商務(wù)禮儀之發(fā)郵件

1、商務(wù)禮儀商務(wù)禮儀 發(fā)郵件發(fā)郵件關(guān)關(guān) 于于 主主 題題一、關(guān)于主題一、關(guān)于主題 添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。主題要提綱挈領(lǐng)。主題要提綱挈領(lǐng)。 一定不要空白標題，這是最失禮的一定不要空白標題，這是最失禮的 標題要簡短，不宜冗長，不要讓標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用用才才能顯示完你的標題能顯示完你的標題一、關(guān)于主題一、關(guān)于主題 最好寫上來自最好寫上來自* *

2、 *公司的郵件，以便對方一目了然公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅箱會自動生成，寫了反而累贅 標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如含義不清的標題，如 “ “王先生收王先生收”，也不要用胡，也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！嘿！”或是或是“收收著！著！”一、關(guān)于主題一、關(guān)于主題 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理一定不要

3、空白標題，及多件事情，以便于日后整理一定不要空白標題，這是最失禮的這是最失禮的 可適當用使用大寫字母或特殊字符（如可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“ !”等）等）來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用是不要隨便就用“緊急緊急”之類的字眼。之類的字眼。 回復郵件時應(yīng)根據(jù)內(nèi)容更改標題不要回復郵件時應(yīng)根據(jù)內(nèi)容更改標題不要RE一大串一大串一、關(guān)于主題一、關(guān)于主題 最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題

4、是給別人的第一印象，一定要慎之查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。又慎。關(guān)于稱呼與問候關(guān)于稱呼與問候二二、關(guān)于稱呼、關(guān)于稱呼與問候與問候1、恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度、恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、大家、ALL。 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)經(jīng)理理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的；

5、如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先先生生”、“x小姐小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。稱呼，但要把性別先搞清楚。二二、關(guān)于稱呼、關(guān)于稱呼與問候與問候 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。，顯得很熟絡(luò)。 稱呼是第一行頂格寫稱呼是第一行頂格寫二二、關(guān)于稱呼、關(guān)于稱呼與問候與問候2、Email開頭結(jié)尾最好要有問候語開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個，中文的寫

6、個”你好你好”或者或者“您好您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。 結(jié)尾常寫結(jié)尾常寫B(tài)est Regards，中文寫，中文寫“祝您順利祝您順利”之之類，若是尊長應(yīng)使用類，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮此致敬禮”。注意，在非。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標準格式，常正式的場合應(yīng)完全使用信件標準格式，“祝?！焙秃汀按酥麓酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而而“順利順利”和和“敬禮敬禮”為再換行頂格寫。為再換行頂格寫。關(guān)關(guān) 于于 正正 文文三三、關(guān)于正文、關(guān)于正文1、 Email正文要簡明扼要，行文通順正文要簡明扼要，行文通順

7、若對方不認識你，第一件應(yīng)當說明的就是自己的若對方不認識你，第一件應(yīng)當說明的就是自己的身份。姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示身份。姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，不可沒頭沒腦就是正事，別人不對對方的尊重，不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。點名身份應(yīng)當簡潔知道你是誰還得拉到最后看。點名身份應(yīng)當簡潔扼要，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在扼要，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。簽名檔中表明。三三、關(guān)于正文、關(guān)于正文 Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨內(nèi)

8、容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述寫個文件作為附件進行詳細描述 。 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。要學唐僧。 三三、關(guān)于正文、關(guān)于正文2、注意注意Email的論述語氣的論述語氣 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系，郵件郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰

9、當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。行論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn) 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀評論必須謹慎而客觀三三、關(guān)于正文、關(guān)于正文3、Email正文多用正文多用1234之類的列表，以清晰明確之類的列表，以清晰明確 如果事情復雜，最好如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論長，沒人有時間仔細看你沒分段的

10、長篇大論三三、關(guān)于正文、關(guān)于正文4、一次郵件交待完整信息一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充補充”或或者者“更正更正”之類的郵件，這會讓人很反感。之類的郵件，這會讓人很反感。三三、關(guān)于正文、關(guān)于正文5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字盡可能避免拼寫錯誤和錯別字 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文是英文，最好把拼寫檢查功能打開，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文，如果是中文，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別

11、字。注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤行文是否通順，拼寫是否有錯誤 三三、關(guān)于正文、關(guān)于正文6、合理提示重要信息合理提示重要信息 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。影響閱度。 三三、關(guān)于正文、關(guān)于正文7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述合理利用圖

12、片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼述，收件人一定會表揚你的體貼三三、關(guān)于正文、關(guān)于正文8、不要動不動使用不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻函里面這樣顯得比較輕佻 Business Email 不是你的情書，所以不是你的情書，所以:)之類的最好之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)

13、在氣氛的場合，比如現(xiàn)在:)關(guān)關(guān) 于于 附件附件四四、關(guān)于附件、關(guān)于附件 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件看附件 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時個附件時 四四、關(guān)于附件、關(guān)于附件 附件數(shù)目不宜超過附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件一個文件 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開如果附

14、件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用方式，以免影響使用 如果附件過大，應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，如果附件過大，應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送， 語言的選擇和語言的選擇和漢字編碼漢字編碼五五、語言的選擇和漢字編碼語言的選擇和漢字編碼1、只在必要的時候才使用英文郵件只在必要的時候才使用英文郵件 英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文

15、編區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。為亂碼天書。 五五、語言的選擇和漢字編碼語言的選擇和漢字編碼2、尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。件給你，也不要老土的用中文回復。 五五、語言的選擇和漢字編碼語言的選擇和漢字編碼3、對于信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文對

16、于信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文 你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。的解決。 五五、語言的選擇和漢字編碼語言的選擇和漢字編碼4、選擇便于閱度的字號和字體選擇便于閱度的字號和字體 中文老實點用宋體或新宋體，英文就用中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或或 Arial 字型，字號用五號或字型，字號用五號或10號字即可。號字即可。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件紙，特別

17、對公務(wù)郵件 不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。 結(jié)結(jié) 尾尾 簽簽 名名六六、結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名1、簽名信息不宜過多簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。行。 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如

18、你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體清收件人對象與場合，切記一定要得體六六、結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名2、不要只用一個簽名檔不要只用一個簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以設(shè)置多個簽名檔靈活調(diào)用對方顯得疏遠。你可以設(shè)置多個簽名檔靈活調(diào)用 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般比正文字體或英文，

19、以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般比正文字體小一些。小一些。 回回 復復 技技 巧巧七七、回復技巧回復技巧1、及時回復及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的這是對他人的尊重，理想的回復時間是回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過但一般不要超過24小

20、時。小時。七七、回復技巧回復技巧 如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應(yīng)如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應(yīng)該及時的回復說該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復有結(jié)果就會及時回復”。不要讓對方苦苦等待，。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復功能，如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作提示發(fā)件人，以免影響工作 。七七、回復技巧回復技巧2、 進行針對性回復進行針對性回復 當回件答復問題的時候，最好把相

21、關(guān)的問題抄到當回件答復問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。解，避免再反復交流，浪費資源。七七、回復技巧回復技巧2、 回復不得少于回復不得少于10個字個字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的是的”、“對對”、“謝謝謝謝”、“已知道已知道”等字眼，這是非等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你個字，顯示出你的尊重。的尊重。

22、七七、回復技巧回復技巧4、要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。溝通等其他方式進行交流后再做判斷。 對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小

23、結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。七七、回復技巧回復技巧5、要區(qū)分要區(qū)分Reply和和Reply All 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了一個人就行了 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情這件事情 七七、回復技巧回復技巧 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的人的面，不停的RE來來RE去，與發(fā)件人討論。你去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。有確定結(jié)果的郵件。 點擊點擊“回復全部回復全部”前，要三思而行！前，要三思而行！ 七七、回復技巧回復技巧6、主動控制郵件的來往主動控制郵件的來往 為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥全部辦妥”、“無需行動無