會務(wù)的組織和管理(1)

1、 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理四、中小型會議的會務(wù)管理目錄目錄 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 目錄目錄會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 TeamTeam小組小組 會場勘察會場勘察 起草協(xié)議起草協(xié)議 會務(wù)分工會務(wù)分工 制定會議費(fèi)預(yù)算制定會議費(fèi)預(yù)算 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄v匯款匯款 ; v 物資備齊物資備齊v與賓館簽協(xié)議與賓館簽協(xié)議; v起草預(yù)算并通過起草預(yù)算并通過v策劃案定稿策劃案定稿;v會務(wù)組成立會務(wù)組成立; v會

2、場勘察會場勘察v策劃案起草策劃案起草 ;v 成立會議成立會議TEAM; v會務(wù)準(zhǔn)備開始會務(wù)準(zhǔn)備開始 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容目的、主題、時間、參會人員（類型、人目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點(diǎn)、會議日程、議程、人員分工、數(shù)）、地點(diǎn)、會議日程、議程、人員分工、各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動的推進(jìn)時間等各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動的推進(jìn)時間等會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的。會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的。策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容案例：案例

3、：9999年代理會及年代理會及聯(lián)歡會策劃實(shí)施案聯(lián)歡會策劃實(shí)施案 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 成立成立TEAMTEAM組組TEAM組組負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 人人職職 責(zé)責(zé)總總 指指 揮揮整整 個個 活活 動動 的的 總總 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 、 總總 協(xié)協(xié) 調(diào)調(diào)副副 總總 指指 揮揮協(xié)協(xié) 助助 總總 指指 揮揮 ， 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 常常 務(wù)務(wù) 工工 作作策策 劃劃 組組會會 議議 形形 式式 、 發(fā)發(fā) 獎獎 形形 式式 、 布布 展展 、 A V、 獎獎 品品 禮禮 品品 定定制制 、 條條 幅幅 內(nèi)內(nèi) 容容 、 制制 作作 、 娛娛 樂樂 活活 動動 策策 劃劃 會會 務(wù)務(wù) 組組負(fù)負(fù)

4、 責(zé)責(zé) 參參 會會 代代 表表 的的 吃吃 、 住住 、 行行 、 接接 送送 站站 等等 ， 以以 及及 相相關(guān)關(guān) 物物 資資 、 資資 料料 的的 準(zhǔn)準(zhǔn) 備備 ， 費(fèi)費(fèi) 用用 的的 預(yù)預(yù) 算算 、 決決 算算 等等秘秘 書書 組組會會 議議 內(nèi)內(nèi) 容容 的的 策策 劃劃 、 發(fā)發(fā) 言言 稿稿 的的 跟跟 蹤蹤 、 PPT制制 作作 、會會 議議 資資 料料 的的 整整 理理 、 匯匯 編編 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容會務(wù)工作要保證策劃案會務(wù)工作要保證策劃案 的順利實(shí)現(xiàn)的順利實(shí)現(xiàn) 會務(wù)工作五個意識：會務(wù)工作五個意識： 全局意識、全局意

5、識、 客戶意識客戶意識 補(bǔ)臺意識、補(bǔ)臺意識、 奉獻(xiàn)意識奉獻(xiàn)意識 創(chuàng)新意識創(chuàng)新意識 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會場勘察會場勘察會場院勘察俗稱會場院勘察俗稱“踩點(diǎn)踩點(diǎn)”是會前必須要做是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作的基礎(chǔ)性工作 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會場勘察勘察原則：勘察原則：會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會議作、節(jié)約資金，保證會議 順利進(jìn)行順利進(jìn)行 注意注意 事項(xiàng)事項(xiàng) 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會

6、場勘察 會場方面會場方面賓館的軟硬件賓館的軟硬件 注意注意 事項(xiàng)事項(xiàng) 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會場勘察 餐飲方面餐飲方面租車問題租車問題價格問題價格問題起草協(xié)起草協(xié)議的內(nèi)議的內(nèi)容和注容和注意事項(xiàng)意事項(xiàng) 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 協(xié)議協(xié)議是會務(wù)組與是會務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、對等、對等、無無漏洞。漏洞。 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 1、 會議日期會議日期2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用3、 場地安

7、排及費(fèi)用場地安排及費(fèi)用內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 4、 餐飲及費(fèi)用餐飲及費(fèi)用5、 甲方對乙方的規(guī)定甲方對乙方的規(guī)定6、 乙方對甲方的規(guī)定乙方對甲方的規(guī)定7、 結(jié)算等結(jié)算等內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 會議的組織和管理會議的組織和管理 案例：案例：20002000與成都銀河與成都銀河 王朝酒店的協(xié)議王朝酒店的協(xié)議 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工人員分人員分工工負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)人人會會 前前會會 中中會會 后后總負(fù)責(zé)總負(fù)責(zé)會務(wù)總協(xié)調(diào)、考察、會務(wù)總協(xié)調(diào)、考

8、察、簽約、預(yù)算、組織等簽約、預(yù)算、組織等 內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)、處理突內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)、處理突發(fā)事件發(fā)事件結(jié)算、善后、結(jié)算、善后、總結(jié)總結(jié)物資組物資組采 購 會 議 物 品 、 印采 購 會 議 物 品 、 印刷、制作、落實(shí)設(shè)備刷、制作、落實(shí)設(shè)備分發(fā)物資、采購會中物品分發(fā)物資、采購會中物品食品、保證設(shè)備到位食品、保證設(shè)備到位結(jié)帳、剩余結(jié)帳、剩余 物資處理物資處理簽到組簽到組邀請、人員落實(shí)、房邀請、人員落實(shí)、房間、餐桌、車輛分配間、餐桌、車輛分配簽到、發(fā)資料、安排代簽到、發(fā)資料、安排代 的食宿、訂餐落實(shí)的食宿、訂餐落實(shí)退房、回收退房、回收問卷、結(jié)帳問卷、結(jié)帳車輛調(diào)車輛調(diào)度度尋租車資源、簽約、尋租車資源、

9、簽約、接站場地租用、領(lǐng)導(dǎo)接站場地租用、領(lǐng)導(dǎo)行程行程接站組織、車輛調(diào)度、接站組織、車輛調(diào)度、 交警聯(lián)系、司機(jī)安排交警聯(lián)系、司機(jī)安排結(jié)帳結(jié)帳 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工案例：案例：9999代理會人員分代理會人員分 工職責(zé)工職責(zé) 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工案例：案例：20002000年代理會邀年代理會邀 請信請信內(nèi)容：內(nèi)容：1 1、前言、前言 2 2、會議日程、會議日程3 3、注意事項(xiàng)、注意事項(xiàng)4 4、入住賓館地點(diǎn)及電話、入住賓館地點(diǎn)及電話5 5、回執(zhí)、回執(zhí) 會議的組織和管理會議的組織

10、和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工mil 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工案例：案例：20002000代理會代理會 物資準(zhǔn)備清單物資準(zhǔn)備清單 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 制定會議預(yù)算制定會議預(yù)算 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 制定會議預(yù)算制定會議預(yù)算 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 制定會議預(yù)算制定會議預(yù)算案例：案例：9999年代理會預(yù)算表年代理

11、會預(yù)算表 會議的組織和管理會議的組織和管理 案例案例案例：案例：9999代理會費(fèi)申請報告代理會費(fèi)申請報告 9999代理會費(fèi)用使用、審批、代理會費(fèi)用使用、審批、 報銷規(guī)定報銷規(guī)定 關(guān)于參加西安活動的人員關(guān)于參加西安活動的人員 通知通知 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理四、中小型會議的會務(wù)管理目錄目錄 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的會務(wù)的實(shí)施實(shí)施 會務(wù)組：出發(fā)時會務(wù)組：出發(fā)時 間及工作內(nèi)容間及工作內(nèi)容 簽到注意事項(xiàng)簽到注意事項(xiàng) 會議期間的工作會議期間的

12、工作 會議結(jié)束的工作會議結(jié)束的工作 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 出發(fā)時間出發(fā)時間 注意注意 事項(xiàng)事項(xiàng) 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 簽到簽到 關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙簽到臺簽到臺住房分配住房分配其它其它 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 簽到簽到 案例：案例： 簽到程序界面演示簽到程序界面演示 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 簽到簽到 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 開會期間開會期間 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的

13、實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 會議結(jié)束會議結(jié)束 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 會議結(jié)束會議結(jié)束案例：意見反饋樣式案例：意見反饋樣式 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理四、中小型會議的會務(wù)管理目錄目錄 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算會后總結(jié)和決算會后的總會后的總結(jié)和決算結(jié)和決算 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算會后總結(jié)和決算會后的總會后的總結(jié)和決算結(jié)和決算 會議的組織和管理會議的組織和管理 其它其它44444141797

14、9747483836969404036366666626265656060020406080100東北華北華東西北西南中南報名人數(shù)簽到人數(shù) 會議的組織和管理會議的組織和管理 其它其它大大區(qū)區(qū)報報名名人人數(shù)數(shù)簽簽到到人人數(shù)數(shù)未未到到人人數(shù)數(shù)所所占占比比例例東北444137%華北797456%華東83691417%西北4036410%西南666246%中南656058%總總計(jì)計(jì)377342359% 會議的組織和管理會議的組織和管理 其它其它東北13%華北22%華東22%西北11%西南14%中南18% 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算會后總結(jié)和決算會后的總會后的總結(jié)和決算結(jié)和決算 會

15、議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理四、中小型會議的會務(wù)管理目錄目錄 會議的組織和管理會議的組織和管理 中小型會議的會務(wù)實(shí)施中小型會議的會務(wù)實(shí)施中小型會議中小型會議的會務(wù)實(shí)施的會務(wù)實(shí)施目標(biāo)管理目標(biāo)管理 為什么實(shí)行目標(biāo)管理為什么實(shí)行目標(biāo)管理1、會議目的：、會議目的： 2、會議的形式：、會議的形式：3、會議的時間：、會議的時間：4、會議議程及主持人：、會議議程及主持人：5、會議地點(diǎn)；、會議地點(diǎn)；6、會場如何布置；、會場如何布置；7、出席人數(shù)；、出席人數(shù)；8、出席者名單、出席者名單；9、出

16、席者座位安排；、出席者座位安排；10、是否準(zhǔn)備座簽、是否準(zhǔn)備座簽 ； 高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題 幾個注意問題幾個注意問題舉例：會務(wù)準(zhǔn)備檢查舉例：會務(wù)準(zhǔn)備檢查 目標(biāo)管理目標(biāo)管理 為什么實(shí)行目標(biāo)管理為什么實(shí)行目標(biāo)管理11、是否安排出席人員往返會場的、是否安排出席人員往返會場的 交通工具；交通工具；12、會議是否安排出席人員住宿問題；、會議是否安排出席人員住宿問題；13、有無資料隨會議通知預(yù)先發(fā)出；、有無資料隨會議通知預(yù)先發(fā)出；14、準(zhǔn)備那些必要的輔助視聽器材；、準(zhǔn)備那些必要的輔助視聽器材；15、準(zhǔn)備文具（文件夾、訂書機(jī)、訂書、準(zhǔn)備文具（文件夾、訂書機(jī)、訂書 針、膠帶紙等）；針、膠帶紙等）；高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題 幾個注意問題幾個注意問題 目標(biāo)管理目標(biāo)管理 為什么實(shí)行目標(biāo)管理為什么實(shí)行目標(biāo)管理16、準(zhǔn)備會議場所周邊位置圖（行車路、準(zhǔn)備會議場所周邊位置圖（行車路 線、洗手間、茶