采購部業(yè)務(wù)流程

1、頁眉.供應(yīng)部業(yè)務(wù)流程一、 業(yè)務(wù)目標(biāo)1、戰(zhàn)略目標(biāo)及時了解原材料的價格行情，采取集中采購優(yōu)勢和期貨采購模式, 在保證采購物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上，節(jié)約物資采購成本，提高物資采購效率, 為公司經(jīng)營、發(fā)展提供有力的物資保障。2、經(jīng)營目標(biāo)2.1 、優(yōu)化采購方案、優(yōu)選供應(yīng)商、優(yōu)質(zhì)保量地滿足車間生產(chǎn)物資需求。2.2、合理確定采購價格，降低采購成本。2.3、及時安排采購資金，保證貨款在計劃內(nèi)準(zhǔn)確支付。3、財務(wù)目標(biāo)準(zhǔn)確保送報表，保證K3 系統(tǒng)真實、準(zhǔn)確的輸入。4、合規(guī)目標(biāo)4.1 、物資采購行為規(guī)范、過程公開、競爭公平公正，符合國家法律法規(guī)。4.2 、物資采購合同符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。二、風(fēng)險評估

2、1 戰(zhàn)略風(fēng)險1.1由于物資采購業(yè)務(wù)流程設(shè)計不合理或控制不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資及價格偏離目標(biāo)要求，或上當(dāng)受騙，出現(xiàn)舞弊和差錯，影響物資采購質(zhì)量和成本。1.2對于原材料質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成采購?fù)ǖ廓M窄、難以形成供應(yīng)商競爭機制，出現(xiàn)采購價格控制漏洞。1.3不能及時采購到所需物資或采購物資不能按時到貨, 影響正常生產(chǎn)建設(shè)進度，造成企業(yè)違約風(fēng)險。2 經(jīng)營風(fēng)險2.1采購的物資產(chǎn)品質(zhì)量不符合技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需求，甚至采購了偽劣產(chǎn)品以及運輸時發(fā)生丟失和毀損 , 出現(xiàn)質(zhì)量問題或質(zhì)量事故影響生產(chǎn)建設(shè)使用。2.2供應(yīng)商壟斷產(chǎn)品價格、串通報價，或設(shè)計、生產(chǎn)、技術(shù)等部門和使用單位指定供應(yīng)商，致使采購價格嚴(yán)重高于市場價格。

3、2.3對供應(yīng)市場行情缺乏了解、跟蹤、分析，導(dǎo)致采購價格不合理。2.4分公司層層設(shè)庫、重復(fù)儲備, 致使庫存資源不能共享、儲備資金占用大、倉儲費用高。1 / 7頁眉.2.5資金分散使用、付款時間、付款方式、付款金額不恰當(dāng)造成資金效益的流失。2.6合同對購銷雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任表述不清楚，導(dǎo)致經(jīng)濟糾紛和經(jīng)濟損失。2.7未經(jīng)審核，擅自變更標(biāo)準(zhǔn)合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險。3 財務(wù)風(fēng)險3.1多記、錯記、漏記物資入庫或應(yīng)付賬款，導(dǎo)致財務(wù)報告失真、不準(zhǔn)確、不完整。4 合規(guī)風(fēng)險4.1制度不健全或有漏洞，制度執(zhí)行不到位和監(jiān)督考核不力, 導(dǎo)致采購管理過程發(fā)生違規(guī)問題。4.2物資采購合同不符合合同法

4、等國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點1 明確物資采購供應(yīng)職責(zé)1.1原材料采購管理工作由采購部門負責(zé)。1.2所有物資的采購必須在公司審批后的合格供方目錄中選取供貨方。1.2.1發(fā)生臨時采購且 合格供方目錄 中沒有相應(yīng)供貨方的情況時，采購部門可列出供貨方名單，提交審計部、財務(wù)部、質(zhì)檢部審核通過后方可進行采購事宜。1.3物資采購全過程中應(yīng)注意各環(huán)節(jié)相互配合、相互監(jiān)督分段管理模式，計劃與采購、 質(zhì)檢與采購、價格審核與采購、合同審核與采購、貨款支付與采購等職責(zé)分離。2 物資需求計劃編制與審批2.1物資使用部門應(yīng)根據(jù)需求編制物資需求計劃，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后， 報

5、分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3 物資采購計劃編制與審批3.1采購部門對審批合格的物資需求計劃會同倉儲部門進行庫房清查核實庫存。3.2對現(xiàn)存的物資，須在計劃中注明，從倉庫調(diào)配領(lǐng)用，不進入下一步采購程序。3.3經(jīng)查庫確系不存在或庫存不足的， 采購部門應(yīng)編寫物資采購計劃，附上物資需求計劃交財務(wù)部門核實，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,安排采購組執(zhí)行采購程序。3.4急需物資經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)簽字認可后，采購部門可先詢價采購，物資采購計劃報批相關(guān)手續(xù)必須在三個工作日補齊。4 供應(yīng)商選擇與考核4.1合格供方的考核、評定及控制采購部門組織公司質(zhì)管部、生產(chǎn)部、財務(wù)部等職能部門對供應(yīng)商進行考核、評估、優(yōu)選, 建立公司供應(yīng)

6、商網(wǎng)絡(luò)， 供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)實行動態(tài)考核和優(yōu)勝劣汰機制，構(gòu)成保證生產(chǎn)建設(shè)所需物資的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)體系。2 / 7頁眉.4.1.1合格供方的考核、評定過程4.1.1.1采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)物資現(xiàn)有供方和待開發(fā)的供方，在滿足合同程度、供貨能力、 保證質(zhì)量能力、資信能力的條件下進行摸底考察，提出初選供方單位。4.1.1.2采購部門組織公司質(zhì)管部、 生產(chǎn)部和財務(wù)部對供方的質(zhì)量管理體系認證資格、在同行業(yè)中的業(yè)績、 執(zhí)行產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、 質(zhì)量等級、法人資格、 企業(yè)規(guī)模、 履約能力、 企業(yè)資信、企業(yè)財務(wù)狀況等相關(guān)能力等方面做出評價。4.1.1.3采購部門組織評審小組根據(jù)綜合評價資料或?qū)嵉卣{(diào)查結(jié)果，進行分析、評審，確定合格的供

7、方，報公司價格委員會審定并報董事長批準(zhǔn)。合格供方的控制采購部門在合格供方目錄中進行物資采購，并對合格供方的企業(yè)資金運作情況、執(zhí)行能力等多方面進行動態(tài)管理。采購部門每年須組織評審小組進行一次合格供方的評定，對上一年質(zhì)量過硬、 供貨及時、服務(wù)周到的供方應(yīng)于肯定，繼續(xù)進入本年的合格供方目錄。相關(guān)部門驗證采購產(chǎn)品首次發(fā)現(xiàn)不合格品時，通知供方暫停發(fā)貨，并按不合格產(chǎn)品的有關(guān)規(guī)定處理，合格供方一年內(nèi)兩次出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時，取消其合格供方資格。合格供方須遵循誠信公平、貨真價實的原則，及時供應(yīng)性價比合理的物資，經(jīng)查實一年內(nèi)合格供方惡意虛高物資報價三次以上，取消其合格供方資格。4.1.2.5合格供方與公司合作過程中

8、，違反相關(guān)技術(shù)商務(wù)合同要求，出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、拖延交貨時間影響我公司生產(chǎn)、技改的，應(yīng)作好相應(yīng)記錄，由于供方的原因造成嚴(yán)重的質(zhì)量責(zé)任事故，取消其合格供方資格。4.1.2.6每年的合格供方目錄經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后公布。4.1.2.7重新進入合格供方的評定要求同新進入完全相同。4.1.3合格供方資料管理4.1.3.1采購部門將合格供方名單目錄匯編成冊、歸檔統(tǒng)一管理。4.1.3.2所有有關(guān)合格供方情況的活動必須記錄存檔并妥善保存。4.2采購供應(yīng)商選擇金額較大的物資采購應(yīng)組織招標(biāo)工作采購組在接到物資采購計劃后，根據(jù)物資使用部門的要求在合格供應(yīng)商中進行公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)，完成物資招標(biāo)前期工作。采購組請示分管領(lǐng)

9、導(dǎo)并組織相關(guān)職能部門進行開標(biāo)，采購組協(xié)同相關(guān)職能部門完成采購3 / 7頁眉.協(xié)議的簽訂和評定。公司物資使用單位不得指定供應(yīng)商。審計部應(yīng)定期檢查， 對因指定采購造成經(jīng)濟損失的，要追究責(zé)任人的責(zé)任。對于單價較小或批量價值較小的物資，采購組應(yīng)根據(jù)物資采購計劃和物資使用部門的要求，在合格供方目錄中選取供貨商，將選擇的合格供應(yīng)商、物資質(zhì)量、報價比價等情況報采購部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字認可后，完成采購工作。5 采購價格的確定與控制5.1采購部門密切跟蹤市場行情，分析研究通用物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，建立價格數(shù)據(jù)庫，定期向采購組發(fā)布采購指導(dǎo)價格。采購組必須嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)布的采購指導(dǎo)價格，作為確定采購價格

10、的依據(jù)。5.2物資采購價格的確定應(yīng)考慮包括采購價格、運輸保險費用、物資使用壽命、 后續(xù)維護費用等在內(nèi)的物資采購總成本，在滿足物資功能與技術(shù)質(zhì)量要求前提下，按性能與價格比最優(yōu)和采購總成本最低原則確定采購價格。5.3對大宗物資的采購，應(yīng)按照公開、公平、公正和競爭的原則，采取在合格供應(yīng)商中進行公開招標(biāo)或邀標(biāo)招標(biāo)方式進行。由采購部門組織質(zhì)管部、生產(chǎn)部、工程部、財務(wù)部等相關(guān)職能部門進行開標(biāo)，采購部門根據(jù)開標(biāo)情況組織商務(wù)談判，編制合同審批單，呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.4審計部、財務(wù)部對物資供應(yīng)采購價格的確定進行監(jiān)督。6 采購合同審批、簽訂與執(zhí)行6.1物資采購必須簽訂采購合同。采購部門根據(jù)確定的供應(yīng)商與價格，依照

11、經(jīng)法務(wù)部審定的標(biāo)準(zhǔn)采購合同文本擬訂采購合同，由合同管理人員審查。合同管理人員對合同是否清楚描述產(chǎn)品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格型號、質(zhì)量技術(shù)要求、數(shù)量、單價及總金額、驗收準(zhǔn)則、付款方式、交貨時間、交貨地點、運輸方式、違約及處罰、質(zhì)量異議處理、簽約地點及質(zhì)量管理體系要求等條款進行審查。公司對采購物資有特殊技術(shù)要求時，由采購部門協(xié)同生產(chǎn)部、質(zhì)管部等相關(guān)技術(shù)部門對物資的特殊技術(shù)要求所涉及的技術(shù)協(xié)議內(nèi)容進行審查，對合同項目涉及技術(shù)的先進性和可靠性或適應(yīng)性承擔(dān)實質(zhì)性審查職責(zé)。6.2合同管理人員對合同審查后, 交采購部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后按審批權(quán)限送董事長或總經(jīng)理簽訂正式合同。6.3對重大和復(fù)雜合同，需報經(jīng)法

12、務(wù)部審查，再送分管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.4采購組、合同管理人員應(yīng)跟蹤并監(jiān)督合同執(zhí)行情況，合同執(zhí)行完畢及時核銷。7 運輸及保險7.1采購部門與確定的供應(yīng)商在簽訂采購合同中必須確定物資運輸方式及運輸發(fā)生途耗、毀4 / 7頁眉.損、丟失的相關(guān)責(zé)任，并根據(jù)不同的交貨方式確定保險責(zé)任。對運輸和保險中發(fā)生的異常情況，要分清責(zé)任，分析提出處理辦法，并追究責(zé)任。7.2采購部門按照采購合同中確定的制造周期、交貨時間、工程進度計劃落實催交催運措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。8 質(zhì)檢入庫8.1物資的入庫驗收可參考存貨管理業(yè)務(wù)流程9 發(fā)票的審批9.1采購組收到發(fā)票后，采購員持票到倉庫和倉儲人員核對后在發(fā)票上經(jīng)辦人處簽字， 經(jīng)采購部門

13、負責(zé)人簽字審核后，附入庫單附交采購部門制定人員處匯總，建立備查賬目。9.2采購部門人員將審核匯總后的發(fā)票送財務(wù)部門、財務(wù)總監(jiān)審核、簽字，由財務(wù)部門入帳。10 貨款支付、核算記賬10.1每月末采購部門根據(jù)采購合同約定, 清理匯總供貨方提交的付款申請單, 提出月付款計劃（明細到供貨商）報部門負責(zé)人審批。10.2采購部門將審批后的付款計劃交財務(wù)部審核，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核簽字后執(zhí)行付款計劃，并根據(jù)付款的實際情況進行賬務(wù)處理。10.3財務(wù)部應(yīng)將付款計劃執(zhí)行情況及時反饋采購部門。10.4財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家、公司內(nèi)部會計制度和規(guī)定。財務(wù)核算人員應(yīng)正確核算物資采購成本、庫存成本，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核簽章后記入

14、賬簿并編制財務(wù)報表。財務(wù)人員每月末與倉儲人員進行賬務(wù)稽核，定期進行實物盤點，做到賬、卡、物相符。11 經(jīng)營活動分析11.1采購部門應(yīng)定期匯總分析采購物資的數(shù)量、價格、質(zhì)量狀況、采購費用、供應(yīng)商選擇、需求計劃的準(zhǔn)確性、節(jié)約采購資金和供應(yīng)市場供需情況、價格走勢等，提出采購建議和下一階段的控制目標(biāo)。12 監(jiān)督檢查12.1公司應(yīng)當(dāng)對物資采購內(nèi)部控制定期或不定期地進行檢查。12.2物資采購供應(yīng)內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。合格供方的評定、考核、控制及招標(biāo)談判工作是否按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)

15、行情況。重點檢查物資采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手5 / 7頁眉.續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時效性和合法性。有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。12.3審計部開展物資采購專項審計。12.4內(nèi)控制度檢評領(lǐng)導(dǎo)小組對采購部門的內(nèi)部控制執(zhí)行情況進行檢查評價和績效考核，并提出改進意見。12.5對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的物資采購供應(yīng)內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，公司應(yīng)當(dāng)采取措施，及時加以糾正和完善。四、相關(guān)制度目錄1 公司章程2 安徽山河藥用輔料股份有限公司合同管理辦法五、 主要控制點相關(guān)資料1 物資需求計劃2 物資采購計劃3 合格供方目錄4 供方評定記錄5 新