行政處罰檔案管理辦法

1、行政處罰檔案管理辦法第一章第一章 總則總則 第一條 為推進(jìn)依法行政，提高行政機(jī)關(guān)實施行政處罰的質(zhì)量和水平，規(guī)范行政執(zhí)法行為，根據(jù)中華人民共和國行政處罰法、中華人民共和國檔案法等法律法規(guī)制定本辦法。第一章第一章 總則總則 第二條 行政處罰檔案是指本市各級具有行政處罰權(quán)的行政機(jī)關(guān),包括法律、法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務(wù)職能的組織或依法受委托實施行政處罰的組織，在實施行政處罰工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。第一章第一章 總則總則 第三條 行政處罰檔案是國家檔案的重要組成部分，是涉及公民、法人或者其他組織切身利益的重要信息資源，各單位和公民個人都有保護(hù)行政

2、處罰檔案的義務(wù)。第一章第一章 總則總則 第四條 各級具有行政處罰權(quán)的行政機(jī)關(guān)要高度重視行政處罰檔案管理工作，將其納入檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)范疇；市檔案行政管理部門將依法加強(qiáng)行政處罰檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。第一章第一章 總則總則 第五條 行政處罰檔案原則上應(yīng)由本單位檔案部門集中統(tǒng)一管理，任何單位和個人不得據(jù)為己有。確因工作需要，可以由業(yè)務(wù)部門管理，每年向本單位檔案部門移交行政處罰檔案目錄。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與歸行政處罰檔案的積累、整理與歸檔檔 第六條 行政處罰檔案管理部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，建立健全行政處罰檔案文件材料的形成、積累和歸檔制度，確保行政處罰檔案的齊全完整。第二章第二章 行政

3、處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 第七條 行政處罰檔案歸檔范圍： （一）簡易程序 1.行政處罰決定書； 2.當(dāng)場處罰備案表； 3.繳納罰款收據(jù)。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 （二）一般程序 1.立（受）案文書； 2.案件移送文書； 3.現(xiàn)場檢查（勘驗）筆錄； 4.調(diào)查（詢問）筆錄； 5.先行登記保存證據(jù)文書； 6.檢驗、監(jiān)測、檢疫、鑒定、專家評審文書；第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 7.案件處理內(nèi)部審批文書； 8.行政處罰事先告知（含聽證告知）文書； 9.陳述申辯材料 10.聽證通

4、知書、聽證筆錄、聽證報告； 11.案件調(diào)查終結(jié)報告； 12.行政處罰決定書；第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 13.送達(dá)回證； 14.罰沒款（物）審批表、清單、票據(jù)材料； 15.行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請文書； 16.結(jié)案報告； 17.重大案件集體討論記錄； 18.案件合議記錄。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 第八條 行政處罰檔案整理方法： （一）行政處罰檔案設(shè)單獨檔案門類進(jìn)行整理，行政處罰檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后一個月內(nèi)按規(guī)范要求整理歸檔。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （二

5、）行政處罰檔案保管期限：責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、暫扣或者吊銷許可證、暫扣或者吊銷執(zhí)照、行政拘留、處罰金額5萬元以上或?qū)ι鐣休^大影響的行政處罰檔案保管期限為永久；警告、沒收違法所得、沒收非法財物或處罰金額5萬元以下的行政處罰檔案保管期限為長期。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與歸行政處罰檔案的積累、整理與歸檔檔 （三）適用簡易程序的行政處罰案件檔案每五十個案件的責(zé)令改正（更正）通知書、現(xiàn)場處罰決定書等組成一個案卷。適用一般程序（聽證程序）的行政處罰案件檔案按“一案一卷”的原則組卷，同一案件文件材料數(shù)量過多時，可適當(dāng)調(diào)整成若干分卷。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與歸行政處罰檔案的積累、整理與

6、歸檔檔 （四）行政處罰檔案采用年度保管期限分類法，歸檔案卷在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按案件辦結(jié)時間順序排列，正卷在前，副卷在后，一卷一號。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與歸行政處罰檔案的積累、整理與歸檔檔 （五）行政處罰檔案的檔號按DA/T13-1994規(guī)定編制。由全宗號、目錄號（或類別號）、案卷號組成。檔號采用以下兩種結(jié)構(gòu)中的一種： 全宗號-目錄號-案卷號 全宗號-類別號-案卷號第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 全宗號：檔案館（室）給定每一個全宗的代碼。全宗號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一全宗的進(jìn)館順序號。 目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。以三位阿

7、位伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與歸行政處罰檔案的積累、整理與歸檔檔 類別號：館（室）藏檔案類別的代碼。是由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。不同級位之間可用間隔符 “ ”分開。類別號一般不應(yīng)超過三級。 案卷號：案卷排列的順序號。案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。若設(shè)分卷的案卷，則在案卷號后用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，并加“（）”。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 （六）行政處罰檔案卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照辦理程序的客觀進(jìn)程所形成文件材料時間的自然順序，兼顧文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行排列。一般結(jié)論性的放在前面，印證性的材料放在后面。第二章第二

8、章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 行政處罰案件檔案卷內(nèi)文件材料的一般排列順序是：1、行政處罰決定；2、上級部門交辦、其他部門移送、群眾舉報案件的材料；3、案件受理、立案審批表；4、現(xiàn)場檢查筆錄；5、登記保存（封存）（扣押）決定書；6、調(diào)查筆錄；7、案件討論記錄；8、通知存根； 9、行政處罰告知書第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 10、送達(dá)回證；11、解除登記保存（封存）（扣押）決定書；12、案件移送書；13、案件辦理報批書；14、聽證申請書，舉行聽證通知書及聽證筆錄；15、建議書；16、檢驗（檢定）（鑒定）委托書；17、

9、涉案物品清單；18、強(qiáng)制執(zhí)行申請書；19、涉案物品處理記錄、處理憑證；20、結(jié)案報告；21、其他應(yīng)歸檔的文件材料。 第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （七）行政處罰檔案卷內(nèi)文件有圖文的頁面均應(yīng)編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫文件在右上角；雙面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之間不連續(xù)編頁號。頁號以阿拉伯?dāng)?shù)字三位數(shù)編寫，如“032”。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 （八）行政處罰檔案應(yīng)編制案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表。紙質(zhì)文件材料須采用A4標(biāo)準(zhǔn)無酸紙制作。文件材料字跡必須清楚、整潔，符號

10、正確，簽屬完備。載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。 第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 案卷封面填寫主要包括以下內(nèi)容： 全宗名稱：即立檔單位名稱，用全稱或規(guī)范化簡稱。 檔案類別：行政處罰案件檔案。 案件名稱：簡要寫明違法主體和違法行為。 處理結(jié)果：處罰決定中確認(rèn)的處罰內(nèi)容，或者復(fù)議決定確認(rèn)的處罰內(nèi)容或者訴訟確認(rèn)的處罰內(nèi)容。要求分項寫明行政處罰的方式。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與歸行政處罰檔案的積累、整理與歸檔檔 卷內(nèi)文件起止時間：卷內(nèi)文件形成的起止日期。 保管期限：根據(jù)檔案保管期限表劃定的保管期限。 卷內(nèi)文件數(shù)量：本案件共有的案卷數(shù)量及各卷內(nèi)的

11、文件份數(shù)和頁數(shù)。 歸檔號：行政處罰案件檔案的歸檔順序號。 案卷封面示例見附錄A。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 案卷目錄包括序號、檔號、案件名稱、起止日期、頁數(shù)、保管期限、備注等項目。 案卷目錄示例見附錄B。 卷內(nèi)目錄包括以下內(nèi)容： 順序號：卷內(nèi)文件的排列序號。用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一份文件只標(biāo)注一個順序號。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 文號：文件編號。文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個人賦予文件的順序號。文件編號包括發(fā)文字號、科研試驗報告流水號、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等。

12、責(zé)任者：對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個人。責(zé)任者只有一個時，照原文填寫。責(zé)任者有多個時，第一順序選擇立檔單位責(zé)任者；立檔單位不是責(zé)任者時，選擇主要責(zé)任者填寫。責(zé)任者用全稱或規(guī)范化簡稱。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與歸行政處罰檔案的積累、整理與歸檔檔 題名：文件的標(biāo)題一般應(yīng)照實抄錄。沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的文件, 應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“ ”號。 日期：文件形成的日期，即文件的簽發(fā)時間（落款時間）。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位數(shù)表示年，第5-6位數(shù)表示月，第7-8位數(shù)表示日。月、日不足兩位時前面加“0”。第二章第二章 行政處

13、罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 頁號：每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號?！?25-029”。 備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用。 卷內(nèi)備考表內(nèi)容包括： 本卷情況說明：說明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，組卷情況。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與行政處罰檔案的積累、整理與歸檔歸檔 立卷人：由責(zé)任立卷者簽署。 檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽署。 立卷時間：完成案卷立卷的日期。 案卷的排列，按照行政處罰決定書字號或結(jié)案時間順序排列。 卷內(nèi)目錄示例見附錄C。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與歸行政處罰檔案的積累、整理與歸檔檔

14、 （九）行政處罰案卷格式按GB/T9705-1988規(guī)定。案卷封面采用硬封面和軟封面兩種形式。采用軟封面的，逐卷裝訂后，裝入檔案盒。 封面用材按照DA/T24-2000執(zhí)行。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與歸行政處罰檔案的積累、整理與歸檔檔 硬封面尺寸規(guī)格采用300mm220mm（長寬）。封底尺寸同封面尺寸。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。封面和封底翻口處要另有25mm的折疊保護(hù)紙舌，案卷脊背左右兩側(cè)各留20mm寬的裝訂紙舌。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理與歸行政處罰檔案的積累、整理與歸檔檔 軟封面的規(guī)格為封底封面尺寸相同。封面內(nèi)頁可打印或印制案卷卷內(nèi)目錄，封

15、底內(nèi)頁可印制案卷備考表。 案卷裝訂采用三孔一線的裝訂方式，并由立卷人在裝訂線結(jié)扎處貼封條后加蓋騎縫章，以示負(fù)責(zé)。第二章第二章 行政處罰檔案的積累、整理行政處罰檔案的積累、整理與歸檔與歸檔 （十）行政處罰檔案應(yīng)使用余姚市檔案行政管理部門認(rèn)可的檔案管理系統(tǒng)，將行政處罰檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄輸入計算機(jī)管理，并打印一套紙質(zhì)案卷目錄。 （十一）與行政處罰案件檔案相對應(yīng)的歸檔電子文件整理按GB/T18894-2002規(guī)定執(zhí)行。第三章第三章 行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計 第九條 行政處罰檔案管理部門應(yīng)建立行政處罰檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計制度，確保行政處罰檔案規(guī)范化管理。 第十

16、條 行政處罰檔案管理部門要配備必要的保管設(shè)備和防護(hù)設(shè)施，保證行政處罰檔案的安全。第三章第三章 行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計 第十一條 行政處罰檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查清點，確保檔案不丟失，不損壞。發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現(xiàn)象時，應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。 第十二條 行政處罰檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。第三章第三章 行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計行政處罰檔案的保管和統(tǒng)計 第十三條 行政處罰檔案管理部門應(yīng)對行政處罰檔案的收集、管理、利用、鑒定銷毀等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計，填寫檔案工作基本情況統(tǒng)計報表，定期報送本機(jī)關(guān)檔案管理部門。第四章第四章 行

17、政處罰檔案的利用行政處罰檔案的利用 第十四條 行政處罰檔案管理部門應(yīng)對行政處罰檔案的利用權(quán)限作出明確規(guī)定，建立檔案借閱登記簿，健全借閱檔案登記、審批手續(xù)，做好利用效果反饋登記，掌握檔案的利用情況。第四章第四章 行政處罰檔案的利用行政處罰檔案的利用 第十五條 司法部門因依法執(zhí)行公務(wù)查閱行政處罰檔案，各單位應(yīng)按規(guī)定提供相關(guān)檔案。各單位保存的行政處罰檔案一般不得借出利用。第四章第四章 行政處罰檔案的利用行政處罰檔案的利用 第十六條 行政處罰檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。第五章第五章 行政處罰檔案的鑒定銷毀行政處罰檔案的鑒定銷毀 第十七條 行政處罰檔案保管期滿后，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出初步存毀意見，會同本機(jī)關(guān)檔案部門共同鑒定。 第十八條 經(jīng)鑒定對確無保存價值的行政處罰檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊，存放兩年后，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意，并在檔案銷毀清冊上簽署意見后銷毀。第五章第五章 行政處罰檔案的鑒定銷毀行政處罰檔案的鑒定銷毀 第十九條 銷毀行政處罰檔案應(yīng)當(dāng)在指定的銷毀場