國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：文書檔案案卷格式

1、文書檔案案卷格式中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 9705-88The filing forms of administrative records1.適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于我國(guó)各級(jí)檔案館(室)和文書處理部門。2.案卷卷皮格式文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。2.1硬卷皮格式硬卷皮外形尺寸封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm(長(zhǎng)×寬)。封底尺寸同封面尺寸。封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。本標(biāo)準(zhǔn)

2、推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。案卷封面項(xiàng)目封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。各項(xiàng)目具體位置、尺寸。封面項(xiàng)目的填寫方法.1全宗名稱：全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡(jiǎn)稱。如“中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”簡(jiǎn)稱為“中共中央”；“中華人民共和國(guó)外交部”簡(jiǎn)稱為“外交部”；“河北省人民政府人事局”“簡(jiǎn)稱為“河北省人事局”。不得簡(jiǎn)稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。.2類目名稱：類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的第一級(jí)類目名稱。在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類，并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。.3案卷題名：案卷題名即案卷標(biāo)題，一般由立卷人自擬

3、。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種。文字應(yīng)力求簡(jiǎn)練、明確。.4時(shí)間：卷內(nèi)文件所屬的起止年月。.5保管期限：立卷時(shí)劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。.6件、頁數(shù)：裝訂的案卷要填寫總頁數(shù)，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù)。.7歸檔號(hào)：填寫文書處理號(hào)，由立卷人填寫。.8檔號(hào)的編制：封面檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。全宗號(hào)：檔案館指定給立檔單位的編號(hào)。目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。卷脊項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)，其排列格式尺寸。2.2軟卷皮格式使

4、用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內(nèi)保存。軟卷皮外形尺寸：軟卷皮設(shè)封皮和封底，其封皮和封底可根據(jù)需要采用長(zhǎng)寬為297mm×210mm(供A4型紙用)或260mm×185mm(供16開型紙用)的規(guī)格。軟卷皮封面項(xiàng)目：軟卷皮封面項(xiàng)目及填寫方法均同硬卷皮格式。封面項(xiàng)目尺寸、位置。軟卷皮封二項(xiàng)目：軟卷皮封二印制項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注。各項(xiàng)目具體位置、心寸。軟卷皮封二項(xiàng)目的填寫方法同3.4卷內(nèi)文件目錄填寫方法。軟卷皮封三印制項(xiàng)目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間，其尺寸位置。軟卷皮封三項(xiàng)目的填寫方法同4.3卷內(nèi)備考表填寫方法。2.3卷盒格式卷盒

5、外形尺寸采用300mm×220mm(長(zhǎng)×寬)，其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口處中部要設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒封面和卷脊格式卷盒封面為空白面。卷脊項(xiàng)目包括全宗名稱、目錄號(hào)、年度、起止卷號(hào)。2.4填寫要求填寫案卷封面及卷脊時(shí)一律要求用毛筆或鋼筆，字跡要求工整。3.卷內(nèi)文件目錄格式3.1目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)內(nèi)通用16開型(即長(zhǎng)×寬為260mm×185mm)或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(即長(zhǎng)×寬為297mm×210mm)。3.2頁邊與文字區(qū)尺寸卷內(nèi)目錄用紙上白邊(天頭)寬20±0.5mm卷內(nèi)目錄用紙下

6、白邊(地腳)寬15±0.5mm卷內(nèi)目錄用紙左白邊(訂口)寬25±0.5mm卷內(nèi)目錄用紙右白邊(翻口)寬15±0.5mm3.3卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注。各項(xiàng)目具體位置、尺寸。3.4卷內(nèi)文件目錄填寫方法順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號(hào)，亦即件號(hào)。文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。責(zé)任者：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人，亦即文件的署名者。題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“ ”號(hào)。日期：文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數(shù)字右

7、下角加“·”號(hào)。頁號(hào)：卷內(nèi)文件所在之頁的編號(hào)。單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸是： 備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說明之用。4.卷內(nèi)備考表格式4.1卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁邊與文字區(qū)尺寸均同卷內(nèi)目錄。4.2卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。各項(xiàng)目具體位置、尺寸。4.3卷內(nèi)備考表填寫方法本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間。立卷人：由責(zé)任立卷者簽名。檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。立卷時(shí)間：填寫完成的立卷日期。5.案卷各部分的

8、排列格式5.1使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面卷內(nèi)文件目錄文件備考表封底。5.2使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)文件封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒保存。6.文書檔案案卷格式監(jiān)制6.1文書檔案案卷的硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷內(nèi)文件目錄、備考表的監(jiān)制權(quán)屬于各級(jí)檔案局。6.2在卷皮封底的下部應(yīng)印上“由××檔案局監(jiān)制”的字樣。 比例：1:4d=10                          =15