會議管理指引

1、會議管理指引編制日期審核日期批準日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內容修改人審核人批準人一、概述目的切實提高公司會議效率，規(guī)范公司會議管理流程。適用范圍適用于公司各類會議的組織管理。術語和定義1.1. 管理會議：指公司在經營管理過程中，為確保公司運營效果、效率而召開的例會、協(xié)調會、總結會、預算會等。1.2. 專題會議：指公司在項目開發(fā)過程根據(jù)業(yè)務開展的需要，對開發(fā)相關的某一個事項進行研究、討論、評審、決策的會議，最大的特點是與項目開發(fā)息息相關。1.3. 文化會議：指公司為宣傳企業(yè)文化、倡導員工聯(lián)誼、營造良好的企業(yè)氛圍而召開的務虛類會議。二、工作程序1. 職責說明1.1. 會議經辦部門1） 會議經辦

2、部門是指根據(jù)不同會議性質和特點，由相關部門為會議組織經辦部門。2） 負責會議的召集、發(fā)起、倡議、組織工作。3） 負責會議紀要整理、下發(fā)、跟蹤落實。1.2. 相關部門1） 根據(jù)制度與流程和經辦部門要求，參與會議并提出意見或建議。2） 對會議決議事項負責執(zhí)行落實本部門職責范圍內的工作。1.3. 分管領導/公司總經理1） 根據(jù)制度與流程參與會議、提供決策意見。2） 推動協(xié)調需要跨部門溝通或協(xié)調的事項。2. 會議組織2.1. 會議準備：會議由經辦部門負責組織，組織會議需經辦部門負責人以上人員確認方可發(fā)起。發(fā)起會議應充分考慮必要性，凡可通過會下溝通方式解決的事項，應盡量避免采用會議方式。2.2. 會議確

3、認：經辦部門需事先對重要參會人的出席時間、會議室空缺進行確認后方發(fā)起會議。需要公司總經理、分管領導參會的，須提前與相關領導協(xié)調確認。2.3. 參會人員：參會人范圍應盡量精簡，嚴格限制在與會議內容有直接關系的人員，包括需直接提供信息、參與意見和決策的人員，其他非直接人員以會后發(fā)送紀要的形式告知會議結果。2.4. 會務安排：經辦部門召開會議需按規(guī)定程序向人力行政中心提出會務申請，由人力行政中心統(tǒng)一安排會議時間和會議室；不同會議的開始時間應至少間隔30分鐘。凡有會議設備需求，如投影儀、白板、電腦、音響設備等，應在申請中詳細注明，并及時與人力行政中心確認。2.5. 資料準備：凡需參會人員事先做準備的工

4、作（如就某具體議題事先溝通、準備意見等），應在會議通知中加以注明。會議文件應盡可能提前備妥并作為會議通知附件發(fā)參會人。相關人員應按照要求做好會前議題資料準備。2.6. 會議時間：1) 會議總體時間（包括開始與結束時間）、單項議程的時間和發(fā)言人等應盡量在申請或通知內明確，以便于會議過程控制。臨時性緊急會議由組織人負責通知，但需將通知同時抄送人力行政中心。2) 除臨時性緊急會議之外，會議通知應至少提前1個工作日發(fā)出，以便參會人進行充分準備。3) 會議結束時間最長可延遲30分鐘，如仍有未盡事宜，則需另行安排會議，避免影響后續(xù)會議的正常進行。2.7. 會議用餐：會議進行至用餐時間，盡量安排休會用餐，無

5、特殊情況不得在會議室內用餐。3. 會議出勤原則3.1. 會議委托制：所有會議發(fā)起召集部門需按要求提前通知參會人員，參會人員需按時出席，如不能出席需向發(fā)起人或發(fā)起部門負責人請假，并委派代表參加，并交代好本人或本部門需在會中提交的問題，受托人也需將會議的精神轉達委托人。3.2. 會議簽到制：會議發(fā)起部門需在會前準備簽到表，所有參會人員需按要求時間準時出席并簽到，遲到或早退者按公司行政管理規(guī)定處罰。4. 會議過程控制管理4.1. 會議發(fā)起人應做到：1) 會議資料齊備。2) 議題明確。3) 會前對議題征詢參會人員意見。4) 會前溝通充分，便于上會形成決議。4.2. 會議主持人負責主導和控制會議進程，明

6、確會議結果，應做到：1) 主動控制會議進程，嚴格按議程控制討論時間，超出時間主持人應對發(fā)言人給予提醒。2) 及時控制發(fā)言人跑題、小范圍討論等現(xiàn)場秩序雜亂情況。3) 嚴格檢查和執(zhí)行會議紀律。4) 進行總結性發(fā)言，包括對照會議議程逐項明確會議結論、通報會議獎罰等。4.3. 會議參會人應做到：1) 準時參會。2) 接到會議通知后，提前認真閱讀會議文件并就相關議題和發(fā)言進行準備，以縮短討論時間。3) 會議發(fā)言應簡單明瞭，緊密圍繞主題，避免超時。4) 注意力集中，不從事任何與會議主題無關的事務。5) 遵守會議紀律，保持會場秩序，聽從主持人安排。4.4. 會議記錄人應做到：1) 清楚記錄發(fā)言要點及結論，要

7、求。2) 對照議程逐項記錄要點，包括任務安排、討論結果、經主持人明確的會議結論等。3) 會議如有需上報未出席會議的領導決定的事項，應在紀要中明確記錄內容及報審領導。4) 會后48小時內應整理出會議紀要，上報參會最高領導審批。紀要簽發(fā)后應下發(fā)參會人員、會議內容相關人員、人力行政中心和運營管理中心。5. 會議跟蹤與反饋5.1. 任何會議均需形成紀要（個別會議甚至需要形成視頻音像資料），作為會議成果的記錄文件，并注意保存和歸檔。會議紀要應保證最大范圍地發(fā)送給相關公司及人員，并抄送人力行政中心備案，以確保會議信息的有效溝通。5.2. 主辦部門應當負責對會議有關內容的進行督辦落實。6. 會議室管理6.1

8、. 預約登記：各部門如需使用會議室，需根據(jù)會議需要及人員情況選擇相應的會議室，并提前一天提交OA系統(tǒng)的會議流程向人力行政中心提出申請，并詳細填寫會議所需的各項會務服務內容（如水果、保潔、設備、網絡、電器等等）。人力行政中心根據(jù)通知要求進行統(tǒng)一安排。未能提前預約登記或臨時性使用時，和其他部門的會議時間發(fā)生沖突，則要靈活安排，請各部門給予諒解。6.2. 會前準備：人力行政中心接到通知后，根據(jù)要求的內容、人數(shù)、時間進行安排會務準備，準備工作在會議開始半小時前結束，然后由會議經辦人進行驗收并簽字認可。6.3. 會務服務：使用會議室的各項電器設備，原則上應當由人力行政中心相關人員統(tǒng)一進行操作服務，如會議

9、室的使用人員要求自行操作或特殊情況，使用人員應嚴格按照設備的使用程序操作，保證設備的完好及會議的順利進行。三、支持文件四、相關記錄1） 會議簽到表2） 會議室使用申請表3） 會議紀要（格式文本）4） 業(yè)務環(huán)節(jié)關鍵決策會議清單(參考)5） 會議管理體系（匯總）6） 經營管理會議體系7） 項目開發(fā)決策會議體系五、附件附件1： 公司運營會議體系一、 會議分類會議類別會議級別會議目標及議題會議時間（示意）組織人參會人主持人管理會議A-1 公司月例會總經理辦公會（公司級）推動戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃與實施；研究部署重大事項；協(xié)調各分管業(yè)務口的重大節(jié)點及計劃實施每雙月的5號運營管理中心經營班子成員及相關領導總經理月度

10、計劃協(xié)調會（公司級）總結上月計劃執(zhí)行情況，審議并協(xié)調推動當月工作計劃每月2號運營管理中心經營班子成員、各相關部門負責人及項目負責人運營分管領導/運營管理中心負責人接上表接上表月度營銷策略評定會總結上月營銷策略，制訂營銷策略方案每月1號營銷策劃中心各相關部門領導營銷分管領導/營銷策劃中心負責人A-2月成本例會月度成本檢視會總結上月預算執(zhí)行情況及分析原因每月7號成本管理中心各相關領導及相關部門負責人成本分管副總/成本管理中心負責人A-3月/季/半年績效例會月/季/半年績效考核評估會對各被考核人月/季/半年各項工作指標及工作業(yè)績進行評估及打分每月/每季初/每年七月初人力行政中心/運營管理中心經營班子

11、成員及相關人員運營分管領導A-4半年總結會戰(zhàn)略、計劃、成本總結回顧會（公司級）半年工作的回顧總結，下半年工作計劃及全年計劃的推進每年7月運營管理中心總經理、各分管領導及各部門負責人總經理A-5年度研討會發(fā)展戰(zhàn)略研討會（公司級）宏觀經濟發(fā)展態(tài)勢；市場調研情況匯報；當?shù)赝恋亟灰浊闆r及地塊分析報告；年度戰(zhàn)略規(guī)劃及定位的討論每年底投資發(fā)展中心部門經理級以上管理人員投資分管領導 A-6年度計劃會經營計劃討論（公司級）公司年度經營計劃每年度11-12月運營管理中心總經理、分管領導及部門經理總經理A-7年度全員大會述職總結及計劃安排宣布（公司級）年度公司及工作總結及下一年度公司及部門工作計劃每年末人力行政中

12、心/運營管理中心全體員工運營管理中心負責人A-8周部門例會各部門內部例會各部門內部工作安排及階段性工作總結每月兩次部門負責人部門全部員工（可邀請分管領導）部門負責人專題會議A-9項目開發(fā)決策會議涉及項目開發(fā)決策重要事項（公司級）項目開發(fā)過程中的重要業(yè)務決策事項，如規(guī)劃方案、營銷方案根據(jù)業(yè)務需要不定期組織業(yè)務部門/分管領導經營班子成員及相關成員業(yè)務部門/分管領導A-10項目進度協(xié)調會涉及項目進度的各類事務的協(xié)調匯報項目進度情況；項目配合情況分析及總結；協(xié)調解決各類現(xiàn)場問題各項目每月一次或根據(jù)需要調整項目經理/運營管理中心負責人項目群及相關職能部門負責人項目經理文化會議A-11務虛會議公司聯(lián)誼類、

13、員工活動類、座談類會議（公司/部門級）以公司/部門為范圍組織的員工聯(lián)誼、文化聯(lián)歡、春茗酒會、座談類會議等根據(jù)需要策劃具體時間人力行政中心臨時策劃臨時指定備注：以上會議A-10專題會議根據(jù)需要召開，會前需進行詳細規(guī)劃，其余會議不再詳述，按表中所列時間及要求定期召開。二、 項目開發(fā)決策會議體系說明1) 項目開發(fā)決策會議：是指房地產項目開發(fā)過程中的決策或評審會議，通常是與開發(fā)業(yè)務緊密相關的專題會議。2) 根據(jù)階段成果的規(guī)劃，從“項目可研”至“項目后評估”，可以根據(jù)實際情況設計若干會議開發(fā)決策會議或專業(yè)會議。3) 決策會議確定的依據(jù)包括：房地產項目開發(fā)主線路中的關鍵環(huán)節(jié)；包含公司權責手冊中涉及項目開發(fā)的決策會議。4) 凡本文件中所列出的會議，上會前議題主責部門應做好會前的溝通，力求達到相關部門意見一致，如存在分歧主責部門應提出備選方案和明確的推薦性意見