風(fēng)險評估問卷和風(fēng)險矩陣

1、風(fēng)險評估問卷和風(fēng)險矩陣說明：個人或群體，仔細(xì)考慮本問卷的20條陳述，并將它們按30（3高風(fēng)險，很可能發(fā)生；2中度風(fēng)險，有可能發(fā)生；1低風(fēng)險，不大可能發(fā)生；0無此可能)等級排列。下列各條陳述，往往是項目評審過程中，當(dāng)項目經(jīng)理被問及項目存在哪些風(fēng)險時，比較普遍的回答。這些方面的風(fēng)險，很多是相互關(guān)聯(lián)的，如果它們能夠及早被發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行有效監(jiān)控對項目整體造成的威脅就會減少。 風(fēng)險評估陳述高風(fēng)險中度風(fēng)險低風(fēng)險無此可能 l該項目面臨大量的市場競爭，我們的競爭優(yōu)勢可能無法凸顯 2該項目是對我們能力的考驗，如果各種必需的資源無法到位我們將無法保證項目的完成 3我們的客戶非常關(guān)注項目的質(zhì)量，如果項目的某些方面出錯，

2、將給客戶帶來消極影響4員工對工作、公司和業(yè)務(wù)的消極看法，導(dǎo)致了他們士氣的低落5項目的定義、目的和結(jié)果都不明確6該項目的領(lǐng)導(dǎo)者還沒有落實，即沒有項目經(jīng)理，項目在組織中的歸屬也不清楚7管理層不理解項目的耳的和意義8新的技術(shù)即將出現(xiàn)9該項目必需的知識和技能缺失(技術(shù)技能缺失，相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識缺失，等等)10我們生產(chǎn)的這些產(chǎn)品，沒有明確的客戶或市場定位11股東或高級管理人員對項目完成的質(zhì)量有其特殊的要求12項目啟動階段，用于項目分析的數(shù)據(jù)有誤13該項目帶有很強的政治色彩14該項目涉及組織的一些重要制度，并可能對這些制度造成某種影響15該項目無章可循16項目團(tuán)隊的作用和責(zé)任沒有明確、模糊不清17該項目

3、將對組織的聲譽或市場地位造成很大影響18如果該項目不能正確實施，將危及組織的穩(wěn)定19如果該項目不能正確實施，將造成組織的制度與聯(lián)邦法規(guī)之問的沖突20類似的項目在過去曾經(jīng)失敗過 完成評估問卷后，確定那些得分為3的陳述，然后利用下面的“風(fēng)險矩陣”，仔細(xì)考慮這些陳述的重要性。1對于每一種高風(fēng)險因素，采用什么策略進(jìn)行控制為好? 2這些高風(fēng)險因素之間的相互關(guān)系如何?一般而言，相互關(guān)系越密切，風(fēng)險就越大(例如，你認(rèn)為陳述“類似的項目在過去曾經(jīng)失敗過”和陳述“新的技術(shù)即將出現(xiàn)”都是高風(fēng)險因素，由于兩者關(guān)系較密切，所以項目的風(fēng)險就會增大)。 3原來的項目為什么會失敗，這對于當(dāng)前的項目而言，意味著什么? 下面是

4、一份完成了的“風(fēng)險矩陣”的例子。 高風(fēng)險因素(得分為3) 控制風(fēng)險的策略具有依賴性關(guān)系的其他風(fēng)險因素該項目帶有很強的政治色彩 制定水平和垂直的強性溝通計劃 股東或高級管理人員對項目質(zhì)量有其特殊的要求 實施風(fēng)險控制 風(fēng)險評估和管理方面的一個重要策略，就是實施風(fēng)險控制。當(dāng)情況發(fā)生變化出現(xiàn)問題時，風(fēng)險控制有助于降低這些情況可能給項目帶來的危害。 三種重要的風(fēng)險控制技術(shù)，將在下面的表單中具體介紹。仔細(xì)考慮這三種風(fēng)險控制技術(shù)，并說明你將如何運用這些技術(shù)來降低項目的風(fēng)險。 風(fēng)險控制表單風(fēng)險控制技術(shù)如何進(jìn)行風(fēng)險控制水平和垂直溝通 l制定定期溝通計劃，定期報告項目運作的狀況、潛在的風(fēng)險和其他關(guān)鍵信息，并廣泛傳

5、播這些信息 2建立獨立的“警報”溝通方式(電子郵件或硬拷貝)，它包含有收件人的姓名，能夠引起收件人的注意。當(dāng)情況發(fā)生變化或出現(xiàn)混亂局面時，可以使用這種方式。要確定究竟發(fā)生了什么、對項目的影響有多大、潛在風(fēng)險有多大、如何對風(fēng)險進(jìn)行管理、何時何地可以獲得進(jìn)一步的信息 3建立熱線電話或“戰(zhàn)時辦公室”(專門用于項目風(fēng)險管理方面的事務(wù))，當(dāng)風(fēng)險發(fā)生時，可以做到有問必答 4建立一套“常見問題解答”并發(fā)給那些要經(jīng)常就項目情況進(jìn)行交流的人 5與大家交流，以確定風(fēng)險的關(guān)鍵決策點。做決策時，可以拿出來討論 6明確溝通的各個召集人(特別是項目遍布世界各地時)，并使每位召集人對自己所在地區(qū)的溝通事項負(fù)責(zé) 7對各種相互

6、依存的、相關(guān)的風(fēng)險進(jìn)行討論 8以平和的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹?wù)實的方式進(jìn)行溝通 9理解組織文化是如何影響信息的整合與傳播的 10明確組織的主要顧客群、產(chǎn)品和服務(wù) 基礎(chǔ)性事務(wù)管理 1增強項目團(tuán)隊的基礎(chǔ)，以便在項目環(huán)境發(fā)生變化時，團(tuán)隊的作用和責(zé)任能夠靈活改變以應(yīng)對變化 2識別某些項目團(tuán)隊成員所具備的關(guān)鍵知識和技能，并盡量把這些知識和技能轉(zhuǎn)移到其他成員身上 3確定在不同的時期都需要哪些知識和技能 4確定都需要具備哪些特定的知識，以支持項目和應(yīng)對風(fēng)險 5確定在工作流程上都需要具備哪些特定的知識，以支持項目和應(yīng)對風(fēng)險 6確定在顧客、廠商和部門之間的關(guān)系處理上，都需要具備哪些特定的技能，以支持項目和應(yīng)對風(fēng)險 7確定都

7、需要哪些特定的支持系統(tǒng)，以支持項目(如計算機程序項目等)和應(yīng)對風(fēng)險 8確定都需要哪些特定的能力體系或?qū)＜蚁到y(tǒng)，以支持項目和應(yīng)對風(fēng)險 9確定能否通過激勵方式的變革，以達(dá)到應(yīng)對風(fēng)險的效果，并考慮如何進(jìn)行這種變革10確定組織以往的應(yīng)對風(fēng)險的經(jīng)驗是否還能被有效利用 后備方案 1確定實施后備方案需要哪些支持 2確定哪些因素利于最大程度上避免風(fēng)險的發(fā)生，以及如何避免，在一定程度上甚至可以考慮犧牲項目的成果 3確定可以獲得哪些資源以支持后備方案 4向項目團(tuán)隊成員詳細(xì)說明，該項目存在哪些風(fēng)險、可以有哪幾種后備方案、何時啟動后備方案、如何啟動后備方案 5確定要實施后備方案，是否需要一些專家(工程師、財務(wù)分析師等

8、各種專業(yè)人士)來提供信息和決策標(biāo)準(zhǔn) 6確定如果實施后備方案，將對項目產(chǎn)生什么影響 7確定如果實施后備方案，項目團(tuán)隊、管理層、客戶和其他主要的參與者將會有什么樣的反應(yīng) 8確定如果實施后備方案，將會有什么樣的阻礙，以及如何克服那些阻礙因素 9確定股東對后備方案的支持度 10確定由誰來負(fù)責(zé)后備方案的實施 風(fēng)險難以預(yù)期的3種原因 所有精明的項目經(jīng)理都明白，不管你如何預(yù)測風(fēng)險，總是會出現(xiàn)一些意外的因素。風(fēng)險評估做得比較好的話，應(yīng)該是及早發(fā)現(xiàn)新風(fēng)險，并盡快把這些新風(fēng)險納入你的風(fēng)險管理計劃。風(fēng)險難以預(yù)期，主要有3種原因： 1變動是經(jīng)常出現(xiàn)的，它要求人們能夠及時反應(yīng)，但有時候人們不知道采用什么方式，于是，項目

9、的風(fēng)險就產(chǎn)生了。也就是說，由于各種情況的變動，你經(jīng)常需要采用一些臨時性的、不成熟的方式來處理，這就增加了項目的風(fēng)險。當(dāng)你難以應(yīng)對變動的時候，變動往往就產(chǎn)生了；當(dāng)你陷于項目日常的繁瑣事務(wù)的時候，變動突然就產(chǎn)生了。這種變動，將對項目造成巨大的影響，因為通常它會影響項目的所有方面(時間、重大事件、資源、預(yù)算等等)。當(dāng)你應(yīng)對變動時你必須評估該種變動將造成什么影響，將產(chǎn)生何種新的風(fēng)險(這時可以再次使用風(fēng)險評估問卷)，以及如果把新的風(fēng)險納入你的后備方案中去?！白儎庸芾肀韱巍庇兄陧椖繄F(tuán)隊創(chuàng)建一種“預(yù)警”變動系統(tǒng)以防范風(fēng)險。2能力差距如果沒有被考慮到，將是一個致命的風(fēng)險。能力風(fēng)險往往與項目團(tuán)隊成員有關(guān)，尤其

10、是當(dāng)他們被認(rèn)為具備了特定任務(wù)所必需的能力(知識和技能)，但不幸的是，他們掌握的能力不是很純熟，或者壓根兒不具備該種能力，這就造成了一種危害極大的難以預(yù)期的風(fēng)險。對工作制度或工作方法所能提供的效果的期望，如果未能實現(xiàn)，就造成了另一種能力風(fēng)險。 “能力管理表單”有助于你明確那些可能影響項目質(zhì)量的能力風(fēng)險。3實力是最后一種原因。實力指的是容納能力或規(guī)模大?。耗阌凶銐虻馁Y源嗎?你有足夠的時間嗎?你有足夠的資金嗎?項目的范圍確定了嗎?實力風(fēng)險管理，就是保證你的實力足夠強，也就是說，你有足夠的資源在既定時間內(nèi)完成既定目標(biāo)或任務(wù)。 “實力管理表單”有助于你明確那些可能影響項目質(zhì)量的實力風(fēng)險。變動管理表單說明

11、：進(jìn)行變動管理的最簡單的方法是創(chuàng)建一種“預(yù)警”系統(tǒng)，為不可避免的變動做準(zhǔn)備。本表單包括一系列問題，用來幫助項目團(tuán)隊明確潛在的變動因素并積極地應(yīng)對。這將有助于降低與變動相關(guān)的風(fēng)險因素對項目的影響。表單第一列中的問題，可以用來幫助項目團(tuán)隊明確潛在的、極有可能發(fā)生的變動因素。第二列記錄這些變動因素。例如，回答第一個問題，即“哪些因素將引發(fā)變動”，團(tuán)隊把變動因素歸為競爭對手生產(chǎn)產(chǎn)品的變化、新技術(shù)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)形勢變化等。在第三列，確定項目團(tuán)隊將制定什么計劃，以積極應(yīng)對變動。繼續(xù)上面的例子，為了應(yīng)對“新技術(shù)發(fā)展”這個變動因素，制定的應(yīng)對計劃可能是，與某個能夠提供技術(shù)規(guī)格和發(fā)展信息的團(tuán)體合作。問 題變動因素的

12、確定應(yīng)對變動的計劃 1對于這個項目而言，哪些因素最可能引發(fā)變動?是內(nèi)部的因素，例如，項目經(jīng)理的離職、主要項目要求的變更；還是外部的因素，例如，新技術(shù)發(fā)展、產(chǎn)品市場的變化?2如何能夠做到定期地與項目團(tuán)隊以外的相關(guān)人士聯(lián)系，以保證你能夠及時了解那些可能對項目造成影響的變動信息?3項目計劃中的哪些部分較為容易適應(yīng)變動，哪些部分較為固定?在項目計劃的時間框架內(nèi)，你準(zhǔn)備如何應(yīng)對各種變動?4你的股東將如何幫助你應(yīng)對項目過程中發(fā)生的變 動?5你能夠采取什么技術(shù)性的措施，以減少變動給整個項目帶來的影響?例如，你能夠制定相應(yīng)的應(yīng)對計劃嗎?你能夠預(yù)知變動可能帶來的副作用嗎?你能夠預(yù)知變動的特征嗎? 能力管理表單

13、說明：進(jìn)行能力風(fēng)險管理的最簡單的方法是，預(yù)測風(fēng)險并克服風(fēng)險。表單第一列中的問題，可以用來幫助項目團(tuán)隊明確潛在的能力風(fēng)險因素。第二列記錄這些風(fēng)險因素。例如，回答第一個問題，即“當(dāng)前缺失的關(guān)鍵能力”，團(tuán)隊認(rèn)為是工藝技術(shù)和產(chǎn)品知識。在第三列，確定項目團(tuán)隊將制定什么計劃，以克服能力方面的缺失。繼續(xù)上面的例子，制定的應(yīng)對計劃可能是，增加個具備相關(guān)知識的團(tuán)隊成員，或者為整個項目團(tuán)隊提供相關(guān)培訓(xùn)。 問 題能力因素的確定應(yīng)對能力缺失的計劃l當(dāng)前項目團(tuán)隊缺失的、這種缺失將使項目面臨失敗風(fēng)險的關(guān)鍵能力是什么? 2工作制度、工作方法和籌資方式是否達(dá)到了預(yù)期的效果，以順利完成項目? 3項目計劃中的哪些部分要求有較高的

14、能力水平? 4如何對能力風(fēng)險進(jìn)行更加有效的管理?(合理分配時間和資源，等等) 5項目的各個組成部分都分別需要什么能力? 實力管理表單說明：進(jìn)行實力風(fēng)險管理的最簡單的方法是控制風(fēng)險。表單第一列中的問題，可以用來幫助項目團(tuán)隊明確潛在的實力風(fēng)險因素。第二列記錄這些風(fēng)險因素。例如，回答第一個問題，即“當(dāng)前缺失的關(guān)鍵實力”，團(tuán)隊認(rèn)為是項目的時間要求。在第三列，確定項目團(tuán)隊將制定什么計劃，以克服實力方面的缺失。繼續(xù)上面的例子，制定的應(yīng)對計劃可能是，確定項目中的哪些任務(wù)可以進(jìn)行簡化以節(jié)約時間，這樣，就能“創(chuàng)造”時間用于那些比較費時的任務(wù)。 問 題 實力因素的確定 應(yīng)對實力缺失的計劃 1該項目面臨的最大的實力

15、方面的挑戰(zhàn)是什么? 2如何處理該項目的所需資源、涉及范圍和完成時間方面的問題?3實力方面的問題，如何在其變成現(xiàn)實問題之前事先進(jìn)行溝通?4項目或團(tuán)隊以外，有哪些因素對降低實力風(fēng)險有利?5什么辦法可以促使團(tuán)隊成員主動去降低實力風(fēng)險？風(fēng)險管理計劃制定的步驟 要有效管理風(fēng)險，關(guān)鍵是確定和控制風(fēng)險。如何制定一個風(fēng)險管理計劃呢?有哪些關(guān)鍵步驟呢?基于對各個行業(yè)的組織的項目和風(fēng)險管理咨詢經(jīng)驗，我們確定了5個關(guān)鍵步驟。按這5個步驟行事，將有助于降低項目的整體風(fēng)險。 步驟1：確定那些最可能發(fā)生的、危害最大的風(fēng)險 在這個過程中，項目團(tuán)隊或項目經(jīng)理回顧項目成果與原定項目計劃，確定下列哪些方面最可能發(fā)生風(fēng)險： (1)

16、項目所需資源(2)項目成本(3)項目完成時間(4)項目質(zhì)量在上述這些方面，哪些方面發(fā)生風(fēng)險導(dǎo)致的危害可能最大?項目團(tuán)隊或項目經(jīng)理，對于控制風(fēng)險和完成項目，有多大的信心? 步驟2：明確風(fēng)險控制因素 在這個過程中，要建立控制風(fēng)險的方法。項目團(tuán)隊要確定的是，如何確認(rèn)某種風(fēng)險是否值得去承擔(dān)、如何做出繼續(xù)實施或中止項目的決策。同時要確定的是，采用什么標(biāo)準(zhǔn)來評估風(fēng)險的大小、采用哪些分析方法(假設(shè)分析方法、情景分析方法，等等）來預(yù)測風(fēng)險給項目帶來的危害大小。 步驟3：分析風(fēng)險控制計劃 在這個過程中，項目團(tuán)隊或項目經(jīng)理要建立一套方法，用來分析風(fēng)險控制計劃。風(fēng)險控制計劃應(yīng)該是文本形式的，包括實施計劃所需的資源、成本和其他支持因素。重要的是，要確定實施項目和放棄實施兩者各有哪些不利因素。還有一點很重要的是，要檢驗項目實施的實際效果，看看控制風(fēng)險(或?qū)嵤╉椖?的成本，是否等于或少于放棄實施的成本。 步驟4：研究未來風(fēng)險 在這個過程中，要分析上一階段的相關(guān)行動的效果，以及研究未來可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險。本文提供的各種工具可能對你會有所幫助。 步驟5：