勝利油田有限公司最終用戶培訓SAP ERP 應付模塊 培訓講義

1、1勝利油田有限公司最終用戶培訓勝利油田有限公司最終用戶培訓應付模塊應付模塊2004.12.212采購采購定單定單有采購定單供應商有采購定單供應商財務模塊財務模塊物裝模塊物裝模塊財務供應商財務供應商SAPSAP系統(tǒng)中供應商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建分工系統(tǒng)中供應商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建分工 一般數(shù)據(jù)一般數(shù)據(jù)采購組織數(shù)據(jù)采購組織數(shù)據(jù)一般數(shù)據(jù)一般數(shù)據(jù)公司代碼數(shù)據(jù)公司代碼數(shù)據(jù)3供應商帳戶組：供應商帳戶組：為了更好地管理數(shù)量眾多的供應商，將供應商按不同為了更好地管理數(shù)量眾多的供應商，將供應商按不同 類型的分組進行管理；不同的賬戶組可以規(guī)定供應商建立屏幕的類型的分組進行管理；不同的賬戶組可以規(guī)定供應商建立屏幕的字段狀態(tài)以及編碼范圍字

2、段狀態(tài)以及編碼范圍 帳戶組帳戶組供應商供應商 帳戶組帳戶組名名 稱稱編號范圍編號范圍是否外部是否外部 編號編號 SK01SK01中石化股份公司所屬單位3000000039999999是SK02SK02中石化集團公司關(guān)聯(lián)單位1000000019999999是SK03SK03外部單位5130000051399999不是SK97SK97其他應付供應商9799000097999999不是SK98SK98員工E00000000E99999999是SK99SK99一次性供應商FZZZZZZZZZZ是4 一個總帳科目；一個總帳科目； 每個供應商只對應一個統(tǒng)馭科目；每個供應商只對應一個統(tǒng)馭科目； 對明細帳記帳

3、時，系統(tǒng)同時也會自動更新其所對應的總對明細帳記帳時，系統(tǒng)同時也會自動更新其所對應的總帳科目數(shù)據(jù)，作到實時相連。帳科目數(shù)據(jù)，作到實時相連。 不可以對統(tǒng)馭科目直接記帳。不可以對統(tǒng)馭科目直接記帳。統(tǒng)馭科目統(tǒng)馭科目供應商的統(tǒng)馭科目：供應商的統(tǒng)馭科目：應付帳款應付帳款員工的統(tǒng)馭科目：員工的統(tǒng)馭科目：其他應付款其他應付款5供應商統(tǒng)馭科目圖示供應商統(tǒng)馭科目圖示供應商供應商 A A10001000供應商供應商 B B500500統(tǒng)馭科目統(tǒng)馭科目應付帳款（應付帳款（21210100002121010000）500500100010006無采購訂單供應商管理范圍無采購訂單供應商管理范圍無采購訂單供應商無采購訂單供

4、應商: : 不需要采購信息，不通過物裝模塊集成處理，而不需要采購信息，不通過物裝模塊集成處理，而由財務直接入帳的其他供應商。即所有交易均未創(chuàng)建采購訂單的供由財務直接入帳的其他供應商。即所有交易均未創(chuàng)建采購訂單的供應商。應商。 主要包括：主要包括：各二級單位費用化的接受維修施工等勞務服務的供應商各二級單位費用化的接受維修施工等勞務服務的供應商提供各類保險業(yè)務的保險公司提供各類保險業(yè)務的保險公司各二級單位固定的代收代繳款項目各二級單位固定的代收代繳款項目( (例如住房公積金等例如住房公積金等) )各二級單位廠級各項費用核算對象如黨費各二級單位廠級各項費用核算對象如黨費/ /團費等團費等向其繳款的稅

5、務局向其繳款的稅務局員工主數(shù)據(jù)員工主數(shù)據(jù)7本章要點本章要點要點：要點：一、創(chuàng)建：一、創(chuàng)建：1 1、帳戶組、帳戶組2 2、統(tǒng)馭科目、統(tǒng)馭科目二、維護：二、維護：1 1、更改、更改2 2、凍結(jié)、凍結(jié)3 3、刪除標記、刪除標記 8業(yè)務流程名稱業(yè)務流程名稱 9業(yè)務情景業(yè)務情景2 2、創(chuàng)建員工主數(shù)據(jù)，并進行主要修改操作、創(chuàng)建員工主數(shù)據(jù)，并進行主要修改操作目的：學會如何在應付模塊目的：學會如何在應付模塊創(chuàng)建員工創(chuàng)建員工主數(shù)據(jù)，并進行相主數(shù)據(jù)，并進行相關(guān)操作關(guān)操作提示：提示： TCODETCODE：FK01FK01、 FK02FK02、 FK05FK05、 FK06FK06 帳號：帳號：EXXXX9XXX

6、EXXXX9XXX 賬戶組：賬戶組：SK98SK98 公司代碼：公司代碼：11801180 供應商名稱：供應商名稱：XXXXXX（學員號）（學員號） 統(tǒng)馭科目：統(tǒng)馭科目： 21810300002181030000實際結(jié)果：實際結(jié)果： 員工主數(shù)據(jù)號碼：員工主數(shù)據(jù)號碼：10維護員工主數(shù)據(jù)的主要操作：維護員工主數(shù)據(jù)的主要操作： 更改更改 FK02FK02 凍結(jié)凍結(jié)/ /解凍解凍 FK05FK05 刪除標記刪除標記/ /解刪除標記解刪除標記 FK06FK06主要操作主要操作11業(yè)務流程名稱業(yè)務流程名稱 12業(yè)務情景業(yè)務情景3 3、預付款的支付、預付款的支付目的：學會在系統(tǒng)中對無采購訂單的供應商進行目的

7、：學會在系統(tǒng)中對無采購訂單的供應商進行預付款處理預付款處理 業(yè)務情景：業(yè)務情景： 對練習對練習1 1的供應商預付款的供應商預付款10001000元，元， 對練習對練習2 2的員工進行出差借款處理的員工進行出差借款處理50005000元，元， 提示：會計提示：會計 - - 財務會計財務會計 - - 應付帳款應付帳款 -憑證輸入憑證輸入 -預付定金預付定金- - 預預付定金付定金F-48F-48TCODETCODE：F-48F-48特別總帳標志分別為：特別總帳標志分別為：1 1、K K實際結(jié)果：實際結(jié)果： 預付供應商憑證：預付供應商憑證：預付員工借款憑證：預付員工借款憑證：13特別總賬科目特別總賬

8、科目 一個總帳科目，不能直接記賬；一個總帳科目，不能直接記賬；對特殊業(yè)務進行區(qū)分，即一個供應商對應除了對特殊業(yè)務進行區(qū)分，即一個供應商對應除了應付帳款外應付帳款外的其他總的其他總帳科目。帳科目。特別總賬借貸特別總賬借貸記賬碼記賬碼+ +特別總賬標志特別總賬標志 特別總賬科目特別總賬科目如如 ：29+1 29+1 預付帳款借方預付帳款借方 39+Y 39+Y 銀行承兌匯票貸方銀行承兌匯票貸方 供應商相當于一個子帳，特別總賬科目相當于總帳供應商相當于一個子帳，特別總賬科目相當于總帳14特別總賬科目圖示特別總賬科目圖示供應商供應商 A A10001000供應商供應商 B B500500特別總賬科目特

9、別總賬科目預付賬款（預付賬款（11510100001151010000）5005001000100029+139+1思考思考：如果把：如果把1換成換成Y、Z、K，則記帳到哪一科目？，則記帳到哪一科目？15記賬碼記賬碼記賬碼：記賬碼：它決定了以下幾方面：它決定了以下幾方面：1 1、每一行項目記賬到總賬科目的科目類型、每一行項目記賬到總賬科目的科目類型2 2、憑證行項目記賬的是借方還是貸方、憑證行項目記賬的是借方還是貸方3 3、附加信息、附加信息q4040 總帳科目借方總帳科目借方q5050 總帳科目貸方總帳科目貸方q21 21 供應商借方供應商借方q3131 供應商貸方供應商貸方q2 29 9

10、特別總帳借方特別總帳借方q39 39 特別總帳貸方特別總帳貸方記賬碼舉例記賬碼舉例: :16應付模塊統(tǒng)馭科目應付模塊統(tǒng)馭科目/ /特別總賬科目特別總賬科目17供應商特別總賬科目具體實例供應商特別總賬科目具體實例借：借：（供應商）（供應商）2929（供應商特別總賬（供應商特別總賬科目借方記賬碼）科目借方記賬碼）1 1預付賬款預付賬款借：借：預付賬款預付賬款貸：貸：銀行存款銀行存款5050（總賬科目貸方記（總賬科目貸方記賬碼）賬碼）貸：貸：銀行存款銀行存款18本章要點本章要點要點：要點： 1 1、特別總帳科目、特別總帳科目2 2、預付貨款、預付貨款3 3、員工借款、員工借款 19業(yè)務流程名稱業(yè)務流

11、程名稱 20業(yè)務情景業(yè)務情景4 4 處理有采購訂單的供應商發(fā)票處理有采購訂單的供應商發(fā)票目的：學會在系統(tǒng)中對一張目的：學會在系統(tǒng)中對一張供應商發(fā)票供應商發(fā)票進行校驗進行校驗業(yè)務情景：業(yè)務情景： 采購員收到供應商發(fā)票，對發(fā)票、訂單、入庫單進行采購員收到供應商發(fā)票，對發(fā)票、訂單、入庫單進行三匹配，預制發(fā)票。再轉(zhuǎn)給應付賬款會計進行審批，并三匹配，預制發(fā)票。再轉(zhuǎn)給應付賬款會計進行審批，并進行發(fā)票過賬（發(fā)票校驗）處理。進行發(fā)票過賬（發(fā)票校驗）處理。提示：提示： TCODETCODE： MIR7、MIR6、MIRO實際結(jié)果：實際結(jié)果： 發(fā)票憑證號：發(fā)票憑證號： 財務憑證號：財務憑證號：21采購循環(huán)采購循環(huán)

12、應付GR/IRXXA/PX現(xiàn)金 X采購申請采購申請( (MM)MM)采購訂單采購訂單( (MM)MM)供應商供應商付款付款 ( (FI)FI) FI FI 計劃計劃 MRP PP SDMRP PP SD 訂單訂單 運行運行 生產(chǎn)生產(chǎn) 銷售銷售 訂單訂單 訂單訂單 RFQ/詢價 庫存 XGR/IR X報價 FI FI 收貨收貨( (MM)MM)發(fā)票校驗( (MM)MM)22GRGR：基于收貨的校驗：基于收貨的校驗IRIR：基于發(fā)票的校驗：基于發(fā)票的校驗GR/IRGR/IR的作用：的作用： 屬于一個過渡科目，將進行收貨和發(fā)票校驗的兩個部門的業(yè)務集成屬于一個過渡科目，將進行收貨和發(fā)票校驗的兩個部門的

13、業(yè)務集成起來起來GR/IRGR/IR的余額調(diào)整：的余額調(diào)整：余額為余額為0：不須調(diào)整：不須調(diào)整借方余額：借方余額：發(fā)票已記帳，貨物末收到發(fā)票已記帳，貨物末收到 在途材料在途材料 BNG貸方余額：發(fā)票末到，貨物已入庫貸方余額：發(fā)票末到，貨物已入庫 暫估應付款項暫估應付款項 GNBGR/IRGR/IR 23存貨存貨GR/IRGR/IR供應商供應商發(fā)票流程發(fā)票流程 24本章要點本章要點要點：要點： 1 1、采購流程、采購流程2 2、GR/IRGR/IR3 3、事后借記、事后借記 25業(yè)務流程名稱業(yè)務流程名稱 26業(yè)務情景業(yè)務情景5 5 處理無采購訂單的供應商發(fā)票處理無采購訂單的供應商發(fā)票目的：學會在

14、系統(tǒng)中輸入一張目的：學會在系統(tǒng)中輸入一張無采購訂單的供應商無采購訂單的供應商發(fā)票發(fā)票業(yè)務情景：業(yè)務情景： 供應商：練習供應商：練習1 1創(chuàng)建的供應商創(chuàng)建的供應商 總賬科目：印刷費總賬科目：印刷費 42001700004200170000， 金額：金額：20002000提示：提示： TCODETCODE： FB60實際結(jié)果：實際結(jié)果： 財務憑證號碼：財務憑證號碼：27員工報銷補償員工報銷補償預付飛機票預付飛機票員工出差借款員工出差借款辦公室文具或服務辦公室文具或服務發(fā)票流程發(fā)票流程28業(yè)務流程名稱業(yè)務流程名稱 29業(yè)務情景業(yè)務情景6 6 、預付款的清理、預付款的清理目的：學會在系統(tǒng)中對供應商的目

15、的：學會在系統(tǒng)中對供應商的預付款進行清理預付款進行清理 業(yè)務情景：業(yè)務情景： 對練習對練習3 3的供應商預付款的供應商預付款10001000元，參照練習元，參照練習5 5輸入的發(fā)票，輸入的發(fā)票，金額金額20002000元，對供應商應付和預付款進行清賬，并支付剩余元，對供應商應付和預付款進行清賬，并支付剩余款款10001000元元提示：會計提示：會計 - - 財務會計財務會計 - - 應付帳款應付帳款 - - 帳戶帳戶 - - 清帳清帳 F-44F-44 TCODE TCODE： F-44F-44實際結(jié)果實際結(jié)果 清帳憑證：清帳憑證： 付款憑證付款憑證: :30業(yè)務流程名稱業(yè)務流程名稱 31業(yè)務

16、情景業(yè)務情景7 7、處理員工報銷業(yè)務、處理員工報銷業(yè)務目的：學會對員工目的：學會對員工報銷報銷的業(yè)務進行處理的業(yè)務進行處理業(yè)務情景：業(yè)務情景： 員工借款員工借款50005000元（參照練習元（參照練習3 3） 報銷差旅費報銷差旅費30003000元，元， 歸還借款歸還借款20002000元元提示：提示： TCODETCODE：FB60FB60、 F-44F-44實際結(jié)果實際結(jié)果 發(fā)票憑證：發(fā)票憑證： 清帳憑證：清帳憑證：32員工員工 員工統(tǒng)馭科目為：其他應付款員工統(tǒng)馭科目為：其他應付款借貸記帳碼借貸記帳碼29、39特別總帳標志特別總帳標志K備用金個人借款備用金個人借款 1192000001+3

17、3業(yè)務流程名稱業(yè)務流程名稱 34業(yè)務情景業(yè)務情景8 8、處理付款業(yè)務、處理付款業(yè)務目的：學會在系統(tǒng)中對供應商的進行目的：學會在系統(tǒng)中對供應商的進行付款付款業(yè)務情景：業(yè)務情景： 使用練習使用練習5 5輸入的發(fā)票，對該供應商進行付款處理。輸入的發(fā)票，對該供應商進行付款處理。提示：提示： TCODETCODE： F-53F-53實際結(jié)果：實際結(jié)果： 財務憑證財務憑證35 行項目及未清項行項目及未清項行項目：行項目：即明細會計分錄，即明細會計分錄， 包括借貸方、科目名稱、貨幣金額、成本中心、利潤中心等。包括借貸方、科目名稱、貨幣金額、成本中心、利潤中心等。未清項與已清項的關(guān)系：未清項與已清項的關(guān)系：在

18、在SAP系統(tǒng)中，幾乎所有的統(tǒng)馭科目都采用未清項管理。把交易末完成，系統(tǒng)中，幾乎所有的統(tǒng)馭科目都采用未清項管理。把交易末完成，尚末結(jié)清的行項目定義為尚末結(jié)清的行項目定義為未清項未清項；未清項需要有后續(xù)業(yè)務進行清賬處理，關(guān)于該項目的所有業(yè)務操作都已經(jīng)未清項需要有后續(xù)業(yè)務進行清賬處理，關(guān)于該項目的所有業(yè)務操作都已經(jīng)完成的項目稱為完成的項目稱為已清項已清項。 36Doc. No. Posting date Amount123456 xx/xx/xx$1000123457 xx/xx/xx$2000Doc. No. Posting date Amount123456 xx/xx/xx$100076543

19、2 xx/xx/xx$1000-123457 xx/xx/xx$2000765433 xx/xx/xx$2000-行項目及未清項行項目及未清項2個行項目均是未清項個行項目均是未清項37付款付款全額付款全額付款部分付款部分付款剩余支付剩余支付部分支付部分支付38手工付款錄入手工付款錄入 F-53自動付款程序自動付款程序 F110付款流程付款流程39選擇行項目選擇行項目 適用于多張發(fā)票適用于多張發(fā)票付款流程付款流程40業(yè)務流程名稱業(yè)務流程名稱 41業(yè)務情景業(yè)務情景9 9、對付款憑證進行沖銷、對付款憑證進行沖銷目的：學會在系統(tǒng)中對供應商的付款憑證進行沖銷目的：學會在系統(tǒng)中對供應商的付款憑證進行沖銷在系統(tǒng)中對一張付款憑證進行沖銷在系統(tǒng)中對一張付款憑證進行沖銷業(yè)務情景：業(yè)務情景： 對練習對練習8 8 產(chǎn)生的付款憑證進行重置沖銷產(chǎn)生的付款憑證進行重置沖銷 （發(fā)票憑證的沖銷參總帳業(yè)務（發(fā)票憑證的沖銷參總帳業(yè)務FB08） 提示：提示： TCODET