(qiáng)烈反光，烈反光，長時(shí)間書寫長時(shí)間書寫眼眼睛亦不睛亦

9、不會會感感覺覺疲疲勞勞Meeting minutes會議記錄本的準(zhǔn)備會議記錄本的準(zhǔn)備Slide 35Pens for meeting會議中的筆的準(zhǔn)備會議中的筆的準(zhǔn)備Slide 36Slide 37Slide 38Slide 39Badge system實(shí)用工具范例實(shí)用工具范例DEMOSlide 40Slide 41#05119 shownSlide 42Slide 43Slide 44Slide 45Megan ReedAvery 5309 Tent CardSlide 46Add meeting agendas to the back side8:00-8:30 Opening Commen

10、ts8:30-10:00 Business Review10:00-10:30 Break10:30-12:00 2001 ObjectivesMegan Reed將會議議程寫在席卡的背面Slide 47#05121 shownSlide 48Slide 49#74536 shown#74520 shownSlide 50Slide 51Slide 52 相當(dāng)?shù)难芯勘砻鬟\(yùn)用現(xiàn)有的電腦打印席卡、胸卡與印刷的席卡、胸卡相比 每50張節(jié)約1小時(shí)23分鐘 信息隨時(shí)可更新Slide 53Slide 54Tools recommend為演講者準(zhǔn)備的工具Slide 55Slide 56Slide 57Aft

11、er meeting會議善后會議善后將所有的文件資料放回原處整理好會議記錄并經(jīng)會議主席簽字認(rèn)可后打印成文 發(fā)給有關(guān)人員或歸檔保存。打印會議產(chǎn)生的有關(guān)材料并歸檔或分發(fā)給有關(guān)人員。整理會場，清還有關(guān)器材設(shè)備。結(jié)算有關(guān)會議費(fèi)用。Slide 58Slide 59Business writing for meeting會議過程中的商務(wù)信函寫作會議過程中的商務(wù)信函寫作會議管理文書：會議通知主題內(nèi)容文件：開幕詞、主題報(bào)告、專題報(bào)告進(jìn)程文件：會議程序表、日程安排表、會議記錄、簡報(bào)選舉或表決程序表參考文書：調(diào)查報(bào)告、典型材料反映會議結(jié)果文書：會議紀(jì)要、傳達(dá)文件、執(zhí)行計(jì)劃Slide 60Exercise分組練習(xí)分

12、組練習(xí)分小組試寫一下會議議程、會議通知、會議紀(jì)要、備忘錄、報(bào)告的格式Slide 61Agenda如何寫會議議程如何寫會議議程議程格式固定，如：要有公司LOGO。標(biāo)題需包括：-會議標(biāo)題-會議成果參加者名單職員名單時(shí)間表行程表Slide 62Case1v時(shí)間表Slide 63Case2v行程表X月X日時(shí)間人物地點(diǎn)事件Slide 64Notice如何寫會議通知正式的通知需要有“標(biāo)題”，主文機(jī)關(guān)，發(fā)文時(shí)間，正文。敘述事項(xiàng)要簡明扼要，直截了當(dāng)。即可用1，2，3來表示。要寫清會議名稱、會議目的、會議討論內(nèi)容、會議地點(diǎn)和出席會議人員。語言應(yīng)客觀、樸實(shí)客觀、樸實(shí)，內(nèi)容應(yīng)完整清楚完整清楚。Slide 65Cas

13、e 3致：主題：發(fā)自： ？會議于？年？月？日？星期？上午/下午？點(diǎn)，在？地方開，為期？天。附會議議程。（讓參會者作好準(zhǔn)備）Slide 66Meeting minutes如何寫會議紀(jì)要如何寫會議紀(jì)要除了會議議程的所有內(nèi)容外，還要包括：主要結(jié)論任務(wù)表會議中的實(shí)際情況及一些沖突的內(nèi)容Slide 67Newsettle如何寫新聞稿一定要用新聞稿專用紙。每個(gè)新聞稿都要標(biāo)上日期，確保每份稿件都要有標(biāo)題，盡可能“讓人上當(dāng)”。段落不要太長。第一段用一兩句話概括稿件的大意。打印時(shí)用兩倍行距，頁面兩邊都留出較寬的空白。在稿件結(jié)尾處標(biāo)明“結(jié)束”，然后留下聯(lián)系人和電話號碼。Slide 68Report如何寫報(bào)告報(bào)告的組成：-前頁-臺頭-內(nèi)容表-摘要-主體-參考內(nèi)容-附錄-目錄Slide 69Case 4來自：致：主題：日期： 1.介紹（報(bào)告背景和目的） 2.方法 3.情況介紹 4.結(jié)論 5.建議Slide 70Memo如何寫備忘錄備忘錄的組成部分：-日期-給誰-誰寫的-標(biāo)題-主題內(nèi)容Slide 71How to organize Basic Meeting and Special Meeting?如何組織小型會議和大型