論數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則的提出及意義－檔案管理論文

1、論數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則的提出及意義檔案管理論文摘要：本文從“檔案開(kāi)放原則”的思想傳承、檔案利用現(xiàn)實(shí)困境和外部環(huán)境、未來(lái)檔案利用發(fā)展趨勢(shì)三個(gè)方面闡述了提出“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”的必要性和迫切性，并論述了具有更深廣內(nèi)涵的“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”對(duì)檔案界的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來(lái)意義。關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案信息 開(kāi)放利用原則1 傳統(tǒng)“開(kāi)放原則”的思想承繼和內(nèi)涵擴(kuò)展“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”并非是“空穴來(lái)風(fēng)”或“生造概念”，其蘊(yùn)涵的“權(quán)利意識(shí)”和“人本意識(shí)”與歷史上由來(lái)已久的“檔案開(kāi)放原則”一脈相承，其實(shí)現(xiàn)的政策環(huán)境直接依賴于我國(guó)從“歷史檔案開(kāi)放”方針到中華人民共和國(guó)檔案法一以貫之的“開(kāi)放

2、利用”規(guī)定，同時(shí)又是新的歷史條件下對(duì)傳統(tǒng)“開(kāi)放原則”內(nèi)涵的擴(kuò)展。1.1對(duì)“開(kāi)放原則”思想的承繼“檔案開(kāi)放原則”在國(guó)際檔案界的提出和普及經(jīng)歷了一個(gè)從“檔案館開(kāi)放”(法國(guó) 1794 年 4 月 7 日法令確立)到“檔案開(kāi)放”的思想演變過(guò)程，在中國(guó)檔案界經(jīng)歷了一個(gè)從“歷史檔案開(kāi)放”(1980 年中共中央的決定)到“檔案開(kāi)放”的實(shí)際操作過(guò)程。檔案法使面向我國(guó)“公民”的“檔案開(kāi)放”由行政指令轉(zhuǎn)變?yōu)榉尚袨?，增加了檔案開(kāi)放的規(guī)范性和透明度。盡管目前檔案開(kāi)放時(shí)間和范圍時(shí)常受到社會(huì)的質(zhì)疑，但“開(kāi)放利用”的發(fā)表思想則一直是相當(dāng)明確的。隨著社會(huì)信息化浪潮下國(guó)家對(duì)信息資源開(kāi)發(fā)重視程度的提高，隨著以信息技術(shù)為依托的檔

3、案生成和管理電子平臺(tái)的設(shè)計(jì)實(shí)施和推廣，檔案開(kāi)放利用自然而然地?cái)U(kuò)及到了數(shù)字化檔案信息利用領(lǐng)域，使得“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”具備了與傳統(tǒng)“檔案開(kāi)放原則”在思想上、理論上、政策法規(guī)上的一致性。而且，目前主要通過(guò)網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、數(shù)據(jù)庫(kù)在線檢索、Email 傳遞等方式提供利用服務(wù)的數(shù)字化檔案信息的利用越來(lái)越注重利用過(guò)程的“以人為本”，無(wú)論是網(wǎng)站設(shè)計(jì)的信息構(gòu)建和信息發(fā)布內(nèi)容的選擇，都在技術(shù)人性化的趨勢(shì)中開(kāi)始考慮人本精神的體現(xiàn)，讓“檔案的人權(quán)”在“比特”世界中也能受到尊重和保護(hù)?！皵?shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”在精神內(nèi)涵上繼承了“檔案開(kāi)放原則”的人本理念和人權(quán)思想，以保證社會(huì)所有公民對(duì)數(shù)字化形式的檔

4、案信息的方便獲取和自由利用權(quán)利。1.2對(duì)“開(kāi)放原則”內(nèi)涵的擴(kuò)展以網(wǎng)絡(luò)化為特色的數(shù)字化檔案信息利用所帶來(lái)的不僅是基于技術(shù)革新的原有服務(wù)范圍和類型的擴(kuò)大，更造就了新的思想觀念的形成，新的研究視野的定位，新的利用群體(服務(wù)對(duì)象)的出現(xiàn)，以及利用性質(zhì)的轉(zhuǎn)變(從有目的學(xué)術(shù)利用到無(wú)目的休閑利用)和服務(wù)流程的重組。從歷史發(fā)展背景和理論發(fā)展規(guī)律來(lái)看，“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用”應(yīng)比“傳統(tǒng)檔案開(kāi)放利用”具有更為深廣的內(nèi)涵，并非側(cè)重于強(qiáng)調(diào)從隔離到接觸，從保密到解密，而傾向于倡導(dǎo)一種“系統(tǒng)開(kāi)放”、“面向用戶”的利用服務(wù)，更加關(guān)注服務(wù)理念、渠道、模式、技術(shù)的開(kāi)放性，關(guān)注利用過(guò)程中障礙的消除、信息交流的普及和推廣，關(guān)注符

5、合用戶需求和個(gè)性需要的信息組織和加工。當(dāng)然，由于現(xiàn)階段大部分?jǐn)?shù)字化檔案信息只是紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案的“電子副本”，紙質(zhì)“原件”不開(kāi)放，數(shù)字化信息即使生成也無(wú)法開(kāi)放利用，只能體現(xiàn)保管功能而未發(fā)揮利用優(yōu)勢(shì)。所以，數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用的實(shí)現(xiàn)仍然迫切需要國(guó)家各級(jí)各類檔案館加快檔案解密開(kāi)放工作的步伐，盡快縮小規(guī)定和實(shí)際開(kāi)放度之間的差距。但筆者提出“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”的側(cè)重點(diǎn)不在解密開(kāi)放(這涉及信息敏感度、歷史原因、政治體制、國(guó)際形勢(shì)等復(fù)雜因素和法律法規(guī)、鑒定技術(shù)、專家培養(yǎng)的跟進(jìn))而在于確立具有時(shí)代氣息的“用戶利用導(dǎo)向”的“開(kāi)放式”數(shù)字化檔案信息服務(wù)宗旨和目標(biāo)，為多種途徑的數(shù)字化檔案信息利用提供原則和

6、依據(jù)(完整全面的數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則體系包括基本原則、具體原則和實(shí)施原則三個(gè)層次，其中“系統(tǒng)開(kāi)放原則”、“用戶中心原則”是其基本原則，內(nèi)涵要義筆者已另撰文闡述)?！皵?shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”在精神實(shí)質(zhì)上與“檔案開(kāi)放原則”具有歷史上的淵源關(guān)系，同時(shí)又通過(guò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)彌合了從“開(kāi)放”到“利用”的時(shí)空間隔、范圍局限和方式限制，體現(xiàn)了對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的回應(yīng)和突破。2檔案信息利用的困境突破和現(xiàn)實(shí)回應(yīng)社會(huì)檔案利用水平和服務(wù)程度是新型檔案利用原則和理念萌發(fā)的現(xiàn)實(shí)土壤，檔案利用的現(xiàn)實(shí)狀況和外部環(huán)境決定了新型檔案信息形態(tài)能否誕生以及新的檔案利用方式是否具有生命力，是“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”提出的現(xiàn)實(shí)基

7、石。2.1突破檔案信息利用困境目前檔案信息利用正處于困境之中。有學(xué)者從國(guó)家檔案局 1994-2003年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中揭示出“館藏檔案利用與 99以上的人不相關(guān)、檔案利用與90以上的館藏檔案不相關(guān)”的窘迫局面。檔案信息利用困境的產(chǎn)生既有檔案信息本身的特點(diǎn)所內(nèi)生的利用障礙，也有檔案利用過(guò)程中時(shí)空間隔、范圍局限和方式限制所帶來(lái)的制約因素，還受到檔案信息提供者、管理者、服務(wù)者以及利用檔案的用戶意識(shí)和行為的多重影響。對(duì)于檔案信息的本質(zhì)特點(diǎn)所導(dǎo)致的利用障礙，通過(guò)轉(zhuǎn)換檔案信息形態(tài)或載體性質(zhì)，組織和深度加工檔案信息內(nèi)容，可以部分彌補(bǔ)和相對(duì)弱化，這正是“數(shù)字化檔案信息”產(chǎn)生和迅速增長(zhǎng)的源動(dòng)力。對(duì)于檔案利用活動(dòng)中各

8、參與主體消極影響的規(guī)避，只有依靠對(duì)檔案信息價(jià)值的充分認(rèn)知，依靠相關(guān)制度對(duì)各自行為的規(guī)范約束才能實(shí)現(xiàn)，這正是“檔案開(kāi)放”原則和制度不斷調(diào)整修改、檔案利用理論和法規(guī)不斷補(bǔ)充完善的動(dòng)力。而在利用服務(wù)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)時(shí)空超越，擴(kuò)大范同和靈活方式，是突破檔案信息利用困境最立竿見(jiàn)影的有效方式。首先，“數(shù)字化檔案信息的開(kāi)放利用”能夠突破時(shí)空邊界?！皵?shù)字化檔案信息”以“二進(jìn)制代碼”形式存在，以“比特”形式傳播，只要服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)能正常工作，檔案用戶就能夠在任何時(shí)間任何地點(diǎn)以任何方式檢索和利用所需信息，在利用上突破時(shí)空邊界。實(shí)際上，圖書(shū)情報(bào)界早已多次探討了基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的 3A 服務(wù)(anytime anywhere

9、 anyway)的重要意義，并在網(wǎng)絡(luò)信息利用服務(wù)上開(kāi)展了大量工作。信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域催生了大量數(shù)字化信息，確立“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”既是對(duì)傳統(tǒng)服務(wù)方式的變革，又是對(duì)信息化社會(huì)沖擊的適應(yīng)。摘要：本文從“檔案開(kāi)放原則”的思想傳承、檔案利用現(xiàn)實(shí)困境和外部環(huán)境、未來(lái)檔案利用發(fā)展趨勢(shì)三個(gè)方面闡述了提出“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”的必要性和迫切性，并論述了具有更深廣內(nèi)涵的“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”對(duì)檔案界的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來(lái)意義。關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案信息 開(kāi)放利用原則1 傳統(tǒng)“開(kāi)放原則”的思想承繼和內(nèi)涵擴(kuò)展“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”并非是“空穴來(lái)風(fēng)”或“生造概念”，其蘊(yùn)涵的“權(quán)利意識(shí)”和“人

10、本意識(shí)”與歷史上由來(lái)已久的“檔案開(kāi)放原則”一脈相承，其實(shí)現(xiàn)的政策環(huán)境直接依賴于我國(guó)從“歷史檔案開(kāi)放”方針到中華人民共和國(guó)檔案法一以貫之的“開(kāi)放利用”規(guī)定，同時(shí)又是新的歷史條件下對(duì)傳統(tǒng)“開(kāi)放原則”內(nèi)涵的擴(kuò)展。1.1對(duì)“開(kāi)放原則”思想的承繼“檔案開(kāi)放原則”在國(guó)際檔案界的提出和普及經(jīng)歷了一個(gè)從“檔案館開(kāi)放”(法國(guó) 1794 年 4 月 7 日法令確立)到“檔案開(kāi)放”的思想演變過(guò)程，在中國(guó)檔案界經(jīng)歷了一個(gè)從“歷史檔案開(kāi)放”(1980 年中共中央的決定)到“檔案開(kāi)放”的實(shí)際操作過(guò)程。檔案法使面向我國(guó)“公民”的“檔案開(kāi)放”由行政指令轉(zhuǎn)變?yōu)榉尚袨?，增加了檔案開(kāi)放的規(guī)范性和透明度。盡管目前檔案開(kāi)放時(shí)間和范圍

11、時(shí)常受到社會(huì)的質(zhì)疑，但“開(kāi)放利用”的發(fā)表思想則一直是相當(dāng)明確的。隨著社會(huì)信息化浪潮下國(guó)家對(duì)信息資源開(kāi)發(fā)重視程度的提高，隨著以信息技術(shù)為依托的檔案生成和管理電子平臺(tái)的設(shè)計(jì)實(shí)施和推廣，檔案開(kāi)放利用自然而然地?cái)U(kuò)及到了數(shù)字化檔案信息利用領(lǐng)域，使得“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”具備了與傳統(tǒng)“檔案開(kāi)放原則”在思想上、理論上、政策法規(guī)上的一致性。而且，目前主要通過(guò)網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、數(shù)據(jù)庫(kù)在線檢索、Email 傳遞等方式提供利用服務(wù)的數(shù)字化檔案信息的利用越來(lái)越注重利用過(guò)程的“以人為本”，無(wú)論是網(wǎng)站設(shè)計(jì)的信息構(gòu)建和信息發(fā)布內(nèi)容的選擇，都在技術(shù)人性化的趨勢(shì)中開(kāi)始考慮人本精神的體現(xiàn)，讓“檔案的人權(quán)”在“比特”世界

12、中也能受到尊重和保護(hù)?！皵?shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”在精神內(nèi)涵上繼承了“檔案開(kāi)放原則”的人本理念和人權(quán)思想，以保證社會(huì)所有公民對(duì)數(shù)字化形式的檔案信息的方便獲取和自由利用權(quán)利。1.2對(duì)“開(kāi)放原則”內(nèi)涵的擴(kuò)展以網(wǎng)絡(luò)化為特色的數(shù)字化檔案信息利用所帶來(lái)的不僅是基于技術(shù)革新的原有服務(wù)范圍和類型的擴(kuò)大，更造就了新的思想觀念的形成，新的研究視野的定位，新的利用群體(服務(wù)對(duì)象)的出現(xiàn)，以及利用性質(zhì)的轉(zhuǎn)變(從有目的學(xué)術(shù)利用到無(wú)目的休閑利用)和服務(wù)流程的重組。從歷史發(fā)展背景和理論發(fā)展規(guī)律來(lái)看，“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用”應(yīng)比“傳統(tǒng)檔案開(kāi)放利用”具有更為深廣的內(nèi)涵，并非側(cè)重于強(qiáng)調(diào)從隔離到接觸，從保密到解密，而傾向于倡

13、導(dǎo)一種“系統(tǒng)開(kāi)放”、“面向用戶”的利用服務(wù)，更加關(guān)注服務(wù)理念、渠道、模式、技術(shù)的開(kāi)放性，關(guān)注利用過(guò)程中障礙的消除、信息交流的普及和推廣，關(guān)注符合用戶需求和個(gè)性需要的信息組織和加工。當(dāng)然，由于現(xiàn)階段大部分?jǐn)?shù)字化檔案信息只是紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案的“電子副本”，紙質(zhì)“原件”不開(kāi)放，數(shù)字化信息即使生成也無(wú)法開(kāi)放利用，只能體現(xiàn)保管功能而未發(fā)揮利用優(yōu)勢(shì)。所以，數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用的實(shí)現(xiàn)仍然迫切需要國(guó)家各級(jí)各類檔案館加快檔案解密開(kāi)放工作的步伐，盡快縮小規(guī)定和實(shí)際開(kāi)放度之間的差距。但筆者提出“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”的側(cè)重點(diǎn)不在解密開(kāi)放(這涉及信息敏感度、歷史原因、政治體制、國(guó)際形勢(shì)等復(fù)雜因素和法律法規(guī)、鑒定技

14、術(shù)、專家培養(yǎng)的跟進(jìn))而在于確立具有時(shí)代氣息的“用戶利用導(dǎo)向”的“開(kāi)放式”數(shù)字化檔案信息服務(wù)宗旨和目標(biāo)，為多種途徑的數(shù)字化檔案信息利用提供原則和依據(jù)(完整全面的數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則體系包括基本原則、具體原則和實(shí)施原則三個(gè)層次，其中“系統(tǒng)開(kāi)放原則”、“用戶中心原則”是其基本原則，內(nèi)涵要義筆者已另撰文闡述)?！皵?shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”在精神實(shí)質(zhì)上與“檔案開(kāi)放原則”具有歷史上的淵源關(guān)系，同時(shí)又通過(guò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)彌合了從“開(kāi)放”到“利用”的時(shí)空間隔、范圍局限和方式限制，體現(xiàn)了對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的回應(yīng)和突破。2檔案信息利用的困境突破和現(xiàn)實(shí)回應(yīng)社會(huì)檔案利用水平和服務(wù)程度是新型檔案利用原則和理念萌發(fā)的現(xiàn)實(shí)土

15、壤，檔案利用的現(xiàn)實(shí)狀況和外部環(huán)境決定了新型檔案信息形態(tài)能否誕生以及新的檔案利用方式是否具有生命力，是“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”提出的現(xiàn)實(shí)基石。2.1突破檔案信息利用困境目前檔案信息利用正處于困境之中。有學(xué)者從國(guó)家檔案局 1994-2003年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中揭示出“館藏檔案利用與 99以上的人不相關(guān)、檔案利用與90以上的館藏檔案不相關(guān)”的窘迫局面。檔案信息利用困境的產(chǎn)生既有檔案信息本身的特點(diǎn)所內(nèi)生的利用障礙，也有檔案利用過(guò)程中時(shí)空間隔、范圍局限和方式限制所帶來(lái)的制約因素，還受到檔案信息提供者、管理者、服務(wù)者以及利用檔案的用戶意識(shí)和行為的多重影響。對(duì)于檔案信息的本質(zhì)特點(diǎn)所導(dǎo)致的利用障礙，通過(guò)轉(zhuǎn)換檔案信息形態(tài)或載體性質(zhì)，組織和深度加工檔案信息內(nèi)容，可以部分彌補(bǔ)和相對(duì)弱化，這正是“數(shù)字化檔案信息”產(chǎn)生和迅速增長(zhǎng)的源動(dòng)力。對(duì)于檔案利用活動(dòng)中各參與主體消極影響的規(guī)避，只有依靠對(duì)檔案信息價(jià)值的充分認(rèn)知，依靠相關(guān)制度對(duì)各自行為的規(guī)范約束才能實(shí)現(xiàn)，這正是“檔案開(kāi)放”原則和制度不斷調(diào)整修改、檔案利用理論和法規(guī)不斷補(bǔ)充完善的動(dòng)力。而在利用服務(wù)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)時(shí)空超越，擴(kuò)大范同和靈活方式，是突破檔案信息利用困境最立竿見(jiàn)影的有效方式。首先，“數(shù)字化檔案信息