辦公室組織結(jié)構(gòu)圖和流程圖

1、組織結(jié)構(gòu)圖和流程圖站長(zhǎng)財(cái)務(wù)部 外聯(lián)部培訓(xùn)部宣傳部 采購(gòu)部技術(shù)部會(huì)計(jì)校內(nèi)聯(lián)系考證培訓(xùn)校內(nèi)宣傳財(cái)務(wù)設(shè)備管理出納校外聯(lián)系技術(shù)培訓(xùn)校外宣傳采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)管理副站長(zhǎng)辦公室組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)l財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部：l1.對(duì)每天的復(fù)印、打印進(jìn)行整理與結(jié)算l2.統(tǒng)計(jì)好每天的收入，每個(gè)月進(jìn)行核對(duì)l3.生活用品等工具到財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷l4.認(rèn)真管理好財(cái)產(chǎn)l5.對(duì)年底進(jìn)行核算，做好財(cái)務(wù)報(bào)表l外聯(lián)部：外聯(lián)部：l1.組建心靈的家園,編織信任的紐帶，真誠(chéng)的為大家服務(wù)l2.做好對(duì)外工作，做好對(duì)外聯(lián)系，使文秘服務(wù)中心的工作更加紅火l3.積極與他人聯(lián)系，拉好贊助等一系列活動(dòng)l培訓(xùn)部：培訓(xùn)部：l1.對(duì)行業(yè)中各類培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)資格進(jìn)行評(píng)估、監(jiān)督l2.對(duì)

2、新成員進(jìn)行文秘一類知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)l3.做適應(yīng)性培訓(xùn)個(gè)人素質(zhì)和管理能力水平l4.組織人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高各方面水平與能力，加 強(qiáng)對(duì)文秘中心的管理l5.進(jìn)行文書(shū)寫作一類（會(huì)議記錄、通知、便條等）l6.學(xué)期末進(jìn)行考核，評(píng)優(yōu)等l宣傳部：宣傳部：l1.主要負(fù)責(zé)文秘中心的日常宣傳，增加學(xué)院里的學(xué)生和教師對(duì)文秘中心的認(rèn)知度，從整體中提升整個(gè)文秘中心的地位。l2.在一定的時(shí)間主要組織文秘中心成員定期到各班各系進(jìn)行宣傳，及時(shí)反映文秘中心的日常運(yùn)作情況。l3.對(duì)近期階段，文秘中心出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)總結(jié)，并進(jìn)行新一輪的宣傳計(jì)劃。l4.開(kāi)會(huì)要提前通知，進(jìn)行檔案管理l5.對(duì)文秘服務(wù)中心還不夠了解和熟悉，可以進(jìn)行咨詢l采購(gòu)部

3、：采購(gòu)部：l1.對(duì)文秘服務(wù)中心的衛(wèi)生進(jìn)行監(jiān)督、管理l2.及時(shí)采購(gòu)文秘中心所需要的工具類等物品l3.配合好財(cái)務(wù)部的工作l技術(shù)部：技術(shù)部： l1、對(duì)文秘服務(wù)中心的機(jī)器會(huì)進(jìn)行維修l2、網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)頁(yè)的設(shè)置 l3、寫好文書(shū)一類工作及時(shí)上傳到網(wǎng)上，進(jìn)行格式編排，歸檔等掛上“值班中”牌子 確定當(dāng)天工作任務(wù) 結(jié)算登記（保管資金） 及時(shí)合清當(dāng)天收錄查看工作記錄 接待打印 復(fù)印 簽到 打開(kāi)電腦 快速做好清潔 打開(kāi)電源 值班開(kāi)始嘍掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 整理資料 關(guān)電源 關(guān)機(jī)器 及時(shí)清理當(dāng)天的垃圾 關(guān)好門窗值班結(jié)束咯掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 關(guān)機(jī)器 掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 關(guān)電源 關(guān)機(jī)器 掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 關(guān)好門窗關(guān)電源

4、關(guān)機(jī)器 掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 整理資料 關(guān)好門窗關(guān)電源 關(guān)機(jī)器 掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 關(guān)機(jī)器 掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 關(guān)好門窗關(guān)機(jī)器 掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 關(guān)電源 關(guān)好門窗關(guān)機(jī)器 掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 整理資料 關(guān)電源 關(guān)好門窗關(guān)機(jī)器 掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 及時(shí)清理當(dāng)天的垃圾 整理資料 關(guān)電源 關(guān)好門窗關(guān)機(jī)器 掛好“營(yíng)業(yè)中”牌子 特殊情況流程特殊情況流程l1.遇到特殊情況請(qǐng)假：值班時(shí)間至少提前一小時(shí)向副站長(zhǎng)報(bào)告，以便做好人員調(diào)正。l2.工作過(guò)程中的失誤，如：5份的復(fù)印了份。費(fèi)用由本中心支出，但必須登記在本中心的費(fèi)用登記簿上。l3.工作中出現(xiàn)業(yè)務(wù)技術(shù)問(wèn)題（如：電腦操作、卡紙、添加硒古、U盤讀不出）l 請(qǐng)聯(lián)系技

5、術(shù)部人員： 聯(lián)系電話：l4.業(yè)務(wù)繁忙時(shí)：報(bào)告站長(zhǎng)并及時(shí)處理，增派人員；當(dāng)天不能完成的業(yè)務(wù)，及時(shí)登記并告知對(duì)方取稿的確定時(shí)間和當(dāng)天的值班人員l5.編輯文稿、設(shè)計(jì)頁(yè)面、美化頁(yè)面、設(shè)計(jì)打印宣傳廣告、設(shè)計(jì)名片等各種業(yè)務(wù)，聯(lián)系副站長(zhǎng)及時(shí)增員（計(jì)算機(jī)專業(yè)的學(xué)友）l 副站長(zhǎng)： 聯(lián)系電話：l6.當(dāng)天沒(méi)業(yè)務(wù)時(shí)：抓緊學(xué)習(xí)提高操作技能、禁止做無(wú)關(guān)事（如：打游戲、修十字繡、閑聊、吃零食）2、問(wèn)候并自報(bào)家門 10、送交有關(guān)部門批辦 1、電話鈴響兩聲后，拿起聽(tīng)筒3、確認(rèn)對(duì)方4、記錄并商談?dòng)嘘P(guān)事項(xiàng) 5、復(fù)述并確認(rèn)要點(diǎn)6、告別話題 7、整理電話 資料 8、向上級(jí)匯報(bào)，提出擬辦意見(jiàn) 9、呈交主管領(lǐng)導(dǎo)，批辦 接聽(tīng)電話流程接聽(tīng)電話