文書(shū)學(xué)文檔系統(tǒng)的建立復(fù)習(xí)思考題答案

1、第六章文檔系統(tǒng)的建立【本章案例分析】1 某局使用“年代機(jī)構(gòu)保管期限”進(jìn)行文件分類，但同時(shí)又單獨(dú)設(shè)計(jì)了“統(tǒng)計(jì)報(bào)表類”，將本局編制或報(bào)送的各類人員、工資等基本數(shù)據(jù)報(bào)表等歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？錯(cuò), 采用復(fù)式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法;該局采用了“年度機(jī)構(gòu)保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又按問(wèn)題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。2 某公司一個(gè)案件的處理工作從1998年開(kāi)始至2003年結(jié)束，前后整整持續(xù)了5年，為了遵守歸檔制度，辦案人員每年6月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案文件，這樣做是否正確？為什么？上述工作形成的全部歸檔文件

2、，原則上應(yīng)在工作結(jié)束年即2003年一并整理歸檔。在分類時(shí)，將這些文件全部歸入2003年這一年度，將來(lái)在檔案管理和提供利用時(shí)，可在工作結(jié)束年的檔案中找到該項(xiàng)工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。但對(duì)此也不能機(jī)械理解，要同時(shí)考慮機(jī)關(guān)文件歸檔制度和這項(xiàng)工作每年的文件形成量。如果機(jī)關(guān)文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應(yīng)掌握同一尺度，保證查找時(shí)的方便。此外，如果這項(xiàng)工作每年的文件形成量較大，如果不及時(shí)歸檔就有可能會(huì)影響到這些文件的齊全完整并加大平時(shí)管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔。3 某大學(xué)召開(kāi)第三屆教代會(huì)

3、，在整理會(huì)議文件時(shí)，將此次會(huì)議文件形成的若干文件作為會(huì)議決議的附件來(lái)處理，集中裝訂成為一“件”，以保持同一事由文件的聯(lián)系性。這樣做可以嗎？為什么？會(huì)議文件具有成套性，可以排列在一起；但其附件均具有獨(dú)立性，獨(dú)立件號(hào)，應(yīng)單獨(dú)裝訂。4 某市某局每年的收文和發(fā)文數(shù)量都很大，該局對(duì)本機(jī)關(guān)的收發(fā)文采用文號(hào)、級(jí)別分類排列的方法，將本機(jī)關(guān)的收文全部都按照發(fā)文順序，單份裝訂，按發(fā)文號(hào)依次排列。你認(rèn)為這種分類方法是否合適？為什么？不合適，（按細(xì)則要求，不允許使用除年度、保管期限和組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）之外的其他分類方法。其原因是，無(wú)論級(jí)別、文號(hào)還是其他分類方法，都不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，反而會(huì)割裂歸檔文件之間

4、的歷史聯(lián)系，造成同一事由文件的分散，從而違背“事由原則”。實(shí)際工作中，使用這兩種分類方法的機(jī)關(guān)都存在著提供利用方面的困難。5某局為貫徹歸檔文件整理規(guī)則，于2001年3月18號(hào)召開(kāi)了由辦公室張主任主持、各部門(mén)專兼職檔案人員參加的全局檔案工作會(huì)議，會(huì)上由檔案室的業(yè)務(wù)人員講授了新規(guī)則的新做法，并要求各個(gè)部門(mén)將自身形成積累的文件分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)期限，按照新規(guī)則要求整理2000年的文書(shū)檔案。會(huì)后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下的方法整理其歸檔文件：（1） 按件裝訂文件，并給每一份文件加封面和封底，以便保護(hù)文件。（2） 將其全部歸檔文件分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)期限。（3） 將三個(gè)期限的文件分別按照本

5、部門(mén)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)單位、下級(jí)單位、平級(jí)單位的文件，依次分類排列。（4） 按照排列順序，在文件首頁(yè)的右下角逐件對(duì)文件編制件號(hào)。（5） 填寫(xiě)一式二份的歸檔文件目錄，一份裝訂成冊(cè)，另一份放入檔案盒中作為盒內(nèi)文件目錄。（6） 將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。請(qǐng)問(wèn)，該局歸檔文件采用什么分類方法？宣傳處小文整理歸檔文件的方法再否符合規(guī)范？如有不規(guī)范的地方，請(qǐng)指出并予以改正。分類法：機(jī)構(gòu)-年度-保管期限第一， 不需為每一份文件加封面和封底；第二， 保管期限應(yīng)定為永久、定期（30或10年）；第三， 在最低一級(jí)類目下應(yīng)按事由原則排列；第四， 件號(hào)位置應(yīng)在文件首頁(yè)上方空白處；第五， 檔案盒只是歸檔文件的保管裝具，

6、而不再是一級(jí)整理單位。提供利用時(shí)，檔案人員是根據(jù)歸檔文件目錄按照“全宗、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、件號(hào)”的順序確定所需檔案的位置后，再按照盒脊上的起止件號(hào)找到相應(yīng)檔案盒需要抽取的實(shí)體。在每盒內(nèi)設(shè)置“卷內(nèi)文件目錄”，對(duì)檢索并無(wú)意義。6 某局使用“年代機(jī)構(gòu)保管期限”進(jìn)行文件分類，但同時(shí)又單獨(dú)設(shè)計(jì)了“重大請(qǐng)示類”，將本局局長(zhǎng)簽發(fā)的重大請(qǐng)示類文件歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？為什么？錯(cuò), 采用復(fù)式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法;該局采用了“年度機(jī)構(gòu)保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又按問(wèn)題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。7 指出下列歸檔文件目錄中項(xiàng)

7、目填寫(xiě)的不規(guī)范之處，并予以改正。件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注10本局20008號(hào)通知20003918小張借走未還上課講過(guò)8.小李是某公司文件歸檔人員，公司某次重要會(huì)議后，他在將會(huì)議文件作為成套文件歸檔后，簡(jiǎn)化了整理環(huán)節(jié)，沒(méi)有逐一填寫(xiě)歸檔文件目錄。他這種做法是否正確？為什么？ 不正確。會(huì)議文件作為成套文件可排列在一起，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，但每一件需單獨(dú)編件號(hào)，并逐一填寫(xiě)歸檔文件目錄。9為某機(jī)關(guān)編制歸檔文件目錄時(shí)，習(xí)慣將項(xiàng)目中的“責(zé)任者”一欄填入承辦部門(mén)的名稱，這種做法是否正確？不正確。承辦部門(mén)有時(shí)不一定是文件的發(fā)文者。如承辦部門(mén)的代擬稿，雖然由承辦部門(mén)擬稿，但發(fā)文機(jī)關(guān)名稱是本機(jī)關(guān)，故責(zé)任者要

8、填寫(xiě)本機(jī)關(guān)。為某單位擬制一份歸檔文件整理的流程圖。10舉出若干例由承辦人負(fù)責(zé)立卷的專門(mén)文件11判斷以下歸檔文件所屬的年度。（1）1995年形成的19962000年工作規(guī)劃應(yīng)歸入1995（2）1997年形成的1996年機(jī)關(guān)工作總結(jié)應(yīng)歸入1997（3）2004年8月28日通過(guò)，2005年4月1日起實(shí)行的電子簽名法的定稿、存本應(yīng)歸入2004 （4）某單位一個(gè)房地產(chǎn)糾紛案件材料是跨年度形成文件（從20002004年），分類時(shí)歸入。2004（5）幾份文件作為一件時(shí), “件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)應(yīng)以日期為準(zhǔn)。排在最前面的文件（6）某機(jī)關(guān)一部分內(nèi)部文件(白頭文件)文件沒(méi)有標(biāo)注日期，歸卷時(shí)應(yīng)歸類。考察文件內(nèi)容，判

9、斷文件大致形成日期歸類。（7）大學(xué)以學(xué)年為單位進(jìn)行工作，形成的教學(xué)文件應(yīng)該按分類，其他的文件仍按分類。綜合管理時(shí)可將這兩種年度的文件。12.某大學(xué)的歸卷文件整理中，請(qǐng)分別確定以下文件的立卷分工。（1） 以校黨委或黨組起草或討論決定, 以學(xué)校行政名義的發(fā)文歸入。校辦（2） 業(yè)務(wù)部門(mén)教務(wù)處起草而以該大學(xué)名義的發(fā)文一般應(yīng)歸入；確有必要，也可歸入。大學(xué)綜合部門(mén)，教務(wù)處（3） 該大學(xué)黨政聯(lián)合行文的原件由整理(立卷)歸檔, 其他機(jī)關(guān)保存或其他形式的文件副本。黨辦，復(fù)本（4） 會(huì)議文件以該大學(xué)名義召開(kāi)的多個(gè)機(jī)構(gòu)召開(kāi)的綜合性會(huì)議，歸入；以學(xué)校名義召開(kāi)的招生工作專業(yè)會(huì)議，歸入。大學(xué)綜合部門(mén)，學(xué)校招辦（5） 兼職

10、文件 本學(xué)校黨委書(shū)記兼任省人大常委會(huì)副主任，在履行兼職職務(wù)時(shí)形成的文件，由整理歸檔。省人大常委會(huì)【本章討論題及答案提示】1.為何規(guī)則將分類層次限定為2-3級(jí)?【答案提示】 基于計(jì)算機(jī)管理?xiàng)l件下新檢索方式的考慮,無(wú)須通過(guò)細(xì)分屬類即可滿足檢索要求.2. 某局使用“年度機(jī)構(gòu)保管期限”進(jìn)行文件分類，但同時(shí)又單獨(dú)設(shè)計(jì)了“統(tǒng)計(jì)報(bào)表類”，將本局編報(bào)的各類人員、工資等基本數(shù)據(jù)報(bào)表等歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？【答案提示】 錯(cuò), 采用復(fù)式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法;該局采用了“年度機(jī)構(gòu)保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又按問(wèn)題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索

11、。3. 由檔案室集中整理歸檔文件的大型機(jī)關(guān)是否可以采用“年度保管期限”分類方法？【答案提示】 大型機(jī)關(guān)無(wú)論選擇在哪個(gè)環(huán)節(jié)整理歸檔，都不宜選用此分類法，因?yàn)椴焕凇半S辦隨歸”；也未體現(xiàn)出形成規(guī)律和聯(lián)系，給今后的檔案管理和提供利用造成困難。4. 為什么將保管期限作為一項(xiàng)分類標(biāo)準(zhǔn)?【答案提示】 是規(guī)則首次提出, 此前僅作為排列要求?，F(xiàn)首先要進(jìn)行價(jià)值鑒定，使同一期限的檔案相對(duì)集中；同一事由文件因價(jià)值不同分存，就要求計(jì)算機(jī)發(fā)揮其特有作用，實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件的族性檢索，在手工管理中應(yīng)編制專題目錄。5. 可否使用文號(hào)、級(jí)別等其他分類方法?【答案提示】 按規(guī)則不允許使用除年度、保管期限和組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）之外的其他分類方法。因?yàn)槠渌椒ú蛔阋苑从硽w檔文件形成的客觀規(guī)律，違背“事由原則”，提供利用困難。6. 某項(xiàng)工作從19982003年持續(xù)5