王英玉：07《公文寫作與檔案管理》課程方案

1、王英玉老師公文寫作與檔案管理課程方案【課程背景】公文寫作是我們經(jīng)常碰到的工作難題之一，許多企業(yè)的通知、請示、發(fā)言稿、工作報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、 文件材料等等都是滿篇錯(cuò)別字、詞不達(dá)意、慘不忍讀、有損企業(yè)形象，所以清晰、簡潔、得體的文檔、紀(jì) 要、報(bào)告等材料是良好溝通的基礎(chǔ)。隨著企業(yè)管理水平的不斷提升，對從事寫作的辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)要求也越來越高，企業(yè)要適應(yīng)全 球化商業(yè)環(huán)境的巨大變化，必須對自身各類專業(yè)人才的能力和素質(zhì)進(jìn)行整合及培訓(xùn)。如何提高公文寫作水 平？怎么能夠在短時(shí)間內(nèi)，完成符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的高質(zhì)量的公文？這就是擺在學(xué)員面前且急需解決的問題， 當(dāng)然，掌握公文寫作技巧和規(guī)范之余，還需要擁有公文管理與處理

2、的技能或方法，學(xué)會(huì)有效處理公文，給 公文編號、編序、分類等，以便后續(xù)使用。以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎(chǔ)，通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動(dòng)渠道的 設(shè)計(jì)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項(xiàng)具體工作，借助于信息自動(dòng)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息 傳遞、信息留存和信息使用的自動(dòng)化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造 為企業(yè)信息資源培植與管理的即時(shí)模式，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動(dòng)中應(yīng)有的支持作用?！菊n程特色】1、課程內(nèi)容融合近200家運(yùn)營商企業(yè)、70家電力企業(yè)、40家銀行企業(yè)的實(shí)際案例和操作經(jīng)驗(yàn)，有很強(qiáng) 的指導(dǎo)性、實(shí)戰(zhàn)性；2、授課通過案例分析、視覺呈現(xiàn)、思維導(dǎo)圖

3、、世界咖啡等引導(dǎo)技術(shù)，課程參與性更強(qiáng)，更容易轉(zhuǎn)化為行 動(dòng)，輔助培訓(xùn)落地；3、講師近15年專注危機(jī)公關(guān)、文書管理與寫作的實(shí)務(wù)管理研究及實(shí)踐,經(jīng)驗(yàn)非常豐富?！菊n程收益】1、學(xué)習(xí)掌握公文的基礎(chǔ)知識(shí)、特點(diǎn)和一般格式；2、掌握常用公文文種的操作規(guī)范和寫作技巧；3、熟練掌握運(yùn)用不同文種達(dá)到既有的目的；4、掌握不同公文的寫作流程與技巧；了解和避免公文寫作中的常見錯(cuò)誤與問題;提升學(xué)員文字溝通能力;掌握公文編號、編序、分類等技能，加強(qiáng)對公文的管理;掌握公文保密的方法；掌握檔案管理的方法。5、6、7、&9、【實(shí)施方式】課堂講述、案例分析、小組討論、互動(dòng)糾錯(cuò)、模擬實(shí)戰(zhàn)、行動(dòng)指導(dǎo)等【課程對象】綜合部秘書、行政

4、辦公文員、經(jīng)常發(fā)文員工、檔案管理人員等【課程時(shí)長】3天【課程大綱】第_部分.公文寫作基礎(chǔ):公文結(jié)構(gòu)與語言規(guī)范一、公文的一些問題1、公文寫作可以帶來什么？思維還是技能2、公文在工作中的作用？3、如何使用公文提升執(zhí)行力二、公文的幾點(diǎn)思考1、公文文種混淆不清2、公文缺乏規(guī)范性3、不知道如何下筆的煩惱？4、公文寫作語言的煩惱【案例分析】電話記錄單？【抽樣調(diào)查】誰能成為最合適的人選?三，常見公文范例解析與練習(xí)號脈：看培訓(xùn)學(xué)員對行政公文和一般事務(wù)性公文的理解和誤區(qū)素材+選擇二問題：講師提供素材和案例請學(xué)員進(jìn)行選擇目的：在這個(gè)過程中發(fā)現(xiàn)學(xué)員存在的問題，來調(diào)整培訓(xùn)的主次和輕重1、請示、報(bào)告以及批復(fù)【案例分析】

5、著名跨國企業(yè)實(shí)戰(zhàn)案例分享目的：1）了解什么情況下用請示?報(bào)告？批復(fù)？（講授）2 ）熟悉怎么寫請示、報(bào)告、批示（練習(xí)，改錯(cuò)）3 ） 了解請示、報(bào)告的分類（講授）4）掌握寫作規(guī)范模式（見三類模式表格）2、函【案例分析】著名跨國企業(yè)模版分析目的：1）了解什么情況下用函？ 一份得體的函所具有的意義（講授）2）熟悉怎么寫函（練習(xí)，改錯(cuò)）3）掌握寫作規(guī)范模式（見模式表格）3、計(jì)劃和總結(jié)目的：1）了解計(jì)劃的多種"變體和時(shí)間限定（講授）2）熟悉計(jì)劃和總結(jié)的寫法（練習(xí)，改錯(cuò)）4、通報(bào)、通告及通知目的：1）辨析這幾類常見公文，結(jié)合受訓(xùn)單位性質(zhì)確定講授重點(diǎn)。（講授）2）熟悉通知的幾種類型和寫法（練習(xí),改錯(cuò)

6、）5、會(huì)議紀(jì)要目的：1）學(xué)會(huì)在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上寫作會(huì)議紀(jì)要。（講授）2 ） 了解會(huì)議紀(jì)要的成文格式。6、請柬和邀請函目的：1）了解請柬和邀請函的區(qū)別（講授、練習(xí)）2）得體寫作請柬和邀請函（練習(xí)）7、宣傳類目的：1）學(xué)會(huì)寫作企業(yè)簡報(bào)和向媒體提供的統(tǒng)發(fā)稿（事例、改錯(cuò)、練習(xí)）2）探討內(nèi)部刊物和簡報(bào)對企業(yè)文化建設(shè)的作用和意義。（討論）二公文寫作技能修煉1、情感指數(shù)1）情感指數(shù)的概念與公式2）如何增加情感指數(shù)【情景實(shí)戰(zhàn)】計(jì)算案例中的情感指數(shù)2、讀者為尊的原則3、拒絕"公文的格式1）三明治的不2 ）帶備選方案的不"3 ）委婉的不”4、增加緊迫性1）時(shí)間敏感性句法2）使用時(shí)間應(yīng)注意的問題

7、5、增加可信度6、使行文簡潔7、寫作規(guī)范和細(xì)節(jié)【案例分析】神秘的地址四. 商務(wù)文書寫作規(guī)范1、公文結(jié)構(gòu)層次序號規(guī)范2、數(shù)字的使用規(guī)范3、計(jì)量單位使用錯(cuò)誤4、標(biāo)點(diǎn)符號使用錯(cuò)誤5、名稱規(guī)范與譯名的使用6、詞語禁忌7、常出現(xiàn)錯(cuò)誤的高頻字、詞互動(dòng)演練&目錄、頁眉、頁腳制作及亮點(diǎn)挖掘五. 常用公文寫作及公文格式要素范例1、公文用紙幅面及版面尺寸2、公文寫作格式要素3、秘密等級和保密期限緊急程度發(fā)文字號簽發(fā)人公文標(biāo)題4、主送機(jī)關(guān)公文正文附件成文時(shí)間公文生效標(biāo)識(shí)附注5、主題詞抄送印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間版記中的反線六. 公文寫作技能修煉1、情感指數(shù)1）情感指數(shù)的概念與公式2）如何增加情感指數(shù)【情景實(shí)戰(zhàn)】計(jì)

8、算案例中的情感指數(shù)2、讀者為尊的原則3、拒絕"公文的格式1）三明治的"不"2 ）帶備選方案的不3 ）委婉的不”4、增加緊迫性1）時(shí)間敏感性句法2）使用時(shí)間應(yīng)注意的問題5、增加可信度6、使行文簡潔7、寫作規(guī)范和細(xì)節(jié)第二部分.公文寫作進(jìn)階：常用寫作模版訓(xùn)練一. 工作報(bào)告寫作能力提升1、工作報(bào)告的特點(diǎn)及種類2、工作報(bào)告的格式3、工作報(bào)告的寫作程序4、寫好工作報(bào)告的技巧二. 會(huì)議記錄寫作能力提升1、公司會(huì)議的"三大分類"2、會(huì)前準(zhǔn)備工作的"四大環(huán)節(jié)"3、會(huì)議程序的"十大步驟"4、會(huì)議記錄和落實(shí)的八大要領(lǐng)5、提高速

9、記能力，積累萬能用語的技巧三、計(jì)劃.總結(jié)的寫法1、如何選標(biāo)題：數(shù)字型、詞匯型2、如何搭框架：層層遞進(jìn)的三段式如團(tuán)隊(duì)業(yè)績的取得、團(tuán)隊(duì)業(yè)績的背后、團(tuán)隊(duì)業(yè)績的思考3、專項(xiàng)匯報(bào)：任務(wù)背景、簡要舉措、成果意義4、如何突出核心內(nèi)容：倒金字塔結(jié)構(gòu),最重要、最新鮮最有趣的放第一位5、如何選擇分段小標(biāo)題:并列式、遞進(jìn)式、設(shè)問式領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿寫作1、分類：會(huì)議類、宣傳類、禮儀類發(fā)言稿2、觀點(diǎn)要鮮明、條理要清楚、語言要簡潔3、要解決的幾個(gè)問題：誰、以什么身份、什么時(shí)候、什么場合、為什么、對誰講、領(lǐng)導(dǎo)想講什么、與會(huì)人員想聽什么、發(fā)言稿以后干什么用？【案例分析】清華大學(xué)校長失敗的發(fā)言稿五、致辭寫作1、會(huì)議、慶典致辭：標(biāo)題、

10、稱呼、正文、結(jié)尾2、答謝詞寫法：致謝、闡釋活動(dòng)的意義、敘述所見所聞所感、結(jié)束語3、如何謙虛的展示成就：夸贊對方單位捎帶提及本單位、細(xì)節(jié)映襯全局、堅(jiān)持原則又不影響氣氛4、出席人員變化需要的處理:預(yù)先準(zhǔn)備、快速替換、出錯(cuò)就改、靈活應(yīng)變第三部分.檔案保密管理與實(shí)務(wù)先進(jìn)企業(yè)文檔科學(xué)化保密管理要點(diǎn)1、先進(jìn)企業(yè)文檔保密管理的主要內(nèi)容2、先進(jìn)企業(yè)文檔保密管理的配套要求3、先進(jìn)企業(yè)文檔保密管理的具體實(shí)務(wù)4、先進(jìn)企業(yè)文檔保密管理的改革二、企業(yè)文檔的保密處理方法1、簡要介紹（文件、文種、文件工作等）2、辦公自動(dòng)化條件下文檔的整理3、各種文件的處理方法三. 企業(yè)檔案保密管理實(shí)務(wù)1、重新修訂歸檔范圍2、分類與標(biāo)識(shí)3、各類檔案如何進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序及要點(diǎn)4、資源分析與配置（案例分析）企業(yè)電子文檔保密管理原則與方法1、企業(yè)電子