F公司檔案管理制度

1、F公司檔案管理制度 公司檔案管理制度 1.目的 規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。 2.適用范圍 本制度適用于集團(tuán)各公司各類檔案的管理。 3.職責(zé) 3.1由總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。 3.2人力資源及行政部經(jīng)理監(jiān)督管理的實(shí)施工作。 3.3人力資源及行政部行政助理負(fù)責(zé)對檔案文件的分類、登記、編號、保存等管理工作。 4.檔案分類及編號 4.1檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類： 4.1.1行政類 4.2.2財(cái)務(wù)類 4.3.3人事類 4.4.4業(yè)務(wù)類 4.5.5工程類 4.6.6資源類 4.7.7合同類 4.2機(jī)要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機(jī)密、隱秘。詳細(xì)劃分規(guī)章見本制度第三節(jié)其

2、次條。 4.3檔案編號以一案一號為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。 4.4歸檔后須填寫檔案管理登記表 5.機(jī)要檔案 5.1機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為絕密、機(jī)密、隱秘三級。 5.2劃分標(biāo)準(zhǔn) 5.2.1絕密檔案包括 公司經(jīng)營進(jìn)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議等重大合同。 5.2.2機(jī)密檔案包括 財(cái)務(wù)資料; 公司重要會議紀(jì)要; 公司經(jīng)營狀況; 人事檔案、薪資性檔案、勞動合同; 技術(shù)資料。 5.2.1隱秘檔案包括： 重要項(xiàng)目資料; 項(xiàng)目合同協(xié)議。 6.檔案的裝訂 6.1以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號。 6.2文件如有皺折、破損、參差不齊等狀況

3、，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。 7.保存期限 檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律根據(jù)下列規(guī)定辦理： 7.1永久保存 公司章程 股東名簿 股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要 公司證照 各級批文 印鑒 公司年度經(jīng)營方案 公司年度經(jīng)營總結(jié) 年度財(cái)務(wù)報(bào)表 技術(shù)資料 不動產(chǎn)全部權(quán)狀及其他債權(quán)憑證 人事資料 大型活動圖片、音像資料 其他核定須永久保存的文書 7.2十五年保存：會計(jì)憑證、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定和公司財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定執(zhí)行) 7.3五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。 7.4一

4、年保存：部門工.作方案及工作總結(jié)、完結(jié)后的部門懇求報(bào)告、完結(jié)后無長期保存必要文書。 7.5公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。 8.保管部門 8.1財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會計(jì)部負(fù)責(zé)保管。 8.2人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。 8.3股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書或法務(wù)部保管。 8.4其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。 9.檔案移交 9.1公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。 9.2公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。 9.3合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。 9.4財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔

5、、管理。 9.5其余檔案半年移交一次，時間為每年的1月和7月。 9.6檔案移交須填寫檔案移交清冊。 9.7檔案移交清冊一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。 10.檔案調(diào)閱 10.1因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫檔案調(diào)閱申請單，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 10.2行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、市場類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 10.3檔案管理人員必需嚴(yán)格根據(jù)檔案調(diào)閱申請單的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。 10.4調(diào)檔人必需是檔案調(diào)閱申請單里注明的查閱人。

6、10.5檔案調(diào)閱申請單由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?10.6檔案借閱時間最長不超過8個工作時，如借閱時間需要超過8小時，應(yīng)在說明理由，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 10.7如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 11.檔案的銷毀 11.1超過保存期，且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。 11.2需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)檔案銷毀申請表，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。 11.3部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。 11.4銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫檔案銷毀登記表。 11.5檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的1月和7月。 11.6檔案銷毀申請表、檔案銷毀登記表各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。 12.其他 12.1檔案管理人員應(yīng)妥當(dāng)保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案平安。 12.2全部檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 12.3全部