合肥物質科學研究院

1、合肥物質科學研究院ARP系統(tǒng)綜合財務管理制度（試行）第一章 總則第一條 根據(jù)中國科學院關于ARP系統(tǒng)建設的相關規(guī)定，為規(guī)范合肥研究院的財務行為，加強財務管理和會計核算，結合本單位實際情況，特制定本辦法。第二條 研究院根據(jù)建立的ARP系統(tǒng)業(yè)務管理制度，嚴格執(zhí)行系統(tǒng)操作規(guī)范，充分發(fā)揮財務管理和監(jiān)督水平。第三條 研究院根據(jù)ARP系統(tǒng)運行后所帶來的變動，結合本單位實際，做好財務基礎工作，做好各類業(yè)務的原始記錄，嚴格根據(jù)系統(tǒng)要求，做好處理業(yè)務手續(xù)完備方可進行系統(tǒng)操作。第四條 為發(fā)揮ARP系統(tǒng)的管理優(yōu)勢，必須做到流程統(tǒng)一，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運行存在的問題應及時上報主管部門。第五條 在ARP系統(tǒng)上線前要界定相關用戶

2、的操作權限，以保證上線時的系統(tǒng)安全及操作流程的銜接。第二章 會計科目統(tǒng)一管理第六條 為充分發(fā)揮ARP系統(tǒng)的功能，嚴格按照中國科學院會計科目表（以下稱“COA”）的規(guī)范對會計科目進行管理、設置。第七條 COA由單位段、部門段、科目段、子目段、課題段和備用段六個段值構成。按照統(tǒng)一的規(guī)則進行設置。統(tǒng)計的COA不僅可以保證各單位會計信息的一致性和可比性，而且增強了各級管理所需會計信息的可見度，加強了預算、統(tǒng)計和分析的可操作性、時效性以及準確性。第八條 在項目會計模塊里維護了課題、課題組、子課題之間的關系后由系統(tǒng)自動生成COA中課題段的信息，對于行政部門使用的虛擬課題有財務部分統(tǒng)一按照規(guī)則在維護COA

3、中的課題段直接進行維護。 第九條 COA 由財務部門統(tǒng)一管理維護。 第三章 會計憑證錄入、審核及報表管理第十條 為保證會計信息的時效性和真實性，當天發(fā)生的業(yè)務應在當前工作日或下一工作日錄入ARP系統(tǒng)，不得將大量業(yè)務累積到月底再進行錄入。第十一條 總賬憑證是ARP系統(tǒng)最終的記賬憑證，分為兩種：手工在總賬模塊錄入的憑證，從子模塊(應付、薪資、資產(chǎn)等模塊)導入的憑證。從子模塊導入的憑證如要調整，為了保證各子模塊和總賬模塊的一致性，應在各子模塊進行調整后重新過賬到總賬模塊。第十二條 憑證編號生成：總賬模塊手工錄入憑證在第一次存盤時系統(tǒng)自動生成，應付模塊在創(chuàng)建會計分錄時生成，資產(chǎn)和工資在導入到總賬過賬后

4、生成。各模塊生成憑證的編號共用一套流水。憑證編號規(guī)則：單位（2）+年月（4）+流水（5）第十三條 手工在總賬錄入憑證、過賬、打印和保管的步驟。1、 錄入憑證時，新建一個批或查找到本日的批，并在該批中新建一張憑證（日記賬）。批名為“錄入人姓名拼音縮寫”+“年月（日）”+“兩位流水號”。2、 憑證保存后系統(tǒng)自動生成憑證編號，保存后的憑證不允許刪除，但可以修改。3、 未過賬的憑證系統(tǒng)允許調整。過賬后的憑證不允許修改和刪除。如果確實發(fā)生錯誤要生成沖紅憑證并重新錄入新憑證，兩張憑證都需打印歸檔。4、 資產(chǎn)采購報銷時，應錄入資產(chǎn)管理人員提供的入庫單單號，與資產(chǎn)模塊保持數(shù)據(jù)一致。5、 確認當前工作日憑證批的

5、業(yè)務已經(jīng)全部錄入到ARP系統(tǒng)后，將該憑證提交審批；審批通過后，過賬打印；打印出的憑證貼附相關原始單據(jù)并進行歸檔保管。第十四條 應付模塊導入憑證的錄入、過賬、打印和保管的步驟。1、應付模塊中錄入發(fā)票，發(fā)票編號應采用以下原則：a) 員工借款的借款單在系統(tǒng)內錄入預付款發(fā)票，發(fā)票編號處可填寫核銷號利于核銷。b) 需對外部供應商支付的采購發(fā)票，系統(tǒng)內發(fā)票編號即為真實的發(fā)票編號，在系統(tǒng)中對發(fā)票進行行分配時，要充分反映發(fā)票上的明細內容。c) 員工到財務部門報銷，系統(tǒng)內發(fā)票編號為“錄入人姓名拼音縮寫”+“年年月月日日”+“兩位流水號”。2、資產(chǎn)采購報銷時，在應付錄入資產(chǎn)采購發(fā)票，要錄入入庫單號，便于與資產(chǎn)模塊

6、對賬。3、應付模塊錄入的所有業(yè)務驗證之后不可修改，如果發(fā)生錯誤，必須撤銷“付款/沖銷應付款、發(fā)票”，系統(tǒng)將生成借貸方相反的憑證進行沖銷。再重新錄入正確的憑證。4、應付模塊創(chuàng)建會計分錄后生成憑證編號，與總賬模塊手工錄入的憑證共用一套流水編號。5、將導入到日記賬的憑證提交審批，審批通過后，過賬打??；打印出的憑證貼附相關原始單據(jù)并進行歸檔保管。第十五條 資產(chǎn)模塊導入總賬，資產(chǎn)會計月末須核對財務模塊與資產(chǎn)模塊的數(shù)據(jù)，并在資產(chǎn)模塊運行導入日記賬分錄，在總賬過賬后進行憑證的打印。第十六條 薪資模塊導入總賬，工資核算會計及時核對薪資模塊運行導入的日記賬，核對無誤后在總賬過賬后生成憑證編號，進行打印。第十七條

7、 網(wǎng)上報銷業(yè)務的審核、錄入、導入和打印步驟。1、會計人員根據(jù)自己崗位職責范圍處理業(yè)務；2、會計人員在接到報賬人員的紙質報銷單后進行審核，審核無誤后會計人員在紙質報銷單上簽章確認，并在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)上點擊“同意”。審核內容包括：a) 紙質報銷單是否有相關領導簽字；b) 原始發(fā)票是否有效、真實，發(fā)票金額是否與報銷單一致；c) 紙質報銷單是否與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)提交的數(shù)據(jù)、內容完全一致，包括報銷內容、附件張數(shù)、報銷金額；d) 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)提交的信息是否完整、準確，報銷單類型的選用是否正確；e) 在實行絕對控制之前，需要審核科研課題可用金額情況，杜絕赤字開支；f) 報銷內容是否符合國家和研究院的相關制度規(guī)范；

8、3、會計人員必須在當天將已審核通過的報銷或借款業(yè)務導入ARP，并做相應的修改，生成日記賬憑證，并過賬。第十八條 根據(jù)會計基礎工作規(guī)范化的相關文件的要求，進行會計報表的定期打印和歸檔工作。第四章 費用報銷管理第十九條 各部門、研究室、課題組應當根據(jù)ARP財務系統(tǒng)運行后帶來的變動，相應調整借款報賬等事宜的方式和流程，以適應ARP運作的要求。第二十條 網(wǎng)上報銷處理具體操作步驟規(guī)定如下：a) 報賬人員或代理人收集、整理原始費用發(fā)票，按照財務要求完成對原始發(fā)票的整理、粘貼、計算、審核等工作。b) 報賬人員或代理人在ARP系統(tǒng)中逐項錄入費用報銷單，選擇正確的報銷模板。根據(jù)報銷的內容和性質詳細填寫說明。c)

9、 報賬人員或代理人在完成ARP系統(tǒng)的錄入之后，應立即將原始單據(jù)送交財務部門。d) 財務部門會計人員核對報賬人員在系統(tǒng)中提交的發(fā)票信息與手工傳遞的原始發(fā)票一致及相關手續(xù)完備后，運行程序將費用報表生成發(fā)票，并處理付款或核銷借款等事宜。第二十一條 對于來報銷費用的員工和需要核銷借款的員工不一致的情況，如果借款員工的借款確實要轉移給其他員工，要在系統(tǒng)中做借款轉移，如果來報銷員工只是代替借款人報銷，需經(jīng)借款人授權，辦理報銷手續(xù)。第二十二條 報銷或借款事項在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)提交財務審核后，及時將原始單據(jù)送交財務部門。第二十三條 各部門（研究室）應嚴格執(zhí)行研究院的費用報銷管理辦法，明確費用報銷類型、報銷時間，不

10、允許費用單據(jù)長期滯留在業(yè)務部門。第五章 系統(tǒng)月底關賬的規(guī)定第二十四條 財務部門負責執(zhí)行應付模塊、總賬模塊的具體關賬工作。關賬時間遵守關賬時間表。第二十五條 具體的關賬順序與執(zhí)行步驟如下： 1、 應付模塊關賬a)會計人員自查是否已將本期發(fā)生的業(yè)務錄入ARP系統(tǒng)，并將尚未導入總賬的業(yè)務信息導入總賬；b)、財務部門會計運行應付月末關賬檢查報表，確定無誤后，按照規(guī)定時間關閉應付會計期。2、總賬模塊關賬a) 會計人員在“日記賬過賬”界面對本期未過賬的憑證進行過賬；b) 會計人員提交“試算平衡表”，審核賬戶余額是否平衡，特別注意系統(tǒng)中轉科目的余額應結清為零。c)財務部門會計在規(guī)定的時間關閉總賬會計期。參考以下列表:關賬順序責任人模塊關閉后是否可以打開1應付超級用戶應付是2科研項目超級用戶項目會計是3固定資產(chǎn)超級用戶固定資產(chǎn)否4總賬超級用戶總賬是第六章 財務模塊與其他模塊關聯(lián)的業(yè)務流程第二十六條 科研模塊負責課題的維護。在課題人員等信息變動后，科研項目超級用戶需要及時運行相關請求，將課題信息導入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，盡量避免課題人員不能選擇到相關課題的現(xiàn)象；第二十七條 資產(chǎn)模塊一旦關閉將不能再打開，因此，固定資產(chǎn)超級用戶在關閉資產(chǎn)模塊前，需要與財務模塊核對一