郟縣檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)

1、郟縣檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)（一）檔案概念的歷史由來（二）檔案與企業(yè)檔案（三）企業(yè)檔案的概念發(fā)展“企業(yè)檔案企業(yè)檔案”首次提出于首次提出于1987年。年。國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委聯(lián)合頒布國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定第二條指出：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團等方面的檔案教育衛(wèi)生和黨、政、工、團等方面的檔案。 2002年，國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、

2、國家計委聯(lián)合頒布企業(yè)檔案管理規(guī)定，“企業(yè)檔案”又有新的表述：企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。各種形式的文件材料。（四）企業(yè)檔案的概念新變化 1.增加了“研發(fā)”。針對科研、設(shè)計類企業(yè)或企業(yè)中的研究開發(fā)活動。 2.去掉了“有保存價值”前“對國家、社會和企業(yè)”的限定詞。主要是因為企業(yè)范圍廣泛、形式多樣，投資主體多元。 3.將“文件材料”簡化為“文件”。從理解上，各種形式也包括載體形式，因此，沒有再提及載體。二、企業(yè)檔案工作（一）企業(yè)檔案工作的基本綱領(lǐng)企業(yè)依照檔案法及國家有關(guān)檔案工作的一系列

3、法規(guī)、規(guī)章應(yīng)履行的職責(zé)和活動。包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負責(zé)檔案工作的組織建設(shè)、制包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負責(zé)檔案工作的組織建設(shè)、制度建設(shè)，以及企業(yè)各項活動中的對文件形成、度建設(shè)，以及企業(yè)各項活動中的對文件形成、積累、整理和歸檔責(zé)任，以及滿足歸檔文件的積累、整理和歸檔責(zé)任，以及滿足歸檔文件的完整、準確、系統(tǒng)要求的全員責(zé)任。完整、準確、系統(tǒng)要求的全員責(zé)任。（二）企業(yè)檔案工作性質(zhì)和作用企業(yè)檔案與檔案工作的性質(zhì)和作用企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)

4、性管理工作。這一條明確了企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用，體現(xiàn)了國家對檔案與檔案工作價值與作用認識的提升。歷史知識：新中國企業(yè)檔案的認知歷史歷史知識：新中國企業(yè)檔案的認知歷史 20世紀50年代除文書檔案文書檔案外，企業(yè)形成的其它各類文件材料都被認為是資料資料。1956年，國家檔案局提出年，國家檔案局提出“技術(shù)檔案技術(shù)檔案”概念，得到黨和國家高度重視，從1956年4月16日國務(wù)院做出關(guān)于加強檔案關(guān)于加強檔案工作的決定工作的決定，到1963年11月21日國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家檔案國家檔案局關(guān)于切實改善圖紙質(zhì)量和圖紙復(fù)制技術(shù)的報告局關(guān)于切實改善圖紙質(zhì)量和圖紙復(fù)制技術(shù)的報告的8年時間，由中共中央、國務(wù)院發(fā)出

5、、批準、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、批示的有關(guān)檔案工作的21件文件中，專門關(guān)于企業(yè)技術(shù)檔件文件中，專門關(guān)于企業(yè)技術(shù)檔案工作的就有案工作的就有10件，件，這足以說明企業(yè)檔案工作是在黨中央、國務(wù)院的直接領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下建立和發(fā)展的。（四）企業(yè)檔案工作的管理體制 企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。檔案法第5條規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則；第7條規(guī)定：機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，負責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。這是法律對所有社會的總要求和國家檔案管理體制。（五）企業(yè)檔案工作任務(wù)與目標企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿

6、足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)是企業(yè)檔案工作的任務(wù)是企業(yè)檔案工作的任務(wù).滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求則是企業(yè)檔案工作的目標,這一目標也是衡量企業(yè)檔案工作成效的尺度和企業(yè)檔案工作發(fā)展的導(dǎo)向。 實例：實例： 當企業(yè)出現(xiàn)各種糾紛（經(jīng)濟的、合同的、產(chǎn)品質(zhì)量的、環(huán)境的、安全的、衛(wèi)生的），如果檔案工作能提供及時、有效、合法的證據(jù)，為企業(yè)贏得效益、避免損失；當企業(yè)面臨各種法律

7、事務(wù)，如果檔案工作能提供合法文件，為企業(yè)免責(zé)；當企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中需要過去形成的文件、數(shù)據(jù)信息作為參考，或者回顧初創(chuàng)時期歷程、解決職工的待遇時，能夠及時提供相關(guān)檔案信息，滿足企業(yè)證據(jù)、法律責(zé)任和信息的需求,才能表明企業(yè)檔案工作目標的實現(xiàn)。（六）依法管理檔案的責(zé)任要求企業(yè)應(yīng)維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭與合作、企業(yè)與顧客之間提供的產(chǎn)品與服務(wù)關(guān)系，特別是糾紛關(guān)系，必須以事實為依據(jù)、以法律為準繩來解決，這都要符合法律、法規(guī)基本要求，即依法經(jīng)營；而事實依據(jù)與法律證據(jù)的重要組成部分，就是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中產(chǎn)生的各種檔案記錄。三、企業(yè)檔案部

8、門職責(zé)（一）部門文件收集整理企業(yè)各部門是企業(yè)文件的形成部門，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門文件歸檔是否齊全、完整，整理是否科學(xué)，直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務(wù)水平。企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責(zé)人，應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責(zé)。 企業(yè)文件是企業(yè)生產(chǎn)管理、科學(xué)研究、建設(shè)項目等活動形成的各種形式和各種載體的原始記錄。只有加強企業(yè)文件形成過程的管理，才能維護和確保企業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。因此，企業(yè)文件形成部門應(yīng)對文件的真實性、可靠性、完整性、系統(tǒng)性、可用性負責(zé)。企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責(zé)。專兼職檔案人

9、員，應(yīng)負責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責(zé)。專兼職檔案人員在收集、接收歸檔文件時，對不符合文件質(zhì)量要求的，應(yīng)督促文件形成者提交符合質(zhì)量要求的文件。（二）檔案部門管理職責(zé)1.統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。等有關(guān)規(guī)章制度。從理論上說，檔案工作就是運用科學(xué)的原則和方法管理檔案。從狹義上說，檔案工作就是檔案業(yè)務(wù)工作。檔案業(yè)務(wù)工作主要包括包括6個方面，即檔案收集個方面，即檔案收集工作、檔案整理工作、檔案鑒定工作、檔案保工作、檔案整理工作、檔案鑒定工

10、作、檔案保管工作、檔案統(tǒng)計工作、檔案利用工作。管工作、檔案統(tǒng)計工作、檔案利用工作。2.負責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。3.指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。形成、積累、整理及歸檔工作。4.監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。工作。5.依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。四、檔案工作人員企業(yè)檔案工作人員要求1.檔案人員應(yīng)遵紀守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。2.檔案部門負責(zé)人應(yīng)具有中級以上

11、專業(yè)技術(shù)檔案部門負責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。3.檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識水平。學(xué)識水平。4.檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.企業(yè)保持檔案人員相對穩(wěn)定，有利于檔案企業(yè)保持檔案人員相對穩(wěn)定，有利于檔案工作的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。工作的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。五、企業(yè)檔案工作制度（一）企業(yè)檔案工作制度建設(shè)企業(yè)檔案工作規(guī)范首次提出企業(yè)檔案工作制度體系建設(shè)。主要包括3種:企業(yè)檔案工作規(guī)章：明文公開的制度。企業(yè)檔案管理制度：企業(yè)公知的規(guī)定。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范：業(yè)務(wù)工作的標準。企業(yè)檔案工作規(guī)章、企業(yè)檔案管理制度和企業(yè)檔案

12、業(yè)務(wù)規(guī)范3種制度內(nèi)容方面可能有些交叉，但側(cè)重點和要求各不相同。企業(yè)檔案工作規(guī)章，是指企業(yè)明文公開的制度，是企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)實際制定的有關(guān)企業(yè)檔案工作基本的規(guī)定性要求。企業(yè)檔案工作規(guī)章以企業(yè)名義制定，重在明確檔案工作在企業(yè)的地位和作用。企業(yè)檔案管理制度，是要求企業(yè)相應(yīng)的工作或環(huán)節(jié)應(yīng)遵守的有關(guān)檔案管理的規(guī)定。企業(yè)檔案管理制度以企業(yè)主管檔案工作的職能部門名義制定，重在約定共同遵守的企業(yè)檔案管理規(guī)定。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，是指企業(yè)檔案工作具體業(yè)務(wù)的規(guī)范性要求，它是依據(jù)企業(yè)檔案工作各項規(guī)章制度要求而制定的操作指南。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范以企業(yè)檔案部門名義制定，重在企業(yè)檔案管理的具體操

13、作要求。 （二）企業(yè)檔案管理制度建設(shè)企業(yè)檔案管理制度主要有8種：文件歸檔制度、檔案保管制度檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度檔案利用制度、檔案保密制度電子檔案管理制度檔案管理系統(tǒng)操作制度（三）企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制定主要有4種：文件、檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范。例如：文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。文件、檔案的整理原則是遵循文件、檔案形成規(guī)律，保持文件、檔案有機聯(lián)系，便于保管和利用的規(guī)范。小知識：檔案業(yè)務(wù)工作 檔案業(yè)務(wù)工作主要有9個方面內(nèi)容企業(yè)文件的形成積累、歸檔、收集、整理以及檔案保管、鑒定、

14、統(tǒng)計、利用等。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作是企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)性、專業(yè)性和實質(zhì)性工作，是檢驗企業(yè)檔案工作質(zhì)量與水平的核心內(nèi)容。六、歸檔（一）企業(yè)文件歸檔程序企業(yè)文件的形成、積累要求文件的形成與積累是檔案管理的前奏。由于企業(yè)各管理部門和業(yè)務(wù)部門每天形成大量各種文件，涉及到不同崗位和不同人員，為保證定期歸檔工作順利進行，各部門對本部門形成的文件，要注意做好平時的積累工作。文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。方式。例如：紙質(zhì)文件不應(yīng)使用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制，不使用熱敏紙，而應(yīng)使用字跡、線條和影像清晰及牢固程度

15、均符合永久或長期保存要求的材質(zhì)印制。辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件可先邏輯歸檔，然后再按照電子文件歸檔與管理規(guī)范要求，定期及時地進行物理歸檔；其它系統(tǒng)中形成的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤作為載體進行存儲（二）文件整理文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件之文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件之間有機聯(lián)系。間有機聯(lián)系。文書、科技、會計、人事等門類文件文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合文書檔案案卷格式、歸檔文件整理規(guī)則、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求、會計檔案管理辦法、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件音像、電子等載

16、體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合照片檔案管理規(guī)范、磁性載體檔案管理與保護規(guī)范、電子文件歸檔與管理規(guī)范、公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則等標準要求。（三）文件歸檔范圍 企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家（含地方）、行業(yè)的有關(guān)企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家（含地方）、行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自己的具體實際情況，確定本規(guī)定，結(jié)合自己的具體實際情況，確定本企業(yè)文件歸檔范圍。企業(yè)文件歸檔范圍。歸檔范圍應(yīng)以本單位工作活動為主，歸檔范圍應(yīng)以本單位工作活動為主，突出反映本單位基本職能活動和各項業(yè)務(wù)工作。外單位的文件外單位的文件（不論是上級、下級，還是非隸屬關(guān)系單位），應(yīng)以是否與本單位工作有直接關(guān)系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為確定文件歸檔范圍的

17、出發(fā)點。技術(shù)示范：文件歸檔企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合企業(yè)檔案管理規(guī)定（檔發(fā)20044號）文件要求。歸檔文件的主要來源有：本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收的文本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。（四

18、）文件歸檔時間 企業(yè)文件歸檔時間主要有2種：定期歸檔定期歸檔和隨時歸檔隨時歸檔。一般情況，管理類、科技類、會計類文件都采用定期歸檔定期歸檔；臨時歸檔、即時歸檔臨時歸檔、即時歸檔等方式都屬于隨時歸檔，這是收集企業(yè)文件的補充形式，也是確保企業(yè)文件完整、準確、系統(tǒng)的有效方式，產(chǎn)品更新、項目改擴建、設(shè)備開箱等文件的收集歸檔適用于此種方式。技術(shù)示范經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后第二年一季度辦理完畢后第二年一季度歸檔?？蒲虚_發(fā)、項目建設(shè)形成的文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前科研開發(fā)、項目建設(shè)形成的文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，歸檔，(竣工驗收后3個月內(nèi)向相關(guān)單位

19、檔案機構(gòu)移交) 周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔即時登記歸檔。會計核算專業(yè)材料會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后保管一年后向檔案部門移交。磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相對應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動

20、、離崗時應(yīng)清退干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其它活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。（五）電子文件歸檔電子文件電子文件邏輯歸檔宜定時進行宜定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其它載體歸檔時間一致內(nèi)容的其它載體歸檔時間一致。邏輯歸檔：邏輯歸檔：是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。電子文件的邏輯歸檔可實時或定時進行，權(quán)子文件的邏輯歸檔可實時或定時進行，權(quán)限移交到檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作：限移交到檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作：1.對照文件歸檔范圍對電子文件進行界

21、定；2.按照有關(guān)規(guī)定對查詢歸檔電子文件進行授權(quán)；3.對接收的電子文件及時進行著錄標識；4.對接收的電子檔案進行備份安全保護。 物理歸檔：物理歸檔：是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定期完成，物理歸檔的主要有8點要求1.凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔；2.把帶有歸檔標識的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；3.目前推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不許用軟磁盤作為歸檔

22、電子文件長期保存的載體；4.存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標簽5.特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件；6.將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表；7.對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄；8.歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。（六）文件歸檔技術(shù)要求1.企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 責(zé)任制主要內(nèi)容：（1）注意文件的形成；（2）注意文件的收集和積累；（3）按單位確定的文

23、件整理辦法進行預(yù)整理；（4）注意將預(yù)整理后的文件及時移交歸檔。2.歸檔的文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機、復(fù)印機、掃描儀等）標稱的質(zhì)量要求。3.歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。4.非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。5.歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。6.兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求，主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。7、

24、檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。8、檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。9.文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫檔案交接登記表。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字。七、企業(yè)檔案的利用八、檔案庫房庫房管理基本要求：基本要求：庫房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，具備基本的保護措施。細則：細則：1.庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備放火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。2.庫房溫、濕度應(yīng)符合檔案館建筑設(shè)計規(guī)范、電子文件歸

25、檔與管理規(guī)范和磁性載體檔案管理與保護規(guī)范對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記。一般檔案庫房溫度控制在14-24，相對濕度控制在45-60。3.庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。4.庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到帳物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。九、企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)（一）企業(yè)文化與企業(yè)檔案的關(guān)系雖然企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化建設(shè)分屬不同的管理范疇，但是二者相輔相成，有著不可割裂的內(nèi)在聯(lián)系。企業(yè)檔案和企業(yè)文化建設(shè)都是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，對企業(yè)的成長發(fā)展起著重要的保障作用。企業(yè)檔案的文化特性企業(yè)檔案的文化特性。企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)成長和發(fā)展歷程的載體，真實地記錄了

26、企業(yè)文化建設(shè)所需的全部資料。企業(yè)檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，但內(nèi)容的實質(zhì)則是它的文化性質(zhì)。從企業(yè)檔案的內(nèi)容來看，它是企業(yè)文化建設(shè)的寶貴素材，是企業(yè)文化建設(shè)必不可少的基礎(chǔ)資料。從檔案管理來看，企業(yè)檔案的整理編目過程也是一項文化活動，是企業(yè)文化在檔案資料管理中的落實過程，滲透了檔案管理的文化意識和。企業(yè)文化中的檔案元素企業(yè)文化中的檔案元素企業(yè)文化中的檔案元素。企業(yè)文化管理形成的新成果，不僅構(gòu)成了檔案管理的內(nèi)容之一，而且企業(yè)文化建設(shè)過程也需要對企業(yè)成長和發(fā)展歷程的真實記載，需要有關(guān)企業(yè)經(jīng)營哲學(xué)和企業(yè)精神文化宣傳的記載。特別是擁有幾十年發(fā)展歷史的企業(yè)，發(fā)展過程中積累的企業(yè)檔案以及不同時期的管理哲學(xué)

27、、文化理念、文化活動，都是珍貴的歷史資料。（二）企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用的作用企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)。企業(yè)文化不可能脫離本企業(yè)的歷史特點和發(fā)展特征。企業(yè)文化建設(shè)只有立足于企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，才能包含企業(yè)自身的特色。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的檔案資料反映著不同企業(yè)發(fā)展歷程以及在不同歷史時期的管理思想、經(jīng)營哲學(xué)、文化成果。通過梳理企業(yè)豐富的檔案資料，可以深刻地理解煙草企業(yè)發(fā)展特點、發(fā)展規(guī)律，理解流淌在企業(yè)中的文化基因?？梢哉f，企業(yè)檔案記載的企業(yè)發(fā)展史，可以為企業(yè)文化建設(shè)提供各種歷史線索和傳承淵源，有利于從歷史縱觀的高度摸清企業(yè)文

28、化的發(fā)展脈絡(luò)。企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒。企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒。在不同歷史時期，企業(yè)形成了不同的企業(yè)文化建設(shè)成果。企業(yè)豐富的檔案內(nèi)容處處展示著其獨有魅力的文化特色。研究企業(yè)檔案，可以更好地把握企業(yè)的歷史傳統(tǒng)、行業(yè)特色、服務(wù)對象和內(nèi)外部環(huán)境，更好地總結(jié)企業(yè)文化建設(shè)的得失成敗。通過企業(yè)文化建設(shè)的檔案，不僅可以看到企業(yè)文化的連續(xù)性和繼承性，還可以更好地為當今企業(yè)文化建設(shè)提供經(jīng)驗和借鑒。企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)成果的歷史遺存企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)成果的歷史遺存。企業(yè)從創(chuàng)立之初，就在不斷積累企業(yè)檔案。企業(yè)的文化思想被忠實地記錄在企業(yè)的檔案中，成為企業(yè)發(fā)展的歷史積存。檔案中記載的企業(yè)科學(xué)技

29、術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展，是一代又一代員工的勞動結(jié)晶；檔案中包含的企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)，是企業(yè)管理經(jīng)營者不可多得的寶貴精神財富；檔案敘述的企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動者的創(chuàng)業(yè)事跡，是當今企業(yè)發(fā)展的精神動力。由此可見，企業(yè)檔案本身就是一部企業(yè)文化建設(shè)史。（三）企業(yè)檔案服務(wù)企業(yè)文化建企業(yè)檔案服務(wù)企業(yè)文化建設(shè)的路徑設(shè)的路徑隨著行業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案意識、文化意識不斷增強，越來越重視檔案中心建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)檔案人員，強化信息技術(shù)的應(yīng)用。目前，全國企業(yè)檔案管理正向標準化、規(guī)范化、數(shù)字化邁進。要想發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作優(yōu)勢，為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)，可以從以下幾個方面努力。1、把企業(yè)檔案室作為企業(yè)的文化陣地把企業(yè)檔案室

30、作為企業(yè)的文化陣地來建設(shè)，使之成為傳播企業(yè)文化的窗口。來建設(shè)，使之成為傳播企業(yè)文化的窗口。借助行業(yè)大力提升文化軟實力的良好時機，進一步提升企業(yè)檔案室的地位，通過建設(shè)高規(guī)范、高配置的企業(yè)檔案室，把檔案中心變成傳播企業(yè)文化的窗口。企業(yè)檔案室保存了各種檔案，不僅包括文書、科研、會計、基建、設(shè)備資料等紙質(zhì)檔案，也保存了聲像、照片、實物等特殊載體檔案。要將檔案室進行升級改造，建設(shè)企業(yè)歷史發(fā)展陳列館，豐富布展內(nèi)容，充分利用高科技手段，形成立體化的展示形態(tài)，使檔案室、展覽室成為企業(yè)的信息基地、歷史和文化資料中心，成為塑造企業(yè)形象、傳播企業(yè)文化的重要窗口。2、深入挖掘檔案資源，結(jié)合企業(yè)文化建設(shè)選題，積極開發(fā)深層次的檔案編研積極開發(fā)深層次的檔案編研。企業(yè)檔案經(jīng)過編目歸類后保存，呈現(xiàn)為靜止狀態(tài)。要讓這些“死”檔案變成“活”信息