采購部門的組織設(shè)置

1、采購與供應(yīng)部門的組織設(shè)置 Step1 采購與供應(yīng)部門的設(shè)置 Step2 采購與供應(yīng)部門的崗位設(shè)置 Step3 采購團隊的建設(shè) Step4 采購控制采購部門的組織設(shè)置Step1采購與供應(yīng)部門的設(shè)置 1、要思考的問題 應(yīng)該做什么？（部門職責(zé)） 應(yīng)該建在什么地方？（在組織結(jié)構(gòu)中的位置） 內(nèi)部應(yīng)該如何構(gòu)建？ 要考慮哪些因素？ 需要哪些資源？ 采購部門的組織設(shè)置2、影響采購組織設(shè)置的因素采購部門的組織設(shè)置1）采購與供應(yīng)職能的重要性 影響管理層對采購職能的認(rèn)識與期望；取決于下列方面對公司的重要性： 產(chǎn)品創(chuàng)新與設(shè)計 對市場變化做出快速反應(yīng)的支持 避免生產(chǎn)停頓 質(zhì)量保證 促使成本降低 各種項目需要獲得的裝備、

2、服務(wù)與供應(yīng)品 采購支出占總營業(yè)額的百分比 供應(yīng)風(fēng)險水平。采購部門的組織設(shè)置采購部門的組織設(shè)置 怎樣提高采購與供應(yīng)職能的形象？ 與管理者溝通他的重要性，并且強調(diào)P&S 部門為降低成本能夠做些什么； 積極宣傳良好的供應(yīng)商能夠?qū)M織產(chǎn)生的影響； 展示無效率的供應(yīng)鏈或低水平服務(wù)將導(dǎo)致的機會成本和銷售損失； 招募高素質(zhì)的員工；采購部門的組織設(shè)置2）集權(quán)化決策還是分權(quán)決策 集中采購與分散采購 集中采購：企業(yè)在核心管理層建立專門的采購管理機構(gòu)，統(tǒng)一組織企業(yè)所需物品的采購業(yè)務(wù)。它具有較大的采購部門、更復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，采購活動由專家管理。采購部門的組織設(shè)置集中采購的優(yōu)點： 合并需求，獲得規(guī)模經(jīng)濟，提高買方地

3、位； 有利于降低采購成本（獲得折扣、降低運費）； 較容易實現(xiàn)物料的標(biāo)準(zhǔn)化； 減少管理上的重復(fù)設(shè)置，統(tǒng)一采購規(guī)范； 集中采購責(zé)任重大，多采用公開招標(biāo)、集體決策的方式，可以對采購活動進行更有效的控制； 更有效的庫存控制和材料利用； 簡化供應(yīng)商的聯(lián)系； 易于穩(wěn)定本企業(yè)同供應(yīng)商之間的關(guān)系； 更利于專業(yè)分工和專業(yè)技能的發(fā)展。降低成本，規(guī)范過程，穩(wěn)定關(guān)系采購部門的組織設(shè)置 但是：集中采購可能對客戶需求的變化反應(yīng)較緩慢，過分的集權(quán)化可能導(dǎo)致采購管理效率低下。采購部門的組織設(shè)置 集中采購適用的主體 集團范圍實施的采購活動； 跨國公司的采購； 連鎖經(jīng)營、特許經(jīng)營企業(yè)的采購； OEM廠商的采購。采購部門的組織設(shè)置

4、 集中采購的適用范圍 大宗物品、批量物品、價值高或總價多的物品； 關(guān)鍵零部件、原材料或其他戰(zhàn)略資源； 共性要求的物品，如辦公用品； 定期采購的物品； 地理位置的分布； 降低成本的潛力； 專業(yè)技能的要求 價格浮動的影響。如金屬、油品、紙品、橡膠、大米等對政治、經(jīng)濟環(huán)境非常敏感，宜于集中采購。采購部門的組織設(shè)置 選擇集中采購應(yīng)遵循的原則 有利于資源的綜合配置 有利于減少層次，加速周轉(zhuǎn)，簡化手續(xù)； 有利于節(jié)約物品，提高綜合利用率； 有利于加強管理，提高經(jīng)濟效益。哪些企業(yè)是通過集中采購取得競爭優(yōu)勢？ 采購部門的組織設(shè)置分散采購 分散采購：由使用者（企業(yè)下屬個單位如子公司、分廠、分店等）自行管理采購工作

5、，它是集中采購的完善與補充。 基本特點： 批量小、價值低或開支??； 過程短、手續(xù)簡、決策層次低； 問題反饋快，方便靈活； 采購部門的組織設(shè)置 分散采購的優(yōu)點： 更好地滿足各地個性化的需求； 更快地對需求作出反應(yīng)； 保持同供應(yīng)商的密切聯(lián)系； 便于對采購活動進行控制。 分散采購適用的主體： 子公司、分廠、車間； 離主廠區(qū)或集團供應(yīng)基地較遠(yuǎn)，其本地供應(yīng)成本低于集中采購成本的情況； 異國、異地供應(yīng)的情況。 采購部門的組織設(shè)置 集中/分散采購：在總部設(shè)置中央采購部，分部也設(shè)有采購部門，它綜合考慮了集中采購和分散采購的優(yōu)點。集中采購和分散采購誰哪個好？集中采購和分散采購誰哪個好？采購部門的組織設(shè)置3）與其

6、他部門的關(guān)系 采購部門與生產(chǎn)、產(chǎn)品設(shè)計、營銷、財務(wù)等部門有密切的關(guān)系。采購部門的組織設(shè)置責(zé)任！責(zé)任！義務(wù)！義務(wù)！采購部門的組織設(shè)置3、采購與供應(yīng)部門的組織模式 采購職能從屬其他部門，向部門經(jīng)理匯報。采購部門的組織設(shè)置 設(shè)置單一采購部門，并直接向總經(jīng)理匯報工作。采購部門的組織設(shè)置 設(shè)置獨立的采購部門體系，并向副總經(jīng)理匯報工作。采購部門的組織設(shè)置 集中采購設(shè)置模式，即總部設(shè)置采購部。采購部門的組織設(shè)置最常見：集中與分散模式 集中與分散相結(jié)合的采購設(shè)置模式，即總部設(shè)置中央采購部，分部設(shè)置采購部。采購部門的組織設(shè)置中央采購部的職責(zé)： 制定采購政策、流程與控制系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)； 人員的招聘與培訓(xùn)； 采購法律事

7、務(wù)； 協(xié)調(diào)常用項目的采購； 協(xié)調(diào)重要設(shè)備的采購； 集團庫存的協(xié)調(diào)； 審查采購部門績效。采購部門的組織設(shè)置 集中與分散相結(jié)合的采購模式適用于： 多分廠/多事業(yè)部組織內(nèi)的采購部門設(shè)置 聯(lián)合大型企業(yè)內(nèi)的采購部門設(shè)置案例：大型超市商品采購的模式 采購部門的組織設(shè)置案例：沃爾瑪?shù)牟少從Ｊ讲少徑?jīng)理采購部門的組織設(shè)置Step2 采購部門的崗位設(shè)置1、專業(yè)分工 采購和談判：根據(jù)需求確定采購計劃、評價、選擇和確定供應(yīng)商，商務(wù)談判，確定合同條款。 跟蹤和催貨：負(fù)責(zé)采購合同的實施，并監(jiān)督供應(yīng)商對合同的執(zhí)行情況。 行政管理：處理正式采購文件、日常文書工作、采購數(shù)據(jù)處理與分析、采購資料管理等。 采購研究：收集、分析采購

8、市場信息，對價格和供應(yīng)商進行預(yù)測，參與采購決策，開發(fā)供應(yīng)商績效評價體系等。采購部門的組織設(shè)置2、崗位設(shè)置 首席采購官（CPO:Chief Purchasing Officer）: 采購經(jīng)理、采購主管、采購副總裁、物料經(jīng)理、物料主管、物料副總裁、采購部門的組織設(shè)置采購部門的組織設(shè)置采購部門的組織設(shè)置采購部門的組織設(shè)置A根據(jù)產(chǎn)品種類設(shè)置崗位采購部門的組織設(shè)置B根據(jù)業(yè)務(wù)分工設(shè)置崗位采購部門的組織設(shè)置C 綜合考慮種類和分工自學(xué)：自學(xué)：商品采購的職責(zé)劃分商品采購的職責(zé)劃分 還有其他劃分方法：比如按照地域、按照經(jīng)營習(xí)慣采購部門的組織設(shè)置4、為采購部門配備資源 人員； 通訊工具； 應(yīng)用軟件。采購部門的組織設(shè)

9、置 組織結(jié)構(gòu)與人員配置總部案例：九州通的采購崗位設(shè)置案例：九州通的采購崗位設(shè)置采購部門的組織設(shè)置組織結(jié)構(gòu)與人員配置二級公司組織結(jié)構(gòu)與人員配置二級公司采購部門的組織設(shè)置采購部門的組織設(shè)置Step3 采購團隊的建設(shè)1、采購團隊的主要目標(biāo) 共同開發(fā)公司的采購戰(zhàn)略 加速新產(chǎn)品開發(fā)，降低開發(fā)成本 強化對供應(yīng)商評估、選擇與管理 提高采購效率 降低公司總成本 采購部門的組織設(shè)置2、采購團隊的類型1）跨職能采購團隊 至少由來自三個不同職能部門的人員組成 主要目的： 縮短采購時間 有利于解決采購問題 推動產(chǎn)品革新和協(xié)作 推進組織目標(biāo)的實現(xiàn) 利于團隊成員的職業(yè)發(fā)展Reason?采購部門的組織設(shè)置 2）有供應(yīng)商參加

10、的團隊 有利于同供應(yīng)商之間的信息交流 有利于對供應(yīng)商進行管理 能得到供應(yīng)商更多的幫助 推動新產(chǎn)品開發(fā)。采購部門的組織設(shè)置 3）有顧客參加的團隊 更好地及時了解顧客需求，方便采購部門及時制訂和修正采購計劃采購部門的組織設(shè)置 4）供應(yīng)商委員會 由關(guān)鍵供應(yīng)商組成，集中進行有利于成本削減的活動，如縮短采購提前期、消除浪費、開發(fā)更有效的程序等。采購部門的組織設(shè)置 5）采購委員會 由采購經(jīng)理、采購員骨干及相關(guān)部門的主管組成，集中進行采購預(yù)算的制定、重大采購活動的決策、供應(yīng)商關(guān)系開發(fā)等活動。采購部門的組織設(shè)置3、組建采購團隊的流程 組建采購團隊特別是跨職能團隊要考慮許多因素： 團隊成員：多專業(yè)組合、允許觀點

11、不同； 成員角色：明確團隊任務(wù)及職責(zé)分工，確定個人在團隊中的角色； 建立團隊績效目標(biāo)、制定團隊紀(jì)律； 身份地位：應(yīng)盡量消除任何部門或等級觀念，保證團隊的整體性； 工作間布置：要使團隊取得最佳效果，成員應(yīng)當(dāng)在一起工作； 報酬獎勵：團隊集體獎。采購部門的組織設(shè)置Step4 采購控制 有效的采購控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是： 工作過程透明； 權(quán)力不能過于集中； 采購記錄完整、準(zhǔn)確、清晰； 有相應(yīng)的控制制度。四要素：分類控制、制度控制、過程控制、審計控制采購部門的組織設(shè)置1、采購的分類控制 生產(chǎn)型采購 通用型采購 客戶服務(wù)型采購對象不同，采購人員、控制程度不同采購部門的組織設(shè)置2、采購制度控制 建立請購控制制度；

12、采購決策合理化，如： 四分開：申請人、采購人、付款人和收貨人分開； 逐級授權(quán)； 崗位輪換； 財務(wù)、審計雙管齊下； 實物、信息同步； 徹底保證采購質(zhì)量以求防患未然； 謹(jǐn)防回扣中的賣方欺詐。采購部門的組織設(shè)置3、過程控制 應(yīng)在采購控制系統(tǒng)中，對審批、簽約、登記、承付、驗收、審核、記帳等環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格控制與審核。 請購的控制：要明確請購人、審批人、審核人、請購規(guī)范等。 訂購的控制：訂單的審批與核查、復(fù)查訂單的編制過程與內(nèi)容、將訂單副本送驗收部門和財務(wù)部門，作為貨物驗收和支付的憑據(jù)。 驗收的控制：明確驗收的組織及人員組成、確定驗收的質(zhì)量體系、制定健全的驗收制度、確定對不合格采購品的處置制度。采購部門的組織設(shè)置4、采購審計 保證采購業(yè)務(wù)合法有效 保證所購材料價廉物美 保證采購成本核算正確 保證采購記錄真實完整。采購部門的組織設(shè)置 采購中常見的舞弊手段 虛列采購 押金抵物 有單無貨 涂改發(fā)票單價。采購部門的組織設(shè)置 供應(yīng)商欺詐的審計線索 采購方員工的奢侈的生活方式 對供應(yīng)商欺詐沒有良好的防范制度 不正當(dāng)?shù)膯我磺拦?yīng)商 其它供應(yīng)商的抱怨和申訴 供應(yīng)商與采購方員工親密的關(guān)系 經(jīng)常發(fā)生但未得到解決的對供應(yīng)商