房地產(chǎn)公司各部門(mén)工作銜接示意圖

1、各部門(mén)工作銜接示意日期：2006年4月5日項(xiàng) 目部門(mén)間銜接內(nèi)容具體要求備注1.行政事務(wù)類1.1活動(dòng)組織負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)廣告宣傳、氣氛布置、接待等相關(guān)工作；負(fù)責(zé)小區(qū)外環(huán)境的配合，會(huì)同安管部做好相關(guān)施工管理工作；綠化部負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)綠化氣氛的布置，環(huán)境部負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境衛(wèi)生的清潔，安管部負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)安全保衛(wèi)工作，住戶中心負(fù)責(zé)接待工作，物業(yè)工程部負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)水電接駁、燈光照明和電器設(shè)備的安裝和管理；根據(jù)實(shí)際工作分工安排執(zhí)行。其它部門(mén)：營(yíng)銷部：工程部：根據(jù)公司活動(dòng)要求制定活動(dòng)方案及工作分工派發(fā)各部門(mén)行政部物業(yè)公司：1.2車輛調(diào)派前臺(tái)文員安排行政辦主管行政辦用車部門(mén)提出申請(qǐng)鎮(zhèn)內(nèi)用車提前30分鐘申請(qǐng)鎮(zhèn)外用車提前半天申請(qǐng)1.3

2、公文管理申請(qǐng)蓋章申請(qǐng)部門(mén)公司審批發(fā)文部門(mén)行政部存檔抄送部門(mén)日常往來(lái)函件由部門(mén)保存，重要函件或以公司名義發(fā)出的函件由行政部存檔。1.4 資產(chǎn)管理出倉(cāng)使用部門(mén)領(lǐng)用；行政部監(jiān)督；財(cái)務(wù)部臺(tái)帳登記、資產(chǎn)編號(hào)；財(cái)務(wù)部倉(cāng)庫(kù)組采購(gòu)部公司審批申購(gòu)使用部門(mén)公司固定資產(chǎn)的申購(gòu)和管理，必須納入資產(chǎn)管理體系，部門(mén)領(lǐng)用出倉(cāng)時(shí)，出倉(cāng)單倉(cāng)庫(kù)一聯(lián)、財(cái)務(wù)部、行政部各一聯(lián)，作為建立資產(chǎn)臺(tái)帳和監(jiān)督、盤(pán)點(diǎn)的依據(jù)。1.5 辦公文具管理董事辦批準(zhǔn)每月10日前采購(gòu)到位采購(gòu)部出倉(cāng)/領(lǐng)用行政部入倉(cāng)制定每月采購(gòu)計(jì)劃和費(fèi)用，進(jìn)行申購(gòu)每月25日前提交下月部門(mén)辦公用品計(jì)劃匯總采購(gòu)部每月28日前提交下月公司辦公用品計(jì)劃匯總各部門(mén)行政部各部門(mén)文員做好本部門(mén)

3、辦公用品的申購(gòu)和發(fā)放管理，根據(jù)實(shí)際情況，以舊換新，原則上每月發(fā)放一次，新入職員工文具配備由部門(mén)申領(lǐng)，行政辦審核發(fā)放。1.6 費(fèi)用控制分析/分發(fā)發(fā)給相關(guān)各部門(mén)負(fù)責(zé)人分析行政部每季度公司各部門(mén)費(fèi)用發(fā)生情況財(cái)務(wù)部1.7 物品申購(gòu)管理董事辦批準(zhǔn)行政部復(fù)核申購(gòu)資產(chǎn)管理采購(gòu)流程程使用部門(mén)此處“物品申購(gòu)”適用于日常辦公用品和工程施工材料外所有公司物料和資產(chǎn)的零星采購(gòu)2.人事類2.人事類2.1 人事招聘根據(jù)公司審定的人員架構(gòu)進(jìn)行審核，招聘到位提出申請(qǐng)用人部門(mén)人事部用人部門(mén)對(duì)人員較多、流動(dòng)相對(duì)較大的部門(mén)，如物業(yè)公司，人事部須于每月2日前向該部門(mén)提供上月該部門(mén)入職、轉(zhuǎn)正、離職的人員名單。2.2 培訓(xùn)工作人事部(考

4、核，歸檔備案)部門(mén)內(nèi)部崗位技能培訓(xùn)每月1次新員工入職培訓(xùn)人事部用人部門(mén)2.3 考勤統(tǒng)計(jì)各部門(mén)每月8日前匯總后勤扣費(fèi)、報(bào)銷情況財(cái)務(wù)部每月3日前初步統(tǒng)計(jì)上月考勤復(fù)核，每月8日前匯總考勤情況人事部3.電腦資訊類3.1 網(wǎng)絡(luò)安全管理各部門(mén)安全備份電腦資訊部* 所有電腦硬件配置，必須經(jīng)行政辦、電腦資訊部復(fù)核，董事辦審批3.2 維修保養(yǎng)定期保養(yǎng)電腦資訊部維修申請(qǐng)使用部門(mén)* 對(duì)使用率高的電腦系統(tǒng)（如大門(mén)崗電腦）每個(gè)月進(jìn)行檢查檢測(cè)，及時(shí)解決問(wèn)題，保持正常運(yùn)行。3.3 網(wǎng)站管理電腦資訊部發(fā)布董事辦審定行政部復(fù)核匯總各部門(mén)資訊* 行政辦負(fù)責(zé)網(wǎng)站更新資料的匯總把關(guān)，電腦資訊部進(jìn)行維護(hù)、內(nèi)容上傳；* 重要事件通過(guò)審核

5、后1天內(nèi)上網(wǎng)發(fā)布4.成本核算/預(yù)結(jié)算類4.1預(yù)結(jié)算材料單價(jià)預(yù)算部預(yù)算部采購(gòu)部財(cái)務(wù)部復(fù)核建立材料數(shù)據(jù)庫(kù)定期/不定期市場(chǎng)調(diào)查、詢價(jià)4.2結(jié)算資料施工單位提交結(jié)算書(shū)及有關(guān)資料一式兩份對(duì)數(shù)施工單位對(duì)數(shù)工程指揮部施工單位預(yù)算部審核審核并提供工程變更單等資料規(guī)劃技術(shù)部審核并提供工程簽證單等資料監(jiān)理審核結(jié)果財(cái)務(wù)部復(fù)核董事長(zhǎng)簽署監(jiān)理方監(jiān)理方審核公司內(nèi)部審核結(jié)果*設(shè)計(jì)變更、簽證單等有關(guān)資料在工程變更時(shí)由工程資料室交預(yù)算部等相關(guān)部門(mén)傳閱知悉；結(jié)算時(shí)提供整套資料以便結(jié)算工作展開(kāi)，詳見(jiàn)9.4部分“工程變更”。*財(cái)務(wù)部依據(jù)合同、招標(biāo)說(shuō)明、補(bǔ)充說(shuō)明等條款進(jìn)行復(fù)審，如果幾方審核的結(jié)果存在較大的差異，財(cái)務(wù)部應(yīng)組織進(jìn)行對(duì)數(shù)。4

6、.3工程相關(guān)招標(biāo)文件的編撰預(yù)算部編撰規(guī)劃技術(shù)部圖紙(內(nèi)審后)工程部資料室詢價(jià)技術(shù)資料董事辦審核各部門(mén)會(huì)簽* 對(duì)外工程招標(biāo)涉及的內(nèi)審資料、圖紙、招標(biāo)文件由工程部統(tǒng)一發(fā)放。5.合同管理5.1各類合同編撰需工程部跟蹤工程抄送工程部資料室總資料室存檔雙方簽署蓋章董事辦審定各部門(mén)會(huì)簽(含財(cái)務(wù)/律師)相關(guān)部門(mén)編撰確定合作單位董事辦* 合同前期編撰根據(jù)各專業(yè)不同由董事辦分派相應(yīng)部門(mén)進(jìn)行，如工程類由預(yù)算部跟進(jìn)，設(shè)計(jì)合同由規(guī)劃技術(shù)部跟進(jìn)，采購(gòu)合同由采購(gòu)部跟進(jìn)；*抄送工程部為行政部負(fù)責(zé)跟進(jìn)。6.業(yè)務(wù)辦證類6.1公司經(jīng)營(yíng)證件總檔案資料室存檔業(yè)務(wù)部總檔案資料室辦理完畢各部門(mén)提供協(xié)助業(yè)務(wù)部辦理證件的年審辦理期限*公司經(jīng)

7、營(yíng)證件辦理包括：房地產(chǎn)公司/物業(yè)公司“營(yíng)業(yè)執(zhí)照”、“資質(zhì)證”、“外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)”、“代碼證”的年審、變更以及物業(yè)公司“物價(jià)收費(fèi)許可證”、“二次供水衛(wèi)生許可證”等相關(guān)證件；*財(cái)務(wù)相關(guān)證件包括：“貸款卡”、“稅務(wù)登記證”、 “財(cái)政登記證”、“外匯登記證”的年審、變更等；*各類證件原件存總檔案資料室，對(duì)各證件的辦理期限互為提示；*各部門(mén)協(xié)助包括車輛、辦證費(fèi)用、相關(guān)資料等。*業(yè)務(wù)部跟進(jìn)辦理規(guī)劃驗(yàn)收、綜合驗(yàn)收。6.2財(cái)務(wù)相關(guān)證件辦理完畢各部門(mén)提供協(xié)助證件的年審辦理期限總檔案資料室財(cái)務(wù)部辦理財(cái)務(wù)部總檔案資料室存檔6.3商品房買(mǎi)賣(mài)合同備案、房產(chǎn)證的辦理總檔案資料室相關(guān)資料的提供營(yíng)銷部辦理業(yè)務(wù)部規(guī)劃技術(shù)

8、部各部門(mén)提供協(xié)助辦理完畢總檔案資料室存檔6.4各類開(kāi)發(fā)審批報(bào)建總檔案資料室存檔、抄送工程部資料室董事辦工程部資料室業(yè)務(wù)部辦理方案定版、出圖規(guī)劃技術(shù)部6.5商品房預(yù)售許可證辦理總檔案資料室存檔業(yè)務(wù)部辦理資料提供進(jìn)度配合工程指揮部規(guī)劃技術(shù)部營(yíng)銷部6.6竣工備案辦理營(yíng)銷部辦理房產(chǎn)證竣工備案總檔案資料室存檔資料完善業(yè)務(wù)部辦理工程部資料室設(shè)計(jì)/施工單位/監(jiān)理/勘探7.財(cái)務(wù)類7.1公司經(jīng)營(yíng)銷售報(bào)表每月初5日內(nèi)提交當(dāng)月資金計(jì)劃表、上月辦證跟蹤表、上月銷售匯總表資料歸檔董事辦審核、匯總財(cái)務(wù)部每日17:00前提交收款收據(jù)、日?qǐng)?bào)表、認(rèn)購(gòu)書(shū)營(yíng)銷部* 每次審核蓋章的房屋貸款合同、商品房買(mǎi)賣(mài)合同營(yíng)銷部提交清單（房間號(hào)碼

9、、業(yè)主名稱、合同金額、按揭金額等）7.2投資成本核算、監(jiān)控職能前期規(guī)劃和投資分析資料歸檔董事辦審定財(cái)務(wù)部審核完成預(yù)結(jié)算編制規(guī)劃技術(shù)部預(yù)算部* 對(duì)日常工作中的預(yù)結(jié)算管理，財(cái)務(wù)部履行二審職能；* 財(cái)務(wù)部參與項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的策劃、總體投資與分析，并履行成本核算和監(jiān)控職能；* 各部門(mén)有關(guān)工程費(fèi)用的產(chǎn)生、變更均由財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，董事辦批準(zhǔn)。7.3日常事務(wù)上月員工獎(jiǎng)罰情況匯總每月8日前提交員工考勤、宿舍扣費(fèi)財(cái)務(wù)部行政部8.采購(gòu)方面8.采購(gòu)方面8.1 辦公材料采購(gòu)管理(同時(shí))行政部領(lǐng)用入財(cái)務(wù)總倉(cāng)復(fù)核領(lǐng)用采購(gòu)部每月10日前采購(gòu)到位董事辦批準(zhǔn)財(cái)務(wù)部每月25日前提交下月部門(mén)辦公用品計(jì)劃匯總各部門(mén)行政部每月28日前提交下

10、月公司辦公用品計(jì)劃匯總采購(gòu)部制定每月采購(gòu)計(jì)劃和費(fèi)用，進(jìn)行申購(gòu)* 無(wú)申購(gòu)計(jì)劃的，除特殊情況外將不予采購(gòu)、入倉(cāng)、出倉(cāng)。8.2 工程材料采購(gòu)管理復(fù)核相關(guān)部門(mén)參與驗(yàn)貨按時(shí)按質(zhì)采購(gòu)到位采購(gòu)部董事辦批準(zhǔn)財(cái)務(wù)部復(fù)核規(guī)劃技術(shù)部部采購(gòu)部預(yù)算部詢價(jià)、議價(jià)、比價(jià)，采購(gòu)計(jì)劃和費(fèi)用復(fù)核根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度和合同提前30天申購(gòu)工程指揮部使用部門(mén)領(lǐng)用，出倉(cāng)財(cái)務(wù)部倉(cāng)庫(kù)組入倉(cāng)* 此處所指工程材料包括各種甲供材料和園建綠化苗木等；* 相關(guān)物資（如機(jī)械）的使用說(shuō)明書(shū)、保修卡一并入倉(cāng)，并由倉(cāng)庫(kù)組統(tǒng)一交使用部門(mén)領(lǐng)用。8.3 材料款的支付付款供貨商財(cái)務(wù)部采購(gòu)部回單董事辦批準(zhǔn)復(fù)核財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定、對(duì)方付款要求進(jìn)行材料款(包括預(yù)付款/定金)的支付

11、申請(qǐng)和復(fù)核采購(gòu)部(采購(gòu)到位)* 特殊情況無(wú)訂立合同需支付定金的，可先行借款，憑對(duì)方開(kāi)具的發(fā)票或收據(jù)核銷。9.規(guī)劃設(shè)計(jì)/工程管理方面9.規(guī)劃設(shè)計(jì)/工程管理方面9.規(guī)劃設(shè)計(jì)/工程管理方面9.1 各項(xiàng)規(guī)劃設(shè)計(jì)方案報(bào)建流程圖紙分發(fā)工程部資料室財(cái)務(wù)部規(guī)劃技術(shù)部合同流程設(shè)計(jì)展開(kāi)設(shè)計(jì)方出圖規(guī)劃技術(shù)部董事辦審定最終方案設(shè)計(jì)方相關(guān)部門(mén)會(huì)審/設(shè)計(jì)調(diào)整規(guī)劃技術(shù)部發(fā)出中標(biāo)通知確定中標(biāo)方董事辦審定內(nèi)部評(píng)標(biāo)設(shè)計(jì)發(fā)標(biāo)* 財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部參與項(xiàng)目開(kāi)發(fā)前期的策劃和方案調(diào)整，有利于成本控制。* 財(cái)務(wù)部需了解方案進(jìn)度，參與部門(mén)會(huì)審，并掌握最終總體方案、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、總圖等相關(guān)資料。9.2 設(shè)計(jì)費(fèi)的給付給付財(cái)務(wù)部制表規(guī)劃技術(shù)部設(shè)計(jì)方申請(qǐng)返

12、回規(guī)劃技術(shù)部董事辦審批財(cái)務(wù)部9.3 工程事務(wù)聯(lián)系方面工程部現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人部改簽署技術(shù)處理意見(jiàn)書(shū)技術(shù)方面工程部資料室監(jiān)理方施工單位回復(fù)規(guī)劃技術(shù)部抄送(涉及費(fèi)用方面)預(yù)算部、檔案室施工單位監(jiān)理方* 現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度和同步資料的控制由工程部跟進(jìn)9.4 工程變更 (外單位提出)抄送原件監(jiān)理方施工單位規(guī)劃技術(shù)部預(yù)算部、總檔案室工程部資料室財(cái)務(wù)部預(yù)算部董事辦監(jiān)理方提出變更要求施工單位設(shè)計(jì)方9.4 工程變更 (內(nèi)部提出)提出變更要求預(yù)算部檔案室工程部資料室施工單位監(jiān)理方規(guī)劃技術(shù)部董事辦財(cái)務(wù)部預(yù)算部規(guī)劃技術(shù)部要求變更部門(mén)設(shè)計(jì)方監(jiān)理確認(rèn)簽章*物業(yè)公司或其它部門(mén)發(fā)現(xiàn)需進(jìn)行變更的，內(nèi)部溝通由規(guī)劃技術(shù)部聯(lián)系設(shè)計(jì)出具方案，公司審核

13、同意變更后，工程部負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)整改事宜跟進(jìn)。9.5 工程驗(yàn)收方面（包括隱蔽工程驗(yàn)收和原材料的檢驗(yàn)）三部聯(lián)合復(fù)檢監(jiān)理、工程部落實(shí)整改驗(yàn)收意見(jiàn)由監(jiān)理整理下發(fā)施工單位聯(lián)合驗(yàn)收監(jiān)理方報(bào)驗(yàn)施工單位工程部規(guī)劃技術(shù)部* 規(guī)劃技術(shù)部在技術(shù)性驗(yàn)收中作為主導(dǎo)部門(mén)并負(fù)責(zé)簽字，材料的采樣應(yīng)有規(guī)劃技術(shù)部人員參加，送檢陪同由監(jiān)理、工程部負(fù)責(zé)9.6 工程款的審批水電工程部現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人施工單位監(jiān)理方申請(qǐng)工程部資料室預(yù)算部根據(jù)合同復(fù)核制表財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部工程部資料室復(fù)核董事辦審批給付監(jiān)理款的申請(qǐng)撥付參照此流程。9.7 竣工資料總檔案資料室物業(yè)公司移交工程部接收監(jiān)理審核施工方整理提交9.8 圖紙審核內(nèi)審意見(jiàn)由規(guī)劃技術(shù)部整理發(fā)放圖紙內(nèi)審規(guī)劃

14、技術(shù)部組織聯(lián)合相關(guān)單位、部門(mén)會(huì)審意見(jiàn)由施工單位整理發(fā)放聯(lián)合相關(guān)單位、部門(mén)監(jiān)理方、工程部組織圖紙會(huì)審10.營(yíng)業(yè)銷售類10.營(yíng)業(yè)銷售類10.1 營(yíng)銷資料、方案的獲取營(yíng)銷部方案確定并經(jīng)規(guī)劃、建設(shè)等政府職能部門(mén)審批后業(yè)務(wù)部規(guī)劃技術(shù)部此處所指方案具體包括：項(xiàng)目規(guī)劃方案及說(shuō)明、戶型設(shè)計(jì)（含停車場(chǎng)）方案；銷售模型制作由規(guī)劃技術(shù)部跟進(jìn)，營(yíng)銷部配合。10.2 物業(yè)管理資料提供及服務(wù)合同簽署管理提供資料物業(yè)公司總體規(guī)劃報(bào)建完成通知物業(yè)服務(wù)合同物業(yè)管理統(tǒng)一口徑相關(guān)部門(mén)物業(yè)公司業(yè)主簽署業(yè)務(wù)部營(yíng)銷部業(yè)務(wù)培訓(xùn)*相關(guān)資料在方案確定并經(jīng)規(guī)劃、建設(shè)等政府職能部門(mén)審批后1個(gè)月內(nèi)及時(shí)提供營(yíng)銷部、物業(yè)公司；其中住宅質(zhì)量保證書(shū)住宅使用

15、說(shuō)明書(shū)由規(guī)劃技術(shù)部完成并提供給物業(yè)公司制定前期物業(yè)服務(wù)合同。*已簽訂的物業(yè)服務(wù)合同（物業(yè)公司/業(yè)主）在交樓前30天由營(yíng)銷部移交回物業(yè)公司。10.3 銷控各項(xiàng)資料統(tǒng)計(jì)方面每天17時(shí)前經(jīng)董事辦審批后次日?qǐng)D紙暫測(cè)面積測(cè)繪所出具相關(guān)面積后次日每日銷售情況統(tǒng)計(jì)表、認(rèn)購(gòu)書(shū)/登記書(shū)復(fù)印件售價(jià)表匯總董事辦財(cái)務(wù)部每月5日前每月欠款催收進(jìn)度表每月銷售情況統(tǒng)計(jì)表每月銷售、轉(zhuǎn)名情況登記表每月資金計(jì)劃表每月銷售人員傭金計(jì)提表營(yíng)銷部11.物業(yè)管理類11.物業(yè)管理類11.1 前期物業(yè)管理設(shè)施設(shè)備的移交和接管工程指揮部會(huì)同施工單位對(duì)水電表底數(shù)進(jìn)行確認(rèn)物業(yè)公司技術(shù)交底/培訓(xùn)，資料移交規(guī)劃技術(shù)部* “資料”包括但不限于設(shè)施設(shè)備、

16、土建、給排水、水電表位置分布、總體規(guī)劃圖等各項(xiàng)圖紙、說(shuō)明書(shū)、技術(shù)參數(shù)，以及各設(shè)施設(shè)備合同關(guān)于“保修期”、“施工單位”等約定和條款等；* 樓宇部分重要的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行安裝時(shí)，由工程指揮部出具工作協(xié)辦單明確介入時(shí)間及方式等，以便物業(yè)公司提前介入，作后續(xù)跟進(jìn)。技術(shù)方面問(wèn)題由規(guī)劃技術(shù)部銜接。11.2 水電、電話、電視等配套設(shè)施的開(kāi)通和相關(guān)職能部門(mén)的銜接業(yè)務(wù)部規(guī)劃技術(shù)部溝通協(xié)調(diào)開(kāi)通物業(yè)公司11.3 綠化園林的移交和接管10天內(nèi)移交物業(yè)公司園建工程合同資料各部門(mén)聯(lián)合驗(yàn)收合格后采購(gòu)部：園建采購(gòu)資料移交總資料檔案室：現(xiàn)場(chǎng)資料移交工程部：圖紙資料移交規(guī)劃技術(shù)部：* 驗(yàn)收參與單位包括規(guī)劃技術(shù)部、工程部、施工單位和物業(yè)公司；* “圖紙資料”包括土建竣工圖、水電線路圖、供排水竣工圖等；*“采購(gòu)資料”包括采購(gòu)花木的數(shù)量、明細(xì)、規(guī)格等。11.4 交樓工作事