時(shí)間管理與效率控制

1、時(shí)間管理與效率控制時(shí)間管理與效率控制課程大綱課程大綱v關(guān)于時(shí)間管理關(guān)于時(shí)間管理v時(shí)間管理的途徑時(shí)間管理的途徑v如何做好時(shí)間管理如何做好時(shí)間管理 一、關(guān)于時(shí)間v（一）時(shí)間的特性v時(shí)間無(wú)法積蓄v無(wú)法取代v無(wú)法失而復(fù)得 什么是時(shí)間?。ǘr(shí)間的內(nèi)生與外生陷阱 時(shí)間的內(nèi)生陷阱v時(shí)間估計(jì)不切實(shí)際v同意時(shí)間內(nèi)做太多的事v. 時(shí)間的外生陷阱訪客多 多會(huì)議多.（三）時(shí)間的成本v每個(gè)人的時(shí)間都是同等的，時(shí)間的價(jià)位卻完全不同。v你是在浪費(fèi)時(shí)間還是在投資時(shí)間？我們目前的實(shí)際狀態(tài)v加班沒(méi)有時(shí)間鍛煉，身體經(jīng)常處于透支的狀態(tài)。v工作沒(méi)有計(jì)劃，每天靠慣性進(jìn)行日程安排。v像無(wú)頭蒼蠅一樣工作，沒(méi)有方向感。v每天列了一大堆計(jì)劃，

2、晚上回顧的時(shí)候卻發(fā)現(xiàn)忙的都是一些非?，嵥榈氖虑椋匾氖虑閰s沒(méi)有干！時(shí)間浪費(fèi)的原因和癥狀v辦事拖拉v上班漫談、聊天v 干擾v不速之客打擾v主管事必親躬v不敢拍板，等指示v不考慮輕重、緩急v負(fù)責(zé)人員“遲到”v同樣的問(wèn)題總是一而再再二三的出現(xiàn)v會(huì)議冗長(zhǎng)v經(jīng)常加班加點(diǎn)v窮于應(yīng)付突發(fā)事件上v交待不清，事情做錯(cuò)v完美主義辦事v不考慮事情的復(fù)雜性v憑記憶辦事v信息溝通不暢v找資料二、關(guān)于時(shí)間管理v時(shí)間管理就是自我管理v改變時(shí)間管理的第一步， 從你自覺(jué)需要時(shí)間管理開(kāi)始時(shí)間管理的益處v控制v減輕壓力v節(jié)省時(shí)間v更加關(guān)注v提高工作效率 v平衡v v 更快樂(lè)的工作，更智慧的工作成功人士是時(shí)間管理的高手v關(guān)鍵不在于

3、能活多久，而在于能活多好。v你在工作中投入了多少時(shí)間都不重要，重要的是你在這段時(shí)間都做了多少工作。三、時(shí)間管理的途徑v（一）個(gè)人價(jià)值管理v（二）自我組織管理v（三）組織溝通管理（一）個(gè)人價(jià)值管理v按照工作價(jià)值來(lái)確定優(yōu)先順序v1、把每天要做的事列一份清單v2、確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起v3、每天都這么做 人的精力就像桶一樣是有限的測(cè)測(cè)你平時(shí)做事情的優(yōu)先順序v喜歡做的事情v熟悉做的事情v時(shí)間花費(fèi)少的事情v上級(jí)臨時(shí)交待的事v緊急的事情v工作量大的事情v容易做的事情v排定時(shí)間的事情v資料齊全的事情v別人的事情v經(jīng)過(guò)籌劃的事情v有趣的事情 通常，什么樣的事情是你優(yōu)先選擇做的?緊急緊急 重要重要優(yōu)先

4、矩陣分類表 緊 急 不 緊 急 重 要 危 機(jī) 急 迫 的 問(wèn) 題 有 期 限 壓 力 的 計(jì) 劃 防 患 于 未 然 改 進(jìn) 產(chǎn) 能 建 立 人 際 關(guān) 系 發(fā) 掘 新 機(jī) 會(huì) 規(guī) 劃 、 休 閑 不 重 要 不 速 之 客 某 些 電 話 某 些 信 件 和 報(bào) 告 某 些 會(huì) 議 必 要 而 不 是 重 要 的問(wèn) 題 受 歡 迎 的 活 動(dòng) 繁 瑣 的 工 作 某 些 信 件 某 些 電 話 浪 費(fèi) 時(shí) 間 之 事 有 趣 的 活 動(dòng) 重要重要緊急緊急 緊 急不 緊 急重要 壓 力 筋 疲 力 盡 危 機(jī) 處 理 忙 于 收 拾 殘 局 有 遠(yuǎn) 見(jiàn) 平 衡 紀(jì) 律 自 制 少 有 危 機(jī)

5、不重要 短 視 近 利 危 機(jī) 處 理 被 視 為 巧 言 令 色 輕 視 目 標(biāo) 與 計(jì) 劃 缺 乏 自 制 力 ， 抱 怨 人 際 關(guān) 系 浮 泛 ， 破裂 全 無(wú) 責(zé) 任 感 工 作 不 保 依 賴 他 人 或 社 會(huì)機(jī) 構(gòu) 維 生 緊 急 不 緊 急重要不重要IIIIIIIV(二)自我組織管理 通過(guò)對(duì)自身工作方式、方法的改變，達(dá)到時(shí)間管理的目的。即時(shí)間上的四則運(yùn)算：加、減、乘、除。 時(shí)間的加、減、乘、除四則運(yùn)算： 找出隱藏時(shí)間 減少無(wú)謂的時(shí)間提高工作效率根除浪費(fèi)時(shí)間習(xí)慣加法v如何找出隱藏的時(shí)間？v（1）善于利用等候和空擋時(shí)間v（2）創(chuàng)造時(shí)間區(qū)v（3）逆勢(shì)操作v（4）背包原則v注意平時(shí)積

6、累素材v位移上的批量處理v時(shí)間上的批量處理減法 時(shí)間經(jīng)常浪費(fèi)在反復(fù)思考，或者是下決心的過(guò)程中，需要改變的是我們思考和行動(dòng)的習(xí)慣。 5分鐘思考法：v1分鐘：決定目標(biāo)及課題v2分鐘：思考的擴(kuò)張及探求v2分鐘：整理思路，定下結(jié)論乘法 時(shí)間管理中的乘法，就是怎樣提高工作的成效。v物盡其所，物歸原處v建立有效的工作環(huán)境v有效的文件處理除法v對(duì)付拖延的辦法，當(dāng)機(jī)立斷v逐個(gè)擊破、分解進(jìn)行v調(diào)整思維方式v不追求盡善盡美（三）組織溝通管理v組織時(shí)間計(jì)劃v組織時(shí)間溝通v組織時(shí)間融合懂得說(shuō)“不”v時(shí)間結(jié)構(gòu)的暗示。個(gè)人時(shí)間與組織時(shí)間的沖突。v對(duì)于無(wú)謂的打擾，暗示無(wú)法應(yīng)酬。v在拒絕別人的時(shí)候，附以理由并提供其他途徑。v

7、對(duì)事不對(duì)人。善于溝通v避免多重溝通v確認(rèn)溝通到位，不使雙方做無(wú)用功v管理 ，善用 進(jìn)行溝通v善用結(jié)束談話的技巧v組織問(wèn)題盡量集中溝通會(huì)議溝通v不參加沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議重視會(huì)議質(zhì)量v使會(huì)議有成效：v制定清晰會(huì)議目標(biāo)v盡量減少與會(huì)人數(shù)。邀請(qǐng)可提出建設(shè)性建議的人員v選擇適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)時(shí)間v提前準(zhǔn)備議程，使與會(huì)者提前預(yù)知會(huì)議主題v避免長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議四、如何做好時(shí)間管理v時(shí)間管理的方法v贏取時(shí)間的技巧時(shí)間管理方法（一） 美國(guó)的管理學(xué)家唐納德.C.伯納姆提出：當(dāng)你處理任何工作時(shí)必須自問(wèn)：v能不能取消它?v能不能與別的工作合并？v能不能用簡(jiǎn)便的東西代替它？時(shí)間管理方法（二）v1、記錄自己的時(shí)間，認(rèn)清時(shí)間耗在什么地方v

8、2、管理自己的時(shí)間，減少非生產(chǎn)性工作v3、集中零星時(shí)間，成為連續(xù)性的時(shí)間段時(shí)間管理方法（三）vABC分類法v1、將自己工作按輕重緩急分為：A（緊急、重要）、B（次要）、C（一般）三類；v2、安排各項(xiàng)工作優(yōu)先順序，粗略估計(jì)各項(xiàng)工作時(shí)間和占用百分比；v3、在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間；v4、每日計(jì)劃時(shí)間安排與耗用時(shí)間對(duì)比，分析時(shí)間運(yùn)用效率；v5、重新調(diào)整自己的時(shí)間安排，更有效的工作。時(shí)間管理方法（四）v帕累托二八法則v在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。v把精力專注于那20%重要的能獲得最大回報(bào)事情上，達(dá)到事半功倍的效果。時(shí)

9、間管理方法（五）v1、目標(biāo)必須是自己定的v2、目標(biāo)一定要是書面的v 第一，理清自己的思路，知道自己要實(shí)現(xiàn) 哪些事情。 第二，把目標(biāo)書面化，不容易遺忘。 第三，時(shí)時(shí)提醒自己目標(biāo)在哪里。v3、目標(biāo)必須是切合實(shí)際的。v4、目標(biāo)必須是可衡量的。v5、目標(biāo)必須有時(shí)限。v6、目標(biāo)是平橫和諧的。每日目標(biāo)每日目標(biāo)每周目標(biāo)每周目標(biāo)月度目標(biāo)月度目標(biāo)季度目標(biāo)季度目標(biāo)年度目標(biāo)年度目標(biāo)每周目標(biāo)每周目標(biāo)角色角色目標(biāo)目標(biāo)計(jì)劃計(jì)劃行事歷行事歷贏取時(shí)間的技巧v1、一日之計(jì)在昨天下班前，一周之計(jì)在于周日，一月之計(jì)在于月底?！邦A(yù)則立，不預(yù)則廢”v2、早15分鐘或半小時(shí)開(kāi)始工作，計(jì)劃全天工作。v3、工作前，先準(zhǔn)備好相關(guān)資料，把所有需

10、要的資料、報(bào)告放在桌上，避免為尋找遺忘東西浪費(fèi)時(shí)間。v4、儲(chǔ)備各種與工作相關(guān)的知識(shí)，增進(jìn)處事能力，減少時(shí)間浪費(fèi)。v5、把最困難的事擱在工作效率最高的時(shí)候做，例行公事，應(yīng)在精神較差的時(shí)候處理。v6、整理重要會(huì)議、討論或談話內(nèi)容，養(yǎng)成將構(gòu)思、概念、票據(jù)及資料，存放在檔案里的習(xí)慣。贏取時(shí)間的技巧v7、訓(xùn)練速讀：速讀可增快2-3倍閱讀速讀，那么行事效率該有多高？v8、別讓閑聊浪費(fèi)你的時(shí)間：原意和朋友同事聊天，但應(yīng)在下班以后。v9、利用空閑時(shí)間：順手找些例行公事的工作來(lái)做。v10、整理好文件：避免浪費(fèi)時(shí)間去找東西。v11、果斷擺脫瑣事：讓秘書或助理分擔(dān)瑣事，專心一致的處理較特殊或富創(chuàng)造性的工作。v12、管制你的 ：在拿起 前，先準(zhǔn)備好紙、筆、姓名、號(hào)碼及預(yù)定話題、資料等。v13、可以早上做完的事，決不拖到下午完成；可以一天作完的事，決不分成兩天完成。贏取時(shí)間的技巧v14、該做的事都放在桌上，以免遺漏。v15、每天至少完成一件事情，特別是在情緒工作低潮時(shí)。v16、選擇在午餐或下班前開(kāi)會(huì)，決定會(huì)很快。v17、站著接待健談的人來(lái)訪者，他很快就道出來(lái)意了。v18、將相關(guān)的工作放在一起。v19、休息片刻，來(lái)杯咖啡、茶、冷飲，甚至只要在窗前伸個(gè)懶腰，就足夠你精神抖擻了。v20、沉思：思索一下可尋求出各種增進(jìn)工作的方法及滿意的靈感，受益匪淺。自我工作檢核v1、是否完成了我所有優(yōu)先安排的事情；v