論水利工程檔案的管理

1、論水利工程檔案的管理        【摘要】本文從水利工程檔案管理的重要性入手,分析了水利工程檔案管理工作中存在的問題,并提出了加強(qiáng)水利工程檔案管理的相關(guān)對策。 【關(guān)鍵詞】水利工程;檔案;管理 水利工程檔案如實反映了水利工程建設(shè)管理的全過程,是水利工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據(jù),對于水利工程的安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。水利工程檔案的管理是一項系統(tǒng)化的長期工作,在水利工程管理中占有重要的地位。 1 水利工程檔案管理的重要性 水利工程檔案是工程建設(shè)、管理的真實記錄,具有憑證和依據(jù)作用。工程檔案資料

2、對于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造等具有不可替代的作用。 一項水利工程從立項、設(shè)計、施工、竣工驗收,到運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改造,一直到拆除,要經(jīng)過若干不同階段、跨越漫長的時間。在這一過程中會由不同的專業(yè)人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環(huán)節(jié),還是形成后的長期管理過程中,任何紕漏都會給工程帶來隱患,甚至引發(fā)重大責(zé)任事故。所以必須加強(qiáng)這項管理工作。同時,檔案資料是工程正常運(yùn)行的基本保障。完善的檔案資料對于管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護(hù)維修和改造,不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會影響工程的安全運(yùn)行和效益的正常發(fā)揮。 2 水利工程檔案管理工作中存在的問題 2.1 檔案管理制

3、度滯后于與水利工程項目管理體制改革:隨著國家對建設(shè)管理體制改革逐漸深入,水利工程建設(shè)項目管理體制發(fā)生了重大變化,招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能,行政審批進(jìn)行改革,系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件,使工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改,工程檔案管理還沒有納入新的管理機(jī)制。 2.2 對檔案管理的重視不足:水利工程檔案管理是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作,需要給予高度重視。但現(xiàn)實中一些水利工程項目的建設(shè)單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性,或不舍專職檔案

4、工作人員,或雖有專職人員但管理責(zé)任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量,給工程檔案造成很大的危害,使相隔時間較長的資料零散,無法完整無誤地歸檔,由此給工程建設(shè)、管理造成重大負(fù)面影響。 2.3 檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差:有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全,或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度,但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),在項目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時歸檔,使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高,也導(dǎo)致了水利管理人員對工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險情的難度。 2.4 管理人員

5、素質(zhì)偏低,檔案專業(yè)人才缺乏:在水利工程建設(shè)中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多,缺乏檔案專業(yè)知識,對工程檔案比較陌生,檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度,熟練掌握技術(shù)、軟件應(yīng)用,用電腦進(jìn)行操作并對檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。 基層檔案人員多為兼職,多數(shù)檔案人員整日忙于文件收發(fā)和日常事務(wù)的處理,無暇顧及技術(shù)檔案管理工作的研究和檔案管理化的開發(fā)利用。部分檔案管理人員對水利工程建設(shè)、管理等業(yè)務(wù)知識了解較少,有的甚至不了解技術(shù)檔案整理標(biāo)準(zhǔn),對技術(shù)檔案管理缺乏及時、有效、準(zhǔn)確的指導(dǎo),從而導(dǎo)致了管理人員對水利技術(shù)檔案管理工作的興趣不大,工作中存在被動

6、性和盲目性。 1         3 加強(qiáng)水利工程檔案管理的對策 3.1 構(gòu)建適用的檔案管理體制:做好檔案工作要把檔案工作納入水利工程總體格局之中,實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),專人負(fù)責(zé),部門分級配合、協(xié)調(diào)的原則。 建設(shè)單位在工程建設(shè)初期根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求,制定本工程的檔案管理辦法、實施細(xì)則,對檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé),材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、檔案的利用與管理等做出具體規(guī)定,使整個檔案工作從工程建設(shè)一開始就納入正常管理軌道,真正做到檔案工作的各個環(huán)節(jié)有章可循,有法可依。在工程準(zhǔn)備與建設(shè)階段,檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時

7、了解工程建設(shè)項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等,并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系,使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進(jìn)行。提高水利工程檔案報送的質(zhì)量,以及成套性和完整性。在工程建設(shè)后階段,加強(qiáng)對檔案的預(yù)驗收工作,以確保資料齊全、完整和準(zhǔn)確。 管理單位要建全檔案工作規(guī)章制度,按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則,將水利技術(shù)檔案資料的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解,具體落實到基層單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員,納入相關(guān)的管理工作程序和職責(zé)范圍。檔案管理工作要切實做到有組織領(lǐng)導(dǎo),有專職檔案員,有檔案管理制度,技術(shù)檔案整理歸檔應(yīng)當(dāng)規(guī)范統(tǒng)一。還應(yīng)結(jié)合單位實際情況,不斷完善水利技術(shù)檔案管理工作的各項規(guī)章制度,提高可操

8、作性。 3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì):水利工程檔案的科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性都很強(qiáng),其管理工作更是一項復(fù)雜、細(xì)致而瑣碎的工作,這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質(zhì)。檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論知識和專業(yè)技能,精通檔案業(yè)務(wù),同時,要提高思想素質(zhì),提倡愛崗敬業(yè),增強(qiáng)服務(wù)意識,當(dāng)好使用者的參謀;培養(yǎng)良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì);提高意識,做到依法治檔;塑造復(fù)合型人才,既要有較高的檔案管理專業(yè)能力,又要精通機(jī)應(yīng)用和信息管理,還應(yīng)熟悉水利工程知識。使檔案管理人員切實擔(dān)負(fù)起水利檔案的管理的重任。 3.3 推進(jìn)檔案管理化,提高水利工程檔案的利用效率: 檔案的生命在于利用,只有對水利技術(shù)檔案開發(fā)利用,才能真正體現(xiàn)它的潛力和價值。隨著水利事業(yè)的,水利檔案管理工作的涉及面越來越廣,技術(shù)檔案內(nèi)容日益豐富,數(shù)量不斷增多,現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于技術(shù)檔案管理己勢在必行。應(yīng)按照新的標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),以簡化整理、深化檢索為宗旨,實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理。要充分利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),加大信息資源的存儲、加工量,提高信息的檢索速度和深度,充分做到資源共享,不斷提高水利技術(shù)檔