采購(gòu)管理制度及工作流程

1、采購(gòu)管理制度與工作流程部門(mén)：采購(gòu)部目 錄 第一章 總則 .1 第二章 采購(gòu)計(jì)劃管理制度.2第一節(jié) 采購(gòu)計(jì)劃編制制度.2第二節(jié) 采購(gòu)預(yù)算管理制度.4第三節(jié) 月度采購(gòu)計(jì)劃管理制度.5第三章 采購(gòu)計(jì)劃管理流程.7一、采購(gòu)計(jì)劃工作流程.7二、月度采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)流程.8第四章 相關(guān)表格.9一、購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)單.9二、緊急采購(gòu)申請(qǐng)單.10三、物資采購(gòu)計(jì)劃表.10四、年度預(yù)算采購(gòu)表.11五、采購(gòu)變更審批表.11六、計(jì)劃外采購(gòu)申請(qǐng)表.12XXXX化學(xué)建材有限公司采購(gòu)管理辦法第一章 總則為了規(guī)范物資采購(gòu)、提高生

2、產(chǎn)效率，堵塞管理漏洞，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。第一條、采購(gòu)部隸屬生產(chǎn)系統(tǒng)，受生產(chǎn)和財(cái)務(wù)雙重領(lǐng)導(dǎo)。 第二條、本著公平、公正、公開(kāi)的原則，公司物資采購(gòu)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)公司（包括肥料廠）全部物資采購(gòu)（除食堂物資外），包括生產(chǎn)用的原輔材料、低值易耗品；行政辦公用品；機(jī)器、設(shè)備；實(shí)驗(yàn)用品、試驗(yàn)材料；基建材料采購(gòu)。第三條、根據(jù)各部門(mén)下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃，按照規(guī)定的時(shí)間、物品、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求進(jìn)行采購(gòu)。 各部門(mén)下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)申購(gòu)單下達(dá)，應(yīng)詳細(xì)列明采購(gòu)材料名稱(chēng)、時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等內(nèi)容。 第四條、采購(gòu)應(yīng)堅(jiān)持成本效益原則、質(zhì)量原則、進(jìn)度配合原則

3、、公平竟?fàn)幵瓌t。要求以招標(biāo)或類(lèi)似的方式進(jìn)行，向多家供應(yīng)商發(fā)招標(biāo)或采購(gòu)函進(jìn)行詢價(jià)和質(zhì)量比較，在材料質(zhì)量保證不影響公司產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，按照質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、同質(zhì)價(jià)低的原則采購(gòu)。第五條、按照詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、評(píng)估、索樣、定價(jià)、請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu)流程進(jìn)行。 第六條、對(duì)于進(jìn)行大宗采購(gòu)或經(jīng)常采購(gòu)的供應(yīng)商，在采購(gòu)前應(yīng)當(dāng)簽訂采購(gòu)合同，貨款支付時(shí)間上盡量延伸展期和固定周期。合同簽訂應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、金額、供貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方、發(fā)票、付款期限等重要事項(xiàng)。 第七條、對(duì)本地采購(gòu)低值易耗品的結(jié)算，采取按月憑票結(jié)算方式。第八條、除零星采購(gòu)?fù)?，支付貨款必須以銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。第九條、

4、經(jīng)詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、評(píng)估后形成書(shū)面采購(gòu)意見(jiàn)，報(bào)生產(chǎn)副總批準(zhǔn)定價(jià)后訂購(gòu)。對(duì)于生產(chǎn)主要原輔材料要索取樣品，進(jìn)行檢測(cè)合格后方可訂購(gòu)。 第十條、物資到廠必須辦理入庫(kù)手續(xù)，在辦理入庫(kù)前，采購(gòu)員應(yīng)清檢貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、檢測(cè)質(zhì)量，經(jīng)驗(yàn)收合格后方可向倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)于不合格物資，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知供應(yīng)商，進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)處理。第十一條、對(duì)供應(yīng)商要進(jìn)行資質(zhì)、信用、產(chǎn)品質(zhì)量等征信調(diào)查，對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)或鑒定，并建立供應(yīng)商資料檔案。 第十二條、供應(yīng)商資料檔案應(yīng)當(dāng)包括：公司名稱(chēng)、性質(zhì)、地址、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍、營(yíng)業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記復(fù)印件、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等。 第十三條、采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)分供

5、應(yīng)商建立采購(gòu)臺(tái)賬，按月編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)反映供應(yīng)商、采購(gòu)數(shù)量 、應(yīng)付金額、已付金額、應(yīng)付余額和到期時(shí)間，在次月5日前報(bào)財(cái)務(wù)部和生產(chǎn)副總。 第十四條、采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)一個(gè)季度進(jìn)行一次市場(chǎng)調(diào)查，對(duì)當(dāng)前采購(gòu)方式、價(jià)格進(jìn)行評(píng)估，實(shí)時(shí)調(diào)整采購(gòu)方略，保證合理價(jià)格，降低采購(gòu)成本。第十五條、采購(gòu)員在采購(gòu)過(guò)程中不得徇私舞弊，收受供應(yīng)商賄賂。一旦發(fā)現(xiàn)，除收繳賄賂外，移交司法機(jī)關(guān)并作開(kāi)除處理。第二章 采購(gòu)計(jì)劃管理制度第一節(jié) 采購(gòu)計(jì)劃編制制度一、目的 為編制合理的采購(gòu)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的管理，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利、有序的進(jìn)行，特制定本制度。二、適用范圍 

6、;適用于公司采購(gòu)計(jì)劃的編制工作 三、編制采購(gòu)計(jì)劃的重要性 1、預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止斷料。    2、避免庫(kù)存過(guò)多、資金積壓、空間浪費(fèi)。     3、配合公司資金運(yùn)用、周轉(zhuǎn)，配合生產(chǎn)、銷(xiāo)售計(jì)劃的順利達(dá)成。四、采購(gòu)計(jì)劃分類(lèi)  包括：年度采購(gòu)計(jì)劃、月度采購(gòu)計(jì)劃、日采購(gòu)計(jì)劃。     1、年度采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，在對(duì)市場(chǎng)信息和需求信息進(jìn)行充分分析與收集的基礎(chǔ)上，依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對(duì)比預(yù)測(cè)制定的采購(gòu)計(jì)劃。   &

7、#160; 2、月度采購(gòu)計(jì)劃是指在對(duì)年度采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實(shí)際采購(gòu)情況、庫(kù)存情況和市場(chǎng)行情等制定的采購(gòu)計(jì)劃。     3、日采購(gòu)計(jì)劃是指在對(duì)月采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)各部門(mén)每日經(jīng)營(yíng)所需物資的匯總及審核制定的采購(gòu)計(jì)劃。五、采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù) 在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)應(yīng)考慮到經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、需求部門(mén)的申請(qǐng)、年度采購(gòu)預(yù)算、庫(kù)存情況、公司資金供應(yīng)情況等相關(guān)因素。六、采購(gòu)計(jì)劃的編制步驟 1           

8、0;               2                           3 明確銷(xiāo)售計(jì)劃     &#

9、160;          明確生產(chǎn)計(jì)劃                制定采購(gòu)計(jì)劃公司每年年底制定次年度的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，銷(xiāo)售部根據(jù)年度目標(biāo)、客戶訂單意向、市場(chǎng)預(yù)測(cè)等資料進(jìn)行銷(xiāo)售預(yù)測(cè)，并制定年度銷(xiāo)售計(jì)劃生產(chǎn)部根據(jù)銷(xiāo)售預(yù)測(cè)計(jì)劃制定次年度生產(chǎn)計(jì)劃，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存狀況，制定次年度物料需求計(jì)劃 各部門(mén)根據(jù)年度目標(biāo)、生產(chǎn)計(jì)劃預(yù)估次年各種消耗物資的需

10、求量，并制定預(yù)估計(jì)劃采購(gòu)部匯總各種物料、物資的需求計(jì)劃，并據(jù)此編制次年度采購(gòu)計(jì)劃 七、采購(gòu)計(jì)劃編制注意事項(xiàng) 1、采購(gòu)計(jì)劃要避免過(guò)于樂(lè)觀或保守   2、考慮公司年度目標(biāo)達(dá)成的可能性   3、生產(chǎn)、銷(xiāo)售計(jì)劃的可行性和預(yù)見(jiàn)問(wèn)題   4、物料需求與物料清單、庫(kù)存狀況的確定性   5、物料標(biāo)準(zhǔn)成本的影響   6、保障生產(chǎn)與降低庫(kù)存的平衡   7、物料采購(gòu)價(jià)格和市場(chǎng)供需的可能變化八、采購(gòu)部應(yīng)審查各部門(mén)的申請(qǐng)采購(gòu)物資是否

11、能由現(xiàn)有庫(kù)存滿足或有無(wú)替代的物資，只有現(xiàn)有庫(kù)存不能滿足的申請(qǐng)采購(gòu)物資才能列入采購(gòu)計(jì)劃中。 九、對(duì)于已申請(qǐng)的采購(gòu)物資，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷(xiāo)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，必須立即通知采購(gòu)部，以便采購(gòu)部及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購(gòu)計(jì)劃。十、如遇急需物資，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)“緊急采購(gòu)申請(qǐng)表”，由該部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后列入采購(gòu)范圍。 十一、采購(gòu)部負(fù)責(zé)本制度的制定、解釋、修訂、廢止等工作。 十二、本制度自公布之日起執(zhí)行。第二節(jié) 采購(gòu)預(yù)算管理制度一、目的    為加強(qiáng)對(duì)公司采購(gòu)預(yù)算的管理，有效控制采購(gòu)成本，特制定本制度。二

12、、采購(gòu)預(yù)算的編制1、采購(gòu)預(yù)算的編制目標(biāo)   （1）采購(gòu)部憑采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，并控制采購(gòu)費(fèi)用的支出。   （2）方便財(cái)務(wù)部據(jù)此籌措和安排采購(gòu)所需的資金，保證資金支付的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。2、采購(gòu)預(yù)算的編制依據(jù)   （1）生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的物資數(shù)量   （2）預(yù)計(jì)物資期末庫(kù)存量 （3）本期計(jì)劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存量。結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存量由各部門(mén)根據(jù)物資的安全庫(kù)存量和提前采購(gòu)期進(jìn)行確認(rèn)   （4）物資計(jì)劃價(jià)格。物資計(jì)劃價(jià)格由采購(gòu)部根據(jù)物資的當(dāng)前價(jià)格并結(jié)合可能影響物資價(jià)格

13、變化的因素進(jìn)行確定3、影響采購(gòu)預(yù)算編制的因素   （1）采購(gòu)環(huán)境   （2）公司銷(xiāo)售計(jì)劃   （3）物資使用清單   （4）物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定4、編制步驟   （1）采購(gòu)部應(yīng)采用目標(biāo)數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預(yù)算數(shù)，并以此為依據(jù)編制采購(gòu)預(yù)算，編制的過(guò)程中，采購(gòu)部必須對(duì)預(yù)算留有適當(dāng)?shù)挠嗔浚詰?yīng)付可能出現(xiàn)的緊急采購(gòu)情況。(2）采購(gòu)部應(yīng)與財(cái)務(wù)部進(jìn)行協(xié)商，在充分考慮公司的現(xiàn)實(shí)狀況、市場(chǎng)狀況和公司預(yù)算整體的基礎(chǔ)上，綜合平衡采購(gòu)預(yù)算。（3）報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。&

14、#160;三、采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行與調(diào)整1、采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行  （1）經(jīng)核定的分期采購(gòu)預(yù)算，當(dāng)期未動(dòng)用的，不得保留；如確有需要，下期補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)  （2）未列入預(yù)算的緊急采購(gòu)，由使用部門(mén)領(lǐng)用后，補(bǔ)辦追加相關(guān)手續(xù)  （3）采購(gòu)預(yù)算由使用部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行，其他部門(mén)予以監(jiān)督  （4）預(yù)算外的采購(gòu)必須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、采購(gòu)部、主管副總、總經(jīng)理逐級(jí)審批后方可執(zhí)行，否則必須按采購(gòu)預(yù)算相關(guān)內(nèi)容辦理。2、采購(gòu)預(yù)算的調(diào)整    采購(gòu)預(yù)算的調(diào)整審批程序必須與編制審批程序保持一致，不得更改。如遇有下列情況之一者，采購(gòu)預(yù)算需要

15、進(jìn)行調(diào)整：   （1）公司經(jīng)營(yíng)方向發(fā)生變更  （2）受重大自然災(zāi)害的影響  （3）公司內(nèi)部重大政策調(diào)整   （4）外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟(jì)事件、宏觀政策的調(diào)整等  （5）市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形式發(fā)生重大變化，導(dǎo)致公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)需要調(diào)整四、本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三節(jié) 月度采購(gòu)計(jì)劃管理制度一、目的 為加強(qiáng)月度采購(gòu)計(jì)劃的編制、審核、執(zhí)行、增補(bǔ)等管理工作，對(duì)預(yù)算外的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批，指導(dǎo)采購(gòu)作業(yè)，有效降低采購(gòu)成本，滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求，現(xiàn)結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定

16、本制度。二、月度采購(gòu)計(jì)劃的制定與審批1、采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)跟相關(guān)需求上報(bào)部門(mén)確認(rèn)采購(gòu)提前期，并共享采購(gòu)提前期信息 2、超預(yù)算采購(gòu)計(jì)劃須經(jīng)主管經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核   3、本月計(jì)劃物資應(yīng)在本月內(nèi)采購(gòu)   4、月采購(gòu)計(jì)劃的制定程序 （1）采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定物料需求計(jì)劃   （2）采購(gòu)部每月29日根據(jù)各需求部門(mén)提交的年度采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)和倉(cāng)管提交的收發(fā)存報(bào)表，以及公司物資需求計(jì)劃和年度采購(gòu)計(jì)劃等，結(jié)合月底庫(kù)存量、安全庫(kù)存量和采購(gòu)提前編制月度采購(gòu)計(jì)劃  （3）采購(gòu)部根據(jù)歷史交易價(jià)格和供應(yīng)

17、商信息，在月度采購(gòu)計(jì)劃上填制價(jià)格信息和預(yù)計(jì)到貨日，提交正式的月度采購(gòu)計(jì)劃5、月度采購(gòu)計(jì)劃的審批程序 采購(gòu)部將月度采購(gòu)計(jì)劃于每月5日前上報(bào)公司財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后遞送主管副總；主管副總?cè)绮煌庠露炔少?gòu)計(jì)劃，應(yīng)組織各部門(mén)協(xié)調(diào)，采購(gòu)部重新調(diào)整月度采購(gòu)計(jì)劃。三、月度采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)辦理  1、需求部門(mén)的增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃須經(jīng)部門(mén)主管同意   2、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)、主管副總審核后增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃   3、增補(bǔ)的物資應(yīng)是對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有重要影響、必須緊急訂購(gòu)的物資4、增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃必須附詳細(xì)說(shuō)明   5、非生產(chǎn)

18、類(lèi)采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)申請(qǐng)：（1）非生產(chǎn)類(lèi)采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)由需求部門(mén)申請(qǐng)人員根據(jù)需要編制“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表”，依次遞交部門(mén)主管、財(cái)務(wù)、主管經(jīng)理審核  （2）需求相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)人員將審核同意的“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表”遞交采購(gòu)部6、倉(cāng)儲(chǔ)安全預(yù)警（1）倉(cāng)管發(fā)現(xiàn)庫(kù)存低于安全庫(kù)存預(yù)警線時(shí)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部，并遞送當(dāng)前庫(kù)存量  （2）采購(gòu)部根據(jù)當(dāng)前庫(kù)存量判斷閱讀采購(gòu)計(jì)劃是否已執(zhí)行完畢，分析原因并及時(shí)進(jìn)行處理 7、當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，相關(guān)人員須補(bǔ)報(bào)“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表”（1）需求部門(mén)臨時(shí)訂單  （2）不可預(yù)期設(shè)備損壞  （3）生產(chǎn)、

19、經(jīng)營(yíng)臨時(shí)需求（4）月度采購(gòu)計(jì)劃已執(zhí)行完畢又接到安全庫(kù)存預(yù)警四、本制度由采購(gòu)部制定，解釋權(quán)和修訂權(quán)歸采購(gòu)部所有。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三章 采購(gòu)計(jì)劃管理流程 一、采購(gòu)計(jì)劃工作流程（如圖）:相關(guān)部門(mén)采購(gòu)部財(cái)務(wù)部主管副總問(wèn)題執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)計(jì)劃確定采購(gòu)需求審批審批審核審核相關(guān)資料存檔確定調(diào)整方案查看歷史數(shù)據(jù)物資需求匯總提出采購(gòu)需求二、月度采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)流程（如圖）：相關(guān)部門(mén)相關(guān)部門(mén)主管采購(gòu)部財(cái)務(wù)部主管副總通過(guò)審批審核相關(guān)資料存檔執(zhí)行月度增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃編制月度增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃分析原因并處理接收“增補(bǔ)需求計(jì)劃表”核準(zhǔn)提交“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表”第四章 相關(guān)表格一、購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)

20、單XXXX化學(xué)建材有限公司采購(gòu)申請(qǐng)單年    月    日申請(qǐng)部門(mén)需求時(shí)間申請(qǐng)理由采購(gòu)項(xiàng)目描述名稱(chēng)規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)金額備注預(yù)算情況年度預(yù)算已用預(yù)算部門(mén)可用預(yù)算尚余預(yù)算董事長(zhǎng): 總經(jīng)理: 分管副總: 會(huì)計(jì): 部門(mén)主管: 申請(qǐng)人:XXXX化學(xué)建材有限公司生產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單年   月   日 采購(gòu)對(duì)象原料 物料 設(shè)備 零配件 其他采購(gòu)項(xiàng)目描述名稱(chēng)規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)金額備注 參考資料庫(kù)存量可用天數(shù)需求時(shí)間董事長(zhǎng): 總經(jīng)理: 分管副總: 會(huì)計(jì): 部門(mén)主管: 申請(qǐng)人:二、緊急采購(gòu)申請(qǐng)單 XXXX化學(xué)建材有限公司緊急采購(gòu)申請(qǐng)單年     月