內(nèi)務(wù)管理流程

1、報告分類及申報流程建議所有呈批報告的申請包含 九 大類,有關(guān)架構(gòu)見下表：呈批報告費(fèi)用申請臨時贈品申請固定費(fèi)用處理申請業(yè)務(wù)人員人事申請促銷員申請竄號調(diào)貨退貨申請財務(wù)對帳獎勵申請政策方案申請?zhí)厥鈨r格特殊機(jī)型申請?jiān)敿?xì)的申報流程及處理建議如下：一、 費(fèi)用申請呈批報告，各申請明細(xì)見下表：（此類報告的申請格式見申請一）此類申請VI標(biāo)準(zhǔn)由企劃部審核費(fèi)用申請攻關(guān)禮品申請（如公司生產(chǎn)的所有產(chǎn)品）開業(yè)贊助費(fèi)（強(qiáng)勢終端賣場、二三級市場重點(diǎn)賣場方可贊助）臨時促銷員工資促銷員管理費(fèi)、服裝費(fèi)用應(yīng)季贈品采購費(fèi)食品演示費(fèi)用大篷車活動差旅費(fèi)攻關(guān)費(fèi)（賣場攻關(guān)、各政府部門攻關(guān)、媒體攻關(guān)）活動場地費(fèi)（含戶外、戶內(nèi)）終端整改費(fèi)、維護(hù)費(fèi)

2、（含展臺修改、門頭整改、廣告牌噴繪等）戶外廣告牌、門頭、燈箱費(fèi)展臺、展柜、演示臺制作費(fèi)用宣傳物料制作費(fèi)（含X展架、海報、POP、宣傳單頁）終端科統(tǒng)籌軟性文章（企劃科室統(tǒng)籌）硬性廣告（企劃科室統(tǒng)籌）其他促銷活動費(fèi)品牌宣傳費(fèi)用費(fèi)用申請總體來看又分為三大塊（此類申請流程見申請表格一，及其附表1、附表2、附表3）：A、第一大塊是企業(yè)對外宣傳企業(yè)文化，倡導(dǎo)品牌形象所必須花費(fèi)的品牌宣傳費(fèi)用 ，此類費(fèi)用由于關(guān)系到企業(yè)品牌形象這個長遠(yuǎn)的利益，且透明度較高，因此不能因?yàn)楹ε聵I(yè)務(wù)人員有腐化作風(fēng)的產(chǎn)生而不去開支，銷售業(yè)績的產(chǎn)生也是需要與之相匹配的銷售費(fèi)用作為支撐的。由于此類費(fèi)用的申請與業(yè)務(wù)人員績效考核不掛鉤，如果抓

3、得過緊業(yè)務(wù)人員會產(chǎn)生抵觸情緒，也會間接打消業(yè)務(wù)人員的積極性。因此建議在此類報告的前期的審批宜松不宜緊，新店開業(yè)需要搶占先機(jī)先入場，爭取好位置，如果審批時間過長會影響到后期工作的開展。作為公司級別所需要的是授權(quán)給各營銷中心經(jīng)理審批制作權(quán)利，由企劃條線跟蹤進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，以及VI形象要求審核，每月匯總此類費(fèi)用申請的明細(xì)清單報集團(tuán)公司分管銷售的副總裁審批，如有不合格相關(guān)人員負(fù)連帶責(zé)任，給予嚴(yán)厲處罰。最重要是審核結(jié)果要與業(yè)務(wù)人員銷售收入掛鉤，強(qiáng)化他們按規(guī)章辦事的思想意識。這類申請主要涉及六個方面，此六個方面又可以總括為兩點(diǎn)進(jìn)行管理。1）在關(guān)系到媒體的宣傳與炒作上，公司主要以報紙的硬性廣告宣傳和軟性文章炒

4、作為主，但在現(xiàn)代社會目標(biāo)群體越來越細(xì)分化的今天，我們務(wù)必在對外宣傳的目標(biāo)群體上有所細(xì)化有所側(cè)重，從年齡結(jié)構(gòu)來看，八十年代這一代人，絕大多數(shù)是獨(dú)生子女，目前已慢慢過度到成人階段，屬于新星人類一族，他們對微波爐有很高的認(rèn)知度，而且從潛意識中覺得是現(xiàn)代廚房的必不可少的用具之一，因此在對微波爐的選擇上也會有很大趨向性，而他們獲取信息的渠道主要是網(wǎng)絡(luò)，因此在報紙廣告的宣傳效應(yīng)相對他們來說是大打折扣的，在網(wǎng)絡(luò)媒體不是很發(fā)達(dá)的今天，花相對報紙廣告幾分之幾的價錢就可以在網(wǎng)絡(luò)上自由的傳遞你的產(chǎn)品信息，且是一天二十四小時的不間斷播放，廣告的延續(xù)性和長效性都可以得到確保，因此公司在網(wǎng)絡(luò)媒體的宣傳上應(yīng)該加大宣傳力度，

5、全方位介紹公司的產(chǎn)品以及有關(guān)微波美食方面的信息，樹立企業(yè)在新生一代心目中的品牌意識。不僅僅是建立自己的微波美食網(wǎng)站，還需要在主流網(wǎng)絡(luò)媒體上傳達(dá)自己的品牌形象，如SINA、SOHU等。另外在二、三級市場由于群眾的知識層次不是很高，從報紙上獲取信息的幾率是微乎其微，獲取信息的渠道主要來源于電視、廣播，因此可以根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r選定熱播電視節(jié)目插入廣告進(jìn)行宣傳，由各地業(yè)務(wù)人員銜接代理商、經(jīng)銷商及公司共同拿出資源進(jìn)行宣傳。提高信息的傳導(dǎo)效率，強(qiáng)化格蘭仕是微波爐代名詞的概念。2）在有關(guān)終端宣傳物料的申請上，原則上全國性的宣傳物料的制作統(tǒng)一由終端管理科制定，全國發(fā)放，但涉及到臨時性的地方性促銷活動對此類費(fèi)用使用

6、，就必須加強(qiáng)管理，制定評判準(zhǔn)則，有兩個方案可供參考，方案一：可由企劃部門VI設(shè)計小組統(tǒng)一匯總一份有關(guān)各省份各地區(qū)物料制作單價表，定出一個大致標(biāo)準(zhǔn)，在各地營銷中心報公司審批的同時，做為參考借鑒，對不符合要求的申請，在報公司副總裁審批之前由各條線負(fù)責(zé)管理部長直接回絕，不再向上申報；方案二：由業(yè)務(wù)人員提出制作宣傳物料申請，經(jīng)各營銷中心經(jīng)理同意后由VI設(shè)計小組與公司指定廣告公司聯(lián)系制作相關(guān)物料，確定報價，由企劃部門與廣告公司統(tǒng)一結(jié)算，一個月結(jié)算一次，廣告公司報銷時需我司兩個以上業(yè)務(wù)人員確認(rèn)單才可報銷。也可兩個方案穿插結(jié)合起來進(jìn)行。同理展臺、展柜、燈箱、戶外門頭、戶外廣告牌、戶外噴繪等都可參考以上兩個方

7、案，如果涉及展臺、展柜、燈箱、門頭等制作終端賣場統(tǒng)一要價的情況，則務(wù)必提供所在商場區(qū)域平面圖，了解我司柜臺位置，同時還需要提供廣告公司費(fèi)用預(yù)算清單以及制作效果圖，備公司審查。B、第二大塊，是在終端賣場我司所進(jìn)行的一系列促銷活動所需要開支的費(fèi)用。1）戶外活動場地費(fèi)：此類費(fèi)用往往在我司需要借助商場內(nèi)外場地進(jìn)行一些促銷售活動所產(chǎn)生。商場會根據(jù)自己的情況索取一定的場地費(fèi)，但此類費(fèi)用的機(jī)動性較強(qiáng)，往往可以通過商場攻關(guān)，以及給予其他形式的輔助支持商定，對此類費(fèi)用批示，公司需要建立全國的終端網(wǎng)點(diǎn)效果圖，將終端賣場進(jìn)行分類，根據(jù)各地不同情況，商場的規(guī)模情況制定一定的判別標(biāo)準(zhǔn)，留公司備案，超過標(biāo)準(zhǔn)的一律不予批示

8、，使制度剛性化。在這一點(diǎn)的審批上宜緊不宜松各條線領(lǐng)導(dǎo)一定要按制度辦事。2）大篷車活動差旅費(fèi)：此類費(fèi)用的產(chǎn)生應(yīng)該只涉及到臨時促銷員以及推廣員出差到二、三級市場所產(chǎn)生的伙食費(fèi)、住宿費(fèi)、以及交通工具費(fèi)等，業(yè)務(wù)人員的差旅費(fèi)已有業(yè)務(wù)費(fèi)用開支，因此不能在此費(fèi)用中體現(xiàn)。此類申請務(wù)必在方案中體現(xiàn)出差人員人數(shù)，出差時間，出差線路圖及出差地區(qū)以及所住旅館的等級等。由于此類費(fèi)用的產(chǎn)生透明度較高，因此在提供了上述要求后可考慮審批。3）食品演示費(fèi)：終端的效果演示，對于微波爐的銷售是致關(guān)重要的，終端現(xiàn)場演示能充分吸引人氣，一般情況下公司對此類費(fèi)用審批前，首先要各營銷中心提供所需要演示的商場名稱及促銷員名單，然后批示，月底

9、演示費(fèi)用將憑票據(jù)報經(jīng)營管理辦報銷。4）應(yīng)季贈品采購費(fèi)：各地消費(fèi)習(xí)性、消費(fèi)習(xí)慣不同，因此在對產(chǎn)品的附加值取向上也會有所不同，為了更好的近距離對競爭對手進(jìn)行反擊，可根據(jù)當(dāng)?shù)叵M(fèi)習(xí)慣在當(dāng)?shù)剡x取對消費(fèi)者具有吸引力的季節(jié)性贈品爭奪市場份額，在費(fèi)用的申請上，業(yè)務(wù)人員務(wù)必提供競爭對手的市場各價位機(jī)型贈品配置情況，及我司當(dāng)?shù)厥袌龈髻浧放渲们闆r對照說明表格，制定投入預(yù)算計劃，銷售計劃。公司批示后，由專線調(diào)查人員后可通過抽查終端賣場的情況，與終端賣場聯(lián)系人以及促銷員電話溝通了解真實(shí)情況，以便核對業(yè)務(wù)人員的誠信度，判別信用等級。此類申請由于數(shù)額較大，也需采取宜緊不宜松的處理方式。5）促銷員管理費(fèi)、服裝費(fèi)：在全國連鎖

10、終端系統(tǒng)中，一般情況下管理費(fèi)已包含在全國的大合作協(xié)議中，一般情況下都是促銷員及辦事處自己處理，原則上是辦事處從固定費(fèi)用中開支，極個別特別優(yōu)秀的促銷人員可考慮公司承擔(dān)，但需要各客戶經(jīng)理、營銷中心經(jīng)理以及促銷員所在商場提供詳細(xì)的個人情況說明。服裝費(fèi)原則上是促銷員自己承擔(dān)，但也可特殊處理公司與個人各承擔(dān)一半，促銷員提供所在商場的知告函由營銷中心經(jīng)理根據(jù)情況給予參考意見。這些費(fèi)用的申請采取隨機(jī)的原則，由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各地情況批示，采取從緊不從松的原則。6）臨時促銷員工資：此部分費(fèi)用主要產(chǎn)生于節(jié)假日聘請臨時促銷員所產(chǎn)生的費(fèi)用，對臨時促銷員的投入也要有計劃性，每月由營銷中心提供所需要上臨時促銷員的賣場數(shù)，臨促銷

11、員人數(shù)，使用天數(shù)，報公司審批（可由終端經(jīng)理做計劃）。由于此部份費(fèi)用無任何報銷手續(xù)，只需提供所需人員名單即可，因此務(wù)必在報銷時注明臨促人員姓名，聯(lián)系電話，從事職業(yè)，學(xué)生需注明就讀學(xué)校。C、第三大塊是針對強(qiáng)勢終端和各客戶的要求提出的額外的費(fèi)用支持；在攻關(guān)費(fèi)用申請中，務(wù)必本著節(jié)儉的原則，在攻關(guān)的過程中務(wù)必提供詳細(xì)的被攻關(guān)人員名單，職位，工作性質(zhì)，職權(quán)范圍，聯(lián)系電話以及攻關(guān)后所能改變的狀況，所能達(dá)到的效果情況。開業(yè)贊助費(fèi)用申請需要列明給予贊助費(fèi)的單位名稱，報銷時需要提供客戶的蓋章后的委托書及相關(guān)的報銷手續(xù)。有關(guān)禮品的申請采取臨時申報的原則，報執(zhí)行總裁審批。二、 臨時贈品申請（此類申請格式見申請表格二）

12、由于微波器皿作為微波爐的配套使用工具是必不可少的，（如蒸蛋器、微波飯堡、圍裙、微波手套、烤盤、微波蒸碗、蒸蓋、蒸籠等）因此建議在此類贈品的配置上還是應(yīng)該能夠得以確保，反之不是必須品的臨時贈品則應(yīng)該適當(dāng)縮減（如象牙瓷、悶燒鍋、電火鍋等），贈品力度的加大在短期內(nèi)或許能其到一定的銷售效果，但長期來看變相的掩蓋了產(chǎn)品本身的功效，滋長了消費(fèi)者圖小便宜的心理，今后的工作將更加難以展開。 營銷中心做月度臨時贈品申請計劃（需要提供詳細(xì)的預(yù)算明細(xì)見申請表格二，且需列明分配明細(xì)及分配比例，提供地區(qū)零售預(yù)期與贈品預(yù)計的對照明細(xì)）報集團(tuán)公司副總裁審批交計劃單證科備案營銷中心匯總明細(xì)臺帳于月底跟各代理商盤庫清單一同回傳

13、公司核銷下月的臨時贈品申請將參考上月的核銷情況進(jìn)行審批三、 特殊價格、特殊機(jī)型申請（此類申請以申請報告的形式）此類報告的申請主要產(chǎn)生于團(tuán)購及強(qiáng)勢終端賣場的開業(yè)贊助上，以往在此類報告的申請上，我們的業(yè)務(wù)人員不是不了解公司政策，但只要受到市場上有競爭對手以及商家對超低價機(jī)器的沖擊，往往就憑借以往的經(jīng)驗(yàn)一個大體的判斷作出結(jié)論，通常缺乏全面系統(tǒng)的考慮，對客戶提出的要求缺乏足夠的斡旋能力。因此公司在此類報告的申請上務(wù)必嚴(yán)格要求，強(qiáng)調(diào)價格的非彈性條件，嚴(yán)格按公司規(guī)定執(zhí)行，不能有任何特殊性，強(qiáng)化制度的剛性條件，要迫使業(yè)務(wù)人員對此類申請抵制到底。對確實(shí)有必要調(diào)整價格的報告需要報告人提供提貨公司的名稱，提貨公司

14、聯(lián)系人姓名，所需要機(jī)型數(shù)量，以便公司隨機(jī)抽查客戶信用情況，并以此作為評定客戶信用等級的標(biāo)準(zhǔn)。區(qū)域客戶經(jīng)理報告申請（提供要貨單位詳細(xì)情況介紹）報營銷中心經(jīng)理審批報部門條線部長審批報集團(tuán)公司副總裁審批報執(zhí)行總裁審批 對此類報告的申請為治標(biāo)不治本，品種供應(yīng)規(guī)劃應(yīng)該說是最好的解決方案。品種在一個地區(qū)不同業(yè)態(tài)以及不同地區(qū)的沖突通過分流規(guī)劃是關(guān)鍵。四、 政策方案申請（每月各營銷中心的有關(guān)市場方案及政策方案申請含業(yè)務(wù)人員及促銷人員的獎勵方案）為了加強(qiáng)區(qū)域市場的操控性，因此在渠道方案，終端方案的制定上，各業(yè)務(wù)主管可根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r報公司審批，此類方案一個月申請一次，報總裁辦審批備案。方案體現(xiàn)內(nèi)容要全面，除了常規(guī)的

15、渠道政策外還要體現(xiàn)對終端的拉動方案，以及業(yè)務(wù)人員及終端人員的獎勵方案等等，方案制定后要嚴(yán)格按方案確定要求去對營銷中心進(jìn)行考評，把此項(xiàng)指標(biāo)作為評定各營銷中心的信用等級的參考因素。由各客戶經(jīng)理根據(jù)各地區(qū)情況制定區(qū)域方案并將所做方案回傳營銷中心由營銷中心經(jīng)理督促營銷中心銷售內(nèi)務(wù)以省為單位匯總各地方案明細(xì)報部門條線部長審批加注批示意見并根據(jù)全國方案整理下月市場方案報集團(tuán)副總裁審批報執(zhí)行總裁審批并確定以文書形式發(fā)全國。五、 財務(wù)對帳獎勵申請（臨時政策獎勵申請沿用呈批報告形式）這是產(chǎn)生于業(yè)務(wù)人員與財務(wù)管理人員對帳方面的問題，主要是客戶未完成公司進(jìn)度要求申請?zhí)厥馓幚硐硎苷擢剟畹膱蟾妫诖祟悊栴}的處理上，業(yè)

16、務(wù)人員在報告申請前要與財務(wù)人員溝通好，明確財務(wù)要求，對表意不清一份報告反復(fù)申請的業(yè)務(wù)人員要做出相應(yīng)的處罰措施。對超過政策獎勵要求范圍的部分要兩條線走路，一方面財務(wù)出具各客戶的情況匯總表報總裁辦批示，另一方面各條線主管根據(jù)各客戶本月進(jìn)度完成情況篩選出進(jìn)度完成情況差距不大的代理商情況明細(xì)報集團(tuán)執(zhí)行總裁批示（同時需要將客戶的合同金額與進(jìn)度完成情況掛鉤），由總裁辦審閱后給出一定的權(quán)限，由各條線主管根據(jù)此批示權(quán)限范圍根據(jù)各客戶情況適當(dāng)處理，一方面由客戶單獨(dú)申請并將客戶申請的情況附在公司批示情況匯總表后，與業(yè)務(wù)人員溝通強(qiáng)調(diào)進(jìn)度考核的剛性，一方面根據(jù)反饋情況給予特殊處理。此外超過總裁批示權(quán)限的報告一律不再向

17、上申報。六、竄號調(diào)帳、調(diào)貨、整機(jī)退貨申請（延用呈批報告的形式）1） 竄號主要由于公司所發(fā)貨物外包裝與實(shí)物不符造成，是由于工廠總裝車間打包錯誤造成，此類報告一般有兩種處理方式，一是退貨回廠經(jīng)倉庫驗(yàn)收后交單證計劃科做計劃單發(fā)貨，一種是調(diào)帳，經(jīng)過單證計劃科處理后轉(zhuǎn)交財務(wù)調(diào)帳，在客戶帳面直接體現(xiàn)。2） 調(diào)貨是將不適銷機(jī)型從甲商家調(diào)往乙商家，退貨方我司轉(zhuǎn)帳在其帳面，接受方我司從其帳面劃帳。3） 整機(jī)退貨一般由領(lǐng)導(dǎo)批示后轉(zhuǎn)計劃財務(wù)計劃單證科安排倉庫收貨，倉庫驗(yàn)收后轉(zhuǎn)財務(wù)單證李志敏辦理收貨手續(xù)。由于竄號、調(diào)貨的產(chǎn)生不是可控的，是隨機(jī)的，由市場變化決定，由集團(tuán)副總裁批示并沒有多大的意義，受控性不強(qiáng)，因此可以建

18、議由部門條線主管加注意見財務(wù)即能認(rèn)可，但在退貨上務(wù)必加強(qiáng)管制，嚴(yán)加管理。六、 促銷員管理申請（正式促銷員名額申請）此類報告目前集中在公司副總裁處申請，由于報告數(shù)量集中且數(shù)量大根本無法匯總進(jìn)行有效的評判，由于各地強(qiáng)勢終端的大量擴(kuò)張，新店的不斷增加，促銷員的增長是我們不可回避的事實(shí)，因此在此類報告的申請上是必須要解決的，因此就此類報告的申請上可以建議副總裁授權(quán)終端管理科批示，因?yàn)榧词故羌瘓F(tuán)副總裁直接批示由于報告的容量巨大本身也起不到監(jiān)督的作用，不如授權(quán)給終端科，直接承擔(dān)所擔(dān)負(fù)的責(zé)任。由終端管理科將整理好的每月原有促銷員名額以及增長名額進(jìn)行對照，報集團(tuán)副總裁審批，如有不合格給予相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)一定的處罰。 各地終端經(jīng)理或二、三級市場客戶經(jīng)理申請促銷員名額報各地營銷中心經(jīng)理審批報終端管理科科長審批轉(zhuǎn)中國市場管理科做工資，促銷員的調(diào)崗由營銷中心經(jīng)理批示后于月底由內(nèi)務(wù)將調(diào)崗明細(xì)表EMAIL回公司終端管理科