行政秘書學考試知識點

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上名詞解析1、 公務秘書：指為黨政機關(guān)、軍隊、社會團體、國有（或集團）企事業(yè)單位服務的秘書。2、 秘書工作：是因領(lǐng)導工作需要而存在的，是機關(guān)工作的一部分。秘書工作在領(lǐng)導工作中具有輔助性，在機關(guān)工作中具有樞紐性。3、 協(xié)調(diào)：是指秘書人員在職責范圍內(nèi)，或根據(jù)領(lǐng)導授權(quán)，調(diào)整和改善部門之間、工作之間、人與人之間的關(guān)系，促使機關(guān)活動趨向同步化、和諧化，以實現(xiàn)共同目標的行為過程。（103）4、 期望值：是人們對他人或社會的期望指數(shù)。（105）5、 聽知能力：又稱理解能力。是秘書人員基本能力要求之一。聽取領(lǐng)導者的口頭指示，記錄與會者的發(fā)言和來訪者的陳述，都離不開秘書人員的聽知能力。秘

2、書人員的聽知能力要求秘書人員注意力高度集中，具有迅速準確的理解能力。（94）6、 公務接洽：是辦理領(lǐng)導機關(guān)、平行單位、下級組織與本機關(guān)聯(lián)系公務事宜的接洽工作。（41）7、 公文：公務文書的簡稱，屬于應用文。廣義上，指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務形成的文字材料。狹義上，指黨政機關(guān)處理公務時所使用的公文。（151）8、 決定：9、 “T”型人才：是指按知識結(jié)構(gòu)區(qū)分出來的一種新型人才類型。用字母“T”來表示他們的知識結(jié)構(gòu)特點?！啊北硎居袕V博的知識面，“|”表示知識的深度。兩者的結(jié)合，既有較深的專業(yè)知識，又有廣博的知識面，這類集深與博于一身的人才。（89）10、 智能素養(yǎng)：智能是知識、智力

3、與能力的統(tǒng)一。素養(yǎng)是指一個人在政治、思想、作風、道德品質(zhì)和知識、技能等方面，經(jīng)過長期鍛煉、學習和積累所達到的水平。（88）簡答1、 簡述公文寫作的形式與要求。1.導語要提筆入題。2.正文要主題突出。3.表述要準確無誤。4.篇章要條理清楚。5.結(jié)尾要當斷即斷。2、 簡述秘書人員的基本能力要求。（93）1.表達能力:文字表達能力、口頭表達能力。2.聽知能力：聽取領(lǐng)導口頭指示、記錄與會人員的發(fā)言等都離不開秘書人員的聽知能力。3.組織管理能力：計劃組織能力、協(xié)調(diào)能力。4.應變能力：對突發(fā)和意外事件緊急處理的能力，是秘書人員各項能力和素質(zhì)在應急狀態(tài)下的臨場發(fā)揮和綜合反映，要求秘書人員有冷靜的頭腦和隨機應

4、變的機智性。5.交際能力：秘書人員每天要與許多人員交往，要協(xié)調(diào)溝通上下、左右、內(nèi)外的各種人際關(guān)系，因此秘書人員要加強交際能力的培養(yǎng)。3、 簡述請示的概念與種類。(ppt)1. 概念：是“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準”的公文。請示為上行文，具有強制回復的性質(zhì)。其行文目的是請求上級機關(guān)對本機關(guān)單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，以及在工作中遇到的無章可循的疑難問題，給予答復。2. 種類：請求指示的請示、請求批準的請示、請求批轉(zhuǎn)的請示。 4、 簡述秘書越位錯誤的主要表現(xiàn)。（104）1.決策越位：決策是領(lǐng)導工作的基本內(nèi)容，決策必須由領(lǐng)導作出。有的秘書人員不能充分認識這一點，本應由領(lǐng)導作出的決策，他卻超

5、越權(quán)限，自己為之。2.表態(tài)越位：單位之間交涉問題，對實質(zhì)性問題的表態(tài)，應由領(lǐng)導或領(lǐng)導授權(quán)才能進行。而有的秘書，領(lǐng)導未表態(tài)也沒授權(quán)，他卻先表明態(tài)度，造成喧賓奪主之勢，陷領(lǐng)導于被動。3.工作越位：什么工作應由誰干，有時也有幾分奧妙。有的秘書不明白這點，本來有些工作由領(lǐng)導出面更合適，秘書卻搶先去做，從而造成工作越位。4.答復問題越位：答復問題需要有相應的權(quán)威。而有的秘書缺乏這種權(quán)威，卻擅自答復，這也是越位。5.場合越位：有些場合，應適當突出領(lǐng)導。有的秘書張羅過歡，顯自己過多，顯上級太少，這也是越位。5、 簡述協(xié)調(diào)領(lǐng)導之間關(guān)系的藝術(shù)。（107）1. 正確認識領(lǐng)導者之間的矛盾。領(lǐng)導者之間由于工作關(guān)系產(chǎn)生

6、一些矛盾和分歧在所難免，秘書人員要正確對待領(lǐng)導者之間的矛盾和分歧，決不能一遇矛盾和分歧就意志消沉、無所作為。領(lǐng)導者之間矛盾級分歧可分為四類：（1）認識上的矛盾和分歧。（2）工作方法和領(lǐng)導風格上的矛盾。（3）利益上的矛盾。（4）感情上的矛盾。2. 靈活處理領(lǐng)導者之間矛盾的藝術(shù)。靈活處理領(lǐng)導者之間的矛盾，需采取有效的方法：（1） 溝通。當領(lǐng)導者之間的矛盾尚在萌芽狀態(tài)，或這些矛盾源于認識和工作上的矛盾時，秘書應當采取積極溝通的方法予以協(xié)調(diào)。（2） 折中。當領(lǐng)導者之間各抒己見、相持不下、有損工作時，秘書可擇機提出雙方都樂意接受的折中方案，是矛盾得以解決。（3） 回避。對于領(lǐng)導之間有些長期積累、無法溝通

7、的矛盾，秘書應當回避，避免夾在其中。（4） 中立。領(lǐng)導者之間的矛盾和分歧可能暴露在秘書面前，秘書不得以被夾在其中時，秘書密須堅持不介入原則，嚴守中立。6、 簡述秘書工作的形式。（39）1. 撰擬公文2. 辦理公文3. 辦理會務4. 調(diào)查研究5. 信息工作6. 督查工作7. 協(xié)調(diào)工作8. 信訪工作9. 公務接洽7、 簡述協(xié)調(diào)同事之間關(guān)系的藝術(shù)。（109）1. 處理矛盾的藝術(shù)（1） 及時與同事溝通。（2） 注意自我反省并激勵自己。（3） 通過“中間人”傳話來終止對方的不滿。2. 增進同事間感情的藝術(shù)（1） 主動溝通。（2） 相逢開口笑。（3） 善于“制怒”。（4） 關(guān)鍵時刻送溫暖。（5） 求同存異

8、。8、 簡述配置秘書實施的原則。（79）1. 適應性原則。根據(jù)領(lǐng)導者個性特點和工作習慣來配置秘書。2. 職能性原則。按照領(lǐng)導者的管理職能職能配備秘書。3. 類型性原則。根據(jù)領(lǐng)導工作的性質(zhì)和秘書人員的特長，按照不同類型來配備秘書人員。論述題1、 秘書工作的管理措施（83） 在當前社會下，各級領(lǐng)導機關(guān)面臨著繁重的工作任務，因而對秘書人員提出了更高要求。機關(guān)領(lǐng)導任必須在宏觀方面加強對秘書工作的領(lǐng)導與指導。在微觀方面應采取必要的管理措施，以便高質(zhì)量、高效率地為領(lǐng)導工作服務。1. 對秘書宏觀方面的管理要求（1） 堅持正確的政治方向，在思想上、政治上同黨中央保持高度一致。（2） 遵守工作紀律，全心全意為人

9、民服務。（3） 樹立謙虛謹慎的優(yōu)良作風。（4） 嚴守黨和國家的機密。（5） 嚴格秘書人員的調(diào)配制度。（6） 加強對秘書人員的領(lǐng)導和管理。2. 對秘書微觀方面的管理要求（1） 分級管理與直接領(lǐng)導相結(jié)合。（2） 實行嚴格的崗位責任制。（3） 實行明確的目標管理。（4） 實行交接班制度。（5） 把好人才素質(zhì)關(guān)。2、 公文撰寫的基本步驟（160）1. 接受任務，明確公文主旨。2. 圍繞主題，廣泛收集材料。3. 總體構(gòu)思，擬定寫作提綱。4. 落筆撰文，從事草稿寫作。5. 加工潤色，完成修改審核。3、 正確認識秘書工作特征的意義（52） 認識秘書工作的特征，不只是出于秘書學研究的需要，對于秘書人員角色意識

10、來說，具有重要的啟迪意義。1. 要有服從意識。由于領(lǐng)導工作與秘書工作是主輔關(guān)系，秘書人員就要充分認清職業(yè)角色，自覺服從領(lǐng)導指揮，圍繞領(lǐng)導工作的目標和要求，調(diào)節(jié)秘書部門的行為。不能因為有了貼近領(lǐng)導的特殊地位，就以為具有了領(lǐng)導職權(quán)，不愿服從領(lǐng)導指示。從工作關(guān)系和職能地位，秘書就是秘書，領(lǐng)導就是領(lǐng)導，秘書必須服從領(lǐng)導，一心一意為領(lǐng)導工作服務。2. 要有全局意識。由于領(lǐng)導工作直接涉及全局利益，秘書人員就必須具有全局意識，要站在領(lǐng)導工作的角度觀察和思考問題。立足具體工作，時刻從全局著想。3. 要有創(chuàng)新意識。在當今領(lǐng)導決策逐漸由經(jīng)驗決策變?yōu)榭茖W決策，秘書人員必須提高參謀水平，為領(lǐng)導出新主意、新辦法。4.

11、要有奉獻意識。秘書人員把工作中的大量時間和精力用在了“幕后”，為處于“前臺”的領(lǐng)導人的工作活動做準備，卻很少得到夸獎。因此，秘書人員要增強奉獻意識。5. 要有學習意識。秘書工作的綜合輔助性特點，要求有高素質(zhì)的秘書人員來承擔。秘書人員要樹立終身學習的觀念，不斷提高自身素質(zhì)，努力使自己成為石英領(lǐng)導工作需要的“T”型人才。6. 要有獨立人格意識。秘書人員處理好工作的從屬性與人格的獨立性的關(guān)系。工作中既要按照領(lǐng)導意圖行事，又要保持獨立的人格。不能助紂為虐，最終與領(lǐng)導者滑向犯罪的泥潭。7. 要有貫徹領(lǐng)導意圖意識。領(lǐng)導意圖是秘書人員思維的基點，秘書人員必須有貫徹領(lǐng)導意圖的意識，不僅要領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，還要補充

12、完善和創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導意圖。4、 秘書調(diào)查研究是“謀事之基，成事之道”（40）材料分析1、 協(xié)調(diào)（103-110） （43）（1） 協(xié)調(diào)的涵義協(xié)調(diào)：指秘書人員在職責范圍內(nèi)，或根據(jù)領(lǐng)導授權(quán)，調(diào)整和改善部門之間、工作之間、人與人之間的關(guān)系，促使機關(guān)活動趨向同步化、和諧化，以實現(xiàn)共同目標的行為過程。（2） 協(xié)調(diào)自己與領(lǐng)導關(guān)系的藝術(shù)秘書與領(lǐng)導的關(guān)系是一種特殊的上下級關(guān)系。領(lǐng)導與秘書的人際關(guān)系是互相理解的關(guān)系。1. 正確認識角色地位，做到出力而不“越位”秘書要正確認識自己的社會角色，在處理與領(lǐng)導關(guān)系時，要防止越位。這是社會分工所決定的差別，不承認或違背這種差別，就會影響整體效能。因此，在處理與領(lǐng)導關(guān)系時

13、、秘書防止越位是一種積極的措施，而不是一種消極的限制。2. 秘書設(shè)立恰當?shù)钠谕灯谕凳侵该貢鴮︻I(lǐng)導的物質(zhì)和精神方面的期望。秘書要找到既能基本得以實現(xiàn)，又大體合理、適中的期望值。應做到：（1）正確審視自己，使期望值與自我相符。（2）將心比心，多站在領(lǐng)導角度考慮問題。（3）合理控制，減少或降低不合理的期望值。3. 秘書加強信息反饋的藝術(shù)首先，要實事求是地反應工作中的成績和問題，輔助領(lǐng)導總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善措施，改進工作。其次，要抓住主流和共性的內(nèi)容，把群眾的意愿、要求和建議及時反映給領(lǐng)導，便于領(lǐng)導調(diào)動一切積極因素進行工作。4. 秘書處理自己與領(lǐng)導群體關(guān)系的藝術(shù)秘書在日常工作中，不僅要面對直接領(lǐng)導，

14、還要面對領(lǐng)導群體。處理好與領(lǐng)導群體的關(guān)系要做到：（1）在工作上，對領(lǐng)導要一視同仁，一樣尊重。（2）在組織上，一定要做到下級服從上級。（3）在態(tài)度上，無論是主管領(lǐng)導還是非主管領(lǐng)導，要一律平等，一樣對待。（4）在匯報和請示工作時，應按權(quán)限和程序辦事。先是直接上級領(lǐng)導，再是高一級領(lǐng)導；先主管領(lǐng)導，再是全面負責的領(lǐng)導。5. 秘書提升自己在領(lǐng)導心目中地位的藝術(shù)（1） 善舉無聲。幫出好點子，絕不與領(lǐng)導爭名利，把自己的功勞悄讓給領(lǐng)導。領(lǐng)導會記住你的好。（2） 爭辯有術(shù)。在某種場合做出某些讓步，避免無謂爭辯。把問題“冷處理”，使領(lǐng)導和自己得到重新思考的機會。（3） 暗示有法。在不知不覺中把意見傳達給領(lǐng)導，使領(lǐng)

15、導覺得是他自己改正的，而不是因為你的指點。不傷害領(lǐng)導自尊心。（4） 進言有方。選擇恰當時機進言，否則好事也會辦砸。（3） 協(xié)調(diào)領(lǐng)導之間關(guān)系的藝術(shù)1. 正確認識領(lǐng)導者之間的矛盾（1） 認識上的矛盾和分歧：因為所受教育、所處地位、環(huán)境及思維方法不同造成的。（2） 工作方法和領(lǐng)導風格上的矛盾：雷厲風行、三思后行，超脫、細致。（3） 利益上的矛盾：每個領(lǐng)導形成每一局部，局部利益與整體利益，局部利益與局部利益。（4） 感情上的矛盾：能力不強、心胸狹窄，過分計較局部和個人利益等。2. 靈活處理領(lǐng)導者之間矛盾的藝術(shù)（1）溝通。當領(lǐng)導者之間的矛盾尚在萌芽狀態(tài)，或這些矛盾源于認識和工作上的矛盾時，秘書應當采取積

16、極溝通的方法予以協(xié)調(diào)。（2）折中。當領(lǐng)導者之間各抒己見、相持不下、有損工作時，秘書可擇機提出雙方都樂意接受的折中方案，是矛盾得以解決。（3）回避。對于領(lǐng)導之間有些長期積累、無法溝通的矛盾，秘書應當回避，避免夾在其中。（4）中立。領(lǐng)導者之間的矛盾和分歧可能暴露在秘書面前，秘書不得以被夾在其中時，秘書密須堅持不介入原則，嚴守中立。（4） 協(xié)調(diào)與同事之間關(guān)系的藝術(shù)1.處理矛盾的藝術(shù)（1）及時與同事溝通。有矛盾時，及時溝通。（2）注意自我反省并激勵自己。當?shù)弥腥藢ψ约翰粷M時，不用憤憤不平。不妨反省自己，想想與同事交往時是否有不妥之處，因而使別人對自己產(chǎn)生抵觸情緒。（3）通過“中間人”傳話來終止對方的不滿。2.增