辦公用品采購(gòu)與管理辦法

1、Word參考資料，下載后可編輯辦公用品采購(gòu)與管理辦法 辦公用品采購(gòu)管理制度 第一條 為加強(qiáng)集團(tuán)辦公用品管理，節(jié)約本錢(qián)、提高效率、標(biāo)準(zhǔn)流程，明確責(zé)任，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，特制定本制度。 第二條 本制度適用于集團(tuán)及各公司辦公用品采購(gòu)工作。 第三條 辦公用品采購(gòu)應(yīng)遵循保證品質(zhì)優(yōu)良，價(jià)格合理、節(jié)約辦公本錢(qián)的原則。 第四條 本制度所指的辦公用品主要包括：各種辦公所需耗材，辦公設(shè)備、辦公家具等。 1、日常辦公用品、耗材：如文件夾、檔案盒、資料冊(cè)、檔案袋、訂書(shū)機(jī)、起釘器、剪刀、膠水、計(jì)算器、筆筒、會(huì)議牌、中性筆(簽字筆)、圓珠筆、鉛筆、橡皮、復(fù)寫(xiě)紙、便利貼、會(huì)議記錄本、印臺(tái)(印油

2、)、U盤(pán)、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)墊、移動(dòng)硬盤(pán)、錄音筆、插線板、電池、硒鼓、墨盒、打印機(jī)組件、打復(fù)印紙網(wǎng)線、電話線、生活用紙、一次性用品、清潔用品、五金工具、抽紙、卷筒紙、毛巾、杯具、保溫瓶、飲用水等。 2、辦公設(shè)備：如票碎紙機(jī)、點(diǎn)驗(yàn)鈔機(jī)、塑封機(jī)、掃描儀、電話機(jī)、電腦、投影儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、多功能一體機(jī)、掃描儀、相機(jī)、攝像機(jī)、交換機(jī)、路由器、燒水壺、飲水機(jī)等。 3、辦公家具：如文件柜、雜柜、保險(xiǎn)柜、沙發(fā)、茶幾、辦公桌、辦公椅、檔案柜、鐵皮柜等。 4、其他需要的辦公用品。 第五條 辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、管理工作，由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 第六條 辦公室嚴(yán)格按照采購(gòu)審批計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，不得隨意增加采購(gòu)品

3、種和數(shù)量。凡未列入采購(gòu)計(jì)劃的或未經(jīng)批準(zhǔn)的辦公用品，一律不得擅自購(gòu)置。(一)集中采購(gòu)：將集團(tuán)公司各部門(mén)辦公所需物品采購(gòu)管理集中化，對(duì)同一類材料進(jìn)行集中化采購(gòu)。集團(tuán)公司日常辦公、使用頻率較高的辦公用品(文具事務(wù)類、辦公耗材類、日雜百貨類)采納集中購(gòu)置方式。 (二)分散采購(gòu)：不在集中采購(gòu)范圍內(nèi)，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需填寫(xiě)辦公用品請(qǐng)購(gòu)審批單并經(jīng)審批后方可采購(gòu)，招標(biāo)采購(gòu)除外。 (三)應(yīng)急采購(gòu)：在集中采購(gòu)范圍內(nèi)，且急需使用。請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需填寫(xiě)辦公用品請(qǐng)購(gòu)審批單并經(jīng)審批后優(yōu)先采購(gòu)。請(qǐng)購(gòu)金額少于2000元的申請(qǐng)，辦公室可視情況啟動(dòng)采購(gòu)備用金先行購(gòu)置。 第六條采購(gòu)?fù)緩?(一)集中采購(gòu)?fù)緩剑阂哉?guī)實(shí)體店為主，京東網(wǎng)的官方自營(yíng)店及

4、可開(kāi)取正規(guī)發(fā)票的淘寶店家為輔。 (二)分散采購(gòu)?fù)緩剑阂罁?jù)申請(qǐng)部門(mén)的需求及方便度來(lái)推斷是采納電子還是實(shí)體途徑，一般為單筆金額小于5000元時(shí)采納網(wǎng)購(gòu)的途徑，單筆金額大5000元時(shí)的采購(gòu)以集團(tuán)審批意見(jiàn)操作。 (三)應(yīng)急采購(gòu)?fù)緩剑簠⒄占胁少?gòu)?fù)緩健?第七條職責(zé)權(quán)限 (一)各請(qǐng)購(gòu)部門(mén)職責(zé) 1、負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)并匯總本部門(mén)辦公需求經(jīng)本部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后上報(bào)辦公室； 2、負(fù)責(zé)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)審批單并經(jīng)辦公室審批后向集團(tuán)財(cái)務(wù)部、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)逐層審批； 3、負(fù)責(zé)全集團(tuán)辦公用品分散采購(gòu)或應(yīng)急采購(gòu)與辦公室共同驗(yàn)收。 4、負(fù)責(zé)所需辦公用品的領(lǐng)用。 (二)辦公室職責(zé) 1、負(fù)責(zé)全集團(tuán)辦公用品采購(gòu)需求的匯總、詢價(jià)、采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)。(分散

5、采購(gòu)或應(yīng)急采購(gòu)時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)共同驗(yàn)收)、保管、發(fā)放和盤(pán)點(diǎn)； 2、負(fù)責(zé)編制辦公用品詢價(jià)比照表； 3、負(fù)責(zé)建立健全辦公用品入庫(kù)、移交、發(fā)放和盤(pán)點(diǎn)等臺(tái)賬或登記表； 4、負(fù)責(zé)收集并維護(hù)供給商信息，保管辦公用品各類資料檔案等； 5、辦公室采購(gòu)員依據(jù)申請(qǐng)人填寫(xiě)好的采購(gòu)審批申請(qǐng)單檢查該項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請(qǐng)購(gòu)品種和數(shù)量并簽字確認(rèn)； 6、負(fù)責(zé)采購(gòu)程序的審批； 7、負(fù)責(zé)談判和確定最終供給商、簽訂采購(gòu)合同； 8、負(fù)責(zé)供給商評(píng)估和變更； 9、對(duì)辦公用品盤(pán)盈盈虧做處理，并有權(quán)追究責(zé)任人的相關(guān)責(zé)任。 (一)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé) 1、負(fù)責(zé)依據(jù)審批的辦公用品付款申請(qǐng)和采購(gòu)合同要求及時(shí)支付價(jià)款； 2、負(fù)責(zé)結(jié)

6、算各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品的款項(xiàng)； 3、負(fù)責(zé)辦理退貨款項(xiàng)的收回； 4、負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)及盤(pán)點(diǎn)盈虧的賬務(wù)處理； 5、參與盤(pán)點(diǎn)工作的監(jiān)督； 6、負(fù)責(zé)采購(gòu)程序的審批。 第三章采購(gòu)流程 第八條集中采購(gòu)流程 (一)集中采購(gòu)周期 辦公室依據(jù)全集團(tuán)辦公用品使用情況，每月5號(hào)前集中采購(gòu)一次。 (二)采購(gòu)申請(qǐng)匯總及審核 1、辦公室匯總每月各部門(mén)辦公用品采購(gòu)需求(申購(gòu)匯總表詳見(jiàn)附件1)和庫(kù)存情況分類(盤(pán)存表詳見(jiàn)附件2)于每月25日前上報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部審批。 (三)進(jìn)行采購(gòu) 辦公用品采購(gòu)最少有3家以上供給商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同質(zhì)量，選價(jià)格最低”的原則進(jìn)行綜合評(píng)

7、估，最終選擇供給商，并簽訂采購(gòu)合同。 第九條分散及應(yīng)急采購(gòu)流程 （一)采購(gòu)申請(qǐng) 1、分散采購(gòu) 申購(gòu)部門(mén)所需辦公物品不在集中采購(gòu)名目?jī)?nèi)的(如不常備的五金、電開(kāi)工具、裝飾用品、招待用品、汽車保養(yǎng)、維修及保險(xiǎn)等)申請(qǐng)部門(mén)向辦公室領(lǐng)取并填寫(xiě)采購(gòu)審批申請(qǐng)單(見(jiàn)附件3)經(jīng)審批后進(jìn)行單獨(dú)購(gòu)置。 2、應(yīng)急采購(gòu) 申購(gòu)部門(mén)所需辦公物品在集中采購(gòu)名目?jī)?nèi)且急需使用的，申請(qǐng)部門(mén)向辦公室領(lǐng)取并填寫(xiě)采購(gòu)審批申請(qǐng)單經(jīng)審批后優(yōu)先購(gòu)置。金額少于2000元的申請(qǐng)，辦公室可視情況啟用預(yù)備金現(xiàn)行購(gòu)置。 (二)審批單的填寫(xiě) 辦公室采購(gòu)員依據(jù)采購(gòu)預(yù)算及庫(kù)存情況協(xié)助申請(qǐng)人填寫(xiě)采購(gòu)審批申請(qǐng)單，申請(qǐng)人完整填寫(xiě)采購(gòu)物品特征和其他信息，如物資名稱、

8、規(guī)格、數(shù)量、需求日期、質(zhì)量要求以及預(yù)算金額等。 (三)采購(gòu)審核 請(qǐng)購(gòu)部門(mén)攜填寫(xiě)完整的采購(gòu)審批申請(qǐng)單進(jìn)行報(bào)審流程。由辦公室、財(cái)務(wù)部逐級(jí)審核，最終由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批，通過(guò)報(bào)審后申請(qǐng)人將采購(gòu)審批申請(qǐng)單交予采購(gòu)人員復(fù)印存檔。 (四)進(jìn)行采購(gòu) 辦公室采購(gòu)員按照審批通過(guò)后的采購(gòu)審批申請(qǐng)單報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)請(qǐng)款，同時(shí)按采購(gòu)審批申請(qǐng)單要求進(jìn)行采購(gòu)。 第十條進(jìn)度跟催 (一)為確保準(zhǔn)時(shí)交貨，采購(gòu)人員應(yīng)提前采納電話、傳真或親自到供給商處跟催，以確保物資能適時(shí)供給。 (二)若采購(gòu)物資無(wú)法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的采購(gòu)人員須提前通知需求部門(mén)，尋求解決方法，并須重新和供給商確定新的交貨期，并知會(huì)申請(qǐng)部門(mén)。 第四章驗(yàn)收與結(jié)算領(lǐng)用 第十一條驗(yàn)收

9、入庫(kù) (一)辦公室負(fù)責(zé)集中采購(gòu)辦公用品的驗(yàn)收及入庫(kù)工作。分散采購(gòu)或應(yīng)急采購(gòu)的驗(yàn)收由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)與辦公室共同負(fù)責(zé)，入庫(kù)由辦公室負(fù)責(zé)。 (二)辦公室在核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、品牌后，建立并填寫(xiě)辦公用品入庫(kù)登記表(見(jiàn)附件4)。 (三)如驗(yàn)收不合格的，由采購(gòu)人員依據(jù)申請(qǐng)部門(mén)要求進(jìn)行退換貨。 (四)若入庫(kù)辦公用品與申請(qǐng)匯總表和合同不符，辦公室應(yīng)及時(shí)查明原因，落實(shí)責(zé)任。 第十二條價(jià)款結(jié)算 財(cái)務(wù)部應(yīng)依據(jù)有集團(tuán)公司全稱抬頭發(fā)票、辦公用品清單、驗(yàn)收單和采購(gòu)合同及時(shí)履行付款手續(xù)。假如發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)內(nèi)容不符或者沒(méi)有正規(guī)發(fā)票，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。 第六章領(lǐng)用 采購(gòu)用品入庫(kù)后，部門(mén)申購(gòu)的由辦公室依據(jù)上報(bào)的采購(gòu)清單發(fā)放，經(jīng)部門(mén)申購(gòu)人

10、填寫(xiě)領(lǐng)用記錄并簽字后方可領(lǐng)用；個(gè)人申購(gòu)的由辦公室通知申購(gòu)人，經(jīng)申購(gòu)人做好領(lǐng)用記錄后方可領(lǐng)用。辦公室還要做好辦公用品領(lǐng)用記記錄及臺(tái)賬登記。 第七章盤(pán)點(diǎn) 第十三條盤(pán)點(diǎn) 辦公室于每一季度末組織辦公用品管理員、財(cái)務(wù)人員及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，編制辦公用品盤(pán)存表（見(jiàn)附件2)，統(tǒng)計(jì)剩余庫(kù)存數(shù)量及其狀態(tài)，作為下一期申購(gòu)的依據(jù)和核算辦公用品消耗本錢(qián)依據(jù)之一。 第十四條盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理 辦公用品盤(pán)點(diǎn)如發(fā)覺(jué)盈虧，辦公室應(yīng)及時(shí)查明原因，并擬寫(xiě)盤(pán)存結(jié)果報(bào)告，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批做出處理，落實(shí)責(zé)任人的有關(guān)責(zé)任。 財(cái)務(wù)部會(huì)同辦公室對(duì)辦公用品盤(pán)盈或盤(pán)虧金額進(jìn)行確認(rèn)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。 第八章其他 第十五條處分 凡違反本方法的人員，依照公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處