工程資料管理中存在的問題分析與管理措施

1、工程資料管理中存在的問題分析與管理措施作者:金芳珍【摘要】房地產開發(fā)項目的工程資料管理一直是工程項目管理的重中環(huán)節(jié),工程資料管理具有完整性、準確性、及時性。規(guī)范工程資料審核以及資料存檔,提高工程資料管理的質量和效率,同時切實有效地在需要的時候能及時查到使用資料,達到對工程開發(fā)過程中的工程資料有效管理?！娟P鍵詞】工程資料;管理;問題分析;管理措施建筑工程資料是建筑單位工程施工全過程的原始資料,是反映建筑工程隱蔽后內在的質量憑證。一旦發(fā)生建筑工程事故,它不僅能為事故調查和正確處理提供有力的依據,也是工程使用過程中維修、擴建、改建或增層等重要的參考資料。做好建筑工程技術資料的管理工作,對保證工程結構

2、安全和使用功能、提高工程質量有著十分重要的意義。下面筆者就做好房地產開發(fā)項目的工程資料管理作一些分析。一、工程資料概念工程資料就是建筑工程在建設過程中形成的各種形式信息記錄的統稱,它是反映建筑工程質量和工作質量的重要依據,是評定建筑安裝工程等級的重要依據,也是單位工程以后維修、擴建、改造、更新的重要檔案材料。建設工程資料范圍非常廣泛,涵蓋了整個施工建設過程,大體上根據工作性質的不同,可以分為基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖紙這四大類。建筑工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等過程則簡稱為工程資料管理。二、加強建筑工程資料管理的必要性(一工程資料管理是工程建設過程的真實記

3、錄。施工的技術資料包括了在施工過程中測量和收集到的各類信息。有文字、圖紙、聲音圖像等,這些歷史記錄,真實反映了工程建設的全部過程。對于工程的基礎、質量和驗收等方面都有直接的作用,是工程實施的最原始、最基礎的資料。(二工程資料管理是工程后續(xù)管理的依據。工程在完成之后還有一系列的后續(xù)管理工作。由于環(huán)境變化或者人們使用的原因,工程可能會出現一些設計和施工的質量問題,由此就需要對工程進行管理和修繕等。而建筑工程的技術資料就是進行這些后續(xù)工作的總的依據,根據技術資料才能弄清工程的整體構建和當初具體的施工方案,才能為后續(xù)的管理和修繕工作提供幫助,否則可能會引發(fā)更嚴重的工程質量問題。(三工程資料管理是建筑企

4、業(yè)的內部財富。建筑工程的技術資料是一個建筑工程從開始設計到竣工交付及評定內容等全部的資料?？梢约蟹从吵鲆粋€建筑企業(yè)的管理、技術和水平,能為員工提供工程技術和經驗上的交流和參考,對其他的建筑工程起到借鑒和指導的作用,是企業(yè)內部的寶貴財富。如果能形成系統全面的資料庫,那將會給建筑企業(yè)的發(fā)展帶來很大的幫助。三、工程項目管理資料存在的問題分析(一工程資料管理欠缺科學管理機制。工程項目完工后,工程建設相關的資料文件沒有按照規(guī)范裝訂和管理手段進行資料的歸檔,從而導致工程資料的混亂和丟失。工程資料具有很強的實證性與嚴謹性,很多時候,建設單位沒有管理好工程資料歸檔,沒有遵照建設工程規(guī)范要求和項目工程規(guī)模大小

5、妥善管理,出現很多差錯和疏漏。如工程資料的管理工作沒有進行頁碼有序排列;裝訂的文件沒有合理歸檔,工程資料原件和復印件經常放在一起管理,這使得區(qū)分選取的過程變得繁瑣,造成不必要的麻煩。部分資料甚至還出現文件遺失和文件錯裝的問題發(fā)生,嚴重影響到以后工程資料的調檔核對,影響到公司決策者的決策。(二房產企業(yè)普遍存在重工程質量、進度,輕工程資料管理,工程資料管理人員缺乏專業(yè)知識。為了盡快收回房產投資,企業(yè)重工程質量、進度,無可厚非。但是很多企業(yè)對工程資料管理缺乏足夠的重視,沒有一套完整的合乎本企業(yè)的工程資料管理流程,沒有專職的工程資料員,該崗位往往由行政人員兼職。工程資料員多數在辦公室工作,實地現場勘查

6、的機會較少,對建筑專業(yè)基本常識缺乏了解,很難做到資料管理的專業(yè)化,這勢必影響資料管理的整體效果。(三資料收集不及時和不夠真實。工程資料不及時主要出現在工程質量評定階段,對工程資料缺乏嚴肅性將會損害工程質量的總體控制水平。很多資料管理人員沒有意識到自身工作的重要性,不去工地進行現場勘查,僅憑借自身經驗就在辦公室里完成資料的填寫整理,沒有認真核對項目資料中的項目數據內容。有的施工單位在簽字中造假編造數據,模仿建委、施工單位等責任專員的簽名,私刻公章、偽造施工文件。如果工程發(fā)生問題需要追責,就難以對責任進行清晰區(qū)劃,人為加大了處理后期事故的難度。四、規(guī)范優(yōu)化工程項目資料管理措施(一提高工程資料管理水

7、平,健全工程資料管理機制。加強建設項目資料收集與整理,必須切實加強工程檔案資料管理體系建立,并通過不斷地提升管理水平,逐步規(guī)范各類建設項目資料歸檔,不斷提高工程資料管理人員的工程資料水平。(二采用現代化管理手段。房產企業(yè)要利用現代化手段,建立工程資料檔案綜合、動態(tài)管理系統,在資料分項管理資料的基礎上,隨時補充新鋪設或改動的資料,并積極為建委、設計和建設單位提供查詢服務。運用計算機進行工程資料的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點,能及時、大量地提供工程資料信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在工程領域,電子檔案將逐步

8、替代傳統的紙質檔案載體,在工程資料領域占主導地位,給工程資料工作注入生機和活力。(三重視項目資料校對管理。工程項目監(jiān)理是根據工程建設監(jiān)理合同所規(guī)定的工作內容和權利,代表業(yè)主對施工總承包和各分包單位進行一切施工活動實施監(jiān)督管理。在日常的工程管理中,工程資料員應及時檢查項目監(jiān)理機構對原始資料的收集、整理情況,并抽查收集資料與實際是否相符合。建立各施工單位和監(jiān)理單位蓋章備案制度,防止監(jiān)理單位或者施工單位對合格工程資料亂蓋章或私刻公章現象發(fā)生。(四加強工程管理資料的分類工作。因為房建工程施工是系統的工程,所以,各類別的文件相當繁多,在開展工程資料管理工作時,應盡量分門別類、細化工作,這樣對工程資料的收集和管理相當有利,便于工作查詢,也可以避免文件缺漏。五、結束語作為一項漫長而復雜的工作,工程項目資料管理貫穿工程的各個階段,工程資料管理員必須認真、負責的完成資料收集、整理、歸納工作,不能有絲毫怠慢。工程項目資料管理不僅發(fā)生在建設實施階段,與資料管理、工期管理、質量管理等也是互為關聯的,存在著對立統一的辨證關系,也是現代建筑