會(huì)議管理及事務(wù)管理

1、第一章 會(huì)議管理第一節(jié) 會(huì)前籌備一、會(huì)議籌備方案的擬訂（一）相關(guān)知識(shí) 1、會(huì)議籌備方案的內(nèi)容（1）確定會(huì)議的主題與議題（2）確定會(huì)議的名稱（3）確定會(huì)議的議程（4）確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)（5）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要（6）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作（7）確定會(huì)議與會(huì)代表的組成（8）確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工2、會(huì)議籌備方案的作用（1）確保會(huì)議的周密組織（2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位（3）確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行3、電話會(huì)議及視頻會(huì)議的知識(shí)（1）電話會(huì)議 A、電話會(huì)議交流信息

2、的特點(diǎn)： 方便靈活，準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速，花費(fèi)少 缺少身體語(yǔ)言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流 可以搭配其他通信方式（如傳真、電子郵件） 適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)B、電話會(huì)議信息工作的要求：準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書(shū)面信息材料合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備按時(shí)接通電話互相通報(bào)出席情況做好會(huì)議紀(jì)錄（2）視頻會(huì)議A、視頻會(huì)議的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳遞打破了空間的限制節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。交流效果較好局限：準(zhǔn)備時(shí)間較長(zhǎng)，初始投入成本較高。B、視頻會(huì)議信息工作的要求發(fā)出開(kāi)會(huì)信息分發(fā)文件信息資料布置會(huì)場(chǎng)設(shè)置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備做好會(huì)議信息準(zhǔn)備采用先集中后分散的形式匯總情況信息4、遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)（1）遠(yuǎn)程

3、會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)（2）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)間、參加會(huì)議人數(shù)、與會(huì)人員的電話號(hào)碼、主持人姓名等。（3）會(huì)議程序、議程及其他材料必須盡量寄給與會(huì)人員，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論（4）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求5、會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求（1）要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類(lèi)型組織人員隊(duì)伍（2）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)

4、，定期溝通。（二）工作程序組建會(huì)議籌備委員會(huì)分成籌備小組形成籌備方案領(lǐng)導(dǎo)審核方案1、組建會(huì)議籌備委員會(huì)2、劃分籌備機(jī)構(gòu)各小組，選舉或指派籌備方案編寫(xiě)負(fù)責(zé)人3、與領(lǐng)導(dǎo)溝通，確定會(huì)議的主題與議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需設(shè)備和工具、文件的范圍、與會(huì)代表的組成、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及住宿和餐飲安排4、方案擬出后要交上司審核，再行具體安排與部署。（三）注意事項(xiàng)1、電話會(huì)議語(yǔ)言使用的注意事項(xiàng)2、安排座位的注意事項(xiàng)3、提前準(zhǔn)備工作的基本要求：充分、周密、安全（四）相關(guān)鏈接1、會(huì)議籌備方案與會(huì)議策劃方案的區(qū)別與聯(lián)系2、會(huì)議座位安排的方法（1）較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排（2）中小型會(huì)議的座次安排二）工作程序1、開(kāi)會(huì)檢

5、查的程序2、現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序（三）注意事項(xiàng)1、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的匯報(bào)材料2、對(duì)檢查所發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的糾正三、審核會(huì)議文件（一）相關(guān)知識(shí)1、會(huì)議文件的類(lèi)型（1）有關(guān)會(huì)議立項(xiàng)方面的文件（2）有關(guān)會(huì)議籌備工作的文件（3）有關(guān)會(huì)議內(nèi)容的文件（4）有關(guān)會(huì)議宣傳報(bào)道的文件（5）有關(guān)會(huì)議管理與服務(wù)方面的文件（6）不同載體的信息材料（7）各種形式的文件材料2、會(huì)議文件審核的內(nèi)容（1）審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性（2）審核會(huì)議文件的具體內(nèi)容3、會(huì)議文件審核的方法（1）對(duì)校法（2）折校法（3）讀校法（二）工作程序（1）由起草文件的秘書(shū)就文件內(nèi)容進(jìn)行自審，使會(huì)議文件在初始期就能?chē)?yán)格把關(guān)。（2）由主管秘書(shū)進(jìn)行會(huì)議文件的初審。

6、（3）如會(huì)議文件的內(nèi)容涉及的部門(mén)較多，要進(jìn)行必要的會(huì)審。（4）在會(huì)議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜（一）相關(guān)知識(shí)1、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的意義2、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則（1）時(shí)間性原則（2及時(shí)性原則（3）全面性原則3、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法（1）定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書(shū)面報(bào)告（2）由會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議的情況（3）領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會(huì)議（4）其他途徑4、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī)（1）會(huì)議籌備階段（2）會(huì)中階段（3）會(huì)后階段（二）工作程序1、明確會(huì)議的目標(biāo)2、明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑3、確定溝通的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，

7、指定會(huì)議記錄人員4、檢查溝通過(guò)程中所需要的各類(lèi)文件、音像等資料。5、向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，同時(shí)應(yīng)講明會(huì)議籌備或舉行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和難題。6、聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄。7、將記錄通過(guò)某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。（三）注意事項(xiàng)（四）相關(guān)鏈接1、分配會(huì)議組織與服務(wù)工作應(yīng)考慮的因素2、會(huì)議協(xié)調(diào)五、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案（一）相關(guān)知識(shí)1、會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容（1）會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題（2）出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員2、會(huì)議應(yīng)急方案的作用3、處理會(huì)議突發(fā)事件的方法（1）處理人員問(wèn)題（2）處理場(chǎng)地問(wèn)題（3）處理設(shè)備問(wèn)題（4）處理資料問(wèn)題（5）處理健康與安全問(wèn)題（6）處理行

8、為問(wèn)題（二）工作程序 預(yù)測(cè)情況準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案討論會(huì)議緊急情況確定會(huì)議應(yīng)急方案（三）注意事項(xiàng)1、住宿安排要妥善2、餐飲服務(wù)要周到3、醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無(wú)患4、交通保障應(yīng)落實(shí)到位5、會(huì)議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定、可靠、迅速6、在娛樂(lè)生活上需豐富多彩7、會(huì)議值班要制度健全，人員要堅(jiān)守崗位（五）相關(guān)鏈接1、會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn)有的放矢；預(yù)防為主；留有余地2、會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則（1）思想上充分重視（2）在人、財(cái)、物方面要措施到位3）在實(shí)施的過(guò)程中要堅(jiān)持定期檢查。第二節(jié) 會(huì)中服務(wù)一、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行（一）相關(guān)知識(shí)1、推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程應(yīng)遵循的原則2、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行的意義（二）工作程序了解議題和議程準(zhǔn)時(shí)宣布

9、開(kāi)會(huì)有效引導(dǎo)議題（三）注意事項(xiàng)二、監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用（一）相關(guān)知識(shí)1、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類(lèi)型（1）與會(huì)人員交費(fèi)（2）參展商交費(fèi)（3）聯(lián)合主辦者交費(fèi)（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配（6）其他收入項(xiàng)目2、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的主要方面（1）文件資料費(fèi)（2）郵電通訊費(fèi)用（3）會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)（4）會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)（5）會(huì)議辦公費(fèi)（6）會(huì)議宣傳交際費(fèi)（7）會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)（8）會(huì)議伙食補(bǔ)貼（9）會(huì)議交通費(fèi)（10）其他開(kāi)支3、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督方法（1）報(bào)告和會(huì)議（2）授權(quán)與自我控制（3）質(zhì)量4）損益平衡表（5）比率分析（6）審核時(shí)要逐項(xiàng)細(xì)審（二）工作程序 申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)主管領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)部審批財(cái)務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫(xiě)支票經(jīng)費(fèi)支

10、出審核會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出（三）注意事項(xiàng)1、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用中的各種票據(jù)管理。2、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的制定是控制會(huì)議成本、提高會(huì)議效率、節(jié)省時(shí)間和資金的重要手段。3、一些費(fèi)用的名稱要具體規(guī)范。（3）一些費(fèi)用的名稱要具體規(guī)范（4）購(gòu)買(mǎi)會(huì)議用品要充分考慮各種用品、耗材的價(jià)格比，力求價(jià)廉物美（5）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格和用品報(bào)銷(xiāo)的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。（6）有些會(huì)議用品或紀(jì)念品要在預(yù)算后附錄詳細(xì)的物品報(bào)價(jià)表。（五）相關(guān)鏈接1、網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布宣傳的經(jīng)費(fèi)預(yù)算2、會(huì)議收款的方法和時(shí)機(jī)三、處理會(huì)中突發(fā)事件（一）相關(guān)知識(shí)1、會(huì)中突發(fā)事件的類(lèi)型（1）人員問(wèn)題（2）健康與安全問(wèn)題（3行為問(wèn)題2、會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則3、處理會(huì)中突

11、發(fā)事件的方法（1）處理人員問(wèn)題（2處理健康與安全問(wèn)題（3處理行為問(wèn)題（二）工作程序 向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施應(yīng)急方案必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援善后工作（向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通）（三）注意事項(xiàng)1、處理會(huì)議突發(fā)事件的責(zé)任分工2、突發(fā)事件與規(guī)章制度第三節(jié) 會(huì)后落實(shí)一、會(huì)議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求（一）相關(guān)知識(shí)1、會(huì)議總結(jié)的目的2、會(huì)議總結(jié)的內(nèi)容3、會(huì)議總結(jié)的方法與要求（1）會(huì)議總結(jié)的方法有座談會(huì)、表彰會(huì)和書(shū)面總結(jié)（2）會(huì)議總結(jié)的要求（二）工作程序?qū)?huì)議征詢意見(jiàn)，擬就工作總結(jié)稿向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論（2）影響會(huì)議效率的主要因素2、會(huì)議評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)（1）目標(biāo)（2）會(huì)議時(shí)間評(píng)估（3）與會(huì)人員參

12、與會(huì)議的狀態(tài)與收獲；對(duì)會(huì)議的滿意程度與理由；提出改進(jìn)的意見(jiàn)或建議（4）會(huì)議服務(wù)評(píng)估（5）會(huì)議實(shí)際費(fèi)用支出、會(huì)議成本評(píng)估3、會(huì)議評(píng)估工作的方法和要求4、會(huì)議效果評(píng)估表格的設(shè)計(jì)方法（1）對(duì)會(huì)議管理工作的總體評(píng)估（2）對(duì)主持人的評(píng)估（3）對(duì)會(huì)議工作人員的評(píng)估（4）設(shè)計(jì)會(huì)議評(píng)估表格需考慮的要素5、會(huì)議效果評(píng)估的表格數(shù)據(jù)分析（1）會(huì)議類(lèi)型（2）應(yīng)以相應(yīng)的格式整理表顯示各種數(shù)據(jù)，并將其用于活動(dòng)的最終報(bào)告中。（3）對(duì)數(shù)據(jù)的分析要點(diǎn)（二）工作程序分析影響會(huì)議效果的主要因素設(shè)計(jì)會(huì)議效果評(píng)估表匯總評(píng)估結(jié)果三、注意事項(xiàng)1、欠缺會(huì)議記錄2、對(duì)決議落實(shí)不力3、不對(duì)會(huì)議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)4、不解散已完成任務(wù)的委員會(huì)或工作

13、小組5、與會(huì)人員對(duì)會(huì)議感到不滿四、相關(guān)鏈接1、會(huì)議要開(kāi)得短2、安排較多的活動(dòng)，使會(huì)議獲最大限度的價(jià)值。3、特別注意選擇地點(diǎn)4、對(duì)與會(huì)人員名單要精益求精5、如果請(qǐng)公關(guān)公司籌辦會(huì)議，應(yīng)多看多問(wèn)。6、如果對(duì)于某會(huì)議承辦公司的工作感到滿意，可考慮與它長(zhǎng)期合作。7、討價(jià)還價(jià)。第二章 事務(wù)管理第一節(jié) 接待一、確定涉外禮賓次序（一）相關(guān)知識(shí)1、涉外接待的原則和要求（1）涉外接待的原則不卑不亢；依法辦事；內(nèi)外有別；尊重個(gè)人；女士?jī)?yōu)先；入鄉(xiāng)隨俗；2、禮賓次序（1）依照來(lái)賓所在國(guó)家或地區(qū)的名稱的拉丁字母的先后來(lái)排列其次序（2）依照來(lái)賓的具體身份與職務(wù)的高低來(lái)排列其次序（3）依照來(lái)賓抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的具體時(shí)間早晚來(lái)排列其先

14、后次序（4）依照來(lái)賓告知東道主自己決定到訪的具體時(shí)間的先后來(lái)排列其次序（5）不排列（二）禮賓次序確定步驟1、確定禮賓次序方案2、提前通知有關(guān)各方3、按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序（1）按禮賓次序排列座次（2）按禮賓次序排列名次（3按禮賓次序排列出場(chǎng)次序二、安排涉外迎送儀式（一）相關(guān)知識(shí)1、涉外迎送儀式的要求（1）發(fā)出邀請(qǐng)（2）準(zhǔn)備工作（3）善始善終2、著裝要求（二）工作程序1、確定迎候人員2、準(zhǔn)備迎賓的物品3、見(jiàn)面講究禮節(jié)4、送行前的拜訪5、安排送行儀式 三、安排涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談和拜訪（一）相關(guān)知識(shí)1、涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談的要求2、拜訪的要求（二）工作程序1、約定2、通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)3、準(zhǔn)備工作了解背景資料；會(huì)見(jiàn)會(huì)談的地點(diǎn)選擇、布置與檢查；人員安排4、迎接客人5、會(huì)見(jiàn)、會(huì)談6、送別客人四、涉