第章處理長的技巧

1、第4章處理長文檔的技巧984.1 使用各種視圖方式瀏覽長文檔984.2 在長文檔中定位1024.2.1 使用快捷鍵定位文檔1024.2.2 使用菜單定位文檔1024.2.3 選擇瀏覽對象進(jìn)行定位1034.3合并文檔1034.3.1 使用粘貼方法合并文檔1034.3.2 使用【插入文件】的方法合并文檔1054.4使用樣式技巧1064.4.1 什么是樣式1064.4.2 樣式的類型1074.4.3 如何使用樣式1074.4.4 新建樣式1084.4.5 先定義后應(yīng)用樣式1114.4.6 先排版后定義樣式1124.4.7 在文檔與模板間互相復(fù)制樣式1134.4.8 保存當(dāng)前文檔的樣式1134.4.9

2、 更改模板的正文樣式1144.4.10 快速創(chuàng)建標(biāo)題樣式1164.5 創(chuàng)建目錄技巧1164.5.1 從標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄1164.5.2 從其他樣式創(chuàng)建目錄1184.5.3 由目錄域創(chuàng)建目錄1184.5.4 創(chuàng)建圖表目錄1204.5.5 創(chuàng)建引文目錄1224.5.6 更新目錄1244.5.7 解決創(chuàng)建目錄后出現(xiàn)的打印錯誤1244.5.8 更改目錄中的字體1254.6 插入腳注和尾注1264.6.1 插入腳注和尾注1264.6.2 編輯腳注和尾注1284.7 插入題注1294.7.1 手動添加題注1294.7.2 自動添加題注1314.7.3 修改題注1324.8 在長文檔中查找和替換1334.8

3、.1查找和替換的選項(xiàng)1334.8.2查找和替換英文文本1344.8.3 查找和替換文本格式1354.8.4查找并替換多種格式文本1364.8.5把目錄的制表位替換為居中1374.8.6查找和替換特殊字符1394.8.7替換文字間的空格符1424.8.8使用通配符查找并替換1434.8.9使用宏替換有規(guī)則圖表題號144第4章處理長文檔的技巧在創(chuàng)建和編輯一個包含多個章節(jié)的書和或者包含多個部分的報告的長時，要很好地組織和維護(hù)長文檔就成了一個重要的問題。對于一個含有幾萬字，甚至幾十萬上百萬的文檔，如果用普通的編輯方法，在其中查看特定的內(nèi)容或?qū)δ骋徊糠謨?nèi)容作修改和補(bǔ)充都將是非常費(fèi)勁的。如果這個文檔是由幾

4、個人來公共編輯完成，那將更容易引起很大的混亂。對于一篇比較長的文檔，詳細(xì)地閱讀它并弄清楚他的結(jié)構(gòu)內(nèi)容，是一件比較繁瑣的事。使用文檔視圖的方式可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容梗概。如大綱視圖可以清晰地顯示文檔的結(jié)構(gòu)。用戶可以通過各種的文檔視圖方式來瀏覽這個文檔以把我文檔的總體結(jié)構(gòu)，然后再詳細(xì)了解文檔的各部分Word提供了一系列編輯長文檔的功能，正確地使用這些功能，組織和維護(hù)長文檔就會變得得心應(yīng)手，長文檔就會變得非常有條理。不但可以獨(dú)立工作，而且可以和外地的伙伴通過網(wǎng)絡(luò)共同編輯一個文檔。4.1使用各種視圖方式瀏覽長文檔Word是一套“所見即過得”的文字處理軟件，用戶從屏幕上所看到的文檔效果，就和最終打

5、印出來的效果完全一樣，因而深受廣大用戶的睛睞。為了滿足用戶在不同情況下編輯、查看文檔效果的需要，Word在“所見即所得”的基礎(chǔ)上向用戶提供了多種不同的頁面視圖方式（普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖、打印預(yù)覽、大綱視圖），它們各具特色，各有千秋，分別使用于不同的情況。1頁面視圖頁面視圖方式即直接按照用戶設(shè)置的頁面大小進(jìn)行顯示，此時的顯示效果與打印效果完全一致，用戶可從中看到各種對象（包括頁眉、頁腳、水印和圖形等）在頁面中的實(shí)際打印位置，這對于編輯頁眉和頁腳，調(diào)整頁邊距，以及處理邊框、圖形對象及分欄都是很有用的。在頁面視圖中可以查看到打印出頁面中的文字、圖片和其他元素的位置。頁面視圖可用于編輯頁

6、眉和頁腳、調(diào)整頁邊距和處理欄和圖形對象。切換到頁面視圖的方法是，單擊【視圖】菜單上的【頁面】命令，或按Alt+Ctrl+P組合鍵可切換到頁面視圖。2.Web版式視圖Web版式視圖方式是Word幾種視圖方式中唯一的一種按照窗口大小進(jìn)行折行顯示的視圖方式（其它幾種視圖方式均是按頁面大小進(jìn)行顯示），這樣就避免了Word窗口比文字寬度要窄，用戶必須左右移動光標(biāo)才能看到整排文字的尷尬局面，并且Web版式視圖方式顯示字體較大，方便了用戶的聯(lián)機(jī)閱讀。另外，采用Web版式視圖方式時，Word窗口中還包括一個可調(diào)整大小的查找窗格，稱為【文檔結(jié)構(gòu)圖】，專門用于顯示文檔結(jié)構(gòu)的大綱視圖，用戶只需點(diǎn)擊文檔的某個大綱主題

7、，即可迅速跳轉(zhuǎn)到文檔的相應(yīng)部分，十分方便。Web版式視圖方式的排版效果與打印結(jié)果并不一致，它不要于用戶查看Word文檔內(nèi)容時使用。Web頁預(yù)覽顯示了文檔在Web瀏覽器中的外觀。MicrosoftWord先保存文檔的副本，然后用默認(rèn)瀏覽器打開文檔。如果Web瀏覽器沒有運(yùn)行，Word會自動啟動它。也可隨時返回Word文檔。在Web版式視圖中，可以創(chuàng)建能顯示在屏幕上的背景和為適應(yīng)窗口而換行顯示的文本，且圖形位置與在切換到該視圖的方法是，單擊【視圖】菜單中的【W(wǎng)eb頁或文檔。在Web版式視圖中，可看到Web瀏覽器中的位置一致。Web版式】命令可切換到Web版式視圖。3 普通視圖普通視圖是Word最基本

8、的視圖方式，也是Word默認(rèn)的視圖方式，其顯示速度相對較快，因而非常適合于文字的錄入階段。廣大用戶可在該視圖方式下進(jìn)行文字的錄入及編輯工作，并對文字格式進(jìn)行編排。在普通視圖中可以鍵入、編輯和設(shè)置文本格式。普通視圖可以顯示文本格式，但簡化了頁面的布局，所以可便捷地進(jìn)行鍵入和編輯。在普通視圖中，不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、背景、圖形對象以及沒有設(shè)置為【嵌于文字所在層】環(huán)繞方式的圖片。單擊【視圖】菜單上的【普通】命令，或按Alt+Ctrl+N組合鍵均可切換到普通視圖方式。4 .大綱視圖對于一個具有多重標(biāo)題的文檔而言，用戶往往需要按照文檔中標(biāo)題的層次來查看文檔（如只查看某重標(biāo)題或查看所有文檔等），大綱視

9、圖方式則正好可解決這一問題。大綱視圖方式是按照文檔中標(biāo)題的層次來顯示文檔，用戶可以折疊文檔，只查看主標(biāo)題，或者擴(kuò)展文檔，查看整個文檔的內(nèi)容，從而使得用戶查看文檔的結(jié)構(gòu)變得十分容易。在這種視圖方式下，用戶還可以通過拖動標(biāo)題來移動、復(fù)制或重新組織正文，方便了用戶對文檔大綱的修改。采用大綱視圖方式顯示文檔的辦法為：執(zhí)行【視圖】菜單中的【大綱】命令，或按下Alt+Ctrl+O組合鍵在大綱視圖中，能查看文檔的結(jié)構(gòu)（如圖4.1所示），還可以通過拖動標(biāo)題來移動、復(fù)制和重新組織文本。還可以通過折疊文檔來查看主要標(biāo)題，或者展開文檔以查看所有標(biāo)題，以至正文內(nèi)容。大綱視圖還使得主控文檔的處理更為方便。主控文檔有助于

10、使較長文檔（如有很多部分的報告或多章節(jié)的書）的組織和維護(hù)更為簡單易行。大綱視圖中不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、圖片和背景。大綱視圖能夠顯示文檔的結(jié)構(gòu)。大綱視圖中的縮進(jìn)和符號并不影響文檔在普通視圖中的外觀，而且也不會打印出來。使用大綱視圖，可以方便地重新調(diào)整文檔的結(jié)構(gòu)。用戶可以在大綱視圖中上下移動標(biāo)題和文本，從而調(diào)整它們的順序。此外，用戶還可以將正文或標(biāo)題“提升”至U更高的級別或“降低”至U更低的級別。要在大綱中提升、降低大綱級別，可以使用【大綱】工具欄上的各個按鈕。5打印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽，用于顯示打印效果的打印預(yù)覽（也稱“模擬顯示”）實(shí)際上也是Word文檔視圖方式中的一種，它在頁面視圖方式顯示文檔

11、完整打印效果的基礎(chǔ)上，增加了同時顯示文檔多個頁面內(nèi)容的功能，這就有助于用戶檢查文檔的布局，并據(jù)此編輯或調(diào)整文檔格式。在打印預(yù)覽中，可以通過縮小尺寸顯示多頁文檔。您還可以看到分頁符、隱藏文字以及水印，還可在打印前編輯和改變格式。要切換到打印預(yù)覽模式，可執(zhí)行【文件】菜單中的【打印預(yù)覽】命令，另外按下組合鍵Alt+Ctrl+L也可達(dá)到同樣的目的。在打印預(yù)覽方式下，如果要在打印預(yù)覽中編輯文本，可以進(jìn)行下面的操作：（1）可在打印預(yù)覽狀態(tài)下顯示需要編輯的頁面。（2）單擊需要編輯的范圍中的文字，Word會放大顯示此區(qū)域。（3）單擊【放大鏡】按鈕冏，鼠標(biāo)指針會由放大鏡形狀變成I形，此時即可開始修改文檔，可以像

12、在正常視圖一樣進(jìn)行編輯，如圖4.1所示。框勰框架建植劃戰(zhàn)若干個小窗口的刨鬼器窗口*其中任車一牛小窗口它自己的網(wǎng)帀處迪在Negator2進(jìn)的匸一官他衛(wèi)lift述織T框架的分割可愎分為兩種，一和是水平分對，一科是亞直分劃圖4.1在打印預(yù)覽中編輯文本（4）單擊【放大鏡】按鈕，再單擊該文檔，可以返回原顯示比例。（5）單擊【關(guān)閉】按鈕|：芒二：可以退出打印預(yù)覽，并返回文檔的原視圖。6文檔結(jié)構(gòu)圖“文檔結(jié)構(gòu)圖”是一個獨(dú)立的窗格，能夠顯示文檔的標(biāo)題列表。使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”可以對整個文檔進(jìn)行瀏覽，同時還能夠跟蹤您在文檔中的位置。單擊“文檔結(jié)構(gòu)圖”中的標(biāo)題后，Word就會跳轉(zhuǎn)到文檔中的相應(yīng)標(biāo)題，并將其顯示在窗口的

13、頂部，同時在“文檔結(jié)構(gòu)圖”中突出顯示該標(biāo)題。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】顯示時，可看到兩類格式的標(biāo)題，即內(nèi)置標(biāo)題樣式（標(biāo)題1至標(biāo)題9）或大綱級別段落格式（級別1到級別9）。使用文檔結(jié)構(gòu)圖不但可以方便地了解文檔的層次結(jié)構(gòu)，還可以快速定位長文檔，大大加快閱讀和排版的時間?！疚臋n結(jié)構(gòu)圖】將在一個單獨(dú)的窗格中顯示文檔標(biāo)題?？赏ㄟ^【文檔結(jié)構(gòu)圖】在整個文檔中快速漫游并追蹤特定位置。例如，在文檔結(jié)構(gòu)圖中單擊某個標(biāo)題可立即跳轉(zhuǎn)至文檔中相應(yīng)位置，如圖4.2所示。丸f=電”瀟塀復(fù)閔電命©聲武應(yīng)I丄只復(fù)報電J"呂捕茜1專生處理懸丈自荃技巧dx-fhsw.蛻3&-lp|X.K圧or4J在柱夏右甲龍位J

14、121便同惦理強(qiáng)廳反422ftflSMtR”423選擇沁刪#卜心fi4出怕謨同hMt萬若1J3.2頻同SBAJ4.4便曲或枝巧±-44|dd2443AAA4454.6474dS449LI»両卜人吊醴式樣式時繪刊何計富杵式失定后前咗拝服亓利7在咔鉗fi怩存當(dāng)如0更啓橫關(guān)g【1戈柑榊El皿屋并護(hù)辱顯示魚（7龜1（1）豆不壘樣題迪顯示至杼題益亍至打題丘示爭打地辰氓至石趙孟部匚10OJ4.2在扶文書用W3Td的交檔用位功鬲可以朕迪邃在卡慕昨、某廳等"用科詢叭大蜩的揖作只對這中匡文豐世再文扳至蕓重要.加砒陽中員;舌庫卬各神工可女更工ft朮瑩巷N檔羽號個沽構(gòu)杞耒.僭刊整二T躋

15、Mi5門汙i列錄制幡訂擴(kuò)磅卡/圖4.2文檔結(jié)構(gòu)圖Word在聯(lián)機(jī)版式視圖中自動顯示文檔結(jié)構(gòu)圖，但也可在其他視圖中加以顯示。切換到文檔結(jié)構(gòu)圖方法是在【常用】工具欄中單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】按鈕，或單擊【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令。如要指定跳轉(zhuǎn)至哪一個標(biāo)題，可以單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】中要指定地方。此時Word將標(biāo)題顯示于頁面上部。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中，此標(biāo)題為突出顯示，以指明在文檔中的位置。如果要調(diào)整【文檔結(jié)構(gòu)圖】的大小，先將鼠標(biāo)指針指向窗格右邊，當(dāng)指針變?yōu)樨螤顣r，向左或向右拖動即可。如果標(biāo)題太長，超出【文檔結(jié)構(gòu)圖】寬度，請不必調(diào)整窗格大小，只需將指針在標(biāo)題上稍作停留，即可看到整個標(biāo)題。如果要關(guān)閉【文檔結(jié)構(gòu)圖

16、】，則單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】按鈕工或雙擊窗格右邊。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中，可只顯示所需標(biāo)題。例如，要看到文檔結(jié)構(gòu)的高級別標(biāo)題，可折疊（即隱藏）低級標(biāo)題。在需要看詳細(xì)內(nèi)容時，又可再顯示低級標(biāo)題。如果要折疊某一標(biāo)題下的低級標(biāo)題，則單擊標(biāo)題旁的負(fù)號（-）。如果要顯示某一標(biāo)題下的低級標(biāo)題（每次一個級別），則單擊標(biāo)題旁的正號（+）。如果想只顯示某特定級別下的標(biāo)題，可在【文檔結(jié)構(gòu)圖】的標(biāo)題上單擊鼠標(biāo)右鍵，然后在右鍵快捷菜單中的一個數(shù)字，例如，單擊【顯示至標(biāo)題4】可顯示標(biāo)題級別1至4。7全屏顯示上面簡要介紹了Word的各種視圖方式的特點(diǎn)及適用范圍，廣大用戶在日常操作中可根據(jù)實(shí)際情況及個人喜好從中加以選擇。另外，廣大

17、用戶應(yīng)注意不要將Word的視圖方式與【全屏顯示】相混淆?！救溜@示】并不是Word的一種視圖方式，而是一種獨(dú)特的顯示方式，即顯示時去掉word所有的屏幕組件（如：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄和滾動條等），將整個屏幕全部用來顯示W(wǎng)ord文檔的內(nèi)容，以便在屏幕上顯示更多的文檔信息。全屏顯示與Word的視圖方式并不相沖突，任何一種視圖均可采用【全屏顯示】，只需執(zhí)行【視圖】菜單中的【全屏顯示】命令即可切換到全屏顯示方式，此后單擊【全屏顯示】工具欄上的【關(guān)閉全屏顯示】按鈕，或者按Ese鍵則可關(guān)閉全屏顯示，并切換到以前的視圖方式，十分方便。8.顯示比例無論哪一種視圖方式，用戶都可以調(diào)整文檔的顯示比例，然后在不同

18、的顯示比例中拖動滾動條來查看文檔。使用下面的兩種方法，可以調(diào)整不同的顯示比例。(1)單擊【常用】工具欄上的【顯示比例】mi*.下拉列表中的一項(xiàng)顯示比例，也可以在該列表框中直接輸入顯示比例的百分比。輸入范圍是10500之間。(2) 依次選擇【視圖】|【顯示比例】命令，可以打開一個對話框。在此對話框中除了可以選擇顯示的比例為200%、100%、75%，如果選擇按【頁寬】方式顯示文檔后，不用水平滾動即可看到整行文字。選擇按【文字寬度】則使其與頁面中的文本寬度一致。選擇【整頁】則使整個頁面可在文檔窗口中顯示。而選擇【多頁】項(xiàng)則需要單擊要顯示的頁數(shù)，此選項(xiàng)只能用于頁面視圖或打印預(yù)覽，通過單擊【多頁顯示】

19、按鈕后，拖動鼠標(biāo)可以確定屏幕中的顯示頁數(shù)。4.2在長文檔中定位使用Word的文檔定位功能，可以快速地在長篇文檔中定位在文檔的某一位置。如定位某頁、某節(jié)、某行等。使用Word時，大多數(shù)的操作只對選中的文本有效，這是“先選定，后操作”的規(guī)則。因而，選擇文本至關(guān)重要。在排版過程中靈活使用各種工具，可以使工作量減少，如使用【定位】文檔，可以快速定位和查看文檔的各個結(jié)構(gòu)框架。4.2.1使用快捷鍵定位文檔Word不僅提供了靜態(tài)的定位操作，而且還能夠找到編輯過程中的剛才的文檔編輯位置。當(dāng)在文檔的某個位置進(jìn)行編輯時，可能會需要查看文檔的另一位置的信息，這時文檔位置發(fā)生了改變，再回到原來的編輯處則需要使用文檔移

20、動功能鍵進(jìn)行查找。Word提供的快速恢復(fù)編輯位置的功能可使這個操作非常簡單，在對文檔進(jìn)行排版時，排版篇幅較長的文檔時，無法一次修改完畢，當(dāng)再次打開該文檔進(jìn)行修改時，可以按下Shift+F5組合鍵實(shí)現(xiàn)快速定位，可以迅速找到上次關(guān)閉時插入點(diǎn)所在的位置。Word能夠記憶你前三次的編輯位置，它使光標(biāo)在最后編輯過的三個位置間循環(huán)，第四次按Shift+F5組合鍵插入點(diǎn)會回到當(dāng)前的編輯位置。如果是在打開文檔之后按Shift+F5,可以將插入點(diǎn)移動到上次退出Word時最近一次的編輯位置。4.2.2使用菜單定位文檔使用下述三種方法可以打開如圖4.3所示的【定位】對話框。(1) 在已打開的【查找和替換】的對話框中

21、，單擊【定位】標(biāo)簽。(2) 使用快捷鍵方法，按下鍵盤上的Ctrl+H鍵后再單擊【定位】選項(xiàng)卡，或者直接按下F5鍵。(3) 使用菜單方法，單擊【編輯】|【定位】菜單命令。¥I1JI魁古我（II圖4.3【定位】對話框用戶可以按照各種目標(biāo)進(jìn)行定位，單擊要移至的位置類型。然后在【輸入XX】中輸入項(xiàng)目的編號，然后單擊【下一處】。如果需要瀏覽整個文檔，以查看所選項(xiàng)目類型的每一處實(shí)例，請清除【輸入XX】中的內(nèi)容并單擊【下一處】或【前一處】。這里的【輸入XX】中的XX是根據(jù)所選擇的定位目標(biāo)而改變。可以定位的目標(biāo)項(xiàng)目有頁、節(jié)、行、書簽、腳注、尾注、域、表格、圖形、公式、對象、標(biāo)題十二種。用戶可以根據(jù)需

22、要選擇定位的目標(biāo)，如果選擇的目標(biāo)在文檔中沒有，則定位光標(biāo)會停留在文檔的開始處，如果定位的是頁碼，而頁碼大于文檔的頁碼范圍，則定位光標(biāo)會停留在文檔的結(jié)尾處。4.2.3選擇瀏覽對象進(jìn)行定位Word提供了一種更快速的定位文檔的方法，可以快速地選擇瀏覽對象。用戶可以注意到，在Word文檔的右下角，有一個【選擇瀏覽對象】按鈕，如圖4.4所示，單擊【選擇瀏覽對象】按鈕，可以打開如圖4.5所示的【選擇瀏覽對象】窗口?？赏ㄟ^單擊所需項(xiàng)目來瀏覽活動文件，這里可選擇目標(biāo)項(xiàng)目與前面十二種目標(biāo)項(xiàng)目相對應(yīng)的。若要繼續(xù)瀏覽這類項(xiàng)目，請單擊【前一】按鈕士或【下一】按鈕口。jj-ll.選癢瀏覽對象1擴(kuò)展改/i圖4.4單擊【選

23、擇瀏覽對象】按鈕hill巨國1*y口按貝瀏覽圖4.5【選擇瀏覽對象】窗口4.3合并文檔如果要把短篇文檔合并為長文檔，可以使用不同的辦法來合并文檔，各種合并方法各有不同，用戶可以選擇使用。就文檔合并操作而言，由于Word幾乎能夠打開任何格式的文件，所以采用Word的插入文件功能來合并文檔，是到目前為止最為簡單、最有效的文件合并手段。4.3.1使用粘貼方法合并文檔使用復(fù)制和粘貼方法合并文檔很簡單，先打開已存在的其中一個文檔，或新建一個文檔，然后再打開需要合并文檔的第二、第三個文檔，逐個把每個文檔中的內(nèi)容復(fù)制到先打開的文檔或新建文檔中去就可以了。在復(fù)制過程中需要選擇文本，這里順便提及一些選擇文本的技

24、巧。1選定文檔使用下面的方法可以選定指定的文本內(nèi)容。（1）在活動文檔中，按Ctrl+A鍵，或者單擊【編輯】|【全選】命令，可以選擇當(dāng)前文檔的全部內(nèi)容。（2）雙擊鼠標(biāo)可在文檔中選定一個由空格和標(biāo)點(diǎn)符號分隔的短句，或選定一個默認(rèn)的詞；連續(xù)三擊鼠標(biāo)，可選定一段文本。（3）使用選定欄。選定欄是文檔窗口左邊界和頁面上文本區(qū)左邊界之間不可見的一欄，當(dāng)鼠標(biāo)指針移到選定欄上時，指針形狀會自動變成一個指向右上方的箭頭，這時單擊鼠標(biāo)可以選定指針?biāo)感械恼形淖?，如圖4.6所示。雙擊鼠標(biāo)可以選定指針?biāo)付蔚恼挝淖?，如圖4.7所示。而三擊鼠標(biāo)可以將正在編輯的文檔全部文字選定。肓罰孑的戌電孑版中國文學(xué)經(jīng)典總巨或里肖兀

25、宋鶴想苦不免遺慮$驅(qū)歐湍手邊實(shí)左沒有兩年象樣苦中交書，此地小城也托口文圖壟宙供我蜚弘揚(yáng)國粹.庫衙墓幾日東拼西壽姑百首宋詩在此其買要是有豐錢鐘書宋詩欝在手,禍現(xiàn)咸販運(yùn)就是無需再費(fèi)固煢可話乂說回來.裁著最精采的全在注匕終不咸把M空注部瞪卿巴丁那也忒費(fèi)勁了不是這里只取個巧，訪後氏赳梆開寒上*開卷.圖4.6單擊鼠標(biāo)可以選定指針?biāo)傅恼形淖址街圩拥陌}子版中國文學(xué)經(jīng)與總目錄里尚無宋詩，想想不免謹(jǐn)悽-淑述歐:州，手丸實(shí)在沒有兩本家樣礦中文書，此地小城，也無中文圈書館供我輩仏揚(yáng)辭.茲肓這幾日東舟西樓，放潯百首宋詩在其實(shí)宴是有能密中書&宋詩選注在手,現(xiàn)戒販運(yùn)就是，無需再費(fèi)周章.可話又說回來，趕最惰采的

26、全在注上，終環(huán)成把那些注都敲進(jìn)來吧？那也惑費(fèi)勁了不是.這里只取個巧，仿踐氏以柳開窸上開卷.圖4.7雙擊鼠標(biāo)可以選定指針?biāo)傅恼挝淖郑?）選定一列文字。假若文檔中有兩首并行排列的五言唐詩，只想選中其中的一首，對其進(jìn)行諸如改變字體字號的操作，可以按下Alt鍵，再拖動鼠標(biāo)，則屏幕上按列高亮顯示文本了，如圖4.8所示。春懷示鄰里斷墻著雨鯛成宇，剩欲出門追語笑,風(fēng)嚼蛛網(wǎng)開三面,屢失南鄰春重約,老屋無僧藏作家,卻嫌歸賢薯塵沙°雷動蜂篥魁兩衙.貝今容有未開花.圖4.8按住Alt鍵選定一列文字按列縱向選擇文本還有另一個方法，先將插入點(diǎn)（即光標(biāo)）置于要選擇文本的一角，按下Ctrl+Shift+F8組

27、合鍵，然后按箭頭鍵“r、“J”、“T”或“J”進(jìn)行選擇，也可以單擊或拖動鼠標(biāo)進(jìn)行選擇。此時，Word也是按列高亮顯示文本。（5）使用快捷鍵F8。按F8第一次，打開“擴(kuò)展”模式；按第二次，選中當(dāng)前詞；按第三次，選中整個句子；按第四次，選中當(dāng)前段落；按第五次，選中整個文檔。103(6) 快速選擇超長文字。當(dāng)想選擇一段超過屏幕長度的文本時，屏幕會滾動得太快，很難一次就選正確。這里有一種有效選擇大段文本的方法，這個技巧可用于所有的文字處理器，因?yàn)樗且粋€基本的Windows功能。點(diǎn)擊您想選擇部分的開始處，用滾動條代替光標(biāo)鍵向下移動文檔，直到您看到想要選擇部分的結(jié)束處。按下Shift鍵，然后點(diǎn)擊想要亮顯

28、文本的結(jié)束處，這樣從開始到結(jié)束處的這段文本內(nèi)容，就會全部被加亮選中了。(7) 在文檔中，無論當(dāng)前光標(biāo)在任何位置，按Ctrl+Home鍵，可以把當(dāng)前光標(biāo)定位到文檔的開始處，按Ctrl+End鍵，可以把光標(biāo)定位到文檔的結(jié)尾處，利用這一個功能，用戶在Ctrl+Home鍵同時再按住Shift鍵，就可以選擇當(dāng)前光標(biāo)到文檔開頭處之間的所有文本，而Ctrl+End鍵同時按住Shift鍵，則可以選擇當(dāng)前光標(biāo)到文檔結(jié)尾處之間的所有文本。2.復(fù)制文本選定了文本之后，就可以進(jìn)行復(fù)制操作，使用下面的方法可以復(fù)制所選定的文本。(1) 單擊常用工具欄中的【復(fù)制】按鈕。(2) 選擇【編輯】|【復(fù)制】命令。(3) 按下快捷鍵

29、Ctrl+C鍵。3粘貼文本選定了文本并復(fù)制之后，就可以切換到要粘貼的文檔進(jìn)行進(jìn)行粘貼操作，使用下面的方法可以粘貼已復(fù)制到剪貼板中的文本。(1) 單擊常用工具欄中的【粘貼】按鈕。(2) 選擇【編輯】|【粘貼】命令。(3) 按下快捷鍵Ctrl+V鍵。(4) 快速移動文檔：近距離的文本移動時，一般的操作方法是先選定要移動的文本，然后把鼠標(biāo)移到所選的區(qū)域中，待光標(biāo)變?yōu)樽笾告I頭時，再按下鼠標(biāo)左鍵并拖至所要的位置。如果在按鼠標(biāo)左鍵之前先按下Ctrl鍵再進(jìn)行拖曳還可實(shí)現(xiàn)文本的復(fù)制功能。在進(jìn)行遠(yuǎn)距離文本移動操作時，這種拖曳操作就顯得很不方便。因此，可以用下面的方法快速實(shí)現(xiàn)：在選好要移動的文本以后，按下F2鍵，

30、然后滾動窗口到要移入的位置單擊鼠標(biāo)后，這時，在狀態(tài)欄的最左邊會出現(xiàn)鳥二這樣的文字，而且光標(biāo)變?yōu)橐桓怪钡奶摼€，按下Enter鍵即可完成所選文本的移動。4.3.2使用【插入文件】的方法合并文檔除了可以用復(fù)制、粘貼的辦法來合并文檔以外，還可以用更簡單的方法來合并文檔，這就是利用Word的【插入文件】功能。(1) 打開要合并的文檔中的第一個，而后將插入點(diǎn)移到下一個文檔的開頭要出現(xiàn)的位置，單擊【插入】|【文件】命令，打開一個如圖4.9所示的【插入文件】對話框。圖4.9【插入文件】對話框(2) 在這個對話框找到要合并的第二個文檔，雙擊它，即可將其整個的內(nèi)容插入到編輯區(qū)域。(3) 將新插入的文檔安頓好以后

31、，重復(fù)同樣的操作，即可將第三個文檔也插入進(jìn)去。依此類推地進(jìn)行下去。(4) 當(dāng)最后一個要合并的文檔插入到編輯區(qū)以后，單擊【文件】|【保存】進(jìn)行保存操作，就可以得到合并出來的大文檔?；蛘呤褂谩玖泶鏋椤棵?，重新命令一個文檔。比較起來，采用這種插入文件的方法來合并文檔，它的魅力在于就地取材而立竿見影。而且還能插入并合并其他Word能夠打開的任何文件。所以這是最有效最實(shí)用的合并文檔方法。另外，在【工具】菜單上，有一個【比較并合并文檔】的命令，其實(shí)它并不是真正用來合并文檔用的，他的作有是將當(dāng)前文檔與任何選定的文檔進(jìn)行比較，并給出合并兩篇文檔的選項(xiàng)，或以標(biāo)記顯示兩者的不同(包括已有的修訂或批注)。在些允許

32、用戶選擇是否將合并的結(jié)果顯示在目標(biāo)文檔、當(dāng)前文檔中或新的第三篇文檔中。很明顯，這明用作修訂用的，在一個文檔制作副本之后，進(jìn)行修改后再作比較，并顯示修訂前后的不同之處。4.4 使用樣式技巧在編排一篇長文檔或是一本書時，需要對許多的文字和段落進(jìn)行相同的排版工作，如果只是利用字體格式編排和段落格式編排功能，不但很費(fèi)時間，讓人厭煩，更重要的是，很難使文檔格式一直保持一致。這時，就需要使用樣式來實(shí)現(xiàn)這些功能。4.4.1什么是樣式那么，什么是樣式呢？樣式是應(yīng)用于文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一組已經(jīng)命名的字符和段落格式。它規(guī)定了文檔中標(biāo)題、題注以及正文等各個文本元素的格式。用戶可以將一種樣

33、式應(yīng)用于某個段落，或者段落中選定的字符上。使用樣式定義文檔中的各級標(biāo)題，如標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3標(biāo)題9,就可以智能化地制作出文檔的標(biāo)題目錄。使用樣式能減少許多重復(fù)的操作，在短時間內(nèi)排出高質(zhì)量的文檔。如，用戶要一次改變使用某個樣式的所有文字的格式時，只需修改該樣式即可。如，標(biāo)題2樣式最初為“四號、宋體、兩端對齊、加粗”，如果用戶希望標(biāo)題2樣式為“三號、隸書、居中、常規(guī)”，此時不必重新定義標(biāo)題2的每一個實(shí)例，只需改變標(biāo)題2樣式的屬性就可以了。442樣式的類型樣式按不同的定義來分，可以分為字符樣和段落樣式、也可以分為內(nèi)置樣式和自定義樣式。字符樣式是指由樣式名稱來標(biāo)識的字符格式的組合，它提供字符的字體

34、、字號、字符間距和特殊效果等。字符樣式僅作用于段落中選定的字符。段落樣式是指由樣式名稱來標(biāo)識的一套字符格式和段落格式。包括字體、制表位、邊框、段落格式等。Word本身自帶了許多樣式，稱為內(nèi)置樣式。但有時候這些樣式不能滿足用戶的全部要求，這時可以創(chuàng)建新的樣式，稱為自定義樣式。內(nèi)置樣式和自定義樣式在使用和修改時沒有任何區(qū)別。但是用戶可以刪除自定義樣式，卻不能刪除內(nèi)置樣式。用戶可以創(chuàng)建或應(yīng)用下列類型的樣式：（1）段落樣式：控制段落外觀的所有方面，如文本對齊、制表位、行間距和邊框等，也可能包括字符格式。（2）字符樣式：段落內(nèi)選定文字的外觀，如文字的字體、字號、加粗及傾斜格式。（3）表格樣式：可為表格的

35、邊框、陰影、對齊方式和字體提供一致的外觀。（4）列表樣式：可為列表應(yīng)用相似的對齊方式、編號或項(xiàng)目符號字符以及字體。4.4.3如何使用樣式如果要在文檔中使用樣式，可以把光標(biāo)定位在要使用樣式的段落中任一位置，如果要應(yīng)用多個段落，可以用鼠標(biāo)選中多個段落然后使用下面的辦法可進(jìn)行應(yīng)用樣式的操作。（1）用鼠標(biāo)單擊【格式】工具欄中【樣式】列表框I舸工，然后在打開的下拉列表框中選取一種樣式名，所選擇段落就會應(yīng)用該樣式而重排文字和段落的版式。（2）默認(rèn)的情況下，可以使用如下的快捷鍵（用戶可以自定義）來應(yīng)用其相應(yīng)的樣式名：按Ctrl+Alt+1鍵，應(yīng)用標(biāo)題1按Ctrl+Alt+2鍵，應(yīng)用標(biāo)題2按Ctrl+Alt+

36、3鍵，應(yīng)用標(biāo)題3按Ctrl+Alt+n鍵，應(yīng)用正文（3）選擇【格式】菜單，然后單擊【樣式和格式】命令，可以打開如圖4.10所示的對話框，可以在該樣式列表框中選擇一種適用的樣式名，選擇之后即可應(yīng)用該樣式了。其中樣式名后帶符號的表示是“字符樣式”，帶-符號的表示是段落樣式，而帶；符號的表示表格樣式。1094W3CMX審x1?H|樣式標(biāo)題首彳卩樣式標(biāo)題+曽骨駐樣貳EM音忙苗匿.2祥盍絆334*tn市U«frS34+gn*t-|樣式（St-沁：字訐l丄|暉尹朋十百ff瞬j喬匚ui打咒碳冃帝號訓(xùn)?圖4.10【樣式和格式】任務(wù)窗格R毎式三4.11【格式設(shè)置】對話框如果在【顯示】框中選擇了【所有樣

37、式】，則可以單擊【有效格式】恢復(fù)默認(rèn)的視圖，單擊【正在使用的樣式】僅查看文檔中出現(xiàn)的格式，單擊【自定義】項(xiàng)，可以打開如圖4.11所示【格式設(shè)置】對話框，在此對話框中可更詳細(xì)地定義樣式顯視視圖。如果Word選擇【顯示】框中的【有效樣式】，則文檔中可能具有許多外觀相似但不完全相同的重復(fù)格式。若要提供更加一致的外觀并刪除重復(fù)的格式，可以檢查格式的一致性。當(dāng)按住Shift鍵的同時，單擊【格式】工具欄中的【樣式】列表，就可以看到所有的樣式名稱。4.4.4新建樣式如果對默認(rèn)模板中的樣式不滿意，用戶可以使用下面的操作進(jìn)行自定義新樣式。（1）如果任務(wù)窗格沒有打開，可以單擊【格式】工具欄上的【樣式和格式】命令。

38、（2）在【樣式和格式】任務(wù)窗格中，單擊【新樣式】按鈕，打開【新建樣式】對話框，如圖4.12所示。圖4.12【新建樣式】對話框（3）在【名稱】框中鍵入樣式的名稱，該名稱不能與內(nèi)置樣式的名稱同名即可，如“二級標(biāo)題”。（4）在【樣式類型】列表框中選擇新建樣式要應(yīng)用的類型，有【段落】和【字符】兩項(xiàng)選擇，單擊段落可創(chuàng)建新的段落樣式；單擊字符可創(chuàng)建新的字符樣式。如果要修改原有樣式，則無法使用此選項(xiàng)，因?yàn)椴荒芨脑袠邮降念愋汀＃?）在【基于樣式】右邊的列表框中單擊一種樣式名，表示選擇要使新建或更改樣式格式基于原有的樣式，一般選擇為【正文】。（6）在【后續(xù)段落樣式】列表框中，單擊需要Word將其應(yīng)用于下一段

39、落的樣式。設(shè)置段落樣式后，如果在用新建或修改樣式設(shè)置格式的段落的結(jié)尾處按Enter.Word會將該【后續(xù)段落樣式】樣式應(yīng)用于后面的段落。（7）在【格式】選項(xiàng)組設(shè)置：如，設(shè)置中文，“楷體"，“五號"、“傾斜"，西文，TimesNewRoman，“五號”、“傾斜”，段落，“左對齊”、“單倍行距”。（8）選中【添加到模板】復(fù)選框，以方便今后也能使用。如選中【自動更新】復(fù)選框，則每當(dāng)用戶手動設(shè)置應(yīng)用了此樣式的段落的格式時，都將自動重新定義此樣式，同時Word會更新活動文檔中用此樣式設(shè)置格式的所有段落。以上操作只完成樣式的基本設(shè)置，如果要使樣式有更多的用處，如使用快捷鍵和定

40、義標(biāo)題級別以方便創(chuàng)建目錄等，還要單擊【格式】按鈕，打開如圖4.13所示的菜單，姉吾言心mrfls皿扁號08圖4.13樣式中的【格式】菜單繼續(xù)設(shè)置更為具體的步驟，執(zhí)行下列操作之一：選擇【字體】選項(xiàng)，打開【字體】對話框，可以更為具體地設(shè)置【字符】的字體、字號、字形、字體格、字體效果、字體間矩、文字效果等。選擇【段落】選項(xiàng)：將打開【段落】對話框，如圖4.14所示。tiVJJjd列ifi和曰忡二)捋”|u亠卩占址|購號總：|S両訴71EiiBg屯©卩宇科豈t1)0WS|illjJSftW：科號舀麗m序迅帝”r主梱同徉式的彌麗勵住怖*I音克=定-：芒科網(wǎng)愜.占片怖羽？：宦ce'it-l

41、i-sn*!*fri»i«n-»i軻帝IWfeI_|圖4.14設(shè)置樣式的段落格式在【常規(guī)】域中，可以設(shè)置段落的【對齊方式】，一般為【左對齊】或【兩端對齊】兩種，特別是在【大綱級別】中設(shè)置該樣式的標(biāo)題級別，可設(shè)置的級別有【正文文本】、【標(biāo)題1】【標(biāo)題9】，如圖4.14所示。標(biāo)題樣式相當(dāng)重要，如Word的內(nèi)置樣式標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3，可用它們在文檔結(jié)構(gòu)圖中查看文檔的標(biāo)題材級別，更為重要的是，使用標(biāo)題可以自動插入一篇文章的目錄。用戶除了可以使用內(nèi)置的標(biāo)題以外，還可以新建同級別的樣式，又或者可以更改內(nèi)置的標(biāo)題樣式。如定義該樣式的大綱級別為【3級】，那么該樣式在創(chuàng)建目錄時

42、就為三級標(biāo)題的目錄，如圖4.15所示。而且該1戟+BLi£i勒弭.：-折$空匕匸分意1昱註燒1&)黒;；盒顯題園5j也t：電|3口*桿知3封AZtSUE<(SJV顯示至噸EY1t£I?Er，i)顯T3fTJ511)里F至liElim浬豳Q(mào)2)MS!Q_J樣式在大綱視圖或者文檔結(jié)構(gòu)圖中都可以用三級標(biāo)題顯示可以看到，如圖4.16所示。22守割交甘It221曲出注1623文檔18J.S控倉檔1B2.3.1 子主檔3013J電并和折盞孑文檔723-3-4重“電子丸程'222.35蟲Ifr推列子文檔23工巾H0去斥bfrIIIgI.I"liraniir

43、irbi!1ii«(i3iibbiiirs2323.1 I尋子丈檔峙換尢主j£文檔的一部企.24218氓盡主聲立性持巧25圖4.15定義為三級標(biāo)題后生成的目錄圖4.16在文檔結(jié)構(gòu)圖中查看三級標(biāo)題單擊【制表位】選項(xiàng)，可以設(shè)置該樣式的制表位位置、制表位對齊方式以及制表位前導(dǎo)符等。如果需要，可以單擊【邊框】選項(xiàng)，用來設(shè)置該樣式的邊框與底紋等。單擊【編號】選項(xiàng)，可以為該樣式設(shè)置自動編號、項(xiàng)目符號、多級符號等。單擊【語言】選項(xiàng)，可以設(shè)置該樣式的語言選項(xiàng)和是否檢查拼寫和語法。號恣夠Uy單擊【圖文框】選項(xiàng)，可為樣式添加圖文框，并設(shè)置圖文框選項(xiàng)。4.17定義樣式的快捷鍵單擊【快捷鍵】選項(xiàng)，

44、可以打開如圖4.17所示的對【自定義鍵盤】對話框。此時把光標(biāo)定位在【請按新快捷鍵】下邊的輸入框中，然后在鍵盤上同時按下幾個需要指定的快捷鍵（一般要使用三個以上的鍵，以免快捷鍵重復(fù)），如同時按下Alt、Ctrl'Shift和3鍵，那么該輸入框中就顯示為Alt+Ctrl+Shift+3，如圖4.17所示。接著單擊【指定】按鈕，快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+3就會移到【當(dāng)前快捷鍵】列表框中去。最后單擊【關(guān)閉】按鈕返回【新建樣式】窗口。到此，新建的樣式就大功告成了。在這里，新建或修改標(biāo)題樣式中的快捷鍵有一個技巧：定義快捷鍵時，標(biāo)題1一般用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+1，標(biāo)題2用快

45、捷鍵Alt+Ctrl+Shift+2，標(biāo)題3一般用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+3，依此類推，既避免鍵盤上按鍵重復(fù)，又方便記憶。提示：如果要使用已經(jīng)設(shè)置為列表樣式、段落樣式或字符樣式的基礎(chǔ)的文本，請選中它，然后基于選定文本的格式和其他屬性新建樣式。4.4.5先定義后應(yīng)用樣式應(yīng)用了一個樣式之后，可能需要對其中的某些屬性進(jìn)行修改。修改樣式有兩種方法，一種是先修改應(yīng)用了該樣式的文本，再利用該文本修改樣式，另一種是直接利用【樣式】對話框修改樣式。先定義后應(yīng)用，就是利用更改的文本修改樣式，操作步驟如下：（1）選擇【格式】|【樣式和格式】命令，打開【樣式和格式】任務(wù)窗格。（2）在任務(wù)窗格中單擊要進(jìn)行

46、修改的樣式，此時會彈出如圖4.18所示的一個菜單，選擇其中的【修改】選項(xiàng)。圖4.18選擇修改樣式此后的操作與新建樣式的操作是相同的，就不述說了。這里只有兩點(diǎn)應(yīng)注意：如果是自定義的樣式，可以更改樣式名。只要在【名稱】文本框內(nèi)輸入新的樣式名即可。如果是Word2002的內(nèi)置樣式，則已有樣式名不能被去掉，只能在已有樣式名后加備注。如果選中【自動更新】復(fù)選框，則無論何時用戶將人工格式應(yīng)用于設(shè)置的此樣式的任何段落，都自動重新定義該樣式。同時Word將自動更新當(dāng)前文檔中應(yīng)用了此樣式的所有段落，所以一般盡量不要選中【自動更新】選框。4.4.6先排版后定義樣式直接利用【樣式】對話框修改樣式的方法是：_（1）選

47、定應(yīng)用的該樣式的文本。此時，該樣式的名稱顯示在【格式】工具欄的【樣式】列表框祥式首行帰*中。（2）按照通常的方法對文本進(jìn)行排版。例如，通過【格式】|【字體】或【段落】等命令設(shè)置段落的字體和段落間距等。（3）單擊【格式】工具欄的【樣式】列表框，Word將高亮顯示該樣式的名稱，按回車鍵進(jìn)行確認(rèn)。此時將出現(xiàn)【更改樣式】對話框，詢問是否重新定義樣式，如圖4.19所示的【修改樣式】對話框。圖4.19【修改樣式】對話框（4）選擇【更新樣式，以反映最近所做修改】項(xiàng)。（5）如果選擇【將樣式的格式重新應(yīng)用于所選內(nèi)容】復(fù)選框，那么將所選內(nèi)容的格式恢復(fù)為原樣式定義的格式。（5）如果選中【從現(xiàn)在開始自動更新樣式】復(fù)選

48、框，則在不顯示此對話框的情況下自動更改樣式定義，以符合當(dāng)前所選內(nèi)容的格式。若要關(guān)閉自動更新，可單擊【格式】菜單中的【樣式和格式】，選擇一種樣式，單擊【更改】，再清除【自動更新】復(fù)選框。修改樣式的操作充分顯示了使用樣式的優(yōu)點(diǎn)，因?yàn)樾薷牧藰邮胶?，所有?yīng)用了該樣式的文本格式都會作相應(yīng)的變化，大大提高了編輯、排版的工作效率。如果用戶文檔中有十幾個甚至幾十個“技巧與提示”的樣式，如果一個一個地修改，就要改幾十次，而使用樣式只需修改一次就得了。447在文檔與模板間互相復(fù)制樣式有的用戶也許會問，在普通模板中的樣式如何應(yīng)用到已有文檔中去？這樣就不用再在該文檔中定義相同的樣式了。用戶不但在普通模板中的樣式如何應(yīng)

49、用到已有文檔中去，而且，其它任何一個文檔的樣式既可以復(fù)制到Normal文檔中去，也可以復(fù)制到任意一個文檔中去。操作如下：（1）單擊【工具】菜單中的【模板和加載項(xiàng)】命令。（2）單擊【管理器】按鈕，再單擊【樣式】選項(xiàng)卡。打開如圖4.20所示的【管理器】對話框。（3）左邊窗口是當(dāng)前活動文檔的所有樣式，右邊窗口是Normal（共用模板）所有樣式，如要從活動文檔中把樣式復(fù)制到模板，可以從左邊窗口中選擇需要復(fù)制的樣式，然后【復(fù)制】按鈕;如要從模板中把樣式復(fù)制到當(dāng)前活動文檔中，可以從右邊窗口選擇需要的樣式名，然后單擊【復(fù)制】按鈕。如要刪除該樣式，可以單擊【刪除】按鈕，如要更改樣式名稱，可以單擊【重命名】按鈕

50、，然后在打開的【重命名】對話框中輸入新名稱即可。序哇世君亡冷鞍莊用雷二蕓任超童咕的包庫用f中昭至帶宮U1I苓時tT1櫛式口冃動劃T負(fù)|姑|iani|宋七#頃w體宇巧|F«rrsJc«t供羽橈抵T閉右件疋1說書”走文卜字作中文惜脅CESJE.廊|紡進(jìn):首叮楚進(jìn)：2字符I XHI圖4.20【管理器】對話框（4）若要將樣式復(fù)制到不同的模板或文件，或從不同模板或文件復(fù)制樣式，可以單擊【關(guān)閉文件】以關(guān)閉活動文檔及其附屬模板，或關(guān)閉Normal模板。然后單擊【打開文件】，打開所需的模板或文件。例如，需要在當(dāng)前活動模板中使用其他模板的樣式，可以單擊右邊窗口的【關(guān)閉文件】按鈕。此時【關(guān)閉文

51、件】按鈕又變成了【打開文件】按鈕。單擊【打開文件】按鈕，此時打開一個【打開】對話框，在此對話框中選擇基于其他模板的樣式，如“技巧與提示模板”。單擊打開按鈕之后，就可以在【管理器】窗口中進(jìn)行樣式互相復(fù)制了。4.4.8保存當(dāng)前文檔的樣式保存當(dāng)前文檔的樣式實(shí)際上就是保存文檔的模板，那么什么是模板呢?其實(shí)用戶在排版過程中就時刻都在使用模板，模板是一類特殊性的文檔，它可以提供完成最終文檔所需的基本工具。使用模板可以快速創(chuàng)建所需要文檔主要框架。在Word中，每一篇文檔都是在模板的基礎(chǔ)上建立的。Word默認(rèn)使用的模板是（Normal.dot）。它在C:WINDOWSApplicationDataMicros

52、oftTemplates目錄下。如果在這個目錄下沒法找到模板文件，可以使用Windows的“搜索”辦法，在“搜索”的文件名中鍵入“*.dot”，然后單擊【立即搜索】按鈕即可。如果要把當(dāng)前活動文檔保存為模板文件，并且可以讓其他文檔使用該模板的樣式，方法很簡單，只要在在當(dāng)前活動文檔中單擊菜單中的【文件】|【另存為】命令，或者按快捷鍵F12,打開如圖4.21所示的【另存為】對話框，在該對話框的【保存類型】中選擇【文件模板】項(xiàng)，此時該文件會自動選擇保存到C:WINDOWSApplicationDataMicrosoftTemplates目錄下。再在【文件名】輸入框中輸入模板名稱，最后單擊【保存】按鈕即

53、可。當(dāng)用戶在【管理器】中打開【模板文件】時就會在如圖4.21所示的【打開】對話框中看到所保存的模板文件。圖4.21保存模板文件另外，Word每次啟動的時候，啟動的是Normal.dot模板文件，如果把這個模板文件進(jìn)行適合于自己的改動，再保存下來，那Word在啟動的時候就可以按照自己的習(xí)慣直接使用紙張大小、字號、字體、邊距等符合自己需要的新文檔了。4.4.9更改模板的正文樣式Word中的默認(rèn)【樣式】往往不一定滿足個人常用的習(xí)慣格式，所以不少人文字錄入完畢后，需要重新設(shè)置格式，就顯得比較麻煩，特別是正文尤為顯著。下面以【正文】樣式為例來改變它的格式。（1）啟動Word進(jìn)入新文檔。（2）單擊【格式】

54、|【樣式和格式】命令。（3）在彈出的【樣式和格式】對話框的樣式中選擇【正文】。單擊正文樣式的下拉三角按鈕匚。（4）在下拉列表中選擇【修改】命令，打開【修改樣式】對話框。（5）在【修改樣式】對話框中單擊【格式】按鈕。（6）在彈出一個下拉菜單。選擇想要更改的項(xiàng)，例如，選擇【字體】命令，打開如圖4.22所示的【字體】對話框。圖4.22設(shè)置正文樣式的字體(7) 在彈出的【字體】對話框中的【字體】文本框里，在【中文字體】下拉列表框中選擇【宋體】選項(xiàng)，在【字形】下拉列表框中選擇【常規(guī)】選項(xiàng)，在【字號】下拉列表框中選擇【四號】選項(xiàng)，在【字體顏色】下拉列表中選擇【藍(lán)色】選項(xiàng)，【下劃線】和【著重號】下拉列表框中

55、都選擇【無】，【效果】區(qū)域中在想要的選項(xiàng)中打上【V】,【字符間距】及【動態(tài)效果】選項(xiàng)卡中的選項(xiàng)按自己意愿進(jìn)行設(shè)置，全部設(shè)置好后，單擊【確定】按鈕后回到【修改樣式】對話框。(8) 再單擊【格式】按鈕，在彈出的菜單中選擇【段落】命令。4.23所示的對話框。(9) 在彈出的【段落】對話框中選擇【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡，打開如圖拿卻恫：臣匚n.花獸而吃|Qf'士規(guī)2E2：門宇哥王冊篠洛式.蜃星咅d:右彩；(3彌m|遷1fImri乂檔鬥樞.刖自珈主s右緒型i£i恫距段虛出IK1出低曲：iftS體百：廠匕柑何式茁及胡|b卜小忙-牆01.pTsrm"怙丙酔戸a;lAr"*t

56、HT.'卄嚴(yán)-«JC'卄祈tP"莎_f時*卄屮+*R+'/r-i:葉ih具*甲普t寸嚴(yán)率43皆咱鼻十才負(fù)F¥JTML帛氏11巧帀*i|豈T*川野小甲F小圖4.23設(shè)置正文樣式的段落(10) 在【特殊格式】下拉列表框中選擇首行縮進(jìn)，度量值項(xiàng)調(diào)整到1厘米，【行距】下拉列表框中選擇【單倍行距】、【1.5倍行距】或【固定值15.6磅】。(12) 在換行和分頁及其他欄中按自己意愿進(jìn)行設(shè)置(一般不需要更改)，確定后回到【修改樣式】對話框。(13) 選中【添至模板】復(fù)選框，確定后更改工作全部完成。如不選擇【添至模板】復(fù)選框，以后打開Word樣式中的正文還是原來的默認(rèn)值，就不能應(yīng)用于此后的文檔了。要更改樣式中另外的選項(xiàng)，照此類推，更改完畢，以后錄入的新文檔就會自動按更改后的樣式編排了。4410快速創(chuàng)建標(biāo)題樣式用戶可以快速