文件資料與記錄管理培訓(xùn)教材

1、1.1.名詞解釋：名詞解釋：1.11.1文件：文件：ISO9000ISO9000：2000 3.7.22000 3.7.2對(duì)文件作如下對(duì)文件作如下 定義信息及其承載媒體定義信息及其承載媒體 注注1 1：對(duì)于信息如記錄、規(guī)范、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)、等：對(duì)于信息如記錄、規(guī)范、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)、等 注注2 2：對(duì)于承載媒體如紙張、電腦、磁盤等：對(duì)于承載媒體如紙張、電腦、磁盤等1.2 1.2 記錄：證明與產(chǎn)品有關(guān)的過程及過程結(jié)果被記錄：證明與產(chǎn)品有關(guān)的過程及過程結(jié)果被監(jiān)控，所形成的用以表明是否滿足規(guī)定要求的監(jiān)控，所形成的用以表明是否滿足規(guī)定要求的相關(guān)證據(jù)的一種特殊的文件（如相關(guān)證據(jù)的一種特殊的文件（如: :生產(chǎn)報(bào)表、

2、質(zhì)生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)表等）。量檢驗(yàn)報(bào)表等）。 注：以注：以 QRQR為開頭的編號(hào)都是要進(jìn)行管理的記錄。為開頭的編號(hào)都是要進(jìn)行管理的記錄。2 2、公司文件架構(gòu)、公司文件架構(gòu)質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量手冊(cè) 一階文件一階文件QMQPQBQR 二階文件二階文件 三階文件三階文件 四階文件四階文件程序文件程序文件作業(yè)指導(dǎo)書、流程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、流程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、 圖圖紙等紙等記錄表單（由二、三級(jí)文件記錄表單（由二、三級(jí)文件實(shí)施后所產(chǎn)生的表單及相應(yīng)實(shí)施后所產(chǎn)生的表單及相應(yīng)的記錄）的記錄） 3、文件管理組織架構(gòu)圖、文件管理組織架構(gòu)圖職責(zé)說明：1、文控中心管理職責(zé)： a、對(duì)ISO9001、ISO/TS16949和I

3、SO14001體系范圍內(nèi)的一、二、三、四階文件（即管理手冊(cè)、程序文件、全廠的三級(jí)文件工程文件除外、全廠的表單）進(jìn)行受控； b、主導(dǎo)所有受控文件的編號(hào)、發(fā)行、回收、作廢、新增及修訂控制、原版保存、銷毀作廢文件等，確保得到有效控制； c、每月稽查各事業(yè)部文件管理情況，對(duì)不按本文件管理規(guī)定執(zhí)行的情況開具糾正預(yù)防通知單要求改進(jìn)，并將其列入績(jī)效考核的一項(xiàng)內(nèi)容。2、各事業(yè)部文控員職責(zé)： a、掌控及管理本事業(yè)部各科室的文件狀態(tài)（工程文件除外），審核各科室對(duì)三四級(jí)文件的新增、修改或作廢等情況，配合文控中心發(fā)放本事業(yè)部之三級(jí)文件，保存最新狀態(tài)的三四級(jí)文件電子檔，每月與各科室核對(duì)文件管理情況，匯總更新事業(yè)部文件管

4、理臺(tái)帳。 b、每月5號(hào)前與文控中心核對(duì)文件管理情況。3、各科室文管職責(zé)：負(fù)責(zé)本科室所有文件的管理，對(duì)科室人員宣貫文件管理規(guī)定要求，掌控本科室所有三、四階文件新增、改版或作廢的情況，每月3號(hào)前將文件變更情況上報(bào)本事業(yè)部之文控員。附件一-文件管理組織架構(gòu)圖.vsd4 4、文件制訂、文件制訂4.1一/二階文件由總部組織完成，三/四階文件 的制訂由使用部門組織完成4.2文件格式、編號(hào)及版本的確認(rèn) 新文件制訂完成后，部門文管員確認(rèn)文件格式是否正確并按編號(hào)規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，確認(rèn)無誤后將文件發(fā)給事業(yè)部文控員審核，完成審核后事業(yè)部文控員將文件發(fā)給公司文控中心最終確認(rèn)，文控中心在一個(gè)工作日內(nèi)將確認(rèn)信息反饋給事

5、業(yè)部文控員。4.2.1QM/QP及非用于現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的作業(yè)指導(dǎo)書的格式標(biāo)準(zhǔn)1、公司名中文2、公司名英文3、文件中文名= = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = 4.文件編號(hào)： 5.編號(hào)號(hào)碼6.修訂記錄 以上內(nèi)容標(biāo)1處文字用一號(hào)宋體；標(biāo)2處文字用小二號(hào)宋體；標(biāo)3處文字用二號(hào)宋體；標(biāo)4、5處文字用小三號(hào)宋體；標(biāo)6處文字用四號(hào)宋體；標(biāo)7處文字用13號(hào)宋體；標(biāo)8處用11號(hào)宋體。7.制/修訂日期7.DCN NO.7.修訂內(nèi)容7.頁次7.版本/版次7.總頁數(shù)7.制/修訂7.審核7.批準(zhǔn)/日期8.8.8.8.8.8.8.8.8.XXX管理程序 /作

6、業(yè)指導(dǎo)書文件編號(hào) QP-X-XXX 共：X頁 第X頁 1. 目的2. 適用范圍3. 定義4. 職責(zé)5. 作業(yè)程序6. 相關(guān)文件7. 相關(guān)表單以上內(nèi)容除 “XXX管理程序/作業(yè)指導(dǎo)書”需用二號(hào)宋體字體外，其他位置需要用小四號(hào)宋體字。 4.2.2 用于指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)類的三級(jí)文件格式4.2.3流程文件格式4.2.4表單格式 1）記錄表單需加上公司標(biāo)識(shí)： 2）公司標(biāo)識(shí)須放置文件左上角，且處于表單 的第一行； 3）表單編號(hào)、版次統(tǒng)一放置在文件右下角。4.2.5QM/QP文件編號(hào)規(guī)則 QM/QP - XXX 流水號(hào) 分類代碼 示例：如管理手冊(cè)編碼為：QM-001 記錄管理程序編碼為：QP-003 4.2.6

7、三、四階文件的編碼規(guī)則 1）總部三級(jí)文件及事業(yè)部各科室通用三/四的 編碼規(guī)則： BP/QB/QR-X-XXX 流水號(hào) 總部代碼/事業(yè)部字母代碼 分類代碼 注：BP表示流程文件 示例：質(zhì)管部流程管理制度QB-Q-003 五金廠組織架構(gòu)圖：QB-J-002 五金廠聯(lián)絡(luò)單： QR-J-0012)總部四級(jí)文件及事業(yè)部各科室專用三/四級(jí)文 件的編碼規(guī)則： BP/QB/QR-XX-XXX 流水號(hào) 總部分類代碼/事業(yè)部科室代碼 總部/事業(yè)部字母代碼 分類代碼示例：質(zhì)管部文件修訂申請(qǐng)單QR-Q-控-001 塑膠事業(yè)部質(zhì)量部進(jìn)料檢驗(yàn)流程：QB-S-質(zhì)-002 塑膠事業(yè)部質(zhì)量部IQC送檢單：QR-S-質(zhì)-002注

8、：各事業(yè)部及科室字母代碼參照文件資料管理程序QP-0024.2.7 ISO14001的二、三、四階文件編碼均采 用如下方式： QP/QB/QR EM XXX 流水號(hào) 環(huán)境體系字母代碼 分類代碼示例：飯?zhí)霉芾硪?guī)定QB-EM-0114.2.8 文件版次的控制 A / 0 數(shù)字表示文件的小版次 字母表示文件的大版次注：1）新擬定的文件，第一次發(fā)行為A/0版，若文件進(jìn) 行小范圍修改則只修改小版次（即為A/1版）以 此類推，當(dāng)小范圍修改超過三次（即達(dá)到A/3時(shí)） 則無論更改范圍大小，必須修改大版次，即到 B/0版；若文件進(jìn)行大范圍的修改，則直接更改 大版次。 2）文件只要有進(jìn)行修改，無論其修改版次的大

9、小均需到質(zhì)管部文控中心重新登記存檔發(fā)行。 5.5.文件的評(píng)審文件的評(píng)審5.1文件編號(hào)及版本確認(rèn)后，事業(yè)部文控員或總部各 部門文管員用A4紙將文件打印出交權(quán)責(zé)人員審批5.2由多個(gè)部門共同討論制定的文件在提交上級(jí)進(jìn)行 審批前，須由主導(dǎo)文件制訂部門填寫文件評(píng)審 表交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行評(píng)審，并記錄評(píng)審結(jié) 果。5.35.3文件的修訂由文件發(fā)行時(shí)的制訂部門負(fù)責(zé)，文件 修訂前需填寫文件修訂申請(qǐng)單，申請(qǐng)批準(zhǔn)后 方可進(jìn)行文件修改并由相關(guān)部門評(píng)審?fù)ㄟ^后，再 提交審批。QR-Q-控-001.文件修訂申請(qǐng)單 QR-Q-控-002.文件評(píng)審表文件類別文件類別制制 訂訂審審 核核批批 準(zhǔn)準(zhǔn)QM質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量手冊(cè)/質(zhì)質(zhì)量、環(huán)

10、境方針量、環(huán)境方針 質(zhì)管部部長(zhǎng)質(zhì)管部部長(zhǎng) 管理管理者者代表代表 總經(jīng)理總經(jīng)理 質(zhì)量質(zhì)量/環(huán)境目標(biāo)環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)指標(biāo) 各部門主管或以各部門主管或以上上 管理者代表管理者代表 總經(jīng)理總經(jīng)理 QP程序文件程序文件科長(zhǎng)科長(zhǎng)或以上或以上部門主管部門主管或以上或以上 副總經(jīng)理或以上副總經(jīng)理或以上QB/BP作業(yè)指導(dǎo)作業(yè)指導(dǎo)書書組長(zhǎng)組長(zhǎng)或或帶班帶班以上以上 相關(guān)科長(zhǎng)或以上相關(guān)科長(zhǎng)或以上 部門主管部門主管或以上或以上QR表單表單組長(zhǎng)或帶班以上組長(zhǎng)或帶班以上 相關(guān)科長(zhǎng)或以上相關(guān)科長(zhǎng)或以上 部門主管或以上部門主管或以上5.4文件的制定及審批權(quán)限規(guī)定：6.文件的受控發(fā)行回收作廢追加6.1所有屬于體系范圍內(nèi)的文件經(jīng)審核批

11、準(zhǔn)后， 事業(yè)部文控員按文件發(fā)放回收一覽表進(jìn) 行復(fù)印，并提交質(zhì)管部文控中心進(jìn)行受控發(fā)行。6.2保存在質(zhì)管部的文件原件需在背面蓋受控文件章， 其它部門使用的受控文件每頁都需蓋紅色的受控文 件印章（如下圖），未蓋章均視為無效文件，不可 放在現(xiàn)場(chǎng)使用。 B A S I S受控文件6.3新制訂文件在發(fā)行時(shí)，文控員按文件發(fā)放 回收一覽表并按其發(fā)放、簽收。修改后重新 改版發(fā)行的文件，文控員或文管員需按文件 發(fā)放回收一覽表上登記的部門逐一回收舊文件及更換新文件，并重新進(jìn)行簽收，回收的舊版文件交質(zhì)管部銷毀。 QR-Q-控-003.文件發(fā)放回收一覽表6.4舊版文件除文控中心的原件需保存外，其它 各部門發(fā)行的舊版文

12、件均需回收由文控中心進(jìn) 行銷毀處理以免誤用。文控中心的舊版文件原 件需保存三年，到期后由文控員填寫文件/質(zhì)量記錄銷毀申請(qǐng)單對(duì)文件進(jìn)行銷毀，保存的舊版原件文件需蓋以下作廢章：6.5由于組織架構(gòu)調(diào)整等原因?qū)е挛募∠麜r(shí),文件制訂部門應(yīng)填寫文件作廢申請(qǐng)單交主管審核后按發(fā)放記錄回收文件并將回收的文件連同申請(qǐng)單文控中心。6.6文件的發(fā)行/修訂/作廢，事業(yè)部文控員應(yīng)及時(shí)更新文件管理臺(tái)帳并發(fā)給文控中心。B A S I S作 廢 QR-Q-控-004.文件作廢申請(qǐng)單 QR-Q-控-005.文件管理臺(tái)帳 QR-Q-控-006.文件/質(zhì)量記錄銷毀申請(qǐng)單6.7文件遺失或破損處理方法：各科室文管員負(fù)責(zé)定期對(duì) 本部門使

13、用文件進(jìn)行檢查確認(rèn)，確保使用現(xiàn)場(chǎng)的文件 完整、清晰、適宜、及時(shí)；如有文件遺失，通過徹查 確認(rèn)文件已無法找回時(shí)，由科室文管填寫文件追加 發(fā)行申請(qǐng)單，報(bào)部門主管審批同意后，向質(zhì)管部文 控中心重新申請(qǐng)一份，如文件在使用過程中有破損或 字跡模糊不清時(shí)，可拿此份文件至文控中心另外更換 一份。QR-Q-控-007.文件追加發(fā)行申請(qǐng)單7.文件的保管7.1文件的正本由質(zhì)管部文控中心負(fù)責(zé)保管,QP 受控副本事業(yè)部只發(fā)給文控員，科室如要查 閱可上公共網(wǎng)查看PDF檔，QB/BP根據(jù)實(shí)際情況由 文件制訂部門確定發(fā)放部門。7.2技術(shù)部的文件（如：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖稿、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)） 等，在不違背整體原則的情況下，由部門內(nèi)部自 行負(fù)

14、責(zé)管理，質(zhì)管部文控中心負(fù)責(zé)對(duì)文管員進(jìn)行 文件管理方面的培訓(xùn)，及對(duì)文件管理情況進(jìn)行監(jiān) 督。7.3文件存放原則： 1）針對(duì)不同文件資料設(shè)置對(duì)應(yīng)專用文件夾，文 件夾內(nèi)的文檔清單清晰完整，可通過清單快速 找到對(duì)應(yīng)文件；2）明確各種類文件存放方式及歸檔周期并按此規(guī) 定執(zhí)行；3）檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順， 結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。8.外來文件的管理 各事業(yè)部的外來文件由事業(yè)部指定人員統(tǒng)一進(jìn)行 管理，相關(guān)的管理規(guī)定由事業(yè)部自行制定但必須 滿足以下要求： 1）明確各類外來文件的接收窗口，整個(gè)事業(yè)部所接 收的外來文件必須有文件管理臺(tái)帳； 2）外來文件的發(fā)放范圍必須得到控制，并保留

15、發(fā) 放記錄； 3）當(dāng)外來文件要轉(zhuǎn)成公司內(nèi)部文件使用時(shí)，須按 照公司文件管理程序?qū)ζ溥M(jìn)行管理。注：外來文件包括-（法律法規(guī)、客戶標(biāo)準(zhǔn)、圖紙樣品 等） 9.文件交接管理 各級(jí)文控員和文管員轉(zhuǎn)崗或離職前，均需對(duì)管理的文 件進(jìn)行交接，并填寫文件管理交接表，交接表內(nèi) 容至少應(yīng)包括：文件資料管理程序、文件管理的電子檔案是否與實(shí)際相符、受控文件紙檔與發(fā)放記錄是否一致有無遺失情況、本職責(zé)范圍內(nèi)的所有三四級(jí)文件是否有最新版本電子檔、封存記錄的存儲(chǔ)位置及質(zhì)管部共享文件查閱途徑。被交接人員依交接表內(nèi)容認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)交接項(xiàng)目不全或交接人存在管理失職，則上報(bào)文控中心，文控中心現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)屬實(shí)后開出糾正/預(yù)防措施單改善，同

16、時(shí)交人力資源部按規(guī)定扣除績(jī)效（每項(xiàng)不符合扣1分）。如被交接人在交接時(shí)不核實(shí)交接內(nèi)容，過后才發(fā)現(xiàn)問題的，相應(yīng)的責(zé)任一概由被交接人承擔(dān)（每項(xiàng)不符合扣1分） 。QR-Q-控-008.文件管理交接表10.記錄管理10.1記錄文字?jǐn)?shù)據(jù)要清晰、易辯；要用鋼筆/圓珠筆 (不容易抹掉的方法)進(jìn)行填寫（不可以用鉛筆寫）。10.2在要進(jìn)行修改的位置劃線并將修改內(nèi)容寫在旁邊并 注明修改人姓名及修改日期（在待修改部分不夠位 置的情況下,可用箭頭等形式延伸至足夠位置處進(jìn) 行修改）示例：152.35mm 150.35 XXX 2009-10-710.3所有受控的記錄表單需要有記錄人、審核人（注： 有些特殊記錄表單還需有批

17、準(zhǔn)人，如物品申請(qǐng) 等），審核人必須是記錄人的上級(jí)。如審核時(shí)發(fā)現(xiàn) 不正確時(shí)，應(yīng)要求記錄人立即更改。10.4記錄存檔管理 1）填寫好的記錄要分別歸檔于文件夾中，并按日 期或編號(hào)順序進(jìn)行存放，同時(shí)還要標(biāo)識(shí)文件夾的類 別以便查詢； 2)文件夾應(yīng)放置于合適的環(huán)境和場(chǎng)所，如辦公室的儲(chǔ)存 柜，放置區(qū)域應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚，以防止記錄損壞或遺失。10.5記錄的存儲(chǔ)： 當(dāng)記錄累積到一定的數(shù)量后（通常按月或季度來分）， 按以下方式進(jìn)行打包封存： 1)記錄在打包封存時(shí)，由各科室文管員在記錄封存標(biāo) 識(shí)表上注明記錄名稱、封存記錄的起止日期及保存期 限等，經(jīng)主管審核后貼在打包好的記錄上； QR-Q-控-009.記錄封存狀態(tài)表 2）記錄的封存場(chǎng)所應(yīng)注意防火、防水、防止遺失, 并保持場(chǎng)所5S良好； 3）涉及技術(shù)及經(jīng)營(yíng)機(jī)密的記錄，其封存條件可等同 于一般記錄，但在取閱時(shí)應(yīng)限定職責(zé)范圍內(nèi)的人員索 取并由記錄管理人員確認(rèn)記錄不被摘抄、復(fù)印等轉(zhuǎn)載 其內(nèi)容的情形存在；10.6記錄的封存期限： 1）PPAP的保存期為16年； 2）內(nèi)部審核、管理評(píng)審、RoHS、UL及客戶滿意度調(diào)查的 相關(guān)資料保存期為3年； 3）其它的記錄（如：生產(chǎn)和產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄等）的保存期 由各事業(yè)部根據(jù)實(shí)際情況制定記錄表單管理臺(tái)帳 規(guī)定各表單的保存期。10.7若記錄為電子檔，應(yīng)至少三個(gè)