港口辦事處相關(guān)管理制度.docx

1、關(guān)于下發(fā)港口辦事處相關(guān)制度的通知港口辦事處：為加強港口辦事處的管理，現(xiàn)將相關(guān)管理制度印發(fā)給你 們，自本通知下發(fā)之日起，前期相關(guān)制度即行廢止，以本通 知下發(fā)制度為準。附：1、駐港辦事處綜合管理制度。2、駐港辦事處主要崗位職責。3、駐港辦事處財務(wù)制度。4、卸車操作規(guī)程。5、裝船操作規(guī)程。要在當車運費結(jié)算單給予標注。每次全部車輛卸完后，當班業(yè)務(wù)員必須巡視罐區(qū), 檢查當日所入儲罐閥門是否關(guān)閉上鎖。業(yè)務(wù)員每天按時將公司開出的發(fā)貨單與過磅單取 回交給統(tǒng)計，與統(tǒng)計一起核對發(fā)出車輛是否到齊。3.2火車卸車操作規(guī)程。3. 2. 1辦事處會計接到公司綜合部發(fā)來的火車到達預(yù) 報，復(fù)印分發(fā)給負責火車卸車的業(yè)務(wù)員。3.

2、 2.2業(yè)務(wù)員依據(jù)預(yù)報，預(yù)先做好接車準備，具體卸入 哪一個罐需經(jīng)辦事處主任或業(yè)務(wù)主辦確認，卸入罐號確認好 后，業(yè)務(wù)員通知港務(wù)局調(diào)度，安排連接泵及管線，業(yè)務(wù)員要 親自檢查泵及管線連接是否正確，避免有其他管線或閥門與 所要使用的管線相連通。3. 2.3火車到達后，業(yè)務(wù)員核對車號，表號和修程日期, 同時核對鉛封號。核對無誤后，與港口計量員共同檢尺測溫, 同時業(yè)務(wù)員要親自檢測酒度和密度。業(yè)務(wù)員確認一切合格 后，正式卸車。如有異常，需請示辦事處主任，另行處理。卸車完畢，業(yè)務(wù)員與港口計量員一起檢測后尺， 觀察所剩余量，如未卸凈，通知調(diào)度卸凈為止。事后，加上 鉛封，記好封號。3. 2.5每次全部車輛卸完后，

3、當班業(yè)務(wù)員必須巡視罐區(qū)，3. 2.6業(yè)務(wù)員及時作好車輛返空，并將返空車輛明細表 及鉛封號碼傳回公司綜合業(yè)務(wù)部。3. 2.7業(yè)務(wù)員每天按時取回重量單與入庫交接單交給會 計，與會計一起核對發(fā)出車輛是否到齊。業(yè)務(wù)員定期取回鐵 路大票，及時結(jié)算鐵路運費，并將相關(guān)票據(jù)及時轉(zhuǎn)財務(wù)。裝船操作規(guī)程1、目的為保證順利、準確裝船，特制定本規(guī)程。2、適用范圍本規(guī)程適用于辦事處所有裝船業(yè)務(wù)。3、操作規(guī)程3. 1辦事處接到公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門裝船指令后，根據(jù)指 令聯(lián)系船代或船東，確定船準確的靠泊時間。3.2辦事處主任或業(yè)務(wù)主辦親自按公司要求確定好所要 裝船的儲罐，及時通知作業(yè)公司、SGS或CCIC,與相關(guān)部門 共同取樣、檢

4、尺。3.3裝船前，辦事處主任或業(yè)務(wù)主辦要親自與港口作業(yè) 人員一起連接好裝船管線，并檢查其他儲罐的閥門狀態(tài)，確 認一切無誤后方可裝船。3.4裝船過程中，儲罐轉(zhuǎn)換、閥門切換等操作，辦事處 主任或業(yè)務(wù)經(jīng)理必須親自到場。3.5裝船結(jié)束后，辦事處主任或業(yè)務(wù)主辦與相關(guān)部門人 員共同檢測裝船數(shù)量，對照裝船數(shù)量是否與儲罐出庫數(shù)量相 符。3. 6數(shù)量確認無誤后，辦事處主任或業(yè)務(wù)主辦要檢查各3.7辦事處主任或業(yè)務(wù)主辦將裝船出庫的相關(guān)單據(jù)及時 轉(zhuǎn)交財務(wù)人員。駐港辦事處綜合管理制度1. 目的為便于駐港辦事處的正常運轉(zhuǎn)，明確駐港辦事處權(quán)限， 保證業(yè)務(wù)順利開展，特制定本制度。2. 職責2.1駐港辦事處主任在銷售公司綜合業(yè)

5、務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)下負責 辦事處全面行政事務(wù)和銷售相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理。駐港辦主任應(yīng)確保與港口有關(guān)部門及時溝通，妥善完成 公司的相關(guān)業(yè)務(wù)安排，保證公司利益不受損失。2.2駐港辦事處財務(wù)人員為公司財務(wù)派駐人員，業(yè)務(wù)受 公司財務(wù)管理，行政上由駐港辦事處管理。2.3駐港人員行使公司職責和來港人員執(zhí)行公司派出任 務(wù)時，駐港辦事處應(yīng)積極配合，協(xié)調(diào)共同完成。2.4駐港人員應(yīng)嚴格執(zhí)行公司有關(guān)的管理制度，切實做 好辦事處的管理工作和公司布置的有關(guān)工作。做到積極努 力，認真嚴謹，深入探討，學(xué)習(xí)改進。3. 規(guī)定3. 1銷售相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理駐港辦事處銷售相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理對口部門為綜合 業(yè)務(wù)部，集港和發(fā)運裝船均由綜合業(yè)務(wù)部給予書面通知。

6、3. 1.2發(fā)生集港業(yè)務(wù)時駐港辦事處業(yè)務(wù)員根據(jù)綜合部傳 遞的信息接收貨物，手續(xù)由業(yè)務(wù)人員辦理，單據(jù)交財務(wù)人員 處理。3. 1. 3發(fā)生發(fā)運業(yè)務(wù)時，定船、裝船手續(xù)費或其他發(fā)運 手續(xù)由業(yè)務(wù)主辦辦理，單據(jù)交財務(wù)人員處理。3. 2財務(wù)手續(xù)辦理見：“駐港辦財務(wù)管理制度”。3.3出入庫手續(xù)辦理、庫存管理見“外部倉庫工作流程”。3.4費用定額管理3. 4.1標準招待費：招待客人先填制用餐申請單，在批準限額內(nèi)憑 申請單據(jù)及適時合法有效票據(jù)報銷。每人餐費補助：300元/月。誤餐費：20元/餐人（綜合業(yè)務(wù)部核對簽字后的）個人移動電話費用標準：主任：500元/月，業(yè)務(wù)主辦：400元/月，會計主管： 100元/月，業(yè)

7、務(wù)員：200元/月固定電話：共700元/月3. 4.2電話費管理固定電話費憑當月發(fā)票報銷，標準以內(nèi)按實際發(fā)生額報 銷，超過標準按標準報銷，信息費不予報銷，經(jīng)查證撥打聲 訊臺將視情節(jié)給予處罰直至解聘。手機費中手機流量費用、 彩信費用不予報銷。4. 車輛管理4.1建立車輛使用登記臺帳，由使用人和駕駛員共同簽 字認可，財務(wù)人員抽檢車輛使用公里數(shù)。4.2每月由財務(wù)人員記錄公里數(shù)，耗油指標為：皮卡13 升/百公里，捷達10升/百公里。加油指定固定加油站，每 臺車建立加油記錄卡，月底報給財務(wù)。4.3車輛需要維修時，事前報銷售公司辦公室，維修時 必須由財務(wù)人員和車輛使用人共同辦理。5 .財務(wù)管理5.1辦事處

8、經(jīng)費管理員每月根據(jù)辦事處的日常經(jīng)費需求 提出資金使用計劃，經(jīng)總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)批準后公司財務(wù)部 將備用金匯入公司指定的帳戶。5.2日常的辦公性經(jīng)費支出，由經(jīng)辦人員履行借款手續(xù), 由辦事處經(jīng)費管理員處支取，資金使用后及時憑有效發(fā)票到 辦事處經(jīng)費管理員處沖帳，辦事處經(jīng)費管理員每旬將報銷的 費用匯總成統(tǒng)計表發(fā)電子郵件給公司財務(wù)部，每月末辦事處 經(jīng)費管理員將本月報銷的費用統(tǒng)一整理和粘貼，由辦事處主 任簽批后送公司財務(wù)部報銷。6. 食堂管理公司按人按月發(fā)放補助，食堂的存續(xù)與否由辦事處自行 掌握，公司不予報銷。7. 本制度于2021年8月30日發(fā)布，2021年9月1日起 施行。駐港辦事處主要崗位責任1、業(yè)務(wù)

9、范圍港務(wù)協(xié)調(diào)工作，包括：協(xié)調(diào)港務(wù)局調(diào)度和計量工作；內(nèi) 外貿(mào)船代、貨代、質(zhì)量檢驗(SGS CCIC)協(xié)調(diào)工作；接卸火 車及協(xié)調(diào)列檢、返空、鐵路結(jié)算、進港鐵路計劃等；接卸汽 車；港區(qū)儲罐庫存管理工作；裝船發(fā)運工作；處理計量單據(jù) 結(jié)算；裝船作業(yè)時辦理各種手續(xù)及出罐裝船搭配等。2、崗位職責2.1駐港辦事處主任：駐港辦事處主任在銷售公司綜合 業(yè)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)下負責辦事處全面行政事務(wù)和銷售相關(guān)業(yè)務(wù)的 辦理，主要工作是對外協(xié)調(diào)溝通及辦事處業(yè)務(wù)拓展增效工 作。2.2駐港財務(wù)：駐港財務(wù)在銷售公司財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)下按照 銷售公司財務(wù)管理制度完成駐港辦事處財務(wù)工作。與綜合業(yè) 務(wù)部銜接貨物發(fā)運情況，隨時掌握進港貨物接卸情況及港口

10、 庫存情況，組織相關(guān)人員定期對庫存進行盤點。2. 3業(yè)務(wù)主辦：協(xié)調(diào)港務(wù)局調(diào)度和計量工作；內(nèi)外貿(mào)船 代、貨代、質(zhì)量檢驗(SGS CCIC)協(xié)調(diào)工作。接卸火車及協(xié) 調(diào)列檢、返空、鐵路結(jié)算、進港鐵路計劃等；接卸汽車安排 入罐；港區(qū)儲灌庫存管理工作，裝船發(fā)運工作，港航危險品 申報，消防安全申報，處理計量單據(jù)結(jié)算。裝船作業(yè)時辦理 各種手續(xù)及出罐裝船搭配等。2.4鐵路乙醇接卸員及庫管員：根據(jù)綜合業(yè)務(wù)部乙醇發(fā) 運預(yù)報，在港口接卸鐵路罐車，與港務(wù)局鐵路部門聯(lián)系，確 保我公司發(fā)運的鐵路罐車及時卸空，并做好鐵路罐車打尺計 量工作，將計量結(jié)果和入罐結(jié)果及時報到駐港財務(wù)，并將空 車及時返空，確保我公司鐵路罐車做到最大

11、利用，及時將返 空結(jié)果反饋到綜合業(yè)務(wù)部。卸車之前必須對每車產(chǎn)品進行抽 樣化驗，車號與貨物逐一核對，確保貨物入到正確的儲罐。 對庫房出入庫乙醇進行管理。2. 5公路乙醇接卸員：根據(jù)綜合業(yè)務(wù)部發(fā)出貨物預(yù)報進行接卸，接卸乙醇前對 貨物進行基本的化驗，對貨物及車號等進行逐一核對，確保 貨物卸空和入到正確的儲罐。駐港辦事處財務(wù)制度為了切實履行公司財務(wù)制度，更好的配合其它部門完成 公司的駐港辦工作目標，特制定本制度。駐港辦財務(wù)應(yīng)對駐港辦的有關(guān)資產(chǎn)和財物進行管理，明 確財務(wù)制度和財務(wù)手續(xù)，監(jiān)督駐港辦的資金和資產(chǎn)的使用情 況，確保公司資產(chǎn)不受損失，確保公司利益不受損失，切實 履行財務(wù)職責，發(fā)揮財務(wù)人員的作用，

12、在履行財務(wù)工作的過 程中不受任何他人的制約。駐港財務(wù)人員的工作職責包括：1、在公司財務(wù)制度基礎(chǔ)上建立駐港辦的資金收支、核 對、使用制度，并嚴格按制度要求執(zhí)行。建立健全資金收支 臺帳，定期申報資金使用計劃，反饋資金實際使用明細，定 期自行對帳，核對資金庫存，并定期與公司財務(wù)對帳。2、嚴格執(zhí)行公司財務(wù)審核批準的資金使用計劃，認真 審查報銷票據(jù)，不符合要求的票據(jù)堅決不予報銷。監(jiān)督有關(guān) 制度的執(zhí)行情況，對需要事前審批的事項（如招待費）必須 有審批單據(jù)方可進行報銷。3、建立駐港辦固定資產(chǎn)臺帳和低值易耗品使用臺帳， 對駐港辦的固定資產(chǎn)和低值易耗品進行登記管理，由使用人 進行簽字確認。財務(wù)人員定期檢查該資產(chǎn)

13、的使用情況并及時 反饋給公司財務(wù)。對于駐港辦車輛的使用，在每月報銷費用 的同時上報該月該車行駛的公里數(shù)并由駕駛員簽字確認，建 立車輛使用臺帳，由使用人和駕駛員共同簽字確認。4、建立簽到簿考核制度，由財務(wù)人員負責監(jiān)督員工上 下班簽到，作為每月工資計算的依據(jù)。同時，建立加班備案 制度，由財務(wù)人員據(jù)實際加班人數(shù)和時間填寫，用以計算誤 餐補助。5、建立辦公用品領(lǐng)用登記管理本，駐港辦工作人員領(lǐng) 用辦公用品時簽字確認，以備核查。6、駐港辦財務(wù)人員應(yīng)對有關(guān)合同及執(zhí)行情況進行監(jiān)督, 同時核查報銷票據(jù)與合同協(xié)議等是否相符，對與合同不符的 票據(jù)或與事實相違背的票據(jù)應(yīng)及時與公司財務(wù)聯(lián)系、進行詳 細調(diào)查并進行嚴肅處理。7、本制度從2021年8月份試運行，9月份正式執(zhí)行。駐港辦卸車操作規(guī)程1、目的為保證公司發(fā)到港口車輛準確、順暢的卸車，使公司運 輸車輛處于經(jīng)濟運轉(zhuǎn)狀態(tài)，特制定本規(guī)程。2、適用范圍本規(guī)程適用于公司（包括與公司合作的貿(mào)易伙伴）發(fā)到 港口的任何車輛的卸車操作。3、操作規(guī)程1汽車卸車操作規(guī)程辦事處財務(wù)接到公司綜合部發(fā)來的汽車到達預(yù) 報，復(fù)印分發(fā)給負責汽車卸車的業(yè)務(wù)員。業(yè)務(wù)員依據(jù)預(yù)報，預(yù)先做好接車準備，具體卸入 哪一個罐需經(jīng)辦事處主任或業(yè)務(wù)主辦確認，